第二部分 文書檔案管理

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1、第二部分 文書檔案管理（單選） 1、歸檔制度檔案室的檔案收集工作的主要途徑（接收歸檔） 2、各單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為（歸檔）。 3、文件歸檔屬于（文書部門）的任務(wù)，它是文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，又是檔案工作開始的一個(gè)環(huán)節(jié)。 4、檔案整理工作的主要內(nèi)容或程序：區(qū)分全宗—檔案分類—編立保管單位—案卷排列—編目。 5、從全部整理工作程序來看，文件在（來源方面）的聯(lián)系是首要的聯(lián)系。 6、（全宗）是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。 7、（聯(lián)合全宗）就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位

2、形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。 8、（全宗匯集）是按照一定的特征組成的，檔案數(shù)理很少的若干全宗的集合體。 9、（檔案匯集）是由不同的立檔單位形成的，按照一定特征保中起來的檔案的混合體。 10、判定檔案所屬全宗，主要應(yīng)從立檔單位的（內(nèi)部文件——發(fā)文——收文）三方面著手，分別查明它們的形成者。 11、(年度分類法)就是根據(jù)形成和處理文件的（年度）將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。 12、如果一份文件上有兩個(gè)以上的日期，就要根據(jù)不同文件的特點(diǎn)，確定一個(gè)主要日期，即最能說明該文件時(shí)間特點(diǎn)的日期。譬如：內(nèi)部文件和一般發(fā)文，應(yīng)以（寫成日期）為根據(jù)；來往文件中的收文以（收到日期或公布、生效日期）為

3、根據(jù)；指示、命令等指令文件，以（簽署日期）為根據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，以（內(nèi)容所針對的時(shí)限）為根據(jù)；跨年度的計(jì)劃可放入（開始）的年度，跨年充的總結(jié)可放入（最后）的年度； 13、所謂（分類方案），就是標(biāo)列各個(gè)類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱（分類大綱） 14、（案卷目錄）就是案卷名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。 15、每一案卷目錄所含數(shù)量一般以（三位數(shù)）為宜，一般不超過1000 16、向檔案館移交的檔案要（一式三份案卷目錄） 17、整理積存檔案和零散文件的工作程序大致為：區(qū)分全宗——分類——立卷——卷內(nèi)文件排列——調(diào)整案卷——案卷的加工整理

4、——確定案卷編號——編制案卷目錄 18、檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。 19、檔案保管期限表，是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。 20、鑒定檔案價(jià)值的基本工作方法是直接審查檔案，通常把這種方法稱為直接鑒定法。 21、為了使領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn)需要銷毀的檔案，必須編制“檔案銷毀清冊”，它是日后查考檔案銷毀情況的憑據(jù)。 22、檔案銷毀清冊經(jīng)批準(zhǔn)后，需要銷毀的檔案一般送工廠作為原料。 23、機(jī)密檔案可自行焚毀。為保守黨和國家的機(jī)密，嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案作其他用途，更不準(zhǔn)出賣。無論采用什么方法銷毀，均應(yīng)指派兩名以上專人監(jiān)銷。 2

5、4、分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，將檔案主題按《中國檔案法》的邏輯體系組織起來的檢索工具。 25、分類卡片目錄的編制方法與步驟大致為：填制卡片——排列卡片——安放導(dǎo)卡。 26、專題目錄是系統(tǒng)揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。 27、文號索引是將檔案的文號與檔號相對應(yīng)，提供按文號檢索檔案途徑的檢索工具。 28、全宗指南是以文章敘述的形式介紹某一全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種工具書，又稱為全宗介紹。 29、閱覽室是檔案館（室）集中接待利用者，直接傳播檔案信息，當(dāng)面提供咨詢服務(wù)的基本場所。開辟閱覽室接納用戶是檔案館（室）提供利用的普遍的和主要的服務(wù)方式之一

6、。 30、檔案展覽是指根據(jù)某種需要，按照一定的主題，系統(tǒng)地陳列檔案材料。 31、檔案證明是檔案館（室）根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人的詢問和申請，為了核查某種事實(shí)在本館（室）保存的檔案中有關(guān)的記載而編寫的書面證明材料。 32、咨詢工作是檔案工作人員以根據(jù)檔案解答問題的方式，向利用者提供檔案信息及有關(guān)情報(bào)的一項(xiàng)服務(wù)工作。 33、咨詢工作一般按下列程序進(jìn)行：接受咨詢問題——查找檔案材料——答復(fù)咨詢問題——建立咨詢問題檔案 1、科技文件是在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的、處于使用和運(yùn)行過程中的文件材料。 2、區(qū)分科技檔案與政務(wù)文件，最主要的是分析文件的內(nèi)容。 3、案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同、密

7、級相同的科技文件的最小集合體。 4、組織案卷是科技文件整理工作的核心內(nèi)容。 5、案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件。有機(jī)聯(lián)系是案卷的本質(zhì)特征，也是組織案卷的基本要求。 6、案卷內(nèi)科技文件的保存價(jià)值與密級應(yīng)基本一致。 7、按結(jié)構(gòu)組織案卷主要適用于機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件（特別是圖樣部分）。 8、按工序或階段組織案卷，主要適用于工藝文件、科研文件、設(shè)計(jì)文件以及地質(zhì)勘探文件等。 9、案卷內(nèi)圖樣按隸屬關(guān)系排列適用于機(jī)械產(chǎn)品圖樣的排列，其一般順序?yàn)椋嚎倛D——組件圖——部件圖——零件圖 10、歸檔范圍是科技文件歸檔的核心內(nèi)容。 11、確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是科技文件是否有使用價(jià)值。 12、從

8、科技文件的歸檔時(shí)間看，形成周期不太長的科技文件適用于按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔。 13、從科技文件的歸檔時(shí)間看，科技、生產(chǎn)活動(dòng)周期過長的文件適用于按形成階段歸檔。 14、科技文件的歸檔要求中表明科技業(yè)務(wù)部門是歸檔工作主體。 16、科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍?、生產(chǎn)活動(dòng)的科技文件。 17、專業(yè)性特點(diǎn)是科技檔案最突出的特點(diǎn)。 18、專業(yè)性是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一。 19、科技檔案的現(xiàn)在性特點(diǎn)，是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。 20、工業(yè)生產(chǎn)檔案（產(chǎn)品檔案）的特點(diǎn)是以型號成套。 21、基本建設(shè)檔案簡稱基建檔案，基建檔案的特點(diǎn)是以工程項(xiàng)目成套，一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整

9、體。 22、設(shè)備檔案的特點(diǎn)是按型號成套。 23、科研檔案的基本特點(diǎn)是以課題成套。 24、科技檔案號的基本結(jié)構(gòu)模式：科技檔案號=分類號+案卷順序號 第二部分 文書檔案管理（多選） 文書收集工作的要求：豐富和優(yōu)化庫藏 加強(qiáng)館（室）外調(diào)查和指導(dǎo) 推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化 保持全宗和全宗群的不可分散性 1、歸檔制度的內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求。 2、檔案館檔案的來源：接收現(xiàn)行組織單位的檔案、接收撤銷組織單位的檔案、征集歷史檔案、檔案館之間交接檔案。 3、在檔案館（室）內(nèi)檔案的整理，按其工作內(nèi)容的范圍大致分為：系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理 4、文件之間的歷

10、史聯(lián)系，主要表現(xiàn)為來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式四個(gè)方面的內(nèi)容。 5、全宗的補(bǔ)充形式主要有：聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集 6、全宗群的主要特點(diǎn)是，它的組合方法及其時(shí)空范圍，具有相對的多樣性和靈活性。 7、全宗內(nèi)檔案按文件產(chǎn)生時(shí)間分類，分為年度分類法和時(shí)期分類法 8、全宗內(nèi)檔案按文件的來源分類，分為組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法 9、全宗內(nèi)檔案按文件內(nèi)容分類，分為問題分類法、實(shí)物分類法、地理分類法 10、全宗內(nèi)檔案按文件形式分類，分為按文件種類分類、按文件的載體形態(tài)分類、按文件的形狀規(guī)格分類 11、文書檔案常用的分類方法：分為年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法 12、跨年度

11、處理的專門案件、來往文書等，可放入關(guān)系最密切的年度或最后結(jié)案的年度。 13、幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的文件，按組織機(jī)構(gòu)分類法，一般應(yīng)歸入主辦單位、退存單位、最后承辦單位 14、立卷工作內(nèi)容包括：組成案卷單位、擬寫案卷題目、卷內(nèi)文件的排列與編號、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝封 15、常用的立卷方法或立卷特征有：按問題、題名、文件、地區(qū)、時(shí)間、收發(fā)文機(jī)關(guān)（也叫通訊者） 16、卷內(nèi)文件整理的具體工作內(nèi)容主要包括：卷內(nèi)文件排列和編號、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表 17、國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、卷內(nèi)文件起止時(shí)間、保管期限、總件數(shù)、總頁數(shù)、歸檔號、

12、檔號 18、案卷的排列，應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體、保管期限分別排列 19、案卷目錄作用：固定分類體系和案卷排列順序、概括地介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分、檔案登記的基本形式 20、檔號是檔案實(shí)體管理編號的總稱，它包括全宗號、案卷目錄號、類別號、項(xiàng)目號、案卷號、件號、頁號等。 21、檔號結(jié)構(gòu)分為兩種：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件或頁（張）號、全宗號——類別號——案卷號——件或頁（張）號。 22、檔號的編制方法檔號采用數(shù)字型和數(shù)字與字母混合型兩種代碼形式。 23、文書檔案鑒定工作的基本內(nèi)容包括三個(gè)方面：制定鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)、判定檔案價(jià)值確定管理期限、揀出無價(jià)值的檔案銷毀。

13、 24、文書檔案的保存價(jià)值取決于兩方面的因素：檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)利用的需要。 25、鑒定文書檔案的原則，必須從國家和人民的根本利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)，判定檔案的價(jià)值。 26、文書檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要有：檔案來源標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)和相對價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。 27、檔案檢索工具的種類按體例分：目錄、索引、指南。 28、檔案檢索工具的種類按載體形式分：書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具、機(jī)讀式檢索工具。 29檔案檢索工具的種類按功能分：館藏性檢索工具、查找性檢索工具、介紹性檢索工具。 30、案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序組織起來的

14、，固定案卷位置、統(tǒng)計(jì)案卷數(shù)量，監(jiān)督保護(hù)檔案材料的一種管理工具；也是檔案館（室）最基本的一種檢索工具。 31、全引目錄，亦稱卷內(nèi)文件目錄匯集，即將全宗或全宗的某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯編而成的檢索工具。它是案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄“合二而一”的產(chǎn)物。 32、全宗指南，主要由“立檔單位和全宗的歷史概況”以及“全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹”兩部分組成。 33、具體介紹全宗內(nèi)各部分檔案時(shí)，可采取三種方法：簡要介紹、 詳細(xì)介紹、重點(diǎn)與全面相結(jié)合的介紹。 34、檔案提供利用的基本途徑：以檔案原件提供利用、以檔案復(fù)制品提供利用、綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提代利用。 35、檔案的外借使用要有嚴(yán)格的制度，

15、經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借。借出使用的期限一般不宜過長，對外借檔案的數(shù)量也應(yīng)作必要的控制。 36、檔案復(fù)制本，可根據(jù)利用單位的不同需要，分為副本和摘錄兩種。 1、科技文件工作，就是科學(xué)地管理科技文件，做好科技文件的形成、積累、整理、歸檔工作。 2、三納入就是把科技文件的形成和積累納入科技工作計(jì)劃，納入生產(chǎn)、科研、基本建設(shè)等工作計(jì)劃，納入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍。 3、科技文件鑒別工作的主要內(nèi)容包括：歸檔文件完整性的鑒別，歸檔文件準(zhǔn)確性的鑒別，文件屬性的鑒別，科技文件保存價(jià)值和保管期限的鑒別以及歸檔文件密級的鑒別等。 4、科技文件與政務(wù)文件的區(qū)分原則：內(nèi)容原則、整體原則、職能原則。

16、5、在一個(gè)具體單位，科技文件和科技資料的區(qū)別，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一它們同本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)系不同，二它們所具有的作用不同。 6、科技文字材料的排列方法有：按重要程度排列、按地區(qū)排列、按時(shí)間排列、按習(xí)慣排列等。 7、案卷封面的內(nèi)容：案卷題名、案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目、檔號項(xiàng)。 8、案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目包括：編制單位、編制日期、保管期限、密級。 9、大型項(xiàng)目或研究課題不僅設(shè)計(jì)、施工和研制的周期較長，而且每個(gè)項(xiàng)目往往由若干子項(xiàng)組成，這種適用于按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔。 10、按年度歸檔，大體適用于以下三種科技文件：一是活動(dòng)和形成周期較長、二是某些自然觀測活動(dòng)中形成的科技文件、三是應(yīng)該作為科技

17、檔案歸檔保存的科技管理性文件。 11、以下哪些科技文件應(yīng)該隨時(shí)歸檔？科技文件復(fù)制部門同科技檔案部門合一的設(shè)計(jì)單位的施工圖，機(jī)密性強(qiáng)的特殊科技文件，外來文件。 12、科技檔案的特點(diǎn)包括：專業(yè)性、成套性、種類和類型的多樣性、現(xiàn)實(shí)性等。 13、外購設(shè)備檔案的內(nèi)容包括：設(shè)備購置文件，隨時(shí)文件，設(shè)備安裝、使用過程中形成的文件。 14、科技檔案收集工作的基本形式有：典型形式、補(bǔ)充形式。 15、科技檔案的種類：工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案。 16、累積式科技檔案號在日常管理中的作用是：指示科技檔案案卷排列，固定排列位置；反映科技檔案接收總數(shù)量與入庫順序；隨時(shí)反映科技檔案當(dāng)前的數(shù)量。

18、 17、在我國基層企、事業(yè)單位和科技專業(yè)檔案館中，科技檔案編號主要有單純號碼制和混合號碼制兩種類型。 1、文書收集工作的要求：豐富和優(yōu)化庫藏 加強(qiáng)館（室）外調(diào)查和指導(dǎo) 推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化 保持全宗和全宗群的不可分散性 第二部分 文書檔案管理（判斷） 1、分類目錄就是將檔案館（室）永久和長期保存的文件或案卷，逐一制成卡片，打破全宗界限和全宗內(nèi)分類系統(tǒng)，按邏輯體系分類排列。 2、檔案一般是不借出檔案館（室）外使用的。 1、檔案信息數(shù)字化的規(guī)范性原則應(yīng)盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)。 2、我國檔案信息數(shù)字化的中心任務(wù)是：對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。 3、數(shù)字檔案館在功能定

19、位上是以“存取”為中心的。 4、電子文件，亦可稱為“數(shù)字文件”。 5、數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，每一個(gè)0和1稱為一個(gè)比特。 6、用不同文字處理軟件編輯的文本文件一般不能直接交換使用。 7、文本文件市政府機(jī)關(guān)使用最為普遍的電子文件類型。 8、程序文件的形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計(jì)算機(jī)，“源程序”是純文本文件。 9、政府機(jī)關(guān)的網(wǎng)頁就是使用超文本技術(shù)制作的。 10、主文件是表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。 11、支持性文件主要是指生成和運(yùn)行主文件的軟件。 12、輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。 較科學(xué)的檔案定

20、義4要素：指出檔案的屬性 來源 形態(tài) 特點(diǎn)。 1、檔案具有原始性和記錄性于一體的特點(diǎn)。 2、檔案的形成條件：辦理完畢 查考利用價(jià)值 有一定規(guī)律。 3、檔案內(nèi)容的記錄方式（基本方法）：文字 圖像 聲音 數(shù)碼 4、公務(wù)檔案與私人檔案：是從檔案形成領(lǐng)域的公、私屬性角度分類。主要解決檔案的歸屬即所有權(quán)問題。 5、歷史檔案與現(xiàn)行檔案從檔案形成時(shí)間和檔案作用角度分類。 6、文書、科技與專門檔案是中國檔案界及社會(huì)上應(yīng)用最為普遍的三個(gè)檔案種類概念。 7、中國成立后的檔案、革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案是我國檔案界普遍使用的一種“官方”分類法。 8、檔案是各級各類組織行駛職能、從事管理

21、活動(dòng)的真實(shí)記錄，對組織察往知來具有不可缺、不可地道的憑證參考作用，稱資質(zhì)作用或行政作用。 9、檔案的文化作用：民族文化集中體現(xiàn) 歷史文化積累 歷史文化傳承手段 文化創(chuàng)新基礎(chǔ)。 10、在社會(huì)教育的素材中，檔案以其獨(dú)特的歷史性、直觀性和原始性成為宣教重要材料。 11、檔案基本價(jià)值：憑證作用 參考作用 12、檔案工作，從廣義上說，包括：檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作和的檔案出版工作。 13、檔案工作，就其基本性質(zhì)和主要作用說，是一項(xiàng)管理性工作 服務(wù)性工作 政治性工作 科學(xué)性工作 條件性工作。 14、檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作，集

22、中體現(xiàn)在：檔案工作的機(jī)要性、和服務(wù)方向。 15、1959年1月7日中共中央《關(guān)于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知》，確定了黨政檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和 黨政檔案的統(tǒng)一管理。 16、《檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則 維護(hù)檔案的完整與安全 便于社會(huì)各方面利用 17、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，是我國檔案工作的組織原則和 管理體制。 18、維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義：從數(shù)量上，要保證檔案的齊全； 從質(zhì)量上，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系。 19、維護(hù)檔案的安全，有兩方面的含義：保證檔案管理的物質(zhì)安全 政治安全。 20、檔案室是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分 屬于單位管理和研究咨詢性質(zhì)

23、的專業(yè)機(jī)構(gòu) 具有機(jī)要部門性質(zhì)。 21、檔案室是單位內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門 是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)。 22、檔案室的基本任務(wù)：統(tǒng)一的管理本單位全部檔案 為本單位各項(xiàng)工作服務(wù) 為黨和國家積累檔案史料。 23、檔案室類型（6個(gè)）：普通 科技 音像 人事 綜合 聯(lián)合檔案室。 24、聯(lián)合檔案室：同一地區(qū)特別是在統(tǒng)一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機(jī)關(guān)聯(lián)合起來設(shè)立一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)保存和管理這些單位的檔案， 是檔案信息服務(wù)中心。 25、檔案管的科學(xué)文化事業(yè)性質(zhì)，主要表現(xiàn)在：從檔案館的對象來看，是歷史活動(dòng)的原始記錄。 從活動(dòng)方式和工作成果來看，他是一種研究性的工作。 從機(jī)構(gòu)及其社會(huì)

24、職能來看，檔案館是文化事業(yè)單位。 26、檔案管的基本職責(zé)是：集中統(tǒng)一的管理檔案和有關(guān)資料 維護(hù)歷史的真實(shí)面貌 為社會(huì)需要服務(wù)。 27、檔案館類型：目前已建立的中央級檔案館，有中央檔案館 中國第一歷史檔案館（明清檔案） 第二歷史檔案館（民國檔案） 28、檔案法律的本質(zhì)和特點(diǎn)：直接性 具體性 綜合性 29、檔案法律與檔案行政法規(guī)的區(qū)別：制定主體不同；行為約束力不同；所調(diào)節(jié)的對象不同（法律調(diào)節(jié)的具有一般性和普遍性） 30、聯(lián)系：根本性目的性一致 相互影響相互促進(jìn)的關(guān)系 均在憲法規(guī)定的框架內(nèi)制定和實(shí)施 31、修正后《檔案法》共6章31條。包括：總則 檔案機(jī)構(gòu)及

25、其職責(zé) 檔案的管理 檔案的利用和公布 法律責(zé)任 附則 32、檔案行政法規(guī)種類：對檔案行政事務(wù)做出全面系統(tǒng)的規(guī)定的文件如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》；對某一方面的檔案行政工作做出部分規(guī)定的文件《機(jī)關(guān)檔案工作條例》；對某一項(xiàng)檔案行政工作做出比較具體的規(guī)定的文件。 33、行政規(guī)章分部門規(guī)章和 地方規(guī)章 34、檔案行政規(guī)章除了可以依據(jù)其制定主體區(qū)分為部門規(guī)章和地方規(guī)章之外，還可以根據(jù)其內(nèi)容將其分為立法性檔案行政規(guī)章和 解釋性檔案行政規(guī)章。 35、檔案行政規(guī)章根據(jù)實(shí)際效力和實(shí)施性質(zhì)的不同，又可以區(qū)分為必須遵照執(zhí)行的規(guī)章和 參照執(zhí)行的規(guī)章。 36、檔案職業(yè)道德特征：時(shí)代性與

26、歷史性 職業(yè)性與具體性 社會(huì)性與階級性 37、最典型的代表人物，阿根廷檔案學(xué)者曼努艾爾-巴斯克斯。他出版的兩部專著《文件的選擇》和《文件生命周期研究》，可算是全面系統(tǒng)論述文件生命周期理論的代表作。 38、文件生命周期理論的基本內(nèi)容：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程； 這一完整過程可劃分為若干階段；文件在每一個(gè)階段因其特定的價(jià)值形態(tài)與服務(wù)對象、保存場所、管理形式之間存在一種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。 39、文件管理的含義的3個(gè)共同點(diǎn)：都是以整個(gè)生命周期為基礎(chǔ)。各國對文件管理的表述都體現(xiàn)了文件生命周期的階段性。 各國對文件管理的表述都是以經(jīng)濟(jì)和有效為前提。 40、文件管理的

27、職能：運(yùn)用現(xiàn)代信息管理原則與技術(shù)，減少文件的數(shù)量，改進(jìn)文件的質(zhì)量； 注意妥善保管和使用文件，有效的開發(fā)信息處理系統(tǒng)； 保證把那些在現(xiàn)行工作中不再需要的文件移到文件中心妥善保存； 為半現(xiàn)行文件提供有效的咨詢服務(wù)； 保證由檔案部門來對這些非現(xiàn)行文件進(jìn)行鑒定，并將具有價(jià)值的文件移交給設(shè)施良好的檔案館永久保存。 41、來源原則指的就是檔案館按照檔案的來源進(jìn)行整理和分類，要求同一來源的檔案不可分散、 不同來源的檔案不得混淆的整理原則。 42、1898年，荷蘭3位檔案學(xué)者薩穆-繆勒 約翰-斐斯 羅伯特-福羅英出版了《檔案的整理于編目手冊》。 1、檔案信息數(shù)字化的技術(shù)手段有：數(shù)據(jù)庫技術(shù)

28、、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)。 2、檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性、安全性、效益性原則。 3、檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有：檔案目錄信息的數(shù)字化和檔案全文信息的數(shù)字化。 4、檔案網(wǎng)站的功能：服務(wù)、宣傳、交流功能。 5、計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器包括內(nèi)存儲(chǔ)器和各種外存儲(chǔ)器。 6、構(gòu)成文件的三種要素：即內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)。 7、按電子文件的信息存在形式可以劃分為：文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、程序文件、多媒體文件、超文本文件。 8、數(shù)據(jù)庫的生成方式有：人工輸入數(shù)據(jù)、使用條形碼掃描器等自動(dòng)采集數(shù)據(jù)。 9、電子文件按功能可分為主文件和支持性、輔助性、工具性文件。 10、電子文

29、件按生成方式可分為：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原生電子文件和將紙質(zhì)或其他載體文件重新錄入生成的數(shù)字化電子文件。 11、電子文件的特點(diǎn)：信息的非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)的依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性、信息存儲(chǔ)的高密度性、多種信息媒體的集成性、信息組織的多維性、物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離性、信息的可操作性。 試述檔案的本質(zhì)屬性？1、檔案是原始記錄的歷史記錄，這是檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性。檔案不同于一般的歷史遺物，它具有很強(qiáng)的記錄性，所以檔案具有很高的查考價(jià)值。不同于一般的信息資料，是特定的形成者直接使用的有保存價(jià)值的文件，不是事后編寫的材料，具有原始性特點(diǎn)。檔案以兼具原始性和記錄性二者

30、于一體的特點(diǎn)，區(qū)別與其它資料。2、了解檔案原始記錄性的特點(diǎn)，對于檔案管理以及處理檔案工作同外部的某些關(guān)系，都有實(shí)際的指導(dǎo)意義。3、檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，才能充分發(fā)揮它的效用。4、檔案與圖書資料、文物，既有性質(zhì)上的區(qū)別，也有某些聯(lián)系。他們之間有部分重合關(guān)系、彼此轉(zhuǎn)化關(guān)系等。因此，檔案部門既要區(qū)別檔案與資料，著力管好檔案，也要收藏與檔案有關(guān)的資料，輔助館藏檔案提供利用。 試述如何辯證的理解檔案的真實(shí)性？ 檔案是真實(shí)的歷史記錄，對檔案的真實(shí)性和可靠性，要辯證地理解。 一方面，因?yàn)闄n案是歷史上執(zhí)行特有任務(wù)中作為表達(dá)工具而使用的文件轉(zhuǎn)化來的，所以總的說來，它在反應(yīng)歷史活動(dòng)的客觀過程方

31、面是真實(shí)的；在反應(yīng)史實(shí)內(nèi)容方面，一般說來也比其他資料可靠。 另一方面，具體說來，就每份特定的文件或某部分案卷而言，檔案所技術(shù)的內(nèi)容有的是真實(shí)的，有的是不真實(shí)的或不完全真實(shí)。 但是，即使檔案內(nèi)容有虛假部分以至完全不違背事實(shí)，它還是反應(yīng)了檔案形成者的認(rèn)識(shí)水平、本來意圖或欺騙活動(dòng)。就此而言，檔案仍不失其為真實(shí)的歷史記錄。 綜上所述，對檔案真實(shí)性一定要辯證的表述。 試述我國檔案工作的基本原則三項(xiàng)內(nèi)容的關(guān)系？ 我國檔案工作的基本原則是統(tǒng)一管理、分級管理、維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。 我國檔案工作的基本原則三個(gè)方面的思想內(nèi)容，互相聯(lián)系，互相作用。 實(shí)行檔案的統(tǒng)一管理，才能切

32、實(shí)地維護(hù)檔案的完整與安全，從而便于社會(huì)各方面的利用。 實(shí)行檔案的統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，都是為了便于社會(huì)各方面利用檔案；要做到便于利用，必須實(shí)行統(tǒng)一管理和保證檔案的完整與安全。從這一相對的意義上，也可以說統(tǒng)一管理和維護(hù)檔案的完整安全是手段性的，便于社會(huì)各方面利用檔案是目的性的。 沒有統(tǒng)一管理和檔案的完整與安全，就沒有便于利用的組織保證和物質(zhì)基礎(chǔ)；離開便于社會(huì)各方面的利用，實(shí)行統(tǒng)一管理和維護(hù)檔案的完整與安全便失去意義和方向。 綜上所述，我國檔案工作的基本原則，是一個(gè)辯證統(tǒng)一的有機(jī)整體。 試述檔案行政法規(guī)的屬性特征？（1）檔案行政法規(guī)的一般屬性。①權(quán)威性和命令性，檔案行政法規(guī)同國家

33、的檔案法律一樣，都是國家意志的體現(xiàn)，執(zhí)行人無權(quán)根據(jù)自己的主觀意志，取舍、變更檔案行政法規(guī)的有關(guān)規(guī)定；②直接性和現(xiàn)實(shí)性，檔案行政法規(guī)的內(nèi)容具有明顯的直接性和現(xiàn)實(shí)性特征；③穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性，一方面，由于檔案工作環(huán)境是處在不斷的變革中，這就要求檔案行政法規(guī)的內(nèi)容必須隨之有所調(diào)整與變更，另一方面，檔案工作的內(nèi)在運(yùn)行機(jī)制也會(huì)發(fā)生一定的變化，這也要求檔案行政法規(guī)的內(nèi)容有所變化，但是不能“朝令夕改”。（2）檔案行政法規(guī)的特殊性。①檔案行政法規(guī)的制定必須符合檔案和檔案工作的特殊發(fā)展規(guī)律與特點(diǎn)；②檔案行政法規(guī)的制定必須具有歷史的繼承性與發(fā)展性特點(diǎn)。此外，檔案行政法規(guī)必須以檔案法律為依據(jù)，隨著檔案法律的變更和發(fā)展而

34、變更發(fā)展。 論述檔案職業(yè)道德的含義與內(nèi)容？檔案職業(yè)道德，是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用等項(xiàng)職能活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則。內(nèi)容為：1、忠于職守，愛崗敬業(yè)。忠于職守指檔案工作者在從事檔案行政。檔案保管和利用服務(wù)等項(xiàng)職能活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則。愛崗敬業(yè)指檔案專業(yè)工作人員應(yīng)當(dāng)對檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，傾注較之普通公眾更多的愛心。2、遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密。檔案工作這應(yīng)當(dāng)注意保護(hù)國家的安全利益及集體和公民個(gè)人的隱私，不得銷毀相關(guān)的檔案文件信息。應(yīng)當(dāng)珍視國家和社會(huì)給予的特殊信任，不利用職務(wù)之便，為自己或他人謀求私利。應(yīng)自覺養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣。3、博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)。提高檔案工作

35、者的知識(shí)水平、工作能力和專業(yè)水平等方面的基本素質(zhì)，不僅是從事檔案工作的必要條件，也是檔案工作者職業(yè)道德規(guī)范的重要內(nèi)容之一。應(yīng)該盡可能的提供檔案信息為用戶服務(wù)，即為合法的利用者提供公正的服務(wù)。應(yīng)通過與檔案專業(yè)和其他專業(yè)工作人員的合作，促進(jìn)世界文化遺產(chǎn)的保護(hù)和提供利用。 論述電子文件的管理原則？ 答：1、電子文件全程管理原則。電子文件管理必須遵循全程管理的原則，就是要在從文件產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。①電子文件的全程管理是一種全面的管理，涉及流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求，旨在建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的管理體制、目標(biāo)體系、制度體系、程序體系和技術(shù)方法體系；②電

36、子文件的全程管理是一種系統(tǒng)的管理，建立在“大文件”的概念基礎(chǔ)之上，注重電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素；③電子文件的全程管理是一種過程的管理，是通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。對電子文件生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容的實(shí)施過程監(jiān)控。 2、電子文件的前端控制原則。前端控制則是對整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在文件形成階段實(shí)現(xiàn)。前段控制是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，這一原則在紙質(zhì)及其他載體文件、檔案管理中是有效的，在電子文件管理中更加重要。①前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀

37、的有效策略；②前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。 3、集成管理模式：電子文件的集成管理是將電子文件生成、運(yùn)行、保管等管理活動(dòng)有關(guān)的要素進(jìn)行合理的互聯(lián)與組合，形成具有要素群結(jié)構(gòu)的管理體系的過程。具體包括三個(gè)方面內(nèi)容：①文件流與業(yè)務(wù)流的集成；②文件流與其他信息流的集成；③文件流內(nèi)部管理活動(dòng)的集成。 4、動(dòng)態(tài)管理原則：動(dòng)態(tài)管理是指對電子文件全程加以控制，以動(dòng)態(tài)適應(yīng)性管理措施是實(shí)時(shí)應(yīng)對電子文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、利用過程中發(fā)生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 5、注重效益原則：與紙質(zhì)文件管理相比，電子文件管理中對成本和效益的關(guān)注尤其突出，這主要來自兩個(gè)方面的原因：一是

38、電子文件管理投入可能比紙質(zhì)文件管理要大得多，盡管電子文件的高密度存儲(chǔ)可以節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，但是投入?yún)s可能大大超過紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)，靜態(tài)保護(hù)難度更大，成本更高。二是信息化過程中各種組織更加注重信息資源的效益問題。 簡述檔案定義的含義？1、檔案是各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的。2、檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?、檔案內(nèi)容的記錄方式和載體是多種多樣的。4、檔案是原始的歷史記錄，以兼具原始性和記錄性于一體的特點(diǎn)，區(qū)別于其他文獻(xiàn)形式。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。 簡述檔案的憑證價(jià)值？1、所以有憑證價(jià)值出現(xiàn)，是由于檔案的形成規(guī)律和檔案自身特點(diǎn)決定的。2、從形成過程及結(jié)果看，他是從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接

39、使用的文件轉(zhuǎn)化而來的，并非在現(xiàn)今使用之際臨時(shí)編制的，是令人信服的歷史證據(jù)。3、從檔案本事形態(tài)看，文件上保留這真切的歷史標(biāo)記。如當(dāng)事人親筆手稿、機(jī)關(guān)或個(gè)人印信等?？傊?，檔案是歷史的真憑實(shí)證。它的這種憑證作用，構(gòu)成了檔案的基本價(jià)值之一憑證價(jià)值。 簡述檔案工作的服務(wù)性？1、從檔案工作同其他工作的關(guān)系來說，它屬于一項(xiàng)服務(wù)性的、條件性的工作。通過管理和提供檔案的各項(xiàng)工作服務(wù)，是檔案工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。2、檔案工作為各種工作活動(dòng)服務(wù)，是社會(huì)分工的需要和人類文明的結(jié)果。3、檔案工作能以其專業(yè)管理的結(jié)果為社會(huì)服務(wù)，是檔案工作的光榮職責(zé)和艱巨任務(wù)，說明它是一項(xiàng)不可缺少的最后哦俺要工作。 簡述統(tǒng)一領(lǐng)

40、導(dǎo)、分級管理原則和含義？ 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，是我國檔案工作的組織原則和管理體制。基本內(nèi)容為：1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理，為加強(qiáng)黨和政府對檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一地管理國家全部檔案以及黨政檔案工作。2、國家全部檔案由各級檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存，并實(shí)行黨、政檔案的統(tǒng)一管理。3、全國檔案工作，有各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 簡述各類檔案館的具體任務(wù)：1、接受與整機(jī)本級各單位具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理。2、通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作。3、參與編修史志的工作。 簡述檔案行政法規(guī)的概念、含義？檔案行政法規(guī)僅指由國務(wù)院依法制定的各種檔案行政管理規(guī)范

41、性文件。含義有：第一，檔案行政法規(guī)必須是國務(wù)院制定或由其批準(zhǔn)與公布的。第二，是一種具有普遍約束力的規(guī)范性文件，針對檔案事業(yè)中某一方面的行政管理工作制定的。第三，是依據(jù)憲法和法律的有關(guān)規(guī)定制定的，內(nèi)容必須戶份額法律精神。 簡述檔案行政規(guī)章的性質(zhì)。1、檔案行政規(guī)章從屬于國家的法律2、檔案行政規(guī)章具有普遍性的或特定的適用性3、檔案行政規(guī)章之間的協(xié)調(diào)一致性。除了要做到不得與法律、行政法規(guī)相抵觸外，還要特別注意規(guī)章和規(guī)章間的協(xié)調(diào)一致，避免相互矛盾。 簡述文件生命周期理論的重要意義？第一，文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)的整體性和內(nèi)在聯(lián)系，為文件的全過程管理奠定了理論基礎(chǔ)。第二，文件生命周期理論準(zhǔn)

42、確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)的階段性變化，為文件的階段式管理奠定了理論基礎(chǔ)。第三，文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)過程的前后銜接和各階段的相互影響，為實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案的一體化管理，為檔案部門或人員對文件進(jìn)行前端控制提供了理論依據(jù)。 簡述來源原則的基本內(nèi)容？來源原則的基本內(nèi)容可以歸納為三個(gè)基本點(diǎn)：1、尊重來源：指檔案館首先應(yīng)按照來源標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，保持檔案與其形成者之間的來源聯(lián)系。2、尊重全宗的完整性：指一個(gè)全宗是一個(gè)有機(jī)整體，整理檔案必須維護(hù)全宗的完整性，做到同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。3、尊重全宗內(nèi)的原始整理體系：指全宗內(nèi)的檔案整理必須充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜輕易打亂重

43、整。 簡述來源原則的理論意義和實(shí)踐價(jià)值？1、來源原則從歷史主義思路出發(fā)，充分體現(xiàn)了檔案形成的歷史聯(lián)系，為檔案館館藏的實(shí)體整理和分類提供了合理的客觀依據(jù)；2、來源原則有力地維護(hù)和保持了檔案的本質(zhì)屬性，成為檔案整理與分類中的至善原則；3、來源原則既不是一種純觀念的抽象信條，也不是一種純實(shí)踐性的操作經(jīng)驗(yàn)，而是兼具理論性和實(shí)踐性的管理思想和原則。 1、檔案信息的數(shù)字化：是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。 2、檔案網(wǎng)站：是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁方式

44、提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。 3、數(shù)字檔案館：是“利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式”。 4、電子文件：是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 1、檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容：一是檔案工作信息；二是檔案機(jī)構(gòu)信息；三是檔案資源信息；四是檔案利用服務(wù)信息。 2、數(shù)字檔案館的含義：數(shù)字檔案館是“利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式”。①數(shù)字檔案館是在計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)上對分布于各地的各種檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋的實(shí)質(zhì)；②數(shù)字檔案館不是一種物理存在的實(shí)體，而只是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分布于不同檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔

45、案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相連接；③其實(shí)質(zhì)是形成一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境。 3、數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)？ ①存在方式上的特點(diǎn)。數(shù)字檔案館是”利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式”。是一種無形的信息組織與利用環(huán)境。②運(yùn)行方式上的特點(diǎn)。數(shù)字檔案館運(yùn)行方式是存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。③功能定位上的特點(diǎn)。數(shù)字檔案館因其主要是對分布于各地的檔案信息資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋聯(lián)結(jié)這一特色，從而在功能定位上是以”存取”為中心。 4、數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館的關(guān)系（區(qū)別與聯(lián)系）？數(shù)字檔案館是”利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式”。是一種無形的信息組織與利用環(huán)境。①現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏檔

46、案是數(shù)字檔案館形成的基礎(chǔ)②數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏建設(shè)具有新的要求。③數(shù)字檔案館為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。因此，數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館之間不是替代關(guān)系，而是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。因?yàn)闆]有實(shí)體檔案館，數(shù)字檔案館就失去了一個(gè)重要的信息源泉；沒有數(shù)字檔案館提供的信息環(huán)境，實(shí)體檔案館就不可能突破原有的工作局限；數(shù)字檔案館的建設(shè)需要以實(shí)體檔案館作為基礎(chǔ)，而數(shù)字檔案館建設(shè)也可為實(shí)體檔案館的進(jìn)一步發(fā)展提供新的機(jī)遇。 5、電子文件的基本特征：①電子文件是由電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備生成和處理，其信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示的，因此亦可稱為“數(shù)字文件”；②電子文件是文件的一種類

47、型。 6、電子文件系統(tǒng)依賴性的含義：①電子文件的制作、處理以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)；②不兼容的計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時(shí)會(huì)遇到不同程度的障礙。 7、造成電子文件信息發(fā)生變化的主要原因有：①電子文件信息和特定載體的可分離性導(dǎo)致載體不再具有對信息的固化作用，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性使人們對信息的增刪更改十分方便，信息可以在不同載體之間轉(zhuǎn)移，動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被自動(dòng)更新或補(bǔ)充；②電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變；③電子信息技術(shù)的發(fā)展，新的信息編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)更是對電子信息穩(wěn)定性的巨大沖擊，因?yàn)樾碌挠?jì)算機(jī)系統(tǒng)

48、和程序常常無法讀取那些過時(shí)的代碼，從而要求將原文件遷移到新的技術(shù)環(huán)境中，遷移過程中信息的損失、變異有時(shí)是不可避免的。 法律作用：檔案在解決爭端、處理案件等活動(dòng)中所發(fā)揮的證據(jù)作用。是檔案原始憑證的集中體現(xiàn)。 5、檔案是歷史的真憑實(shí)證。它的這種憑證作用，構(gòu)成了檔案的基本價(jià)值之一憑證價(jià)值。 6、檔案是第一手的資料，對各方面都有參加作用，構(gòu)成了檔案的又一基本價(jià)值情報(bào)價(jià)值。 7、通常所說的檔案工作，是指檔案室、文件中心、檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。 8、為了使最有價(jià)值的檔案發(fā)揮作用，需要對保存的檔案進(jìn)行“檢簡”，去粗取精，即鑒定工作。

49、9、便于保存和系統(tǒng)的提供利用，把檔案分門別類，即整理工作。 10、為長遠(yuǎn)利用，對檔案采取保護(hù)措施，延長檔案壽命，進(jìn)行系統(tǒng)管理，即保管工作。 11、為滿足特定的查找利用要求，需要通過多種途徑和形式揭示檔案內(nèi)容和成分，提供檢尋檔案材料手段，即編目和檢索工作。 12、為滿足不同利用要求，對檔案史料進(jìn)行研究，匯集和編寫專門材料，即編輯和研究工作。 13、為掌握情況及其規(guī)律，需要對檔案和檔案管理等狀況進(jìn)行數(shù)量的觀察和分析研究，即統(tǒng)計(jì)工作。 14、1956年4月16日國務(wù)院頒布了《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》。 15、維護(hù)檔案的完整安全是檔案管理最基本的要求。為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

50、16、便于社會(huì)各方面的利用是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)了檔案工作的根本目的。 17、檔案室是各組織統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于單位管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。 18、綜合檔案室：統(tǒng)一管理本單位全部檔案的檔案室，負(fù)責(zé)對普通檔案、各專門檔案和特殊載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一綜合管理。 19、檔案館屬于黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。 20、檔案行政機(jī)構(gòu) 是黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門。 21、檔案法律在調(diào)整和規(guī)范人們的檔案管理與信息開發(fā)利用等行為方面，具有直接性的特點(diǎn)。 22、具體性指檔案法律內(nèi)容

51、的具體性。 23、綜合性指檔案法律所提供的，調(diào)整與檔案和檔案工作相關(guān)的行為的手段，不是單一的，而是有行政手段，教育手段、刑事處罰手段等多種手段。 24、行政法規(guī)是國務(wù)院根據(jù)憲法和法律制定的行政性規(guī)范文件總稱。 25、部分規(guī)章是國務(wù)院各組成部門根據(jù)法律和行政法規(guī)等在本部門權(quán)限范圍內(nèi)制定的規(guī)范性文件的總和。 26、1940年，美國檔案學(xué)者菲利普-布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。 27、文件中心是20世紀(jì)40年代出現(xiàn)的一種新型文件管理機(jī)構(gòu)，最早起源于美國。 28、1950年，英國倫敦大學(xué)教授艾利斯在第一界國際檔案大會(huì)上提出了文件運(yùn)動(dòng)的“三階段論”，認(rèn)為文件的三個(gè)階段——現(xiàn)行階段、

52、暫時(shí)階段和永久保存階段。 29、文件管理是指對文件在其行形成、保存、利用和處置過程中進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)而有效的全面管理。 30、文件中心性質(zhì)是一種過渡性的半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)。 31、來源原則是當(dāng)前世界各國公認(rèn)的檔案整理理論原則。 32、來源原則起源于近代法國，是在逐步否定事由原則的過程中產(chǎn)生的。 33、事由原則是指按照檔案的主題內(nèi)容進(jìn)行整理的原則 34、1841年．法國內(nèi)政部以14號通令的形式法布了《關(guān)于各部和各地區(qū)檔案整理與分類的指示》，首次提出了一種新的檔案整理原則——尊重全宗原則 35、在繼承法國的尊重全宗原則的基礎(chǔ)上，德國提出了“登記室原則”，標(biāo)志著來源原則的正式形成 36、荷蘭手冊的重要貢獻(xiàn)之一是奠定了來源原則的理論基礎(chǔ)，之二是推動(dòng)了來源原則的廣泛傳播。 37、全宗是法國首創(chuàng)的一個(gè)概念，發(fā)文表述為“fond”。 38、布倫內(nèi)克是在1953年出版的遺著《檔案學(xué)——?dú)W洲檔案工作的理論與歷史》中集中闡述了自由來源原則的基本思想。