檔案管理制度

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1、河南太極置業(yè)有限公司 文件編號：ZX—001 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第1頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25 1.目的 規(guī)范公司檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱、保管與銷毀等程序，提高檔案管理水平與利用價值，更好地為公司的經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。 2.適用范圍 本制度適用于公司各類檔案資料的管理。

2、3.內(nèi)容 3.1職責(zé) 3.1.1公司檔案實行集中與分散管理相結(jié)合的原則。資料形成或使用過程中由業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門管理，歸檔后由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。 3.1.2公司總經(jīng)辦設(shè)檔案室，負(fù)責(zé)公司各類檔案的鑒定、立卷、編目、檢索、借閱、保管與銷毀，并指導(dǎo)、督促各部門及時收集、整理、移交相關(guān)檔案資料。 3.1.3各部門設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、整理與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料，并及時移交檔案室。各部門須將兼職檔案員名單報總經(jīng)辦備案，如遇人員調(diào)整應(yīng)及時通知總經(jīng)辦。 3.2檔案分類 公司檔案分行政檔案、人事檔案（公司內(nèi)部）、會計檔案、基建檔案四大類。 3.3歸檔范圍 凡在公司經(jīng)營管理活動中形成的，具有查考價

3、值的文字、圖表、聲像資料與實物，均列入歸檔范圍。 聲像資料包括記錄公司相關(guān)活動的錄像帶、錄音帶、照片及底片（含電子文件），實物包括公司獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗及公司宣傳品等。 3.4保管期限與檔案密級 3.4.1根據(jù)專業(yè)規(guī)范要求、檔案材料價值與公司實際需要，將檔案保管期限 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第2頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25 分為永久、長期（16至50年）和短期（15年以下）三種。 3.4.2根據(jù)檔案材料的性質(zhì)，分為絕

4、密、機密、秘密、普通四種。 3.5歸檔時間與歸檔份數(shù) 3.5.1各類檔案的歸檔時間見附表。 3.5.2公司發(fā)文歸檔份數(shù)為兩份（一份為批件底稿，一份為印發(fā)稿），其它文件、聲像、實物類資料歸檔份數(shù)為一份，重要的、利用頻率高的資料可適當(dāng)增加歸檔數(shù)量或備用復(fù)印件。 3.6檔案收集、整理與移交 3.6.1公司員工應(yīng)做好日常工作及外出參觀學(xué)習(xí)、考察等活動中基礎(chǔ)資料的收集、整理，及時交部門兼職檔案員簽收，作為費用報銷的必備手續(xù)之一。 3.6.2各部門交公司檔案室歸檔的聲像資料必須附有簡要的文字說明，以便查閱。 3.6.3公司的公文、項目各階段各專業(yè)圖紙、招標(biāo)文件、合同、工程概算、決算、會計報表

5、、會計帳簿、客戶檔案等必須同時保存電子文檔。其它檔案有電子版時，應(yīng)同時歸檔。 3.6.4各部門兼職檔案員及時收集部門范圍內(nèi)需歸檔的資料，在公司檔案管理人員的指導(dǎo)下分類整理，并在規(guī)定期限內(nèi)移交公司檔案室。 3.6.5歸檔資料必須做到線條、字跡、圖象清晰、格式規(guī)范。經(jīng)公司檔案管理人員核驗不合格的，退回重新整理。 3.6.6資料移交檔案室時，應(yīng)填寫一式兩份《檔案資料交接單》，交接雙方核驗簽字。 3.7檔案鑒定、立卷、編目與歸檔 3.7.1公司檔案管理人員對接收資料鑒定，確定檔案的密級與保管期限。 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第3頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書

6、面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25 3.7.2公司檔案管理人員對接收資料分類、立卷、編制檔號和目錄，錄入電腦檢索系統(tǒng)，以便查詢。 3.7.3檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和盒面應(yīng)有清晰牢固的標(biāo)識。 3.7.4裝盒檔案應(yīng)存放在專用檔案柜內(nèi)，按照年度、類別依序排列。 3.8檔案保管與銷毀 3.8.1公司檔案管理人員要定期檢查，對破損和褪色的材料進(jìn)行修復(fù)。 3.8.2檔案室要做到防盜、防水、防火、防霉、防蟲。 3.8.3對過期或無使用價值的檔案，編制銷毀清單，經(jīng)總經(jīng)辦主任、總經(jīng)理審批后方可銷毀。 3.

7、8.4銷毀檔案時要有一人以上監(jiān)銷，銷毀人、監(jiān)銷人均須在銷毀清單上簽字。 3.8.5檔案銷毀清單須永久保存。 3.9檔案借閱 3.9.1公司員工有權(quán)按相應(yīng)程序借閱本人業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的有關(guān)檔案資料。 3.9.2借閱普通檔案，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)辦主任簽字認(rèn)可，并在《檔案借閱登記表》上登記；借閱秘密以上檔案，須經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)辦主任、總經(jīng)理審批。 3.9.3借閱檔案必須按期歸還，如確因工作需要延長借用時間，必須辦理續(xù)借手續(xù)（同借閱手續(xù)）。 3.9.4外單位人員借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)后，方可借出；借閱秘密以上檔案，須經(jīng)總經(jīng)辦主任、總經(jīng)理審批。 3

8、.9.5檔案借閱人員必須愛護(hù)檔案，對檔案的安全與保密負(fù)責(zé)，不得擅自涂 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第4頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25 改、勾畫、拆散、翻印、復(fù)印、拷貝、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則，將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任。 3.9.6歸還檔案時，必須當(dāng)面清點，驗證檔案是否與借出的相符。 3.10罰則 3.10.1對無故不移交、逾期不還、損壞、丟失、私自銷毀檔案，擅自提供、抄錄、拷備、涂改、偽造或泄密者，處以50至500元罰款。 3.10.2對檔案使

9、用管理過程中，違返國家相關(guān)法律法規(guī)者，移交司法部門處理。 3.11附則 3.11.1本制度自發(fā)行之日起實施，原《檔案管理暫行規(guī)定》自行廢止。 3.11.2本制度解釋權(quán)歸總經(jīng)辦。 3.12附件 3.12.1《歸檔資料一覽表》 3.12.2《檔案分類與編號》 3.12.3《檔案資料交接單》 3.12.4《檔案借閱申請表》 3.12.5《檔案借閱登記表》 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第5頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25

10、附表： 歸檔資料一覽表 類別 歸檔范圍 收集部門 歸檔時間 密級 保管 期限 行 政 檔 案 公司設(shè)立、變更申請及批文、公司章程、股東名冊。 總經(jīng)辦 確定后兩日內(nèi) 普通 永久 股東會、董事會、監(jiān)事（會）的決定、決議、批復(fù)、會議紀(jì)要等。 總經(jīng)辦 確定后兩日內(nèi) 普通 永久 公司各類證件、證照、榮譽證書、獎牌、獎杯。 總經(jīng)辦 取得后兩日內(nèi) 普通 永久 公司年度規(guī)劃、目標(biāo)責(zé)任書、工作計劃。 總經(jīng)辦 確定后兩日內(nèi) 普通 長期 公司年度總結(jié)、重要的階段性總結(jié)、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、公司級會議資料、簡報、簽呈、請示、報告、批復(fù)等內(nèi)部行政公文；與

11、政府及職能部門間往來公文、傳真、函件等具有查考價值的資料。 總經(jīng)辦 每月10日前 鑒定確定 鑒定確定 公司歷史沿革、大事紀(jì)、企業(yè)文化、品牌宣傳、團體活動等相關(guān)文字、圖片及聲像資料。 總經(jīng)辦及 相關(guān)部門 每月10日前 普通 永久 行政類合同、協(xié)議等相關(guān)資料。 總經(jīng)辦 簽訂后兩日內(nèi) 普通 永久 人 事 檔 案 公司人員名冊、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、考核記錄、轉(zhuǎn)正資料、薪酬資料、職業(yè)發(fā)展記錄、任免文件、獎懲文件等相關(guān)資料。 總經(jīng)辦 確定后兩日內(nèi) 機密 鑒定確定 會計 檔案 會計憑證、會計帳簿、會計報表及其它類。 財務(wù)部 形成后兩年內(nèi) 按行業(yè)

12、規(guī)定 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第6頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25 續(xù)表 類別 歸檔范圍 收集部門 歸檔時間 密級 保管期限 基 建 檔 案 項目研究資料：公司簽批的市場調(diào)研報告、可行性研究報告、項目投資估算、項目定位報告等。 策劃部 每月10日前 秘密 永久 營銷策劃、推廣、制作類合同及協(xié)議。 策劃部 簽訂后兩日內(nèi) 機密 永久 項目營銷資料：公司簽批的定價方案、價目表；營銷方案、營銷活動執(zhí)行方案；

13、營銷策劃月報與專案分析、總結(jié)報告。 策劃部 每月10日前 秘密 長期 項目營銷資料：樓書、報紙廣告、電視廣告等項目宣傳的紙質(zhì)與聲像資料。 策劃部 每月10日前 普通 長期 銷售月報 銷售部 每月10日前 秘密 長期 客服月服、客戶維修、投訴記錄等客戶資料。 客戶服務(wù)部 每月10日前 機密 長期 銷售合同；補充、補償協(xié)議等相關(guān)資料。 客戶服務(wù)部 每月10日前 機密 永久 征地與拆遷資料： 合同、協(xié)議； 立項文件、土地征用報告、批文等。 開發(fā)部 簽訂后兩日內(nèi) 批復(fù)后兩日內(nèi) 機密 永久 批文與證件： 建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國有土地

14、使用證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證、開發(fā)項目建設(shè)條件意見書等。 開發(fā)部 取得后兩日內(nèi) 普通 永久 土地相關(guān)資料： 航測圖等土地相關(guān)資料。 開發(fā)部 取得后兩日內(nèi) 普通 永久 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第7頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25 續(xù)表 類別 歸檔范圍 收集部門 歸檔要求 密級 保管期限 基 建 檔 案 建筑工程消防設(shè)計審核意見書、施工圖設(shè)計文件審查批準(zhǔn)書、建筑工程消防驗收意見書、竣工驗收

15、備案表等。 開發(fā)部 取得后兩日內(nèi) 普通 永久 開發(fā)項目手冊、開發(fā)項目統(tǒng)計資料及報表。 財務(wù)部 確定后兩日內(nèi) 普通 永久 商品房預(yù)售許可證。 客戶服務(wù)部 取得后兩日內(nèi) 普通 永久 設(shè)計基礎(chǔ)資料：地質(zhì)勘察報告與審核意見書、文物等勘察報告（包括勘察記錄、化驗、試驗報告，重要土巖石樣及說明。 地形、地貌等其它設(shè)計基礎(chǔ)資料）。 工程部 確定后兩日內(nèi) 普通 永久 項目規(guī)劃紅線圖、規(guī)劃總平面圖、建設(shè)工程放驗線報告。 開發(fā)部 取得后兩日內(nèi) 普通 永久 設(shè)計文件與圖紙：設(shè)計任務(wù)書、各階段方案設(shè)計、施工圖、意見反饋書等。 設(shè)計研發(fā)部 各階段設(shè)計完成一周內(nèi)

16、普通 永久 預(yù)算及招投標(biāo)資料：成本控制方案、招標(biāo)文件（包括招標(biāo)申請、招標(biāo)方案、招標(biāo)書、投標(biāo)書、競標(biāo)單位考察報告、答疑文件、評標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書等）、合同執(zhí)行情況評價、結(jié)算書等。 成本控制部 每月10日前 秘密 永久 工程類合同、協(xié)議等。 成本控制部 簽訂后兩日內(nèi) 秘密 永久 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第8頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25 續(xù)表 類別 歸檔范圍 收集部門 歸檔要求 密級 保管期限 基 建 檔

17、 案 施工資料：開工報告、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃；原材料及設(shè)備材質(zhì)書、合格證、質(zhì)檢報告；設(shè)計變更、技術(shù)核定單；施工記錄、日記、工程例會紀(jì)要；隱蔽、分項工程驗收記錄；事故處理報告等。 工程部 每月10日前 普通 永久 竣工資料：各類竣工圖（竣工總平面圖、給排水、消防竣工總平面圖、電力、電訊竣工總平面圖、燃?xì)饪⒐た偲矫鎴D、供暖管道圖及其它隱蔽工程分布圖等）、竣工驗收報告等相關(guān)資料。 工程部 竣工驗收整改復(fù)驗合格一周內(nèi) 普通 永久 綜合驗收：綜合驗收申請、綜合驗收報告、綜合驗收會議決議。 開發(fā)部 綜合驗收整改復(fù)驗合格

18、一周內(nèi) 普通 永久 項目移交：項目移交記錄、工程維修整改記錄等相關(guān)資料。 工程部 移交手續(xù)辦理完畢一周內(nèi) 普通 永久 項目后評估資料 組織部門 兩日內(nèi) 秘密 永久 備注 檔案資料移交公司檔案室時，檔案管理人員要進(jìn)行鑒定，根據(jù)以上原則與所移交資料的情況，確定是否歸檔、密級與保管期限等。 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第9頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25 附件：

19、 檔案分類與編號 1 公司設(shè)立、變更類資料 2 董事會文件 行政檔案（XZ） 3 紅頭文件 4 會議紀(jì)要 5 管理體系文件 6 其它資料 1人事文件 人事檔案（RS） 2在職員工 3 離職員工

20、 4 儲備員工 歸檔資料 1憑證 會計檔案（KJ） 2帳薄 3報表 4 其它 1 竣工綜合驗收資料 1一期項目 2 預(yù)算招標(biāo)資料

21、1（項目1） 3 施工資料 4 竣工資料（全部） 基建檔案（JJ） 2二期項目 5 其它資料 …… 2 （項目2） …… n（項目n） 檔號示例：J J 3 1——1（順序號） 竣工綜合驗收資料 一期項目

22、 南陽路太極公館 基本建設(shè)檔案 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第10頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25 附件： 檔案借閱申請表 借閱部（室）/人： 年 月 日 檔案名稱 密級 用途 借閱時間 歸還時間 備注

23、 部門經(jīng)理審核： 總經(jīng)辦主任審核： 總經(jīng)理批示： 檔案借閱申請表 借閱部（室）/人： 年 月 日 檔案名稱 密級 用途 借閱時間 歸還時間 備注 部門經(jīng)理審核： 總經(jīng)辦主任審核： 總經(jīng)理

24、批示： 檔案借閱申請表 借閱部（室）/人： 年 月 日 檔案名稱 密級 用途 借閱時間 歸還時間 備注 部門經(jīng)理審核： 總經(jīng)辦主任審核： 總經(jīng)理批示： 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第11頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂

25、日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25 檔案借閱登記表 年 月 日- 年 月 日 借閱人 檔案名稱 密級 用途 借閱時間 歸還時間 備注

26、 受控范圍 全體職員 文件名稱 頁 次 第12頁 共12頁 發(fā)行狀態(tài) 書 面 檔案管理制度 修訂日期 2004/09/25 版 本 1 發(fā)行日期 2004/09/25

27、 檔案資料交接單 序號 名 稱 份數(shù) 說明（張/頁數(shù)等資料特征說明） 移交人： 接收人： 交接時間：