檔案管理 基本知識課件

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1、DR. HAN各位同學上午好！歡迎參加檔案管理課程培訓！希望與各位同學共同度過一段愉快、豐富、充實的時光！DR. HAN姓名：韓新亮學位：博士專業(yè)：企業(yè)管理（本科，吉林工大） 管理信息系統(tǒng)（碩士，吉林工大） 經濟與社會學（博士，呂訥堡大學）職業(yè)經歷：不同行業(yè)不同性質企業(yè)高管興趣特長：企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，企業(yè)文化培育，人企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，企業(yè)文化培育，人力資源開發(fā)，公司法人治理及企業(yè)的現(xiàn)代化、力資源開發(fā)，公司法人治理及企業(yè)的現(xiàn)代化、規(guī)范化運作規(guī)范化運作 DR. HAN道路決定命運 戰(zhàn)略決定生存每個人都有理想和追求，都有自己的夢想 空談誤國，實干興邦空談誤國，實干興邦 每個人的前途命運都與國家每個人的前途命

2、運都與國家和民族的前途命運緊密相連。和民族的前途命運緊密相連。國家好，民族好，大家才會國家好，民族好，大家才會好好 DR. HAN 1、本課程名稱為、本課程名稱為檔案管理檔案管理，是人力資，是人力資源管理專業(yè)基礎課，使用教材為科學出版源管理專業(yè)基礎課，使用教材為科學出版社鄧澤民總主編的社鄧澤民總主編的檔案管理實務檔案管理實務； 2、本課程總計、本課程總計42學時，共學時，共7周（周（2-8周周 3、周四第一至四節(jié)，、周四第一至四節(jié)，4414多媒體教室；多媒體教室； 周五第三至四節(jié)，周五第三至四節(jié)，4315教室教室待定：實訓環(huán)節(jié)待定：實訓環(huán)節(jié)DR. HAN 引言 緒論 收集 鑒定 整理 保管 利

3、用 統(tǒng)計 專門檔案與資料的管理 檔案管理的發(fā)展與管理信息系統(tǒng)DR. HAN文書或檔案室階段收集收收集集整整理理保保管管反饋調整編研提供提供利用利用檢索鑒定鑒定統(tǒng)計登記統(tǒng)計登記實體管理實體管理收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計登記信息開發(fā)信息開發(fā)檢索、提供利用、編研、統(tǒng)計登記DR. HAN期刊 檔案學通訊 檔案學研究 檔案工作國內著作 王立維，檔案管理學簡明教程杭州：浙江大學出版社，2001 陳兆祦，文件論與檔案管理 北京：中國檔案出版社， 張輯哲，維系之道檔案與檔案管理 北京 . 中國檔案出版社，1995 胡鴻杰， 中國檔案學的理念與模式中國人民大學出版社，2005 陳兆祦，和寶榮，王英瑋主編檔案管

4、理學基礎（第3版），中國人民大學出版社，2005 洪漪編著：檔案管理原理與方法武漢大學出版社，1996 鄧紹興，陳智為編著：檔案管理學首都師范大學出版社，2004 傅榮校著：檔案管理現(xiàn)代化：檔案管理中技術革命進程的動態(tài)審視浙江大學出版社，2002國外著作 .美 T.R.謝倫伯格. 現(xiàn)代檔案-原則與技術. 北京:檔案出版社,1983 美戴維.比爾曼. 電子證據-當代機構文件管理戰(zhàn)略. 北京:中國人民大學出版社,2000DR. HAN網站 國際檔案理事會， 網址為http：wwwarchivescaica。這是國際非政府組織。它收錄了ICA的計劃，成員、地區(qū)機構和出版物等信息。 檔案人員資格認證學

5、院(Academy of Certified Archivists)，網址為http：wwwcertifiedarchivistsorg。此網站收錄了由超鏈接連接該學院領導層人員名單、該學院新會員調查官計劃、檔案資格認可考試、考試題目所依據的檔案人員職責描述文件的文本、1998年檔案資格認證考試的數據、資格認證維護的準則和建議，等等。 美國檔案工作者協(xié)會，網址為http：wwwarchivistsorg。此網站收錄了美國檔案工作者協(xié)會教育和研討會信息、協(xié)會指南、美國和加拿大組織的鏈接信息、會員信息、年度會議信息等。它也收錄了經過挑選的美國檔案工作者協(xié)會情況介紹手冊，如“捐贈者信息”，這對于整個

6、檔案界來說是非常重要的資源。 國際檔案理事會， 網址為http：wwwarchivescaica。這是國際非政府組織。它收錄了ICA的計劃，成員、地區(qū)機構和出版物等信息。 檔案人員資格認證學院(Academy of Certified Archivists)，網址為http：wwwcertifiedarchivistsorg。此網站收錄了由超鏈接連接該學院領導層人員名單、該學院新會員調查官計劃、檔案資格認可考試、考試題目所依據的檔案人員職責描述文件的文本、1998年檔案資格認證考試的數據、資格認證維護的準則和建議，等等。 美國檔案工作者協(xié)會，網址為http：wwwarchivistsorg。此

7、網站收錄了美國檔案工作者協(xié)會教育和研討會信息、協(xié)會指南、美國和加拿大組織的鏈接信息、會員信息、年度會議信息等。它也收錄了經過挑選的美國檔案工作者協(xié)會情況介紹手冊，如“捐贈者信息”，這對于整個檔案界來說是非常重要的資源。 檔案界 企業(yè)檔案與知識管理研究中心 http:/ HAN KWDM結構Knnen/FhigkeitWollen/Wunsch Machen/AktivittQualifikationFhrungspotentialEffizientenaktivittAnreiz /FrderungPsycheweisheit Unternehmenskulturelle KontexteDr

8、fen/UmgebungDR. HAN 組織發(fā)展組織發(fā)展DR. HAN人世間的一切幸福都是要靠辛勤的勞動來創(chuàng)造的人世間的一切幸福都是要靠辛勤的勞動來創(chuàng)造的 DR. HAN我們課程目標：我們課程目標：養(yǎng)成良好方法習慣，養(yǎng)成良好方法習慣，決定決定理性行為理性行為(Behavior)(Behavior)培育正確意識理念，培育正確意識理念，改善改善心智模式心智模式(Mental Model)(Mental Model)掌握全面知識技巧，掌握全面知識技巧，產生產生高效業(yè)績高效業(yè)績(Performance)(Performance)機遇是照顧那些有準備的頭腦，能力只能自主感悟中獲得機遇是照顧那些有準備的頭

9、腦，能力只能自主感悟中獲得共同能力，攜手實現(xiàn)個人夢想， 實現(xiàn)我們“川科人”的人生價值，感恩回報家庭，回饋社會！檢驗標準：設計實用可行的單位檔案管理體系檢驗標準：設計實用可行的單位檔案管理體系DR. HAN我堅信我堅信，我的學生肯定會前途無量，事業(yè)有成，人生幸福！未來十年，同學們肯定在不同行業(yè)發(fā)揮重要作用，經理，總監(jiān)，高管都是你們的選項！我堅信我堅信，人性假設和師生關系DR. HAN行動導向的教學過程設計行動導向不是一個具體教學方法，而是綜合性的學習方案（Konzept），其基本特征體現(xiàn)在“行動過程完整”和“手腦并用”（理論實踐一體化學習）兩方面。行動導向教學法是德國文教部長聯(lián)席會議在1999年

10、制定框架教學計劃所決定的一種新型的職業(yè)培訓教學課程體系和先進的職業(yè)技術培訓教學法。理論基礎為：行動學習，通過行動實踐學習，通過學習實踐行動“做中學”+“學中做”；學習過程的工作化+工作過程的學習化哲學定義（理念）：在行動中學習、在學習中行動把學習當作工作的機會，實現(xiàn)工作與學習二合為一工作學習化、學習工作化AL=P+Q+R+S+NKAL（Action Learning）：行動學習 P（Programmed Knowledge）：結構化的知識 Q(Questions)：質疑（問有洞察性的問題） R(Reflection)：反思 S(Slove)：解決 NK(New Programmed Knowl

11、edge):新的結構化知識即行動學習=結構化的知識+質疑+反思+解決+新的結構化知識新的結構化知識DR. HAN行動學習法的核心要點：學習中腦、心、手腦、心、手共同參與學習，提高職業(yè)行動能力改變思想觀念，完善心靈智慧，培養(yǎng)社會能力學習解決問題之道，培養(yǎng)方法能力靈活應用結構知識 養(yǎng)成終身學習終身學習的習慣行動學習法的特性：行動學習法的特性：1.反思性反思性 行動學習建立在反思與行動相互聯(lián)系的基礎上行動學習建立在反思與行動相互聯(lián)系的基礎上,特別關注從以往經驗中特別關注從以往經驗中進行學習進行學習,具有反思性。反思的質量是學習成敗的關鍵。具有反思性。反思的質量是學習成敗的關鍵。 2.行動性行動性 行

12、動學習是學習與行動不斷循環(huán)的過程行動學習是學習與行動不斷循環(huán)的過程,注重在行動中學習。行動學習注重在行動中學習。行動學習小組更關注于學員個體及其將要采取的行動上。小組更關注于學員個體及其將要采取的行動上。 3.合作性合作性 行動學習強調學習是一個團體活動的過程行動學習強調學習是一個團體活動的過程,行動學習小組是有效的學習行動學習小組是有效的學習媒介。小組具有學習交流、激發(fā)思考、澄清問題、提供支持媒介。小組具有學習交流、激發(fā)思考、澄清問題、提供支持 和批評意見和批評意見等多項功能。成員在小組內向其他人陳述問題并尋求反饋等多項功能。成員在小組內向其他人陳述問題并尋求反饋,其他成員作為其他成員作為支

13、持者、傾聽者、觀察者、協(xié)商者和提問者支持者、傾聽者、觀察者、協(xié)商者和提問者,幫助陳述者探索問題和形成幫助陳述者探索問題和形成新的行動要點。促動師會幫助小組成員之間形成有效互動。新的行動要點。促動師會幫助小組成員之間形成有效互動。 4.主體性主體性 行動學習小組的成員是學習的主體行動學習小組的成員是學習的主體,它強調個人的主動學習它強調個人的主動學習,而并非依而并非依賴教師灌輸知識。賴教師灌輸知識。 團隊各成員間的經驗和理性的發(fā)散、碰撞、整合是一團隊各成員間的經驗和理性的發(fā)散、碰撞、整合是一個生動的創(chuàng)造性的過程個生動的創(chuàng)造性的過程,對學習者個人溝通能力的提高和改進組織行為方對學習者個人溝通能力的

14、提高和改進組織行為方式起著重要的作用。式起著重要的作用。 5.參與性參與性 行動學習中學員的參與是思維上、情緒情感上、行為上的真正參與。行動學習中學員的參與是思維上、情緒情感上、行為上的真正參與。每個學員都要積極地參與到每個環(huán)節(jié)中并充分發(fā)揮個人的潛能。學習小每個學員都要積極地參與到每個環(huán)節(jié)中并充分發(fā)揮個人的潛能。學習小組中個體的相關經驗和對現(xiàn)實問題的認知與理解是小組中非常寶貴的資組中個體的相關經驗和對現(xiàn)實問題的認知與理解是小組中非常寶貴的資源。源。 DR. HAN考核采用基于模糊數學的100制評分法其中考勤：10平時作業(yè)：20期終綜合測評：30行動導向專題報告：40期終獎勵期終獎勵考勤，采用考

15、勤責任制專題報告，360度考評期終綜合測評，課題報告或試卷考試考核方法和規(guī)則專題報告規(guī)則專題報告規(guī)則提交時間：報告前一周報告時長：90分鐘，每人45分鐘人員：自由組合，2人一組形式：不限期終獎勵，期終獎勵， 30-10原則，110同學考勤責任制，設定值日官，負責簽到考勤責任制，設定值日官，負責簽到與統(tǒng)計，考勤不實，全班負責，值日與統(tǒng)計，考勤不實，全班負責，值日官雙倍負責，遲到、早退官雙倍負責，遲到、早退1010分鐘，考分鐘，考勤系數勤系數0.8,200.8,20分鐘視為缺課分鐘視為缺課360360度考評，班級主官，課代表，度考評，班級主官，課代表，值日官，神秘同學，教師，其他。值日官，神秘同學

16、，教師，其他。DR. HAN 尊重、理解 認真聽課，做好記錄 關閉通訊工具 同學報告期間，給予支持與鼓勵 開放期間，積極提問 德仁工商管理研討交流群 (325 363 758)DR. HAN 第一節(jié) 檔案的起源與沿革 第二節(jié) 檔案的概念及其基本含義 第三節(jié) 檔案的屬性 第四節(jié) 檔案與相關事物的關系 第五節(jié) 檔案的種類 第六節(jié) 全宗理論 第七節(jié) 檔案的價值與作用 第八節(jié) 我國檔案工作的基本原則 第九節(jié) 檔案管理的工作內容 第十節(jié) 檔案管理制度DR. HAN一、檔案的起源一、檔案的起源（主要有4種觀點） 1、國家文字檔案2、文字國家檔案3、文字檔案國家有條理的檔案 4、結繩、刻契 檔案文字國家 有

17、條理的檔案 1、2條又稱為階級社會產物論（文字、國家條件說） 3、4條又稱為原始社會產物說 DR. HAN一、檔案的萌芽 1、結繩記事：、結繩記事：結繩記事已具備備忘，信守和憑證作用，可以保存，可以流傳 DR. HAN2、刻契刻契”也稱“書契書契” ：即在器具、泥板或樹木上刻劃各種形式的符號和標志。用來表意和記事?？脊虐l(fā)掘，夏代陶器上夏代陶器上就發(fā)現(xiàn)一、二十個刻劃符號用來記載簡單的歷史，有備查、參考和憑證作用。 新石器時期出現(xiàn)的手工雕刻技術，主要用于刻劃原始的文字符號和圖案。迄今出土的考古文物顯示，這些文字符號和圖案，首先用來刻劃在樹皮、洞壁、石塊和陶器之上。其中尤以陶器上的發(fā)現(xiàn)為多。 中國陶

18、器之最古者，無論北方的或南方的，均為新石器時期之遺物。在這些古代陶器上，有花紋、圖案和萌芽中的文字符號。圖2-1是在西安半坡村出土的、距今約六千年前的古陶遺物上的、類似于文字的符號。圖2-2是史前遺址甘肅辛店出土的彩陶上的圖案。圖2-3是長江下游處于新石器時期晚期良渚文化階段刻劃在陶器、玉飾品上的云雷紋、獸面紋。圖2-4是莒縣陵陽河遺址發(fā)現(xiàn)的大汶口文化晚期的四個象形符號。 這些文字符號和圖案，有描繪的，有刻劃的，具有時代特點。它既是中國文字誕生之前兆，又是手工雕刻之先驅，于中國文化事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，應予以足夠的重視。 圖2-1半坡村的文字符號圖2-2甘肅辛店彩陶圖案 圖2-3良渚文化云雷

19、紋、獸面紋圖2-4大汶口文化出土陶器上的五個象形文字符號 DR. HAN3、貝殼珠串、貝殼珠串 ：貝殼珠串是用各種顏色的貝殼組成各種圖形，串成各種珠串，因長短和圖形各不相同而代表不同的意思，用這種方法來幫助記事。 以上這三種方式都不是文字。它是適應文字出現(xiàn)之前的人類社會記事和交往的需要而產生的歷史記錄，它真實、原始、生動地反映了遠古時代人類社會的一個方面的活動。完全可以認為這就是檔案的萌芽，開創(chuàng)了人類檔案的起源。但他們還不是現(xiàn)代意義上的檔案。DR. HAN二、檔案的起源1、人類最古老的檔案產生在什么年代，目前還不能論斷。但是可以從文字產生的最古老的年代，推論出檔案產生的年代。根據我國陜西西安市

20、東郊半坡村的出土文物來看，考古學家認為：半坡陶器上文字距今大約六千年左右。2、在南太平洋上的“古大陸”中幸而未沉沒的復活節(jié)島上保存著古文字石板，對這些“古大陸”經過放射性碳素C14的技術簽定，證明是在一萬二千多年以前沉沒的，從這一點上說明，至少在一萬二千年以前就存在人類最古老的檔案。 早在舊石器時代 ：人們就能在居住的巖壁上畫畫。用圖形表示出來。如打獵的收獲，有羊有鹿有牛，捕到什么就畫什么，人們稱之為圖畫文字。這些圖畫是遠古交流思想、記述史實的一種方法，反映了一定的歷史，具備了檔案的屬性，稱為“圖畫文字檔案”這是人類出現(xiàn)的最早的檔案。 在新石器時代：圖畫文字檔案的內容更為豐富。 DR. HAN

21、三、我國最早的檔案三、我國最早的檔案1、商代早期，甲骨檔案（龜甲和獸骨）、商代早期，甲骨檔案（龜甲和獸骨）2、商代后期，銘文檔案（金文檔案）如：青銅器、商代后期，銘文檔案（金文檔案）如：青銅器皿上的文字皿上的文字3、春秋戰(zhàn)國時期，石刻檔案、春秋戰(zhàn)國時期，石刻檔案4、秦代，簡牘檔案，縑帛檔案、秦代，簡牘檔案，縑帛檔案5、魏晉南北朝時期，紙質檔案出現(xiàn)、魏晉南北朝時期，紙質檔案出現(xiàn) 此外，國外還有，泥板檔案，紙草檔案，羊皮此外，國外還有，泥板檔案，紙草檔案，羊皮檔案等形式的檔案檔案等形式的檔案 我國現(xiàn)存最古老的我國現(xiàn)存最古老的紙質檔案紙質檔案是西晉文學家陸機是西晉文學家陸機所寫的所寫的“平復貼平復貼

22、”是我國古代名文的書札墨跡，是我國古代名文的書札墨跡，字體奇古。也是世界上現(xiàn)存歷史最久的紙質檔案。字體奇古。也是世界上現(xiàn)存歷史最久的紙質檔案。距今已有一千七百多年。由于歷史的原因，我國距今已有一千七百多年。由于歷史的原因，我國明代以前的歷史檔案基本上失傳。明代以前的歷史檔案基本上失傳。 DR. HAN 中國古代以龜甲、獸骨為中國古代以龜甲、獸骨為載體的原始記錄。主要產載體的原始記錄。主要產生于商代后期（約公元前生于商代后期（約公元前14前前11世紀）的占卜世紀）的占卜活動中。殷墟甲骨檔案于活動中。殷墟甲骨檔案于清光緒年間出土于河南安清光緒年間出土于河南安陽小屯村一帶。內容廣涉陽小屯村一帶。內容

23、廣涉當時社會的階級與國家狀當時社會的階級與國家狀況、農業(yè)生產、思想文化況、農業(yè)生產、思想文化等各方面。等各方面。 DR. HAN 金文檔案金文檔案中國古代以青銅器（鐘、中國古代以青銅器（鐘、鼎、盤、盂等）為載體的書史鼎、盤、盂等）為載體的書史銘文，盛行于殷商末期及兩周。銘文，盛行于殷商末期及兩周。金文又稱銘文。商、周時期，金文又稱銘文。商、周時期，中國古代的青銅冶鑄工藝達到中國古代的青銅冶鑄工藝達到了全盛階段，由于禮樂制度的了全盛階段，由于禮樂制度的發(fā)展，鐘鼎等青銅器物不僅演發(fā)展，鐘鼎等青銅器物不僅演變?yōu)榕`主貴族和封建地主階變?yōu)榕`主貴族和封建地主階級貯存于宗廟的禮器，青銅器級貯存于宗廟的禮

24、器，青銅器上的銘文也發(fā)展為記錄當時社上的銘文也發(fā)展為記錄當時社會重大史實的歷史文獻。每遇會重大史實的歷史文獻。每遇有重大事件，都要作器勒名，有重大事件，都要作器勒名，珍藏宗廟，以期珍藏宗廟，以期“子子孫孫永子子孫孫永寶用寶用”。金文檔案的內容包括。金文檔案的內容包括紀念先祖、記述戰(zhàn)功、冊命賞紀念先祖、記述戰(zhàn)功、冊命賞賜、誓盟訂約等多方面。賜、誓盟訂約等多方面。DR. HAN 以石為載體的書史銘文。曾廣泛產生于古代東方各奴隸制以石為載體的書史銘文。曾廣泛產生于古代東方各奴隸制國家。大凡紀功頌德、頒布憲令、誓盟立約以及一切重大國家。大凡紀功頌德、頒布憲令、誓盟立約以及一切重大事件，都要刻石述事，昭

25、示未來。中國收存年代最早的石事件，都要刻石述事，昭示未來。中國收存年代最早的石刻檔案是石鼓文，是公元前刻檔案是石鼓文，是公元前770年秦襄公送周平王東遷后年秦襄公送周平王東遷后的記功石刻。此外，大量的墓志也是中國古代石刻檔案的的記功石刻。此外，大量的墓志也是中國古代石刻檔案的重要組成部分。重要組成部分。 DR. HAN 中國古代以竹木為載體的公私文書。簡指竹片，稱竹簡；中國古代以竹木為載體的公私文書。簡指竹片，稱竹簡；牘指木片，稱木犢、木札、木簡。兩者又可通稱為簡。形牘指木片，稱木犢、木札、木簡。兩者又可通稱為簡。形狀狹長，稍寬的木簡又稱為方。中國古代紙張出現(xiàn)以前，狀狹長，稍寬的木簡又稱為方。

26、中國古代紙張出現(xiàn)以前，簡牘曾是一種主要的書寫材料，最早約產生于先秦，歷經簡牘曾是一種主要的書寫材料，最早約產生于先秦，歷經春秋戰(zhàn)國、秦漢，直至東晉末年（春秋戰(zhàn)國、秦漢，直至東晉末年（5世紀初）紙張普遍應世紀初）紙張普遍應用后才基本絕跡用后才基本絕跡 。 DR. HAN 中國古代以絲織物為載體中國古代以絲織物為載體的公私文書。縑帛是古代的公私文書?？V帛是古代絲織品的通稱?？V帛質地絲織品的通稱?？V帛質地優(yōu)良、柔軟輕便、幅面寬優(yōu)良、柔軟輕便、幅面寬廣，宜于繪畫書寫，所以廣，宜于繪畫書寫，所以春秋時已用作書寫材料。春秋時已用作書寫材料?？V帛檔案最早發(fā)現(xiàn)于縑帛檔案最早發(fā)現(xiàn)于1942年被盜掘的長沙戰(zhàn)年被盜

27、掘的長沙戰(zhàn)國楚墳墓，既有文字，又國楚墳墓，既有文字，又有圖畫，但原件已流失國有圖畫，但原件已流失國外。外。DR. HAN 古代和中世紀用羊皮紙制作的文書。公元前2世紀，小亞細亞的帕加馬人用牛羊皮代替了紙草紙。公元前2世紀以后的數百年間，羊皮紙與紙草紙同時被普遍使用，313世紀，歐洲各國主要用它書寫文件，14世紀逐漸被中國紙取代，18世紀有些國家仍用它書寫重要法典文件，以示莊重。美國的第一部憲法、獨立宣言、人權法案均用羊皮書寫以顯示其重要性。 DR. HAN 古代用紙草紙制作的文書。紙古代用紙草紙制作的文書。紙草又稱紙莎草。是尼羅河下游草又稱紙莎草。是尼羅河下游沼澤地帶生長的一種植物。紙沼澤地帶

28、生長的一種植物。紙草紙比巖石、泥板輕便，易于草紙比巖石、泥板輕便，易于書寫，約從公元前書寫，約從公元前30世紀開世紀開始被廣泛使用。紙草檔案最早始被廣泛使用。紙草檔案最早于于1752年發(fā)現(xiàn)于意大利，已年發(fā)現(xiàn)于意大利，已發(fā)現(xiàn)的紙草檔案包括房地產契發(fā)現(xiàn)的紙草檔案包括房地產契據、合同書、測產清單、公務據、合同書、測產清單、公務決議、書信、古典著作等，其決議、書信、古典著作等，其中著名的有都靈紙草、萊頓紙中著名的有都靈紙草、萊頓紙草、哈里斯大紙草等草、哈里斯大紙草等 DR. HAN 古代刻寫在粘土板上的文書。古代刻寫在粘土板上的文書。是西亞地區(qū)古代蘇美爾、阿是西亞地區(qū)古代蘇美爾、阿卡德、巴比倫、赫梯、

29、波斯卡德、巴比倫、赫梯、波斯和亞述，古埃及和古希臘的和亞述，古埃及和古希臘的遺物。其文字因筆畫一頭粗遺物。其文字因筆畫一頭粗一頭細，狀如楔子，故被后一頭細，狀如楔子，故被后人稱為楔形文字。作為檔案人稱為楔形文字。作為檔案保存的泥板在末端刻有該文保存的泥板在末端刻有該文書的關鍵詞或主題詞，以便書的關鍵詞或主題詞，以便分類保管。泥板文書一直被分類保管。泥板文書一直被使用到大約公元一世紀才逐使用到大約公元一世紀才逐漸淘汰。漸淘汰。 DR. HAN 以音響、形象等方式記錄知識信息的特殊載體形式的檔案。亦稱音像檔案、視聽檔案。包括照片、影片、錄音、錄像檔案等。聲像檔案具有真實記錄性、選材典型性、視聽形象

30、性、藝術美感性、交流通用性的特點 周周 旋旋上海檔案館保存的三十年代結婚照片上海檔案館保存的三十年代結婚照片DR. HAN 以代碼形式和特定結構記錄在計算機存儲載體上的、計算機能夠識別處理的檔案文獻信息。包括兩種：一是在實現(xiàn)了辦公自動化和無紙辦公系統(tǒng)的部門形成并歸檔的機讀文件；二是將傳統(tǒng)類型檔案信息輸入計算機，由此轉換而成的機讀檔案 DR. HAN 以紙張作為載體的檔案。紙張是中國古代四大發(fā)明之一，公元2世紀后，紙逐漸在中國內地和西北地區(qū)廣為使用。1986年在甘肅天水放馬灘一座西漢墓中，出土了約公元前179前150年間的紙質地圖殘片，是目前所知世界上最早的紙質檔案 上海證券物品交易所成立經過的

31、上海證券物品交易所成立經過的往來文書往來文書DR. HAN二、檔案的歷史沿革二、檔案的歷史沿革1、載體沿革、載體沿革 甲骨檔案金石檔案簡牘檔案縑帛檔案 紙質檔案聲像檔案 電子檔案2、名稱的沿革、名稱的沿革 A、商：冊； 周：中； 秦、漢：典籍 ； 魏晉以后：文書、文案； 唐、宋以來：文卷、案卷、案牘； B、“檔案”一詞，一般認為初見于明末清初 檔：在康熙字典中解釋為：橫木框檔。 案：在說文解字中解釋為：幾屬。 3、英文、英文archivea:kaiv，n.文件、記錄、檔案，相當于中文“檔案”一詞。 復數復數archivesa:kaivz, n.公文保管處、檔案處、公文。DR. HAN一、檔案一

32、詞的出現(xiàn)。 我國“檔案”的產生?！皺n案”一詞，我國歷代稱謂都不同。商代稱“冊”，周代稱“中”，秦漢稱“典籍”，漢魏以后稱“文書”、“文案”，唐、宋以后稱“文卷”、“案卷”、“案牘”等。據傳說，類似“檔案”一詞的詞意最早起源于我國奴隸社會的第一個朝代夏朝，稱之為“圖籍”，在呂氏春秋先識覽等史書中記載了與檔案有關的故事。一般認為是康熙年間成書（1780年）的楊賓在柳邊紀略中首次提到“檔案”。楊賓在其所著的柳邊紀略中寫道：“邊外文字，多書邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也。存貯年久于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也。存貯年久者曰者曰檔案檔案，曰，曰檔子檔子，以積累多貫皮條掛

33、壁若檔故也，以積累多貫皮條掛壁若檔故也”。這是有關“檔案”一詞的最早記載。 “檔案”一詞作為口頭語言在民間可能流傳已久，最后“檔案”作為一種規(guī)范語言在清政府文件中出現(xiàn)，可以認為“檔案”一詞出現(xiàn)于清代以前，具體時間還有待于考證。 DR. HAN二、檔案概念的由來 “檔”在康熙字典中解為“橫木框檔”，就是木架框格的意思；“案”說文解字釋為“幾屬”，就是象小桌子一類的東西，由此引伸，又把處理一樁事件的有關文書叫作一案，并通稱收存的官文書為“案”或“卷案”、“案卷”，檔和案連用，就是存入檔架收貯起來的文書案卷，而且把放置檔案的架子稱作檔架，把一格稱為一檔，這些叫法一直沿用至今。 DR. HAN三、檔案

34、的定義關于檔案的定義，據不完全統(tǒng)計，目前國內外已有上百種。如果根據其下定義的出發(fā)點和角度來劃分可以歸納為五種類型：法規(guī)型、辭書型、教科書型、專著型、論文型。檔案定義示例法蘭西共和國檔案法（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何國家機關或組織，任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案?！?美國現(xiàn)代著名檔案學者謝倫伯格在其名著現(xiàn)代檔案原則與技術中說：檔案是“經鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者選出準備藏入某一檔案機構的任何公私機構的文件?！敝腥A人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法第二條本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、

35、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作基本術語檔案工作基本術語檔案(archives): 國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。定義表達了七個含義：定義表達了七個含義：1檔案形成的時間（歷史性）；檔案形成的時間（歷史性）；2產生的主體（多元性）；產生的主體（多元性）；3來源渠道（廣泛性）；來源渠道（廣泛性）；4形成的形成的特點（原始性）；特點（原始性）；5保存的目的（價值性）；保存的目的（價值性）；6表現(xiàn)的形式（多樣性）；表現(xiàn)的形式（多樣性）；7本

36、質屬性（記本質屬性（記錄性）。錄性）。 DR. HAN四、檔案的基本含義四、檔案的基本含義檔案的本質屬性。檔案的本質屬性。檔案具有文獻性、歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中文獻性、歷史再現(xiàn)性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。產生檔案的主體和來源產生檔案的主體和來源（1）產生檔案的主體：產生檔案的主體是各類國家機構、社會組織和個人，表現(xiàn)出多元性的特點。由于主體不同，就產生了檔案的不同所有權分別屬于國家、集體、公共、私人（個人、家庭、家族）所有。（2）來源渠道：檔案產生于不同主體所從事

37、的不同的社會活動，反映了檔案內容的廣泛性。檔案的形式多種多樣與發(fā)展性。檔案的形式多種多樣與發(fā)展性。（1）記錄方式，有文字書寫（刻鑄）、圖表繪制、聲像攝錄、電子數碼等；（2）閱讀方式，有直讀的、機讀的；（3）載體形式，古今中外形式多樣，如：甲骨、泥板、金屬器皿、巖石、竹木、布帛、羊皮紙、紙張、膠片、磁介質、金屬片等。從檔案形式的多樣化中可以看到，檔案是隨著社會生產力和科技水平的提高而演變進步的。由于人類社會發(fā)展共同規(guī)律的支配，中外檔案經歷了大致相同的演變發(fā)展過程，即：最初由自然物作為記錄材料，后來發(fā)展到以紙張為記錄材料，進而發(fā)展為近現(xiàn)代多種新型記錄材料的檔案。檔案的這一演變發(fā)展過程，反映了社會的

38、進步和發(fā)展。檔案是直接形成的歷史紀錄。檔案是直接形成的歷史紀錄?！爸苯有纬伞闭f明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。檔案的價值性檔案的價值性價值性即有用性。檔案有兩種基本價值：（1）歷史憑證價值。從檔案的基本屬性和檔案的內容、形式特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力。 （2）情報信息價值或稱參考價值。從檔案的信息儲備和所反映的內容看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。檔案來源于文件。檔案來

39、源于文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經辦理完畢的文件；其次是價值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎，檔

40、案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。DR. HAN一般屬性一般屬性*原始記錄性原始記錄性，是檔案的基本屬性，檔案是人們從事社會實踐活動的歷史記錄轉化而來的，是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實活動情況，具有原始記錄性。歷史怎樣發(fā)展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記載。*知識性知識性，知識是人類對自然和社會運動形態(tài)與規(guī)律的認識與描述，是人們在社會實踐中積累起來的經驗。檔案是人類認識和改造世界的歷史記錄，是人類知識的結晶。*信息性信息性第一，檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類從事的社會實踐活動直接記錄在一定載體上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再現(xiàn)，為人們提供

41、依據性、憑證性的信息。第二，檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一，處于“中介狀態(tài)”。檔案作為信息的載體，一方面，對于信息的形成者來說，它是接收者和信息庫，不斷存貯、積累信息；另一方面，對于檔案利用者來說，它又是信息源，不斷輸出傳遞信息，處于中介狀態(tài)。第三，檔案信息面廣量大，內容豐富。它與人們的社會實踐活動同步產生，隨著社會的發(fā)展與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。特殊屬性特殊屬性*當時性*親自性*真實性*記錄性DR. HAN一、檔案與圖書一、檔案與圖書1、不同方面、不同方面 A、檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書、檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種的，有意識地撰寫的。

42、是作者為了某種的，有意識地撰寫的。 B、數量不同。、數量不同。 C、作用不同。、作用不同。 D、保密性不同。、保密性不同。 E、形式不同。、形式不同。 2、相似之處、相似之處 A、兩者目前都以文字記錄為主、兩者目前都以文字記錄為主 B、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。都是屬于信息資源的范疇。 C、在一定條件下，兩者可以互相轉化，互相彌補。、在一定條件下，兩者可以互相轉化，互相彌補。簡而言之，檔案是社會實踐的記錄；圖書是系統(tǒng)認識的產品。簡而言之，檔案是社會實踐的記錄；圖書是系統(tǒng)認識的產品。 二者本二者本質不同、

43、社會功能不同、特點也不同質不同、社會功能不同、特點也不同DR. HAN 二、檔案與情報二、檔案與情報 1、情報的本質屬性、情報的本質屬性 A、情報的根本屬性之一是知識。、情報的根本屬性之一是知識。 B、有一定利用價值的知識才具有情報價值。、有一定利用價值的知識才具有情報價值。 C、情報是知識運動的過程之一，、情報是知識運動的過程之一，即情報是傳即情報是傳遞著的知識。遞著的知識。 2、兩者的比較、兩者的比較 情報比檔案的內涵豐富，涉及的范圍更廣；情報比檔案的內涵豐富，涉及的范圍更廣； 另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、

44、資料、檔案等多種文獻。西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻。DR. HAN 三、檔案與文物（是內涵上最為接近的概念）三、檔案與文物（是內涵上最為接近的概念） 1、大多數文物和檔案屬于兩種不同的事物，內涵、大多數文物和檔案屬于兩種不同的事物，內涵上有部分交叉重合。上有部分交叉重合。文物：具有文化價值的歷史遺留物，主要是過去使用過的實用性物品，文物：具有文化價值的歷史遺留物，主要是過去使用過的實用性物品，如器皿、衣物、建筑物，也有歷史文件。如器皿、衣物、建筑物，也有歷史文件。 有原始記錄作用又有突出歷史文化作用的檔案可以看作是文物有原始記錄作用又有突出歷史文化作用的檔案可以看作是文物 自身

45、帶有文字的實物（如公章、錦旗、獎杯、錢幣）可以稱為實物檔案自身帶有文字的實物（如公章、錦旗、獎杯、錢幣）可以稱為實物檔案 2、絕大多數文物都不能稱為檔案、絕大多數文物都不能稱為檔案因為文物的實用性所記錄的歷史事實是不清晰、不明確的。因為文物的實用性所記錄的歷史事實是不清晰、不明確的。而檔案是指內容信息清晰、確定、可以明確說明某一歷史事實的原始記而檔案是指內容信息清晰、確定、可以明確說明某一歷史事實的原始記錄。錄。 3、內容的清晰性與確定性與否是二者之間的根本、內容的清晰性與確定性與否是二者之間的根本區(qū)別。區(qū)別。 4、形成檔案還要在技術可以保存、形成檔案還要在技術可以保存 如帶有文字的龐然大物：

46、飛機、輪船等等，也不能算成實物檔案如帶有文字的龐然大物：飛機、輪船等等，也不能算成實物檔案DR. HAN四、檔案和文獻四、檔案和文獻 1 1、檔案是、檔案是第一手原生信息第一手原生信息，而文獻不，而文獻不是。是。 文獻：前人留下來的歷史文化價值價高、內容較系統(tǒng)完整的文獻：前人留下來的歷史文化價值價高、內容較系統(tǒng)完整的信息記錄信息記錄 2 2、側重點不同、側重點不同 文獻注重歷史文化價值，而檔案既注重歷史文化價值，但更文獻注重歷史文化價值，而檔案既注重歷史文化價值，但更注重查考、實用價值。注重查考、實用價值。 3 3、文獻內容比較系統(tǒng)，而檔案包含的、文獻內容比較系統(tǒng)，而檔案包含的內容都是片段性的

47、，零星的內容都是片段性的，零星的 檔案：測試記錄、發(fā)票、賬單、登記表單、簽名表等檔案：測試記錄、發(fā)票、賬單、登記表單、簽名表等 文獻：圖書、檔案、資料文獻：圖書、檔案、資料DR. HAN五、檔案與資料五、檔案與資料 資料一般具有參考性質，起著推廣經驗、傳播資料一般具有參考性質，起著推廣經驗、傳播知識，提供某些信息的作用。知識，提供某些信息的作用。 凡是對人們研究、解決某一問題有一定價值的凡是對人們研究、解決某一問題有一定價值的所有相關信息均稱為資料，如文書、檔案、圖書、所有相關信息均稱為資料，如文書、檔案、圖書、報刊、文章、錄音乃至文物等。也無論其處于何種報刊、文章、錄音乃至文物等。也無論其處

48、于何種狀態(tài)狀態(tài)是是 被集中保存，還是散存于各處待人們去被集中保存，還是散存于各處待人們去搜集、整理。搜集、整理。 資料被本單位工作活動采用時，轉化為文件資料被本單位工作活動采用時，轉化為文件 資料是現(xiàn)實中最接近檔案，與檔案關系最為密切的概念。資料是現(xiàn)實中最接近檔案，與檔案關系最為密切的概念。 資料包括：文書、檔案、圖書、報刊、文章、錄音甚至文物資料包括：文書、檔案、圖書、報刊、文章、錄音甚至文物DR. HAN 六、檔案與文件六、檔案與文件文件文件(record / document): 國家機構、社會組織國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式或個人在履行其法定職責或

49、處理事務中形成的各種形式的信息記錄。的信息記錄。兩者之間的聯(lián)系主要是實存形態(tài)上的直接轉化關系。兩者之間的聯(lián)系主要是實存形態(tài)上的直接轉化關系。 文件轉化為檔案的三個條件：文件轉化為檔案的三個條件：v辦理完畢的文件才能作為檔案v對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件v按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。DR. HAN檔案與文件檔案與文件 二者之間的區(qū)別二者之間的區(qū)別 ：v檔案的實存形態(tài)不僅僅是過去的文件文件，還包括大量非文件文件類的原始性記錄物。而且過去的文件文件也并非都能轉化為檔案，只有原始記錄性強，查考價值高且文件文件處理程序完畢的一部分文件文件才能轉化為檔案；

50、v二者的概念內涵，尤其是本質不同。文件文件本質上是人們處理、解決現(xiàn)時性具體事務、問題的信息傳遞工具。而檔案的本質則是已往社會實踐的原始記錄物。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。DR. HAN六、檔案與信息六、檔案與信息 檔案是信息的一種實存形態(tài)，它所記載的內容是一種信息，具有信息的一般屬性，如中介性、可替代性、可傳輸性、可共享性等。但檔案信息又具有自身的某些特性，它是一種原生信息，是諸種信息中最重要的一種信息。主要

51、表現(xiàn)為原始性和回溯性。DR. HAN檔案種類取決于劃分標準1、按照檔案的來源標準，即按其形成者的性質可分為國家機關檔案、黨派團體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等等。2、按照檔案的內容標準，分為黨務檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科學技術檔案、人事檔案、會計檔案等多種門類 3、按照檔案的載體形式標準，可分為金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、羊皮檔案、紙質檔案、膠片檔案、磁帶檔案等等；4、按照檔案的時間標準劃，一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。5、按照檔案所有權標準，可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。6、按使用范圍標準，分有文書檔案、科學技

52、術檔案和專門檔案三大類別。 DR. HAN 一、一、全宗的含義及類型 二、立檔單位的構成條件與全宗劃分原則 三、立檔單位的變化對組織全宗劃分的影響 四、全宗理論的適用范圍 五、我國關于全宗理論的探討DR. HAN 一、全宗的含義及類型 （一）全宗的含義 全宗是一個國家機構、社會組織或個人在社會實踐中形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。全宗從字面上理解，就是一個機關的全部檔案。國家檔案全宗，指歸國家所有，由國家統(tǒng)一管理的全部檔案財富的總和，國家檔案信息系統(tǒng)的最高層次。全宗的字面意義就是全部卷宗，它的科學含義是：一定數量的檔案材料的有機整體，一個機關、組織和個人的檔案的組合體，就是一個機關的全宗。機關全

53、宗也稱全宗?，F(xiàn)在檔案界通常所說的“全宗”，實際上亦即機關全宗的省略詞，它是“國家檔案全宗”的基本單位。“國家檔案全宗”就是國家檔案資源系統(tǒng)的有機整體。 （1）全宗是一個有機整體。 （2）全宗是在一定的歷史活動中形成的。 （3）全宗是以一定的社會單位或社會活動項目為基礎構成的。 （4）全宗是檔案的基本管理單位。DR. HAN（二）全宗的類型（1）按形成者，分為組織全宗、個人全宗、項目全宗。 組織全宗：一個能獨立行使職權的社會組織（國家機關、企事業(yè)單位、社會團體等）在其活動中形成的檔案整體； 個人全宗：社會著名人物在其活動中形成的檔案整體； 項目全宗：在某一項活動中形成的檔案集合體。DR. HAN

54、（2）按形成方式，分為獨立全宗、聯(lián)合全宗、匯集全宗、檔案匯集。 獨立全宗：一個全宗形成者（立檔單位）形成的檔案集合體； 聯(lián)合全宗：兩個或幾個關系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一管理的檔案集合體； 匯集全宗：按一定特征組成的，檔案數量很少或殘缺不全的若干全宗的集合體； 檔案匯集：由不同立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案混合體。DR. HAN 定義 國家檔案全宗是指歸國家所有、由國家統(tǒng)一管理的各個歷史時期的國家機構、社會組織及個人形成各種內容和形式的檔案。 國家檔案全宗社會主義國家公有制的專用術語，宗旨：檔案是國家財富，應按規(guī)定實行集中統(tǒng)一管理。 按時間劃分國家檔案全宗分為共和國成立前

55、和成立后檔案，其中成立前按性質分為舊政權檔案和新政權檔案DR. HAN二、立檔單位的構成條件與全宗劃分原則 （一）立檔單位的構成條件 長期以來，組織是構成立檔單位的主體，人們通常將一個社會組織的全部檔案作為一個全宗。隨著現(xiàn)代檔案工作領域的擴展，以是否屬于同一個形成單位為唯一標準來區(qū)分全宗，不能完全解決新出現(xiàn)的問題。項目全宗、個人全宗的出現(xiàn)是傳統(tǒng)全宗理論的發(fā)展。 與全宗的類型相對應，組織立檔單位、個人立檔單位、項目立檔單位各有其立檔條件。DR. HAN（1）組織立檔單位的構成條件 執(zhí)行了相對獨立的社會職能，以自己的名義對外行文。簡言之，要有獨立的人事任免權、行文權、財權，一般還具有法人資格。（2

56、）個人立檔單位的構成條件 當一個人執(zhí)行了一種相對獨立、比較重要的社會職能，并積累了足夠數量的以自己名義署名的文件時，才有資格構成立檔單位。（3）項目立檔單位的構成條件 項目在本專業(yè)領域或一定范圍內自成體系并具有相當規(guī)模，圍繞該項目而產生的檔案文件具有相當數量。DR. HAN 項目立檔單位與組織立檔單位是交叉的。為了避免檔案分散和不必要的重復，需明確項目全宗和組織全宗各自的范圍及界線。 綜合性檔案館為了全面反映國家和地區(qū)的社會實踐活動，應以組織全宗為主； 專門檔案館以反映本專業(yè)概況和專業(yè)技術的發(fā)展和變化為目的，應以項目全宗為主； 不止一個單位參加的科技、生產和工程項目，可設置臨時機構立檔單位，或

57、將該項目檔案歸入其牽頭單位或主管部門的全宗中去。DR. HAN（二）全宗劃分的原則（1）獨立性：構成全宗的單位必須具備相對獨立的社會職能。（2）關聯(lián)性：構成一個全宗的檔案之間必須具有內在的密切聯(lián)系。不能人為地、隨意地分合。（3）方便性：為了保管和利用的方便，全宗的規(guī)模一般應控制在一定范圍內。（4）一致性：對于相同類型立檔單位或檔案，其全宗劃分要保持一致，劃分標準應統(tǒng)一。DR. HAN三、立檔單位變化對組織全宗劃分影響 組織立檔單位的變化有兩種情況：根本性變化、基本職能的變化。（一）所謂根本性變化是指立檔單位的政治性質、生產關系性質上的變化。在發(fā)生根本性變化時，各個歷史時期的不同政權、建國前后的

58、政府機關、官僚資本主義企業(yè)與社會主義國營企業(yè)的檔案，各自構成全宗。DR. HAN （2）單位基本職能變化的影響 新成立單位符合立檔單位條件的，其檔案構成新的全宗； 由若干撤銷單位合并成一新的立檔單位，分別構成全宗； 從某一單位分離出去的單位，其檔案構成新的全宗； 原為一獨立單位，后改為一單位的內部組織機構，改變前為一全宗，改變后是另一全宗的組成部分； 臨時機構一般應納入其主管單位檔案全宗。但臨時機構執(zhí)行的是獨立的社會職能，為期時間長，檔案數量多，可單獨構成全宗。 DR. HAN四、全宗理論的適用范圍（1）在收集工作中的應用。機關檔案室的歸檔工作要求遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有

59、機聯(lián)系；檔案館對檔案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的檔案作為一整體統(tǒng)一進館，不得隨意分散；（2）在整理工作中的應用。在檔案整理工作中，一個全宗的檔案作為一個整體，進行系統(tǒng)化整理、分類和排列，檔案管理的完整性、系統(tǒng)性得到體現(xiàn)；DR. HAN（3）在鑒定工作中的應用。檔案鑒定以全宗為基礎來權衡全宗內案卷和文件的價值，若離開全宗孤立地鑒別一份文件，則難以判定其價。（4）在保管和統(tǒng)計中的應用。全宗是檔案保管和統(tǒng)計的重要單位。（5）在編目工作中的應用。許多檔案檢索工具都是以全宗為對象編制的。（6）在基礎工作中產生的全宗理論不可避免地利用工作產生影響，如閱覽室調卷、檔案展覽、檔案編研等都離不開全宗。D

60、R. HAN六、我國關于全宗理論的探討問題一問題一：檔案數量劇增，全宗規(guī)模過大，若拆分全宗 ，則違背了同一全宗檔案不可分散的原則；問題二問題二：科技檔案等專門檔案怎樣按全宗原則管理；問題三問題三：檔案館類型增多，出現(xiàn)綜合性檔案館和專門檔案館之間館藏接收范圍的交叉問題，以及全宗的歸屬問題；問題四問題四：社會經濟體制、國家機構改革給全宗劃分造成困難和混亂；問題五問題五：計算機技術更加廣泛和深入地滲透到檔案管理中，電子文件的大量產生，對全宗理論的挑戰(zhàn)。DR. HAN 須根據檔案形成規(guī)律，既按照來源聯(lián)系又按照邏輯聯(lián)系來構成全宗。 在特定情況下，為了保持文件之間的有機聯(lián)系，可突破單一的來源原則范疇，按照

61、邏輯聯(lián)系來構成全宗。對不同形成規(guī)律的檔案采用不同的管理方法，體現(xiàn)了全宗理論的實質。DR. HAN 什么是檔案價值 檔案價值，是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性。它是主體與客體之間的關系范疇?？腕w的屬性是構成價值的客觀基礎，而主體的需要是構成檔案價值的前提。 什么是檔案的作用 檔案價值關系在社會活動中的具體體現(xiàn)就是檔案的作用。 DR. HAN檔案價值形態(tài) v憑證價值和情報價值 檔案是歷史的真憑實據，它的這種可資為憑的特性，構成了檔案的基本價值之一 憑證價值憑證價值。 檔案為何具有憑證價值和情報價值？ 是由檔案形成規(guī)律和和檔案自身的特點決定的。 首先，從檔案的內容看，它是從當時當事直接使用的文

62、件轉化而來的，并非事后為使用而另行編制的，因此它客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據，因此具有憑證價值具有憑證價值。 其次，從檔案的形式特征看，文件上保留著真切的歷史標記。 檔案是事實、知識和經驗的記錄，它的這種可靠的廣泛的可資參考的特征，構成了檔案的又一基本價值情報價值情報價值。DR. HAN檔案價值形態(tài) v現(xiàn)實價值和長遠（未來）價值 現(xiàn)實價值是指檔案對現(xiàn)實的社會實踐活動所具有的有用性。 長遠價值，是指檔案價值的時效性可以擴展到遙遠的未來，在相當長的時間中能夠滿足社會各方面利用者的需要。 v第一價值和第二價值 第一價值，是指檔案對于其形成者所具有的價值，其價值主體是檔案形成者；

63、第二價值，是指檔案對社會即除檔案形成者之外的其他利用者所具有的價值，其價值主體是非檔案形成者。4. 工具價值與文化價值DR. HAN實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性v檔案價值的擴展律 由于檔案具有原始記錄性、內容與版本的惟一性等特點，檔案價值是可以擴大和發(fā)展的，它的擴展具有一定的規(guī)律性，可稱為檔案價值的擴展律。v檔案價值的時效律 是指檔案對社會的有用性是有時限的，某些檔案在一定時期內對利用者是有價值的，超過這個時間限制后則降低或喪失了價值。這一規(guī)律可稱為檔案價值的時效律。 檔案價值的時效性主要表現(xiàn)為兩個方面：z檔案與利用者需求之間關系的時效性z檔案價值形態(tài)的時效性 DR. HAN3.機密程度遞減律和社會性

64、遞增律 z由于價值主體擴展而導致的檔案價值擴展 主體擴展原因：檔案機密程度的遞減檔案作用從形成機關向社會擴展 4.行政作用弱化律和科學文化作用遞增律 z由于檔案作用性質的變化而導致價值擴展 作用性質變化的原因：受檔案作用時效性的影響DR. HAN5. 檔案價值的條件律 在一定的條件下，檔案被利用者有效利用，產生社會效益或經濟效益，它的潛在價值才能轉化為現(xiàn)實價值。各種條件對于價值實現(xiàn)的影響被稱為檔案價值實現(xiàn)的條件律。檔案價值的條件律 條件涉及的因素主要有四個：z社會環(huán)境z社會制度z社會檔案意識z檔案管理水平 DR. HAN檔案的一般作用v行政管理的查考憑據 v生產建設的參考依據 v政治斗爭的必要

65、工具 v科學研究的可靠資料v宣傳教育的生動素材 v維護國家、集體和個人權益的法律書證 v文化的載體及物質層面表現(xiàn)DR. HAN&我們每一個人從出生的那一刻算起，就與檔案結下了一生的緣分。比如我們每一個人從出生的那一刻算起，就與檔案結下了一生的緣分。比如說你的出生證明就是你的第一份檔案！它客觀記錄了你來到這個世界時說你的出生證明就是你的第一份檔案！它客觀記錄了你來到這個世界時的幾乎全部情況：出生的時間、性別、體重、健康情況、是否順產、父的幾乎全部情況：出生的時間、性別、體重、健康情況、是否順產、父母情況、接生的醫(yī)院、醫(yī)生、家庭住址，甚至于你的腳印等。至于你成母情況、接生的醫(yī)院、醫(yī)生、家庭住址，甚

66、至于你的腳印等。至于你成長過程中的照片或長過程中的照片或DVDV、各種學歷證明、日記或工作筆記、工作履歷證明、各種學歷證明、日記或工作筆記、工作履歷證明、各種獎勵證書、患病診治記錄、婚姻證明、銀行存折、社會保險手續(xù)、各種獎勵證書、患病診治記錄、婚姻證明、銀行存折、社會保險手續(xù)、甚至商業(yè)活動中的購房、購車、購物、借據、貸款手續(xù)等等，經過整理甚至商業(yè)活動中的購房、購車、購物、借據、貸款手續(xù)等等，經過整理保存就是你的個人檔案，也可稱為家庭檔案。保存就是你的個人檔案，也可稱為家庭檔案。&國家、社會、學校以及其它任何單位活動的開展，都在形成各種各樣的國家、社會、學校以及其它任何單位活動的開展，都在形成各種各樣的文件，有保存價值的文件就成為了檔案。文件，有保存價值的文件就成為了檔案。大學生檔案歸屬答疑用？大學生檔案歸屬答疑用？DR. HAN 知識管理的積累和素材 信息管理的原始框架和完善客體 質量管理的基礎工作和證據材料 人力資源管理的基礎和憑證 技術管理的積累 設備管理的基礎 財務管理的憑證 戰(zhàn)略管理的基礎 銷售管理的手段 規(guī)范化管理的成果 思考題？檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產、技術、科研