檔案管理學教材_

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1、- 檔 案 管 理 第一章 緒 論 第一節(jié) 檔案管理概述 l 一、檔案管理工作的性質(zhì)和特點 l 二、檔案管理的容 l 三、檔案管理的圍 l 四、檔案管理的根本要求 一、檔案管理工作的性質(zhì)和特點 l 檔案管理工作是用科學的原則和法管理檔案，提供檔案信息為各項社會實踐效勞的一項工作。 l 〔一〕工作性質(zhì) l 是科學文化事業(yè)的組成局部； l 是部門各項管理工作的組成局部； l 是文獻信息管理系統(tǒng)的組成局部。 l 〔二〕檔案管理工作的特點 l 〔1〕檔案資源積累的緩慢性——重視檔案保管和保護 l 檔案是隨著人們的實踐活動而逐漸積累起來的，不像圖書資料大量印刷并廣泛

2、流通； l 大多數(shù)檔案是“孤本〞，不能隨意復制； l 檔案比一般圖書更顯珍貴。 唐代開元年間的檔案由省檔案館收藏的形成于公元714年的"唐代開元年間檔案"〔5件〕是中國檔案部門現(xiàn)存最古老的紙質(zhì)公文檔案 〔2〕檔案管理過程的階段性——在不同階段具有不同的特點 檔案的流轉(zhuǎn)程序，可分為檔案室階段和檔案館兩個階段。 處于不同階段的檔案所起的作用不同，價值不同，效勞對象不同，檔案管理式也存在差異。 檔案在不同階段的特點： 階 段 半現(xiàn)行階段 非現(xiàn)行階段 保存地點 機關檔案室 檔 案 館 價值特點 參考憑證價值 歷史文化價值 保管期限 短期、長期和永久 永 久 效勞

3、對象 本 機 關 整個社會 〔3〕檔案管理活動對檔案形成者的依附性——客觀上限制了檔案交流 檔案是在形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史，以及其觀點、經(jīng)歷和成果，包含了與形成者利益密切相關的事實和數(shù)據(jù)。來源原則是這一特點的充分表達。 〔4〕檔案管理工作對社會的相對封閉性——造成檔案保管和利用的矛盾 檔案直接關系到形成者的切身利益，關系到**，因此，多都實行封閉期制度。 封閉期是指從檔案形成到開放之間的期限。 l 二、檔案管理的容 l 包括兩個面： 〔一〕檔案資源管理，也稱檔案實體管理。包括對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研、利用等檔案業(yè)務工作容。 〔二〕

4、檔案信息組織，對檔案中所包含的信息的管理。是指對檔案中所包含的信息容進展提醒、加工和存貯，形成二次文獻，便于檔案信息的開發(fā)利用。 l 三、檔案管理的圍 不同種類的檔案構(gòu)成了檔案管理的不同面。 〔1〕按檔案容：分為普通檔案和專門檔案。 普通檔案：文書檔案。包括黨務、政務、機關事務檔案； 專門檔案：在一定專業(yè)領域或?qū)ｉT業(yè)務活動中形成的、反映特定的業(yè)務活動容的專用文件材料。 l 〔2〕按檔案的載體形式：分為一般檔案、特種檔案 l 一般檔案：以文字為表述形式的紙質(zhì)檔案； l 特種檔案：以圖像聲音等非文字手段為表述形式的非紙質(zhì)檔案，包括古代的甲骨、金、竹木檔案，以及現(xiàn)代的聲像、縮微、數(shù)字

5、檔案。 – 特種檔案的制成材料、載體和信息存貯式都不同于普通檔案 3〕按形成單位：分為公務檔案和私人檔案。 公務檔案：機關、社會團體、企事業(yè)單位在行政管理、生產(chǎn)建立、科研活動中形成的檔案。 私人檔案：各行各業(yè)著名人物在其個人歷史活動中形成的檔案，包括家譜、族譜、手稿、書信、日記、照片及反映其生平事跡的傳記材料。 l 〔4〕按形成時期：分為古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案三種。 l 古代檔案：1840年以前歷代形成的檔案 l 近代檔案：自1840年至1949年中華人民國成立以前形成的檔案 l 現(xiàn)代檔案：中華人民國建國以后形成的檔案 l 三、檔案管理的根本要求 1、完整性要求 2

6、、平安性要求 3、科學性要求 4、規(guī)性要求 5、經(jīng)濟性要求 6、現(xiàn)代化要求 第二節(jié) 全宗理論 l 一、全宗的含義及類型 l 二、立檔單位的構(gòu)成條件與全宗劃分原則 l 三、立檔單位的變化對組織全宗劃分的影響 l 四、全宗理論的適用圍 l 五、全宗理論的開展 l 六、我國關于全宗理論的探討 l 一、全宗的含義及類型 l 〔一〕全宗的含義 l 全宗是在社會實踐中形成的具有有機聯(lián)系的檔案集合體。 l 〔1〕全宗是一個有機整體。 l 〔2〕全宗是在一定的歷史活動中形成的。 l 〔3〕全宗是以一定的社會單位或社會活動工程為根底構(gòu)成的。 l 〔4〕全宗是檔案的根本管理

7、單位。 〔二〕全宗的類型 〔1〕按形成者，分為組織全宗、個人全宗、工程全宗。 組織全宗：一個能獨立行使職權(quán)的社會組織〔機關、企事業(yè)單位、社會團體等〕在其活動中形成的檔案整體； 個人全宗：社會著名人物在其活動中形成的檔案整體； 工程全宗：在*一項活動中形成的檔案集合體。 〔2〕按形成式，分為獨立全宗、聯(lián)合全宗、聚集全宗、檔案聚集。 獨立全宗：一個全宗形成者〔立檔單位〕形成的檔案集合體； 聯(lián)合全宗：兩個或幾個關系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一管理的檔案集合體； 聚集全宗：按一定特征組成的，檔案數(shù)量很少或殘缺不全的假設干全宗的集合體； 檔案聚集：由不同立檔單位形成的，按照一

8、定特征集中起來的檔案混合體。 l 例如: l “*省手工業(yè)局、手工業(yè)聯(lián)社聯(lián)合全宗〞 l “國民政府聯(lián)動系統(tǒng)聚集全宗〞 l “國民政府東北地區(qū)鐵路交通部門聚集全宗〞 l “國民政府中國駐外使領館檔案聚集〞 l “國民政府各銀行檔案聚集〞 二、立檔單位的構(gòu)成條件與全宗劃分原則 l 〔一〕立檔單位的構(gòu)成條件 l 長期以來，組織是構(gòu)成立檔單位的主體，人們通常將一個社會組織的全部檔案作為一個全宗。隨著現(xiàn)代檔案工作領域的擴展，以是否屬于同一個形成單位為唯一標準來區(qū)分全宗，不能完全解決新出現(xiàn)的問題。工程全宗、個人全宗的出現(xiàn)是傳統(tǒng)全宗理論的開展。 l 與全宗的類型相對應，組織立檔單位、個人

9、立檔單位、工程立檔單位各有其立檔條件。 〔1〕組織立檔單位的構(gòu)成條件 執(zhí)行了相對獨立的社會職能，以自己的名義對外行文。簡言之，要有獨立的人事任免權(quán)、行文權(quán)、財權(quán)，一般還具有法人資格。 〔2〕個人立檔單位的構(gòu)成條件 當一個人執(zhí)行了一種相對獨立、比擬重要的社會職能，并積累了足夠數(shù)量的以自己名義署名的文件時，才有資格構(gòu)成立檔單位。 〔3〕工程立檔單位的構(gòu)成條件 工程在本專業(yè)領域或一定圍自成體系并具有相當規(guī)模，圍繞該工程而產(chǎn)生的檔案文件具有相當數(shù)量。 l 工程立檔單位與組織立檔單位是穿插的。為了防止檔案分散和不必要的重復，需明確工程全宗和組織全宗各自的圍及界限。 l 綜合性檔案館為了全

10、面反映和地區(qū)的社會實踐活動，應以組織全宗為主； l 專門檔案館以反映本專業(yè)概況和專業(yè)技術的開展和變化為目的，應以工程全宗為主； l 不止一個單位參加的科技、生產(chǎn)和工程工程，可設置臨時機構(gòu)立檔單位，或?qū)⒃摴こ虣n案歸入其牽頭單位或主管部門的全宗中去。 〔二〕全宗劃分的原則 〔1〕獨立性：構(gòu)成全宗的單位必須具備相對獨立的社會職能。 〔2〕關聯(lián)性：構(gòu)成一個全宗的檔案之間必須具有在的密切聯(lián)系。不能人為地、隨意地分合。 〔3〕便性：為了保管和利用的便，全宗的規(guī)模一般應控制在一定圍。 〔4〕一致性：對于一樣類型立檔單位或檔案，其全宗劃分要保持一致，劃分標準應統(tǒng)一。 三、立檔單位變化對組織全宗

11、劃分影響 組織立檔單位的變化有兩種情況：根本性變化、根本職能的變化。 〔一〕所謂根本性變化是指立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關系性質(zhì)上的變化。在發(fā)生根本性變化時，各個歷史時期的不同政權(quán)、建國前后的政府機關、官僚資本主義企業(yè)與社會主義國營企業(yè)的檔案，各自構(gòu)成全宗。 〔2〕單位根本職能變化的影響 新成立單位符合立檔單位條件的，其檔案構(gòu)成新的全宗； 由假設干撤銷單位合并成一新的立檔單位，分別構(gòu)成全宗； 從*一單位別離出去的單位，其檔案構(gòu)成新的全宗； 原為一獨立單位，后改為一單位的部組織機構(gòu)，改變前為一全宗，改變后是另一全宗的組成局部； 臨時機構(gòu)一般應納入其主管單位檔案全宗。但臨時機構(gòu)執(zhí)行的

12、是獨立的社會職能，為期時間長，檔案數(shù)量多，可單獨構(gòu)成全宗。 四、全宗理論的適用圍 〔1〕在收集工作中的應用。機關檔案室的歸檔工作要求遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系；檔案館對檔案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的檔案作為一整體統(tǒng)一進館，不得隨意分散； 〔2〕在整理工作中的應用。在檔案整理工作中，一個全宗的檔案作為一個整體，進展系統(tǒng)化整理、分類和排列，檔案管理的完整性、系統(tǒng)性得到表達； back 〔3〕在鑒定工作中的應用。檔案鑒定以全宗為根底來權(quán)衡全宗案卷和文件的價值，假設離開全宗孤立地鑒別一份文件，則難以判定其價。 〔4〕在保管和統(tǒng)計中的應用。全宗是檔案保管和統(tǒng)

13、計的重要單位。 〔5〕在編目工作中的應用。多檔案檢索工具都是以全宗為對象編制的。 〔6〕在根底工作中產(chǎn)生的全宗理論不可防止地利用工作產(chǎn)生影響，如閱覽室調(diào)卷、檔案展覽、檔案編研等都離不開全宗。 五、全宗理論的開展 1、檔案管理最初采用的是事由原則，即以檔案文件容來整理組織檔案，隨著檔案數(shù)量和種類的增加，來源原則逐漸取代了事由原則。 2、來源原則的表現(xiàn)形式是“全宗理論〞。 3、全宗理論的發(fā)端——法國最先提出“尊重全宗原則〞〔1841年〕。 4、在法國“尊重全宗原則〞根底上，普士提出了“登記室原則〞〔1881年〕。 5、荷蘭檔案學家謬勒、裴斯、福羅英于1898年發(fā)表"檔案的管理和整理

14、手冊"〔又稱"荷蘭手冊"〕，從理論上論證了來源原則。 back 20世紀以來，來源原則進入廣泛傳播和開展時期： 英國：20世紀20年代提出了“檔案組合〞〔Archive Group〕； 美國：20世紀30—40年代提出了“文件組合〞〔Record Group〕； 聯(lián)：20世紀20—30年代提出了“統(tǒng)一檔案全宗〞概念，后俄羅斯使用“俄聯(lián)邦檔案全宗〞概念。并在其2004年檔案事業(yè)法中規(guī)定，檔案全宗是“相互之間具有歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系的檔案文件的總和〞。這意味著非同一來源而在容上具有邏輯聯(lián)系的檔案文件集合體也可構(gòu)成全宗。 德國：布倫克對來源原則的修正：提出“自由來源〞原則，在整理檔案時要兼顧

15、“來源〞和“事由〞。 六、我國關于全宗理論的探討 問題一：檔案數(shù)量劇增，全宗規(guī)模過大，假設拆分全宗，則違背了同一全宗檔案不可分散的原則； 問題二：科技檔案等專門檔案怎樣按全宗原則管理； 問題三：檔案館類型增多，出現(xiàn)綜合性檔案館和專門檔案館之間館藏接收圍的穿插問題，以及全宗的歸屬問題； 問題四：社會經(jīng)濟體制、機構(gòu)改革給全宗劃分造成困難和混亂； 問題五：計算機技術更加廣泛和深入地滲透到檔案管理中，電子文件的大量產(chǎn)生，對全宗理論的挑戰(zhàn)。 l 我國學者關于全宗理論的觀點 l 〔1〕關于全宗概念 l 三種觀點：“主體決定說〞 “過程決定說〞 “全宗集合說〞 l 〔2〕關于全宗

16、分類 l 三種分類法：主體全宗、客體全宗 理論全宗、實體全宗 機關全宗、檔案館全宗 〔3〕關于全宗的構(gòu)成條件 在3個根本構(gòu)成條件：行文權(quán)、人事任免權(quán)、財權(quán)的根底上，增加一個條件：有無法人資格 〔4〕關于全宗理論的實質(zhì) 來源聯(lián)系.有機聯(lián)系. 須根據(jù)檔案形成規(guī)律，既按照來源聯(lián)系又按照邏輯聯(lián)系來構(gòu)成全宗。 在特定情況下，為了保持文件之間的有機聯(lián)系，可突破單一的來源原則疇，按照邏輯聯(lián)系來構(gòu)成全宗。對不同形成規(guī)律的檔案采用不同的管理法，表達了全宗理論的實質(zhì)。 討論題 如全面認識和理解全宗理論" 全宗理論最先是由哪個首先提出的" 全宗的根本含義. 全宗是依據(jù)什么來組成的" 全

17、宗理論為什么能取代事由原則成為占據(jù)主導地位的檔案管理理論. 事由原則適用于種檔案的組織. 傳統(tǒng)的全宗理論在當代有突破和開展" 案例分析： 在*市的一項大型基建活動中，該市的規(guī)劃局、建立局、***、*大型建筑公司等參與其中，請問在該工程建立過程中形成的檔案應如按全宗理論進展管理. 第三節(jié) 檔案管理工作的開展與檔案管理系統(tǒng) 一、現(xiàn)代檔案的特點 ? 數(shù)量激增，種類多樣 ? 來源廣泛，容繁雜 ? 載體形式多樣化 ? 社會對檔案的需求增加 二、檔案管理工作的開展 1、檔案業(yè)務工作復雜化 不同門類、不同載體的檔案有不同特點，無法采用通用的法。使檔案管理、保管和利用工作復雜化。

18、2、檔案效勞式多樣化 效勞圍、效勞對象擴展，由被動效勞轉(zhuǎn)向主動效勞 3、檔案管理手段現(xiàn)代化 計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代技術手段得到應用 4、檔案管理法科學化 三、檔案管理系統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng)及其性質(zhì) 系統(tǒng)：同類事物組成的整體 檔案管理系統(tǒng)，是指為滿足利用者需要而建立的，收集和存貯檔案材料及經(jīng)過加工的檔案信息，并通過一定的技術裝備與技術手段，實現(xiàn)檔案管理和信息傳遞功能的相對獨立的有機整體。 檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)成要素：系統(tǒng)目標、檔案資源、設備、法和功能。 檔案管理系統(tǒng)具有開放性、主觀能動性〔自我調(diào)整和優(yōu)化〕、與其他信息系統(tǒng)的關聯(lián)性等特點。 檔案管理系

19、統(tǒng)的構(gòu)造和功能 輸入子系統(tǒng)：收集和鑒選檔案。 存貯加工子系統(tǒng)：對檔案信息進展提醒、加工與組織，進展系統(tǒng)整理，便于檢索和利用。 輸出子系統(tǒng)：以借閱、檢索、咨詢等式向社會提供檔案信息效勞。 反應子系統(tǒng)：通過統(tǒng)計和用戶研究等式掌握系統(tǒng)運行及用戶需求狀況，使檔案管理系統(tǒng)不斷完善和優(yōu)化。 輸 入 子 系 統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng) 收集 鑒定 篩選 存 貯 加 工 子 系 統(tǒng) 整理 保管 編目 編研 輸 出 子 系 統(tǒng) 借閱 檢索 報導 反 饋 子 系 統(tǒng) 統(tǒng)計 用戶 研究 檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化控制： 統(tǒng)一規(guī)劃，整體協(xié)調(diào)。

20、 通過系統(tǒng)標準化提高其工作效率。 引進先進技術和設備，提高其自動化水平。 科學地評價現(xiàn)有系統(tǒng)。 保持與外界的聯(lián)系和溝通。 通過對檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化控制，可以使檔案管理系統(tǒng)到達構(gòu)造合理、運行可靠、技術先進、經(jīng)濟合算、效率提高的理想效果。從而將檔案管理納入系統(tǒng)管理的科學軌道。 復習題 一、檔案管理工作有特點.二、檔案管理包括哪兩個面容.三、檔案管理的圍. 四、全宗理論的根本含義及實質(zhì).五、檔案管理系統(tǒng)的根本構(gòu)成及功能. 第二章 檔案資源管理 l 檔案資源管理，也稱檔案實體管理，是對檔案資源進展有方案的收集、整理和鑒選，建立科學合理的館藏體系，以滿足社會需要的活動。 第一節(jié) 檔案

21、的收集 一、檔案資源狀況與檔案的流向 二、檔案收集工作的容和要求 三、歸檔制度 四、檔案館對檔案的收集 一、檔案資源狀況與檔案的流向 〔一〕檔案資源狀況 ? 館藏數(shù)量缺乏；容單一；種類不全；時間跨度短；構(gòu)造不合理；質(zhì)量得不到保證。 ? 在檔案資源構(gòu)造面，存在“三多三少〞的現(xiàn)象： l 普通檔案多，專門檔案少； l 一般檔案多，特種檔案少； l 現(xiàn)代檔案多，歷史檔案少； l 此外，私人檔案缺乏控制。 〔二〕原因分析 長期以自給自足的小農(nóng)經(jīng)濟為主，工業(yè)經(jīng)濟不興旺，限制了檔案的產(chǎn)生能力； ? 近代以來戰(zhàn)事頻繁，檔案損毀重，致使遺留至今的檔案很少。 ? 十年文革使檔案遭到

22、破壞； ? 檔案館收集檔案的圍側(cè)重于文書檔案，而無視了對他種類檔案的收集； ? 對進館檔案沒有進展格控制，影響了檔案的質(zhì)量。 〔三〕檔案的根本流向 文書部門立卷歸檔→本機關檔案室→歸口檔案館 "檔案館工作通則"、"各級檔案館收集檔案圍的規(guī)定"，各級各類檔案館收集檔案的總的圍如下表所示： 檔案館 級別 接收圍 進館檔案保 管期限 機關類型 中央級 本級機關 永久 現(xiàn)行撤銷 省級 本級機關 永久 現(xiàn)行撤銷 省轄市 本級機關 永久長期 現(xiàn)行撤銷 專門性 專業(yè)對口 永久長期 現(xiàn)行撤銷 企事業(yè) 本單位 永久長期 ? 二、檔案收集工作的容和要

23、求 檔案收集工作，是按法律、法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的方法，把分散在各組織、個人手中和散失在其他地的檔案，集中到各級各類檔案保管機構(gòu)。 〔一〕檔案收集工作的容 〔1〕對本單位需要歸檔文件的接收工作； 〔2〕對各現(xiàn)行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作； 〔3〕對歷史檔案的接收和征集工作。 〔二〕檔案收集工作的要求 1、豐富和優(yōu)化館藏 要求：數(shù)量充足、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實、構(gòu)造合理 2、加強館〔室〕外調(diào)查和指導 了解立檔單位的歷史、建檔情況，全宗調(diào)查 3、推行入館檔案質(zhì)量的標準化 案卷驗收標準、封面及卷格式和容標準等 4、保持全宗和

24、全宗群的不可分散性 三、歸檔制度 歸檔是指各機關的文書部門或業(yè)務部門將其在工作活動中產(chǎn)生的文件材料處理完畢后整理立卷，定期移交給檔案室集中保存。 在我國，歸檔通過"檔案法"及其他法規(guī)性文件確立為一項通行的制度，稱為歸檔制度。 歸檔制度包括三個面：歸檔圍、歸檔時間、歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求。 建立和健全歸檔制度非常重要，它是檔案收集工作的基，是積累檔案財富的重要保證。 〔一〕歸檔圍 原則上，但凡反映本單位工作活動，具有保存價值的各種文件，包括黨、政、工、團以及人事、保衛(wèi)、財會等工作中形成的各種形式和載體的文件，均屬歸檔圍。 歸檔文件材料，從來源上看，大體包括四個局部：上級機關、本

25、機關、同級機關、下級機關的文件材料。 注意：除了正件以外，還應包括；文書檔案與科技檔案分別歸檔；除了辦理完畢的文件以外，還包括已經(jīng)辦理但無結(jié)果的文件；有關刊物、簡報和圖書一般不立卷歸檔。 〔二〕歸檔時間 歸檔時間是指文書處理部門或業(yè)務部門將需歸檔的文件材料向檔案室移交的時間。 辦理完畢的文件，一般應在第二年由文書部門整理后向檔案室歸檔。 科技文件材料應根據(jù)其形成規(guī)律和滿足其工作需要，靈活確立其歸檔時間，一般可分為“隨時〞和“定時〞兩種。 〔三〕歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求 總體要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。 具體要求： 1、

26、應歸檔的文件材料要收集齊全，并按文件之間的歷史聯(lián)系進展分類整理、立卷。 2、注意區(qū)分文件價值，將永久、長期、短期保存的文件分開立卷。 3、歸檔案卷在技術加工面：卷文件排列要系統(tǒng)，并按排列順序編號，案卷標題規(guī)。 4、向檔案室移交的所有案卷應系統(tǒng)排列，并編定案卷順序號和數(shù)份案卷目錄。 四、檔案館對檔案的收集 〔一〕接收——檔案館收集檔案的最主要式 指通過例行制度和手續(xù)，將符合本館收藏圍的一定機構(gòu)的檔案集中進館。 1、現(xiàn)行單位檔案的接收 〔1〕檔案館接收現(xiàn)行單位檔案的期限〔現(xiàn)行單位向檔案館移交檔案的期限〕 中央級、省級、設區(qū)的市級檔案館：檔案自形成之日起在本機關保存20年 縣級：

27、檔案自形成之日起在本機關保存10年 〔2〕接收法 逐年接收、定期接收 〔3〕接收要求 ? 現(xiàn)行單位在實際移交檔案前，應與檔案館聯(lián)系，雙商定接收日期； ? 進館檔案應保持全宗的完整性，一單位的全部檔案應作為一個整體，統(tǒng)一歸入一個檔案館，不得任意分散； ? 規(guī)定移交的檔案，應由有關單位收集齊全，按照規(guī)定整理好，正確劃分保管期限； ? 與檔案有關的資料、立檔單位的全宗介紹等檢索工具，應隨同檔案一并歸檔。 2、撤銷單位檔案的接收 撤銷單位檔案的接收法與現(xiàn)行單位檔案的接收一樣，但應注意以下幾個問題： 〔1〕由撤銷單位負責組織人力，整理好檔案，然后再向有關檔案館移交。 〔2〕撤銷

28、單位原全宗不得分散。撤銷單位的業(yè)務分別劃歸幾個單位的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原單位檔案的一局部，按全宗整體移交檔案，或由其中的一個單位完整地代管。 〔3〕代管單位須對檔案負完全責任，并承當原撤銷單位向檔案館移交檔案應負責的全部工作。 〔4〕單位撤銷或合并時，如有尚未處理完畢的文件，應移交給接收單位繼續(xù)處理，并作為新單位檔案加以保存。 3、對保存在各部門的歷史檔案的接收 〔1〕保存在一般現(xiàn)行機關的歷史檔案，根本上可以按照接收現(xiàn)行機關和撤銷單位檔案同樣的方法處理； 〔2〕*些檔案與圖書、文物具有雙重性或多重性，一些圖書館、博物館、紀念館等文化部門所保存的文物、資料同時是檔案的，可

29、以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理。檔案館應與上述單位互通有無，搞好協(xié)作。 〔3〕多通過考古開掘出來的古代檔案和文件，如甲骨、金、玉帛、簡牘等，具有檔案和文物的雙重性，保存在文物部門的由其依法自行管理，保存在檔案館的則應繼續(xù)妥善保管。 〔二〕征集歷史檔案 指檔案館對應該由其保管，但由于種種原因散失在社會上的歷史檔案進展收集。 具體包括無償征集、有償征集、征收、征購等式。 ? 無償征集：無償捐贈、捐獻。 ? 有償征集：補償性、獎勵性的捐贈或捐獻。 ? 征收、征購：檔案館依法采取強制性手段強行征集進館。 ? 對保存在個人手中的歷史檔案的征集 由于歷史造成的復雜原因，大

30、批歷史檔案散失在不同的人群之中，包括老革命同志、文物愛好者、古董商人、曾經(jīng)在舊政權(quán)任職的官吏、職員及其繼承人等。 ? 對少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集 ? 建國前少數(shù)民族地政權(quán)、士官、個人和歷代封建朝統(tǒng)治者在社會歷史開展過程中直接形成的，反映少數(shù)民族政治、歷史、**、經(jīng)濟、軍事、天文、歷法、醫(yī)藥、教育、文藝、哲學、倫理和民俗等各面情況，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 · 應了解不同少數(shù)民族地區(qū)在文字、容形式、保存地點上的特點，區(qū)別對待。如： ? 納西族東巴經(jīng)文歷史檔案 ? 是用納西族古老的東巴文字記載的**典籍，被譽為“古代納西族的百科全書〞。

31、 ? 東巴文是世界上唯一的圖畫向象形過渡的文字，也是世界上唯一還在使用的“活著的文字〞。 ? 東巴古籍文獻被列入"世界記憶遺產(chǎn)名錄" ? 應正確貫徹的民族政策、統(tǒng)戰(zhàn)政策和**政策 〔三〕承受捐贈 ? 對所有權(quán)不屬于的私人檔案，在個人自愿的根底上承受無償捐贈。 ? 一般而言，檔案館接收捐贈的大多數(shù)為著名人物的檔案，以及局部私營企業(yè)檔案。捐贈者可以優(yōu)先利用其捐贈的檔案。 ? 根據(jù)"檔案法"16條的規(guī)定，應予以獎勵。 〔四〕購置 ? 指檔案館將所有權(quán)歸個人所有，屬本館館藏圍而其所有者又不愿意無償捐贈的檔案購入館。 ? 檔案館對私人檔案具有優(yōu)先購置權(quán)。 〔五〕存放 ? 指將集體或

32、個人所有的具有意義的檔案，在集體或個人無力保管時，暫時寄放在檔案館。 ? 包括個人形成的，民營、中外合作、合作企業(yè)形成的檔案。 〔六〕交換 ? 同其他檔案館或有關部門建立檔案交換關系。 討論題：①我國私人檔案的管理問題。②什么是私人檔案.③國外對私人檔案采取的管理式有哪些.④我國私人檔案管理現(xiàn)狀.⑤你認為應如有效開展我國私人檔案的管理. 第二節(jié) 檔案的整理 一、檔案整理工作的容 二、全宗的組織與編號 三、全宗檔案的分類 四、案卷的編立、排列與案卷目錄 五、檔號 六、檔案整理改革 一、檔案整理工作的容 〔1〕全宗的組織及排列；〔2〕全宗檔案的分類；〔

33、3〕案卷的編立和排列；〔4〕案卷目錄的編制 這也是檔案整理工作的根本程序。但在實際工作中，并非一一進展，具體存在三種情況。 〔1〕在正規(guī)工作條件下，檔案室和檔案館接收的是已經(jīng)整理好的案卷。所以，它們的工作主要是在更大圍進一步系統(tǒng)整理，如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工等。 〔2〕對整理不善的檔案進展局部調(diào)整。 〔3〕對零散檔案的整理。在這種情況下，須進展全過程的整理工作。 二、全宗的組織與編號 〔一〕全宗的組織——全宗群 我國一般按照全宗群來組織全宗。 1、全宗群是指*些具有歷史聯(lián)系的全宗的群體。 2、全宗群的劃分：以立檔單位的存在時期、地區(qū)和職能性質(zhì)為標準，根據(jù)館藏的特

34、點，按其橫向或縱向的聯(lián)系劃分和組建全宗群。如：“新中國建國后的*地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群〞 “解放戰(zhàn)爭時期黨政機關全宗群〞 3、全宗群的特點：它的組合法及其時空圍，具有相對的多樣性和靈活性。 全宗群不像全宗那樣界限清楚，由于全宗之間的關系具有多維和立體的特點，全宗群也有多種不同的劃分標準和組合形式。 如：解放戰(zhàn)爭時期同一地區(qū)黨政機關的全宗，可以劃分為一個全宗群；也可分為“黨群〞、“政府〞機關兩個不同的全宗群；政府機關的全宗，也可分為“農(nóng)林〞、“工交〞系統(tǒng)等假設干全宗群；“工交〞系統(tǒng)的假設干全宗，還可按“工業(yè)〞、“交通運輸〞等系統(tǒng)，各自構(gòu)成全宗群。 4、全宗群的使用 〔1〕全宗群在檔案管理中

35、是一種指導原則，不是對檔案具體進展整理、編目和統(tǒng)計的一個固定的實體單位。 〔2〕全宗群和全宗編號、全宗在庫房的排列，有一定的相關性，但不存在固定的因果關系。 〔3〕全宗群原則在檔案收集、整理、鑒定工作的組織，檔案目錄、指南和檔案資料的編輯，以及提供利用效勞等多面，都有不同表達和要求。應注意在整體檔案管理中全面發(fā)揮全宗群的組織作用。 〔二〕全宗的編號 1、全宗編號規(guī)則 〔1〕考慮館藏全宗的特點及管理的便，根據(jù)全宗的類型和數(shù)量合理編號； 〔2〕全宗號力求簡潔易記，便實用； 〔3〕具有穩(wěn)定性； 〔4〕具有擴展性； 〔5〕具有唯一性，便于統(tǒng)計和檢索。 2、全宗編號法 〔1〕流

36、水編號法：按全宗進館的先后順序編號，適用于全宗量不大，全宗類型較單一。 〔2〕分類編號法：對全宗先進展一定的分類或分組，再編號。即在全宗群根底上編號。 全宗編號順序與全宗在庫房的實際排列順序有時一致，有時不一致。 全宗的排列可按全宗號順序排，也可按全宗群來排列。全宗的排列法和順序?qū)θ诰幪枱o決定性影響。 三、全宗檔案的分類 〔一〕分類要求 1、檔案類目和檔案材料的劃分應該具有客觀性； 2、檔案分類體系應該具有邏輯性； 3、全宗檔案的分類應該注重實用性； 4、全宗檔案分類應該具有思想性。 〔二〕分類的一般法 1、時間分類：年度、時期 2、來源分類：組織機構(gòu)、作者、通訊者

37、 3、容分類：問題、實物、地理 4、形式分類：文件種類、文件載體形態(tài)、文件形狀規(guī)格 〔三〕組織全宗檔案的分類 最常用的三種分類法：年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法 1、年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度將全宗檔案分成各個類別。 按年度分類，可以反映一個立檔單位每年的工作特點和逐年開展變化的情況。同時與文書處理工作制度吻合，以年度為單位立卷和移交，自然將檔案劃分成了各種類別。 注意：根據(jù)文件的準確日期歸入相應年度。 2、組織機構(gòu)分類法 根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進展分類，即按照立檔單位部組織機構(gòu)將全宗檔案分成各個類別。 一般以單位第一層機構(gòu)分類，需要時可分

38、到第二層機構(gòu)。機構(gòu)名為類名。 3、問題分類法 也稱事由分類法，能夠保持檔案在容面的聯(lián)系，比擬突出反映一立檔單位主要工作活動面貌，便于按專題查找和利用檔案。 注意：對問題分類法的使用應該慎重，不要輕易打亂組織機構(gòu)而先按問題分類。一般在不可能或不適于按組織機構(gòu)分類，或者每個機構(gòu)文件相當多需要再分屬類的情況下，才采用問題分類法。 4、復式分類法〔聯(lián)合分類法〕 在實際工作中，單純采用一種分類法的情況很少，一般將兩種分類法結(jié)合使用，構(gòu)成以下4種復式分類法。 〔1〕年度—組織機構(gòu)分類法：適用于立檔單位部機構(gòu)不復雜的全宗。 如：1985年辦公廳 組織部 宣傳部 外聯(lián)部 〔2〕組織機構(gòu)—年

39、度分類法 首先把全宗檔案按組織機構(gòu)分開，然后在組織機構(gòu)下面再分年度。 適用于立檔單位的部組織機構(gòu)多年一直固定，或者在比擬穩(wěn)定的根底上有所調(diào)整的全宗。一般多用于撤銷機關檔案和歷史檔案。 如：辦公廳 1980年 1981年 1982 年 〔3〕年度—問題分類法 先把全宗檔案按年度分開后，在年度下面再分問題。 多用于組織機構(gòu)變化復雜，或由于機構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機構(gòu)，或者沒有部組織機構(gòu)或部機構(gòu)非常簡單而無必要按組織機構(gòu)分類等情況。 如：1980年綜合類 人事機構(gòu)類 農(nóng)林水利類 〔4〕問題—年度分類法 先把全宗檔案按

40、問題分開，在每個問題下面再分年度。 多適用于撤銷機關檔案和歷史檔案。 如：綜合類 1949年1950年 …… 企業(yè)改造類 1949年 1950年 …… 5、多種門類檔案的綜合分類 機關的綜合檔案室對本機關各種門類、各種載體的檔案實行統(tǒng)一管理，需要對所有的檔案進展綜合分類。主要有3種法： 〔1〕門類分類法 門類分類法根本上保持原來檔案門類的劃分，將全部檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案等假設干門類。并給出門類代字或代號。 優(yōu)點：符合檔案形成的規(guī)律，與文書檔案、會計檔案等按年立卷歸檔的制度相吻合。 〔2〕組織機構(gòu)分類法 組織機構(gòu)分類

41、法打破原來檔案門類的劃分，將機關全部檔案按照形成機構(gòu)進展分類，每一個組織機構(gòu)形成的各種門類、各種載體的檔案均為一類。在類再按文件的特征分別立卷編號。 優(yōu)點：保持一個組織機構(gòu)全部檔案的完整，檔案歸類簡便明確。 注意：對于一個組織機構(gòu)形成的不同門類、不同規(guī)格、不同載體形式的檔案要分別組卷。 〔3〕職能分類法 職能分類法打破原來檔案門類的劃分，將機關全部檔案按其容所涉及的職能分工進展分類，反映每一項職能活動的檔案，不管其載體、門類如均為一大類?！睵130〕 優(yōu)點：可以集中反映同一職能活動、同一面容的全部檔案，并保持其間的容聯(lián)系。 注意：類目應符合實際需要，并符合分類的邏輯規(guī)則；遵循各類檔

42、案的形成規(guī)律；對同一類目中不同種類、不同載體的檔案要采取靈活多樣的立卷法。 〔四〕個人全宗檔案的分類 1、生平傳記材料； 2、創(chuàng)作材料； 3、個人書信； 4、公務活動材料； 5、經(jīng)濟材料；6、親屬材料； 7、評價材料； 8、音像材料； 9、其他材料。 〔五〕工程全宗檔案的分類 工程全宗檔案分類一般按時間和容標準。 工程工程：按工程的不同階段分類 生產(chǎn)工程：按產(chǎn)品型號分類 科研工程：按專題分類 基建工程：按階段分類 四、案卷的編立、排列與案卷目錄 〔一〕案卷的編立〔立卷〕 全宗的文件分類以后，在各類將具有一定聯(lián)系的單份文件組合成一個或幾個數(shù)量適中

43、的保管單位，稱“案卷〞或“保管單位〞，將單份文件編立成案卷的過程，稱為“立卷〞，或“組卷〞。 立卷工作的容：組成案卷單位，擬寫案卷標題，卷文件的排列與編號，填寫卷文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的封裝。 1、立卷法 〔1〕按問題立卷； 〔2〕按作者立卷； 〔3〕按文種立卷； 〔4〕按時間立卷； 〔5〕按地區(qū)立卷； 〔6〕按收發(fā)文機關立卷 2、卷文件排列和編號 卷文件可按時間、問題、地區(qū)、作者、收發(fā)文機關、文種、文件的重要程度、所涉及人物的姓氏筆畫等法排列。 注意：保持問文與復文、正文與、同一文件不同稿本之間不可別離的聯(lián)系。 卷文件排好后，應按統(tǒng)一法編上頁碼，以固定

44、次序。 3、填寫卷文件目錄和備考表。 卷文件目錄置于卷首。 卷備考表放在卷尾，也稱“卷末備考表〞，用于登記卷文件的根本狀況，便于管理人員和利用者了解案卷的有關情況?！簿唧w樣式見P141～P143〕 4、案卷封面編目和案卷封裝 案卷封面工程 〔1〕全宗名稱 〔2〕類目名稱 〔3〕案卷題名 〔4〕卷文件起止時間 〔5〕保管期限 〔6〕總件數(shù) 〔7〕總頁數(shù) 〔8〕歸檔號 〔9〕檔號 〔二〕案卷的排列與編號 案卷排列的一般法： 〔1〕按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列； 〔2〕按照案卷容所反映的一定問題排列； 〔3〕按照案卷所屬的起止日期〔時間〕排列； 〔4〕按文

45、件作者、收發(fā)文機關以及文件容所涉及的地區(qū)排列； 〔5〕人事檔案、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角等法排列。 案卷排列完畢后，按照排列次序編案卷號。 〔三〕案卷目錄 案卷目錄是案卷名冊，是著錄案卷容和成分并按一定次序編排的一覽表。 案卷目錄的根本類型有兩種： 〔1〕一個全宗編制一個綜合性的案卷目錄 〔2〕在全宗編制分冊案卷目錄，包括 以全宗檔案分類的類別為單位編制假設干案卷目錄； 按保管期限編制案卷目錄； 按保管期限結(jié)合分類案編制案卷目錄〔P152〕; 按**程度編制案卷目錄。 〔3〕案卷目錄的構(gòu)造 封皮、目次、序言或說明、簡稱表、案卷

46、目錄表、備考表〔P154～155〕 〔4〕案卷目錄編號 一個全宗如果有假設干案卷目錄，則必須以全宗為單位編定各本目錄的順序號，稱為“案卷目錄號〞或簡稱為“目錄號〞?？蓪嵭辛魉幪?，也可按類編號。 五、檔號 檔號是檔案整理過程中形成的檔案的編號，是全宗號、案卷目錄號、類別號、工程號、案卷號和卷文件件號、頁號的總稱。 全宗號：檔案館指定給每個全宗的代碼 案卷目錄號：全宗每本案卷目錄的代碼 類別號：館〔室〕藏檔案類目的代碼 工程號：產(chǎn)品、工程、課題、設備等的代字或代號 案卷號：檔案館〔室〕案卷排列的順序號 件號：案卷文件的順序號 頁號：案卷每頁的順序號 檔號的功能 〔1〕固

47、定檔案的排列次序，反映檔案的整理體系和物理位置。 〔2〕檔號的設置，使館藏檔案到達個別化、次第化，便于檔案的檢索和利用。 〔3〕便于檔案的保管和統(tǒng)計。 〔4〕檔號將檔案實體構(gòu)造體系用代碼式表現(xiàn)出來，有利于計算機自動處理檔案信息，便于檔案的現(xiàn)代化管理。 檔號的構(gòu)造和編制要求 構(gòu)造：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件或頁號 全宗號-類別號-案卷號-件或頁號 編制要求： 〔1〕唯一性。一個編號對象只能對應一個，一個代碼只表示一個編號對象。 〔2〕合理性。檔號構(gòu)造必須與館〔室〕藏檔案的整理分類體系相適應。 〔3〕穩(wěn)定性。 〔4〕簡明性。 〔5〕可延性。 六、檔案整理改革 "歸檔

48、文件整理規(guī)則"〔DA/T22—2000〕 2000年12月6日，檔案局發(fā)布 宗旨：“簡化整理、深化檢索〞 容重點：倡導文件級整理理念，改“卷〞為“件〞，簡化歸檔文件的整理工作容。 意義：結(jié)合計算機檔案管理和手工管理的需要，以及文件形成者和檔案館的管理需要，為檔案管理創(chuàng)新，以及電子文件的規(guī)化管理奠定了良好根底。 〔一〕歸檔文件的整理要求 1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系 檔案應按照不同年度、不同機構(gòu)或問題等面的特征集中。 2、區(qū)分不同價值 劃分歸檔文件的保管期限，對價值大、保管期限長的歸檔文件，實行重點整理和保管；對價值小，保管期限短的歸檔文件，根據(jù)管理條件區(qū)別對待

49、。表達了“檔案分級管理〞思想。 3、便于保管和利用 表達了檔案文件整理工作的根本目的。 〔二〕歸檔文件整理工作的根本容〔P171~P180〕 1、裝訂 2、分類 3、排列 4、編號 5、編目 6、裝盒 l 思考題： l 1、檔案整理的根本流程. l 2、列舉并說明幾種檔案分類法的適用情況. l 3、以件為單位的檔案整理法的優(yōu)缺點. l 4、檔案立卷是否不再需要. 第三節(jié) 檔案的鑒定 一、檔案鑒定工作的容與意義 二、檔案鑒定工作的原則 三、鑒定檔案價值的依據(jù)與標準 四、檔案保管期限表 五、館藏體系的優(yōu)化 一、檔案鑒定工作的容與意義 檔案鑒定，是按一定的

50、原則、標準和法，分析和判定檔案的價值，決定檔案是否需要保存及其保存期限的一項檔案業(yè)務工作。 〔一〕檔案鑒定工作的容 檔案的鑒定一般分館外鑒定、進館鑒定、館鑒定三個階段進展，每個階段有不同工作容。 1館外鑒定 立卷鑒定 1 檔案室鑒定 2進館鑒定 對移交檔案篩選 1 3館鑒定 定期鑒定 期滿鑒定 開放鑒定 銷毀鑒定 〔二〕檔案鑒定工作的意義 1、有利于去粗取精，精煉館藏 2、提高管理效益，充分發(fā)揮檔案的價值 3、檔案鑒定關系檔案存毀，

51、是一項難度較大的業(yè)務工作。 4、有利于在緊急情況下?lián)尵日滟F檔案 二、檔案鑒定工作的原則 根本原則：從黨和的根本利益出發(fā)，用全面的、歷史的、開展的觀點鑒定檔案價值。 1、全面的觀點 〔1〕將檔案自身的特點和社會利用需要結(jié)合起來，全面評價檔案的價值； 〔2〕全面分析檔案各面的特征〔容、來源、形成時間、文種等〕； 〔3〕從全宗整體而非孤立地鑒定單份檔案文件的價值； 〔3〕全面分析和預測社會利用的需要〔長遠需要、近期需要〕 2、歷史的觀點 根據(jù)檔案形成的時代背景、歷史條件，結(jié)合檔案的容和形式，以及檔案之間的關系，客觀分析檔案的價值。 3、開展的觀點 隨著社會開展和時間推移，

52、檔案自身狀況和社會利用需要都會發(fā)生變化，檔案的價值也隨之變化。 要遠瞻社會利用需要的動態(tài)性，用開展的眼光預測檔案的未來價值。 三、鑒定檔案價值的依據(jù)與標準 檔案的保存價值取決于檔案自身特點和社會利用需要兩面因素。具體依據(jù)和標準包括： 1、檔案的容：重要性、獨特性、時效性和真實性對檔案價值影響較大。 在容上，價值較大的檔案一般包括： 〔1〕反映立檔單位主要職能活動和根本歷史面貌的檔案； 〔2〕反映社會歷史開展向的檔案； 〔3〕反映針政策的檔案； 〔4〕反映社會各階層勞動條件和生活狀況的檔案； 〔5〕反映*些根本情況，能說明和證實*種事實的檔案。 2、檔案的來源 檔案的來源

53、指檔案形成者〔立檔單位〕和作者。 〔1〕地位較高的檔案形成者和作者，其檔案價值較大，反之，地位較低的檔案形成者和作者，其檔案價值就較小。 〔2〕機關在鑒定檔案價值時，要區(qū)分不同的作者。通常情況下，有隸屬關系機關的來文比非隸屬機關的來文更重要。 〔3〕本機關制成的文件中，具體撰寫者、制發(fā)機構(gòu)也對檔案價值產(chǎn)生影響。機關重要職能部門的文件比一般事務機構(gòu)、后勤及*些輔助性機構(gòu)形成文件要相對重要。 3、檔案的形成時間 〔1〕一般來說，形成年代越長遠的檔案，價值就越大； 我國目前保存的“明清〞歷史檔案和革命歷史檔案一般是不銷毀的。 〔2〕重要歷史時期產(chǎn)生的檔案，價值相對較大。如新中國成立初期

54、，“文化大革命〞時期形成的檔案文件，記載了特殊歷史時期的有關事件，具有重要的歷史研究價值。 〔3〕*些檔案的時效性很強，只在一定期限具有特定效力，如條約、合約、契約等。 4、檔案的文種 檔案的文種標志檔案的性質(zhì)和用途，可以在一定程度上表達檔案的價值。 〔1〕決定、命令、指示、條例、紀要、報告等文件往往反映了重要的針政策，重大事件和主要的業(yè)務活動，具有權(quán)威性和指導意義，價值較高； 〔2〕通知、來往信函等文件往往用于處理一般事務，價值較低。 5、檔案的文本及可靠程度 〔1〕檔案有草稿和定稿，正本與副本的區(qū)別，不同文本反映了檔案的形成過程，表達了不同的可靠稱度，價值不同。 〔 2〕從

55、可靠性和權(quán)威性來講，定稿、正本的可靠程度高，其價值大于草稿和副本。 〔3〕正本缺失的情況下，副本和草稿的價值就增大。 〔4〕檔案的草稿能夠表達文件醞釀、討論和最終形成過程，有較大的歷史研究價值。 6、檔案的外形特點和完好程度 〔1〕檔案的外形特點包括：檔案的載體材料、字跡材料、筆跡、圖案等。 〔2〕*些檔案在文字上具有書法、文字學研究價值，或圖案具有藝術價值，或有著名人物筆跡等，其價值得到提升。 〔3〕檔案的損害程度較大難以修復而無法識別和利用時，其價值下降。 7、檔案信息容的重復程度 在同一全宗，單份文件容與其他文件重復，或者被其他文件所包括，其價值降低。 8、全宗和全宗群

56、檔案的完整程度 〔1〕全宗和全宗群檔案保存完整，各種類型檔案價值正常； 〔2〕全宗和全宗群檔案不完整，殘缺檔案的價值相對提高。 9、檔案的運行處理情況 〔1〕在文件運行過程中，領導人作了重要批示或經(jīng)著名專家修改，其價值相應增大； 〔2〕文件運行過程中，沒有簽署、批復和執(zhí)行，其價值降低。 10、檔案的利用情況 檔案的利用情況反映了社會對它的需求程度。 〔1〕利用率高的檔案其價值一般較高； 〔2〕檔案的利用圍越廣，其價值越大。 l 四、關于檔案鑒定的法論問題 l 〔一〕研究檔案利用規(guī)律，預測未來利用需要 l 下級機關報送的年度以上的總結(jié)、報告、重大問題的專題報告應“長期〞保

57、管； l 單位預算會計的各種原始憑證和記帳憑證應“長期〞保管； l 〔二〕研究檔案保存的效益 l 〔三〕掌握檔案的重要性和保存時間長短的關系 l 〔四〕檔案保存價值分析中的彈性處理法〔P199〕 l 〔五〕檔案保管期限構(gòu)造的科學處理 五、檔案的保管期限表 〔一〕檔案保管期限表的含義和作用 1、檔案保管期限表的含義：是以表冊形式列舉檔案的來源、容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件。 2、檔案保管期限表的作用 〔1〕為檔案價值的鑒定提供統(tǒng)一標準； 〔2〕提高工作效率，加快工作進度。 〔二〕檔案保管期限表的類型 1、通用檔案保管期限表 "文書檔案保管期限表"〔檔案局

58、〕〔P202〕 2、專門檔案保管期限表 "預算會計檔案保管期限表" 3、同系統(tǒng)單位檔案保管期限表 "中國人民解放軍文書檔案保管期限表" 4、同類型單位檔案保管期限表 "學校文書檔案保管期限表" 5、單位檔案保管期限表 〔三〕檔案保管期限的劃分 三種： 1、永久：來源之一：本單位制成的重要文件材料；來源之二：上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的文件材料； 2、長期〔16—50年〕：本單位制成和上級機關頒發(fā)的一般文件材料。 3、短期〔15年以下〕：在短時間對本單位有參考利用價值的文件材料。包括本級關的一般事務性文件，下級機關保送的一般工作總結(jié)和報告。 六、檔案

59、鑒定工作制度和組織 〔一〕檔案鑒定工作的制度 – 鑒定檔案的標準 – 鑒定工作的組織領導 – 銷毀檔案的批準制度和監(jiān)銷制度 〔二〕檔案鑒定工作的組織法 直接鑒定法、現(xiàn)行組織單位檔案價值的鑒定工作、檔案館檔案價值的鑒定 〔三〕檔案的銷毀 檔案銷毀清冊、立檔單位和全宗簡要說明、檔案銷毀法 七、檔案館館藏體系 〔一〕建立館藏體系的原則 – 全宗原則 – 特色原則 – 效益原則 – 優(yōu)化原則 – 開放原則 〔二〕館藏體系的根本要求 l 1、數(shù)量充足，門類齊全 l 2、構(gòu)造合理，富有特色 l 3、完整精練，質(zhì)量優(yōu)化 〔三〕館藏體系的優(yōu)化 優(yōu)化館藏，是指用最低限度

60、的館藏量貯存最大限度的檔案信息。 1、樹立優(yōu)化觀念，完善有關法規(guī)； 2、控制進館檔案的數(shù)量； 3、確定館藏檔案的合理比例構(gòu)造； 〔1〕各種門類和載體的檔案比例適當； 〔2〕入藏資料與館藏檔案的比例〔2:8〕協(xié)調(diào)； 〔3〕館藏檔案層次清楚。 4、消除館藏檔案的過量重復； 5、及時剔除失去保存價值的檔案。 l 復習思考題： l 1、鑒定檔案的依據(jù)和標準有哪些.其中最為重要的依據(jù)和標準應是什么. l 2、*一組織單位在同一年了產(chǎn)生或收到了如下幾種文件，如鑒定其價值，并劃分保管期限. l 1〕直接隸屬的上級機關關于人事安排的指令； l 2〕下級機關關于本年

61、度的工作匯報〔報告〕； l 3〕同級機關關于一般事務的來往信函； l 4〕本機關關于國慶放假的通知。 第四節(jié) 檔案的管理 一、檔案保管工作的容 二、檔案保管工作的任務和意義 三、檔案的分等級管理和異地平安保管 四、檔案的庫房管理 一、檔案保管工作的容 檔案保管工作的容，包括三個面： 1、檔案的庫房管理； 2、檔案流動過程中的保護，即檔案在各個管理環(huán)節(jié)中一般的平安防護； 3、保護檔案的專門措施，即為延長檔案壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術處理措施。 二、檔案保管工作的任務和意義 1、為什么要重視檔案的保管. 檔案自產(chǎn)生時起，就有可能面臨來自人為和自然因素造

62、成的損害。 2、檔案保管的任務 妥善地保管好檔案，盡可能延長檔案壽命，克制自然、社會對檔案壽命構(gòu)成的威脅。 3、檔案保管的意義 保護記憶和社會記憶，再現(xiàn)歷史，傳承文明。 為檔案信息的開發(fā)利用提供檔案物質(zhì)根底。 三、檔案分等級管理和異地平安保管 〔一〕檔案分等級管理的法律依據(jù)及含義 1、檔案分等級管理的法律依據(jù) 1999"中華人民國檔案法實施方法"第三條規(guī)定：“各級檔案館館藏的永久檔案分一、二、三級管理，分級的具體標準和管理方法由檔案局制定〞。 檔案分等級管理的具體含義 〔1〕必須建立在對檔案保存價值鑒定的根底上； 〔2〕必須有具體的分級標準和相應的配套管理方法；

63、〔3〕建立在對相關因素的綜合評價根底上。 包括：檔案的稀有程度、史料價值、形成時期、完整程度、形成者的歷史地位、文物價值及其歷史見證作用等。 〔4〕其實質(zhì)是對列入永久保存圍的檔案實施更有針對性的重點保管。 〔二〕檔案分等級管理的意義 1、可以最大限度地保證對我國檔案財富的平安保管。 2、有助于明確區(qū)分檔案價值，依法治檔。 3、有助于樹立檔案館的新形象，促進檔案文化信息的交流和傳播。 4、有助于推動檔案鑒定工作的開展。 5、有助于促進其他檔案管理業(yè)務活動水平的提高。 6、有助于檔案管理人員鑒別能力的提高 〔二〕檔案異地平安保管 是指對那些列入重點保管圍，一旦失去就會對、地、

64、行業(yè)系統(tǒng)及立檔單位的社會歷史記憶的完整性造成重損害的檔案，實行多套留存或備份，并將原件或最珍貴的檔案置于相對平安的場所，實行封閉式管理的做法。 檔案異地平安保管的作用在于： 有助于延長珍貴檔案的壽命； 可以到達“此失彼存〞的管理效果； 有助于提高檔案管理人員的平安防護意識 四、檔案庫房的管理 〔一〕檔案庫房的編號 〔二〕檔案架〔柜〕的排放和編號 〔三〕檔案的存放和全宗排列 〔四〕檔案存放位置索引 〔五〕檔案代理卡 〔六〕全宗卷 〔七〕溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生 〔八〕保衛(wèi)和** 〔九〕防火 〔十〕檔案在搬動中的保護 〔十一〕檔案的平安檢查 檔案管理學根底練習

65、 一、名詞解釋〔每題2分，共10分〕。 1、歷史檔案 2、全宗 3、全宗群 4、檔號 5、檔案鑒定 二、簡答題〔每題8分，共40分〕。 1、檔案管理工作的特點. 2、檔案館收集檔案的式主要有哪些. 3、檔案整理一般包括哪些根本步驟. 4、比擬“立卷〞與以“件〞為單位管理式各自的優(yōu)缺點. 5、檔案鑒定的依據(jù)與標準主要有哪些. 三、判斷正誤并說明理由〔每題3分，共24分〕。 1、自古至今檔案整理工作遵循的都是來源原則。 2、全宗群、全宗編號、全宗在庫房的排列順序之間存在固定的因果關系。 3、檔案整理實行以“件〞為單位的改革之后，檔號

66、的組成及構(gòu)造保持不變。 4、檔案館必須事先征得檔案存放者同意，才能對所存放的檔案對外提供利用。 5、“年度－組織機構(gòu)〞分類法普遍適用于撤銷機關檔案或歷史檔案的分類。 6、“通知〞作為一種普通的文種，其保管期限應定為“短期〞。 7、檔案的保存價值取決于檔案自身的特點〔狀況〕和社會利用的需要。 8、檔案的現(xiàn)實利用率越高說明其價值越大，反之，檔案的利用率越低，說明其價值越小。 四、案例分析〔10分〕。 *市檔案館為了吸引利用者，增強檔案的可讀性，以及提高檔案的利用率，決定建立該市的名人檔案全宗，但在建立名人檔案全宗的過程中勢必要從該名人所在的組織全宗里面抽取有關檔案材料。這樣就影響了組織全宗的完整性。請你對建立名人檔案全宗的做法予以評價，還可以提出建議。 五、論述題〔16分〕。 1、試述來源原則與全宗理論之間的關系. 第三章 檔案計量化管理 l 第一節(jié)檔案計量化管理概述 l 第二節(jié)檔案登記 l 第三節(jié)檔案統(tǒng)計調(diào)查與統(tǒng)計整理 l 第四節(jié)檔案統(tǒng)計分析 一、檔案計量化管理的容與意義 〔一〕容 檔案計量化管理，是按照檔案統(tǒng)計制度，對檔案工作領域中各種現(xiàn)象的數(shù)量關系進