財(cái)務(wù)管理第2章 會計(jì)電算化管理

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1、第第2 2章章 會計(jì)電算化管理會計(jì)電算化管理2.1 2.1 會計(jì)信息系統(tǒng)的基本概念會計(jì)信息系統(tǒng)的基本概念2.1.1 2.1.1 會計(jì)信息會計(jì)信息 會計(jì)信息是經(jīng)過加工處理并對會計(jì)業(yè)務(wù)或管理活動產(chǎn)生決會計(jì)信息是經(jīng)過加工處理并對會計(jì)業(yè)務(wù)或管理活動產(chǎn)生決策影響的數(shù)據(jù)。它是在會計(jì)核算和會計(jì)分析中形成的憑證、策影響的數(shù)據(jù)。它是在會計(jì)核算和會計(jì)分析中形成的憑證、賬簿、報(bào)表等的數(shù)據(jù)。是會計(jì)核算的主要內(nèi)容，是經(jīng)濟(jì)決策賬簿、報(bào)表等的數(shù)據(jù)。是會計(jì)核算的主要內(nèi)容，是經(jīng)濟(jì)決策的依據(jù)。它主要有三類信息：財(cái)務(wù)信息、定向信息、決策信的依據(jù)。它主要有三類信息：財(cái)務(wù)信息、定向信息、決策信息。息。2.1.2 2.1.2 會計(jì)信息系

2、統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng) 會計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)處理會計(jì)業(yè)務(wù)，為投資人、債權(quán)人、會計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)處理會計(jì)業(yè)務(wù)，為投資人、債權(quán)人、政府各部門、企事業(yè)的管理者提供財(cái)務(wù)信息、分析信息、決政府各部門、企事業(yè)的管理者提供財(cái)務(wù)信息、分析信息、決策信息的人機(jī)結(jié)合的組織策信息的人機(jī)結(jié)合的組織。2.2 2.2 會計(jì)信息系統(tǒng)的基本特征會計(jì)信息系統(tǒng)的基本特征2.2.1 2.2.1 會計(jì)信息的特點(diǎn)會計(jì)信息的特點(diǎn) 1.1.數(shù)據(jù)量大數(shù)據(jù)量大 2.2.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜 3.3.數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴(yán)格數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴(yán)格 4.4.數(shù)據(jù)的及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、全數(shù)據(jù)的及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、全面性等要求嚴(yán)格

3、面性等要求嚴(yán)格 5.5.安全可靠性要求高安全可靠性要求高2.2.2 2.2.2 會計(jì)信息系統(tǒng)（會計(jì)信息系統(tǒng)（Accounting Information Accounting Information System,AISSystem,AIS）的特征）的特征 1.1.及時(shí)性與準(zhǔn)確性及時(shí)性與準(zhǔn)確性 2.2.集中化與自動化集中化與自動化 3.3.會計(jì)電算化信息系統(tǒng)是人機(jī)結(jié)合的系統(tǒng)會計(jì)電算化信息系統(tǒng)是人機(jī)結(jié)合的系統(tǒng) 4.4.會計(jì)數(shù)據(jù)修改技術(shù)及內(nèi)部控制制度的適應(yīng)變動性會計(jì)數(shù)據(jù)修改技術(shù)及內(nèi)部控制制度的適應(yīng)變動性2.2.3 2.2.3 計(jì)算機(jī)對會計(jì)信息的影響計(jì)算機(jī)對會計(jì)信息的影響 1.1.改變會計(jì)信息系統(tǒng)處

4、理數(shù)據(jù)的方法改變會計(jì)信息系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的方法 2.2.改變研制會計(jì)信息系統(tǒng)的方法改變研制會計(jì)信息系統(tǒng)的方法 3.3.改變會計(jì)檔案的保管形式改變會計(jì)檔案的保管形式 4.4.改變了財(cái)會人員的職能和分工改變了財(cái)會人員的職能和分工 5.5.改變了會計(jì)內(nèi)部的控制方法和技術(shù)改變了會計(jì)內(nèi)部的控制方法和技術(shù) 6.6.改變了會計(jì)的管理方式改變了會計(jì)的管理方式 7.7.改變了審計(jì)人員評價(jià)內(nèi)部控制的程序改變了審計(jì)人員評價(jià)內(nèi)部控制的程序 8.8.改變了會計(jì)人員的知識結(jié)構(gòu)改變了會計(jì)人員的知識結(jié)構(gòu) 9.9.改變了會計(jì)信息的質(zhì)量改變了會計(jì)信息的質(zhì)量2.3 2.3 會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度 會計(jì)信息系統(tǒng)

5、內(nèi)部控制的基本原則是會計(jì)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本原則是會計(jì)獨(dú)立；記錄完整，嚴(yán)格檔案管理；明確分工獨(dú)立；記錄完整，嚴(yán)格檔案管理；明確分工及責(zé)任；互相制約；稽核對證。及責(zé)任；互相制約；稽核對證?；灸繕?biāo)是健全機(jī)構(gòu)、明確分工、落實(shí)基本目標(biāo)是健全機(jī)構(gòu)、明確分工、落實(shí)責(zé)任、嚴(yán)格的操作規(guī)程，充分發(fā)揮內(nèi)部控制責(zé)任、嚴(yán)格的操作規(guī)程，充分發(fā)揮內(nèi)部控制作用。作用。2.3.1 2.3.1 會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的主要方會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的主要方式式 1.1.組織控制組織控制 2.2.授權(quán)控制授權(quán)控制 3.3.職責(zé)分工控制職責(zé)分工控制 4.4.業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化控制業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化控制 5.5.軟件的安全保密控制

6、軟件的安全保密控制 6.6.數(shù)據(jù)文件的安全保密控制數(shù)據(jù)文件的安全保密控制 7.7.運(yùn)行控制運(yùn)行控制 8.8.會計(jì)檔案管理制度會計(jì)檔案管理制度2.3.2 2.3.2 會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制特點(diǎn)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制特點(diǎn) 1.1.會計(jì)信息系統(tǒng)構(gòu)成發(fā)生了變化會計(jì)信息系統(tǒng)構(gòu)成發(fā)生了變化 2.2.會計(jì)工作流程和工作重點(diǎn)發(fā)生了變化會計(jì)工作流程和工作重點(diǎn)發(fā)生了變化 3.3.對會計(jì)人員的協(xié)作性提出了更高要求對會計(jì)人員的協(xié)作性提出了更高要求 4.4.內(nèi)部控制的內(nèi)容和重點(diǎn)發(fā)生了變化內(nèi)部控制的內(nèi)容和重點(diǎn)發(fā)生了變化 5.5.會計(jì)人員分工和職責(zé)發(fā)生了變化會計(jì)人員分工和職責(zé)發(fā)生了變化 6.6.提高了對會計(jì)人員素質(zhì)的要求提高了

7、對會計(jì)人員素質(zhì)的要求 7.7.會計(jì)檔案的形式和內(nèi)容發(fā)生了變化會計(jì)檔案的形式和內(nèi)容發(fā)生了變化2.3.3 2.3.3 建立會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部制度應(yīng)注意的建立會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部制度應(yīng)注意的問題問題 1.1.要做到單位領(lǐng)導(dǎo)重視要做到單位領(lǐng)導(dǎo)重視 2.2.要由財(cái)務(wù)會計(jì)部門具體負(fù)責(zé)要由財(cái)務(wù)會計(jì)部門具體負(fù)責(zé) 3.3.要遵守國家的有關(guān)規(guī)章制度要遵守國家的有關(guān)規(guī)章制度 4.4.要適合本單位特點(diǎn)要適合本單位特點(diǎn) 5.5.要注意其可操作性要注意其可操作性 6.6.要學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)要學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn) 7.7.要滿足審計(jì)要求要滿足審計(jì)要求 8.8.要考慮電算化的特點(diǎn)要考慮電算化的特點(diǎn) 9.9.要加強(qiáng)人員的協(xié)作性要加強(qiáng)人員的協(xié)作性

8、 10.10.要組織有關(guān)人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)要組織有關(guān)人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí) 11.11.要有相應(yīng)的落實(shí)措施要有相應(yīng)的落實(shí)措施2.4 2.4 會計(jì)電算化的宏觀管理會計(jì)電算化的宏觀管理 1.1.制定會計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃制定會計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃 2.2.制定會計(jì)電算化管理制度制定會計(jì)電算化管理制度 3.3.搞好會計(jì)軟件的評審工作搞好會計(jì)軟件的評審工作 4.4.搞好會計(jì)電算化單位甩掉手工賬的審批搞好會計(jì)電算化單位甩掉手工賬的審批 5.5.大力抓好會計(jì)電算化人才的培養(yǎng)大力抓好會計(jì)電算化人才的培養(yǎng) 6.6.推動會計(jì)電算化理論研究推動會計(jì)電算化理論研究2.5 2.5 會計(jì)電算化的微觀管理會計(jì)電算化的微觀管理2.5.1 2.

9、5.1 會計(jì)電算化工作崗位的設(shè)置及崗位責(zé)任制會計(jì)電算化工作崗位的設(shè)置及崗位責(zé)任制1.會計(jì)電算化崗位的劃分 基本會計(jì)崗位可分為：會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算、稽核、會計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會計(jì)崗位：電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析、檔案管理、軟件開發(fā)。2.崗位設(shè)置及崗位責(zé)任制 (1)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備組崗位的設(shè)立 (2)電算化運(yùn)行小組：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員、專職會計(jì)員、系統(tǒng)維護(hù)員。(3)檔案管理組 (4)財(cái)務(wù)管理組：計(jì)劃員、分析員、費(fèi)用控制員、基礎(chǔ)工作員、項(xiàng)目評估人員。2.5.2 2.5.2 操作管理操作管理 1.1.上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)

10、定 1)1)系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他經(jīng)系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)的有錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他經(jīng)系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)的有關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作系統(tǒng)。關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作系統(tǒng)。2)2)非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)。非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)。3)3)系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員由系統(tǒng)系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員由系統(tǒng)管理員根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定。管理員根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定。4)4)與業(yè)務(wù)無關(guān)人員及脫離會計(jì)工作崗位的人員不與業(yè)務(wù)無關(guān)人員及脫離會計(jì)工作崗位的人員不得上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)。得上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)。5)5)系統(tǒng)操作運(yùn)行人員需經(jīng)培訓(xùn)合格后方可上機(jī)運(yùn)

11、系統(tǒng)操作運(yùn)行人員需經(jīng)培訓(xùn)合格后方可上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)。行系統(tǒng)。2.2.操作權(quán)限操作權(quán)限 1)1)數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（由專職會計(jì)兼任的例外，但應(yīng)保證錄入的數(shù)修改憑證數(shù)據(jù)（由專職會計(jì)兼任的例外，但應(yīng)保證錄入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性），如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)在輸入計(jì)算機(jī)前據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性），如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)在輸入計(jì)算機(jī)前及時(shí)反映給憑證編制人員和系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)及時(shí)反映給憑證編制人員和系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)，在登賬前發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，可按憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。如在登賬據(jù)，在登賬前發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，可按憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。如在登

12、賬之后發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計(jì)算機(jī)。之后發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計(jì)算機(jī)。2)2)除了系統(tǒng)維護(hù)員之外，其他人員不得直接打開庫文件進(jìn)除了系統(tǒng)維護(hù)員之外，其他人員不得直接打開庫文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪和修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結(jié)構(gòu)。行操作，不允許隨意增刪和修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結(jié)構(gòu)。3)3)出納人員、軟件開發(fā)人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)性的操作。出納人員、軟件開發(fā)人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)性的操作。4)4)系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料，均由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料，均由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)并指定專人保管，未經(jīng)系統(tǒng)管理員許可，其他人員不得擅自并指定專人保管，未經(jīng)系統(tǒng)管

13、理員許可，其他人員不得擅自復(fù)制、修改和出借。復(fù)制、修改和出借。5)5)存檔的數(shù)據(jù)軟盤、賬表、憑證、文檔資料等，由檔案管存檔的數(shù)據(jù)軟盤、賬表、憑證、文檔資料等，由檔案管理員按規(guī)定統(tǒng)一復(fù)制、核對、保管。理員按規(guī)定統(tǒng)一復(fù)制、核對、保管。6)6)系統(tǒng)維護(hù)員必須按有關(guān)的維護(hù)規(guī)定執(zhí)行操作。系統(tǒng)維護(hù)員必須按有關(guān)的維護(hù)規(guī)定執(zhí)行操作。3.3.操作規(guī)程操作規(guī)程 1)1)各操作人員在上機(jī)操作前后，應(yīng)進(jìn)行上機(jī)操作各操作人員在上機(jī)操作前后，應(yīng)進(jìn)行上機(jī)操作登記，填寫姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理登記，填寫姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實(shí)。員檢查核實(shí)。2)2)操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密不能隨意泄露。操

14、作人員的操作密碼應(yīng)注意保密不能隨意泄露。3)3)操作人員必須嚴(yán)格按照操作權(quán)限操作，不得越操作人員必須嚴(yán)格按照操作權(quán)限操作，不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作。權(quán)或擅自上機(jī)操作。4)4)每次上機(jī)完畢，應(yīng)及時(shí)做好所需的各項(xiàng)備份工每次上機(jī)完畢，應(yīng)及時(shí)做好所需的各項(xiàng)備份工作，以防發(fā)生意外事故。作，以防發(fā)生意外事故。5)5)未經(jīng)批準(zhǔn)，不得使用未經(jīng)批準(zhǔn)，不得使用FORMATFORMAT、FDISKFDISK、DELDEL等等DOSDOS命令。命令。6)6)不能使用來歷不明的軟盤和進(jìn)行各種非法拷貝不能使用來歷不明的軟盤和進(jìn)行各種非法拷貝工作，以防止計(jì)算機(jī)病毒的傳入。工作，以防止計(jì)算機(jī)病毒的傳入。2.5.3 2.5.3

15、維護(hù)管理維護(hù)管理 系統(tǒng)的維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)兩部分。系統(tǒng)的維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)兩部分。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)三種。完善性維護(hù)三種。維護(hù)是系統(tǒng)整個(gè)生命周期中最重要、最費(fèi)時(shí)維護(hù)是系統(tǒng)整個(gè)生命周期中最重要、最費(fèi)時(shí)的工作，應(yīng)貫穿于系統(tǒng)的整個(gè)生命周期，不的工作，應(yīng)貫穿于系統(tǒng)的整個(gè)生命周期，不斷地重復(fù)進(jìn)行，直至系統(tǒng)過時(shí)和報(bào)廢為止。斷地重復(fù)進(jìn)行，直至系統(tǒng)過時(shí)和報(bào)廢為止?，F(xiàn)有統(tǒng)計(jì)資料表明：軟件系統(tǒng)生命周期各部現(xiàn)有統(tǒng)計(jì)資料表明：軟件系統(tǒng)生命周期各部分的工作量中，軟件維護(hù)的工作量一般占分的工作量中，軟件維護(hù)的工作量一般占50%50%以

16、上。以上。2.5.4 2.5.4 機(jī)房管理機(jī)房管理 設(shè)立機(jī)房有兩個(gè)目的：設(shè)立機(jī)房有兩個(gè)目的：一是給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的一是給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備。運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備。二是防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房，二是防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房，保護(hù)機(jī)房內(nèi)的設(shè)備、機(jī)內(nèi)的程序與數(shù)保護(hù)機(jī)房內(nèi)的設(shè)備、機(jī)內(nèi)的程序與數(shù)據(jù)的安全。據(jù)的安全。2.5.5 2.5.5 檔案管理檔案管理 1)1)存檔的手續(xù)。存檔的手續(xù)。2)2)各種安全保證措施。各種安全保證措施。3)3)檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限。檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限。4)4)檔案的分類管理辦法。檔案的分類管理辦法。5)5)檔案使用的各種審批手續(xù)

17、。檔案使用的各種審批手續(xù)。6)6)各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)。各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)。7)7)檔案的保密規(guī)定。檔案的保密規(guī)定。2.5.6 2.5.6 病毒預(yù)防病毒預(yù)防 1)1)養(yǎng)成使用備份軟盤的習(xí)慣，重要的軟養(yǎng)成使用備份軟盤的習(xí)慣，重要的軟盤一般都要做備份，外出工作時(shí)使用備份盤，盤一般都要做備份，外出工作時(shí)使用備份盤，即使備份盤被染上病毒也可以將其格式化后即使備份盤被染上病毒也可以將其格式化后再備份。再備份。2)2)所有軟盤都貼寫保護(hù)標(biāo)簽。所有軟盤都貼寫保護(hù)標(biāo)簽。3)3)不在帶有病毒的計(jì)算機(jī)上使用軟盤。不在帶有病毒的計(jì)算機(jī)上使用軟盤。4)4)不在計(jì)算機(jī)上使用帶有病毒的軟盤。不在計(jì)算機(jī)上使用帶有病毒的軟盤。5)5)經(jīng)常對計(jì)算機(jī)和軟盤進(jìn)行病毒檢測。經(jīng)常對計(jì)算機(jī)和軟盤進(jìn)行病毒檢測。6)6)安裝軟件病毒防火墻。安裝軟件病毒防火墻。如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被染上病毒，消除病如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被染上病毒，消除病毒的方法是在操作系統(tǒng)下調(diào)用殺毒軟毒的方法是在操作系統(tǒng)下調(diào)用殺毒軟件?？梢詮氖袌錾腺徺I國家公安部批件?？梢詮氖袌錾腺徺I國家公安部批準(zhǔn)銷售的殺毒軟件并及時(shí)升級。準(zhǔn)銷售的殺毒軟件并及時(shí)升級。