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1、科研院所檔案管理制度1 目的1.0.1 為加強(qiáng)檔案管理工作提高檔案工作的管理水平使檔案管理工作達(dá)到制度化、規(guī)范化、科學(xué)化制定本制度。2 適用范圍2.0.1 本制度適用于DPDI 的檔案管理工作。3 人事檔案管理3.1 現(xiàn)職人員檔案管理。3.1.1 檔案管理人員及人事處領(lǐng)導(dǎo)的檔案應(yīng)由總廠人力資源部檔案室保管。3.1.2 副處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案由總廠人力資源部檔案室保管。3.1.3 其它人員檔案由人事處統(tǒng)一保管。3.2 退離休人員檔案的管理。3.2.1 退離休后副處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案仍由總廠人力資源部檔案室統(tǒng)一保管。3.2.2 已辦理退休手續(xù)的其它職工其檔案由本單位保管。3.3 死亡人員檔案管
2、理。3.3.1 職工死亡其檔案在本單位保管五年后移交總廠情報(bào)檔案處保管。3.4 辭職人員檔案的管理。3.4.1 職工辦理辭職手續(xù)后其檔案移交總廠人力資源部檔案室統(tǒng)一保管。3.5 人事檔案材料的收集。3.5.1 及時(shí)收集應(yīng)歸檔的各種材料并登記上帳。3.5.2 歸檔的材料應(yīng)保持整潔字跡清晰用復(fù)寫紙或圓珠筆鉛筆純藍(lán)墨水書寫的材料不得歸檔，復(fù)印的材料不得歸檔。3.5.3 歸檔的材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確可靠應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行簽署和蓋章后放可歸檔。3.6 檔案的保管與保護(hù)。3.6.1 設(shè)置專門的檔案庫(kù)房檔案查閱和檔案管理人員辦公室必須做到三室分開。3.6.2 要保持檔案室的清潔衛(wèi)生和適宜的溫度濕度，要建立應(yīng)急措施，門窗
3、要加固要建立健全防火措施配置滅火器及防腐防蛀的藥品確保檔案的安全。3.6.3 檔案工作的必需設(shè)備應(yīng)按要求添置齊全。3.6.4 保管檔案要做到人檔相符有人必有檔檔隨人走。3.7 檔案的提供利用。3.7.1 人事檔案的借閱應(yīng)經(jīng)人事處領(lǐng)導(dǎo)同意后履行登記手續(xù)并在閱文室查閱。3.7.2 如有特殊需要將人事檔案借出使用須填寫人事檔案借調(diào)申請(qǐng)單由人事處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并指定專人將檔案攜帶至查檔單位返還時(shí)檔案管理員應(yīng)核銷借調(diào)手續(xù)并認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容有無差錯(cuò)。3.8 人事檔案的轉(zhuǎn)遞。3.8.1 在總廠內(nèi)部調(diào)動(dòng)的職工其檔案由調(diào)入單位的檔案管理人員持單位介紹信取檔。3.8.2 調(diào)出總廠職工的檔案應(yīng)持商調(diào)函將該同志的檔案整理后移交總廠人力資源部檔案室。3.8.3 市內(nèi)調(diào)轉(zhuǎn)的人員檔案在總廠辦理完轉(zhuǎn)遞手續(xù)后由檔案管理人員直接送往調(diào)入單位。4 技術(shù)檔案管理。4.0.1 及時(shí)收集技術(shù)人員的技術(shù)考核技術(shù)培訓(xùn)出國(guó)工作情況登記表職稱評(píng)定審批表資質(zhì)證書、獲獎(jiǎng)證書等應(yīng)歸檔的資料。4.0.2 歸檔的資料應(yīng)保持整潔字跡清晰用復(fù)寫紙或園珠筆鉛筆書寫的資料不得歸檔。4.0.3 歸檔的資料內(nèi)容必須準(zhǔn)確可靠應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行簽署和蓋章后方可歸檔。4.0.4 檔案的存放應(yīng)和登記薄記載相一致便于保管和查閱。4.0.5 職工技術(shù)檔案的借閱通常在檔案庫(kù)房查閱如需借出須辦理借出手續(xù)。
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