檔案管理制度-

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1、 檔案管理制度 檔案管理制度 一、目的 為了保證我公司檔案資料歸檔的及時性、完整性及檔案管理的規(guī)范性，特制定本公司檔案管理制度。 二、適用范圍 適用公司所有招標代理、投標文件資料、造價咨詢資料、監(jiān)理咨詢資料以及人事檔案管理資料。 三、職責(zé) 3.1 行政人事部負責(zé)本制度的制定和檔案的收集與管理。 3.2 各部門負責(zé)人負責(zé)本部門有關(guān)業(yè)務(wù)檔案的歸集、整理，提交行政人事部檔案管理人員。 3.3 各部門相關(guān)人員負責(zé)所從事業(yè)務(wù)的檔案的歸集、整理，并提交部門負責(zé)人審核，保證檔案的完整性，不得遺漏和缺失，及時

2、歸檔。 3.4 總工辦總工程師領(lǐng)全面負責(zé)全線的檔案管理工作，行政人事是檔案管理的職能部門，并設(shè)專職檔案員，在總工程師的指導(dǎo)下，負責(zé)對全線檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，組織集中整理工作。 四、管理內(nèi)容 4.1 檔案管理要求及原則 4.1.1 檔案管理必須認真執(zhí)行公司有關(guān)各項規(guī)章制度，檔案管理員要增強法律意識，做到依法照章辦事，努力提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，盡職盡責(zé)做好檔案管理工作。 4.1.2 管理應(yīng)堅持集中統(tǒng)一管理的原則，檔案管理員應(yīng)積極收取各種門類和載體的檔案資料，存檔案室集中統(tǒng)一管理。 4.1.3 裝訂成冊的檔案必須按規(guī)定立卷，填好案卷目錄，然后按不同業(yè)務(wù)成果類

3、別、載體分別上架保管，并寫明載體名稱，以便查找利用。 4.1.4 隨時保持卷面清潔、整齊、保證檔案的完整齊全。 4.1.5 檔案管理員必須保證檔案安全。檔案管理員離開檔案室時，必須關(guān)停電器，撥掉電源插頭，上好門鎖，管好鑰匙，節(jié)假日離開前必須嚴格檢查，必要時可打封條。 4.1.6 檔案管理員對所保管檔案每半年要全面、仔細地檢查一次，作好記錄，做到賬物相符。對破損和褪變的檔案要進行修復(fù)和復(fù)制，并做好檔案的防霉及防蛀措施。 4.1.7 檔案工作要充分利用電子計算機等先進設(shè)備來加強科學(xué)管理，提高檔案工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。 4.1.8 做好檔案信息開發(fā)利用工作。檔案管理員要繪制檔

4、案分類大綱和存放示意圖，編制檢索工具和參考資料，認真編好檔案目錄。檔案管理員要熟悉所藏檔案情況，方便快捷提供利用。 4.1.9 堅持履行檔案借閱手續(xù)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借閱并認真做好登記及催還檔案工作，嚴格區(qū)分開放與控制使用的檔案。 4.1.10 檔案管理員必須認真負責(zé)管理檔案。查閱檔案必須由檔案管理員查找、調(diào)取。 4.1.11 檔案接收、移出、銷毀及檔案管理員工作變動，必須進行檔案交接，逐一清點核對，履行交接簽收手續(xù)，及時記入《檔案移交和接收登記薄》，對接收的檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊原貌，以分清責(zé)任。 4.1.12 對超過保管期限的檔案，要按照保管期限重新組織鑒定；對于需繼

5、續(xù)保存的檔案要造具《檔案銷毀清冊》，寫出報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意，由專人監(jiān)銷。 4.1.13 檔案在歸檔前由保存者個人負責(zé)，歸檔后由檔案管理員負責(zé)。誰出問題誰負責(zé)。 4.1.14 相關(guān)檔案應(yīng)由檔案管理員收集并裝訂成冊，由檔案管理員保存。 4.1.15 檔案管理員和直接責(zé)任人發(fā)生玩忽職守、擅自提供抄錄、損毀、丟失、泄密等事件，要追究責(zé)任，根據(jù)情節(jié)輕重按照公司相關(guān)制度規(guī)定給予行政或刑事處理。 4.2 各類型檔案歸檔內(nèi)容 4.2.1 工程量清單及控制價編制歸檔應(yīng)收集的資料 4.2.1.1 工程造價咨詢合同 4.2.1.2 三級復(fù)核表 4.2.1.3 清單及控制價編制成果文件

6、紙質(zhì)文本（注：紙質(zhì)文本可不打印分部分項工程量清單計價分析表） 4.2.1.4 電子文檔（光盤）存檔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于： 4.2.1.4.1 工程量清單及招標控制價編制內(nèi)容（全套） 4.2.1.4.2 工程量計算書（包括圖算軟件、自制電子表格） 4.2.1.4.3 圖紙電子文檔 4.2.1.5 計算過程中相關(guān)責(zé)任方（如委托方、設(shè)計方等）的來往函件、答疑等。 4.2.1.6 若同一項目有修改，應(yīng)將所有修改編制文件一并存檔，應(yīng)將每次定稿內(nèi)容（并附修改原因）移交檔案室存檔保管。 4.2.1.7 財評報告復(fù)印件 4.2.1.8 其他應(yīng)歸檔資料 4.2.1.9 項目經(jīng)理及

7、經(jīng)辦人簽字表 4.2.2 工程結(jié)算編制歸檔應(yīng)收集的資料 4.2.2.1 工程造價咨詢合同 4.2.2.2 結(jié)算編制成果文件及電子文檔（含報告正文、結(jié)算書等）、三級復(fù)核表。 4.2.2.3 其他資料： （1）工程相關(guān)責(zé)任方（如委托方，設(shè)計方，監(jiān)理等）的來往函件，會議紀要 （2）計算底稿（含電子文檔） （3）影響工程造價的相關(guān)重要簽證 （4）其他應(yīng)該歸檔資料 4.2.2.4 項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表 4.2.3 財政評審歸檔應(yīng)收集的資料 4.2.3.1 工程造價咨詢合同 4.2.3.2 三級復(fù)核表 4.2.3.3 清單及控制價報告（注：紙質(zhì)文檔可不打印分部分項工程量清

8、單計價分析表） 4.2.3.4 電子文檔(光盤)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于： （1）經(jīng)評審的概算書或工程量清單及招標控制價編制內(nèi)容（全套） （2）工程量計算書（包括圖算軟件、自制電子表格） （3）、圖紙電子文檔 4.2.3.5 計算過程中相關(guān)責(zé)任方（如委托方、設(shè)計方等）的來往函件、答疑等。 4.2.3.6 若同一項目有修改，應(yīng)將所有修改編制文件一并存檔，應(yīng)將每次定稿內(nèi)容（并附修改原因）移交檔案室存檔保管。 4.2.3.7 財評報告復(fù)印件 4.2.3.8 其他應(yīng)歸檔資料 4.2.3.9 項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表 4.2.4 工程結(jié)算審計歸檔應(yīng)收集的資料 4.2.4.1 工程造價

9、咨詢合同 4.2.4.2 審核報告及電子文檔（含報告正文，定案表，結(jié)算書，重要簽證等），三級復(fù)核表。 4.2.4.3 其他資料： （1）工程相關(guān)責(zé)任方（如委托方，設(shè)計方，監(jiān)理等）的來往函件，會議紀要 （2）計算底稿（含電子文檔） （3）影響工程造價的相關(guān)重要簽證 （4）其他應(yīng)該歸檔資料 4.2.4.4 項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表 4.2.4.5 項目負責(zé)人認為有必要留底的所有資料。 4.3 招標代理項目歸檔應(yīng)收集的資料 如一表： 招標代理項目資料歸檔情況表 序號 分項名稱 備注 1 比選邀請函（日報網(wǎng)下載） 2 《中選通知書》原件 3 項目立項批文

10、 4 招標核準批文 5 備案后的《招標代理合同》原件 6 預(yù)算控制價財政評審報告 7 備案后的《招標公告》（含網(wǎng)絡(luò)打印版或報紙） 8 備案后《招標文件》原件 9 備案工程量清單原件 10 報名表（投標人報名資料、報名統(tǒng)計表） 11 備案后的補疑文件及簽收表、回函 12 備案評標報告原件 13 備案后《中標候選人公示》原件（含網(wǎng)絡(luò)打印版） 14 備案后《中標通知書》原件 15 中標單位的投標文件（含電子文檔） 16 業(yè)主蓋章的《履約情況表》原件 17 備案施工合同 注：招標代理項

11、目資料按以上目錄順序由負責(zé)此項目的項目負責(zé)人裝訂交檔案管理員。 4.4 歸檔資料的整理要求 4.4.1 歸檔文件應(yīng)按“件”為單位裝訂。 4.4.2 所有檔案資料均為A4紙型（210297ｍｍ）規(guī)格：幅面大于Ａ4的，按Ａ4紙型的尺寸加以折疊，并盡量減少折疊層次，折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處，圖紙應(yīng)將圖簽折于顯眼位置，盡量減少文件受損，便于閱讀；小于Ａ4尺寸的，粘貼在Ａ4幅面的紙上，并留出裝訂線。 4.4.3 裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件或手抄稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文

12、件處理單在前，文件在后；正文在前，發(fā)文稿紙在后。 4.4.4 歸檔文件裝訂前，應(yīng)去除原裝訂文件的金屬物和易變脆的塑料物。 裝訂要采用對檔案文件無損的材料和方法，如夾裝、線裝等方法。裝訂要牢固，做到文件不損頁；不倒頁，不壓字。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，文件盡量大小一致。采用左側(cè)裝訂，要將左、下側(cè)對齊并打印封面及目錄。 4.4.5 封面各個項目應(yīng)填寫清楚、準確；卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號。 4.4.6 報告上檔案架 檔案管理員應(yīng)根據(jù)不同類型的業(yè)務(wù)成果報告分區(qū)、分門別類按文號的順序?qū)蟾孢M行上架歸檔保存。 4.5 歸檔日期要求及處罰規(guī)定 4.

13、5.1 造價相關(guān)報告檔案 4.5.1.1 負責(zé)該項目的項目負責(zé)人應(yīng)在出具正式報告當(dāng)日內(nèi)移交公司檔案管理員保管。所移交檔案資料齊全、完整，方可提取該項目的提成工資。若未及時交納從報告出具之日第二天算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。 4.5.1.2 對于特殊情況應(yīng)在出具報告之日第二天算起三日內(nèi)移交齊所應(yīng)該歸檔的資料，并以書面《情況說明書》告知總工程師，否則從第四日算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。 4.5.2 招標代理項目檔案資料 4.5.2.1 負責(zé)該招標代理項目的項目負責(zé)人應(yīng)在發(fā)出中標通書之日內(nèi)移交公司檔案管理員保管。所移交檔

14、案資料齊全、完整，方可提取該項目的提成工資。若未及時交納從報告出具之日第二天算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。 4.5.2.2 對于特殊情況應(yīng)在發(fā)出中標通書之日第二天算起三日內(nèi)移交齊所應(yīng)該歸檔的資料，并以書面《情況說明書》告知招標部經(jīng)理，否則從第四日算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。 4.6 監(jiān)理檔案管理 4.6.1 檔案管理目標 4.6.1.1 保證項目建設(shè)的施工原始記錄、單項質(zhì)量評定、監(jiān)理抽檢記錄與工程建設(shè)同步完成，每年底或每個施工階段按照整理辦法組織集中整理歸檔； 4.6.1.2 保證工程建設(shè)檔案的形成能夠準確地反映施

15、工全過程，記錄真實，能夠作為計量、支付、設(shè)計變更批復(fù)的依據(jù)和憑證； 4.6.1.3 在工程交工驗收時，將整理并符合編制要求的檔案提交驗收委員會。 4.6.2 檔案管理內(nèi)容 工程檔案管理主要分為：收集、鑒定、整理、編目、保管、裝訂、移交。 4.6.2.1 檔案的收集工作是指按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，通過切實可行的措施和方法，把具有保存和利用價值的文件資料集中到檔案管理部門；收集工作貫穿整個工程建設(shè)的全過程，是保證檔案管理工作順利進行的第一步，檔案的收集既要遵循建設(shè)過程的形成規(guī)律，還要保證其完整、準確，收集范圍； 4.6.2.2 檔案的鑒定工作是指按照施工工藝，施工、評定等行業(yè)規(guī)

16、范對收集的材料進行檢查，保證材料填寫規(guī)范、完整、頁面整潔，符合工程檔案的一般要求； 4.6.2.3 檔案的整理工作是指對收集到的材料，按照其形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)、系統(tǒng)排列及組卷的過程；整理工作要遵循檔案形成規(guī)律和分類標準，保證檔案材料之間的有機聯(lián)系，最終形成統(tǒng)一整體； 4.6.2.4 檔案的編目是用來固定案卷內(nèi)文件的位置，揭示其內(nèi)容，便于查找和利用；包含編檔號、編目錄等各項工作； 4.6.2.5 檔案的保管、裝訂、移交指在項目建設(shè)過程中對檔案的日常保護和管理。項目建設(shè)過程也是工程檔案收集的過程，在此期間收集的檔案材料由各形成單位自行妥善保管，在項目交工驗收時，按照整理要求形成系

17、統(tǒng)后，再進行裝訂，統(tǒng)一移交項目管理單位歸檔保存。 4.6.3 施工階段監(jiān)理資料的內(nèi)容： 4.6.3.1 施工合同文件及委托監(jiān)理合同； 4.6.3.2 勘察設(shè)計文件； 4.6.3.3 監(jiān)理規(guī)劃； 4.6.3.4 監(jiān)理實施細則； 4.6.3.5 分包單位資格報審表； 4.6.3.6 設(shè)計交底與圖紙會審紀要； 4.6.3.7 施工組織設(shè)計（方案）報審表； 4.6.3.8 工程開工/復(fù)工報審表及工程停工令； 4.6.3.9 測量核驗資料； 4.6.3.10 工程進度計劃； 4.6.3.11 工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件； 4.6.3.12 檢查試驗資料； 4.6.

18、3.13 工程變更資料； 4.6.3.14 隱蔽工程驗收資料； 4.6.3.15 工程計量單和工程款支付證書； 4.6.3.16 監(jiān)理工程師通知單； 4.6.3.17 監(jiān)理工作聯(lián)系單； 4.6.3.18 報驗申請表； 4.6.3.19 會議紀要； 4.6.3.20 往來函件； 4.6.3.21 監(jiān)理日記； 4.6.3.22 監(jiān)理月報； 4.6.3.23 質(zhì)量缺陷與事故的處理文件； 4.6.3.24 分部工程、單位工程等驗收資料； 4.6.3.25 索賠文件資料； 4.6.3.26 竣工結(jié)算審核意見書； 4.6.3.27工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告； 4.

19、6.3.28 監(jiān)理工作總結(jié)； 4.6.4 歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容 4.6.4.1 委托監(jiān)理合同； 4.6.4.2 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則； 4.6.4.3 監(jiān)理日記； 4.6.4.4 監(jiān)理月報； 4.6.4.5 監(jiān)理指令文件（監(jiān)理工程師通知單，監(jiān)理工程師通知回復(fù)單，備忘錄，工程停工令，工程開工/復(fù)工報審表等） 4.6.4.6 與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計單位往來函件、文件； 4.6.4.7 會議紀要； 4.6.4.8 工程計量單、工程款支付證書、竣工結(jié)算審核意見書； 4.6.4.9 施工組織設(shè)計、施工方案審核簽證資料； 4.6.4.10 監(jiān)理總結(jié)報告、工程質(zhì)量評估報告； 4.

20、6.4.11 工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件； 4.6.4.12 工程驗收資料（分部工程驗收記錄，單位工程竣工驗收記錄，單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄，單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄，單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄，單位工程竣工報驗單，竣工驗收報告，工程質(zhì)量保修書等方面的資料）； 4.6.4.13 分包單位資格報審資料； 4.6.4.14 索賠文件資料； 4.6.4.15 報驗申請表（原材料/構(gòu)配件/設(shè)備、檢驗批、分項、定位放樣、沉降觀察、施工試驗等）； 4.6.4.16 工程變更單； 4.6.4.17 監(jiān)理工作聯(lián)系單； 4.6.4.18 總監(jiān)巡視檢查記錄； 4.6.4

21、.19 旁站記錄； 4.6.4.20 工程進度資料； 4.6.4.21 主要的監(jiān)理臺帳； 4.6.5 監(jiān)理資料的管理要求 1、公司監(jiān)理資料管理實行總工程師負責(zé)制； 2、監(jiān)理檔案應(yīng)按單位工程和施工的時間先后順序整理，分類立卷裝訂，每頁要有編號，每卷要有目錄； 3、每個單位工程的監(jiān)理檔案封面應(yīng)注明工程名稱、合同號、建設(shè)單位、總包單位、建設(shè)日期、完成日期和總監(jiān)理工程師審核簽字； 4、在工程（合同）完成后一個月內(nèi)由資料管理人員整理裝訂后，移交公司檔案辦理交接手續(xù)； 5、一般工程監(jiān)理檔案在工程保修期滿后保存一年，重要的工程監(jiān)理檔案保存可延長 至三年。保存期間需要查閱時，應(yīng)辦理借閱和歸

22、還手續(xù)； 6、監(jiān)理檔案，應(yīng)真實可靠，字跡要清楚，簽字要齊全，不得弄虛造假、擅自涂改原始記錄。 4.6.6 施工階段監(jiān)理資料的歸檔方法 4.6.7 施工階段監(jiān)理資料按五部分歸檔： ■ 合同管理資料 ■ 質(zhì)量控制資料 ■ 投資控制資料 ■ 進度控制資料 ■ 監(jiān)理工作管理 4.6.7.1 合同管理資料 編 號 歸 檔 資 料 名 稱 1 監(jiān)理委托合同 2 分包單位資格報審資料 3 施工組織設(shè)計報審表 4 索賠文件資料（申請書、批復(fù)意見） 5 工程變更單 6 工程竣工驗收資料 7 工程質(zhì)量保修書或移交證書 4.6.7.2．進度控制

23、資料 編 號 歸 檔 資 料 名 稱 1 施工進度計劃報審單及審核批復(fù)意見 2 工程開工/復(fù)工報審表及批復(fù)意見 3 有關(guān)工程進度方面的專題報告及建議 注：工程進度資料通常指：施工進度計劃（年、月、旬、周）申報表及監(jiān)理方的審批意見，進度計劃與工程實際完成情況的比較分析報告，施工計劃變更申請及監(jiān)理方的批復(fù)意見，延長工期申請及批復(fù)意見，人員、材料、機械設(shè)備的進場計劃及監(jiān)理方的審批意見，工程開工/復(fù)工申請及監(jiān)理方的批復(fù)意見。 4.6.7.3 工程質(zhì)量控制資料 編 號 歸 檔 資 料 名 稱 1 施工方案報審表及監(jiān)理工程師審批意見 2 工程質(zhì)量安

24、全事故調(diào)查處理文件（事故調(diào)查報告、事故處理意見書、事故評估報告等） 3 原材料、構(gòu)配件、設(shè)備報驗申請表（含批復(fù)意見） 4 檢驗批、分項工程報驗單（含批復(fù)意見） 5 工程定位放線報驗單及監(jiān)理工程師復(fù)核意見 6 分部工程驗收記錄（工程驗收記錄） 7 旁站記錄 8 施工試驗報審單及監(jiān)理方的見證意見 9 工程質(zhì)量評估報告 注：因歸檔需要，在有關(guān)的報驗申請表中，應(yīng)注明部位、內(nèi)容，監(jiān)理方的審批意見明確、依據(jù)充分。 工程質(zhì)量評估報告中已包含了質(zhì)量保證資料（施工技術(shù)資料）的核查情況、檢驗批/分項/分部工程的質(zhì)量統(tǒng)計情況、混凝土/砂漿試塊的評定結(jié)果等方面的資料。因而，在歸檔資料中

25、不再單獨列項。 4.6.7.4 投資控制資料 編 號 歸 檔 資 料 名 稱 1 工程計量單及審核意見 2 工程款支付證書 3 竣工結(jié)算審核意見書 注：如果監(jiān)理方不參與工程竣工結(jié)算工作，則上表中第3項就不存在。 4.6.7.5 監(jiān)理工作管理資料 編 號 歸 檔 資 料 名 稱 1 監(jiān)理規(guī)劃 2 監(jiān)理實施細則 3 監(jiān)理日記 4 監(jiān)理月報 5 監(jiān)理指令文件 6 總監(jiān)巡視檢查記錄 7 與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計單位的往來函件 8 會議紀要 9 監(jiān)理總結(jié)報告 10 主要的監(jiān)理臺帳 注：主要的監(jiān)理臺帳按公司“關(guān)于現(xiàn)場監(jiān)

26、理工作臺帳記錄的規(guī)定”處理。 為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開工前總監(jiān)應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位對資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達成一致意見。 監(jiān)理資料的組卷及歸檔，各地區(qū)各部門有不同的要求。因此，項目開工前，項目監(jiān)理組應(yīng)主動與當(dāng)?shù)貦n案部門進行聯(lián)系，明確具體要求?？⒐べY料要求，應(yīng)與建設(shè)單位、質(zhì)監(jiān)站取得共識，以使資料管理符合有關(guān)規(guī)定和要求。 5.1歸檔資料的歸檔、借閱、歸還流程。 5.1.1公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。流程如附錄一。 5.1.2 6.1對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。 7.1、附則 7.1.1各項目部及分公司的檔案亦參照執(zhí)行。本制度從公布之日起執(zhí)行。 7.1.2行政人事部負責(zé)本制度的解釋 附錄 一、 歸檔流程。 二、 借閱、歸還流程 擬制：雷理 審核 批準： 生效日期： 13