《檔案管理制度》

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精選資料 1.目的：為了規(guī)范公司檔案管理工作，形成管理型、信息型、服務(wù)型循環(huán)管理體制；有效地保護和利用資料，制定本制度。 2.范圍：適應(yīng)于公司及其下屬子公司/分公司的運營與管理中涉及的所有文件、檔案的控制及管理。 3.定義： 3.1 文件的定義：凡公司內(nèi)部留存，內(nèi)（外）部流通的制度規(guī)定類、文件指示類、保存資料類、檔案、合同及證照類其他相關(guān)信息的載體； 3.2 檔案的定義：凡承載公司相關(guān)信息的原始載體，可以是紙張、光盤、照片、電子媒體或標(biāo)準(zhǔn)樣本等； 4.檔案管理機構(gòu)與職責(zé)分工： 4.1文控中心為公司檔案管理的統(tǒng)籌機構(gòu)，負(fù)責(zé)文件檔案的鑒定、編排檢索目錄、利用、統(tǒng)計、發(fā)放、回收文件檔案資料及其日常監(jiān)控； 4.2各部門主管或部門主管授權(quán)兼任本部門資料員的職員，負(fù)責(zé)本部門日常業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的文件、資料的收集、整理，并按制度管理檔案，每年一次統(tǒng)一歸檔上交文控中心（5.3項所述文件資料除外）。 5 .文件檔案的歸檔要求： 5.1 公司標(biāo)準(zhǔn)化文控系統(tǒng)包含的紅頭文件、一級文件、二級文件、三級文件、管理表單、E類部門文件、公司證照文件資料等統(tǒng)一直接歸口到文控中心管理控制，由文控專員負(fù)責(zé)辦理簽發(fā)、歸檔、變更、銷毀手續(xù)。 5.2 公司統(tǒng)一每年元月份做上年度1—12月份運營文件、資料的收集、整理與歸檔工作，各部門資料員必須按照制度管理并列出文件清單目錄，登記在B000-1《文件歸檔登記表》，連同文件資料原件（有電子版的要求電子版文件同步整理）一并上交文控中心（注意各部門上交的《文件歸檔登記表》上交的同時要自留一份備查），特殊文檔按5.3規(guī)定處理。 5.3 特殊文檔處理： 5.3.1 董事會、監(jiān)事會、股東會、公司成立、變更、注銷、公司紅頭文件等機要檔案由董秘負(fù)責(zé)整理歸檔并管理，但每年歸檔填寫的《文件歸檔登記表》一式三份，提交董事長、文控中心各一份備案，董秘自留一份； 5.3.2 產(chǎn)品核心技術(shù)的機要文件由技術(shù)授權(quán)責(zé)任人負(fù)責(zé)每年一次收集、整理、歸檔并填寫《文件歸檔登記表》一式三份，提交董事長、文控中心各一份備案，自留一份存查； 5.3.3 年度內(nèi)的財務(wù)憑證、財務(wù)賬本、財務(wù)報表及其財務(wù)分析報告等資料由相應(yīng)的責(zé)任會計負(fù)責(zé)收集、整理、保管，按年度歸檔由主管會計負(fù)責(zé)管理。 5.3.4 公司OA辦公軟件、ERP等系統(tǒng)軟件資料每半年一次由IT用光盤備份一套交文控中心歸檔。 5.3.5 薪酬專員負(fù)責(zé)公司員工工資資料的日常收集、整理并自行歸檔，每年度整理一次離職人員工資檔案與各月度工資報表、當(dāng)年調(diào)薪資料等歸檔入卷。 5.4所有歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批或其他特別用處確實不能歸檔時，文控中心保存復(fù)印件，并加以標(biāo)注說明。 6. 文件檔案分類及編碼保管原則： 6.1按保密程度劃分，將文件劃分為四個級別： 絕密文件：印“絕密”標(biāo)識，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可調(diào)閱； 機密文件：印“機密”標(biāo)識，文件所屬部門最高負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)可調(diào)閱； 秘密文件：無密級標(biāo)識，須經(jīng)批準(zhǔn)才能公布，文件所屬部門人員及其他部門經(jīng)理級以上管理人員可調(diào)閱； 無保密等級文件：無密級標(biāo)識，可直接發(fā)文公布，公司內(nèi)任何人可以調(diào)閱。 6.2檔案類別（下列為舉例說明，最終以各部門溝通后的確定版為準(zhǔn)）： 卷宗分 類號 一級目錄 二級目錄編碼（文件類別） 01 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類 A紅頭文件、一級文件、B二級文件、C三級文件、E管理表單 02 公司證照類 A資質(zhì)證照、B資產(chǎn)證件、C產(chǎn)品證件、D合格證、E專利證…… 03 臨時文件類 A各部門發(fā)出的臨時規(guī)定、B通知…… 04 部門業(yè)務(wù)類 各部門的各業(yè)務(wù)模塊（年審/報表資料、會議記錄、合同協(xié)議類、……） 05 外來文件類 A國家級、B省級、C縣級、D區(qū)級、E地級 06 項目類 A建筑項目、B安評項目、C環(huán)評項目、D資金申報項目、E其他項目 07 司法類 A勞動糾紛、B民事糾紛、C行政處罰等 08 宣傳資料類 A媒體報道、B公示、C網(wǎng)絡(luò)信息等 09 檔案類 A人事檔案、B圖、音像、數(shù)據(jù)備份光盤等資料、C標(biāo)本樣版、 10 機要類 A董事會、B監(jiān)事會、C股東會、D工商局備案資料、E產(chǎn)品核心技術(shù)等 11 產(chǎn)品類 A新產(chǎn)品登記申請、B產(chǎn)品實驗資料、 12 運營合同類 A施工合同、B采買合同、C其他合同 … … … 6.3編碼規(guī)則： 6.3.1卷宗編碼：由卷宗分類號加年份組成。如：2015年入卷的外來文件類，卷宗編碼為：05（2015）； 6.3.2卷內(nèi)文件：（1）企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類的文件編號及管理按B001《文件管理控制程序》執(zhí)行；（2）其他文件編號為: 卷宗分類號\文件分類號\小類號\序列號。如：入檔一份廠房3的建筑合同，編號示例為： 06A（01）001。 06 A （01）001號 序列號 小類號（三級目錄編碼） 文件分類號（二級目錄編碼） 卷宗分類號（一級目錄編碼） 7.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類文件的管理： 7.1經(jīng)審批發(fā)布的文件企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類文件，正本手簽原稿文件統(tǒng)一由文控中心保管，不得外借。電子檔可以給制定部門負(fù)責(zé)人。 7.2 如非制定部門需要使用文件的，可向制定部門申請，由制定部門根據(jù)其實際情況，適量打印或復(fù)印發(fā)放副本文件，嚴(yán)禁非制定部門拷貝任何正式發(fā)布的文件電子檔。 7.3現(xiàn)場使用的文件需要放置在適當(dāng)?shù)淖鳂I(yè)場所，非現(xiàn)場使用的文件由各部門指派專人負(fù)責(zé)集中歸檔管理，確保文件的正確、整潔、清晰、完好，如有損壞，及時向部門負(fù)責(zé)人報告處理。 7.4由部門保管或正式下發(fā)的文件，保管部門負(fù)責(zé)宣導(dǎo)和執(zhí)行理解，確保文件制度等得到正確執(zhí)行； 7.5文件使用過程中，如各部門需借（調(diào)）閱正式文件作為參考，須先填寫B(tài)000-2《檔案借閱申請表》，并獲核準(zhǔn)后，再向檔案室借（調(diào)）閱，且須在限期內(nèi)歸還，屆時檔案室做好借（調(diào)）閱登記和在文件存放位置暫放B000-3《文件代替卡》，標(biāo)明文件編號、借閱時間、借閱單位/人，以便查閱和催還。 7.6借出檔案材料的時間不得逾期。過期未還的由檔案管理員催還或辦理續(xù)借手續(xù)。需要長期借出或借出不還的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并做好簽領(lǐng)手續(xù)。 8.外來文件的管控： 8.1外來文件由文控中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收，如其他部門接收到的，應(yīng)及時轉(zhuǎn)交文控中心以《文件入檔登記表》列帳保管，以供各部門借閱參考，除有實際生產(chǎn)或使用需求經(jīng)申請核準(zhǔn)分發(fā)外，原則上不予發(fā)放； 8.2文件時效在半年內(nèi)的（如開會或培訓(xùn)的通知、廣告類），由文控中心的分管領(lǐng)導(dǎo)審批后交相關(guān)部門接收此文件，無需編號及存檔。 8.3對接收到的有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、資料及其它文件，由文控中心通過電子郵件方式分發(fā)到相關(guān)部門，同時做好發(fā)放記錄，但不予以更新和回收； 9. 其他類檔案的管控： 9.1秘密及以下密級文件檔案借閱參考流程：申請人填寫《檔案借閱申請表》——申請部門第一責(zé)任人審核——文件檔案對應(yīng)部門第一責(zé)任人簽核——文控中心授理。 9.2機秘密及以上密級文件檔案借閱參考流程：申請人填寫《檔案借閱申請表》——申請部門第一責(zé)任人審核——文件檔案對應(yīng)部門第一責(zé)任人簽核——副總經(jīng)理簽核/總經(jīng)理簽核——文控中心授予理/指定保管人員授理。 9.3其他無密級文件，按上述第7條執(zhí)行。 9.4由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，文控中心保存一份，財務(wù)科及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由文控中心保存原件。 10.文件檔案的銷毀： 10.1文控中心須對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類文件的歷次版本制訂及修訂的原稿保存一年，并與有效文件分開保存，超過保存期限的文件，由文控中心填寫B(tài)0004《文件銷毀申請》經(jīng)審批后執(zhí)行銷毀。 10.2使用部門保存的舊版紙檔和電子檔也隨著新版本制度的發(fā)布或修訂公告而自動作廢，任何部門不允許保留及使用舊版文件。 10.3超過保存期限的檔案，由文控中心填寫B(tài)0004《文件銷毀申請》，經(jīng)檔案產(chǎn)生部門的負(fù)責(zé)人審核后執(zhí)行銷毀。 10.4秘密及以上密級文件銷毀由文件對應(yīng)部門負(fù)責(zé)人填寫B(tài)0004《文件銷毀申請》——副總經(jīng)理/總經(jīng)理簽核——申請人和檔案保管人員共同銷毀。 10.5任何類型的文件檔案銷毀的目錄清單將永久保存。 11.文控中心職能及檔案管理人員職責(zé)： 11.1文控中心既是公司文件、檔案的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件檔案的機構(gòu)，同是又是開發(fā)利用文件檔案資源的信息交流中心； 11.2負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件檔案工作，對各部門文件檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查； 11.3制訂和組織實施公司關(guān)于文件檔案的規(guī)章制度； 11.4負(fù)責(zé)公司文件和檔案的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作； 11.5嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件檔案密級和守密、解密工作； 11.6開展文件檔案宣傳、咨詢活動，做好文件檔案的開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)； 11.7發(fā)揮文件檔案的教育功能，將檔案室辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一； 11.8開展文件檔案編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件檔案的信息源作用； 11.9組織公司各部門檔案管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作； 11.10做好防火、防蟲等工作，確保文件檔案安全； 11.11凡檔案管理人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理相關(guān)手續(xù)。 12. 文件檔案信息化管理： 12.1文控中心應(yīng)將所有文件檔案備份，無論是電子檔還是文本檔，或者兩者結(jié)合； 12.2對于公司內(nèi)部流通的相關(guān)制度、流程、文件指示類、無密級限制的文件及檔案應(yīng)當(dāng)上傳至OA系統(tǒng)的公共文件柜中，設(shè)置只讀權(quán)限，僅供查閱參考；使用表單類如無印刷版本的使用時可自行下載或打印； 12.3證照類應(yīng)全部掃描留存上傳至網(wǎng)站，公供查閱； 12.4凡可設(shè)置電子檔的文件檔案，按密級設(shè)置權(quán)限，供查閱； 13. 文件收集整理注意事項： 13.1公司應(yīng)設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募n案； 13.2文件的保管年限按相關(guān)法律規(guī)定執(zhí)行，法律未規(guī)定的，由文件管理部門擬定，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。保管期限分永久保存、保存10年、5年、3年、1年內(nèi)，介于兩種保管期限的，保管期限從長，對保管期限已滿的文件檔案依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀； 13.3對遺缺不全的文件檔案，采取不同措施，積極收集齊全及時催辦理完畢的文件檔案上交，在檢查齊全整理立卷歸檔； 13.4歸檔前應(yīng)將資料分類、分組放置； 13.5案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制卷宗目錄和卷內(nèi)目錄； 13.6整理案卷，發(fā)現(xiàn)字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫或打印標(biāo)題； 13.7對所有文件檔案要系統(tǒng)排列，編制文件資料目錄，按一定次序排列和存放。 13.8每年對文件檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和存放； 13.9對文件資料的收進和移出，卷宗數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報； 13.10公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的案值,嚴(yán)格做好檔案的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防鼠定、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固； 14. 記錄： B000-1《文件入檔登記表》 B000-2《檔案借閱申請表》 B000-3《文件代替卡》 B000-4《文件銷毀申請》 B000-5《卷宗目錄表》 B000-6《卷內(nèi)目錄表》 可修改編輯 精選資料 B000-1 文件入檔登記表 日期 文件編號 文件名稱 頁數(shù) 交存人 接存人 備注 B000-2 檔案借閱申請表 日 期 文件編號 文 件 名 借閱人 預(yù)計歸還時間 實際歸還時間 經(jīng)辦人 B000-3 文件代替卡 日 期 文件編號 文件名 頁 數(shù) 借閱人 預(yù)還時間 B000-4 文件銷毀申請 日 期 文件編號 文 件 名 頁 數(shù) 銷毀原因 銷毀方式 備注 制表： 審核： 批準(zhǔn)： B000-5 卷宗目錄表 卷宗類別 年份 文件類別 保存期限 B000-6 卷內(nèi)目錄表 一級目錄： 二級目錄： 三級目錄 入檔時間 文件編號 文件名稱 頁數(shù)  THANKS !!! 致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計劃書，學(xué)習(xí)課件等等 打造全網(wǎng)一站式需求 歡迎您的下載，資料僅供參考 可修改編輯