山東聯(lián)誠(chéng)監(jiān)理公司關(guān)于下發(fā)《檔案管理辦法》的通知

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1、 山東聯(lián)誠(chéng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司文件 魯聯(lián)監(jiān)字〔2011〕04號(hào) 山東聯(lián)誠(chéng)監(jiān)理公司關(guān)于下發(fā)《檔案管理辦法》的通知 公司所屬各部門、監(jiān)理項(xiàng)目部： 為做好文件材料的收集整理工作，確保公司各類檔案的完整、系統(tǒng)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在工程監(jiān)理，項(xiàng)目管理和各項(xiàng)工作中的作用，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂《山東聯(lián)誠(chéng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司檔案管理辦法（試行）》，現(xiàn)予以印發(fā)。 附件：《山東聯(lián)誠(chéng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司檔案管理辦法（試行）》 二○一一年一月六日 關(guān)鍵詞：下發(fā) 辦法 通知 山東聯(lián)誠(chéng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司 2011年1月6日印發(fā) 1

2、 附件 山東聯(lián)誠(chéng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司 檔案管理辦法（試行） 第一章 總 則 第一條 為做好文件材料的收集整理工作，確保公司各類檔案的完整、系統(tǒng)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在工程監(jiān)理，項(xiàng)目管理和各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。 第二條 本公司企業(yè)檔案是指公司成立以來(lái)，在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成是以工程監(jiān)理資料檔案為主體，包括技術(shù)、計(jì)經(jīng)、人力資源、教育培訓(xùn)、工程結(jié)算等方面形成的，對(duì)公司有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等不同形式的歷史記錄。 第三

3、條 本公司是一家專業(yè)從事電力及房屋建筑工程監(jiān)理及項(xiàng)目管理、技術(shù)咨詢的專業(yè)企業(yè)，應(yīng)做好工程項(xiàng)目從開工到竣工全過程中形成的監(jiān)理資料的收集、整理、歸檔移交等管理工作。 第四條 認(rèn)真貫徹上級(jí)的各項(xiàng)檔案法規(guī)、制度，對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 第二章 管 理 體 制 第五條 公司技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各分類檔案的標(biāo)準(zhǔn)制定。 第六條 綜合部負(fù)責(zé)行政收發(fā)文、各種會(huì)議、人員檔案的收集歸檔。 第七條 工程部負(fù)責(zé)工程監(jiān)理資料的收集整理。 第八條 計(jì)經(jīng)部負(fù)責(zé)計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)、財(cái)務(wù)、合同的收集歸檔。 第九條 綜合部設(shè)專職檔案負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)具體檔案業(yè)務(wù)工作，其主要責(zé)任是： 1、

4、 貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案的工作方針、政策、法規(guī)。 2、 制定本公司有關(guān)檔案的管理辦法。 3、 集中統(tǒng)一管理公司的各類檔案，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。 4、 組織對(duì)公司所屬各職能管理部門、工程項(xiàng)目等文件材料的形成、積累、整理、組卷和歸檔工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。 第三章 文件材料的歸檔 第十條 文件材料的歸檔范圍： 序號(hào) 責(zé)任部門 歸檔內(nèi)容 1 綜合部 ⑴各種會(huì)議記錄 ⑵外培記錄 ⑶設(shè)備臺(tái)賬 ⑷各類收文 ⑸各類發(fā)文招聘檔案 ⑹員工個(gè)人檔案 ⑺招聘檔案 ⑻數(shù)碼照片、電子文檔 2 工程部 ⑴工程監(jiān)理資料 ⑵

5、向工地下發(fā)的管理要求、文件、通知 ⑶各類培訓(xùn)記錄 ⑷工程錄像、數(shù)碼照片、光盤 3 計(jì)經(jīng)部 ⑴公司年底審計(jì)報(bào)告 ⑵月度在線分析 ⑶工程結(jié)算書 ⑷工程監(jiān)理合同 ⑸租車、租房協(xié)議書 ⑹招標(biāo)文件 ⑺投標(biāo)文件 ⑻中標(biāo)通知書 第十一條 文件材料的歸檔要求 1、部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件材料歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，凡應(yīng)歸檔的文件均應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的整理，并編制歸檔文件材料明細(xì)表，由部門負(fù)責(zé)人審查后移交綜合部。 2、歸檔的文件材料應(yīng)為質(zhì)地優(yōu)良、紙型規(guī)范、字跡清楚，用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫的紙張。鉛筆、圓珠筆及藍(lán)色復(fù)寫紙書寫的材料不能歸檔。

6、3、歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件、正本。凡本單位的發(fā)文、主送或抄送本單位的收文，都要求以原件歸檔；合同協(xié)議等需雙方或多方履行簽字手續(xù)的文件，簽字方均應(yīng)以正本歸檔。 4、文件材料的歸檔將列入各部門職責(zé)范圍，必須按照規(guī)定歸檔。 第十二條 文件材料的歸檔時(shí)間 1、 公司各部室的文件材料，每年應(yīng)歸檔一次，應(yīng)在次年2月底前歸檔。 2、外出學(xué)習(xí)、開會(huì)帶回的文件材料，應(yīng)在差旅費(fèi)報(bào)銷前向檔案室歸檔，工程監(jiān)理文件應(yīng)在工程竣工30天內(nèi)歸檔。 第四章 工程監(jiān)理資料的管理 第十三條 工程監(jiān)理歸檔文件材料內(nèi)容 1、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 2、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、總監(jiān)理工程師任命書及成立文件。 3、監(jiān)理人員

7、任職及資格證書 4、監(jiān)理旁站方案及審批，旁站記錄，管理制度及控制點(diǎn)計(jì)劃 5、監(jiān)理強(qiáng)制性條文檢查表 6、監(jiān)理日志，監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)，大事記，備忘錄 7、監(jiān)理工作聯(lián)系單，監(jiān)理工程師通知單、回復(fù)單 8、運(yùn)行移交單，來(lái)往函件，協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、圖紙會(huì)檢紀(jì)要 9、施工進(jìn)度（含調(diào)整工期）、工程進(jìn)度分析統(tǒng)計(jì)、施工進(jìn)度橫道圖 10、供貨商、施工、分包、試驗(yàn)單位、專職管理人員及特殊工種資質(zhì)審核，設(shè)備進(jìn)場(chǎng)、主要施工機(jī)械、工器具等審核 11、監(jiān)理質(zhì)量檢查、抽查記錄、報(bào)告、質(zhì)量通病評(píng)估報(bào)告 12、工程款支付審批、變更費(fèi)用審查、索賠處理 13、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位對(duì)工程質(zhì)量階段性及總體評(píng)價(jià)意見，工程

8、質(zhì)量等級(jí)評(píng)定匯總 14、 安全、質(zhì)量事故報(bào)告、處理方案、處理結(jié)果 15、 監(jiān)理中間驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、監(jiān)理初檢方案、工程預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 第十四條 工程部職責(zé) 1、工程部是監(jiān)理資料的審核、把關(guān)部門，在監(jiān)理檔案形成過程中，應(yīng)不斷、加強(qiáng)督促檢查，切實(shí)起到把關(guān)的作用，工程結(jié)束時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)理資料的裝訂質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，確保一個(gè)月之內(nèi)向綜合部移交。 2、總監(jiān)代表是項(xiàng)目工地檔案資料主要負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)全過程工程監(jiān)理資料的組織，開工前要根據(jù)歸檔范圍落實(shí)分工、明確責(zé)任，工程竣工時(shí)要組織對(duì)監(jiān)理檔案資料進(jìn)行整理與移交。 3、 信息員負(fù)責(zé)工程建設(shè)文件材料的接收、復(fù)制、分發(fā)。 第十五條 監(jiān)理檔案資料的編制要求 1、編

9、制統(tǒng)一采用A4版面，自行編制形成的版面，其誤差應(yīng)掌握在±2mm。 2、編制統(tǒng)一采用60-80克紙張。 3、編制統(tǒng)一采用標(biāo)準(zhǔn)化表格最新版，各種表格由工程部負(fù)責(zé)審批，凡用錯(cuò)表格或用廢表格的，審批部門有權(quán)讓編制人更換。 4、為加快推行工程檔案現(xiàn)代化管理步伐，工程檔案的一切標(biāo)準(zhǔn)化表格及驗(yàn)收數(shù)據(jù)允許激光打印，但一切簽字必須是手寫。手寫的文字材料需字跡工整，不得使用易褪色的書寫材料（紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、傳真紙）書寫，簽名不得蓋章。 5、凡公司形成的文件材料均要求原件歸檔，如允許是復(fù)印件的，但必須清晰，凡是模糊的要退回重新處理。 6、各種施工記錄等文件材料要齊全、完整、記錄準(zhǔn)確

10、詳細(xì)、簽字手續(xù)完備，不漏項(xiàng)。所有簽證要與簽證內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，不得分離。 第十六條 工程監(jiān)理資料的整理 1、工程監(jiān)理資料是工程項(xiàng)目的重要組成部分，各項(xiàng)目部信息員必須嚴(yán)格按照要求進(jìn)行資料的整理工作。 2、向建設(shè)單位移交的監(jiān)理資料按照業(yè)主的要求進(jìn)行整理。 3、向綜合部移交的監(jiān)理資料，要以單位文件或反映同一內(nèi)容的文件材料為單位集中在一起，書式裝訂成冊(cè)（不要有金屬物），每份文件要有內(nèi)目錄和封面，目錄盡量列細(xì)。 4、將收集好的文件材料進(jìn)行組卷，厚度不要超過50mm。 5、以件為單位編寫頁(yè)號(hào)，要在有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫，頁(yè)號(hào)位置正反面寫在右下角，反面寫在左下角。每件的頁(yè)號(hào)均從“1”開始。（封面也算

11、頁(yè)數(shù)） 6、填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄格式見附表。序號(hào)以卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫；責(zé)任者填寫文件材料的直接編制單位或主要責(zé)任者；題名填寫該份文件的名稱；日期填寫文件材料的形成日期。卷內(nèi)目錄放在每盒文件材料之首，不編寫頁(yè)號(hào)。 第十七條 數(shù)碼照片的歸檔 1、數(shù)碼照片的歸檔要求，按照國(guó)網(wǎng)公司（基建安全〔2007〕25號(hào)文《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》）、（基建質(zhì)量〔2010〕322號(hào)文《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼采集與管理的工作要求》文件要求進(jìn)行收集歸檔。 2、工程結(jié)束后隨監(jiān)理資料一起歸檔 第十八條 本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施

12、。 附表：卷內(nèi)目錄 附表 卷 內(nèi) 目 錄 序號(hào) 文件編號(hào) 責(zé)任者 文件材料題名 日期 頁(yè)數(shù) 備注 8