電子郵件的規(guī)范使用.ppt

,工作效能提升計劃 電子郵件的規(guī)范使用,2016年9月,目 錄,一,二,三,四,一、電子郵件的重要性,（一）電子郵件是一種正式、便捷的職場溝通方式； （二）電子郵件是最好的工作記錄； （三）電子郵件是最好的證據(jù)； （四）電子郵件是展示企業(yè)形象的窗口。,電子郵件伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的誕生就一直存在，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，其重要性也絲毫未減。但實際使用中還存在很多不規(guī)范現(xiàn)象，正因為電子郵件的普遍、重要且基礎(chǔ)，那么通過此次專題培訓(xùn)，希望對公司員工規(guī)范郵件書寫，提升職業(yè)素養(yǎng)、提升品牌形象起到較好的效果。,為什么電子郵件很重要？,一、電子郵件的重要性,1、正式工作報告 2、工作相關(guān)各方需要留下書面資料的往來信息 3、公告、通知 4、知識推薦和信息傳遞 5、沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容 6、復(fù)雜事項，難以簡單說明的事項 ,什么情況下，需要發(fā)郵件？,一,二,三,四,二、電子郵件的書寫格式,電子郵件格式與書信格式相同 內(nèi)容構(gòu)成如下：,問候語寫在稱呼的下一行 空兩格，它可以獨立段,正文一般分為連接語、主體文、總括語三個部分 每個部分開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆,祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“?！钡?可以緊接著正文寫，也可獨占一行，空兩格寫,寫完郵件之后，在郵件的右下角寫上發(fā)件人的姓名,發(fā)件日期可寫在署名的后邊，也可以另起一行 因電子郵件的即時性，可省略,問候,正文,祝頌語,日期,稱呼,署名,稱呼頂格寫在第一行 加上冒號，表示下面有話要說,常見書寫格式問題列舉,1.附件名稱不規(guī)范、不明晰； 2.稱呼標點符號使用錯誤，應(yīng)為逗號； 3.正文首行未空兩格； 4.郵件無簽名。,常見書寫格式問題列舉,1.主題不清晰； 2.無稱呼、落款，正文未注明附件。 總體是一封超級無禮的電子郵件。,正文提及有附件，但郵件漏發(fā)附件,標準格式例舉,郵件雖短 禮儀俱全！,一,二,三,四,三、電子郵件撰寫規(guī)則,這些主題恰當嗎？ 1、無主題 空白郵件標題是失禮的 2、陜西MIC*關(guān)于您*年*月*日提出的*問題的回復(fù) 標題要簡明扼要，不宜冗長 3、車先生收 標題要體現(xiàn)郵件內(nèi)容和重要性，含糊不清是不可取的 4、關(guān)于*和*等相關(guān)問題的回復(fù) 一封郵件盡可能針對一個主題，便于整理 5、RE 應(yīng)根據(jù)需要擬定回復(fù)郵件的標題，簡單的“RE” 有欠妥當,主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。,（一）主題要明確,三、電子郵件撰寫規(guī)則,（二）稱呼問候要得當,（1）恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度 （2）Email開頭結(jié)尾最好要有問候語,三、電子郵件撰寫規(guī)則,（三）正文完整簡潔,三、電子郵件撰寫規(guī)則,（三）正文完整簡潔,（1）Email正文要簡明扼要，行文通順； （2）注意Email的論述語氣；史上最牛女秘書“郵件門”.docx （3）Email的正文應(yīng)多用1234之類的列表，將事情說明清楚； （4）郵件正文不可缺少的三個部分： 需要對方提供哪些信息； 希望對方采取哪些行動措施； 需要對方什么時候給予回復(fù)。 （5）盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查； （6）合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。,三、電子郵件撰寫規(guī)則,（四）附件處理要科學(xué),（1）若郵件帶有附件，應(yīng)在正文內(nèi)提示收件人查看附件； （2）附件文件應(yīng)按有意義的名字命名； （3）正文應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件； （4）如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用； （5）如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，或用QQ郵箱發(fā)送超大附件。,（五）結(jié)尾署名不能忘,三、電子郵件撰寫規(guī)則,（1）簽名信息不宜過多； （2）不要只用一個簽名檔； （4）簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。,公司簽名格式如何設(shè)置: 郵件簽名檔設(shè)置.docx,一,二,三,四,四、電子郵件使用注意事項,1.回復(fù)的技巧,四、電子郵件使用注意事項,將CC人數(shù)降至最低，確認收信對象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和“垃圾”。,2.正確使用主送、抄送與密送,四、電子郵件使用注意事項,3.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則 比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。,4.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息 通常情況，當郵件內(nèi)容未到達應(yīng)收者或者郵件內(nèi)容值得共享時，可以使用轉(zhuǎn)發(fā)； 如果FW:過多，請刪除重復(fù)的，避免郵件標題過長； 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收。,四、電子郵件使用注意事項,5.切記收信對象是一個“人”，而不是一臺機器 態(tài)度友好，措辭得當。避免情緒激動的時候回郵件，如果對方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對面回應(yīng)或電話溝通。,不要在Email里談?wù)摳ぷ鳠o關(guān)的事,不要轉(zhuǎn)發(fā)有不良影響的Email,保留好發(fā)送Email的證據(jù),Email的收發(fā)要及時,不要越級發(fā)郵件,Email聯(lián)絡(luò)工作,樹立 企業(yè)形象,多用“抄送“,少用“暗送“,不要因為Email而忽視電話和當面溝通,附：職場Email八大習(xí)慣,Thanks!,只發(fā)有必要的郵件，認真發(fā)郵件！,