《檔案管理學》ppt課件

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1、 檔案管理學檔案管理學20201212年年6 6月月檔案管理學2012年6月1第一章 檔案概論第一節(jié) 檔案的概念及其基本含義第二節(jié) 檔案與相關(guān)事物的關(guān)系第三節(jié) 檔案的種類第四節(jié) 檔案的源流第五節(jié) 檔案的價值與作用第一章檔案概論第一節(jié)檔案的概念及其基本含義2第一節(jié) 檔案的概念及其基本含義檔案的概念1.檔案是辦理完畢仍有價值的集中保存的文件2.檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史記錄 3.行業(yè)定義：國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。4.檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的 固化信息。第一節(jié)檔案的概念及其基本含義檔案的概念3對檔案概念的

2、理解 1.社會性 只要有人類社會活動，就會產(chǎn)生文件并轉(zhuǎn)化為檔案。2.歷史性 檔案是過去已經(jīng)形成的而不是正在形成或尚未形成的東西。3.確定性 檔案內(nèi)容信息的清晰、確定性和其載體的固化、恒定性。對檔案概念的理解4對檔案概念的理解 4.原始記錄性檔案的本質(zhì)特性 檔案是人們在社會實踐中直接形成的原始性信息記錄。這是檔案區(qū)別于其他事物尤其是相鄰事物的本質(zhì)所在。也是從根本上決定著其管理方法的基本取向。對檔案概念的理解5第二節(jié) 檔案與相關(guān)事物的關(guān)系檔案與信息 檔案是信息的一種實存形態(tài)，它所記載的內(nèi)容是一種信息，具有信息的一般屬性，如中介性、可替代性、可傳輸性、可共享性等。但檔案信息又具有自身的某些特性，它是

3、一種原生信息，是諸種信息中最重要的一種信息。主要表現(xiàn)為原始性和回溯性。第二節(jié)檔案與相關(guān)事物的關(guān)系檔案與信息6檔案與文獻 文獻一般是指前人留下來的歷史文化價值較高，內(nèi)容較系統(tǒng)完整的信息記錄。二者之間的區(qū)別：1.本質(zhì)不同：檔案是社會實踐的原始記錄，是第一手的原生信息。文獻則不論是否原始記錄，非原始記錄性的信息記錄也可成為文獻。檔案與文獻7檔案與文獻 二者之間的區(qū)別：2.文獻注重歷史文化價值，檔案則既注重歷史文化價值，又注重現(xiàn)實性的查考、實用價值；3.文獻內(nèi)容一般較系統(tǒng)、完整，而檔案則包括大量的片段性零星記錄在內(nèi)。檔案與文獻8檔案與文書 兩者之間的聯(lián)系主要是實存形態(tài)上的直接轉(zhuǎn)化關(guān)系。文件轉(zhuǎn)化為檔案的

4、三個條件：1.辦理完畢的文件才能作為檔案2.對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件3.按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。檔案與文書9檔案與文書 二者之間的區(qū)別：1.檔案的實存形態(tài)不僅僅是過去的文書，還包括大量非文書類的原始性記錄物。而且過去的文書也并非都能轉(zhuǎn)化為檔案，只有原始記錄性強，查考價值高且文書處理程序完畢的一部分文書才能轉(zhuǎn)化為檔案；檔案與文書10檔案與文書 二者之間的區(qū)別：2.二者的概念內(nèi)涵，尤其是本質(zhì)不同。文書本質(zhì)上是人們處理、解決現(xiàn)時性具體事務(wù)、問題的信息傳遞工具。而檔案的本質(zhì)則是已往社會實踐的原始記錄物。檔案與文書11檔案與圖書 關(guān)系密切：都是信息

5、的一種實存形態(tài)。區(qū)別明顯：1.二者的本質(zhì)不同。檔案本質(zhì)上是人們在社會實踐中直接形成的原始記錄。圖書本質(zhì)上是系統(tǒng)知識的結(jié)晶。檔案與圖書12檔案與圖書 區(qū)別明顯：2.二者的社會功能不同。檔案是歷史的原始記錄，可供人們查考史實、解決實際問題、研究歷史之用。而人們看書則是為了學習系統(tǒng)知識，為了陶冶性情。3.二者內(nèi)容上的交叉重合部分，其特點也明顯不同。即檔案內(nèi)容中雖也有知識，但這些知識是不系統(tǒng)的知識片段；圖書內(nèi)容中雖也有對歷史事實的記載，但這種記載卻不是直接的原始記錄，而是經(jīng)過加工提煉后的系統(tǒng)性知識。檔案與圖書13檔案與資料1.廣義的資料是一切可供利用、可供參考的材料均可稱之為資料。它的外延要大于檔案，

6、與檔案是屬種關(guān)系。2.狹義的資料是指檔案之外的其他參考資料。檔案與資料14檔案與文物 文物是有文化價值的歷史遺留物 實物類文物 文物 文獻類文物（兼有檔案的特性）實物類文物：非記錄性 區(qū)別 實物檔案：所記錄的內(nèi)容、信息的 清晰性與明確性 檔案與文物15泥塑人物像（明）泥塑人物像（明）16宮廷大紅綢襯衣（清道光）宮廷大紅綢襯衣（清道光）17文徵明的蘭竹圖（明）文徵明的蘭竹圖（明）18仁字印章仁字印章19第三屆國際民俗攝影展每天早上總有一些不愿意去幼兒園的孩子被無奈的送來第三屆國際民俗攝影展每天早上總有一些不愿意去幼兒園的孩子被無20第三屆國際民俗攝影展他們在小的時候就學會了互相幫助第三屆國際民俗

7、攝影展他們在小的時候就學會了互相幫助21第三屆國際民俗攝影展愛美是女孩子的天性，午睡后什么也不做就等老師幫忙梳頭第三屆國際民俗攝影展愛美是女孩子的天性，午睡后什么也不做就等22第三屆國際民俗攝影展今天媽媽又來晚了第三屆國際民俗攝影展今天媽媽又來晚了23第三節(jié) 檔案的種類公務(wù)檔案與私人檔案 公務(wù)檔案：在公務(wù)活動中形成的檔案 私人檔案：在私人生活中形成的檔案第三節(jié)檔案的種類公務(wù)檔案與私人檔案24歷史檔案與現(xiàn)行檔案 歷史檔案：形成時間較長，具有歷史文化價值?，F(xiàn)行檔案（現(xiàn)行機關(guān)檔案）：形成時間較近，具有現(xiàn)實查考作用。歷史檔案與現(xiàn)行檔案25文書檔案、科技檔案與專門檔案1.文書檔案：在管理性活動和人際交往

8、活動中形成的檔案。2.科技檔案：人們在科研、生產(chǎn)、基建活動中形成的檔案。（如科研檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、工程檔案等）3.專門檔案：除文書和科技檔案之外，所有在專門活動中形成的檔案。文書檔案、科技檔案與專門檔案26建國前的檔案與建國后的檔案 革命歷史檔案 建國前的檔案 舊政權(quán)檔案 建國后的檔案：中華人民共和國時期檔案 建國前的檔案與建國后的檔案27第四節(jié) 檔案的源流 檔案起源諸說1.文字是產(chǎn)生檔案的必要條件。2.文字與國家的出現(xiàn)是產(chǎn)生檔案缺一不可的條件。3.原始記事方法形成的記錄就是檔案，如結(jié)繩、刻契、編貝、結(jié)珠等。第四節(jié)檔案的源流檔案起源諸說28秘魯印加人結(jié)繩記事秘魯印加人結(jié)繩記事29木刻條

9、痕記事木刻條痕記事30中國檔案起源1.傳說中的皇帝時期倉頡造字是中國文字的起源。2.郭沫若認為：西安半坡村出土的距今6000年左右的陶器上的刻畫符號，就是中國文字的起源。3.商代甲骨文，是迄今我國大量發(fā)現(xiàn)的最早的較為系統(tǒng)的文字和古代檔案。中國檔案起源31外國檔案起源1.古埃及大約在公元前3000年前后發(fā)明了文字，早期的檔案有泥板檔案、紙草檔案。2.兩河流域，蘇美爾人約在公元前3200年產(chǎn)生了最古的圖形文字，是后來兩河流域楔形文字的前身。早期的檔案有泥板檔案和石刻檔案。如：古巴比倫王國頒布的漢謨拉比法典，原文就是刻在一個玄武巖石柱上的。外國檔案起源32泥板檔案 泥板檔案33紙草檔案 紙草檔案34

10、我國檔案及其名稱的演變1.甲骨檔案 甲骨檔案是商周時期的檔案，從出土實物和可靠的記載來看，甲骨檔案主要集中于商代。我國檔案及其名稱的演變35甲骨檔案甲骨檔案36水至清則無魚，人至察則無徒水至清則無魚，人至察則無徒37車車38男男39我國檔案及其名稱的演變2.金石檔案 金文一般是指冶鑄在青銅器上的文字。金文始于商代，到了西周時期，青銅器手工業(yè)大力發(fā)展，金文檔案的內(nèi)容相當廣泛。出土于陜西岐山的西周晚期的毛公鼎，是金文的經(jīng)典名作。石刻檔案，殷代有極少數(shù)石刻，東周以后逐漸增多。最著名的是東周初年的10塊“石鼓文”。我國檔案及其名稱的演變40毛公鼎 毛公鼎41石鼓文 石鼓文42我國檔案及其名稱的演變3.

11、簡牘檔案 自商周直至東晉時期，特別是從周代到漢代1000余年之間，多用竹片和木板撰寫文書與保存檔案，因此，通常稱做“簡牘”、“簡書”等。如：“居延漢簡”我國檔案及其名稱的演變43簡牘檔案簡牘檔案44我國檔案及其名稱的演變4.縑帛檔案 縑帛是古代絲織品的通稱，縑帛質(zhì)地優(yōu)良、柔軟輕便、幅面寬廣，宜于繪畫書寫。縑帛檔案最早發(fā)現(xiàn)于1942年被盜掘的長沙戰(zhàn)國楚墳?zāi)?。我國檔案及其名稱的演變45帛書帛書46我國檔案及其名稱的演變5.紙質(zhì)檔案 1986年在甘肅天水放馬灘一座西漢墓中，出土了約公元前179前150年間的紙質(zhì)地圖殘片，是目前所知世界上最早的紙質(zhì)檔案。我國檔案及其名稱的演變47我國檔案及其名稱的演變

12、6.音像檔案 是指機構(gòu)和個人在各種社會活動中形成的記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。1826年，法國人尼普斯拍攝了世界上第一張照片，這是世界上最早的照片檔案。我國檔案及其名稱的演變48我國檔案及其名稱的演變7.電子文件（電子檔案）是由計算機生成和讀取，并以數(shù)字代碼記錄的文件。我國檔案及其名稱的演變49第五節(jié) 檔案的價值與作用什么是檔案價值 檔案價值，是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性。它是主體與客體之間的關(guān)系范疇?？腕w的屬性是構(gòu)成價值的客觀基礎(chǔ)，而主體的需要是構(gòu)成檔案價值的前提。什么是檔案的作用 檔案價值關(guān)系在社會活動中的具體體現(xiàn)就是檔案的作用。第五節(jié)檔案的價值

13、與作用什么是檔案價值50檔案價值形態(tài) 1.憑證價值和情報價值 檔案是歷史的真憑實據(jù)，它的這種可資為憑的特性，構(gòu)成了檔案的基本價值之一憑證價值。檔案價值形態(tài)51檔案價值形態(tài) 檔案為何具有憑證價值？是由檔案形成規(guī)律和和檔案自身的特點決定的。首先，從檔案的內(nèi)容看，它是從當時當事直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來的，并非事后為使用而另行編制的，因此它客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)。其次，從檔案的形式特征看，文件上保留著真切的歷史標記。檔案價值形態(tài)52檔案價值形態(tài) 1.憑證價值和情報價值 檔案是事實、知識和經(jīng)驗的記錄，它的這種可靠的廣泛的可資參考的特征，構(gòu)成了檔案的又一基本價值情報價值。檔案價值形

14、態(tài)53檔案價值形態(tài) 2.現(xiàn)實價值和長遠價值 現(xiàn)實價值是指檔案對現(xiàn)實的社會實踐活動所具有的有用性。長遠價值，是指檔案價值的時效性可以擴展到遙遠的未來，在相當長的時間中能夠滿足社會各方面利用者的需要。檔案價值形態(tài)54檔案價值形態(tài) 3.第一價值和第二價值 第一價值，是指檔案對于其形成者所具有的價值，其價值主體是檔案形成者；第二價值，是指檔案對社會即除檔案形成者之外的其他利用者所具有的價值，其價值主體是非檔案形成者。檔案價值形態(tài)55檔案的作用1.行政作用2.業(yè)務(wù)作用3.文化作用4.法律作用5.教育作用檔案的作用56實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性1.檔案價值的擴展律 由于檔案具有原始記錄性、內(nèi)容與版本的惟一性等特

15、點，檔案價值是可以擴大和發(fā)展的，它的擴展具有一定的規(guī)律性，可稱為檔案價值的擴展律。實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性57實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性1.檔案價值的擴展律 檔案價值的擴展主要表現(xiàn)為兩種形式：由于價值主體擴展而導(dǎo)致的檔案價值擴展 主體擴展原因：檔案作用從形成機關(guān)向社會擴展 檔案機密程度的遞減 由于檔案作用性質(zhì)的變化而導(dǎo)致價值擴展實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性58實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性2.檔案價值的時效律 是指檔案對社會的有用性是有時限的，某些檔案在一定時期內(nèi)對利用者是有價值的，超過這個時間限制后則降低或喪失了價值。這一規(guī)律可稱為檔案價值的時效律。實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性59實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性2.檔案價值的時效律 檔案

16、價值的時效性主要表現(xiàn)為兩個方面：檔案與利用者需求之間關(guān)系的時效性檔案價值形態(tài)的時效性實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性60實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性3.檔案價值的條件律 在一定的條件下，檔案被利用者有效利用，產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟效益，它的潛在價值才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實價值。各種條件對于價值實現(xiàn)的影響被稱為檔案價值實現(xiàn)的條件律。實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性61實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性3.檔案價值的條件律 條件涉及的因素主要有三個：社會環(huán)境社會檔案意識檔案管理水平實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性62第二章 檔案工作第一節(jié) 檔案事業(yè)構(gòu)成第二節(jié) 檔案機構(gòu)第二章檔案工作第一節(jié)檔案事業(yè)構(gòu)成63第一節(jié) 檔案事業(yè)構(gòu)成檔案工作的內(nèi)容 檔案工作，從廣義上說，包括檔案

17、管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與交流工作等。那么，狹義的檔案工作主要指檔案管理工作。第一節(jié)檔案事業(yè)構(gòu)成檔案工作的內(nèi)容64檔案管理工作 檔案管理工作，是指用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)提供檔案服務(wù)的工作。它的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編研、統(tǒng)計和利用服務(wù)。檔案管理工作65檔案管理工作1.檔案的收集工作 將分散的文件、檔案集中起來。2.檔案的整理工作 主要包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、立卷、案卷或文件的排列和編目。檔案管理工作66檔案管理工作3.檔案的鑒定工作：判定檔案的保存價值，確定檔案的保管

18、期限。4.檔案的保管工作：采取各種措施，維護檔案的完整與安全。5.檔案的編目與檢索工作 編目主要是編制目錄、索引、指南等檢索工具；查檢就是查找檔案和檔案信息的工作。檔案管理工作67檔案管理工作6.檔案的編輯與研究工作 編研工作主要有編輯各種檔案文獻匯編、編寫檔案文摘和各種類型的檔案參考資料、編史修志。7.檔案的統(tǒng)計工作：以數(shù)據(jù)的形式反映檔案和檔案工作的情況，揭示檔案工作的規(guī)律。8.檔案的利用工作 檔案管理工作68檔案行政管理工作（檔案事業(yè)工作）檔案行政管理工作是對全國檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督指導(dǎo)、依法治檔的活動。它由各級檔案局、各單位的檔案處、檔案科構(gòu)成。檔案行政管理工作

19、（檔案事業(yè)工作）69檔案行政管理工作（檔案事業(yè)工作）主要內(nèi)容是：以檔案行政部門為組織協(xié)調(diào)中心，培訓(xùn)和提高檔案工作人員的行政能力和水平，依法行政，通過調(diào)查研究和加強管理，完成規(guī)劃制定、統(tǒng)一制度、行政監(jiān)督、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢服務(wù)的任務(wù)，提高檔案行政效率，從而促進檔案事業(yè)整體水平的提高。檔案行政管理工作（檔案事業(yè)工作）70我國檔案工作的基本原則 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。1.全國檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則 a.國家檔案按規(guī)定分別由各級、各類檔案保管機構(gòu)集中管理 我國檔案工作的基本原則71我國檔案工作的基本原則1.全國檔案工作實行統(tǒng)

20、一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則 b.全國檔案工作在各級人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級檔案行政管理機構(gòu)統(tǒng)一、分級、分專業(yè)管理。c.對黨政檔案和黨政檔案工作實行統(tǒng)一管理 我國檔案工作的基本原則72我國檔案工作的基本原則2.維護檔案的安全與完整 檔案的完整性包括數(shù)量上的完整和質(zhì)量上的完整，數(shù)量上的完整是指檔案材料收集齊全，質(zhì)量上的完整指整理系統(tǒng)。檔案的安全包括檔案的實體安全和檔案的內(nèi)容安全兩個方面。我國檔案工作的基本原則73我國檔案工作的基本原則3.便于社會各方面的利用：是檔案工作的出發(fā)點和歸屬。基本原則三個部分之間的辯證關(guān)系我國檔案工作的基本原則74檔案事業(yè)的管理體制1.檔案事業(yè)管理體制的類型 分散式檔案事業(yè)管理

21、體制 集中式檔案事業(yè)管理體制 2.我國檔案事業(yè)管理體制的發(fā)展變化 a.建國初期屬于分散式的管理體制b.集中式檔案事業(yè)管理體制的發(fā)展 檔案事業(yè)的管理體制75第二節(jié) 檔案機構(gòu)公共檔案館1.國家檔案館 第一歷史檔案館 歷史檔案館 第二歷史檔案館 中央級 綜合性檔案館 地方級第二節(jié)檔案機構(gòu)公共檔案館76公共檔案館1.國家檔案館a.綜合檔案館的性質(zhì)：科學文化事業(yè)機構(gòu)b.綜合檔案館的基本職責與具體任務(wù) 基本職責是：保管好檔案，提供檔案為社會各方面利用。公共檔案館77公共檔案館1.國家檔案館b.綜合檔案館的基本職責與具體任務(wù) 基本任務(wù)：第一，接收與征集本級各機關(guān)、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案

22、以及有關(guān)資料，科學地管理；第二，通過多種方式，積極地開展檔案資料的利用工作；第三，參與編史修志。公共檔案館78公共檔案館2.專業(yè)檔案館a.專業(yè)檔案館的基本含義 是指國家專門管理某一方面或某一特殊專業(yè)和技術(shù)活動中形成的檔案而設(shè)置的檔案館。b.專業(yè)檔案館的類型 特殊載體檔案館 城市建設(shè)檔案館 部門檔案館 公共檔案館79內(nèi)部檔案機構(gòu) 主要是指在某一機關(guān)或組織內(nèi)部設(shè)立的，保管本單位形成的檔案，并主要為本單位提供服務(wù)的檔案機構(gòu)。企業(yè)檔案館 檔案室內(nèi)部檔案機構(gòu)80內(nèi)部檔案機構(gòu)1.企業(yè)檔案館a.企業(yè)檔案館的含義 是收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館。b.企業(yè)檔案館的特點：綜合性與專業(yè)性并存內(nèi)部檔案機構(gòu)81內(nèi)部檔案

23、機構(gòu)1.企業(yè)檔案館c.企業(yè)檔案館的職能：負責本企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計工作。編研檔案信息，開發(fā)檔案信息資源。宣傳教育職能。定期向國家檔案館移交檔案 內(nèi)部檔案機構(gòu)82內(nèi)部檔案機構(gòu)2.檔案室 檔案室是各機關(guān)（包括團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部機構(gòu)。a.檔案室的性質(zhì) 檔案室是機關(guān)的內(nèi)部組織機構(gòu) 檔案室的主要任務(wù)是服務(wù)于本機關(guān)，是提高機關(guān)工作質(zhì)量和效益的必要條件。檔案室是保存檔案的過渡性機構(gòu) 內(nèi)部檔案機構(gòu)83內(nèi)部檔案機構(gòu)2.檔案室b.檔案室的作用c.檔案室的任務(wù) 基本任務(wù)是：集中統(tǒng)一地管理本機關(guān)各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本機關(guān)各項工作服務(wù)

24、，并為黨和國家積累檔案史料。內(nèi)部檔案機構(gòu)84內(nèi)部檔案機構(gòu)2.檔案室c.檔案室的任務(wù) 具體任務(wù)：對本機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督；負責管理本單位的全部檔案和相關(guān)資料，并積極組織提供利用；定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交。內(nèi)部檔案機構(gòu)85內(nèi)部檔案機構(gòu)2.檔案室d.檔案室的類型 普通檔案室 科技檔案室 音像檔案室 人事檔案室 綜合檔案室 聯(lián)合檔案室 檔案信息中心 內(nèi)部檔案機構(gòu)86檔案行政管理機構(gòu)1.檔案行政管理機構(gòu)的基本職責 在統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的原則下，分層負責地掌管全國檔案事務(wù)，對全國檔案工作進行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。檔案行政管理機構(gòu)87檔案行政管理機構(gòu)2.檔案

25、行政管理機構(gòu)的具體任務(wù) a.擬定檔案工作的規(guī)章、辦法，建立國家檔案工作制度，制定檔案工作的發(fā)展規(guī)劃；b.指導(dǎo)和監(jiān)督各機關(guān)、部隊、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作；規(guī)劃和籌建檔案館，在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)檔案館工作c.研究和審查有關(guān)檔案保存價值、檔案保管期限的原則和標準，監(jiān)督和審議有關(guān)檔案的銷毀問題；d.組織和指導(dǎo)檔案工作業(yè)務(wù)經(jīng)驗的交流、檔案干部的專業(yè)教育和檔案科學研究；e.組織和參與檔案工作的國際交流。檔案行政管理機構(gòu)88檔案機構(gòu)之間的關(guān)系 上級檔案行政管理機構(gòu)，對下級檔案行政機構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系；檔案行政管理機構(gòu)，對同級檔案館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系；機關(guān)檔案室和檔案館之間

26、，具有檔案交接關(guān)系；各級各類檔案館（室）之間，均無隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。檔案機構(gòu)之間的關(guān)系89新型檔案機構(gòu)1.文件中心a.文件中心的含義及其產(chǎn)生背景 文件中心是一種社會化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機構(gòu)，它的設(shè)置一般不像檔案室一樣隸屬于一個文件形成單位，而是按地區(qū)按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性檔案管理機構(gòu)。新型檔案機構(gòu)90新型檔案機構(gòu)1.文件中心b.文件中心的特征文件中心主要是一種實體性管理機構(gòu)。文件中心是一種社會化、集約化和專業(yè)化程度很高的檔案管理機構(gòu)。文件中心對其保管的處于休眠階段的文件只有保管權(quán)，而無所有權(quán)，文件的所有權(quán)仍屬于其形成機關(guān)。文件中心是介

27、于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構(gòu)，它要對雙方負責。新型檔案機構(gòu)91新型檔案機構(gòu)1.文件中心c.文件中心的類型 政府性文件中心 商業(yè)性文件中心 2.檔案寄存中心 檔案寄存中心是指由國家綜合檔案館設(shè)立的，為各類企業(yè)、社會團體以及個人提供檔案寄存有償服務(wù)的機構(gòu)。新型檔案機構(gòu)92新型檔案機構(gòu)3.檔案事務(wù)所a.檔案事務(wù)所的含義 檔案事務(wù)所是指提供檔案事務(wù)服務(wù)的一種商業(yè)性檔案服務(wù)機構(gòu)。b.檔案事務(wù)所的服務(wù)對象和服務(wù)范圍c.檔案事務(wù)所的性質(zhì)及其管理 檔案事務(wù)所是獨立經(jīng)營、獨立核算、自負盈虧的企業(yè)型單位。在用人制度上一般采取聘任制和臨時工制相結(jié)合的辦法。新型檔案機構(gòu)93第三章 檔案管理基本理論對檔案管

28、理工作（專業(yè)、業(yè)務(wù)）的總體理論認識與剖析對檔案管理基本方法原則的理論探討第三章檔案管理基本理論對檔案管理工作（專業(yè)、業(yè)務(wù)）的總體94對檔案管理工作（專業(yè)、業(yè)務(wù)）的總體理論認識與剖析（“八項內(nèi)容”與“兩大方面”）：文書工作立卷歸檔實體管理：收集、整理、保管、鑒定、登記與統(tǒng)計檔案發(fā)揮作用并反饋調(diào)整信息（內(nèi)容）管理：檢索、編研、提供利用、登記與統(tǒng)計對檔案管理工作（專業(yè)、業(yè)務(wù)）的總體理論認識與剖析（“八項內(nèi)容95對檔案管理基本方法原則的理論探討基本方法（以分類方法為核心）上的邏輯主義與歷史主義邏輯主義方法：按事物（被管理對象）抽象的屬性或特征，對事物進行分類管理，其實質(zhì)是按觀念、概念進行管理；歷史主義

29、方法：按事物（被管理對象）真實的存在狀態(tài)或界限對事物進行管理，其實質(zhì)是按事實、實在單位進行管理。對檔案管理基本方法原則的理論探討基本方法（以分類方法為核96邏輯主義與歷史主義方法的適用領(lǐng)域 邏輯主義方法適用于檔案的信息（內(nèi)容）管理；此外，還廣泛適用于科學研究、理性思考等認識領(lǐng)域；歷史主義方法適用于檔案的實體管理，是檔案實體管理方法、原則的靈魂；此外，還廣泛適用于生產(chǎn)、生活，管理、控制等旨在解決具體問題的實踐領(lǐng)域。邏輯主義與歷史主義方法的適用領(lǐng)域邏輯主義方法適用于檔案的信97第四章 檔案的收集第一節(jié) 檔案收集工作概述第二節(jié) 機關(guān)檔案的接收和歸檔第三節(jié) 檔案館檔案的接收與征集第四節(jié) 檔案館（室）藏

30、的豐富和優(yōu)化第四章檔案的收集第一節(jié)檔案收集工作概述98第一節(jié) 檔案收集工作概述收集工作的內(nèi)容 所謂檔案的收集，就是按照檔案形成的規(guī)律，實現(xiàn)檔案由分散到集中的過程。收集工作可以概括為兩個方面，四項具體內(nèi)容：檔案接收 檔案征集第一節(jié)檔案收集工作概述收集工作的內(nèi)容99收集工作的內(nèi)容 四項具體內(nèi)容：1.政府機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對本單位（部門）需要歸檔的檔案的接收；2.政府機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位對那些未及時歸檔的檔案的補充收集；收集工作的內(nèi)容100收集工作的內(nèi)容 3.檔案館對現(xiàn)行機關(guān)、撤銷機關(guān)的具有長久保存價值的檔案的集中和接收；4.檔案館對建國前各個歷史時期形成的檔案的接收與征集。收集工作的內(nèi)容1

31、01收集工作的要求 1.加強館（室）外的調(diào)查和指導(dǎo)2.積極推行入館（室）檔案的標準化3.保證歸檔和進館檔案的齊全完整4.維護全宗和全宗群的相對完整性收集工作的要求102檔案收集工作的特點1.預(yù)見性與計劃性2.針對性與及時性3.系統(tǒng)性與完整性檔案收集工作的特點103第二節(jié) 機關(guān)檔案的接收和歸檔建立歸檔制度的必要性 歸檔是指各機關(guān)的文件處理部門或業(yè)務(wù)部門及文件工作者，將工作、生產(chǎn)活動中形成并辦理完畢的文件，整理立卷，定期移交給本機關(guān)檔案室集中保存的活動過程。第二節(jié)機關(guān)檔案的接收和歸檔建立歸檔制度的必要性104建立機關(guān)文件歸檔制度的一般要求 1.歸檔制度的制定必須符合國家有關(guān)文件的規(guī)定要求 2.歸檔

32、制度的制定必須符合本機關(guān)的工作、生產(chǎn)、科研活動的實際，體現(xiàn)本機關(guān)的文件材料的形成特點和規(guī)律3.制定的歸檔制度，應(yīng)當同本機關(guān)的其他相關(guān)制度保持內(nèi)容方面的統(tǒng)一性4.完善歸檔制度的內(nèi)容建立機關(guān)文件歸檔制度的一般要求105歸檔制度的內(nèi)容1.歸檔范圍2.歸檔時間 一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交3.歸檔案卷的質(zhì)量要求4.歸檔手續(xù)歸檔制度的內(nèi)容106檔案室在形成文件與歸檔組織活動中的作用1.機關(guān)檔案室在形成文件中的作用2.指導(dǎo)和督促文書部門或業(yè)務(wù)部門做好歸檔組織工作3.加強歸檔案卷質(zhì)量的檢查4.臨時性的文件收集工作5.對歸檔制度的宣傳和檔案的科學管理檔案室在形成文件與歸檔組織活動中的作用107第三節(jié) 檔

33、案館檔案的接收與征集檔案館檔案的來源1.接收現(xiàn)行機關(guān)的檔案2.接收撤銷機關(guān)的檔案3.征集歷史檔案4.檔案館之間交接的檔案第三節(jié)檔案館檔案的接收與征集檔案館檔案的來源108檔案館接收與征集檔案的范圍 1986年2月7日國家檔案局發(fā)布的第 號文件各級檔案館收集檔案范圍的規(guī)定，其中第三條規(guī)定：各級綜合性國家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍：1.本級中共委員會的、顧問委員會的、紀檢委的、人大及其常設(shè)機構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會、共青團、婦聯(lián)等機構(gòu)及其工作部門和直屬的臨時性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級民主黨派機構(gòu)形成的檔案?？h級檔案館同時接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成

34、的檔案。檔案館接收與征集檔案的范圍109檔案館接收與征集檔案的范圍2.本級人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。3.本級人民政府直屬工作部門所屬的獨立分管某一方面工作或從事某項事業(yè)的行政管理機關(guān)和企、事業(yè)單位。4.屬于地方和上級主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項事業(yè)或建設(shè)活動為主的檔案。檔案館接收與征集檔案的范圍110檔案館接收與征集檔案的范圍5.經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個體戶、專業(yè)戶形成的有進館價值的檔案和本級管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。6.撤銷單位的檔案。7.中國人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領(lǐng)導(dǎo)的紅軍、八路軍、新四

35、軍等軍事機關(guān)、部隊、院校形成的革命檔案。8.地方各級綜合性檔案館收集、保管建國前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機關(guān)和其他單位形成的檔案。檔案館接收與征集檔案的范圍111檔案館接收與征集檔案的范圍 各類專門性檔案館接收與征集檔案的范圍：專門性檔案館接收與征集與本館對口的同類內(nèi)容或同類載體形態(tài)的專門檔案或復(fù)制件 例：香港電影資料館檔案館接收與征集檔案的范圍112大地之花（1939）館藏最早的劇照之一大地之花（1939）館藏最早的劇照之一113關(guān)德興穿過的戲服關(guān)德興穿過的戲服114周潤發(fā)捐贈的獎座周潤發(fā)捐贈的獎座115檔案館對現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收1.接收要求a.進館檔案應(yīng)按全宗整理，保持全宗的完整性b.進

36、館檔案必須是經(jīng)過鑒定的、具有長遠保存價值的檔案c.與立檔單位有關(guān)的資料和全宗有關(guān)的檢索工具，應(yīng)隨同檔案一起移交d.清點核對檔案館對現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收116檔案館對現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收2.檔案館接收檔案前的準備工作a.加強檔案入館前的調(diào)查研究b.做好物質(zhì)準備工作c.制定一個檔案接收工作方案檔案館對現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收117檔案館對現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收3.檔案館接收檔案的期限 除了10年、20年的原則要求外，還有例外。檔案館對現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收118檔案館對撤銷機關(guān)檔案的接收1.通常情況下，由撤銷機關(guān)組織人力，負責整理好檔案，然后再向有關(guān)的檔案館移交。2.幾種特殊情況3.機關(guān)撤銷或者合并時，如果有尚未處

37、理完畢的文件，要移交給受理這些文件的新機關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機關(guān)的檔案加以保存。檔案館對撤銷機關(guān)檔案的接收119檔案館對二、三級單位形成檔案的接收 1.各級人民政府的直屬工作部門所屬的獨立分管某一方面工作或從事某項事業(yè)的行政管理機關(guān)和企事業(yè)單位形成的檔案。2.有代表性的第二、第三級單位形成的檔案也應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。檔案館對二、三級單位形成檔案的接收120檔案館對歷史檔案的接收與征集1.接收與征集歷史檔案的意義 a.它是保護祖國歷史文化財富的一項重要措施b.收集歷史檔案是檔案開放利用工作的需要c.收集歷史檔案是一項搶救歷史文化遺產(chǎn)的艱巨性工作 d.收集歷史檔案是發(fā)展我國檔案館事業(yè)的重要手段之一

38、 檔案館對歷史檔案的接收與征集121 清代內(nèi)閣秘本檔案原件 1999年，清代內(nèi)閣秘本檔案中一組24件有關(guān)清初西洋傳教士在華活動的檔案文獻榮登聯(lián)合國教科文組織的世界記憶名錄。清代內(nèi)閣秘本檔案原件1999年，清122檔案館對歷史檔案的接收與征集2.收集歷史檔案的對象與途徑a.收集散存于一些國家機關(guān)、社會組織中的歷史檔案 b.征集收藏于個人手中的歷史檔案c.征集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案 d.收集黨史征集辦公室、政協(xié)文史組織及其他學術(shù)歷史研究部門所征集到的歷史檔案e.收集散失國外的歷史檔案檔案館對歷史檔案的接收與征集123秘密立儲朱諭秘密立儲朱諭124國書國書125檔案館對歷史檔案的接收與征集3.接收與

39、征集歷史檔案的方法 a.發(fā)布通告b.調(diào)查研究 c.廣泛宣傳 此外，檔案部門還可以采用征購、購買；捐贈；免費寄存；交換；復(fù)制備份等方法征集歷史檔案。檔案館對歷史檔案的接收與征集126第四節(jié) 檔案館（室）藏的豐富與優(yōu)化豐富館（室）藏工作中存在的問題 1.館藏結(jié)構(gòu)不夠合理2.庫藏檔案的成分不夠優(yōu)化3.庫藏的某些全宗的完整性不夠高 第四節(jié)檔案館（室）藏的豐富與優(yōu)化豐富館（室）藏工作中存在127優(yōu)化館（室）藏的主要原則 1.完整性原則a.檔案文件個體的完整b.同案檔案文件的齊全完整 c.檔案全宗的文件要齊全完整 d.檔案館（室）接收范圍內(nèi)檔案文件的齊全完整 優(yōu)化館（室）藏的主要原則128優(yōu)化館（室）藏的

40、主要原則 2.系統(tǒng)性原則a.保管單位內(nèi)文件的系統(tǒng)性 b.全宗內(nèi)檔案文件的系統(tǒng)化 c.使庫藏檔案的系統(tǒng)化同社會利用需求之間的系統(tǒng)化，基本保持一致 優(yōu)化館（室）藏的主要原則129優(yōu)化館（室）藏的主要原則 3.實踐性原則 4.價值性原則 5.特色性原則 優(yōu)化館（室）藏的主要原則130優(yōu)化館（室）藏的一般標準1.內(nèi)容標準2.結(jié)構(gòu)標準 a.各種門類與載體的檔案文件，在數(shù)量上，應(yīng)保持一定的比例關(guān)系。b.檔案與資料之間的比例不能失調(diào) c.館藏檔案應(yīng)有一定的時間跨度 優(yōu)化館（室）藏的一般標準131優(yōu)化館（室）藏的一般標準1.內(nèi)容標準2.結(jié)構(gòu)標準 3.層次標準 4.類型標準 優(yōu)化館（室）藏的一般標準132科學地

41、處理好豐富與優(yōu)化館（室）藏中的諸種關(guān)系 1.處理好館、室的銜接和互利關(guān)系2.處理好綜合與特色的關(guān)系 3.處理好檔案與資料的關(guān)系4.處理好廣度與深度的關(guān)系 科學地處理好豐富與優(yōu)化館（室）藏中的諸種關(guān)系133第五章 檔案的整理 第一節(jié) 檔案整理工作的內(nèi)容和原則 第二節(jié) 全宗的劃分和排列第三節(jié) 全宗內(nèi)檔案的分類第四節(jié) 立卷與編目第五節(jié) 檔案整理工作的組織和協(xié)調(diào)第五章檔案的整理第一節(jié)檔案整理工作的內(nèi)容和原則134第一節(jié) 檔案整理工作的內(nèi)容和原則檔案整理工作的基本內(nèi)容 檔案的整理工作，就是將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。1.系統(tǒng)排列和編目2.局部調(diào)

42、整 3.全過程整理 第一節(jié)檔案整理工作的內(nèi)容和原則檔案整理工作的基本內(nèi)容135檔案整理工作的原則 1.尊重和維護檔案的本質(zhì)特性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系a.文件在來源方面的聯(lián)系 文件是以一定的機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)或一定的個人為單位，有機地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。檔案整理工作的原則136檔案整理工作的原則 1.尊重和維護檔案的本質(zhì)特性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系b.文件在時間方面的聯(lián)系 形成檔案的機關(guān)和個人所進行的具體活動，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。檔案整理工作的原則137檔案整理工作的原則 1.尊重和維護檔案的本質(zhì)特

43、性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系c.文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系 文件是機關(guān)或個人在履行一定職責的各種活動中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。形成者的特定活動，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。檔案整理工作的原則138檔案整理工作的原則 1.尊重和維護檔案的本質(zhì)特性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系d.文件在形式方面的聯(lián)系 所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。檔案整理工作的原則139檔案整理工作的原則2.便于保管和利用 保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。

44、檔案整理工作的原則140檔案整理工作的原則3.充分尊重和利用原有的整理結(jié)果a.充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。b.在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。檔案整理工作的原則141第二節(jié) 全宗的劃分和排列 一全宗及全宗原則的基本含義（一）全宗的含義 全宗是一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。它的基本含義包括三個方面：全宗是一個有機整體全宗是在一定的歷史活動中形成的 全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的 第二節(jié)全宗的劃分和排列全宗及全宗原則的基本

45、含義142第二節(jié) 全宗的劃分和排列 一全宗及全宗原則的基本含義（二）全宗原則檔案實體管理的理論基石 一個全宗是一個不可分散的有機整體，在管理中不容分散，不同全宗的檔案不容混淆。其實踐價值主要有以下兩點：使以分類為核心的基本管理方法簡便易行最大限度地維護并體現(xiàn)了檔案的本質(zhì)特性第二節(jié)全宗的劃分和排列全宗及全宗原則的基本含義143二全宗的劃分和排列（一）確認與區(qū)分全宗1確認全宗(1)組織全宗的構(gòu)成條件：可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文；設(shè)有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃；設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。全宗的劃分和排列144二全宗的劃分和排列（一

46、）確認與區(qū)分全宗1確認全宗(2)個人全宗的構(gòu)成條件的三個層次：一般而言，只有那些對社會有突出貢獻或重要影響的個人，其檔案才可能成為一個實際的個人全宗。并不是所有的名人檔案都可以構(gòu)成個人全宗。即使是主要以個人名義從事社會活動的名人，其檔案也未必都構(gòu)成實際的個人全宗。全宗的劃分和排列145二全宗的劃分和排列（一）確認與區(qū)分全宗2區(qū)分全宗(1)政權(quán)更迭及跨政權(quán)立檔單位的區(qū)分全宗(2)立檔單位變化所導(dǎo)致的區(qū)分全宗(3)臨時機構(gòu)和派出機構(gòu)檔案的區(qū)分全宗(4)立檔單位中黨、團、工會組織檔案的全宗歸屬 全宗的劃分和排列146二全宗的劃分和排列（一）確認與區(qū)分全宗2區(qū)分全宗(5)判定檔案的所屬全宗，關(guān)鍵在于確

47、定檔案的形成者立檔單位。要區(qū)分兩個概念：檔案的形成者、文件的作者。對內(nèi)部文件和發(fā)文 ，“檔案的形成者”就是“文件的作者”。對收文，“檔案的形成者”是“文件的實際收受者”。全宗的劃分和排列147二全宗的劃分和排列（一）確認與區(qū)分全宗2區(qū)分全宗(5)判定檔案的所屬全宗，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者立檔單位。要區(qū)分兩個概念：檔案的形成者、文件的作者。判定的對象是案卷時，要注意，卷皮上往往都標明了立檔單位。沒有標明作者或收文者的，要分析和考證。經(jīng)幾個立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。全宗的劃分和排列148二全宗的劃分和排列（一）確認與區(qū)分全宗2區(qū)分全宗(6)個人全宗與組織全宗檔案的區(qū)分（處理

48、原則）凡是以組織或組織成員名義制發(fā)的文件正本均應(yīng)歸入組織全宗；個人全宗若認為必要時，可保存副本。組織全宗中一般也不保存僅涉及個人性質(zhì)的文件。如果個人全宗與組織全宗均不完整且程度有較大差異，可以將具有雙重屬性的檔案文件有意識地向完整程度較好的一方傾斜。全宗的劃分和排列149二全宗的劃分和排列（二）組建全宗的補充形式1聯(lián)合全宗 兩個或幾個關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。密切繼承關(guān)系的機關(guān)，文件彼此混雜職能互有密切聯(lián)系的機關(guān)，合署辦公，“一套機構(gòu)兩塊牌子”。如：手工業(yè)局 *省 聯(lián)合全宗 手工業(yè)聯(lián)社全宗的劃分和排列150二全宗的劃分和排列（二）組建全宗的補充形式2匯集全宗 是按

49、照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗殘缺不全的一些全宗 *時期*地區(qū)工礦企業(yè)匯集全宗全宗的劃分和排列151聯(lián)合全宗和匯集全宗的區(qū)別：1二者的構(gòu)成不同 聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強；匯集全宗不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計，人為性相對地較大。2二者的性質(zhì)不同 聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后不再變動；而匯集全宗是暫時性的，其中某個全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。聯(lián)合全宗和匯集全宗的區(qū)別：二者的構(gòu)成不同152二全宗的劃分和排列（二）組建全宗的

50、補充形式3檔案匯集 是由若干全宗所屬不明或其所屬全宗已不復(fù)存在的檔案匯集而成的檔案的混合體。歷史事實性檔案匯集邏輯問題性檔案匯集人物性檔案匯集全宗的劃分和排列153二全宗的劃分和排列（三）劃分全宗群 全宗群是由若干具有某種聯(lián)系的全宗構(gòu)成的群體。（四）全宗的編號與排列1全宗編號的要求與方法編號要求：唯一性或?qū)Ｖ感?系統(tǒng)性或連續(xù)性 方便適用全宗的劃分和排列154二全宗的劃分和排列（三）劃分全宗群 全宗群是由若干具有某種聯(lián)系的全宗構(gòu)成的群體。（四）全宗的編號與排列1全宗編號的要求與方法編號方法：大流水編號法 體系分類編號法 分類流水編號法全宗的劃分和排列155二全宗的劃分和排列（三）劃分全宗群 全宗

51、群是由若干具有某種聯(lián)系的全宗構(gòu)成的群體。（四）全宗的編號與排列1全宗編號的要求與方法2全宗排列的要求與方法全宗的劃分和排列156第三節(jié) 全宗內(nèi)檔案的分類一全宗內(nèi)檔案分類的基本要求（一）分類應(yīng)從全宗內(nèi)檔案的實際狀況和方便管理的現(xiàn)實需要出發(fā)（二）分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)反映全宗檔案的客觀狀況，維護檔案的歷史本來面貌 第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類全宗內(nèi)檔案分類的基本要求157一全宗內(nèi)檔案分類的基本要求（三）分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)具有邏輯性，以便于管理和實際操作 1子類外延之和等于母類的外延2分類標準必須一致，不能同時使用一個以上的分類標準 3子類之間必須界限清晰，不能互相交叉4具體類別必須含義明確、所指確定

52、，在現(xiàn)實中有清晰可見的客觀對應(yīng)物。全宗內(nèi)檔案分類的基本要求158二組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法（一）全宗內(nèi)檔案分類的一般方法1時間分類年度分類法時期分類法2來源分類組織機構(gòu)分類法作者分類法通訊者分類法組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法159二組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法（一）全宗內(nèi)檔案分類的一般方法3內(nèi)容分類問題分類法實物分類法地理分類法2形式分類按文件種類（名稱）分類按文件的載體形態(tài)進行分類按文件的形狀規(guī)格分類 如：會計 報表組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法160二組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法（二）組織全宗內(nèi)文書檔案常用的分類方法1年度分類法文件上有屬于不同年度的幾種日期的歸類 實行專業(yè)年度

53、的檔案文件的類別劃分無具體時間的檔案文件的歸類2組織機構(gòu)分類法3問題分類法類別設(shè)置 歸類應(yīng)有規(guī)可循組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法161例：在學校中，實行自然年度和專門年度分類的文件組合方式為：按照相應(yīng)的年度合并為一類，有規(guī)律地交錯起來，依次劃分年度類別。如：2004年度與20042005學年 2005年度與20052006學年 例：在學校中，實行自然年度和專門年度分類的文件組合方式為：162二組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法（三）復(fù)式分類方法及其運用1年度組織機構(gòu)分類法 2004 院辦 人事處 財務(wù)處 教務(wù)處 2005 院辦 人事處 財務(wù)處 教務(wù)處 組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法163二組織全宗

54、內(nèi)檔案分類的步驟與方法（三）復(fù)式分類方法及其運用2組織機構(gòu)年度分類法 辦公廳 2001年 2002年 計劃司 2001年 2002年 人事司 2001年 2002年 組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法164二組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法（三）復(fù)式分類方法及其運用3年度問題分類法 2001 綜合類 人事類 計劃類 2002 綜合類 人事類 計劃類 組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法165二組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法（三）復(fù)式分類方法及其運用4問題年度分類法 綜合類 2001年 2002年 人事類 2001年 2002年 組織全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法166三個人全宗內(nèi)檔案的分類1生平傳記材料2創(chuàng)作

55、材料3公務(wù)活動材料4個人書信5經(jīng)濟材料6親屬材料7評價材料8音像材料9其他材料 個人全宗內(nèi)檔案的分類167第四節(jié) 立卷與編目一立卷（一）定義1.案卷：是由互有聯(lián)系的若干文件組合起來并放入案卷盒的檔案保管單位 2.立卷：是指各機關(guān)、單位在工作活動中形成和使用的文件，在處理完畢以后，需按一定的規(guī)則和方法進行系統(tǒng)整理，組成案卷。第四節(jié)立卷與編目立卷168一立卷（二）立卷的意義1.文件組成案卷便于查找和利用2.文件組成案卷便于保護文件本身3.文件組成案卷直接影響和決定檔案的質(zhì)量，為整個檔案工作奠定基礎(chǔ)。立卷169一立卷（三）立卷與分類的關(guān)系1.分類是把全宗內(nèi)的文件按一定特點分成若干部分，而立卷只是把各

56、個局部、甚至零散的文件按一定的特點組成各個保管單位。另外，二者的結(jié)果也不相同，分類是將相同類的文件結(jié)合在一起，而立卷則是在類的范圍內(nèi)把零散的文件結(jié)合為一個案卷。立卷170一立卷（三）立卷與分類的關(guān)系2.二者相似點：都是按一定的特點結(jié)合文件，只是范圍不同，結(jié)果不一。3.一個全宗內(nèi)文件的系統(tǒng)整理一般是先分類、后立卷，分類通常是立卷的前提和先行步驟，分類的方式和質(zhì)量對立卷有重要影響，甚至有決定作用；而立卷對分類也有制約關(guān)系，尤其是對歷史檔案和特殊部門的檔案，則往往是先立卷再分類。立卷171一立卷（四）立卷的原則和要求1.原則：按文件的歷史聯(lián)系進行立卷 2.立卷要求：(1)立卷要便于保管、查找和利用(

57、2)立卷時必須考慮文件的不同價值(3)立卷時要適當考慮文件的數(shù)量、案卷一般不宜太厚或太薄 立卷172一立卷（五）立卷的方法 主要根據(jù)文件的基本特征來立卷，常見的立卷方法為“六特征立卷法”。（問題特征、作者特征、時間特征、文件的名稱、地區(qū)特征、文件通訊者特征）（六）編制卷內(nèi)目錄1.定義：在一個案卷內(nèi)登錄文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷內(nèi)文件之前。立卷173一立卷（六）編制卷內(nèi)目錄2.卷內(nèi)文件排列方法：按文件形成的時間先后排列按卷內(nèi)文件的重要程度排列按作者排列按問題排列按地區(qū)排列按文件名稱排列 立卷174一立卷（六）編制卷內(nèi)目錄3.卷內(nèi)文件目錄的內(nèi)容：順序號、文件標題、日期

58、、份數(shù)、頁數(shù)、備注等 立卷175二案卷排列1.按照案卷內(nèi)容所反映的一定問題排列 2.按照案卷所屬的起止日期（時間）排列 3.按文件的作者、收發(fā)文機關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列 4.人事檔案或信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆劃、漢語拼音字母順序等方法排列 案卷排列176三案卷編號1.分編：是按全宗內(nèi)所分的類別、年度或是保管期限分別從1號卷開始編號 分編主要適用于現(xiàn)行機關(guān)檔案室 2.統(tǒng)編：是一個全宗內(nèi)的全部案卷只編一個從1號卷開始的統(tǒng)一序號 適用于檔案館中的全宗或撤銷機關(guān)的全宗 案卷編號177四編制案卷目錄（一）定義：是指登錄案卷題名和其它特征并固定案卷排列次序的表冊（二）案卷目錄的作用

59、1.通過案卷目錄的形式，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷的排列順序，標志著檔案整理工作的基本完成。2.它是介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容，便于找出所需案卷，是查找利用檔案的最基本的檢索工具，是編制其它檢索工具的重要依據(jù)。3.它是登記和統(tǒng)計檔案的工具之一，是檢查檔案安全保管狀況的重要手段。編制案卷目錄178四編制案卷目錄（三）案卷目錄的編制方法：1.綜合目錄：一個全宗只有一個序號系統(tǒng)2.分冊目錄：以全宗內(nèi)各種門類為單位編制，通常有多個序號系統(tǒng)(1)以分類類別為單位編制的案卷目錄 按年度分類，一年內(nèi)所有的組織機構(gòu)編一本案卷目錄。每個年度每個組織機構(gòu)編制一本案卷目錄。每個組織機構(gòu)所有年度編制一本案卷目錄。每個機

60、構(gòu)每年編制一本案卷目錄。按年度分類，將一年內(nèi)所有問題的案卷編制一本案卷目錄。編制案卷目錄179四編制案卷目錄（三）案卷目錄的編制方法：1.綜合目錄：一個全宗只有一個序號系統(tǒng)2.分冊目錄：以全宗內(nèi)各種門類為單位編 制，通常有多個序號系統(tǒng)(1)以分類類別為單位編制的案卷目錄(2)按保管期限編制的案卷目錄(3)按保管期限結(jié)合分類方案編制的案卷目錄 編制案卷目錄180四編制案卷目錄（三）案卷目錄的編制方法：2.分冊目錄：以全宗內(nèi)各種門類為單位編 制，通常有多個序號系統(tǒng)(3)按保管期限結(jié)合分類方案編制的案卷目錄保管期限分類的類別。如：xxx全宗 永久卷 2001年案卷目錄 2002年案卷目錄 長期卷 2

61、001年案卷目錄 2002年案卷目錄 編制案卷目錄181四編制案卷目錄（三）案卷目錄的編制方法：2.分冊目錄：以全宗內(nèi)各種門類為單位編 制，通常有多個序號系統(tǒng)(3)按保管期限結(jié)合分類方案編制的案卷目錄分類的類別保管期限。如：xxx全宗 辦公室 永久案卷目錄 長期案卷目錄 短期案卷目錄 計劃處 永久案卷目錄 長期案卷目錄 編制案卷目錄182四編制案卷目錄（四）案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容：1.封面和扉頁2.目次3.序言或說明4.簡稱對照表5.案卷目錄表6.備考表編制案卷目錄183案卷目錄封面300（275）mm全宗號：目錄號：目目 錄錄 名名 稱稱（年或組織機構(gòu)）年或組織機構(gòu)）XX檔案室年月日22

62、0（195）mm案卷目錄封面300（275）mm全宗號：目錄名稱184案卷目錄表案卷目錄表185備考表本目錄共 張，包括 個案卷，案卷排列長 米，一式 份。案卷情況說明：編制人：年 月 日備考表本目錄共張，包括個案卷，案卷186第五節(jié) 檔案整理工作的組織和協(xié)調(diào)一檔案整理工作諸環(huán)節(jié)之間的關(guān)系 各個環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，是一種相互銜接、相互制約的關(guān)系1.從實體秩序的空間結(jié)構(gòu)上來說，先有總體性的空間結(jié)構(gòu)與框架，然后才有一步步具體工作環(huán)節(jié)的實施與操作，宏觀微觀2.從具體操作的時間過程講，各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系恰恰相反，微觀宏觀第五節(jié)檔案整理工作的組織和協(xié)調(diào)檔案整理工作諸環(huán)節(jié)之間的關(guān)187二檔案整理工作組織與協(xié)調(diào)的

63、基本任務(wù)與方法1.總體結(jié)構(gòu)的設(shè)置 2.制定全面、合理、細致、具體的整理工作方案 3.工作的布置 4.組織抽調(diào)業(yè)務(wù)能力較強的工作人員進行具體的整理工作5.配合與協(xié)作 6.各負其責 檔案整理工作組織與協(xié)調(diào)的基本任務(wù)與方法188三立檔單位與全宗歷史考證1.定義：立檔單位與全宗歷史考證是一種對立檔單位及其全宗檔案基本情況進行概括性記述說明的文字材料。立檔單位與全宗歷史考證189三立檔單位與全宗歷史考證2.立檔單位沿革，一般包括以下內(nèi)容：(1)立檔單位概況：性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍等(2)立檔單位活動的情況(3)立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置及其職能，機構(gòu)的變化情況(4)立檔單位文書工作制度及其變化情況，文件處

64、理中使用的各種印章戳記及其作用立檔單位與全宗歷史考證190三立檔單位與全宗歷史考證3.全宗狀況，也就是一個立檔單位的檔案情況，一般包括：(1)全宗檔案內(nèi)容與成分的概況(2)全宗的歷史(3)檔案現(xiàn)狀(4)檔案被利用的情況 立檔單位與全宗歷史考證191四檔號1.檔號的構(gòu)成：x x x x -x x x -x x x -x x x件（頁）號案卷目錄號案卷號全宗號檔號件（頁）號案卷目錄號案卷號全宗號192四檔號2.檔號的作用(1)固定全宗內(nèi)案卷和案卷內(nèi)文件的排列順序，可以反映檔案的整理體系。(2)檔號對檔案實體具有指代功能，便于檔案的日常管理和利用。3.檔號的編制原則(1)檔號要完整成套(2)各層次中

65、的號不能重復(fù)檔號193第六章 檔案的鑒定 第一節(jié) 檔案鑒定工作概論 第二節(jié) 檔案價值的概念以及影響檔案價值 的因素 第三節(jié) 鑒定檔案價值的原則和方法 第四節(jié) 檔案保管期限表及其劃分 第五節(jié) 檔案鑒定工作的制度和組織第六章檔案的鑒定第一節(jié)檔案鑒定工作概論194第一節(jié) 檔案鑒定工作概論一檔案鑒定的含義 檔案的鑒定一般包括檔案真?zhèn)蔚蔫b別和檔案價值的鑒定兩個方面。這里所說的檔案鑒定，主要是對檔案價值的鑒定。第一節(jié)檔案鑒定工作概論檔案鑒定的含義195二檔案鑒定工作的內(nèi)容 檔案的鑒定工作，就是鑒別和判定檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，剔除無須保存的檔案予以處理。1.制定鑒定檔案價值的有關(guān)標準，包括單

66、行規(guī)定和檔案保管期限表等；2.具體判定檔案材料的價值，確定其保管期限；3.挑出無保存價值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進行銷毀或作相應(yīng)的處理。檔案鑒定工作的內(nèi)容196三鑒定工作的意義1.檔案鑒定是決定檔案存亡的基本手段2.檔案鑒定是提高檔案管理效益的科學措施 鑒定工作的意義197第二節(jié) 檔案價值的概念以及影響檔案價值的因素 一檔案價值的概念1.定義價值是客體對于主體的有用性，是客體的一種滿足主體需要的屬性。檔案的價值實際上就是指檔案的使用價值及這一客觀存在物對人們所具有的實用性、有效性。第二節(jié)檔案價值的概念以及影響檔案價值的因素檔案價值的概198一檔案價值的概念2.檔案價值的特點檔案價值的多維性檔案價值的潛在性檔案價值的相對性檔案價值的概念199二影響檔案價值的因素（一）從檔案自身的狀況、特點來看，檔案這一客體自身的屬性是構(gòu)成檔案價值的基礎(chǔ)，對檔案價值的形成具有決定性作用1.文件的內(nèi)容2.文件的形成者3.文件的形成時間和時效4.文件的名稱5.文件的外形特點6.相關(guān)檔案的保存狀況影響檔案價值的因素2001928年秋，曉莊師范建立聯(lián)村自衛(wèi)團，陶行知任團長，劉煥宗（左一。即劉季平，當時地下黨支部書