ACCESS實(shí)例教程(報表的操作).ppt

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Access實(shí)例教程,潘明寒趙義霞主編中國水利水電出版社,ACCESS實(shí)例教程,——報表的操作（第5章）,1，使用報表控件2，建立報表3，建立主/子報表4，添加計(jì)算控件,本章要點(diǎn)：,5.1認(rèn)識報表對象,報表是按指定格式輸出數(shù)據(jù)的對象，數(shù)據(jù)源是表、查詢或SQL語句。報表主要于數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的打印，沒有輸入數(shù)據(jù)的功能。報表是容器對象，包含數(shù)據(jù)源和其他對象，在報表中的對象稱為報表控件。,報表有3種視圖：設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽、版面預(yù)覽。單擊窗口左上角的視圖按鈕進(jìn)行視圖切換。,5.1.1報表的視圖,5.1.2報表的結(jié)構(gòu),一個完整的報表對象包含7個節(jié)：報表頁眉節(jié)、頁面頁眉節(jié)、組頁眉節(jié)、主體節(jié)、組頁腳節(jié)、頁面頁腳節(jié)、報表頁腳節(jié)。默認(rèn)情況下設(shè)計(jì)視圖窗口只顯示頁面頁眉節(jié)、主體節(jié)、頁面頁腳節(jié)。只有在“視圖”菜單的“排序與分組”中設(shè)置，才能顯示組頁眉節(jié)和組頁腳節(jié)。,5.1.3報表的類型,報表有4種類型，分別是：縱欄式報表、表格式報表、圖表報表、標(biāo)簽報表。,縱欄式報表以垂直方式顯示記錄，字段標(biāo)簽與字段值一起顯示在主體節(jié)內(nèi)。表格式報表以行、列形式顯示記錄，一頁顯示多條記錄，字段標(biāo)簽不在主體節(jié)區(qū)域，而是在頁面頁眉節(jié)中。分組字段在表格式報表中設(shè)置。圖表報表用圖表方式顯示數(shù)據(jù)，直觀地顯示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。標(biāo)簽報表是特殊類型的報表，將數(shù)據(jù)做成標(biāo)簽形式，一頁中顯示許多標(biāo)簽。,5.1.4報表的幾個重要按鈕,分別是：字段列表，工具箱，排序分組，自動套用格式，代碼，屬性，生成器，數(shù)據(jù)庫，新對象。單擊“排序分組”按鈕，選取一個字段，可以對字段進(jìn)行排序和分組操作，實(shí)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)的排序、分組輸出、分組統(tǒng)計(jì)。,5.1.5報表的節(jié),報表的內(nèi)容以節(jié)劃分，節(jié)代表不同帶區(qū)，每個節(jié)都有特定用途，并按一定順序打印。報表有惟一寬度，改變一個節(jié)的寬度等于改變整個報表的寬度。用“視圖”菜單中的命令可以為報表添加“報表頁眉/頁腳”節(jié)、“頁面頁眉/頁腳”節(jié)、“組頁眉/頁腳”節(jié)。選中一個節(jié)，“可見性”屬性設(shè)置為“否”，或刪除節(jié)中控件，將節(jié)的“高度”屬性設(shè)置為0，可以隱藏選中的節(jié)。,5.2在報表中使用控件,5.2.1用文本框控件顯示頁碼,[page]計(jì)算當(dāng)前頁，[pages]計(jì)算總頁數(shù)。頁碼主要有2種顯示格式：（1）顯示格式為“當(dāng)前頁/總頁數(shù)”，如“3/10”表達(dá)式：=[page]&"/"&[pages]（2）顯示格式為“第n頁/共m頁”，如“第3頁/共10頁”表達(dá)式：="第"&[page]&"頁/總"&[pages]&"頁",5.2.2用文本框控件在報表中添加新字段,例：在報表中添加“應(yīng)發(fā)工資”字段,頁面頁眉中添加標(biāo)簽，主體節(jié)中添加計(jì)算文本框。表達(dá)式：=[工資]+[獎金],例：用復(fù)選框控件添加“通過否”字段,在主體節(jié)添加復(fù)選框控件，名稱為fxk，“控件來源”屬性寫表達(dá)式：=iif([人平均]>=70,true,false)在“錄取否”對應(yīng)的計(jì)算文本框表達(dá)式：=iif(fxk=-1,"錄取","未錄取"),5.3.3用復(fù)選框控件在報表中添加新字段,顯示結(jié)果：,5.2.4在報表中顯示非記錄源字段,用DLookup函數(shù)在報表中顯示非記錄源（又稱外部表）中的字段值，外部表與當(dāng)前表之間無須建立關(guān)系，在函數(shù)中以共有字段作為連接條件即可。DLookup（"外部表字段名"，"外部表名"，"條件表達(dá)式"）,說明：（1）函數(shù)中的各部分要用引號括起來。（2）條件表達(dá)式格式：外部表字段名="&當(dāng)前表字段名&"注意其中單、雙引號和&號的使用。（3）如果有多個字段符合條件表達(dá)式，DLookup函數(shù)只返回第一個字段值。,例：當(dāng)前表是“員工”表，外部表是“部門”表，用DLookup函數(shù)顯示外部表中“名稱”字段的值。,計(jì)算出生年：=Year(Now())-[年齡]計(jì)算部門：=dlookup("名稱","部門","部門編號="&所屬部門&""),顯示結(jié)果：,在報表頁腳節(jié)或組頁腳節(jié)可以使用函數(shù)對整個報表或組做統(tǒng)計(jì)操作，常用的統(tǒng)計(jì)函數(shù)有：count（統(tǒng)計(jì)個數(shù)）、sum（求和）、avg（求平均值）。,5.2.5統(tǒng)計(jì)報表數(shù)據(jù),例：用count、sum、avg函數(shù)統(tǒng)計(jì)報表數(shù)據(jù),計(jì)算總?cè)藬?shù)：=count([姓名])計(jì)算平均工資：=avg([工資])計(jì)算獎金合計(jì)：=sum([獎金])說明：“格式”屬性選“固定”，值顯示2位小數(shù)。,報表布局：,顯示結(jié)果：,5.3數(shù)據(jù)排序與分組,“視圖”菜單→“排序與分組”→在左邊列中選字段→在右邊列中選排序方式。如果對多個字段排序，則選取字段的順序就是排序次序。首先對第一個字段排序，當(dāng)?shù)谝粋€字段的值相同時，再對第二個字段排序。,5.3.1數(shù)據(jù)排序,5.3.2數(shù)據(jù)分組,“視圖”菜單→“排序與分組”→分組字段選“姓名”→組頁眉選“是”→組頁腳選“是”，設(shè)計(jì)視圖中顯示組頁眉和組頁腳。,例：按照“姓名”字段分組，顯示所選課程的名稱、成績，計(jì)算平均成績。,在組頁腳添加計(jì)算字段。表達(dá)式：=avg([成績]),顯示結(jié)果:,主/子報表類似于主/子窗體，是對建立了關(guān)系的兩個表的操作。兩個表都已單獨(dú)建立了報表，然后將子表對應(yīng)的報表插入到主表對應(yīng)的報表中。主報表可以包含一個或多個子報表，也可以包含一個或多個子窗體。,5.4主/子報表與標(biāo)簽報表,5.4.1主子報表,例：用主/子報表的方法顯示學(xué)生表與公共課成績表,（1）將“學(xué)生”表與“公共課成績”表建立關(guān)系并實(shí)施參照完整性，并分別建立報表。（2）將子報表拖入主報表的設(shè)計(jì)視圖，調(diào)整大小。,,顯示結(jié)果:,5.4.2標(biāo)簽報表,標(biāo)簽報表是一種多列報表，在一頁中顯示多列數(shù)據(jù)。,,例：制作可以顯示4列的標(biāo)簽報表。（1）添加字段，用矩形控件修飾。,“文件”菜單→“頁面設(shè)置”→“列”選項(xiàng)卡中列數(shù)選4→行間距和列間距都選0→寬度3.5cm→高度2.7cm→去掉“與主體相同”的對勾。,顯示結(jié)果:,