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1、“有條不紊有條不紊”小組小組- - 采購部采購部活動主題輔導員：輔導員：組長：組長：組員：組員：- - 縮短出入庫單據處理時間縮短出入庫單據處理時間平均年齡平均年齡有有* * *歲呢！歲呢！課題選定課題選定=5分 =3分 =1分序號序號 問題點問題點重重要要性性緊緊急急度度經經濟濟性性全體全體成員成員是否是否都能都能參加參加自己自己是否是否能解能解決問決問題題是否是否能按能按期完期完成任成任務務分數分數1 1培訓倉管員電腦技能培訓倉管員電腦技能14142 2分時段發(fā)放物品分時段發(fā)放物品10103 3供應商資料的定期更新供應商資料的定期更新18184 4縮短出入庫單據處理時間縮短出入庫單據處理時
2、間26265 5改善倉庫環(huán)境衛(wèi)生改善倉庫環(huán)境衛(wèi)生10106 6辦公設備的定期清潔辦公設備的定期清潔12127 7提高系統(tǒng)入庫登記率提高系統(tǒng)入庫登記率12128 8改進工作服存放方式改進工作服存放方式1212選題理由選題理由 為滿足年產為滿足年產30萬臺的需要，一般物品的萬臺的需要，一般物品的采購物品種類及數量越來越大。采購物品種類及數量越來越大。 倉儲面積縮小，導致出入庫頻次增加，倉儲面積縮小，導致出入庫頻次增加，需處理的單據急劇增多。需處理的單據急劇增多。 人員不增加，工作量加大。人員不增加，工作量加大?；顒佑媱澔顒佑媱澯媱澯媱潿F狀調查（現狀調查（1）入庫流程核算員在采購管理系統(tǒng)中手工錄入數
3、量、單價、稅率及供應商代碼倉管員收貨并填寫庫存卡倉管員核對入庫單據交核算員否系統(tǒng)自動判斷核定價格是否相符在系統(tǒng)中生成入庫單是供應商手工填寫入庫單（數量、單價、稅率）送貨價格確認現狀調查（現狀調查（2）出庫流程需求部門手工填寫出庫單領用物品經該部門經該部門領導審批領導審批倉管員核對單據發(fā)貨并填寫實際出庫數量倉庫核算員在“用友”系統(tǒng)中手工錄入出庫單數據（包括編碼、數量、費用點編碼）倉管員在庫存卡上登記發(fā)放情況現狀調查（現狀調查（3）- 09年年-10年出入庫單據數量調查年出入庫單據數量調查72357789896310410136910 0200020004000400060006000800080
4、0010000100001200012000140001400000年00年01年01年02年02年03年03年04年04年入庫單入庫單據數據數(項）(項）哎！單據在逐年哎！單據在逐年增多呢增多呢.11年的數據是預計值11年的數據是預計值項項入庫調查入庫調查出庫調查出庫調查21002219722380626548378860 050005000100001000015000150002000020000250002500030000300003500035000400004000000年00年01年01年02年02年03年03年04年04年出庫單出庫單據數據數(項）(項）現狀調查（現狀調查（4
5、）-平均每天處理單據時間統(tǒng)計平均每天處理單據時間統(tǒng)計 全年總全年總單據量單據量 ( (項項) ) 平均每天處理平均每天處理 單據量（項）單據量（項） 處理每項單據處理每項單據 平均所花時間平均所花時間 （分鐘）（分鐘） 平均每天處理平均每天處理 出入庫單據時間出入庫單據時間 （分鐘）（分鐘） 入庫單據入庫單據 1041010410 10410/12/20=10410/12/20=4343 2.52.5 43X2.5=43X2.5=107.5107.5 出庫單據出庫單據 2654826548 26548/12/20=26548/12/20=110110 2.12.1 110X2.1=110X2.
6、1=231231 以下為以下為0303年數據年數據107.5107.52312310 05050100100150150200200250250入庫時間（分鐘）入庫時間（分鐘） 出庫時間（分鐘）出庫時間（分鐘）03年03年分鐘分鐘單據太多了單據太多了誰能幫幫我誰能幫幫我HELP!現狀調查（現狀調查（4）-倉庫核算員的工作時間分布倉庫核算員的工作時間分布22%22%49%49%9%9%10%10%3%3%7%7%出庫單據處理入庫單據處理報表及核算驗收單制作早會其它管理工作注：每日平均單據處理注：每日平均單據處理量以量以0303年計算年計算哇！每天的哇！每天的7171的時間都用的時間都用來處理出入
7、庫來處理出入庫單據了單據了目標設定依據目標設定依據預計預計0404年入庫達年入庫達1369113691項，出庫達項，出庫達3788637886項。項。那麼那麼： 全年總單據量 (項) 平均每天處理 單據量（項） 處理每項單據 平均所花時間 （分鐘） 平均每天處理 出入庫單據時間 （分鐘） 入庫單據 13691 13691/12/20=57 2.5 57X2.5=142142.5.5 出庫單據 37886 37886/12/20=158 2.1 158X2.1=331.8331.8 338.5/474.3=0.714如何應對如何應對24萬臺的生萬臺的生產？產？在人員不增加的情況下在人員不增加的情
8、況下必須將必須將04年的單據處理年的單據處理時間至少提高時間至少提高28.6%03年：年：107.5+231=338.5（分鐘）（分鐘） 04年：年：142.5+331.8=474.3（分鐘）（分鐘）以以0303年單據處理年單據處理速度得出速度得出目標設定目標設定每項入庫單據處理時間為每項入庫單據處理時間為1.62分鐘分鐘;出庫單據處理時間為出庫單據處理時間為1.37分鐘分鐘.目標：目標：(出入庫單據處理速度提高出入庫單據處理速度提高35%)03年核算員的工年核算員的工作已經是滿負荷，作已經是滿負荷，我們的目標應該我們的目標應該是能讓工作有所是能讓工作有所改善和提高。改善和提高。為了為了04年
9、單年單據能及時完據能及時完成處理，我成處理，我們的目標必們的目標必須設置得高須設置得高一點。一點。35應是一個合適的，經過我們的努力可以達到的目標要因分析要因分析設備設備環(huán)境環(huán)境方法方法物物電腦電腦運行慢常死機采采購購系系統(tǒng)統(tǒng)人人倉管員倉管員數量填寫錯誤倉庫核倉庫核算員算員速度慢入庫入庫單據單據不清晰倉庫倉庫面積小錄入方錄入方法法核算員手工錄入數量多操作不熟練系統(tǒng)數據未充分利用時間緊單據處單據處理理供應商手工填寫入庫單倉位少供應商供應商不填寫入庫單單據填寫錯誤手工填寫操作復雜要因查證確認人是否要因倉管員數量填寫錯誤抽查100張入庫單無錯誤嚴國球否操作不熟練核算員有3年經驗，操作很熟練譚志廣否速
10、度慢電腦操作速度快譚志廣否不填寫入庫單統(tǒng)計04年1月，有2項未填入庫單陳寶紅否填寫錯誤50張單中有5張單價填寫錯誤陳寶紅否常死機03年下半年更新后電腦運行好姚惠萍否運行慢運行較快姚惠萍否采購系統(tǒng)數據未能充分利用系統(tǒng)中已有的供應商、單價等信息，入庫登記時重新手工填入曾嶸是操作復雜系統(tǒng)操作簡單明了曾嶸否數量多由于減少存貨量，必須增加采購批次，單據也要增多。不可控陳寶紅否不清晰單據由于手工填寫，經常出現不清晰，需查對，浪費時間劉九根是錄入方法 核算員手工錄入單價、數量、稅率全部需手工錄入，占用大量時間鄭允城是單據處理方法供應商手工填寫手工填寫，有不清晰需查對浪費時間 嚴國球是環(huán)倉庫面積小、倉位少增加
11、倉庫，擴大庫存量與公司要求不符，不可變動黃何似否法單據物要因項目系統(tǒng)設備供應商人倉庫核算員電腦要因確認單要因確認單對策制定（一對策制定（一）項目項目 要因要因 分析分析 對策對策 1 系統(tǒng)中數據未能系統(tǒng)中數據未能 充分利用充分利用 入庫時輸入的供應商、單價、稅率入庫時輸入的供應商、單價、稅率在系統(tǒng)中價格確認單中已有，如能在系統(tǒng)中價格確認單中已有，如能數據共享可節(jié)約大量輸單時間數據共享可節(jié)約大量輸單時間 2 單據不清晰單據不清晰 使用打印單據可避免使用打印單據可避免 3 核算員手工錄核算員手工錄入入 與第一個問題相似，數據共享可簡與第一個問題相似，數據共享可簡化核算員工作化核算員工作 4 供應商
12、手工填供應商手工填寫寫 與第二問題同，避免手寫單據與第二問題同，避免手寫單據 在采購管理在采購管理系統(tǒng)中增加系統(tǒng)中增加C類申購單的類申購單的合同生成功合同生成功能，以合同作能，以合同作為送貨及入為送貨及入庫憑證庫憑證 P看來看來C類單據在系統(tǒng)中類單據在系統(tǒng)中自動生成合同，可以自動生成合同，可以解決入庫單據處理時解決入庫單據處理時間長的問題！間長的問題！對策實施（一）對策實施（一）D只需錄入需只需錄入需作合同的申作合同的申購單號（購單號（8個個數字數字)1、在采購管理系統(tǒng)中增加了合同制作功能、在采購管理系統(tǒng)中增加了合同制作功能對策實施（一）對策實施（一）D單價供應商數量貨款及稅款2、供應商以合同
13、為送貨憑證，所有物品的相關信息清楚、正確無誤。效果好！、供應商以合同為送貨憑證，所有物品的相關信息清楚、正確無誤。效果好！對策實施（一）對策實施（一）D錄入合同號錄入合同號合同單價合同單價/貨款貨款/稅稅款全部顯示款全部顯示確認數量確認數量供應商供應商只需要你作一件事：只需要你作一件事：錄入數量，按入庫登錄入數量，按入庫登記鍵。記鍵。3、入庫單錄入過程簡單、快捷！效果：好、入庫單錄入過程簡單、快捷！效果：好效果確認（一）效果確認（一）C合同中已含有單價、供應商編碼等內容，根據合同入庫省卻了輸入合同中已含有單價、供應商編碼等內容，根據合同入庫省卻了輸入供應商、單價、稅率、數量的煩瑣。經測試，已在
14、系統(tǒng)中制作合同供應商、單價、稅率、數量的煩瑣。經測試，已在系統(tǒng)中制作合同的平均每項入庫處理約需的平均每項入庫處理約需1.4分鐘，比原來節(jié)省分鐘，比原來節(jié)省1.1分鐘。分鐘。20的單據為價值低需求數量少的物品：如掃帚、桶清掃用品等，的單據為價值低需求數量少的物品：如掃帚、桶清掃用品等，或直接在商場采購的物品，如再作合同則阻礙了整個采購過程的或直接在商場采購的物品，如再作合同則阻礙了整個采購過程的進度。進度。 處處理理入入庫庫單單據據所所花花時時間間( (分分鐘鐘/ /天天) ) 實實施施前前 4 43 3X X2 2. .5 5= =1 10 07 7. .5 5 實實施施后后 4 43 3X
15、X1 1. .4 4X X8 80 0% %+ +4 43 3X X2 2. .5 5X X2 20 0% %= =6 69 9. .7 7 平均每項入庫單據處理時間平均每項入庫單據處理時間69.7/43=1.62分分第一個目標第一個目標達到了，達到了，繼續(xù)努力繼續(xù)努力階段小結（一）階段小結（一）A此對策可規(guī)范采購過程，降低入庫單此對策可規(guī)范采購過程，降低入庫單據處理時間，繼續(xù)推進，但我們的預據處理時間，繼續(xù)推進，但我們的預期目標還未全部達到，我們一定要繼期目標還未全部達到，我們一定要繼續(xù)努力，爭取早日完成達成所有目標續(xù)努力，爭取早日完成達成所有目標要因分析（二要因分析（二）數量多設備設備環(huán)境
16、環(huán)境方法方法物物電腦電腦運行慢常死機系系統(tǒng)統(tǒng)運行慢人人倉管員倉管員填錯編碼數量填寫錯誤倉庫核倉庫核算員算員速度慢單據單據倉庫倉庫面積小不清晰庫存管理庫存管理只接受人工錄入出庫單工作緊張時間緊倉管員與核算員有重復核對出庫出庫單據處理方法倉位少不熟練手工逐項錄入要因確認單要因確認單對策制定（二對策制定（二）項項目目 要要因因 分分析析 對對策策 1 庫庫存存物物品品只只接接受受 人人工工錄錄入入 出出庫庫單單據據全全部部是是手手工工錄錄入入，錄錄入入操操作作也也較較復復雜雜， 且且在在系系統(tǒng)統(tǒng)中中單單張張保保存存，速速度度慢慢。 2 出出庫庫單單手手工工逐逐項項錄錄入入 物物品品編編碼碼有有 10
17、 位位，手手工工錄錄入入容容易易出出錯錯 3 倉倉管管員員與與核核算算員員有有重重復復核核對對 因因目目前前發(fā)發(fā)貨貨與與單單據據錄錄入入是是完完全全分分開開， 造造成成重重復復核核對對， 浪浪費費大大量量時時間間， 增增加加條條碼碼管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)， 物物品品入入庫庫時時， 打打印印條條碼碼， 出出庫庫時時掃掃描描條條碼碼， 錄錄入入數數量量即即可可出出庫庫 P對策實施（二）對策實施（二）D1、開發(fā)了簡單適用的條形碼管理系統(tǒng)、開發(fā)了簡單適用的條形碼管理系統(tǒng)對策實施（二）對策實施（二）D條碼管理實施工作流程：條碼管理實施工作流程：打印條碼粘貼條碼物品分類堆放物品驗收入庫是否常備物品否是常備物品條
18、碼已全部打出粘貼在固定貨箱上入庫入庫倉管員找到物品手持掃描器，掃描對應領用單位、費用條碼掃描物品條碼錄入出庫數量完成所有出庫后確認保存核算員每日下班將所有數據上傳用友自動生成用友出庫單出庫出庫效果確認（二）效果確認（二）C使用條碼系統(tǒng)后，倉管員掃描條碼發(fā)放物品，確保了物品與編碼使用條碼系統(tǒng)后，倉管員掃描條碼發(fā)放物品，確保了物品與編碼的統(tǒng)一性，且每日發(fā)放物品信息保存在電腦中隨時可查詢，無需的統(tǒng)一性，且每日發(fā)放物品信息保存在電腦中隨時可查詢，無需再填寫庫存卡。再填寫庫存卡。核算員只需將數據上傳核算員只需將數據上傳“用友存貨管理系統(tǒng)用友存貨管理系統(tǒng)”，避開了庫存系統(tǒng)，避開了庫存系統(tǒng)慢及操作復雜的影響
19、，且不需再逐個核對。節(jié)約了時間。慢及操作復雜的影響，且不需再逐個核對。節(jié)約了時間。階段小結（二）階段小結（二）A條碼管理系統(tǒng)的運行，大大提高了出庫單據的處條碼管理系統(tǒng)的運行，大大提高了出庫單據的處理速度和準確性，但大量的維修備件及銷售部包理速度和準確性，但大量的維修備件及銷售部包裝材料、焊裝用的電極等批量入庫批量出庫的物裝材料、焊裝用的電極等批量入庫批量出庫的物品，出庫時仍然需逐個掃描出庫。占用大量時間。品，出庫時仍然需逐個掃描出庫。占用大量時間。如何做到更簡單化、更實用呢？如何做到更簡單化、更實用呢？對策制定（三）對策制定（三）項項目目 問問題題點點 問問題題分分析析 對對策策 1 批批量量
20、出出庫庫物物品品 只只能能逐逐項項掃掃描描 出出庫庫 這這類類物物品品大大多多是是屬屬于于同同時時申申請請購購買買的的同同一一批批物物品品，在在采采購購系系統(tǒng)統(tǒng)中中都都作作了了合合同同。 在在條條碼碼系系統(tǒng)統(tǒng)中中增增加加按按合合同同號號打打印印條條碼碼（即即條條碼碼中中包包含含了了合合同同的的所所有有項項目目和和信信息息） P對策實施（三）對策實施（三）D增加了批量打增加了批量打印的功能印的功能對策實施（三）對策實施（三）C真的太方便簡單了真的太方便簡單了出庫時只需要掃描出庫時只需要掃描批量打印的條碼，批量打印的條碼，就可以把該合同項就可以把該合同項下的所有物品同時下的所有物品同時出庫出庫全部
21、數據都以全部數據都以0303年出入年出入庫數據為依據得出庫數據為依據得出效果確認效果確認(二、三）二、三）A小于小于1.37分鐘，分鐘，我們的分項目我們的分項目標達到了！標達到了！項項目目 每每日日處處理理單單據據數數 平平均均每每項項單單據據處處理理時時間間(分分) 每每日日處處理理單單據據時時間間 說說明明 條條碼碼系系統(tǒng)統(tǒng)實實 施施前前 110 2.1 231 條條碼碼系系統(tǒng)統(tǒng)實實 施施后后 110 1.25 137.5 因因減減少少了了兩兩個個重重復復的的操操作作，出出庫庫單單據據處處理理時時間間只只有有原原來來的的一一半半，打打印印條條碼碼并并粘粘貼貼每每項項需需多多 花花0.2分分
22、 鐘鐘 . 故故 單單 項項 處處 理理 時時 間間 為為2.1/2+0.2=1.25 分分 節(jié)節(jié)余余時時間間 0.85 93.5 131.3 /（107.5+231）=38.8%35%效果確認效果確認-A我們的我們的目標目標終于終于達達到了到了！單據處理速度單據處理速度提高提高38.838.8 %！69.769.7231231137.5137.5107.5107.50 0505010010015015020020025025003年03年04年04年入庫時間（分鐘）入庫時間（分鐘）出庫時間（分鐘）出庫時間（分鐘）線性 ( 出 庫 時間（分鐘）)線性 ( 出 庫 時間（分鐘）)線性 ( 入 庫
23、 時間（分鐘）)線性 ( 入 庫 時間（分鐘）)年份年份分鐘分鐘03年與年與04年處理同量單據所需年處理同量單據所需時間對比時間對比（以03年日均處理單據為依據）入庫入庫43項項出庫出庫110項項入庫入庫43項項出庫出庫110項項節(jié)約時間：節(jié)約時間： (231+107.5)- (137.5+69.7)=131.3效果確認效果確認A即使即使0404年出入庫量年出入庫量猛增猛增，我們也可我們也可按時按時完成任務了完成任務了！單據名稱單據名稱04年預計年預計數量數量(項）項）單項單據處理單項單據處理時間時間(分分)累計處理時累計處理時間間(分）分）入庫單入庫單136911.6222179.4出庫單出
24、庫單378861.2547357.5合計：合計：69536.90404年總的單據處理時間為：年總的單據處理時間為：69536.9/60=1159(69536.9/60=1159(小時）小時）占總的工作時間的百分比為：占總的工作時間的百分比為：1159/1159/（2462468 8）58.9%58.9%注：全年工作注：全年工作日按日按246日日1. 1. 進行新的采購管理程序的操作培訓進行新的采購管理程序的操作培訓2. 2. 制定條碼管理系統(tǒng)操作手冊及培訓制定條碼管理系統(tǒng)操作手冊及培訓3. 3. 修訂庫存管理操作手冊修訂庫存管理操作手冊收貨憑送貨單入庫(輸入電腦)打印所收貨物的條形碼（批量或分
25、項）粘貼條形碼于貨物上是否常備物品否是將所收物品置于貨架上將物品置于該常備物品所對應的貨位上(貨位上已粘貼有該物品的條碼)物品出庫掃描掃描輸入投資號小組活動總結小組活動總結1活動計劃實績活動計劃實績計劃計劃實際實際共活動共活動1313次，次，合計合計3636小時小時共活動共活動1313次，次，合計合計3636小時小時小組活動總結小組活動總結2- 小組活動的無形效果小組活動的無形效果0 01 12 23 34 45 5上級的支持上級的支持責任感責任感改善意識改善意識工作信心工作信心合作程度合作程度QC知識QC知識活動前活動前活動后活動后通過本次通過本次NGHNGH活動，不僅提高了單據處理速度，提
26、高了工作效率，也提高活動，不僅提高了單據處理速度，提高了工作效率，也提高了我們工作的信心和改善的意識。在實際運用了各種了我們工作的信心和改善的意識。在實際運用了各種QCQC工具來分析解決工具來分析解決了工作中的問題后，團隊的合作精神和分析問題的能力都得到了很大提高。了工作中的問題后，團隊的合作精神和分析問題的能力都得到了很大提高。小組活動總結小組活動總結3-活動的反省活動的反省進一步完善倉庫條碼管理系統(tǒng)，提高程序和運行過進一步完善倉庫條碼管理系統(tǒng)，提高程序和運行過程穩(wěn)定性，然后協(xié)同程穩(wěn)定性，然后協(xié)同ITIT科，將采購管理系統(tǒng)、條碼科，將采購管理系統(tǒng)、條碼管理系統(tǒng)和管理系統(tǒng)和“用友用友”存貨管理系統(tǒng)三個系統(tǒng)更好地存貨管理系統(tǒng)三個系統(tǒng)更好地連接起來，進一步提高工作效率。連接起來，進一步提高工作效率。下一步工作通過通過NGH活動，我們體會到只有不間斷的運用活動，我們體會到只有不間斷的運用PDCA循環(huán)，才循環(huán)，才能不斷接近并最終達到自己的目標。能不斷接近并最終達到自己的目標。匯報完畢謝謝！謝謝！
NHC活動有條不紊
