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1、采購部檔案資料管理規(guī)定一、目的為規(guī)范公司采購部各類文件的收集、整理、歸檔、利用、檔案價(jià)值鑒定及銷毀等各項(xiàng)流程，結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。二、范圍本制度適用于公司采購部在工作過程中產(chǎn)生的各類有保存價(jià)值的文件資料。三、檔案管理組織機(jī)構(gòu)圖 部長綜合管理部檔案管理工作第一負(fù)責(zé)人科級領(lǐng)導(dǎo) 采購部管理科負(fù)責(zé)人 科員采購部管理科兼職檔案員四、歸檔范圍4.1 歸檔范圍、歸檔時(shí)間及相關(guān)責(zé)任人（見附件一）。4.2 各相關(guān)責(zé)任人應(yīng)對歸檔范圍中的文件進(jìn)行動態(tài)維護(hù)，如因工作流程或其他原因?qū)е挛募悇e發(fā)生改變、責(zé)任人發(fā)生變化等情況，應(yīng)及時(shí)將信息告知綜合管理科檔案員，以保持公司采購部歸檔資料的完整性和歸檔及時(shí)性。
2、五、職責(zé)和權(quán)限公司綜合管理部負(fù)責(zé)人為本公司檔案管理第一責(zé)任人，采購部管理科為采購部檔案管理的直接單位。各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理第一責(zé)任人，各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)監(jiān)督本部門員工配合完成檔案管理工作。5.1綜合管理部職責(zé)：5.1.1負(fù)責(zé)公司檔案管理制度的制定、完善及執(zhí)行，并對公司各部門的檔案收集、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和考核。5.1.2 對歸檔范圍內(nèi)的所有文件資料的收集、整理、歸檔、利用、檔案價(jià)值鑒定及銷毀等進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理。5.2 采購業(yè)務(wù)一部：采購人員負(fù)責(zé)各自經(jīng)辦的設(shè)備類商務(wù)文件（包括技術(shù)協(xié)議、招議標(biāo)報(bào)告、價(jià)格清單、問題反饋等合同附件）及其所有招標(biāo)資料的收集和與采購管理部的交接。5.3采
3、購業(yè)務(wù)二部：采購人員負(fù)責(zé)各自經(jīng)辦的工程、土建類商務(wù)文件（包括技術(shù)協(xié)議、招議標(biāo)報(bào)告、價(jià)格清單、問題反饋等合同附件、工程結(jié)算書及資料、竣工圖）及其所有招標(biāo)資料的收集、整理、歸檔和與綜合管理部的交接。采購部管理科職責(zé)5.1.3負(fù)責(zé)將招議標(biāo)部交接的合同及招標(biāo)資料等文件交至綜合管理部。5.4.2負(fù)責(zé)各類驗(yàn)收單據(jù)、外來文件、項(xiàng)目報(bào)告等文件接收與綜合管理部的交接。5.5材料采購科：各采購員負(fù)責(zé)詢價(jià)記錄、年度協(xié)議、試用報(bào)告等協(xié)議類資料及外來文件的收集和與綜合管理部的交接。5.6 供應(yīng)商管理科：負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理相關(guān)資料的收集和與綜合管理部的交接。5.7倉儲科：負(fù)責(zé)倉儲日常生成文件及財(cái)務(wù)類文件的收集和與綜合管理部的
4、交接，并設(shè)置兼職檔案員。六、檔案歸檔流程及要求6.1歸檔流程6.1.1 各部門相關(guān)責(zé)任人在日常工作中應(yīng)做好歸檔范圍內(nèi)各類文件的收集工作，并按照規(guī)定時(shí)間、頻次與綜合管理部進(jìn)行交接。6.1.2 交接時(shí)檔案員應(yīng)逐一核對移交的文件資料是否完整，準(zhǔn)確無誤后交接雙方在資料交接清單（見附件三）上簽字確認(rèn)。資料交接清單一式兩份，交接雙方各留存一份。6.1.3 綜合管理部檔案員對各部門移交的文件按照控制部檔案管理操作規(guī)定進(jìn)行整理、編號、編頁碼、填寫電子版目錄、裝盒、編寫盒內(nèi)目錄等歸檔操作。6.1.2 檔案歸檔要求6.1.2.1 原則上要求所歸檔的各類文件均為原件（供應(yīng)商資料除外）。6.1.2.2 文件上不允許出
5、現(xiàn)三筆現(xiàn)象，即鉛筆、圓珠筆、非碳素墨水。對于已形成三筆現(xiàn)象的文件，需用黑色墨水筆描寫。6.1.2.3 將所有非A4 大小的文件材料統(tǒng)一手風(fēng)琴式折疊方法折疊成A4 大小，以便于裝盒存檔。6.1.2.4 在合同及招標(biāo)資料的封面上需加蓋“商密”的印章，以標(biāo)示文件密級。6.1.2.5 存放時(shí)應(yīng)按照文件的類別及生成的時(shí)間順序排放，便于查找與利用。6.1.3 電子檔案：為了更充分地利用檔案，需要對重復(fù)性使用的檔案進(jìn)行電子掃面存檔；6.1.3.1掃描內(nèi)容：所有投資項(xiàng)目的合同、技術(shù)協(xié)議需要進(jìn)行掃面后存檔，并按照合同號檢索方式刻錄成光盤進(jìn)行儲存，同時(shí)在涉密載體內(nèi)備份。6.1.3.2掃描時(shí)間：在合同交接后的10個(gè)
6、工作日內(nèi)完成掃描及歸檔工作。七、檔案的編號規(guī)則部門生成的各類文件，均應(yīng)編寫相應(yīng)的文件編號，以便于存檔及檢閱查詢。7.1部門內(nèi)部生成文件編號規(guī)則7.1.1部門會議紀(jì)要編號規(guī)則：MPD-xx（年份）-Hxx（順序號），例如：MPD-2010-H0017.1.2部門供應(yīng)商考核單：MPD-xx（年份）-Kxx（順序號），例如：MPD-2010-K0017.2檔案盒脊背格式及編號規(guī)則7.2.1檔案盒脊背格式檔號案卷提名7.2.2各類文件檔號編寫規(guī)則7.2.2.1 業(yè)務(wù)類文件資料盒號編寫規(guī)則7.2.2.1.1合同：xx（年份）-HT（合同類別）-xx（順序號），例如：2010-HT(A)-01注：合同類別
7、為項(xiàng)目類合同（A），材料類合同（B）,銷售類合同（C），維修類合同（D），補(bǔ)充協(xié)議合同（BC）7.2.2.1.2招標(biāo)資料：xx（年份）-ZL（合同類別）-xx（順序號）, 例如：2010-ZL(A)-017.2.2.1.3詢價(jià)記錄：xx（年份）-xx（采購員）-xx（順序號），例如：2010-陳斐-017.2.2.2部門綜合管理類文件檔號編寫規(guī)則部門綜合管理類文件均按照xx（年份）-BM（文件類別）-xx（順序號）編寫注：部門文件代碼采用前兩個(gè)漢字的大寫字母，例如：供應(yīng)商資料（GY）、通知（TZ）、會議資料（HY）等八、檔案的利用8.1 商密檔案的利用8.1.1 本部門人員借閱商密檔案，需在綜
8、合管理部檔案員處登記，填寫檔案借閱登記單（見附件七），并簽字確認(rèn)。歸還時(shí)，檔案員應(yīng)審核檔案文件的狀態(tài)，確認(rèn)其完整、無損后，放回原處。8.1.2 外部門人員借閱商密檔案，需填寫檔案借閱申請單（見附件八），經(jīng)申請部門部長及綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可借閱。商密檔案原則上不提供復(fù)印件，若需要復(fù)印，需在申請表中注明，并承擔(dān)檔案內(nèi)容的保密責(zé)任。8.2 一般檔案的利用8.2.1 借閱一般檔案需在綜合管理部檔案員處登記。8.2.2 調(diào)閱人員需維護(hù)檔案的本來面貌，不得丟失、污損、拆換，禁止在檔案原件上涂改、剪裁。8.2.3 在文件調(diào)閱過程中，若有違反制度中相關(guān)規(guī)定的，綜合管理部檔案員有權(quán)終止和拒絕檔案利用，
9、并報(bào)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)追究其責(zé)任。8.3 若檔案在借閱過程中丟失，借閱人需填寫檔案遺失處理單（見附件九），并根據(jù)情節(jié)的輕重，給予處罰。九、檔案價(jià)值的鑒定和銷毀9.1 檔案價(jià)值的鑒定9.1.1 各類檔案需明確其保管期限。9.1.2 定期對庫存檔案進(jìn)行整理，對于保管期限到期的檔案挑出來單獨(dú)存放。9.2 檔案的銷毀9.2.1經(jīng)認(rèn)真鑒定后，根據(jù)中華人民共和國國家檔案法及公司檔案工作有關(guān)規(guī)定條例精神并結(jié)合我部門實(shí)際確認(rèn)沒有保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀。9.2.2檔案銷毀規(guī)定9.2.2.1由管理部保存的各類檔案，應(yīng)根據(jù)其所定的保管期限，定期進(jìn)行鑒定或向控制部移交。有關(guān)檔案工作人員須根據(jù)實(shí)際時(shí)效先行預(yù)檢，列出已到期
10、限的案卷目錄清冊和預(yù)檢意見，報(bào)所檔案鑒定部門9.2.2.2鑒定確認(rèn)為無保存價(jià)值或不須繼續(xù)保存的案卷，在通過一定的審批程序后可予銷毀。擬予銷毀的檔案，由管理部編制銷毀目錄清冊，經(jīng)鑒定部門簽署鑒定意見并報(bào)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可施行銷毀。9.2.2.3檔案鑒定小組由部門主管檔案工作負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人等人員組成，特殊需要的在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可吸納相關(guān)人員參加9.2.2.4檔案銷毀目錄清冊是日后查考檔案銷毀的憑證，也是必須長期保存的檔案材料，必須認(rèn)真編制備查。9.2.2.4.1銷毀目錄清冊一式兩份存查。9.2.2.4.1銷毀目錄清冊應(yīng)包括：名稱、歸檔號、立卷部門、存檔時(shí)間、銷毀時(shí)間、經(jīng)辦人、鑒定人、批
11、準(zhǔn)人。9.2.3 檔案銷毀前應(yīng)編制檔案銷毀清單，列明需要銷毀的檔案材料，并逐一確認(rèn)，確認(rèn)無誤后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。完全銷毀后，在檔案銷毀清單（見附件十一）上簽字確認(rèn)。十、考核10.1 根據(jù)附件1交接時(shí)間節(jié)點(diǎn)，每延遲一天考核50元；10.2 所有檔案資料未按照公司簽字權(quán)限進(jìn)行簽字，考核相關(guān)責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人500元；10.3 如將檔案丟失的，根據(jù)情節(jié)輕重給予當(dāng)事人20-100元的考核處罰。10.4 在文件收集、檔案移交和檔案整理工作中業(yè)績突出的部門和兼職檔案員將依據(jù)獎懲條例給予相應(yīng)的榮譽(yù)和物質(zhì)獎勵。10.5各部門檔案歸檔時(shí)沒有滿足本規(guī)定4.2 條款要求的，且不按照綜合管理部要求的時(shí)間內(nèi)整改并歸檔的
12、，每次除公司內(nèi)部通報(bào)批評外，同時(shí)給予該部門第一責(zé)任人經(jīng)濟(jì)處罰100元。十一、其他及附件11.1附件11.1 .1附件1：檔案歸檔范圍清單11. 1.2附件2：檔案收集整理操作流程11.1.3附件3：資料交接單11.1.4附件4：合同電子目錄、招標(biāo)資料電子目錄11.1.5附件5盒內(nèi)目錄11.1.6附件6：總目錄11.1.7附件7檔案借閱登記單11.1.8附件8：檔案借閱申請單11.1.9附件9：檔案遺失處理單11.1.10附件10：檔案銷毀流程11.1.11附件11：檔案銷毀清單11.2 本規(guī)定自簽發(fā)之日起生效。11.3 該規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。采購部檔案歸檔范圍清單序 號文件 類別文件名稱
13、責(zé)任人產(chǎn)生時(shí)間固定 格式收集時(shí)間移交時(shí)間收集人保管期限密級重要性是否歸檔部 門檔案室是否歸檔控制部檔案科1合同 及招 標(biāo)資 料商務(wù)合同采購員/造價(jià)員隨時(shí)有隨時(shí)隨時(shí)隨時(shí)隨時(shí)隨時(shí)隨時(shí)隨時(shí)隨時(shí)隨時(shí)合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是2技術(shù)協(xié)議采購員/造價(jià)員隨時(shí)有合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是3投資項(xiàng)目審批申請表及附件采購員/造價(jià)員隨時(shí)有合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是4詢議價(jià)技術(shù)任務(wù)書采購員/造價(jià)員隨時(shí)有合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是5詢議價(jià)供應(yīng)商會簽表采購員/造價(jià)員隨時(shí)有合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是6詢議價(jià)談判記錄表采購員隨時(shí)有合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是7投資項(xiàng)目詢議價(jià)結(jié)論一覽表（詢價(jià)記
14、錄）采購員/造價(jià)員隨時(shí)有合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是8技術(shù)比較表采購員隨時(shí)有合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是9其他投標(biāo)過程文件采購員隨時(shí)無合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是9招議標(biāo)報(bào)告采購員隨時(shí)有隨時(shí)合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是10項(xiàng)目報(bào)告項(xiàng)目管理員隨時(shí)有隨時(shí)項(xiàng)目執(zhí)行 完十日內(nèi)*長期秘密重要是是附件一：11開議標(biāo)記錄及結(jié)論表造價(jià)員隨時(shí)有隨時(shí)合同簽訂 后一個(gè)月 內(nèi) *長期秘密重要是是12投標(biāo)文件造價(jià)員隨時(shí)無隨時(shí)合同簽訂 后一個(gè)月 內(nèi) *長期秘密重要是是13工程結(jié)算書及資料造價(jià)員隨時(shí)有隨時(shí)結(jié) 算 終 審 后 90 日內(nèi)*長期秘密重要是是14竣工圖造價(jià)員隨時(shí)無隨時(shí)結(jié) 算 終 審 后 90 日內(nèi)
15、*長期秘密重要是是15供應(yīng) 商資 料營業(yè)執(zhí)照采購員隨時(shí)無隨時(shí)每月 10 號*短期無密級重要是是16稅務(wù)登記證采購員隨時(shí)無隨時(shí)每月 10 號*短期無密級重要是是17更名函件采購員隨時(shí)無隨時(shí)每月 10 號*短期無密級重要是是18申請表采購員隨時(shí)有隨時(shí)每月 10 號*短期無密級重要是是19組織機(jī)構(gòu)代碼證采購員隨時(shí)無隨時(shí)每月 10 號*短期無密級重要是是20其他資質(zhì)證明采購員隨時(shí)無隨時(shí)每月 10 號*短期無密級重要是是21市場 資料銷售合同采購員隨時(shí)無隨時(shí)合同簽訂十日內(nèi)*長期秘密重要是是22協(xié)議 類資 料采購合同（包括年度協(xié) 議）采購員隨時(shí)無簽訂完 成以后合同簽訂十日內(nèi)*短期秘密重要是是23代理合作協(xié)
16、議采購員隨時(shí)無簽訂完成以后合同簽訂十日內(nèi)*短期秘密重要是是24通用協(xié)議采購員隨時(shí)有隨時(shí)合同簽訂十日內(nèi)*短期秘密重要是是25試用報(bào)告采購員隨時(shí)有隨時(shí)報(bào)告簽訂十日內(nèi)*短期秘密重要是是26材料年度供貨協(xié) 議采購員隨時(shí)有隨時(shí)合同簽訂十日內(nèi)*短期秘密重要是是27財(cái)務(wù) 類類財(cái)務(wù) 類供應(yīng)商大會資料采購員每年年底 或第二年 初無會議召開完畢會議召開 完畢*長期無密級重要是是28領(lǐng)料單(財(cái)務(wù)聯(lián))采購員每天有每月初每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否29合格品入庫單采購員每天有每月初每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否30供貨清單(財(cái)務(wù)聯(lián))采購員每天有每月初每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否3
17、1存貨內(nèi)部調(diào)撥單(賬務(wù)聯(lián))采購員每天有每月初每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否32盤點(diǎn)原始記錄盤點(diǎn)組織負(fù)責(zé)人隨時(shí)有隨時(shí)每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否33盤盈虧分析報(bào)告盤點(diǎn)組織負(fù)責(zé)人隨時(shí)有隨時(shí)每年 6 月、12 月*短期無密級一般是否注：歸檔內(nèi)容每半年修訂一次。采購部資料交接清單序號文件編號文件名稱交接資料清單交接時(shí)間移交人接受人 合同電子目錄盒號序 號合 同 編 號投 資 項(xiàng) 目 號合同名 稱簽訂 日期供應(yīng)商代 碼（合同管 理系統(tǒng)）供應(yīng)商代碼（ERP）合同對方使用 部門投 資 預(yù) 算合同 折合 人民 幣價(jià) 格合同總 價(jià)（外 幣）（萬 元）合同總價(jià)（RMB）（萬 元）簽署經(jīng)
18、辦 人組 別項(xiàng) 目 分 類合 同 本 方頁 數(shù)狀 態(tài)合同付款方式第一 次付 款第二 次付 款 采購部招標(biāo)資料電子目錄序 號編 號件 號合同號文件名稱供應(yīng)商名 稱簽訂日期簽訂人頁數(shù)保存期限密級制表人：盒內(nèi)目錄序 號名稱頁數(shù)/ 起止 頁碼密級保管 期限單位備注填表說明：1、“序號”即盒內(nèi)所裝載檔案的順序號，為流水號。2、“名稱”為 盒內(nèi)所裝載檔案的題名。3、“頁數(shù)/起止頁碼”為該份文件的頁碼總數(shù)。4、“單 位”為該份文件的形成單位或歸檔單位名稱?？偰夸浐?編 號序 號名稱頁 數(shù)/ 起 止 頁 碼密 級保管 期限單位位置 號備注填表說明：1、“盒編號”為檔案盒編號，“序號”即該盒內(nèi)所裝載檔案的順序號
19、， 為流水號。2、“名稱”為盒內(nèi)所裝載檔案的題名。3、“頁數(shù)/起止頁碼”為該份文 件的頁碼總數(shù)。4、“單位”為該份文件的形成單位或歸檔單位名稱。5、“位置號” 為該檔案盒的上架的位置號。采購部檔案借閱登記表序號文件編號名稱借閱內(nèi)容借閱時(shí)間借閱人擬歸還日 期檔案員確 認(rèn)檔案借閱申請表采購部申請部門：借閱日期：擬歸還日期：是否留存復(fù)印件：申請?jiān)颍航栝喨耍号鷾?zhǔn)：采購部意見：檔案借閱登記歸還情況登記序號資料名稱及合同號檔案編號頁數(shù)歸還日期檔案狀態(tài)借閱人確認(rèn)：檔案員確認(rèn)： 檔案遺失處理單檔案編號檔案名 稱借閱日期遺失說明檔案管理部門處理意見：遺失人：檔案科：檔案銷毀流程 管理部歸檔檔案檢出屆滿保存年限的檔案 是制作擬銷毀清單 是確認(rèn)銷毀 否 審核 否 逐件抽取銷毀檔案 改檔案保存期限銷毀繼續(xù)歸檔保存將已銷毀或重新歸檔的資料登記在清 單中附件十一 檔案銷毀清單序號歸檔號立卷部門存檔時(shí)間銷毀時(shí)間鑒定人：日期：領(lǐng)導(dǎo)：第一負(fù)責(zé)人意見：銷毀方式：銷毀人：監(jiān)督員：
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