山東聯誠監(jiān)理公司關于下發(fā)《檔案管理辦法》的通知

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1、 山東聯誠工程建設監(jiān)理有限公司文件 魯聯監(jiān)字〔2011〕04號 山東聯誠監(jiān)理公司關于下發(fā)《檔案管理辦法》的通知 公司所屬各部門、監(jiān)理項目部： 為做好文件材料的收集整理工作，確保公司各類檔案的完整、系統(tǒng)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在工程監(jiān)理，項目管理和各項工作中的作用，結合公司實際，特制訂《山東聯誠工程建設監(jiān)理有限公司檔案管理辦法（試行）》，現予以印發(fā)。 附件：《山東聯誠工程建設監(jiān)理有限公司檔案管理辦法（試行）》 二○一一年一月六日 關鍵詞：下發(fā) 辦法 通知 山東聯誠工程建設監(jiān)理有限公司 2011年1月6日印發(fā) 1

2、 附件 山東聯誠工程建設監(jiān)理有限公司 檔案管理辦法（試行） 第一章 總 則 第一條 為做好文件材料的收集整理工作，確保公司各類檔案的完整、系統(tǒng)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在工程監(jiān)理，項目管理和各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法》、結合公司實際，特制定本辦法。 第二條 本公司企業(yè)檔案是指公司成立以來，在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成是以工程監(jiān)理資料檔案為主體，包括技術、計經、人力資源、教育培訓、工程結算等方面形成的，對公司有保存價值的文字、圖紙、聲像等不同形式的歷史記錄。 第三

3、條 本公司是一家專業(yè)從事電力及房屋建筑工程監(jiān)理及項目管理、技術咨詢的專業(yè)企業(yè)，應做好工程項目從開工到竣工全過程中形成的監(jiān)理資料的收集、整理、歸檔移交等管理工作。 第四條 認真貫徹上級的各項檔案法規(guī)、制度，對企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理。 第二章 管 理 體 制 第五條 公司技術負責人負責各分類檔案的標準制定。 第六條 綜合部負責行政收發(fā)文、各種會議、人員檔案的收集歸檔。 第七條 工程部負責工程監(jiān)理資料的收集整理。 第八條 計經部負責計劃、經營、市場、財務、合同的收集歸檔。 第九條 綜合部設專職檔案負責人，負責具體檔案業(yè)務工作，其主要責任是： 1、

4、 貫徹執(zhí)行上級有關檔案的工作方針、政策、法規(guī)。 2、 制定本公司有關檔案的管理辦法。 3、 集中統(tǒng)一管理公司的各類檔案，努力實現檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、現代化。 4、 組織對公司所屬各職能管理部門、工程項目等文件材料的形成、積累、整理、組卷和歸檔工作的監(jiān)督、檢查、指導。 第三章 文件材料的歸檔 第十條 文件材料的歸檔范圍： 序號 責任部門 歸檔內容 1 綜合部 ⑴各種會議記錄 ⑵外培記錄 ⑶設備臺賬 ⑷各類收文 ⑸各類發(fā)文招聘檔案 ⑹員工個人檔案 ⑺招聘檔案 ⑻數碼照片、電子文檔 2 工程部 ⑴工程監(jiān)理資料 ⑵

5、向工地下發(fā)的管理要求、文件、通知 ⑶各類培訓記錄 ⑷工程錄像、數碼照片、光盤 3 計經部 ⑴公司年底審計報告 ⑵月度在線分析 ⑶工程結算書 ⑷工程監(jiān)理合同 ⑸租車、租房協議書 ⑹招標文件 ⑺投標文件 ⑻中標通知書 第十一條 文件材料的歸檔要求 1、部門負責人對文件材料歸檔工作進行監(jiān)督和指導，凡應歸檔的文件均應進行系統(tǒng)、完整、準確的整理，并編制歸檔文件材料明細表，由部門負責人審查后移交綜合部。 2、歸檔的文件材料應為質地優(yōu)良、紙型規(guī)范、字跡清楚，用碳素墨水或藍黑墨水書寫的紙張。鉛筆、圓珠筆及藍色復寫紙書寫的材料不能歸檔。

6、3、歸檔的項目文件應為原件、正本。凡本單位的發(fā)文、主送或抄送本單位的收文，都要求以原件歸檔；合同協議等需雙方或多方履行簽字手續(xù)的文件，簽字方均應以正本歸檔。 4、文件材料的歸檔將列入各部門職責范圍，必須按照規(guī)定歸檔。 第十二條 文件材料的歸檔時間 1、 公司各部室的文件材料，每年應歸檔一次，應在次年2月底前歸檔。 2、外出學習、開會帶回的文件材料，應在差旅費報銷前向檔案室歸檔，工程監(jiān)理文件應在工程竣工30天內歸檔。 第四章 工程監(jiān)理資料的管理 第十三條 工程監(jiān)理歸檔文件材料內容 1、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則 2、監(jiān)理機構、總監(jiān)理工程師任命書及成立文件。 3、監(jiān)理人員

7、任職及資格證書 4、監(jiān)理旁站方案及審批，旁站記錄，管理制度及控制點計劃 5、監(jiān)理強制性條文檢查表 6、監(jiān)理日志，監(jiān)理周報、月報、季報、年報，大事記，備忘錄 7、監(jiān)理工作聯系單，監(jiān)理工程師通知單、回復單 8、運行移交單，來往函件，協調會議紀要、圖紙會檢紀要 9、施工進度（含調整工期）、工程進度分析統(tǒng)計、施工進度橫道圖 10、供貨商、施工、分包、試驗單位、專職管理人員及特殊工種資質審核，設備進場、主要施工機械、工器具等審核 11、監(jiān)理質量檢查、抽查記錄、報告、質量通病評估報告 12、工程款支付審批、變更費用審查、索賠處理 13、設計、監(jiān)理單位對工程質量階段性及總體評價意見，工程

8、質量等級評定匯總 14、 安全、質量事故報告、處理方案、處理結果 15、 監(jiān)理中間驗收報告、監(jiān)理初檢方案、工程預驗收報告 第十四條 工程部職責 1、工程部是監(jiān)理資料的審核、把關部門，在監(jiān)理檔案形成過程中，應不斷、加強督促檢查，切實起到把關的作用，工程結束時，負責對監(jiān)理資料的裝訂質量標準進行審核，確保一個月之內向綜合部移交。 2、總監(jiān)代表是項目工地檔案資料主要負責人，負責全過程工程監(jiān)理資料的組織，開工前要根據歸檔范圍落實分工、明確責任，工程竣工時要組織對監(jiān)理檔案資料進行整理與移交。 3、 信息員負責工程建設文件材料的接收、復制、分發(fā)。 第十五條 監(jiān)理檔案資料的編制要求 1、編

9、制統(tǒng)一采用A4版面，自行編制形成的版面，其誤差應掌握在±2mm。 2、編制統(tǒng)一采用60-80克紙張。 3、編制統(tǒng)一采用標準化表格最新版，各種表格由工程部負責審批，凡用錯表格或用廢表格的，審批部門有權讓編制人更換。 4、為加快推行工程檔案現代化管理步伐，工程檔案的一切標準化表格及驗收數據允許激光打印，但一切簽字必須是手寫。手寫的文字材料需字跡工整，不得使用易褪色的書寫材料（紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復寫紙、傳真紙）書寫，簽名不得蓋章。 5、凡公司形成的文件材料均要求原件歸檔，如允許是復印件的，但必須清晰，凡是模糊的要退回重新處理。 6、各種施工記錄等文件材料要齊全、完整、記錄準確

10、詳細、簽字手續(xù)完備，不漏項。所有簽證要與簽證內容一一對應，不得分離。 第十六條 工程監(jiān)理資料的整理 1、工程監(jiān)理資料是工程項目的重要組成部分，各項目部信息員必須嚴格按照要求進行資料的整理工作。 2、向建設單位移交的監(jiān)理資料按照業(yè)主的要求進行整理。 3、向綜合部移交的監(jiān)理資料，要以單位文件或反映同一內容的文件材料為單位集中在一起，書式裝訂成冊（不要有金屬物），每份文件要有內目錄和封面，目錄盡量列細。 4、將收集好的文件材料進行組卷，厚度不要超過50mm。 5、以件為單位編寫頁號，要在有書寫內容的頁面編寫，頁號位置正反面寫在右下角，反面寫在左下角。每件的頁號均從“1”開始。（封面也算

11、頁數） 6、填寫卷內目錄，卷內目錄格式見附表。序號以卷內文件排列的先后順序填寫；責任者填寫文件材料的直接編制單位或主要責任者；題名填寫該份文件的名稱；日期填寫文件材料的形成日期。卷內目錄放在每盒文件材料之首，不編寫頁號。 第十七條 數碼照片的歸檔 1、數碼照片的歸檔要求，按照國網公司（基建安全〔2007〕25號文《關于利用數碼照片資料加強輸變電工程安全質量過程控制的通知》）、（基建質量〔2010〕322號文《關于強化輸變電工程施工過程質量控制數碼采集與管理的工作要求》文件要求進行收集歸檔。 2、工程結束后隨監(jiān)理資料一起歸檔 第十八條 本辦法由公司綜合部負責解釋，自發(fā)布之日起實施

12、。 附表：卷內目錄 附表 卷 內 目 錄 序號 文件編號 責任者 文件材料題名 日期 頁數 備注 8