《電子郵件規(guī)范》PPT課件

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1、 一 封 完 整 的 電 子 郵 件收 件 人 ： Victor Downs, Lorrie Crenshaw, Kyran Deck主 題 ： 6月 18日 部 門 員 工 聚 餐內(nèi) 容 ： Dear all: 大 家 好 ！ 告 訴 大 家 一 個(gè) 好 消 息 ： 我 們 6月 18日 將 在 Lottie s酒 店（ 綠 寶 廣 場(chǎng) 1樓 不 夜 城 ） 聚 餐 ， 房 間 號(hào) 為 ： 203（ 秋 之 韻 ） 。 具 體 聚 餐 的 時(shí) 間 是 ： 6月 18日 即 星 期 二 ， 13： 00。 以 下 事 項(xiàng) ， 請(qǐng) 相 關(guān) 負(fù) 責(zé) 人 跟 進(jìn) ： VD： 請(qǐng) 查 看 當(dāng) 天 班

2、車 是 否 可 用 ？ 請(qǐng) 發(fā) 郵 件 告 知 我 。 KD： 請(qǐng) 在 6月 17日 跟 部 門 員 工 進(jìn) 行 進(jìn) 一 步 的 電 話 提 醒 。 附 件 為 具 體 的 聚 餐 的 安 排 ， 請(qǐng) 查 看 ! 如 有 任 何 疑 問(wèn) ， 可 及 時(shí) 聯(lián) 系 我 。 BRSSally2010-06-14 發(fā) 送 、 抄 送 、 密 送 、 轉(zhuǎn) 發(fā)收件人（To)抄送(Cc）郵件的直接相關(guān)者，問(wèn)題的處理者和事情的溝通者，一般需要及時(shí)回復(fù)郵件一般起旁聽作用，可回可不回郵件，如果有建議，可以回復(fù)郵件密送(Bcc) 收信人是不知道你發(fā)郵件給密送的人，密送可能用在非常規(guī)場(chǎng)合轉(zhuǎn)發(fā)要注意相關(guān)內(nèi)容的保密性，不

3、要把內(nèi)部信息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的人 發(fā) 送 、 抄 送 、 密 送 、 轉(zhuǎn) 發(fā)TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按部門排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象! 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 確定收件人是否需要收取此郵件；關(guān)于敏感和機(jī)密消息需謹(jǐn)慎處理；有的郵件還需要對(duì)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，不要把re了幾十層的郵件發(fā)給別人，讓別人摸不著頭腦。 今 日 的 新 聞 、 信 息 ， 紛 繁 雜 亂 ， 但 大 家 的 注 意 力 和 精 力 都 是有 限 的 ， 所 以 郵 件 的 主 題 必 須 具 體 而 具 有 描 述

4、性 ， 或 者 是 與 內(nèi) 容相 關(guān) 的 主 旨 大 意 （ 切 忌 有 歧 義 ） ， 最 好 一 封 郵 件 只 針 對(duì) 一 個(gè) 主題 ， 便 于 以 后 整 理 。 切 記 ： 不 要 空 白 標(biāo) 題 、 不 要 冗 長(zhǎng) 。 能 幫 我 個(gè) 忙 嗎 ？ 重 要 信 息 ！ ！ 想 告 訴 你 一 個(gè) 消 息 王 先 生 收 緊 急 、 、 、 主 題 切 記 收 信 對(duì) 象 是 一 個(gè) 人 ， 而 不 是 一 臺(tái) 機(jī) 器 。 發(fā) 件 人 經(jīng) 常 會(huì) 不自覺 地 忘 記 與 自 己 真 正 互 動(dòng) 的 是 遠(yuǎn) 程 的 人 。 一 些 情 緒 激 動(dòng) 的 字 眼 也 因 此 不 經(jīng) 意 地

5、隨 手 送 出 ， 而 傷 到 對(duì) 方 甚 至 引起 沖 突 。 記 住 寫 電 子 郵 件 ， 實(shí) 際 上 和 你 寫 一 封 信 是 完 全 一 樣 的 ， 只 是差 別 在 傳 遞 的 方 式 不 同 罷 了 。 Dear +英 文 名 或 者 姓 +職 位 ， 如 不 清 楚 職 位 則 X先 生 、 X小 姐 ， 并 禮貌 的 問(wèn) 好 ！ 稱 呼 不熟悉的人、比自己級(jí)別高的不適合直接稱呼英文名！稱呼全名也不禮貌！ 電 子 郵 件 越 短 ， 人 們 就 越 愿 意 去 讀 ， 從 而 你 的 請(qǐng) 求 就 越 有 可 能 實(shí) 現(xiàn) 。尊 重 收 件 人 付 出 的 時(shí) 間 ， 讓 你 的

6、 郵 件 可 以 在 短 時(shí) 間 內(nèi) 閱 讀 完 畢 。 電 子 郵 件 的 內(nèi) 容 應(yīng) 力 求 簡(jiǎn) 明 扼 要 ， 并 求 溝 通 效 益 。 直 接 說(shuō) 要 點(diǎn) ， 然 后 點(diǎn) 擊 發(fā) 送 。 所 有 人 都 喜 歡 簡(jiǎn) 單 明 了 。 盡 量 掌 握 一 個(gè) 訊 息 、 一 個(gè) 主 題 的 原 則 。 正 文 正 文 1、 某 些 私 密 問(wèn) 題 ， 盡 量 不 要 使 用 郵 件 ， 雖 然 表 面 看 來(lái) ， 郵 件 是很 保 密 的 ， 但 是 其 實(shí) 漏 洞 很 多 ； 如 果 要 把 郵 件 轉(zhuǎn) 發(fā) 其 他 人 ， 要考 慮 對(duì) 郵 件 的 內(nèi) 容 和 附 件 ， 進(jìn) 行 相

7、關(guān) 的 修 改 ；2、 為 確 保 對(duì) 方 能 讀 到 自 己 發(fā) 出 的 訊 息 ， 撰 寫 郵 件 時(shí) 應(yīng) 特 別 注 意傳 送 對(duì) 象 ， 考 慮 其 是 否 有 系 統(tǒng) 的 限 制 。 例 如 ： 一 般 的 英 文 信 件寫 言 ， 一 行 最 好 維 持 不 要 超 過(guò) 80個(gè) 字 母 ， 并 以 Enter鍵 結(jié) 束 每 一行 文 字 。3、 盡 管 信 件 有 一 定 的 收 件 人 ， 但 經(jīng) 過(guò) 無(wú) 遠(yuǎn) 把 握 的 網(wǎng) 絡(luò) ， 也 許 郵寄 出 去 的 信 件 將 會(huì) 永 久 被 存 于 某 處 私 人 檔 案 或 轉(zhuǎn) 印 成 文 件 到 處流 通 。 因 此 ， 在 送

8、出 電 子 郵 件 時(shí) 應(yīng) 謹(jǐn) 慎 地 評(píng) 閱 所 撰 寫 的 字 句 ， 以 免他 日 落 人 笑 柄 。 4、 在 郵 件 中 如 果 要 表 達(dá) 自 己 的 看 法 ， 可 先 簡(jiǎn) 要 地 描 述 事 情 緣起 ， 再 陳 述 自 己 的 意 見 ； 若 是 想 引 發(fā) 行 動(dòng) ， 則 應(yīng) 針 對(duì) 事 情 可能 的 發(fā) 展 提 出 看 法 與 建 議 。 避 免 造 成 不 必 要 的 誤 解 或 行 動(dòng) ； 5、 避 免 使 用 過(guò) 多 夸 張 的 標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào) ， 如 果 需 要 表 達(dá) 情 感 ， 可 在遣 詞 造 句 上 多 下 功 夫 。 6、 注 意 幽 默 的 被 誤 解

9、 與 扭 曲 。 若 想 展 現(xiàn) 幽 默 或 特 定 情 緒 ， 發(fā)信 者 必 須 寫 明 或 使 用 “ 情 緒 符 號(hào) ” (smilies， 如 ： )代 表 笑 臉 、高 興 )。 無(wú) 論 所 開 的 玩 笑 是 多 么 明 顯 ， 最 好 加 注 以 提 醒 收 信者 真 正 的 意 思 。 7、 在 發(fā) 信 之 前 問(wèn) 問(wèn) 自 己 ， 你 會(huì) 在 公 眾 場(chǎng) 所 中 公 開 面 對(duì) 面 地 對(duì)他 人 講 這 些 話 嗎 ?如 果 答 案 是 否 定 的 ， 請(qǐng) 再 重 讀 重 寫 ， 或 重新 思 考 到 底 要 不 要 發(fā) 出 這 么 一 份 訊 息 。 千 萬(wàn) 不 可 以 因

10、為 沒 看 到 對(duì) 方 的 臉 ， 就 毫 不 客 氣 講 一 些 沒 有 經(jīng)大 腦 思 考 的 話 語(yǔ) 。 切 勿 在 不 給 予 響 應(yīng) 或 申 辯 機(jī) 會(huì) 的 情 況 下 批評(píng) 或 污 蔑 他 人 。 正 文 附 件 郵 件 正 文 中 應(yīng) 該 用 簡(jiǎn) 單 的 文 字 描 述 附 件 的 是 什 么 的 中 心 思 想 ，避 免 郵 件 查 看 人 不 知 道 附 件 是 什 么 ， 這 對(duì) 以 后 郵 件 的 存 檔 查 找 很重 要 。 郵 件 一 定 要 有 落 款 的 姓 名 ， 誰(shuí) 寫 的 郵 件 ， 因 為 如 果 郵 件 來(lái) 回 幾 次 摞了 幾 樓 后 就 不 知 道 哪

11、 一 樓 是 誰(shuí) 的 意 見 （ 靠 看 發(fā) 件 人 就 費(fèi) 勁 了 ） 。 標(biāo) 明 發(fā) 信 人 的 身 分 、 寫 上 祝 福 是 電 子 郵 件 溝 通 的 基 本 禮 節(jié) 。 落 款 1、 不 要 對(duì) 他 人 對(duì) 你 郵 件 的 回 復(fù) ， 自 己 規(guī) 定 時(shí) 效 性 ； 自 己 收 到 郵 件 ， 要及 時(shí) 回 復(fù) 發(fā) 件 人 。2、 避 免 情 緒 激 動(dòng) 時(shí) 回 復(fù) 郵 件 ；3、 謹(jǐn) 慎 處 理 惡 意 中 傷 的 郵 件 ， 最 好 的 方 式 是 忽 視 它 ；4、 閱 讀 郵 件 要 分 清 建 議 和 意 見 ， 發(fā) 件 人 只 是 表 達(dá) 看 法 ？ 還 是 尋 求 解 決方 案 ？ 還 是 鼓 吹 行 動(dòng) ？5、 回 復(fù) 郵 件 緊 扣 主 題 ， 避 免 非 相 關(guān) 主 題 的 談 論 到 回 復(fù) 郵 件 中 ；6、 將 統(tǒng) 一 主 題 的 郵 件 全 部 閱 讀 完 畢 之 后 ， 在 表 達(dá) 自 己 的 意 見 ；7、 回 復(fù) 郵 件 的 內(nèi) 容 要 考 慮 到 收 件 人 的 感 情 和 感 受 。 、 、 、 、 、 、電 子 郵 件 的 回 復(fù)