企業(yè)公文格式規(guī)范_辦公文檔-往來文書

.i.w.企業(yè)公文格式規(guī) 一、公文用紙幅面尺寸 公文用紙采用 GB/T 148 中規(guī)定的 A4 型紙，成品幅面尺寸為：210mm 297mm。正文頁邊與版心尺寸 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm 1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28mm 1mm 版心尺寸為：156mm 225mm（不含頁碼）。二、公文格式一般由秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文時(shí)間、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成。三、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由單位全稱或規(guī)化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定性公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)性簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。四、涉及國(guó)家和分公司秘密的公文，應(yīng)當(dāng)在公文首頁左上角標(biāo)明密級(jí)和期限，分別為“絕密”、“”和“秘密”。其中：“絕密”、“”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。五、緊急公文，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁左上角分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。.i.w.六、發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空 2 行，用 3 號(hào)仿宋體字，居中排印（若標(biāo)注簽發(fā)人，則居左空一格）；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”（不得采用中括號(hào) 代替）括入；序號(hào)不編虛位（即 1不編為 001）不加“第”字。七、簽發(fā)人：行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空 1字，簽發(fā)人居右空 1字；簽發(fā)人用 3 號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用 3 號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人。八、公文標(biāo)題：紅色反線下空 2 行，用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時(shí)省略外，其它文種可保留一級(jí)。如“轉(zhuǎn)發(fā)意見的通知”；轉(zhuǎn)發(fā)的文種是通知時(shí)，為“轉(zhuǎn)發(fā)的通知”，不用“通知的通知”。九、主送機(jī)關(guān)：主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋.i.w.標(biāo)題下空 1行，左側(cè)頂格用 3 號(hào)枋宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。十、公文正文 主送機(jī)關(guān)名稱下 1行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。用 3 號(hào)仿宋體字。文中如有小標(biāo)題可用 3 號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排 22 行，每行排 28 個(gè)字。十一、附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2 字用3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第 1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。十二、成文日期 以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”；成文日期的標(biāo)識(shí)位置見（十三）。十三、公文生效標(biāo)識(shí) 公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋.i.w.署人。公文除會(huì)議紀(jì)要（以會(huì)議紀(jì)要名稱為文頭的）和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，一律加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應(yīng)與文頭單位排列順序相同。公文生效標(biāo)識(shí)有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)，另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)。十四、單一發(fā)文印章 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空 4 字；加蓋印章應(yīng)上距正文 1行之，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。十五、公文聯(lián)合行文加蓋印章的格式 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空 7 字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過 3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋 3 個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排 3 個(gè)印章，兩端頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋.i.w.不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。十六、特殊公文格式的情況說明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，勿使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。具體的調(diào)整方法是，當(dāng)正文之后的空間只有一兩行時(shí)，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時(shí)，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。十七、附注 公文如有附注，用 3 號(hào)仿宋體字，居左空 2 字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下 1行。十八、公文格式的主題詞“主題詞”用 3 號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用 3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空 1字。十九、抄送機(jī)關(guān) 公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下 1行；左右各空 1字，用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋.i.w.至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。公文抄送機(jī)關(guān)的確定，不分上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)，一律稱為“抄送”。二十、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占 1行位置；用 3 號(hào)仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空 1字，印發(fā)日期右空 1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。二十一、版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。二十二、版記的位置 版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。二十三、公文的頁碼格式 用 4 號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條 4 號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣 7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空 1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識(shí)頁碼。二十四、公文中表格 公文如需附表，對(duì)橫排 A4 紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附 A3 紙型表格，且當(dāng)最后一頁為 A3 紙型表格時(shí)，封三、頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋.i.w.封四（可放分送，不放頁碼）應(yīng)為空白，將 A3 紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。二十五、公文裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包皮公文的封面書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過 4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)忉斞劬鄷旧舷赂?1/4 處，允許誤差 4mm。平訂釘鋸與書脊面的距離為 3mm 5mm；無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差 1mm，四角成 90 度，無毛茬或缺損。頭上白邊為公文用紙訂口左白邊為版心尺寸為不含頁碼二公文格式一般由秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送單位正文附件說明成文時(shí)間印章附注主題詞抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等部分組成三發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由列在前四涉及國(guó)家和分公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁左上角標(biāo)明密級(jí)和期限分別為絕密和秘密其中絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)五緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度在公文首頁左上角分別標(biāo)明特急急件其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提特急加急人則居左空一格年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號(hào)不得采用中括號(hào)代替括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字七簽發(fā)人行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人居右空字簽發(fā)人用號(hào)仿宋