工程資料管理制度

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1、工程資料管理制度 一、總則 二、 1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使 工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GBT/50328-2014)的要求， 特制定本制度。 三、 2.基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的 過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的決策立項(xiàng)、批復(fù)、承發(fā)包合同、 勘探、設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備調(diào)試、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收、移交生產(chǎn)等過程中形成的文字 材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。 四、 3.基本建設(shè)工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財(cái)富，是勘測、設(shè)計(jì)、施工 和管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。依據(jù)《中華人

2、民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料 的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、 具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。 五、 二、工程檔案管理制度 六、 2.1工程檔案管理 七、 1.工程資料管理工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并 與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程 文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資 料的接收和移交。 八、 2. 為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地 管理好檔案資料，應(yīng)配置必要

3、的庫房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。 九、 3.工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門 和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。 十、 4.設(shè)備到貨后，由采購部匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料(歸檔的質(zhì) 保資料)統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體 驗(yàn)收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最 后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。 十一、 5.購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦 理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由 檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手

4、續(xù)。 十二、2．2工程文件的歸檔范圍 2.2.1 對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià) 值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全、整理立卷后歸檔。 2.2.2 工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》 (GBT/50328-2014)附錄 A 的要求。 2.3 歸檔文件的質(zhì)量要求 2.3.1 歸檔的工程文件應(yīng)為原件。 2.3.2 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等 方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。 2.3.3 工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。 2.3.4 工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素

5、墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易 褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。 2.3.5 工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm）。圖紙宜 采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。 2.3.7 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般 采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù) 印件。 2.3.8 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。 1）竣工圖章的基本內(nèi)容包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù) 負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。

6、 2）竣工圖章示例如下（圖2.3.8）： 3） 竣工圖章尺寸為：50mmX80mmo 4） 竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。 2.3.9 利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平 面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。 不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/10609.3-89) 統(tǒng)一折疊成A4幅面(297mmX210mm)，圖標(biāo)欄露在外面。 2.4 歸檔文件立卷的原則和方法 2.4.1 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案 的保管和利用。 2

7、.4.2 一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí),工程文件應(yīng)按單位工程組卷。 2.4.3 立卷可采用如下方法： 1) 工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、施工文件、竣工圖、竣工 驗(yàn)收文件4部分； 2) 工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷； 3) 施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷； 4) 竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷； 5) 竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。 2.4.4 立卷過程中宜遵循下列要求： 1) 案卷不宜過厚，一般不超過 40mm。 2) 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。 三、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定 為加

8、強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供 利用，特制定本制度。 3.1工程文件接收 1. 各單位提供給項(xiàng)目部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由檔案資料室 統(tǒng)一接收；行政主管部門所發(fā)的行政方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收。 2. 項(xiàng)目部其它部門或個(gè)人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律 交檔案資料室。 3. 設(shè)備文件，采購部匯同有關(guān)部門對設(shè)備開箱驗(yàn)收后，及時(shí)將設(shè)備資料立卷歸 檔；設(shè)備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)部門。 4. 檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問 題應(yīng)及時(shí)整改。 5. 檔案資料室對接工程文件應(yīng)及時(shí)建

9、立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿式 臺帳），并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類工程文件的查詢檢索。 6. 登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按項(xiàng)目部領(lǐng) 導(dǎo)審定的工程文件分發(fā)表及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門。 7. 對接收的密級文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級文件 資料的借閱規(guī)定。 8. 檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記 帳和分類登記帳；對分發(fā)各部門的工程文件資料不進(jìn)行整編作業(yè)。 3.2工程文件資料發(fā)放 1. 分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。 2. 呈送上級單位的工程文件由項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。

10、 3. 檔案資料室按項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)審定的施工圖分發(fā)表、工程文件資料（當(dāng)工程施工 圖有限），檔案資料室僅提供給管理人員、專業(yè)分包單位或施工班組一套文件，不 足部分由專業(yè)分包單位或施工班組自費(fèi)復(fù)制。 4. 分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤? 5. 為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位 應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件 資料。 3.3設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定 1. 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián) 系單中所指定的部門及時(shí)傳遞并建立簽收記錄。 2.

11、設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)交檔案資料室歸檔保存，工程結(jié) 束后由檔案資料室向設(shè)計(jì)院提供全部設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單的復(fù)印件供設(shè)計(jì) 院編制竣工圖。 3. 凡涉及設(shè)計(jì)修改、變更，檔案資料室應(yīng)及時(shí)在歸檔圖紙的副本對應(yīng)卷冊圖紙 目錄上加蓋設(shè)計(jì)修改印章，并將變更單復(fù)印件及時(shí)放入卷冊內(nèi)。 四、單位職責(zé)及資料歸檔范圍 4.1單位職責(zé) 項(xiàng)目實(shí)行總承包，總承包單位負(fù)責(zé)對其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過程 進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單 位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。 、總承包單位：收集、編制、整理項(xiàng)目各單位工程施工文件的形

12、成、積累和歸 檔工作并進(jìn)行收集、匯總、立卷。 、各專業(yè)分包單位：負(fù)責(zé)收集、編制、整理合同承包范圍內(nèi)的分部分項(xiàng)工程施 工文件立卷歸檔。 4.2各單位資料歸檔范圍 、施工總承包單位歸檔范圍 1）所有單位工程施工、安裝等全部工程資料； 2）工程建設(shè)期間的工程聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更單 ； 3）收集各專業(yè)分包單位的全部工程資料（含設(shè)備調(diào)試、檢測及相關(guān)材料）； 4）提交歸檔范圍內(nèi)的所有工程資料（含影像資料）； 5）按時(shí)提交全套完整的竣工圖（一式三份），并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī) 定。 4.2.2 各分包單位的資料歸檔范圍 1）合同范圍內(nèi)的分部分項(xiàng)工程施工、安裝等全部工程資料（含設(shè)備調(diào)試、

13、檢測及 相關(guān)材料）； 2）2）分包范圍內(nèi)的竣工圖； 3）分包范圍內(nèi)的影像資料。 4.2.3 對不符合歸檔要求的處理： 對各分包單位提供的工程資料不完整或不符合歸檔要求的，檔案資料室有權(quán)退 回,各分包單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的工程 資料及案卷文件材料。 4.2.4 凡因各分包單位提供的工程資料不完整或不符合歸檔要求的,不能進(jìn)行工程 決算,各分包單位竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對分部分項(xiàng)工程的竣工資 料簽收合格后支付。 4.3 其它 工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規(guī)定執(zhí)行。 工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

14、 檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規(guī)定執(zhí)行。 五、聲像及電子文件檔案管理辦法 5.1歸檔的建設(shè)工程電子文件應(yīng)采用下表所列開放式文件或通用格式進(jìn)行存儲(chǔ) 文件類別 格式 文本（表格）文件 PDF、 XML、 TXT 圖像文件 JPEG、 TIFF 圖形文件 DWG、 PDF、 SVG 影像文件 MPEG2、 MPEG4、 AVI 聲音文件 MP3、 WAV 5.2 歸檔的建設(shè)工程電子文件的內(nèi)容必須與其紙質(zhì)版一致。 5.3 照片檔案應(yīng)符合以下要求： （1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁； 2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置； 3）使

15、用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于400萬有 效像素。 5.4錄像檔案應(yīng)符合以下要求： （1）主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)； （2）聲像資料因按工程各階段立卷，聲像資料與紙質(zhì)檔案應(yīng)建立相應(yīng)的標(biāo)識關(guān)系（文 字說明）； 文字說明包括：工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計(jì)單位、施工單位、地點(diǎn)、開工日期、 竣工日期、占地面積、建筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、攝影日期等。 六、設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單管理規(guī)定 6.1設(shè)計(jì)變更制度 1. 應(yīng)盡量減少施工中的設(shè)計(jì)變更與簽證，如若不可避免，按本制度執(zhí)行。 2. 各現(xiàn)場專業(yè)工程師要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，把好工程

16、質(zhì)量 關(guān)，并努力降低工程造價(jià)。在工程開工前，仔細(xì)研究圖紙，并組織圖紙會(huì)審，將施 工圖中出現(xiàn)的問題提前解決，對工程圖紙不齊全的部分，需及時(shí)督促設(shè)計(jì)單位補(bǔ)充、 修改圖紙。 3. 工程設(shè)計(jì)變更的具體經(jīng)辦人是項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人，具體負(fù)責(zé)與公司總工及使 用單位、設(shè)計(jì)單位、施工承包單位聯(lián)系，并負(fù)責(zé)分發(fā)設(shè)計(jì)變更通知單。 4. 所有設(shè)計(jì)變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承 諾，事后必須在7日內(nèi)補(bǔ)辦完設(shè)計(jì)變更通知單。 5. 設(shè)計(jì)院以郵寄、傳真等方式的設(shè)計(jì)變更資料，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)簽收并報(bào)送項(xiàng) 目部備確認(rèn)案后，技術(shù)負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)發(fā)專業(yè)工程師組織實(shí)施。 6. 各專業(yè)工程師在接到設(shè)計(jì)變更資料后應(yīng)當(dāng)

17、天分發(fā)到施工承包單位、監(jiān)理單位 并監(jiān)督實(shí)施。 7. 設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容完成后三天內(nèi)由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結(jié)果，并報(bào)送項(xiàng) 目經(jīng)理審核。 8. 經(jīng)審核的執(zhí)行結(jié)果備案登記，作為今后結(jié)算的依據(jù)。 6.2簽證管理制度 1 .簽證涉及到投資、工期等工程內(nèi)容。為了做到有效控制工程造價(jià)和工期，所 有現(xiàn)場管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標(biāo)文件，需審核施工單位提交的施工 組織設(shè)計(jì)，嚴(yán)格控制現(xiàn)場簽證。 2. 發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內(nèi)容及工程量 的增減經(jīng)批準(zhǔn)后，且在確保工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)保持不變的前提下，方能實(shí)施 簽證。工程施工現(xiàn)場簽證由施工單位、工程監(jiān)理和項(xiàng)目部現(xiàn)場管

18、理人員共同簽證， 嚴(yán)禁事后補(bǔ)簽。 3. 現(xiàn)場簽證單由施工單位報(bào)送，經(jīng)現(xiàn)場監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后，由現(xiàn)場專 業(yè)工程師和項(xiàng)目經(jīng)理復(fù)核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。 4. 工程使用材料的質(zhì)量、價(jià)格如有特殊情況需簽證時(shí)，由工程監(jiān)理、項(xiàng)目部有 關(guān)人員共同簽證。 5. 已審核同意的簽證，分包單位必須按期執(zhí)行，否則，造成的損失由分包單位 承擔(dān)。由于分包單位對施工圖閱讀不仔細(xì)等原因造成的返工不予認(rèn)可，因此延誤工 期由分包單位負(fù)責(zé)。 七、工程竣工圖編制管理規(guī)定 7.1編制竣工圖的形式和深度 1. 凡按圖施工沒有變動(dòng)的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同） 在原施工圖上加蓋“竣工圖”標(biāo)志后

19、，即作為竣工圖。 2. 凡在施工中雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工圖 的，可不重新繪制，由施工單位負(fù)責(zé)在原施工圖（必須是新藍(lán)圖）上注明修改的部 分，并附以設(shè)計(jì)變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標(biāo)志后，即作為竣工圖。 3. 凡結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在 原施工圖上修改、補(bǔ)充者，應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖。由于設(shè)計(jì)原因造成的，由 設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)重新繪圖；由于施工原因造成的，由施工單位負(fù)責(zé)重新繪圖；由于其 他原因造成的，由建設(shè)單位自行繪圖或委托設(shè)計(jì)單位繪圖。施工單位負(fù)責(zé)在新圖上 加蓋“竣工圖”標(biāo)志并附以有關(guān)記錄說明，作為竣工圖。重大的改建

20、、擴(kuò)建工程涉 及原有工程項(xiàng)目變更時(shí)，應(yīng)將相關(guān)項(xiàng)目的竣工圖資料統(tǒng)一整理歸檔，并在原圖案卷 內(nèi)增補(bǔ)必要的說明。 4. 竣工圖一定要與實(shí)際情況相符，要保證圖紙質(zhì)量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔、 字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制。竣工圖要經(jīng)承擔(dān)施工的技術(shù) 負(fù)責(zé)人審核簽認(rèn)。 7.2編制竣工圖的分工 1.建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行總包制的各分包單位應(yīng)負(fù)責(zé)編制分包范圍內(nèi)的竣工圖，總包單 位除應(yīng)編制自行施工的竣工圖外，還應(yīng)負(fù)責(zé)匯總整理各分包單位編制的竣工圖?？?包單位在交工時(shí)應(yīng)向建設(shè)單位提交總包范圍內(nèi)的各項(xiàng)完整、準(zhǔn)確的竣工圖。 2.建設(shè)項(xiàng)目由建設(shè)單位分別包給幾個(gè)施工單位承擔(dān)的，各施工單位應(yīng)負(fù)責(zé)編制 所承包

21、工程的竣工圖，建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總整理。 3. 建設(shè)項(xiàng)目在簽訂承發(fā)包合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定竣工圖的編制、檢驗(yàn)和交接等問 題。 4. 建設(shè)單位應(yīng)組織、督促和協(xié)助各設(shè)計(jì)、施工單位檢驗(yàn)各自負(fù)責(zé)的竣工圖編制 工作，發(fā)現(xiàn)有不準(zhǔn)確或短缺時(shí)，要及時(shí)采取措施修改和補(bǔ)齊。 7.3竣工圖編制的套數(shù) 大中型項(xiàng)目、重要公用工程和其它特殊性項(xiàng)目的竣工圖至少應(yīng)編制三套，一套 送城建檔案部門歸檔，二套由生產(chǎn)或使用單位保存。一般小型項(xiàng)目至少編制二套， 一套送城建檔案部門歸檔，一套由生產(chǎn)或使用單位保存，作為維護(hù)、改造、擴(kuò)建的 依據(jù)。項(xiàng)目竣工圖套數(shù)應(yīng)該在簽訂施工合同時(shí)明確規(guī)定。 7.4竣工圖編制費(fèi)用 竣工圖編制費(fèi)用以第二條的分工及第三條規(guī)定的套數(shù)為基準(zhǔn)，增加部分的費(fèi)用 由籌建單位負(fù)責(zé)。竣工驗(yàn)收后需要復(fù)制的，復(fù)制費(fèi)用由使用單位負(fù)責(zé).