《電子郵件培訓》PPT課件.pptx

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1、電子郵件禮儀培訓,發(fā)送職業(yè)化的、高效的郵件,Content,01,02,03,04,郵件的重要性和作用,郵件的困擾及基本原則,郵件的格式及案例分析,郵件的回復及商務禮儀,目錄,05,郵件的使用場景及要求,電子郵件溝通的重要性,你會很驚訝地發(fā)現(xiàn)在當今這個時代,一些管理者仍然沒有意識到電子郵件的交流是多么重要,許多管理者不及時地回復電子郵件或根本不回復,或者回復郵件的時候并不是回答那些問到的問題。非常專業(yè)地處理電子郵件會使你成為一個更好的管理者,會使你的公司很有競爭力。 Phillip Hunsaker 管理技能與方法附錄C,電子郵件,重要性1:明晰責任 如果當面說或者在電話里講,對方左耳聽右耳也

2、許就忘了,許多事情從此“死無對證”。 電郵存在公司服務器上,白紙黑字,誰也賴不掉 重要性2、記錄過程 使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結(jié)論,以及達成的共識一目了然,并保持跟進直至工作完成 能準確及時地記錄事項進程、討論內(nèi)容以及行動細則,并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功能 充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關注于事實而不是感受,或其他個性和工作風格上的差異,并以合理的方式解決意見不和以及爭端,電子郵件溝通的重要性,郵件的作用,4,郵件的困擾,5,你在工作中 每天接收多少郵件? 有多少是工作郵件? 有多少是無用郵件?,公司郵件使用情況,職員每天收到 1020 封郵件,產(chǎn)品經(jīng)

3、理、投資經(jīng)理每天收到 4050 封郵件,部門負責人每天收到 5070 封郵件,總經(jīng)理一天收到 80100 封郵件,郵件基本原則,便于閱讀者理解 表達清楚,避免歧義 有歧義的郵件會造成別人誤解,大大增加溝通成本,或造成結(jié)果南轅北轍 言簡意賅 冗長、表達混亂的郵件,會令人難以理解,并且心存反感,不利于溝通,甚至使情況惡化 有明確的時間要求 無明確的時間要求,會給人造成不重要的印象,因此優(yōu)先級靠后,同時也不能人為夸大重要性,否則為以后工作造成隱患,“在商務交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節(jié)省時間”,收件人,正文內(nèi)容,01,主題,附件,02,04,05,稱呼、問候語,簽名、落款,03,06,郵件的

4、格式,03 06 為郵件主體,員工,部門經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部經(jīng)理、人事專員,員工,部門經(jīng)理,副總經(jīng)理、綜合管理部經(jīng)理、人事專員,員工,部門經(jīng)理,部門經(jīng)理,部門經(jīng)理,部門經(jīng)理,主送,主送,抄送,收件人,收件人(To): 直接收信人, 要求收信人回復確認、歸檔保存或有直接關系、直接負責的人。,抄送(Cc): 間接收信人, 供參考、了解即可、可提意見或間接關系、間接責任的人。,收件人,收件人選事例: 收件人(抄送)排列基本禮儀:,客戶在前,其他在部門在前,優(yōu)先,收件人,收件人-郵件發(fā)送對象的選擇(1),工作計劃的發(fā)送 經(jīng)理人的工作計劃主送工作計劃的下達對象,抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關

5、經(jīng)理人 為保持部門內(nèi)部計劃對外的一致性,部門內(nèi)部計劃原則上只有一個計劃可以跨部門傳達,特殊情況可以根據(jù)需要處理 項目通報類的郵件 主送給項目小組成員 抄送給項目小組成員的直接上級、項目主要領導 尋求跨部門支持的郵件 一般主送給尋求支持的人,抄送給他的直接上級 同時抄送本部門的直接上級 這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持,收件人-郵件發(fā)送對象的選擇(2),小心使用抄送(CC)/ 密送(BCC)功能 CC是指發(fā)送給收件人的同時,也讓其他一或多人收到該郵件,并且也讓收件人知道這種情況 BCC與CC的區(qū)別是收件人并不知道你把該郵件發(fā)送給了其他人(當心接收方回復這封信?。?。建議只BCC給自己,作為郵件

6、發(fā)送成功的檢驗。 將CC人數(shù)降至最低,確認收信對象是否需要收到這封信,以免造成不必要的困擾和垃圾 “全部答復”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件 如果我給12個人發(fā)送了郵件,請問他們是否能在某時間出席會議 應該只有我收到12封回復,而不是大家收到12*12=144封!,收件人-郵件發(fā)送對象的選擇(3),選擇郵件發(fā)送對象的時候避免以下現(xiàn)象 非重要的一般性的溝通,避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理 避免將細節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員,特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務細節(jié) 避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次反復發(fā)給全部收件人、抄送人,用見面直接交流代替 對發(fā)件人的提出的問題不

7、清楚、或有不同意見,應該與發(fā)件人單獨溝通,不要當著所有人的面,不停交互郵件與發(fā)件人討論 你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件 隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息 郵件對不相干的人員就是垃圾 一般只有公司領導或職能部門才能向群體發(fā)送郵件,郵件的標題是郵件標記,能夠第一時間告訴收件人郵件大致內(nèi)容、郵件的性質(zhì)、郵件的重要性。所以標題不能空白。,1,標題要簡明扼要,對外可以標記公司“博彥科技關于”,但不太長,標題出“”才能顯示完整。,2,標題要盡量可以反映郵件內(nèi)容、郵件的目的。一封只能有一個主題。,3,主題,要適當用使用相關符號(如“* !”等)來突出標題,引起收件人注意,不要隨便使

8、用“緊急”之類。,4,以下郵件問題?,April 2014-04-25 10:11,主體,郵件格式,基本上與書信格式相似。只是因為電子郵件的軟件在設置上因有所不同。,稱呼,正文,問侯語,祝頌語,署名(日期)/簽名,主體,1,無論發(fā)給誰如要有稱呼,無論你與收件人的關系如何,郵件的開頭要稱呼收件人,這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的。,2,使用適當?shù)姆Q謂,多人收件使用統(tǒng)稱,如:各位、各部門、hi all(一般企業(yè)內(nèi)部、不是十分正式情況可以使用); 如果對方有職務,應按職務尊稱對方,如“XX經(jīng)理”;如果不清楚職務,則應按通常的“XX先生”、“XX小姐”稱呼(可別搞錯性別)。 中商務禮

9、儀中,不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。 對外商務禮儀里,稱呼全名是不禮貌的,不要逮誰都用個“Dear xxx”,顯得很熟一樣。,3,內(nèi)部溝通不在乎格式,如果公司屏蔽了聊天工具,email取代成為了即時聊天工具就不用在乎格式了。,稱呼、問候語,Email其實就是應用文寫作一種載體,所以書寫時可參考以前學過的相關應用文寫作。 正文要盡量在郵件寫完,包括表格或文檔也要盡可能放到正文中(哪怕是圖片也行),要避免對方打開郵件后還要打開附件的時間。,簡明扼要,行文通順,能夠按1、2、3列條理說明的就不長篇大論。 正文要段落分明,不一篇文章一段到底,讓人看了眼累。 對于正文

10、段落格式是否要首先縮進2格,就看各人習慣。只是段落分明、條理清晰就好。,條理清析、段落分明,對于很多帶有技術介紹或討論性質(zhì)的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,會顯得更加明子。 圖形表格文字,圖表給合,正文,根據(jù)自己與收件人的關系程度、業(yè)務層級,選擇恰當?shù)目谖钦Z氣。 端正態(tài)度、尊重對方,對事不對人,不進行人身攻擊,因為發(fā)郵件時根本不知道對方的表現(xiàn),郵件一出無法收回。 多使用“請”、“謝謝” 之類的敬詞。,態(tài)度委婉,語氣和協(xié),中文用宋體或新宋體,英文就用Verdana 或 Arial 字型;字號用五號或10號字即可。 對于要需要加強的內(nèi)容,可以使用彩色加粗字體或下畫線字,但不

11、能使用紅色字體(紅色字是不禮貌,而且書信中有絕交之意),合適字體字號、 著重提示重要信息,在一些誤樂性的郵件中使用表情( )或網(wǎng)絡用語(確認啊,親),出一定的輕松氣氛,但在商務信函里面最好要慎用,這樣會顯得比較隨意、輕浮、不嚴謹,會讓客戶感覺不安。,不使用怪異符號,正文,發(fā)送前多檢查,一次成功 發(fā)送前多檢查,郵件是否把相關信息全部說清楚,說準確;行文是否通順,拼寫是否有錯誤。 不要過兩分鐘之后再發(fā)一封“補充”、“請以此為準”、“更正”之類的郵件,這會讓人很反感。,多檢查,23,必要時放發(fā)附件,能不發(fā)附件盡量不發(fā)。,郵件帶有附件,應在正文里面提示查看附件; 附件文件應按相關包括的內(nèi)容來命名;如果

12、用附件1、2、3來命名,應在正文羅列相應名稱; 附件數(shù)目不宜超過4個,數(shù)目較多分類壓縮; 如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用; 如果附件不宜過大(我們公司不能超過8MB),過大應分割成幾個小文件分別發(fā)送 。,附件,雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你,但不要為你的朋友設計這樣的工作。,A,企業(yè)郵箱,簽名應該規(guī)范,而且大部分公司有自己的標準模板。,C,個人私人郵箱,簽名可以隨意,姓名+電話即可。,B,簽名、落款,25,順頌籌祺,此致敬禮,身體健康,祝您宏圖大展,Best regards!,祝您順利,簽名、落款,26,如果有簽名就無須在正文中再落款簽名。 如果沒有簽名要落款,

13、只需在左頂格落款即可,而無需使用紙制文檔的右對齊落款(因為電腦寬屏顯示,右齊會顯得不協(xié)調(diào))。,個人落款,案例分析1,發(fā)送會議記錄時,所有參會人員是收件人,未能參會的相關人員是抄送人.,27,案例分析2,If you have any query, pls let me know! If you have any question, dont hesitated to call me! 如果有任何問題,請隨時和我聯(lián)系!,28,案例分析3,再簡單的內(nèi)容,也需要用一句完整的話,以示對對方的禮貌。,29,案例分析4,稱呼需要包括所有收件人。 避免被漏掉的人感覺到被輕視。,30,案例分析5,對客戶最好使

14、用尊稱“您”。 多說兩句話,“請查收”,“如果有任何事情隨時聯(lián)系我?!钡鹊纫允緦蛻舻闹匾暫完P心。,31,案例分析6,確認對方的名字書寫正確。,32,案例分析7,要求對方給予確認,或反饋的,請將對方需要確認和反饋的時間寫清楚。,33,案例分析8,確保內(nèi)容沒有錯別字! 標點符號使用正確!,34,案例分析9,大串數(shù)字要加千分號,便于一目了然。,35,案例分析10,36,案例分析11,不要忘記粘貼附件!,37,案例分析12,發(fā)出修改的郵件,請在郵件中簡述修改過的地方。以便對方很快了解。,38,案例分析13,收件人稱呼和郵件正文之間要留空行。,39,案例分析14,簽名應該不僅是自動簽名。 簽名與郵件正

15、文間隔不要太大,或者太小。太大太小都會影響美觀。,40,案例分析15,是否可以多說兩句?附件的資料內(nèi)容?轉(zhuǎn)發(fā)附件的主要內(nèi)容? 畢竟我們不是郵差,把自己消化過的東西給到對方。體現(xiàn)自己價值的同時,方便對方。,41,案例分析16,即使內(nèi)部郵件,也至少需要有FYI.,42,案例分析17,商業(yè)往來郵件,全部齊頭就好了。不必按照中文的書面要求,開頭空兩格。,43,案例分析18,說句話,說句話,別這么硬邦邦,干巴巴。,44,案例分析19,給個稱呼,即使是內(nèi)部,即使是你的下屬。禮貌些。,45,案例分析20,想勸說客戶,但不要有威脅之意。把兩方面的優(yōu)劣勢客觀地擺出來,讓客戶自己評判。 如果你想引導客戶,追一個電

16、話,用口頭來引導,46,案例分析21,A.請盡快郵件回復我,廣告監(jiān)測數(shù)據(jù)是由媒體提供還是由neo提供。 B.有關廣告監(jiān)測數(shù)據(jù)來源的問題,麻煩您盡快告知。,47,案例分析22,第一個字母大寫。 Hi 后面如果有名字,就不用加逗號。 名稱后需要加逗號。 Hi Dear Shanshan,48,案例分析23,不要做郵差。根據(jù)鏈接內(nèi)容給予你的看法和建議。 稱呼 文件主題和簽名之間要有點距離。,49,案例分析24,不要忘記簽名 稱呼和內(nèi)容之間要留有空間,50,案例分析25,附件是什么?你想讓對方做什么?還是你回復什么任務?是否可以寫出來?,51,案例分析26,齊頭信比較美觀,52,案例分析27,郵件是正

17、式的溝通方式,盡量不要用些小孩子感覺的符號。,53,案例分析28,對于一些不能夠按照之前承諾提供給客戶的東西,如果用郵件告知,請務必充分地說明理由,并表示歉意。并在郵件發(fā)出后,給予客戶電話再次溝通。不要給客戶“因為覺得我們食言而生氣”的時間和機會。 或者你可以先電話溝通,跟客戶解釋清楚后,再發(fā)書面郵件。說“正如和您電話中溝通的,由于xx原因,我們不能”。,54,案例分析29,附件粘貼后,要打開附件查看,避免粘錯附件。,55,案例分析30,注意附件粘貼的位置,不要截斷郵件的內(nèi)容和簽名。,56,案例分析31,對于客戶提出的意見要給予反饋和解決,而不是僅僅表示感謝。 要給客戶一個時間概念,什么時候我

18、們會提交什么文件。,57,案例分析32,不同的內(nèi)容之間,留個空行,不僅美觀,也方便閱讀。,58,案例分析33,不要從別的地方直接copy文字,因為大小和字號會不同。麻煩別偷懶!,59,案例分析34,郵件的主題不要遺漏。 拼寫錯誤可能會鬧笑話。,60,案例分析35,千萬不要忘記寫郵件主題 一個主題一封郵件,避免對方理解錯誤,61,針對性,及時性,限制性,主動性,區(qū)別性,理想的回復時間是2小時內(nèi),般不要超過24小時。 “已收到,將安排處理,一旦有結(jié)果及時回復”等。 設定自動回復功能。,當回件答復問題的時候,最好把相關的問題 抄到回件中,然后逐個附上答案。,郵件來往超3次,解決不了問題,使用電話等即

19、時溝通工具。 不出現(xiàn)太多的RE。,區(qū)別Reply和Reply All 問題討論單一討論,有結(jié)論再告之所有人。 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。,為避免無謂的回復,可在文中指定收件人給出回復,或提示:“全部完畢”、“事項終結(jié)”、“以上請知悉,無需回復”等。,郵件回復,63,回復的注意事項,1、 及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后,應即刻回復對方,因為這是對他人的尊重;理想的回復時間是2小時內(nèi); 如果事情復雜,無法及時確切回復,應該及時的回復說:“收到,我正在處理,一旦有結(jié)果就會及時回復,等等”; 如果你正在出差或休假,應設定自動回復功能。 2. 進行針對性回復 當回件答復問題的時

20、候,最好把相關的問題抄到回件中,然后附上答案。不要太簡單,那樣太生硬了,應該進行必要的闡述,讓對方一次性理解,避免再反復交流,浪費資源。,64,3. 回復一般不少于10個字 對方給你發(fā)來一大段郵件,你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼,這是非常不禮貌的。,回復的注意事項,4. 主動控制郵件的來往 為避免無謂的回復,浪費資源,可在文中指定部分收件人給出回復,如:“望XXX指示為盼”或“請XXX補充意見”。對于不需要回復的郵件可在文末添上以下語句:“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考,無需回復”。,提示和說明,溝通確認和反饋 對重要溝通事項,在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方 引起關

21、注;或請對方確認收到Email 如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海,不一定是對方 不重視,嘗試再次提醒 轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎 不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權的接收人 郵件長度 郵件的閱讀時間不要超過10分鐘(個人建議500字以下) 回信時注意保持線索 想回復對方的回復,就不要創(chuàng)建一封新郵件。因為它打斷了原始郵件和回復郵件之間的關聯(lián)(“線索”) 一旦失去關聯(lián),雙方就難以跟蹤郵件的次序,尤其是經(jīng)過多次收發(fā)的郵件,電子郵件實施禮儀規(guī)則重要性的原因有如下3個: 專業(yè)特性: 通過使用合適的郵件語言,你可以傳達出一個專業(yè)的形象,“我很專業(yè)!” 特別是對那些我們不認識的人,這是他們判斷我們的唯

22、一方法。 效率: 郵件組織得當、條理清晰,避免浪費他人時間 嚴肅性 商務電子郵件不同于私人郵件,它具備嚴肅性和商務規(guī)范性,電子郵件商務禮儀注意事項,電子郵件應當注意編碼 在向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時,必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng),以保證對方可以收到自己的郵件。 電子郵件應當慎選功能 慎用各種信紙。 一方面,對電子郵件修飾過多,難免會使其容量增大,收發(fā)時間增長。 一方面,電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。,電子郵件商務禮儀注意事項,郵件中出現(xiàn)錯別字會被認為是做事不認真,客戶由此判斷一個團隊做事不認真。因此,一個有錯別字的郵件可能導致幾百

23、萬上千萬訂單的損失 如果使用outlook等寫英文郵件,則每次使用“拼寫檢查”。如果寫中文郵件,則自己要會檢查?;蛘哔N到word中進行中文語法檢查 特別注意不要把人名寫錯。寫錯人名給人的感覺是極不尊重對方。(自己的名字按身份證上寫,不要說“身份證是錯的”,更不要按自己的喜歡來寫) 常見寫錯的名字有:麗莉利,平蘋萍,洪紅宏,華樺,清青菁,林淋琳,玲鈴,民明名,生升,嬌姣,英瑛,電子郵件商務禮儀注意事項,正確的標點符號給人的感覺是“你很專業(yè)”。以下的標點符號是不正確的,你知道嗎?,(1)、會議時間:9:0010 :00 (2)、日期:2011、7、12 2.3.1. 2.3.2. 一、要注意不要出

24、現(xiàn)錯別字; 二、要注意標點符號要正確。,細節(jié)決 定成敗,電子郵件商務禮儀注意事項,收件人/抄送: 收件人和抄送名單是否正確區(qū)分? 主題: 是否反映了郵件內(nèi)容? 正文糾錯 有沒有打字錯誤、標點符號錯誤? 簽名標簽: 是否包括所有信息,尤其是您手機號碼? (事先在模板中設置好) 格式: 排版是否整潔、清晰 附件: 您是否刪除了先前的不必要的郵件和附件? 您是否壓縮附件?(大于10MB). 圖形附件是否正向? 附件文檔是否正確?,電子郵件商務禮儀注意事項,溝通方式 面對面:直接、效果好,遠程無法實現(xiàn) 電話:迅速,清楚,可遠程交流,但沒有記錄,轉(zhuǎn)述容易出錯 郵件:可遠程交流,為什么要寫郵件?,為什么要

25、寫郵件? 電話語音交流,沒有記錄,郵件有文字作為依據(jù) 文字表達更準確,原樣轉(zhuǎn)發(fā)可不使信息走樣 郵件是內(nèi)部溝通的重要手段 郵件是部門之間協(xié)作的重要依據(jù) 郵件是各地與總部溝通的主要渠道,需要發(fā)送郵件的情況,業(yè)務談判,事件處理 正式工作報告,日常請示 部門之間事務往來 備忘與確認 信息發(fā)布(政策,通知) 知識推薦和問題討論 難以簡單用口頭表達說明清楚的事項,郵件使用場景1,出差在外,需要向公司傳遞資料 問題:使用qq,需要雙方同時在線,使用離線 傳送不安全。 解決:將資料作為附件傳送,并在郵件正文中 進行說明。,郵件使用場景2,小組成員間分享與客戶溝通記錄 問題:小組人員分散,不容易聚在同一地點。

26、口頭表達,往往缺乏條理性,丟失重要細節(jié) 解決:將溝通記錄進行整理,發(fā)送給小組的其 他成員。,郵件使用場景3,布置任務 問題:面對面交流時雙方都說的很盡興,不但談了當前的任務,還展望了未來美好的前景。分手后卻不能確定對方是否已經(jīng)記住了所有的要點。 解決:立刻將談話內(nèi)容進行整理并 發(fā)送相關人員。如果上級沒有做, 作為下屬也要立刻按照自己的理解 整理,發(fā)送上級并取得確認。,郵件使用場景4,公司發(fā)布關于下發(fā)執(zhí)行貸款損失準備計提標準的通知 問題:如果公司領導對此通知有批示,如何處理?發(fā)布rtx不能保存,發(fā)布bbs不能立刻讓全體員工看到。 解決:通知用郵件發(fā)送,公司總經(jīng)理在郵件的基礎上全部回復,將自己的批

27、示發(fā)送給全體員工,郵件使用場景5,領導交辦任務需要頻繁與第三方聯(lián)系 問題:如果頻繁的事無巨細的向領導匯報,會耽誤領導時間,如果不匯報不知道什么時候領導會問,在任務的平臺期,會讓領導感覺自己沒有努力工作。 解決:與客戶溝通過程中,將關鍵的郵件cc給領導,郵件使用場景6,領導讓兩個人共同完成一份文檔 問題:如果兩個人分別給領導發(fā),領導還要合并,顯然不合適。如果交給一個人合并,并發(fā)送給領導,是否有冒功之嫌? 解決:由一個人將文檔作為附件發(fā)送 給領導,在郵件中說明是兩個人共同 完成的,同時,很重要的一點是要 CC給另一個人。,郵件使用場景7,一年前完成的一個項目,在項目過程中與客戶進行了多輪的磋商,現(xiàn)

28、在有些過程及具體數(shù)據(jù)記不清了。 問題:在討論過程中,雙方各執(zhí)一詞,由于時間比較長事件的進展過程無法追溯 解決:如果在項目進行的關鍵時間和 關鍵問題上都通過郵件進行了交流, 此時可以通過調(diào)閱這些郵件對問題進 行澄清。,郵件使用場景N,歡迎大家補充,企業(yè)郵箱的使用規(guī)范及要求,使用時間: 上班:第一時間登陸郵箱,實時接收并回復郵件; 出差:每晚回住處或其他可辦公地點進行郵件收發(fā)及處理; 回復時間: 收到郵件后,主接收人必須立即予以回復(在本權限范圍內(nèi)能夠解決或協(xié)商解決的)或轉(zhuǎn)發(fā)上級領導(在本權限范圍無法解決的,附上自己的意見),嚴禁拖沓、推諉、延遲,否則將以查詢郵件收發(fā)時間采用倒推方式對責任人進行嚴厲處罰。最遲不得超過36小時。 緊急事件電話溝通,事后可補發(fā)郵件要求對方確認。,81,電子郵件使用技巧,電子郵件安全,電子郵件安全設置,修改密碼,修改存 儲位置,客戶端加密,郵件備份,單個文件夾 超過2G處理,85,謝 謝!,

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