《電算會計》第三章課堂筆記

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1、奧鵬遠程教育中心助學服務部 福師《電算會計》第三章 賬務處理子系統(tǒng) 課堂筆記 u 主要知識點掌握程度 掌握賬務處理子系統(tǒng)的工作原理及功能結構、賬務處理子系統(tǒng)手工處理方式、賬務處理子系統(tǒng)計算機處理方式、通用賬務處理子系統(tǒng)基本的功能結構、賬務處理子系統(tǒng)的初始化。掌握填制憑證、制作常用憑證，審核憑證和記

2、賬，理解記賬的人員劃分。了解項目核算與管理，理解部門往來核算、個人往來核算、項目核算與管理。理解期末的攤、提、結轉業(yè)務處理的順序，掌握期末的攤、提、結轉業(yè)務處理、自動轉賬設置、試算平衡和結賬、結賬。理解銀行對帳、帳務系統(tǒng)的輸出中的多欄帳的設置，掌握出納管理、銀行對帳、帳務系統(tǒng)的輸出。 u 知識點整理 1、 賬務系統(tǒng)的工作原理及功能結構 （一）賬務系統(tǒng)的手工處理方式。 在手工條件下，會計核算的方法主要包括：設置會計科目及賬戶、復式記賬、填制與審核憑證、設置與登記賬簿、成本計算、財產(chǎn)清查、編制會計報表。 （二）賬務系統(tǒng)的計算機處理方式 。 由于

3、計算機具有運算速度快，業(yè)務處理能力強，數(shù)據(jù)處理精度高等特點。使用計算機處理會計業(yè)務，需要根據(jù)計算機工作特點，制訂計算機條件下新的的賬務處理流程。 計算機條件下日常會計業(yè)務的賬務處理基本的業(yè)務處理流程如圖 3-1 所示。 （三）、計算機賬務處理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程 計算機賬務系統(tǒng)中會計業(yè)務處理的基本流程是： 1.?編輯輸入記賬憑證或機制憑證。 2.?對輸入的記賬憑證進行審核。 3.?人工控制由計算機自動完成記賬工作。 4. 人工控制由計算機自動完成結賬工作。 5. 人工控制由計

4、算機自動進行銀行對賬。 6. 在計算機會計賬務系統(tǒng)第一次投入使用時，也有類似手工的建賬工作，這一工作通過對系統(tǒng)的初始設置來完成。 （四）通用賬務處理系統(tǒng)基本功能結構 二、賬務處理子系統(tǒng)系統(tǒng)的初始化 （一）、賬務處理子系統(tǒng)初始化設置概述 賬務系統(tǒng)的初始設置類似手工方式下選定記賬方式，確定會計科目和賬戶，設計記賬憑證，制定記賬規(guī)則，結轉期初余額等初始建賬工作。 賬務系統(tǒng)中的初始設置可以分成兩個層次：第一個層次是系統(tǒng)工作必不可少的基本設置；第二個層次是為了方便用戶使用、提高系統(tǒng)工作效率和靈活的處理會計

5、業(yè)務能力的設置及其與財務管理有關的深入設置。 （二）、初始化設置前的準備工作 1、仔細閱讀《使用手冊》 2、會計科目、憑證類型等的確定 在使用系統(tǒng)之前，應根據(jù)《會計法》、 《企業(yè)會計準則》及《企業(yè)會計制度》的要求，結合本企業(yè)會計核算和管理的需要及軟件的特點，確定會計科目體系和憑證類型。 3、會計數(shù)據(jù)資料的準備 這里的會計資料是指系統(tǒng)運行所需要的各種基礎數(shù)據(jù)。包括往來賬數(shù)據(jù)、銀行賬數(shù)據(jù)、科目余額、憑證摘要等。 4、會計組織和人員分工的確定 （三）、會計科目設置 會計科目設置的主要內(nèi)容包括會計科目的代碼、名稱，會計科目

6、的性質(zhì)、類型，對應賬戶的格式。另外多數(shù)賬務系統(tǒng)軟件，科目所需要的輔助核算的要求一般也在科目設置功能中進行標識。 （四）、會計科目輔助核算設置 個人往來輔助帳 賬務系統(tǒng)對個人往來業(yè)務的處理提供了兩種不同的解決方案： 一種是模仿手工的處理方法。采用這種方法有關會計科目的設置與手工處理科目設置相同，即在其他應收、其他應付科目下按費用類別設置二級科目，在二級科目下按往來的個人或單位設置明細科目。 另一種是輔助核算方式。即利用系統(tǒng)的輔助核算功能將有關科目設成個人往來類。一般對個人往來業(yè)務清理工作量較大的單位如：出差工作多且差旅費借支也較多的單位可采用將“其他應收款—差旅費借支”等科目設

7、成個人往來輔助核算，以便使用賬務系統(tǒng)提供的個人往來管理功能加強個人往來業(yè)務的核算和管理。 客戶和供應商往來核算 在只使用總賬子系統(tǒng)的單位，與個人往來類似，客戶和供應商往來核算也可用兩種方法進行核算。 如果在總賬子系統(tǒng)處理客戶和供應商往來業(yè)務，則與個人往來類似，需要設置客戶分類及檔案和供應商分類及檔案以及在起初數(shù)據(jù)錄入客、供應商的期初未結清的明細數(shù)據(jù)。以便進行每一客戶和供應商的明細核算。具體設置方法可參見采購、銷售等章節(jié)。 部門輔助核算 部門核算通常適用于收入和費用類科目。 為了加強管理，企業(yè)對各種收支類科目除了需要按類別進行核算外，還需按部門進行核算，如管理費用科目下，首先要按類別

8、分成管理人員工資、辦公費、差旅費、業(yè)務招待費等項目進行核算，然后還需對每個費用項目在不同部門的發(fā)生情況進行核算，這種核算要求在手工條件下是很難實現(xiàn)的，但在計算機條件下，利用系統(tǒng)提供的部門核算輔助功能，卻是輕而易舉的事情。 項目核算 項目核算是為了解決圍繞一個專門的對象，將與該對象有關的所有收入、支出進行專項歸集的目的而設置的功能。 當科目體系中有項目核算類科目時，需要在項目目錄功能中做進一步的設置。 （1）定義項目大類：項目大類即項目核算的分類類別，如在建工程等。 （2）定義項目結構：為了方便用戶登記項目清單，每一大項有關的欄目由用戶自由設定。 （3）項目分類和項目目錄：如在建

9、工程較多，為了分類統(tǒng)計和管理需要設置項目的分類和每一分類下的項目清單。 （4）指定項目核算科目：在建立會計科目時，雖然已經(jīng)設定了項目核算的會計科目，但沒有具體指定某科目進行哪個項目大類核算，在此應予以明確。即在項目科目中將屬于該項目的科目選入該項目核算。 （5）項目期初與計劃錄入。項目期初即某項目在某個科目中的期初余額；項目計劃即某項目在某個科目中的計劃發(fā)生額。由于項目期初和項目計劃是與科目和項目相關的，所以錄入時，應逐個科目錄入，先錄入一個科目下所有項目的期初余額和計劃數(shù)，再輸入另一個科目的期初余額和計劃數(shù)。 （五）、憑證類別設置 憑證類別設置通常需要設置類別和類別名稱，類別和類別

10、名稱不得重復。軟件為了防止憑證用錯或輸入錯誤，在設置憑證類別的同時還允許用戶對各類憑證中借貸方必須或不能出現(xiàn)的會計科目進行設置。例如：收款憑證，借方必須是現(xiàn)金或銀行存款；付款憑證，貸方必須是現(xiàn)金或銀行存款等。對于不劃分憑證類別的單位則可以不設置。 （六）、初始數(shù)據(jù)錄入 賬務系統(tǒng)第一次投入使用前還需要將各種基礎數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。這些基礎數(shù)據(jù)主要是最低一級明細科目的年初余額和系統(tǒng)啟用前各月的發(fā)生額。其上級科目的余額和發(fā)生額由系統(tǒng)自動進行匯總。一般情況下，資產(chǎn)、費用類科目余額在借方，負債、所有者權益、收入、利潤類科目余額在貸方。如果是數(shù)量金額類科目還應輸入相應的數(shù)量和單價。如果是外幣類科目還應輸入

11、相應的外幣金額。 數(shù)據(jù)錄入完畢后，通常系統(tǒng)將自動對數(shù)據(jù)進行校驗。這些校驗為： 資產(chǎn)類合計是否等于負債加所有者權益類合計。 上級科目值與所屬下級科目對應值的合計是否相等，以及輔助賬的合計是否與其上級科目對應值相等。 所有科目的借方發(fā)生額合計是否等于所有科目的貸方發(fā)生額合計。 （七）、結算方式設置 為了便于對有關票據(jù)進行管理和提高銀行自動對賬的效率，賬務系 統(tǒng)軟件設有結算方式設置功能。用戶在進行結算方式設置時應將本單位所使用的結算方式一一編碼，將各種結算方式碼和結算方式名稱一一輸入系統(tǒng)給出的對應攔目中，以便在需要時輸入相應結算方式。 （八）、其他

12、有關設置 1、外匯匯率設置 5、常用憑證設置 6、常用摘要設置 三、賬務處理子系統(tǒng)日常業(yè)務處理 （一）、憑證錄入、審核和修改 1、憑證錄入 （1）、記賬憑證的類型 ⑴ 手工憑證： (2) 機制憑證：(3)派生憑證： （2）、記賬憑證的基本內(nèi)容 主要包括日期、憑證類別和憑證號、摘要、科目、金額、附件張數(shù)、各種簽章等。 （3）、各類記賬憑證的輸入方式 （4）、憑證的錄入 (1)憑證基本內(nèi)容的錄入 (2)輔助核算數(shù)據(jù)的錄入 2、憑證審核 盡管賬務系統(tǒng)在憑證錄入的過程中設計了大量的檢驗功能，但一些人為的錯誤，

13、例如憑證的科目代碼輸入錯誤導致會計科目發(fā)生錯誤；憑證的借貸方金額同時發(fā)生錯誤，且錯誤金額相同。這些錯誤是計算機系統(tǒng)很難檢測的。這就要由審核人員進行審核了。 3、憑證的修改 （1）、對沒有進行審核的錯誤憑證，可以直接利用憑證修改功能進行修改。 （2）、對已經(jīng)進行了審核，但是還沒有記賬的錯誤憑證，應先取消審核，然后再在憑證修改功能中進行修改。） （3）、對已記賬的錯誤憑證，則不能利用憑證修改功能進行修改 （2） 、記賬 1、記賬原理 在會計信息系統(tǒng)中，所有的賬簿數(shù)據(jù)均以數(shù)據(jù)庫文件方式存放于系統(tǒng)之中。從系統(tǒng)內(nèi)部的處理過程來看，記賬處理實際上是會計數(shù)據(jù)在

14、不同數(shù)據(jù)庫文件之間的傳遞。 通過記賬處理，系統(tǒng)會自動將圖2-1所示的臨時庫中的憑證數(shù)據(jù)（已經(jīng)審核的）轉移到另外一個穩(wěn)定的憑證數(shù)據(jù)庫中，該數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)是不能進行修改和刪除的，由此可見，“記賬”實際上起到了固化數(shù)據(jù)的作用。同時，系統(tǒng)為了方便地形成各種輸出（包括賬簿、報表、輔助賬、輔助管理信息資料等），在記賬時還會自動運算形成其它一些穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫。 2、記賬過程 （1）、選擇記賬憑證。即選擇本次要記賬的憑證范圍。 （2）、系統(tǒng)自動檢驗記賬憑證 ? （3）、正式記賬 進行記賬工作需要注意以下問題： ? （1）未經(jīng)審核的記賬憑證不能記賬。 ? （

15、2）有不平衡憑證或錯誤憑證時，系統(tǒng)停止記賬。 ? （3）記賬過程決不允許無故中斷系統(tǒng)運行或關機。 四、賬務處理子系統(tǒng)期末業(yè)務處理 （一）、期末的攤、提、結轉業(yè)務處理 對于期末的攤、提、結轉業(yè)務的處理，系統(tǒng)都要求用戶事先設置好正確的轉賬憑證模板，需要時調(diào)用設置好的憑證模板，由計算機自動生成轉賬憑證。 使用轉賬憑證模板生成轉賬憑證功能，需要注意以下幾個問題： 1、在調(diào)用轉賬憑證模板生成轉賬憑證前必須將本月發(fā)生的各種具體業(yè)務登記入賬。 2、注意期末的攤、提、結轉業(yè)務具有嚴格的處理順序。 3、結轉生成的記賬憑證系統(tǒng)將存于未記賬憑證庫，這些

16、憑證還需要進行審核和記賬操作才能記入賬簿。 （二）、自動轉賬憑證的設置 1．登記一個轉賬憑證模板 2．設置轉賬憑證模板 這種設置主要包括：科目編碼、借貸方向和金額的取數(shù)公式，取數(shù)公式實際上是告訴計算機如何從系統(tǒng)內(nèi)獲取轉賬憑證所需要的數(shù)據(jù)。如果涉及到的科目是部門核算類或項目核算類，且需要按部門或項目結轉則還應設置制定部門或項目；如果不指定則系統(tǒng)默認為結轉所有的部門或項目。 （三）、試算平衡和對賬 計算機賬務系統(tǒng)試算平衡功能就是將系統(tǒng)中所有科目的數(shù)據(jù)按會計平衡公式進行平衡檢驗。對賬是對各個賬戶的數(shù)據(jù)進行檢驗，以檢查對應賬戶的是否平衡。 （四）、結賬 通

17、用賬務系統(tǒng)結賬工作的一般處理步驟是： 1、停止本月的記賬工作。 ? 2、進行數(shù)據(jù)保護：數(shù)據(jù)保護的過程與記賬基本相同。 3、進行試算平衡。 4、將本月各賬戶的期末余額結轉下月，成為下月的期初余額。 期末結賬時應注意以下問題： ? 1、各科目的攤、提、結轉工作必須在結賬以前完成。 ?2、當月輸入的記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬的當月憑證，系統(tǒng)將不能結賬。 ? 3、上月未結賬，本月無法結賬。 ? 4、每月只能結賬一次。 ?5、有些通用賬務系統(tǒng)初始設置中需要設定每月的結賬日期，使用這些軟件必須在規(guī)定的日期進行結賬。 多數(shù)通用軟

18、件年末結賬后系統(tǒng)會自動生成下一年度的機內(nèi)賬簿，并將本年各賬戶期末余額結轉下年。 五、賬務系統(tǒng)的輸出 （一）、賬務處理子系統(tǒng)輸出方式 在賬務系統(tǒng)中信息輸出的方式有三種： 通過屏幕顯示輸出，通常稱為查詢。 通過打印機打印輸出，通常稱為打印。在賬務系統(tǒng)中凡是可以查詢到的內(nèi)容都可以打印。 打印輸出按照打印方式的不同可以分為套打和完全打印。使用哪種方式由用戶自己決定。 通過活動硬盤等輸出，通常稱為備份。由于備份功能對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全有重要意義，又與系統(tǒng)數(shù)據(jù)恢復功能有密切聯(lián)系，因此備份不光是信息輸出的一種方式而且是系統(tǒng)維護的重要功能。 （二）、記賬憑證的輸出 1.記賬憑證的輸出

19、 記賬憑證的輸出主要是對憑證進行查詢 。 由于系統(tǒng)中的記賬憑證可能處于不同的處理狀態(tài)，因此憑證的查詢分兩種情況。一種是包括未記賬憑證在內(nèi)的所有記賬憑證查詢，一種是已記賬的記賬憑證的查詢。 2.科目匯總表的輸出 為了提供某一科目某一時間范圍的發(fā)生額和余額，系統(tǒng)提供了憑證匯總功能。憑證匯總同樣需要輸入?yún)R總條件和匯總憑證的范圍。運行憑證匯總功能，系統(tǒng)自動進行憑證匯總并將產(chǎn)生的科目匯總表顯示在屏幕上。需要打印時，操作對應的功能鍵系統(tǒng)即可將結果打印輸出?？颇繀R總同樣分已記賬憑證和包括未記賬憑證的所有憑證兩種情況進行查詢和打印。 （三）、賬簿輸出 （四）、輔助核

20、算信息輸出 六、資金管理 （一）支票登記簿 （二）、銀行對賬 1、錄入初始未達賬 2、錄入銀行對賬單 3、銀行對賬 在計算機賬務系統(tǒng)中，對賬方式通常分為自動對賬和手工對賬，手工對賬一般作為自動對賬的補充。自動對賬可以選擇：結算方式相同、結算票號相同、金額和方向相同三個條件中的一個或幾個的組合作為確定已達賬的條件。選定對賬條件后系統(tǒng)將根據(jù)確定的條件自動標示出已達賬項。 4、輸出對賬結果 5 心系天下求學人 專業(yè) 專注 周到 細致