辦公室日常管理制度

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1、辦公室日常管理制度 辦公室日常管理制度 目錄 總則……………………………………………………. 第一條 辦公秩序…………………………………….. 第二條 考勤制度……………………………………. 第三條 辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度……………………….. 第四條 IT類設(shè)備使用規(guī)范………………..……….. 第五條 辦公室用電安全……………………………. 第六條 檔案管理…………………………………….. 第七條 印鑒管理…………………………………….. 第八條 辦公用品管理………………………………... 第九條 會議制度……………………………………… 第十條 罰則…………………………………………… 1

2、 總 則 1. 為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)定，明確要求，規(guī)范行為。創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。 2. 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括服務(wù)規(guī)范、辦公秩序、辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度、檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理等。 第一條 辦公秩序 （一） 基本準(zhǔn)則 1. 不可大聲喧嘩、打鬧，不利用計算機(jī)、手機(jī)等播放音樂或歌曲影響他人工作，也不許談?wù)撆c工作無關(guān)的事及公開對公司內(nèi)部和外部人員發(fā)表直接或間接的評論和牢騷； 2. 個人通訊方式要留存公司，如變動及時通知行政部進(jìn)行更新，如有急事須及時回復(fù)，以免耽誤工作； 3. 保持辦公區(qū)域環(huán)境清潔：不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙； 不得在辦公區(qū)內(nèi)堆放紙箱、書籍或其他

3、雜物； 不亂仍雜物、隨地吐痰； 不得在辦公區(qū)內(nèi)用餐； 保持電話、電腦等辦公設(shè)備清潔； 不得在室內(nèi)擺放與工作無關(guān)的物品，下班前保持桌面整潔、座椅歸位。 4. 不得在公司電腦上玩游戲、下載電影、游戲（包括下班后）。 5. 不得在工作時間進(jìn)行網(wǎng)上聊天或瀏覽、下載與工作無關(guān)的內(nèi)容，。 6. 未經(jīng)許可，不準(zhǔn)隨意翻動、閱覽他人辦公桌上的文件、資料、報告等材料，廢棄的文件應(yīng)及時銷毀，機(jī)要傳真、文件內(nèi)容不得隨便傳閱泄密。重要文件存放應(yīng)注意保密，不得隨意擺放。 7. 工作期間不得在辦公區(qū)接打私人電話，確有需要時間在非辦公區(qū)接打私人電話不得超過15分鐘，禁止利用公司電話接打私人電話。 8. 飲食

4、，就餐時間為：12:00---13:00 ，不允許在辦公區(qū)域就餐。自備食物的員工在下班休息時間按先后順序使用微波爐進(jìn)行加熱，最后一位使用微波爐者關(guān)閉電源。工作時間內(nèi)禁止在辦公區(qū)域內(nèi)食用有氣味的食品及零食。 10.不得利用工作時間和公司設(shè)備干私事。 11.不得賭博、不得聚眾鬧事、不得使用侮辱語言。 12.下班后，最后離開工作區(qū)的同事負(fù)責(zé)檢查并關(guān)閉電源（電燈、電腦、空調(diào)等設(shè)備），關(guān)好門、窗。 13. 辦公區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁焚燒雜物或使用明火，不能自行安裝或亂拉電線，防止失火。 14. 未辦理相關(guān)手續(xù)，不得將公司財產(chǎn)、記錄或其他物品帶出。 15. 來客、來訪的接待必須在辦公時間內(nèi)進(jìn)行，未經(jīng)特許，非

5、辦公時間不得帶外人進(jìn)入辦公室。 16. 辦公室（桌）面每日下班前各自進(jìn)行整理保持臺（桌）面整潔、衛(wèi)生，辦公用品擺放整齊。 17. 未經(jīng)行政部同意，禁止私自調(diào)換工作位置或挪動工作臺、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。 （二） 禮儀規(guī)范 1. 儀表：員工衣著應(yīng)合乎企業(yè)形象，原則上員工穿著及修飾應(yīng)穩(wěn)重大方、整齊清爽、干凈利落、服飾整潔、完好協(xié)調(diào)、悅目（不能穿拖鞋、女士不能穿短褲、吊帶裝、睡衣、超短裙等； 男士不能頭發(fā)太長、長指甲、面容不清潔等等） 2. 微笑服務(wù);在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應(yīng)注視對方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方。 3. 用語：在任何場合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量

6、適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。 4. 現(xiàn)場接待： 遇到客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻，上班時間，辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待。 原則上公司不允許在辦公室接待親友，如特殊情況，經(jīng)部門主管同意，可在不影響公司正常業(yè)務(wù)的情況下，在接待室或會議室進(jìn)行。 5. 接通電話 接電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話做好接聽記錄（包括何時，何地，何事，回復(fù)時間等），嚴(yán)禁占用公司電話時間太長。 第二條 考勤制度 為規(guī)范員工的作息、提高工作效率。達(dá)成工作目標(biāo)。公司全體員工都要遵守公司的考勤和休假制度。詳見《考勤規(guī)章制度》。 第三條 辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度 （一） 內(nèi)容與適用范

7、圍 1.本制度規(guī)定了辦公室衛(wèi)生管理的工作內(nèi)容和要求及檢查與考核。 2.此管理制度適用于本公司所有辦公室衛(wèi)生的管理。 （二） 定義 1. 公共區(qū)域：包括辦公室走道、會議室、衛(wèi)生間，每天由保潔員進(jìn)行清掃； 2. 個人區(qū)域：包括個人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工作人員每天自行清掃。 （三）辦公室衛(wèi)生要求 1.要做到公共區(qū)域及個人區(qū)域地面干凈清潔、無污物、污水、浮土，無死角； 門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明； 墻壁清潔，表面無灰塵、污跡； 沙發(fā)、茶幾、掛件、畫框及其他裝飾品表面干凈整潔； 衛(wèi)生間、洗手池內(nèi)無污垢，保持清潔； 衛(wèi)生工具用后及時清潔整理，保持清潔、擺放整齊； 垃圾簍及時

8、清理，無溢滿現(xiàn)象； 保持魚缸清潔，定期換水和給魚喂食。 2.員工工位衛(wèi)生由員工自己負(fù)責(zé)清理干凈，自己的辦公用品和各種用具存放整齊有序，辦公桌面要保持表面無污垢，無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，辦公室內(nèi)電器線走向要美觀，規(guī)范，并用護(hù)釘固定不可亂搭接臨時線。 新進(jìn)設(shè)備的包裝和報廢設(shè)備以及不用的雜物應(yīng)按規(guī)定的程序及時予以清除。 3.員工不隨地吐痰，不隨地亂扔垃圾； 不準(zhǔn)在室內(nèi)和走廊堆放物品、燃燒廢紙、亂貼亂畫； 辦公室門口及窗外不得丟棄廢紙、傾倒剩茶； 下班后要整理辦公桌上的用品，放罷整齊； 下班后先檢查各自辦公區(qū)域的門窗是否鎖好，將一切電源切斷后即可離開。 4.室內(nèi)不許存放垃圾，定時清理干凈。

9、 5.辦公室工作人員要講究衛(wèi)生，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生_慣，保持辦公室內(nèi)外清潔美觀，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。 6.辦公室人員有義務(wù)提醒外來人員，不準(zhǔn)隨地吐痰，亂扔紙屑、瓜果、皮核、禁止從窗戶往外吐痰倒水，亂扔雜物。 第四條 辦公室IT類產(chǎn)品使用規(guī)范 電話機(jī)、計算機(jī)由公司統(tǒng)一為員工配發(fā)，日常操作和保潔由使用者自行負(fù)責(zé)； 復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等放置在公共區(qū)； U盤和移動硬盤按需求申請使用，使用完立即歸還。監(jiān)控設(shè)備為公司安防需求，任何人不得擅自拆裝。 第五條 辦公室用電安全 1.公司本部辦公安全用電管理由企管中心負(fù)責(zé)。 2.公司辦公室電源輸電線路由企管中心指定專人負(fù)責(zé)，任何部門均不得自行接線接電

10、。無電工執(zhí)照的人員不準(zhǔn)安裝電源線路。 3.對陳舊老化、超負(fù)荷的電源線路，必須有計劃地逐步更換。一時難于更換的，必須在確保安全的條件下，采取特別防護(hù)措施，否則，必須暫停使用。 4.電源線路必須安裝可靠的保險裝置，并正確使用保險絲，確保用電安全。禁止使用銅線和其它非專用金屬線當(dāng)保險絲使用。 5.各辦公室禁止員工使用大容量電器設(shè)備。需安裝大容量的電器設(shè)備時，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡電源線路容量不允許安裝大容量用電器的地方，一律禁止安裝。 6.所有用電場所必須執(zhí)行“人走電關(guān)”的規(guī)定，人員離開用電場所或電器設(shè)備不使用時，要關(guān)閉電源。24小時用電的設(shè)備，必須有專人值班，隨時掌握用電的安全情況。 7.

11、電器在使用過程中，發(fā)生打火、異味、高熱、怪聲等異常情況時，必須立即停止操作，關(guān)閉電源，并及時找電工檢查、修理，確認(rèn)能安全運(yùn)行時，才能繼續(xù)使用。 8.安全用電必須堅持定期檢查制度，企管中心會同有關(guān)部門，每年組織1～2次檢查，各部門每月要進(jìn)行一次檢查，對不安全隱患及時整改。 9.任何部門和個人都必須嚴(yán)格遵守安全用電規(guī)則，嚴(yán)禁私拉亂接電源，嚴(yán)禁違章違規(guī)使用電器，嚴(yán)禁電源線路超負(fù)荷使用，確保電源插座附近的清潔、遠(yuǎn)離水源。對于違規(guī)違章用電的部門和個人，每位員工都有檢舉和監(jiān)督的義務(wù)。 10.違反上述規(guī)定，根據(jù)情節(jié)按有關(guān)規(guī)定給予處罰； 違反規(guī)定造成人身傷亡和設(shè)備、財產(chǎn)損失的，將根據(jù)情節(jié)和損失程度給予

12、罰款、賠償、行政處罰的處分，直至移送司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。 第六條 檔案管理 1.歸檔范圍 公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議紀(jì)要、決議、決定、委任狀、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。 2.檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，重要檔案必須保證安全。 3.檔案的借閱與索取 （1） 總經(jīng)理、副總經(jīng)理借閱檔案可通過檔案管理人員辦理直接提檔。 （2） 公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。 借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄

13、、轉(zhuǎn)借、遺失。 4.檔案的銷毀 （1） 任何組合或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。 （2） 如按規(guī)定需要銷毀時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、企管中心批準(zhǔn)后方可銷毀； （3） 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，有專人監(jiān)督銷毀。 第七條 印鑒管理 1. 公司印鑒（公章）由企管中心負(fù)責(zé)保管。 2. 公司印鑒的使用一律由部門經(jīng)理或總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒的人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。 3. 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記、存檔，以備查詢。 4. 公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊

14、情況需要開具時，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報介紹信的用途，未使用的必須交回。 5. 公司財務(wù)章由財務(wù)部保管，只限于財務(wù)部處理財務(wù)事務(wù)使用。 6. 公司合同章由總經(jīng)理指定專人管理，只限于業(yè)務(wù)合同往來事務(wù)處理使用。 7. 人事章由人力資源部保管，只限于處理人事行政事務(wù)使用。 8. 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。 第八條 辦公用品管理制度 1. 目的 為規(guī)范辦公用品的管理，特制定本制度。 2. 辦公種類：消耗辦公品，IT辦公資產(chǎn)用品,管理性辦公用品。 3. 辦公用品的管理辦法 （1） 辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。“個人領(lǐng)用”系個人使

15、用保管用品，如圓珠筆、橡皮； “部門使用”系本部門共同使用用品，如打孔機(jī)、大型訂書機(jī)及生產(chǎn)部、技術(shù)部專用辦公工具。 （2） 消耗品可依據(jù)歷史記錄（如已過去半年耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗法則（估計消耗時間）設(shè)定。 （3） 領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月發(fā)放一次），并可隨部門或人員的工作調(diào)整發(fā)放。 （4） 管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，但消耗品不在此限。 （5） 管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償。 （6） 辦公用品的申請應(yīng)于每月二十五日由各部門提出“辦公用品申請單”，交企管中心匯總，次月一日發(fā)放。但管理性辦公

16、用品的請領(lǐng)不受上述時間限制。 （7） 企管中心發(fā)放辦公用品時應(yīng)分別登記，并控制文具領(lǐng)用狀況。 （8） 辦公用品嚴(yán)禁員工取回家用，特殊情況需帶回家用的，需部門經(jīng)理批準(zhǔn)，后交由企管中心批準(zhǔn)方可。 （9） 辦公用品采購由企管中心匯總、采購。消耗類辦公用品可批發(fā)采購或耗用量大者應(yīng)酌量庫存（如：必需品、采購不易的）。特殊辦公用品（價值較高）或辦公室固定資產(chǎn)類需經(jīng)總經(jīng)理同意授權(quán)后采購。 （10） 新進(jìn)人員到職時由各部門提出辦公用品申請，向企管中心申領(lǐng)辦公用品，人員離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交人事行政部。 辦公用品管 理流程圖 一、 目的 為進(jìn)一步規(guī)范公司會議管理，做好上情下達(dá)和下情

17、上報工作，實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞，確保會議內(nèi)容及議定的事項得到有效落實，以便有效地提升公司運(yùn)營水平，特制定本制度。 二、 公司會議類型 公司各種例會召開時間、地點及主持人和參會人員表 時間 主題 地點 參會人 主持人 （如有其它臨時召開會議或時間變動，請以臨時通知為準(zhǔn)） 三、 會議議題 （1） 每次開會都要有主題，主持人召開專題會議，傳達(dá)公司會議精神，講評部門工作要點及存在問題，幫助下屬解決工作匯中遇到的困難和問題，并對下一步工作進(jìn)行指導(dǎo)。 （2） 各部門根據(jù)實際情況，由各部門經(jīng)理決定是否邀請財務(wù)、人事等其他部門同事或公司領(lǐng)導(dǎo)參加例會。 四、 會議要求 （1）

18、 做好會議記錄。 （2） 會議紀(jì)要在會議召開2天之內(nèi)形成書面材料，并上傳公司共享文件夾中，以便各部門學(xué)_與落實會議精神，以使大家共同遵守執(zhí)行。 （3） 對外專題會議組織部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、參會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備組織工作。 （4） 每次會議都要有明確的主題和需要解決的問題，并圍繞此召開會議，不可以在會議時間討論于此無關(guān)的話題。 五、 會議紀(jì)律 （1） 書記員認(rèn)真記錄會議紀(jì)要，如實按會議制度記錄會議內(nèi)容，參會缺席、遲到等情況。 （2） 各部門參會人員必須準(zhǔn)時，不得無故缺席，無故缺席累計達(dá)三次以上，視為嚴(yán)重違紀(jì)。與會人

19、員一般不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務(wù)需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為履行職責(zé)。 （3） 會場內(nèi)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至震動，會議期間來電，如無緊急事情，會后由當(dāng)事人回復(fù)來電，如有緊急事情，需經(jīng)主會人允許再外出接聽電話，會議期間參會者不喧嘩、不竊竊私語，特殊情況會場外再聯(lián)絡(luò)。 六 會后事項 （1） 會議室使用者應(yīng)自覺保持會議室的清潔衛(wèi)生，會議結(jié)束后，應(yīng)將電燈、空調(diào)等設(shè)備電源關(guān)閉，同時清理雜物、座椅歸位，保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔、設(shè)施完好。 （2） 會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 （3） 會議力求實效。

20、會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，會議負(fù)責(zé)人要指定專門的人按照落實要求進(jìn)行跟進(jìn)，層層進(jìn)行傳達(dá)貫徹，務(wù)必使執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做，對經(jīng)常性工作要用制度的形式確定下來，力求每次會議都有具體的成果。 第十條 罰則 若有員工違反此規(guī)章制度，公司將給予口頭警告、通報批評、記過、降職降薪、辭退等處罰； 附則 第一條 本制度由企管中心制定，解釋權(quán)歸企管中心。 第二條 本制度由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施。 本制度自 年 5月 8日起落實執(zhí)行。 ? 公司辦公室管理制度 辦公室日常管理工作總結(jié) 行政辦公室管理制度 辦公室度日常工作匯報 辦公室日常運(yùn)行管理工作總結(jié)