某集團(tuán)行政檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施辦法

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1、檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施辦法編號： 生效時間：年月 版本：第版 目 錄第一章 總則 2第二章 檔案管理體系與管理職責(zé) 2第三章 檔案管理范圍 5第四章 檔案的歸檔 7第五章 檔案的整理卷 11第六章 檔案的保管 16第七章 檔案的移交 19第八章 檔案的借閱和利用 20第九章 檔案的鑒定與銷毀 24第十章 檔案的信息化管理 25第十一章 檔案歸檔范圍及編碼調(diào)整更新 28第十二章 檔案審計 28第十三章 檔案培訓(xùn) 28第十四章 附則 29第一章 總則第一條 為規(guī)范公司檔案工作，加強(qiáng)公司檔案的管理，有效保護(hù)和利用檔案，實(shí)現(xiàn)公司檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。根據(jù)中華人民共和國檔案法及有關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合

2、公司實(shí)際情況，制定本辦法。第二條 本辦法所針對的檔案是公司在日常經(jīng)營活動中直接形成的各種具有保存、參考、備查、利用價值的文字、照片、錄音、錄像、光盤等以不同形式、不同內(nèi)容留存的原始記錄性資料。第三條 本辦法適用于合生集團(tuán)總部、非項(xiàng)目板塊、住宅地產(chǎn)板塊、商業(yè)地產(chǎn)板塊、建筑企業(yè)板塊，大后臺相關(guān)部門可參照本辦法執(zhí)行。第二章 檔案管理體系與管理職責(zé)第四條 檔案管理體系及檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)一、檔案管理體系檔案管理遵循：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，各地區(qū)分散管理的原則。二、檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及管理職責(zé)（一）檔案管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置1. 集團(tuán)人力資源與行政管理中心是檔案管理的主責(zé)部門，負(fù)責(zé)所屬單位的檔案管理工作。2. 集團(tuán)總部人力資

3、源與行政管理中心職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)制訂檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)；（2）制定和完善各類型檔案目錄庫；（3）具體負(fù)責(zé)集團(tuán)總部檔案的管理工作；（4）對全集團(tuán)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；（5）組織跨地區(qū)的檔案管理員、資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識交流與培訓(xùn)；（6）協(xié)調(diào)、處理跨集團(tuán)、跨地區(qū)的檔案借閱事宜；（7）對集團(tuán)、地區(qū)、住宅地產(chǎn)項(xiàng)目、商業(yè)地產(chǎn)項(xiàng)目、物業(yè)、酒店、建筑企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行檔案審計工作。3. 集團(tuán)總部各中心職責(zé)：（1）配合集團(tuán)人力資源與行政管理中心制定和完善目錄庫；（2）負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)下級單位本管線的業(yè)務(wù)檔案管理工作；（3）負(fù)責(zé)本中心的檔案管理工作。4. 地產(chǎn)板塊（住宅、商業(yè)）各地區(qū)公司、物業(yè)集團(tuán)、酒店

4、集團(tuán)、美新設(shè)計公司、合創(chuàng)工程、珠江裝飾、玉佛宮、大覺禪寺人事行政部門職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)本公司的檔案管理工作；（2）對本公司各中心及所屬項(xiàng)目/小區(qū)/分公司檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查；（3）組織本公司檔案管理員、資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5. 項(xiàng)目公司行政部/物業(yè)小區(qū)/職能中心職責(zé)：負(fù)責(zé)本項(xiàng)目/本小區(qū)/本中心的檔案管理工作。（二）檔案管理實(shí)施、保管機(jī)構(gòu)設(shè)置1. 檔案保管的三個階段：（1）第一階段是在本中心/部門、項(xiàng)目/小區(qū)保管：檔案產(chǎn)生時，第一時間交本中心/部門、項(xiàng)目/小區(qū)資料員保管，并將檔案進(jìn)行初步整理、立卷、系統(tǒng)錄入，確保檔案不丟失。（2）第二階段是在檔案室保管：各中心、項(xiàng)目根據(jù)檔案的重要程度和移交

5、期限，將檔案分類、分批送交到公司檔案室，由檔案室集中管理本地區(qū)公司檔案。（3）第三階段是在集團(tuán)檔案館保管：當(dāng)檔案已不需要隨時利用原件時，各檔案室/資料室應(yīng)將此部分檔案移交到集團(tuán)檔案館集中管理，確保歷史檔案的完整，同時為集團(tuán)檔案的編研提供保障。2. 集團(tuán)總部分別設(shè)立檔案室和集團(tuán)檔案館；地產(chǎn)板塊地區(qū)公司設(shè)立檔案室。3. 住宅地產(chǎn)項(xiàng)目各地區(qū)公司、商業(yè)地產(chǎn)項(xiàng)目各地區(qū)公司、各項(xiàng)目，物業(yè)集團(tuán)、酒店集團(tuán)、美新設(shè)計公司、合創(chuàng)工程、珠江裝飾、玉佛宮、大覺禪寺各部門、各小區(qū)根據(jù)保管檔案的需要可設(shè)置資料室。（三）檔案管理人員配備1. 檔案室和檔案館配置具備專業(yè)知識的專職檔案管理人員。2. 集團(tuán)各中心/部門、項(xiàng)目/小

6、區(qū)配備兼職檔案員即資料員，工程項(xiàng)目資料員應(yīng)持證上崗。（四） 檔案管理人員及經(jīng)辦人員職責(zé)1. 專職檔案管理員（1） 熟悉公司業(yè)務(wù)及歸檔范圍，督促所轄各中心、項(xiàng)目、小區(qū)及時歸檔。（2） 負(fù)責(zé)對各中心、項(xiàng)目移交的檔案進(jìn)行檢查，確定檔號及頁碼編寫無誤，檔案組卷正確、檔案齊全完整，檔案管理系統(tǒng)著錄與檔案實(shí)體一一對應(yīng)后接收、歸檔。（3） 提供檔案利用服務(wù)，并對庫藏資源進(jìn)行開發(fā)利用，編寫大事記與專題。（4） 對檔案目錄庫進(jìn)行補(bǔ)充和完善。（5） 對庫藏檔案進(jìn)行保管、登記、統(tǒng)計和定期清查工作。（6） 對重要檔案進(jìn)行整理立卷。（7） 定期到項(xiàng)目、中心檢查和指導(dǎo)檔案管理工作。（8） 組織開展檔案管理工作培訓(xùn)與各地區(qū)

7、公司間的檔案交流。（9） 應(yīng)熟練操作檔案管理系統(tǒng)，并組織檔案系統(tǒng)培訓(xùn)，積極提供網(wǎng)絡(luò)化檔案利用服務(wù)，提高公司整體檔案工作水平。（10） 根據(jù)檔案系統(tǒng)利用情況，提出功能需求，配合信息辦對系統(tǒng)的功能進(jìn)行更新和完善。2.兼職檔案管理員（1） 督促本中心/項(xiàng)目/小區(qū)經(jīng)辦人員將辦理完畢的檔案及時歸檔。（2） 全面熟悉本中心/本項(xiàng)目/本小區(qū)的具體業(yè)務(wù)流程及檔案的歸檔范圍、立卷標(biāo)準(zhǔn)。（3） 根據(jù)本中心/項(xiàng)目/小區(qū)工作進(jìn)展及時督促經(jīng)辦人對檔案進(jìn)行移交，負(fù)責(zé)本中心/項(xiàng)目/小區(qū)檔案的整理、立卷、系統(tǒng)錄入、臨時保管和移交。（4）住宅/產(chǎn)業(yè)投資事業(yè)部、商業(yè)投資事業(yè)部的兼職檔案管理員還需根據(jù)檔案歸檔期限標(biāo)準(zhǔn)，及時將檔案移

8、交到地區(qū)/集團(tuán)檔案室。經(jīng)專職檔案管理員檢查不符合歸檔要求的應(yīng)針對修改意見及時進(jìn)行修改，直至符合要求。（5） 監(jiān)督、指導(dǎo)下屬公司同職能部門的檔案管理工作。（6） 應(yīng)熟練操作檔案管理系統(tǒng)，及時將整理好的文件著錄到檔案系統(tǒng)中。3.經(jīng)辦人員職責(zé)（1） 經(jīng)辦人員應(yīng)及時將辦理完畢的檔案進(jìn)行移交，不得私自留存；（2） 在檔案歸檔前做好檔案的保管工作，不得故意損毀；（3） 對于不及時歸檔、私自留存檔案及故意損毀情況將給予績效扣分，視情節(jié)輕重可追究其法律責(zé)任。第三章 檔案管理范圍第五條 檔案管理范圍凡是公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中取得或形成的、具有查考利用價值的證照、文件、內(nèi)部資料、電話記錄、會議記錄、會議文件，編印的

9、出版物原稿（附印本）以及編制的圖表、簿冊，照片、錄像帶、電子文檔、光盤、獎杯、獎狀類實(shí)物檔案及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)等，均需立卷歸檔保存。需作為檔案保存的文件包括但不限于以下各種載體的文件資料：一、企業(yè)注冊登記文件：工商注冊和變更登記文件、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、商標(biāo)注冊證、章程、決議、股權(quán)合同、核準(zhǔn)文件等。二、行政文檔：公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的具有憑證作用的各類文件(包括各類公文、公司大事記、年終工作總結(jié)、年度工作計劃等)。會議紀(jì)要及重要決策文檔：1.各級公司召開會議的會議紀(jì)要、會議錄音；2.各層級領(lǐng)導(dǎo)，包括集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、地區(qū)總經(jīng)理、地區(qū)中心總監(jiān)及項(xiàng)目總經(jīng)理等形成的會議決

10、策文件。三、合同文件：公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的具有憑證作用的各類經(jīng)濟(jì)合同（包括項(xiàng)目各類合同、綜合合同等）。四、項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營文件：在項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的業(yè)務(wù)類文件。1. 地產(chǎn)項(xiàng)目經(jīng)營業(yè)務(wù)類：前期開發(fā)報建資料、項(xiàng)目建設(shè)階段、項(xiàng)目竣工階段項(xiàng)目銷售、招商運(yùn)行階段檔案等；2. 物業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)類：規(guī)劃施、竣工及驗(yàn)收形成文件材料，房屋及其共用設(shè)施設(shè)備檔案，維修、養(yǎng)護(hù)類，保安、安全類，消防、保潔綠化類，環(huán)境衛(wèi)生、精神文明、社區(qū)文化類，停車場，各種預(yù)案類，業(yè)主類，效益管理類等3. 酒店經(jīng)營業(yè)務(wù)類：餐飲類、酒店會所類、康體類等。五、財務(wù)類文件：會計憑證、賬簿、報表及其他文件。六、人事類文件：招聘規(guī)劃、薪酬福利

11、、績效考核、員工關(guān)系等文件資料。七、審計文件：內(nèi)部審計資料、必須上報監(jiān)事會、審計部備案的文件資料等。八、電子文件：公司各部門在信息化辦公環(huán)境中生成的文本、圖形、圖像等類型電子文件、個人工作電腦中的重要電子文件。九、聲像檔案：凡是集團(tuán)本部及各下屬公司在實(shí)際工作中形成的具有查考利用價值的，反映公司經(jīng)營管理活動等的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片等聲像材料。十、實(shí)物類：獎牌、獎杯、錦旗、捐贈牌匾、榮譽(yù)證書、名人字畫及其他貴重物品。第四章 檔案的歸檔第六條 歸檔時間規(guī)定一、注冊公司、證照等文件：經(jīng)辦人員須在取得證照、資料后五個工作日內(nèi)送本公司檔案室歸檔保存，地區(qū)檔案員應(yīng)在一個工作日內(nèi)整理、立卷并錄入檔

12、案管理系統(tǒng)。二、非項(xiàng)目類檔案（總辦類、監(jiān)事類、財務(wù)類、人力類、行政類）：經(jīng)辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后一個工作日內(nèi)將原件交由本部門資料員，部門資料員應(yīng)在接收文件后五個工作日將文件整理、系統(tǒng)錄入、并于次年三月前立卷并移交地區(qū)檔案室歸檔。（財務(wù)檔案中的會計憑證、報表、賬簿等國家規(guī)定的會計檔案，由于利用頻率高且數(shù)量龐大，由財務(wù)資料員整理立卷后存放在財務(wù)部門的資料室；人力部門中員工人事檔案由于涉密且本部門利用頻繁，由資料員整理立卷后存放在人力中心的資料室。）三、合同類：經(jīng)辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后一個工作日內(nèi)將原件交由本部門資料員，部門資料員應(yīng)在接收文件后五個工作日將文件整理、系統(tǒng)錄入、并移交地區(qū)檔案室歸檔

13、。四、各業(yè)態(tài)項(xiàng)目/小區(qū)業(yè)務(wù)類檔案1、 地產(chǎn)項(xiàng)目業(yè)務(wù)類：（1）項(xiàng)目前期開發(fā)階段文件經(jīng)辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后一個工作日內(nèi)將原件交由本部門資料員，部門資料員應(yīng)在接收文件后五個工作日將文件整理、立卷、系統(tǒng)錄入并移交檔案室歸檔。（2）項(xiàng)目建設(shè)階段檔文件經(jīng)辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后一個工作日內(nèi)將原件交由本部門資料員，部門資料員應(yīng)在接收文件后五個工作日將文件整理、系統(tǒng)錄入并于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后四個月內(nèi)立卷、移交檔案室歸檔。（3）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段文件經(jīng)辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后一個工作日內(nèi)將原件交由本部門資料員，部門資料員應(yīng)在接收文件后五個工作日將文件整理、立卷、系統(tǒng)錄入并移交檔案室歸檔（施工、監(jiān)理、竣工圖檔案在項(xiàng)

14、目竣工驗(yàn)收后四個月內(nèi)整理、立卷、系統(tǒng)錄入）。（4）項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)、銷售、招商類文件經(jīng)辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后一個工作日內(nèi)將原件交由本部門資料員，部門資料員應(yīng)在項(xiàng)目竣工交樓后一個月內(nèi)將文件整理、立卷、系統(tǒng)錄入并移交檔案室歸檔。2、酒店集團(tuán)、物業(yè)集團(tuán)、美新設(shè)計、合創(chuàng)工程、珠江裝飾公司各項(xiàng)目/小區(qū)業(yè)務(wù)類檔案：經(jīng)辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后一個工作日內(nèi)將原件交由本部門資料員，部門資料員應(yīng)在接收文件后五個工作日將文件整理、系統(tǒng)錄入、并于次年三月前立卷并移交地區(qū)檔案室歸檔。五、實(shí)物、聲像類檔案：經(jīng)辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后一個工作日內(nèi)將原件交由本部門資料員，部門資料員應(yīng)在接收文件后五個工作日將文件整理、系統(tǒng)錄入、

15、并于次年三月前立卷并移交地區(qū)檔案室歸檔。六、違反歸檔時間規(guī)定的處罰條款1. 不及時、完整地將重要文件歸檔，逾期1個月以上的，對相關(guān)經(jīng)辦人處以100-200元的罰款；2. 重要文件因未及時歸檔，導(dǎo)致文件遺失或損壞，給公司造成損失的，將給相關(guān)經(jīng)辦人處以記大過處分，并處以1000元的罰款。第七條 歸檔文件質(zhì)量要求一、歸檔文件必須是辦理完畢的正式文件，尚未辦理完畢的文件不能歸檔立卷。二、歸檔文件應(yīng)完整、齊全。1. 文件需把領(lǐng)導(dǎo)審批頁、正文、底稿、附件放在一起裝訂。（1）正本與定稿裝訂在一起，正本在前，定稿在后；（2）正文與附件裝訂在一起，正文在前，附件在后；（3）轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件裝訂在一起，轉(zhuǎn)發(fā)件在前

16、，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；（4）來文與復(fù)文作為一件時，應(yīng)裝訂在一起，復(fù)文在前，來文在后。2. 合同需包含合同會簽（審）表、合同正本、合同附件、招標(biāo)文件、預(yù)算資料、結(jié)算資料。3. 招標(biāo)資料按照招標(biāo)資料目錄歸檔齊全。4. 結(jié)算資料按照結(jié)算書目錄將結(jié)算資料歸檔齊全。5. 竣工檔案需成套歸檔；總包單位向甲方移交施工資料、竣工圖，需同時移交施工資料和竣工圖的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄及相應(yīng)的卷內(nèi)文件電子版。6. 紙板檔案如有掃描件或電子版，歸檔時應(yīng)將掃描件或電子文件一并移交到檔案室。7.圖紙類電子文件向檔案室移交時，應(yīng)刻錄成光盤，用光盤筆在光盤上填寫本張光盤的項(xiàng)目名稱、檔號、圖紙分類、圖紙名稱、日期，并由項(xiàng)目建筑師簽

17、字確認(rèn)此版圖與下發(fā)的紙版圖紙內(nèi)容及版本完全一致。三、歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)可靠，原則上檔案室保存原件，一般不用復(fù)印件代替原件存檔，因故無原件的可歸文件材料的復(fù)印件。四、歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。五、歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。六、易褪色的材料如熱感紙傳真文件，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。七、案卷整理的幅面應(yīng)以A4紙為準(zhǔn)，小于A4幅面的粘貼在A4幅面的紙上并留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應(yīng)按A4的幅面折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。八、文件材料歸檔后不得更改。嚴(yán)禁作涂改、

18、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。需進(jìn)行裝訂的文件，應(yīng)采用不銹鋼釘裝訂，避免文件生銹。九、對于歸檔的紙質(zhì)檔案同時檢查掃描文件的格式，通常為TIFF、JPEG、PDF、等幾種格式。要求掃描件的字跡清晰、幅面標(biāo)準(zhǔn)、命名規(guī)范。十、歸檔光盤的要求：1. 對于歸檔的光盤需檢查外觀是否有劃痕，光盤里存儲的文件是否全部能打開，影音資料是否全部能播放。2. 歸檔的光盤需附說明，該說明包括存儲文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、版本號、文件的完整性與準(zhǔn)確性等。3. 歸檔的光盤需附存儲文件的案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄。4. 要求用于存儲的光盤質(zhì)量好，容量大（4.7G左右），能支持無限次的讀取。5.歸檔光盤的數(shù)量應(yīng)一式三套。第八條 檔

19、案歸檔手續(xù)辦理規(guī)定1.檔案室收到歸檔文件后，應(yīng)對材料進(jìn)行審核，以符合規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)要求，如達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)給予退回，要求歸檔部門進(jìn)行完善后歸檔。2. 對符合要求的歸檔文件移交時須履行手續(xù)，填寫移交清單，寫明案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、案卷數(shù)量、移交時間、交接雙方要簽名。3. 移交清單由歸檔部門與檔案室各自存檔，檔案室對歸檔文件進(jìn)行登記。具體參見（附件7-8：歸檔文件登記表）第五章 檔案的整理立卷第九條 檔案的分類一、與項(xiàng)目開發(fā)、建設(shè)、營銷、運(yùn)營有關(guān)的檔案，按照全流程的標(biāo)準(zhǔn)，按項(xiàng)目進(jìn)行分類。二、配合公司日常經(jīng)營設(shè)立的各中心所形成的檔案，按照組織架構(gòu)分中心分類（即按照立檔單位分類）。三、企業(yè)注冊登記文件

20、按照公司分類。四、其他業(yè)態(tài)根據(jù)本公司的業(yè)務(wù)建立檔案標(biāo)準(zhǔn)。以上檔案分類詳見附件2：各類型檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄庫第十條 檔案的立卷一、立卷原則1. 及時對歸檔的文件進(jìn)行立卷處理，切忌拖拉積壓。2. 行政文檔、實(shí)物檔案、非項(xiàng)目合同文件以及非項(xiàng)目聲像資料按年度立卷。3. 企業(yè)注冊登記文件按注冊公司立卷；酒店證照按酒店公司名立卷。4. 項(xiàng)目檔案原則上按照項(xiàng)目立卷，具體區(qū)分如下：（1）項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目立卷。（2）項(xiàng)目的內(nèi)部管理工程文件、項(xiàng)目合同文件按項(xiàng)目立卷；（3）主體施工資料、竣工圖紙按各地城市建設(shè)檔案館要求按樓棟立卷；（4）園林、市政等無法清晰劃分樓棟的按項(xiàng)目立卷；（5）物業(yè)集團(tuán)的項(xiàng)目庫檔案按小區(qū)立卷5. 人

21、事檔案的立卷：（1）員工關(guān)系檔案按“人”立卷，即以員工個人為單位立卷。（2）招聘、培訓(xùn)、考核等非員工關(guān)系檔案，按年度立卷。6. 財務(wù)會計檔案：根據(jù)國家檔案局及財政局聯(lián)合下發(fā)的會計檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的管理實(shí)際，財務(wù)會計檔案按注冊公司/項(xiàng)目或按年度立卷。審計文件的立卷參照財務(wù)會計檔案。7.合同檔案的立卷（1）按照項(xiàng)目合同編號進(jìn)行立卷。（2）每份合同的排序?yàn)椋汉贤?、副本、合同會審表、招?biāo)文件、預(yù)算書、結(jié)算書。二、立卷年度的確定文件按年度立卷的，必須正確區(qū)分文件的所屬年度，對于跨年度進(jìn)行的，或立卷年份和內(nèi)容針對年份不完全一致的,應(yīng)具體分析后確定放在哪一年度立卷。具體如下：1. 一般文

22、件放在文件的成文年度立卷。如果是年末起草，在次年初批準(zhǔn)、通過和發(fā)出的，可放在批準(zhǔn)、通過的年度立卷。2. 年度計劃、總結(jié)、報表、預(yù)算、決算等時間針對性很強(qiáng)的文件，一般放在針對的年度立卷。3. 跨年度的或多年計劃，放在開始的年度立卷；跨年度或多年的總結(jié)，放在最后的年度立卷。4. 經(jīng)過跨年度辦理完畢的文件，可放在處理的主要年度或放在辦結(jié)的一年立卷。5. 為某項(xiàng)工作或某次會議收集的有關(guān)材料，不按文件原來的寫成年度或內(nèi)容針對年度立卷，而應(yīng)放在使用的年度。三、檔案編號1. 檔號是用來標(biāo)識檔案的一組代碼，具有唯一性，不得重復(fù)。檔案的檔號一般用鉛筆編寫在每份文件首頁上方空白處。遵照集團(tuán)檔案管理辦法的統(tǒng)一規(guī)定，

23、檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號類別號案卷號件號，示例如下：JT01JSH-年度XM01-WD 01-01001-N 件號案卷號文件分類號年度項(xiàng)目/公司/小區(qū)/管線全宗管線檔號的編制方法詳見附件3：檔號編制規(guī)則。2. 集團(tuán)對各級公司設(shè)立了統(tǒng)一的全宗代碼、注冊公司代碼及項(xiàng)目代碼，不宜隨意修改。如有新增公司及項(xiàng)目，應(yīng)在集團(tuán)給定的代碼后順延編號，并報集團(tuán)備案，以免混淆。具體參見（附件4：全宗代碼一覽表公司、項(xiàng)目代碼一覽表）四、案卷封面的編制案卷封面（參見附5-2：檔案案卷封面）主要應(yīng)填寫檔號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級。1. 檔號：在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的代碼。檔號具有唯一

24、性。2. 案卷題名：指本卷名稱，是根據(jù)卷內(nèi)文件材料內(nèi)容擬定的綜合性名稱，包括卷內(nèi)文件材料的責(zé)任者、時間、問題、地理位置、文件名稱等。一般由立卷人自擬，要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容；3. 編制單位：編制本案卷的直接作者單位；4. 編制日期：文件的編制時間；5. 密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級。包括普通級、秘密級、機(jī)密級。（1）普通級，是指公司員工應(yīng)知、應(yīng)曉的一般事項(xiàng)，泄露不會對公司的權(quán)益造成損害；（2）秘密級是公司的一般秘密，泄露會在一定程度上使公司權(quán)益遭受損害；（3）機(jī)密是公司的重要秘密，泄露會使公司遭到嚴(yán)重的損害。6. 保管期限：指國家規(guī)定的檔案保管期限（永久、長期、短期）；（

25、1）永久是指反映公司重大發(fā)展歷程、重大決策、具備永久憑證與參考價值的檔案；（2）長期是指在較長一段時間內(nèi)具備憑證、參考價值，反映公司經(jīng)營歷程的檔案；（3）短期是公司一般性、事務(wù)性的文件，在短期內(nèi)有一定歷史價值的檔案。五、案卷目錄的編寫案卷目錄主要應(yīng)填寫全宗號、形成中心、年度、分類號、檔號、案卷題名、卷內(nèi)文件起止時間、頁數(shù)、保管期限、備注等。具體參見附件5-3：檔案案卷目錄； 1. 全宗號：集團(tuán)檔案室指定給立檔單位的編號。2. 形成中心：檔案的形成部門名稱。3. 年度：檔案的形成年度。4. 分類號：檔案分類的編碼或順序號。5. 檔號：在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的代碼。檔號具有唯

26、一性。（至案卷號）6. 案卷題名：同案卷封面上的案卷題名。7. 卷內(nèi)文件起止時間：指卷內(nèi)文件材料中最早和最晚形成時間。如：-，這個著錄事項(xiàng)表明該案卷內(nèi)最早形成的出版文件材料為2001年01月11日，最晚形成的出版文件材料為2001年12月11日。8. 頁（張）數(shù)：卷內(nèi)文件材料的實(shí)際頁數(shù)。9. 保管期限：案卷的保管時限。10. 備注：案卷需要說明的事項(xiàng)。六、案卷脊背的編制案卷脊背：應(yīng)標(biāo)注板塊/地區(qū)公司、項(xiàng)目/注冊公司名稱、檔號、案卷題名、年度、盒號、編制日期、密級、保管期限。（參見附件5-4：案卷脊背）1、板塊/地區(qū)公司：板塊：地產(chǎn)/物業(yè)/酒店/美新/建筑/旅游。地區(qū)：華北/天津/上海/廣州/東

27、部/商業(yè)。2. 項(xiàng)目/注冊公司：項(xiàng)目檔案、財務(wù)檔案、注冊檔案等分項(xiàng)目或分注冊公司保管的檔案填寫相應(yīng)的單位名稱。 3. 檔號： 在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的代碼。檔號具有唯一性。4. 案卷題名：指本卷名稱，是根據(jù)卷內(nèi)文件材料內(nèi)容擬定的綜合性名稱，包括卷內(nèi)文件材料的責(zé)任者、時間、問題、地理位置、文件名稱等。 5. 年度：案卷所屬年度（不按年度組卷的檔案此處不填年度）；6. 盒號： 同一案卷內(nèi)檔案裝盒的盒號。7. 編制日期檔案案卷的編制日期7.密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級。包括普通級、秘密級、機(jī)密級。8. 保管期限：該案卷的保管期限；七、卷內(nèi)文件目錄的編制卷內(nèi)目錄包括卷

28、內(nèi)順序號、檔號、文件題名、責(zé)任者、文件形成日期、頁數(shù)、份數(shù)、原件/復(fù)印件、載體、備注。（參見附件5-5：卷內(nèi)文件目錄；在檔案系統(tǒng)中對檔案對應(yīng)字段進(jìn)行著錄后，可由系統(tǒng)自動生成卷內(nèi)目錄，不需自行設(shè)置表格編寫）1. 序號：卷內(nèi)順序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從l起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號；2. 檔號：在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的代碼。檔號具有唯一性。3. 文件題名：即公文標(biāo)題。一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題過于簡單不能反映公文內(nèi)容時，可重擬題名。4. 責(zé)任者：應(yīng)填寫文件的形成單位或制發(fā)機(jī)關(guān)、署名者、主要責(zé)任者；5. 文件編號：是指文件本身的編號或圖號；6. 文件形成日期：應(yīng)填寫

29、文件形成日期，按照八位數(shù)字格式填寫日期，如；7. 頁數(shù)：應(yīng)填寫每份文件頁數(shù)。8. 份數(shù)：文件歸檔的份數(shù)9. 原件/復(fù)印件：卷內(nèi)文件為原件或是復(fù)印件。10載體：紙板或是電子。11. 備注：填寫文件所要說明的情況時填寫。八、卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表(參見附件5-6：卷內(nèi)備考表)1. 本卷共有文件材料 頁：說明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量（見示例）：（示例：文字材料20件，100頁，照片10張，附圖1張）2. 盒內(nèi)文件情況說明：說明卷內(nèi)文件的組卷情況及修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、參照等情況和鑒定性意見；3. 立卷人：由組成本卷的責(zé)任者簽名；4. 立卷時間：指立卷人完成立卷的時間；5. 檢查

30、人：由對案卷質(zhì)量進(jìn)行審核的責(zé)任者簽名；6. 檢查時間：指檢查人檢查案卷的時間。第六章 檔案的保管第十一條 檔案的載體與裝具一、檔案載體分為紙質(zhì)、實(shí)物、光盤、系統(tǒng)檔案（由集團(tuán)信息化系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案）等。二、為保證檔案實(shí)體的長期保管，各級單位必須設(shè)立專門檔案室，檔案應(yīng)放置在專門的檔案柜或密集架進(jìn)行管理，如業(yè)務(wù)部門不具備條件，也應(yīng)相對獨(dú)立安全的空間，并存放在裝有鎖具的專用柜內(nèi)。三、紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專門牛皮紙檔案盒管理(參見附件5-1檔案盒設(shè)計圖)：1. 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格為外表尺寸310mm高x220mm寬，卷盒厚度尺寸為50mm（特殊檔案可制定專門的裝具）；2. 日常借閱利用較為頻繁的證照類檔案，為便于取用，可

31、放進(jìn)配外殼的資料冊內(nèi)進(jìn)行保管。資料冊的規(guī)格為A4紙大小，60頁厚度。四、單片光盤應(yīng)裝入光盤盒，豎立存放，且避免擠壓，如具備條件應(yīng)放在專用的光盤柜或防磁柜中。五、數(shù)據(jù)檔案應(yīng)由數(shù)據(jù)管理部門統(tǒng)一保管硬盤，并做相應(yīng)備份處理后，保管在防磁柜中。六、項(xiàng)目竣工檔案必須使用檔案館專業(yè)檔案盒保管。第十二條 電子檔案保管歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：一、 電子檔案應(yīng)采用穩(wěn)定安全的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保管，對于重要的電子檔案應(yīng)定期分專題刻錄光盤。光盤的管理應(yīng)注意防磁和定期復(fù)制，并作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。二、 檔案室應(yīng)對電子文件的載體進(jìn)行檢查，每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更

32、新情況進(jìn)行一次檢查登記。三、 設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。四、 保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。五、 隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充，應(yīng)由信息部門對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫歸檔電子文件遷移登記表（見附件7-7）。第十三條 檔案柜（架）管理一、檔案柜排列與編號1. 檔案柜（架）都要統(tǒng)一編號，編號應(yīng)按檔案柜（架）的排列順序從外到里的順次編號；2. 普通文件柜編號的組成為柜號+層號/抽屜號，以自然數(shù)編號，例如第1號柜的第4層，編號為“14柜”。密集架編號組成為柜號

33、+列號+層號，例如第1號柜的第1列第4層，編號為“11-4柜”（密集架兩面均需編寫柜號）。二、檔案柜（架）中的每層/抽屜都要貼指示標(biāo)簽，以指示所存資料的內(nèi)容；需編制檔案存放地點(diǎn)索引，在檔案存放位置表注明各柜號中所存檔案內(nèi)容，以便快速取放檔案。三、檔案柜（架）的排列，要避開強(qiáng)烈光線直射，同時還要注意勿使檔案架、柜的排列有礙通風(fēng)。第十四條 庫房管理一、檔案室必須做好防火、防水、防潮、防光、防塵、防蟲、防盜、防震工作。二、防火：1. 要求檔案裝具、電器及其線路須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火設(shè)備；2. 為盡量減少檔案在滅火過程中受到損害，滅火器材宜選用二氧化碳滅火劑，在條件允許的情況

34、下應(yīng)安裝防火報警器和自動滅火裝置。三、防水、防潮、防高溫：1. 檔案室內(nèi)及附近不能有水源；2. 檔案室溫度應(yīng)控制在14-24之間，相對濕度控制在45%-60%之間； 3. 電子文件的環(huán)境溫度選定范圍：1720；相對濕度選定范圍：35%45%；4. 檔案管理員應(yīng)對庫房溫濕度進(jìn)行登記，定期除濕、除潮。四、防光：1. 窗戶配置不透光的窗簾，盡量遮蔽戶外陽光中的紫外線照射；2. 檔案庫房宜安裝白熾燈，盡量不要安裝日光燈，防止光照對紙質(zhì)檔案的損害。五、防塵、防蟲：1. 檔案管理人員應(yīng)隨時擦試檔案柜，維護(hù)檔案清潔。2. 可根據(jù)實(shí)際情況對檔案室定期除蟲。六、檔案不得擅自帶離辦公場所，檔案在庫房外被使用時，不

35、允許長時間攤放在桌子上，一般不超過半小時，應(yīng)及時放入庫房或?qū)Ｓ玫臋n案柜中鎖好七、進(jìn)出檔案室時隨手鎖門、關(guān)燈、關(guān)窗；嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案管理人員無故不允許在檔案室逗留。八、檔案庫房盤點(diǎn)1. 檔案員每年需對檔案庫房進(jìn)行盤點(diǎn)；2. 統(tǒng)計庫存檔案的數(shù)量，鑒定和處理保管期滿的檔案，檢查紙質(zhì)檔案與檔案管理系統(tǒng)中所保存檔案的一致性；3. 檢查檔案庫房的硬件設(shè)施，并將缺失損壞的硬件設(shè)施報修或更換。第十五條 物業(yè)集團(tuán)、酒店集團(tuán)和美新設(shè)計公司等未設(shè)立檔案室的公司，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有的檔案庫房空間和設(shè)備配置，盡量做到對檔案的集中、安全、有序保管。第七章 檔案的移交第十六條 合生集團(tuán)內(nèi)部檔案移交一、地區(qū)公司內(nèi)部各項(xiàng)

36、目公司、各中心向檔案室移交或地區(qū)公司向集團(tuán)集中（整卷）移交檔案：1. 由項(xiàng)目公司、中心將檔案整理立卷并填寫檔案移交清單（見附件6-4）；2. 經(jīng)檔案室對移交的檔案審核無誤后，雙方簽字確認(rèn)，并各留一份檔案移交清單存檔。3. 接收方應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中找到清單所列檔案對應(yīng)的錄入條目和原文，檢查其數(shù)量和內(nèi)容。二、由項(xiàng)目公司、中心向檔案室零散移交檔案的（如開發(fā)證照、財務(wù)證照等）：1. 由移交經(jīng)辦人填寫文件移交清單（見附件6-5）；2. 經(jīng)檔案室對移交的檔案審核無誤后，雙方簽字確認(rèn)，并各留一份文件移交清單存檔。三、各級公司之間移交檔案：1. 經(jīng)雙方確定移交內(nèi)容后，由檔案保管單位檔案員填寫檔案移交審批表（見

37、附件6-3），如接收單位出具相關(guān)移交申請需一并附上，并編制檔案移交清單；2. 經(jīng)檔案原保管單位總經(jīng)理最終審批同意、并經(jīng)接收單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理員在3個工作日內(nèi)整理完畢，通知接收單位前來辦理移交手續(xù)。第十七條 外單位要求移交檔案一、外單位應(yīng)出具書面申請；二、由檔案原保管單位檔案員編制檔案移交清單，并填寫檔案移交審批表如有相關(guān)證明材料需一并附上）經(jīng)檔案原保管單位總經(jīng)理最終審批同意；三、檔案管理員在3個工作日內(nèi)整理完畢，通知接收單位前來辦理移交手續(xù)。第十八條 向政府部門移交檔案一、由經(jīng)辦部門填寫檔案移交審批表（如有相關(guān)證明材料需一并附上），經(jīng)本部門管線總最終審批同意；二、檔案管理員在半個工作日內(nèi)

38、調(diào)出檔案，交申請人報政府部門備案。三、由經(jīng)辦人員在報政府備案后將備案后的相關(guān)回執(zhí)單據(jù)返回檔案室。第十九條 向城建檔案館移交竣工檔案由移交單位檔案室提交檔案移交審批表（如有相關(guān)證明材料需一并附上）并附上需移交的竣工檔案卷內(nèi)目錄，經(jīng)本單位工程管線總最終審批同意后，在3個工作日內(nèi)移交城建檔案館。如有相關(guān)回執(zhí)文件，需及時存檔案室保管。第二十條 企業(yè)注冊登記文件（主體公司）向外單位移交一、檔案原保管單位提交檔案移交審批表（如有相關(guān)證明材料需一并附上），報集團(tuán)總部，經(jīng)集團(tuán)總裁最終審批同意；二、檔案原保管單位檔案員在3個工作日內(nèi)編制檔案移交清單并整理完畢，通知接收單位前來辦理移交手續(xù)。第八章 檔案的借閱和利

39、用第二十一條 紙質(zhì)檔案借閱審批一、借閱任何紙質(zhì)檔案資料，均須辦理書面審批手續(xù)，由借閱人填寫文件借閱審批表（見附件6-1）。借閱文件較多的應(yīng)由借閱人寫清借閱明細(xì)并附在文件借閱審批表后。二、集團(tuán)/地區(qū)內(nèi)部借閱檔案1普通檔案借閱（1）不跨管線需經(jīng)借閱人所在部門經(jīng)理審批。（2）跨管線需借閱人所在部門經(jīng)理。集團(tuán)：檔案所屬管線經(jīng)理、檔案所屬管線總審批。2. 秘密檔案借閱（1）不跨管線需經(jīng)借閱人所在部門經(jīng)理、管線總審批。集團(tuán)：人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力資源與行政管理中心總監(jiān)審批。（2）跨管線需借閱人所在部門經(jīng)理、借閱人所屬管線總。集團(tuán)：檔案所屬管線經(jīng)理、檔案所屬管線總、人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力

40、資源與行政管理中心總監(jiān)審批。3. 機(jī)密檔案借閱（1）不跨管線需經(jīng)借閱人所在部門經(jīng)理、管線總審批。集團(tuán)：人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力資源與行政管理中心總監(jiān)、集團(tuán)常務(wù)副總審批。（2）跨管線需借閱人所在部門經(jīng)理、借閱人所屬管線總。集團(tuán)：檔案所屬管線經(jīng)理、檔案所屬管線總、人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力資源與行政管理中心總監(jiān)、集團(tuán)常務(wù)副總審批。三、地區(qū)間借閱檔案1 普通檔案借閱（1）不跨管線需經(jīng)借閱人所在部門經(jīng)理、借閱人所屬管線總審批。集團(tuán)：檔案所屬管線經(jīng)理、檔案所屬管線總、人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力資源與行政管理中心總監(jiān)審批。（2）跨管線需借閱人所在部門經(jīng)理、借閱人所屬管線總審批、檔案所屬

41、管線總（地區(qū)）。集團(tuán)：檔案所屬管線經(jīng)理、檔案所屬管線總、人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力資源與行政管理中心總監(jiān)審批。2. 秘密檔案借閱（1）不跨管線需經(jīng)借閱人所在部門經(jīng)理、借閱人所屬管線總審批。集團(tuán)：檔案所屬管線經(jīng)理、檔案所屬管線總、人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力資源與行政管理中心總監(jiān)、集團(tuán)常務(wù)副總審批。（2）跨管線需借閱人所在部門經(jīng)理、借閱人所屬管線總審批、檔案所屬管線總（地區(qū)）。集團(tuán)：檔案所屬管線經(jīng)理、檔案所屬管線總、人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力資源與行政管理中心總監(jiān)、集團(tuán)常務(wù)副總審批。3. 機(jī)密檔案借閱（1）不跨管線需經(jīng)借閱人所在部門經(jīng)理、借閱人所屬管線總審批。集團(tuán)：檔案所屬管線經(jīng)

42、理、檔案所屬管線總、人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力資源與行政管理中心總監(jiān)、集團(tuán)常務(wù)副總審批。（2）跨管線需借閱人所在部門經(jīng)理、借閱人所屬管線總審批、檔案所屬管線總（地區(qū)）。集團(tuán)：檔案所屬管線經(jīng)理、檔案所屬管線總、人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力資源與行政管理中心總監(jiān)、集團(tuán)常務(wù)副總審批。四、外部門檔案借閱檔案借閱地區(qū)檔案類型所屬管線總，集團(tuán)：檔案所屬管線經(jīng)理、檔案所屬管線總、人力資源與行政管理中心經(jīng)理、人力資源與行政管理中心總監(jiān)、常務(wù)副總審批。第二十二條 借閱審核檔案管理員借出檔案前必須審核借閱手續(xù)是否完備，是否經(jīng)有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批。不得向未辦理借閱手續(xù)或手續(xù)不全的人員提供或透露檔案信息。第

43、二十三條 檔案核對一、與借閱人核對所調(diào)出檔案是否與借閱單據(jù)填寫的一致。二、應(yīng)分別注明借閱原件或復(fù)印件、文號、文件份數(shù)。第二十四條 借閱期限一、檔案借閱期限一般不超過一周，最長不得超過一個月。如確需延期應(yīng)提前一個工作日辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借不得超過一個月；二、因工作需要，借閱檔案期限確需超過二個月以上的，在借閱檔案時應(yīng)注明預(yù)計歸還時間和需長期借用檔案的原因，經(jīng)檔案保管單位人力行政部門負(fù)責(zé)人特批后，可以延長借閱時間；三、檔案利用完畢應(yīng)立即歸還，到期不還又未辦理續(xù)借則視為逾期借閱。檔案保管部門將對借閱單位發(fā)出檔案催收通知書，限期歸還，如在限期內(nèi)還不歸還的，將扣罰借閱人的月度考核分。第二十五條 借閱登記與

44、注銷一、檔案管理員需將每次借閱進(jìn)行登記，填寫借閱臺賬（見附件7-3）。并定期對檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計，填寫檔案利用情況登記表（見附件7-1）。二、特殊情況需要不歸還檔案的，應(yīng)注明不歸還原因，并經(jīng)本單位管線總以上領(lǐng)導(dǎo)最終審批，可以不歸還檔案，但不給予回執(zhí)。三、人事部門在員工辦理借閱檔案清還手續(xù)、檔案室簽字確認(rèn)以前，不予辦理其公司內(nèi)、外部調(diào)動、離職等人事手續(xù)。第二十六條 緊急文件借閱緊急借閱文件手續(xù)欠齊備，如領(lǐng)導(dǎo)不在無法簽字，應(yīng)視情況進(jìn)行電話請示，事后再補(bǔ)簽手續(xù)。第二十七條 違反檔案借閱規(guī)定的處罰條款一、借閱普通檔案逾期不還又不及時辦理續(xù)借手續(xù)者，處以50元的罰款。二、借閱涉密檔案逾期不還又不及時辦

45、理續(xù)借手續(xù)者，處以100元的罰款。三、在借閱期限內(nèi)，遺失或損毀普通檔案（含復(fù)印件），扣罰當(dāng)事人獎金20元-100元；四、遺失或損毀重要文件，扣罰當(dāng)事人獎金100-500元。五、因泄密、遺失或損毀檔案給造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失者，追究其法律責(zé)任。六、外單位發(fā)生借閱逾期，在歸還檔案以前，停止辦理該單位新的借閱手續(xù)。七、外單位發(fā)生的檔案遺失或損毀，追究該單位法律責(zé)任。第九章 檔案的鑒定與銷毀第二十八條 按照規(guī)定對達(dá)到保管期限的檔案需進(jìn)行鑒定。公司要組織鑒定小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、管線/部門專業(yè)人員和檔案人員組成，直接對檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告并附有案卷目錄清冊，由小組成員簽署姓名和日

46、期。第二十九條 按照國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司情況制定檔案歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限應(yīng)分為永久、長期和短期三種。永久指無限期地盡可能長遠(yuǎn)地保存，長期為16年50年，短期為15年及以下。第三十條 對保管期限已滿，經(jīng)過鑒定小組確認(rèn)銷毀的檔案，需經(jīng)過以下程序：一、各級公司檔案員/資料員每年末對庫存的檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，對保管期限已滿的檔案進(jìn)行復(fù)審，挑選出保存期滿的檔案單獨(dú)保管。二、對經(jīng)過鑒定要銷毀的檔案，需編制銷毀清冊（見附件7-4）。該清冊應(yīng)編制一式三份，一份報上級單位檔案室備案，一份留本公司檔案室保存，一份留檔案所屬部門資料室保存。三、檔案銷毀清冊由本中心（部門）負(fù)責(zé)人初審、行政人力部門負(fù)

47、責(zé)人復(fù)審，地產(chǎn)板塊、地區(qū)公司由總經(jīng)理最終審批，集團(tuán)總部由常務(wù)副總裁最終審批；物業(yè)集團(tuán)、酒店集團(tuán)、美新設(shè)計公司、玉佛宮需總經(jīng)理最終審批。第三十一條 檔案銷毀一、銷毀檔案須送造紙廠銷毀或自行焚毀，嚴(yán)禁將銷毀檔案出賣或作其他用途。二、檔案銷毀時均應(yīng)有檔案管理人員在場監(jiān)銷，負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案確已銷毀后，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由銷毀人簽字確認(rèn)。三、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。第十章 檔案的信息化管理第三十二條 檔案的信息化管理指在在專門的檔案管理系統(tǒng)對實(shí)體檔案進(jìn)行目錄登記與掃描

48、掛接，并與集團(tuán)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺實(shí)現(xiàn)貫通與資源共享。檔案管理系統(tǒng)與集團(tuán)各業(yè)務(wù)平臺（OA、PM、EAS、崗位工作平臺、績效系統(tǒng)等系統(tǒng)）進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)（OA、PM、EAS、崗位工作平臺、績效系統(tǒng)等）辦理完畢后的一個工作日內(nèi)向該系統(tǒng)歸檔。即依托檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案結(jié)果的歸檔。第三十三條 檔案管理系統(tǒng)著錄各公司、中心、項(xiàng)目按照檔案分類體系登記檔案的電子目錄，將整理好的檔案目錄導(dǎo)入或直接錄入檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)的分類模塊。具體操作如下：一、檔案直接在檔案系統(tǒng)著錄的，著錄內(nèi)容包括：檔號、存檔日期、文件題名、文號、發(fā)文單位、文件日期、份數(shù)、是原件或復(fù)印件、存放地點(diǎn)、存址號等。二、檔案均需編寫存址號1、

49、根據(jù)公司規(guī)定，各類檔案均需統(tǒng)一歸入檔案室，但如受場地限制或利用需要，需短期臨時保管在部門/項(xiàng)目的，檔案也需錄入臨時保管地的存址號，以便查找檔案。具體編寫規(guī)則見附件11：存址號編寫規(guī)則。2、檔案需隨著保管地的變更隨時變更存址號。當(dāng)臨時保存在部門/項(xiàng)目的檔案，統(tǒng)一歸入檔案室時，由檔案室統(tǒng)一將檔案臨時保管地的存址號變更為檔案室的存址號。三、檔案在EXCEL表內(nèi)進(jìn)行線下檔案著錄的，向?qū)霗n案系統(tǒng)導(dǎo)入著錄字段時，應(yīng)保證EXCLE表中的著錄字段是與檔案系統(tǒng)中的相應(yīng)管線的著錄字段一致，方可將EXCEL表著錄的字段導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)。（通?？芍苯佑蓹n案系統(tǒng)導(dǎo)出以EXCEL形式保存的著錄字段模板，在線下進(jìn)行檔案條目

50、著錄）四、 如歸檔文件內(nèi)容涉及多個項(xiàng)目或公司的，應(yīng)分別在相關(guān)項(xiàng)目（公司）目錄表中進(jìn)行著錄，并注明原件的存放地，以便檢索。五、 歸檔時為原件，后因報政府部門備案或移交無法歸還的，應(yīng)對系統(tǒng)上檔案目錄相應(yīng)內(nèi)容及時調(diào)整。六、檔案條目或掃描件上傳檔案系統(tǒng)后，不支持修改、刪除。特殊情況確實(shí)需修改或刪除的，需報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，統(tǒng)一由集團(tuán)檔案室為地區(qū)檔案員開通相應(yīng)檔案的刪除或修改權(quán)限。第三十四條 檔案數(shù)字化加工一、各公司、中心、項(xiàng)目遵循“重要優(yōu)先、常用優(yōu)先、目錄優(yōu)先、急用優(yōu)先、孤本優(yōu)先、特色優(yōu)先”的原則開展檔案掃描。二、對公司長期以來積累的館藏紙質(zhì)檔案分步分階段進(jìn)行數(shù)字化加工（掃描），并將數(shù)字化成果掛接到

51、檔案管理系統(tǒng)。三、實(shí)物檔案應(yīng)用數(shù)碼相機(jī)拍照，轉(zhuǎn)為電子文件形式掛接檔案系統(tǒng)對應(yīng)條目下。對于存儲的電子版檔案，如設(shè)計圖紙，原則上應(yīng)在對應(yīng)的條目下，同時存貯電子版原件及由電子版原件轉(zhuǎn)化的不可擦寫的文件（如PDF）兩種格式的電子版檔案。四、紙質(zhì)檔案的掃描要求：保存圖像格式圖片為TIFF、PDF或JPG格式；分辨率為300dpi；儲存空間以A4標(biāo)準(zhǔn)的圖像大小平均每頁控制在20-30K之間。常見掃描格式有：TIFF格式支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換、聚合能力強(qiáng)等（占用空間大）JPEG格式（即JPG）遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換等（常用格式，占用空間?。㏄DF格式多頁壓縮、易于轉(zhuǎn)

52、換、占用空間小第三十五條 在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，針對各崗位職員設(shè)置權(quán)限。各崗位職員在自己的權(quán)限范圍內(nèi)，可通過檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管線內(nèi)部跨層級、跨地域的檔案查詢利用。一、在系統(tǒng)中查詢利用檔案包括瀏覽、打印檔案的原文以及查詢檔案條目。二、用戶在瀏覽、打印其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案原文或查詢檔案條目不需要進(jìn)行審批。三、如用戶要瀏覽、打印其權(quán)限范圍以外的檔案原文，則需在OA進(jìn)行賦權(quán)申請。該申請按照檔案密級分級報批，具體參見紙質(zhì)檔案借閱的申請和審批流程。第十一章 檔案歸檔范圍及編碼調(diào)整更新第三十六條 檔案管理過程中，會不斷出現(xiàn)新的檔案類型，要求集團(tuán)檔案的管理范圍及編碼定期進(jìn)行調(diào)整和更新，具體操作如下：一、地產(chǎn)板塊地

53、區(qū)各中心、項(xiàng)目將新生成的檔案類型報送到地區(qū)檔案室，由地區(qū)檔案室匯總后報送集團(tuán)檔案室。二、物業(yè)集團(tuán)、酒店集團(tuán)、美新設(shè)計公司、建筑企業(yè)、玉佛宮、大覺禪寺各部門/小區(qū)將新生成的檔案類型報送到行政人事部門，并由其匯總后報集團(tuán)檔案室。三、集團(tuán)本部各中心將新生成的檔案類型直接報集團(tuán)檔案室。四、集團(tuán)檔案室將在次年一月匯總齊全前一年全集團(tuán)新生成的檔案類型。并對檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄庫和檔號編制規(guī)則上報調(diào)整請示，記錄在案。待各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會簽完畢后，下發(fā)執(zhí)行。第十二章 檔案審計第三十七條 檔案審計由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)，具體操作如下：一、與工程項(xiàng)目有關(guān)的檔案審計工作按照施工節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，正負(fù)零、結(jié)構(gòu)封頂、竣工驗(yàn)收后四個月份三次對同一項(xiàng)

54、目進(jìn)行檔案審計，主要審計內(nèi)容為工程項(xiàng)目、監(jiān)理單位、施工單位所形成的施工資料進(jìn)行審計。二、配合公司日常經(jīng)營的各中心、管線檔案在每年4月份對上年度檔案進(jìn)行審計。三、其他業(yè)態(tài)公司的檔案每年6月份對上年度檔案進(jìn)行審計。四、根據(jù)情況臨時安排檔案審計。第十三章 檔案培訓(xùn)第三十七條 檔案培訓(xùn)工作由集團(tuán)檔案管理師和地區(qū)檔案管理師負(fù)責(zé)組織和落實(shí)。第三十八條 新入職的資料員由集團(tuán)或地區(qū)（片區(qū)）檔案管理師進(jìn)行入職專業(yè)培訓(xùn)；新入職的地區(qū)（片區(qū)）檔案管理師由集團(tuán)檔案管理師進(jìn)行入職專業(yè)培訓(xùn)；每月末，由集團(tuán)檔案管理師對所有當(dāng)月入職的檔案管理師、資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；每季度，由集團(tuán)檔案管理師組織所有檔案管理師、資料員進(jìn)行專業(yè)培

55、訓(xùn)。第十四章 附則第三十九條 該管理辦法由集團(tuán)人力資源與行政管理中心附則修訂和解釋。第四十條 本管理辦法自下發(fā)之日起試行，其他相關(guān)制度和規(guī)定一律廢止，以本辦法的內(nèi)容為準(zhǔn)。第四十一條 該辦法自2013年11月起執(zhí)行。2013年12月31日前竣工項(xiàng)目的檔案按照原制度執(zhí)行；2013年12月31日前未竣工項(xiàng)目的檔案按照新制度執(zhí)行。非項(xiàng)目類管線的檔案2013年12月31日前形成的，按照原制度執(zhí)行；2014年1月1日之后形成的按照新制度執(zhí)行。注冊公司類檔案2013年12月31日前形成的，按照原制度執(zhí)行；2014年1月1日后形成的，按照新制度執(zhí)行。附件：1：檔案管理權(quán)責(zé)劃分明細(xì)表2：各管線檔案標(biāo)準(zhǔn)目錄庫（檔案歸檔范圍及分類標(biāo)準(zhǔn)）3：檔號編制規(guī)則4：代碼標(biāo)準(zhǔn)（全宗代碼一覽表公司、項(xiàng)目代碼一覽表）5：檔案整理模板6：審批類表格模板7：臺賬類表格模板8：庫房掛墻資料9：歸檔流程圖10：借閱流程圖11：存址號編寫規(guī)則 12：檔案管理范圍及編碼調(diào)整更新流程圖13：項(xiàng)目檔案歸檔目錄一覽表（檔案室用）