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1、新形勢下文書檔案管理的幾點(diǎn)思考 摘 要：文書檔案是事業(yè)單位、企業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織進(jìn)行各項(xiàng)行政管理事業(yè)中形成的文件總稱，其中主要內(nèi)容涉及到簡報、信函、通知、報告、請示、指示、命令、決定、計劃、總結(jié)和會議記錄等等，對這些文書檔案進(jìn)行管理和利用是促進(jìn)單位發(fā)展的重要途徑。但是在社會建設(shè)的發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)很難滿足于單位的發(fā)展需求，這就必須要對其進(jìn)行深入分析，以便能夠根據(jù)實(shí)際情況提出可靠的對策建議，為新形勢下文書檔案管理的科學(xué)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。 關(guān)鍵詞：新形勢；文書檔案；管理；對策 隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，我國的生產(chǎn)力水平得到顯著提升，為進(jìn)一步促進(jìn)社會的穩(wěn)定發(fā)展，各個單
2、位對文書檔案管理工作提出了更高要求，期望能夠充分發(fā)揮文書檔案的利用價值，為單位的發(fā)展提供有利依據(jù)。然而在新形勢下，文書檔案管理作為一項(xiàng)具備較高技術(shù)性、服務(wù)性和政治性的工作事項(xiàng)，僅僅依靠傳統(tǒng)的管理方式和管理手段很難實(shí)現(xiàn)對文書檔案的有效管理和利用，不僅影響到了文書檔案的整體質(zhì)量，也直接阻礙了單位的建設(shè)和發(fā)展。因此，有必要對新形勢下文書檔案管理進(jìn)行深入探討，以便能夠采取有效措施提高文書檔案管理的整體水平，使文書檔案管理工作更具有信息化、科學(xué)化和規(guī)范性，有效促進(jìn)單位的建設(shè)發(fā)展。 1 新形勢下文書檔案管理存在的問題 1.1 文書檔案的管理水平較低 現(xiàn)代化檔案管理對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用有著較大需求，許多單位都
3、逐漸重視到信息化技術(shù)在文書檔案管理中的作用，不斷提高了對檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)投入，使文書檔案管理的效率和質(zhì)量得到有效提高。但是就目前來看，各個單位的檔案信息化管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以致在進(jìn)行文書檔案管理的時候不具備通用性，無法保證文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)重影響了文書檔案管理的順利進(jìn)行。例如有些單位的檔案管理系統(tǒng)過于重視檔案專業(yè)流程的研究和實(shí)踐，對檔案和文件之間的銜接存在一定疏忽，尤其是利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動化辦公之后，檔案管理軟件與辦公自動化系統(tǒng)難以進(jìn)行有效的無縫銜接，導(dǎo)致對電子檔案文件的歸檔缺乏準(zhǔn)確性和時效性，無法保證文書檔案的整體質(zhì)量。 1.2 文書檔案的質(zhì)量較低 文書檔案涉及到的內(nèi)
4、容相對較多，對不同檔案資料的記錄形式也有所區(qū)別，有些檔案資料會利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行記錄和歸檔，有些檔案資料會進(jìn)行手抄記錄和歸檔，在整個檔案資料的記錄和歸檔過程中，既要對檔案資料進(jìn)行分類和整理，也要對一些檔案資料進(jìn)行修改和補(bǔ)充，在復(fù)雜的檔案工作中很容易出現(xiàn)失誤情況，繼而影響到文書檔案的質(zhì)量，甚至直接出現(xiàn)檔案漏失等不利情況，極其不利于文書檔案管理工作的有效進(jìn)行。同時，有些工作人員在進(jìn)行檔案記錄的時候，采用的檔案記錄格式也不盡相同，容易帶來一定的閱讀障礙，且同一種檔案中涉及到多種規(guī)格，這就影響了檔案資料的原始性，不僅影響到文書檔案的質(zhì)量，也造成了較高的人力浪費(fèi)和物力浪費(fèi)，不利于文書檔案管理的持續(xù)發(fā)展。
5、 1.3 文書檔案的開發(fā)程度較低 在進(jìn)行文書檔案管理過程中，許多檔案管理人員對文書檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，或是在實(shí)際工作中缺乏積極性和主動性，整個文書檔案管理過程比較注重對檔案的收集、整理和保管，沒有認(rèn)識到對文書檔案進(jìn)行開發(fā)和利用的重視性，這種被動式服務(wù)的檔案管理方式不僅直接影響了文書檔案管理的整體效果，也造成了大量檔案資源的浪費(fèi)現(xiàn)象。同時，在提供文書檔案服務(wù)的時候，有些檔案管理人員沒有對檔案進(jìn)行分類處理，也沒有根據(jù)檔案的類別和使用需求對檔案檢索功能進(jìn)行優(yōu)化，導(dǎo)致檔案使用者無法及時找到所需的檔案資料，極大降低了文書檔案的使用率，不利于文書檔案管理工作的有效進(jìn)行。 2 新形勢下文書檔案管理的
6、應(yīng)對策略 2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案管理水平 完善的制度是促進(jìn)文書檔案管理工作順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，相關(guān)單位必須要針對現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，在滿足于我國法律要求的條件下，結(jié)合公文管理的實(shí)際需求制定合理的公文處理實(shí)施辦法，對文書檔案方面的各個規(guī)定進(jìn)行綜合處理，以此形成集檔案的歸檔、統(tǒng)計、鑒定、處理、保密、借閱、銷毀和管理為一體的檔案管理制度，并針對文書檔案管理提出規(guī)范要求，構(gòu)建統(tǒng)一運(yùn)行、統(tǒng)一要求和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理操作流程，使文書檔案管理更具有合理性、科學(xué)性及規(guī)范性。同時，在進(jìn)行文書檔案管理的時候，也要廢除不合適的規(guī)則，對不夠完善的制度也要做好修繕工作，從而制定出符合我國新形勢的文書檔
7、案管理制度。此外，在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展背景下，也要對數(shù)字檔案管理制定合理的標(biāo)準(zhǔn)，以此確保新的制度體系能夠與以往的制度體系形成結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)完整、綜合、全面的檔案管理模式，有效提高文書檔案管理的整體水平，為單位的建設(shè)發(fā)展構(gòu)建有利環(huán)境。 2.2 積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案管理效率 為促進(jìn)文書檔案管理與辦公自動化的結(jié)合發(fā)展，應(yīng)積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷提高文書檔案管理的信息化程度，為文書檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有利條件。首先，檔案管理人員需要根據(jù)單位的實(shí)際情況合理選擇檔案管理軟件，通過計算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)進(jìn)行文書檔案的收集、整理、編號、保存、檢索和利用，有效提高文書檔案的質(zhì)量和利用率。同時，也要做好檔
8、案管理軟件和辦公自動化系統(tǒng)的接口，使文書檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)無縫連接，使檔案文件能夠直接歸檔到檔案系統(tǒng)，并做好紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的檢查工作，確保紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的信息具有一致性。其次，要采取有效措施提高文書檔案的檢索效率，利用信息化技術(shù)構(gòu)建出多樣化的計算機(jī)檢索工具，使文書檔案能夠形成文件級、案卷級到檔案專題，通過多角度、多層次的檔案檢索體系提升檔案檢索工具的覆蓋率，從而更加準(zhǔn)確、快速、系統(tǒng)地進(jìn)行檔案管理和檔案服務(wù)。 2.3 加強(qiáng)文書檔案的開發(fā)，提高檔案資源的利用率 為提高文書檔案的利用率，檔案管理人員必須要深入了解各個部門對文書檔案的需求，以便能夠根據(jù)不同部門的檔案需求特點(diǎn)提
9、供具有針對性的檔案信息，使各個部門人員能夠認(rèn)識到檔案信息在實(shí)踐工作中的作用，為文書檔案的開發(fā)和服務(wù)提供有利環(huán)境。同時，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理和服務(wù)的時候，要利用多種渠道和途徑進(jìn)行檔案資源的開發(fā)工作，使檔案資源的利用效率得到有效提高。比如利用檔案資料編制出檔案利用匯編、財務(wù)經(jīng)營統(tǒng)計分析匯編、統(tǒng)計資料匯編、榮譽(yù)匯編、歷史沿革等等一系列的檔案資源匯編，為單位的決策、計劃、實(shí)施措施和工作總結(jié)等各項(xiàng)工作提供有利依據(jù)，有效提高單位的運(yùn)行效率。此外，還可以將檔案資料編制成不同的專題匯編，從而為檔案使用者提供多方面、多層次的有效信息，充分發(fā)揮檔案資源的利用價值，為單位的建設(shè)發(fā)展提供可靠的信息支撐。 3 結(jié)
10、語 綜上所述，為促進(jìn)文書檔案管理的持續(xù)發(fā)展，使其能夠適應(yīng)于單位的發(fā)展需求，應(yīng)積極加強(qiáng)制度建設(shè)、提高檔案管理水平，積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)、提高檔案管理效率，加強(qiáng)文書檔案的開發(fā)、提高檔案資源的利用率，從多方面提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量，為單位的建設(shè)發(fā)展提供有利支撐。 參考文獻(xiàn) 李靜丹.新形勢下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考J.辦公室業(yè)務(wù)，2017（06）：123. 李劍峰.新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考J.赤子（上中旬），2014（17）：187. 楊曉曉.新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作淺析J.企?I改革與管理，2016（13）：206. 劉晶.新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點(diǎn)思考J.黑龍江史志，2015（13）：179.
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