機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定.ppt

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1、機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定,綏中縣檔案局 晉 軍 2019.1,國家檔案局令 第13號 機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定已經(jīng)國家檔案局局長辦公會議審議通過，現(xiàn)予公布，自2019年1月1日起施行。 2018年10月11日,第一章 總則,第一條 為了加強(qiáng)各級黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法機(jī)關(guān)檔案工作條例等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。,第一章 總則,第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家

2、檔案事業(yè)的重要組成部分。 機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。,第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。 國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。,第一章 總則,第一章 總則,檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時，以進(jìn)入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)

3、制有關(guān)檔案資料等方式開展。 中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。,第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。 機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。 第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。 檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi)，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi)，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算。,

4、第一章 總則,第二章 機(jī)構(gòu)和人員,第七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳（室）（或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu)，下同）及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。 第八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。 經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點(diǎn)相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu)，對相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。,第二章 機(jī)構(gòu)和人員,第九條 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下簡稱機(jī)關(guān)檔案部

5、門）應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。 縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員。,第二章 機(jī)構(gòu)和人員,第十條 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是： （一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案； （二）制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃； （三）對機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行

6、監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)； （四）負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開工作；,第二章 機(jī)構(gòu)和人員,（五）負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理； （六）接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報(bào)告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案； （七）負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育活動； （八）對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機(jī)關(guān)提出表彰獎勵建議；對違反檔案管理要求的部門或個人，向機(jī)關(guān)提出處理建議。,第二章 機(jī)構(gòu)和人員,第十一條 機(jī)關(guān)通過政府購

7、買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。 機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合檔案服務(wù)外包工作規(guī)范（DA/T68）規(guī)定。,第二章 機(jī)構(gòu)和人員,第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。 不具備前述知識背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專

8、業(yè)知識和技能培訓(xùn)。 第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。,第三章 基礎(chǔ)設(shè)施,第十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。 檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。 縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。,第三章 基礎(chǔ)設(shè)施,第十五條 檔案辦公用房面積按照黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔

9、案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。 檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按（檔案存量 年增長量存放年限）60m/萬卷（或10萬件）測算。檔案數(shù)量少于2500卷（或25000件）的，檔案庫房面積按15m測算。 整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。,第三章 基礎(chǔ)設(shè)施,第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。 檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護(hù)。 檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用

10、房。,第三章 基礎(chǔ)設(shè)施,第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ67）規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25）規(guī)定。 檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25）規(guī)定。,第三章 基礎(chǔ)設(shè)施,第十八條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。 檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓

11、面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。,第三章 基礎(chǔ)設(shè)施,第十九條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報(bào)警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。 保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。 第二十條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級防火門，配備火災(zāi)自動報(bào)警設(shè)備。,第三章 基礎(chǔ)設(shè)施,第二十一條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄

12、等防護(hù)設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。 第二十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需,第三章 基礎(chǔ)設(shè)施,求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求。 縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防

13、和信息化工作的基本需求。,第四章 管理要求,第一節(jié) 一般規(guī)定 第二十三條 機(jī)關(guān)檔案包括： （一）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會計(jì)檔案 （二）機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案； （三）照片、錄音、錄像等音像檔案； （四）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案 （五）印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案 （六）其他檔案。 前款（一）（二）（三）項(xiàng)包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。,第四章 管理要求,第二十四條 機(jī)關(guān)全部檔案構(gòu)成一個全宗。機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立并定

14、期完善全宗卷。全宗卷應(yīng)當(dāng)包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照全宗卷規(guī)范（DA/T12）執(zhí)行。 第二十五條 機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準(zhǔn)確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實(shí)用有效。 涉及國家秘密檔案的管理應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。,第四章 管理要求,第二節(jié) 形成與收集 第二十六條 機(jī)關(guān)履行職責(zé)過程中應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。機(jī)關(guān)辦公自動化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。 文件材料形成時，應(yīng)當(dāng)采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整

15、。,第四章 管理要求,第二十七條 機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍。 機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動中形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)設(shè)立臨時機(jī)構(gòu)處理專項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料；機(jī)關(guān)向社會和個人征集的、與機(jī)關(guān)有關(guān)文件材料等。,第四章 管理要求,第二十八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時應(yīng)當(dāng)及時修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。 文件材料歸檔范

16、圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計(jì)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。 機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報(bào)機(jī)關(guān)審查同意后施行。,第四章 管理要求,第二十九條 文書檔案的收集范圍按照機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定制定執(zhí)行。 會計(jì)、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合會計(jì)檔案管理辦法、科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范（DA/T2）、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范（DA/T28）及國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法規(guī)定。 照片檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)符合照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821）和數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范（DA/T50）規(guī)定。

17、其他門類檔案收集范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。,第四章 管理要求,第三十條 電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)符合數(shù)字檔案室建設(shè)指南、電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894）、文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T46）、照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案（DA/T54）、錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案（DA/T63）等規(guī)定。,第四章 管理要求,第三節(jié) 整理與歸檔 第三十一條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)當(dāng)保持一致，不得隨意變動。 機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問

18、題）、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。,第四章 管理要求,第三十二條 機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理。 文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件（張）等為單位進(jìn)行整理。科技檔案、人事檔案、會計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。,第四章 管理要求,第三十三條 機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號。檔號應(yīng)當(dāng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合檔號編制規(guī)則（DA/

19、T13）、歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22）和數(shù)字檔案室建設(shè)指南要求，不同載體或形式的檔號編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。,第四章 管理要求,機(jī)關(guān)檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會計(jì)（KU）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（SJ）、公務(wù)電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實(shí)物檔案（SW）設(shè)置一級門類代碼，按照科研（KJKY）、基建（KJJJ）、設(shè)備（KJSB）設(shè)置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置二級門類代碼。,第四章 管理要求,第三十四條 機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)編制檢索工具，滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要。 機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案

20、著錄規(guī)則（DA/T18）進(jìn)行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)詳細(xì)著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應(yīng)當(dāng)與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對應(yīng)。,第四章 管理要求,第三十五條 機(jī)關(guān)檔案經(jīng)文書或業(yè)務(wù)部門整理完畢后，應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔；采用辦公自動化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的，應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。 歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點(diǎn)核對，并履行交接手續(xù)。機(jī)關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸的，還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。,第四章 管理要求,第三十六條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。電子文件

21、需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。 滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔。,第四章 管理要求,第四節(jié) 保管與保護(hù) 第三十七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行存儲和保管。檔案存儲和保管應(yīng)當(dāng)確保實(shí)體安全和信息安全。 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，以應(yīng)對突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。,第四章 管理要求,第三十八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)做好檔案防火、防盜、防紫外線

22、、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。庫房溫濕度應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25）規(guī)定。 檔案庫房不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。,第四章 管理要求,第三十九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)；定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。 第四十條 機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)定期組織人員對檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對保管狀況進(jìn)行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。,第四章 管理要求,第四十一條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時對受損、易損檔案進(jìn)行修

23、復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作，必要時進(jìn)行復(fù)制備份，做出修復(fù)說明。 第四十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動保護(hù)用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。,第四章 管理要求,第五節(jié) 鑒定與銷毀 第四十三條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行，由辦公廳（室）負(fù)責(zé)人主持，檔案部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。 鑒定結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定工作報(bào)告。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；對確無保存價值的檔案，

24、應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。,第四章 管理要求,第四十四條 經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀。 （一）機(jī)關(guān)檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責(zé)任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報(bào)請審核批準(zhǔn)；,第四章 管理要求,（二）機(jī)關(guān)分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳（室）負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見； （三）機(jī)關(guān)檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名或

25、蓋章。銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。,第四章 管理要求,第四十五條 檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場所進(jìn)行。 電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)，并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動記錄銷毀活動。 涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國家秘密載體銷毀管理規(guī)定。,第四章 管理要求,第六節(jié) 利用與開發(fā) 第四十六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。機(jī)關(guān)保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 利用檔案應(yīng)當(dāng)履行查閱

26、手續(xù)，進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。 第四十七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照中華人民共和國政府信息公開條例等有關(guān)規(guī)定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。,第四章 管理要求,第四十八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，采 取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價值。 全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當(dāng)納入全宗卷管理。 第四十九條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴(kuò)展檔案開發(fā)的力度和深度。,第四章 管理要求,第七節(jié) 統(tǒng)計(jì)與移交 第五十條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立完善統(tǒng)計(jì)工作，對所

27、保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計(jì)并建立完備的臺賬。 統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計(jì)分析。,第四章 管理要求,第五十一條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報(bào)告，報(bào)送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。 第五十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案

28、原件一并移交。 機(jī)關(guān)向國家綜合檔案館移交前，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。,第四章 管理要求,第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。 電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應(yīng)當(dāng)通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡(luò)，不得通過未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。 電子檔案移交后，機(jī)關(guān)繼續(xù)留存的，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。,第四章 管理要求,第五十四條 機(jī)關(guān)撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。 （一）撤銷機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管或按照

29、規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交； （二）撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個機(jī)關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個機(jī)關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交； （三）一個機(jī)關(guān)并入另一個機(jī)關(guān)或幾個機(jī)關(guān)合并為一個新的機(jī)關(guān)，其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機(jī)關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交； （四）機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷的，其檔案由主管機(jī)關(guān)代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。,第五章 信息化建設(shè),第五十五條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。 機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。 第五十六條

30、機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設(shè)按照數(shù)字檔案室建設(shè)指南執(zhí)行。,第五章 信息化建設(shè),第五十七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開展檔案數(shù)字化工作。 檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)符合真實(shí)性管理要求，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)收集齊全，數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。,第五章 信息化建設(shè),第五十八條 紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范（DA/T31）執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范（DA/T62）執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)

31、化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。,第五章 信息化建設(shè),第五十九條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合檔案著錄規(guī)則（DA/T18）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。 各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫融合管理。,第五章 信息化建設(shè),第六十條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894）確定的職責(zé)與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。 第六十一條 機(jī)關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足檔案信息化的管理需要并適當(dāng)冗余、方便擴(kuò)展。,第五章 信息化建設(shè)

32、,機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)配置獨(dú)立的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲設(shè)備。服務(wù)器和存儲設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足高效、可用、可擴(kuò)展等要求。 機(jī)關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的，其計(jì)算資源、存儲資源和安全防范等應(yīng)當(dāng)滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。,第五章 信息化建設(shè),第六十二條 機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實(shí)施預(yù)歸檔。 電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功

33、能應(yīng)當(dāng)參照數(shù)字,第五章 信息化建設(shè),檔案室建設(shè)指南、數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法、電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求（GB/T29194）以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。 電子檔案管理系統(tǒng)等級保護(hù)不得低于二級標(biāo)準(zhǔn)，分級保護(hù)等級應(yīng)當(dāng)與電子檔案最高密級相適應(yīng)。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與電子政務(wù)云管理機(jī)構(gòu)明確安全管理責(zé)任。,第五章 信息化建設(shè),第六十三條 電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進(jìn)館要求。 第六十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統(tǒng)。在線存儲系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實(shí)施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲設(shè)備。,第五章 信息化建設(shè),第六十五條

34、 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)對電子檔案實(shí)行離線備份。具備條件的，應(yīng)當(dāng)對電子檔案進(jìn)行近線備份和容災(zāi)備份。 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要制定電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略，轉(zhuǎn)換與遷移活動應(yīng)當(dāng)記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。,第五章 信息化建設(shè),第六十六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。,第六章 獎勵與處罰,第六十七條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨(dú)或聯(lián)合有關(guān)部門，或由本單位給予表彰獎勵。

35、 （一）檔案收集、整理、移交做出顯著成績的； （二）檔案保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的; （三）檔案利用、開發(fā)取得突出效果的； （四）檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻(xiàn)的； （五）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的； （六）從事專（兼）職檔案工作滿15年的。,第六章 獎勵與處罰,第六十八條 有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，由有關(guān)主管部門對機(jī)關(guān)直接負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。 （一）機(jī)關(guān)未統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的； （二）機(jī)關(guān)未按規(guī)定設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)或未指定檔案工作負(fù)責(zé)部門，未按要求配備專（兼）職檔案工作人員的；,第六章 獎勵與處罰,（三）將機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有， 拒絕移交機(jī)關(guān)檔案部門的； （四）檔案管理不符合檔案安全保護(hù)要求的； （五）拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的； （六）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。,第七章 附則,第六十九條 本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。事業(yè)單位、社會團(tuán)體登記管理?xiàng)l例界定的社會團(tuán)體可參照執(zhí)行。 第七十條 本規(guī)定自2019年1月1日起施行。,