檔案管理學 期末復習資料

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1、根據(jù)筆記整理，多有不足，請與指正 來自09涉外孫雨瑤 第 7 頁 共 7 頁 檔案管理學 檔案的分類： 1按照來源標準，即按其形成的性質(zhì)可分為國家機關檔案、黨派團體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。 2 按照內(nèi)容標準有兩種劃分方法： 1 直接分為黨務檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科學技術檔案等 2 先分為普通檔案【如：黨務檔案、國家政務檔案等】和專門檔案【如；公安檔案、訴訟檔案、會計檔案、科學技術檔案等 3按照載體的形式標準，有金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、簡牘檔案、錦帛檔案、紙質(zhì)檔案等； 記錄信息的方式可分為：文字檔案、圖形

2、檔案、音像檔案、電子文件；音像檔案：照片、錄音、錄像、影片檔案。 4按照時間標準劃分：古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案 5按照所有權標準：國家所有檔案、集體所有檔案、個人所有檔案【國外分為：公共檔案、私人檔案】 6 在中國常見的檔案種類：文書檔案、科技檔案、專門檔案 檔案管理理論分析 1 環(huán)節(jié)論：（最常見的一種形式）六環(huán)節(jié)論：收集→分析→鑒定→保管（保護）→統(tǒng)計→利用; 八環(huán)節(jié)論：收集→分析→鑒定→保管（保護）→統(tǒng)計→利用→檢索→編研 2信息論：（《檔案管理信息論》）輸入→加工→輸出→反饋 3 三階段論：形成→管理→利用 檔案的起源 1 文字產(chǎn)生前的檔案： ①結(jié)繩記

3、事②書契③巖畫 2文字產(chǎn)生后的檔案 ①文字 ②載體 國外：紙莎草—泥板—貝葉—羊皮（蠟版） 國內(nèi)：甲骨—金石—簡牘—綿帛—紙 檔案的定義： 復雜定義：檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成，保存完備的各種形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄。 簡化定義：檔案是原始數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄。 1法語國家：檔案是文件 三個方面：2 英語國家：檔案是進入到檔案館的文件 3蘇中國家：文件經(jīng)歸檔后即為檔案—文件中心 檔案的屬性： 1 本質(zhì)屬性：原始性 2一般屬性：知識性：儲存?zhèn)鞑ブR 信息性：①擴充性 ②可壓

4、縮性 ③可替代性 ④可傳輸性 文化性：表現(xiàn)為①民主和開放的環(huán)境②檔案機構(gòu)性質(zhì)的轉(zhuǎn)變③為公眾為社會服務 檔案的價值和作用 1 價值：憑證、參考→【行政憑據(jù)、法律信任、史料共計】 2 作用：機關工作的直考依據(jù)、政治斗爭的必要手段、生產(chǎn)建設的參考依據(jù)、科學研究的可靠資料、宣傳教育的優(yōu)秀材料（以上都是國家作用）國家、組織、個人維權的重要（個人作用） 檔案工作的基本原則 1我國檔案事業(yè)管理體制——集中制 國家所有（立檔單位） 集中管理 分級設館 館網(wǎng)龐大 2 基本原則（基本原則建立在管理體制上） ①統(tǒng)一領導，分設管理 ：A分設按行政級別來分級B按

5、專業(yè)來分設 ②維護檔案的完整與安全 ：A數(shù)量要求完整，質(zhì)量保證 B安全性：實體安全、內(nèi)容安全 3便于社會各方面利用： （1） 以檔案原件提供利用 （2） 以檔案復制品提供利用 （3） 綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用 收集的定義： 檔案的收集工作，就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級檔案保管機構(gòu)。 收集的內(nèi)容： 1 對本單位需歸檔文件的收集 2 對現(xiàn)行、撤銷機關永久文件的接收 3 對歷史檔案的接收和征集工作 收集工作的要求： 1、 館藏現(xiàn)狀： （1） 范圍上：主要

6、收集一級單位檔案，對于二、三級單位檔案選擇收集 （2） 內(nèi)容上：以機關檔案為核心 （3） 門類上：以紙質(zhì)檔案為主 （4） 時間上：建國以后檔案為主 2、豐富館藏的標準： （1）數(shù)量充分，質(zhì)量優(yōu)化 （2）成分充分，結(jié)構(gòu)合理 （3）內(nèi)容廣泛，層次分明 3、收集工作的要求： （1）歸檔文件齊全完整 （2）加強歸檔文件的指導 （3）保持全宗的不可分散性 （4）推行入館（室）質(zhì)量標準化 單位內(nèi)文件的歸檔： 1、 歸檔制度的定義： 歸檔制度：各單位在工作生活中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為“歸檔”。在我國，這是

7、黨和國家規(guī)定的一項制度，即通常所說的“歸檔制度”。 2、歸檔范圍： 老范圍 上級機關下發(fā)的文件資料 本級機關形成的文件資料 下級機關上報形成的文件資料 同級機關交往形成的文件資料 本機關主要職能活動文件 以我為“中心”權益文件 需執(zhí)行的上級機關的文件 其他有關查考文件 新范圍 不歸檔范圍 3、歸檔時間：大單位，每年3~4月份；小單位，隨辦隨歸 4、歸檔要求： ①遵循文件材料形成的規(guī)律和特點 ②保持文件間的有機規(guī)律 ③區(qū)分不同價值，便于保管利用 檔案鑒定：一般是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定，而經(jīng)常的業(yè)務工作則是后者

8、。檔案界通常所說的檔案鑒定，是對檔案價值的鑒定。 檔案鑒定步驟： 1、 整理之前：①歸檔→②移交 2、 檔案室鑒定：①接收檔案→②定期鑒定→③入館鑒定 3、 檔案館：①接收鑒定→②定期鑒定 鑒定工作的歷史分期： 【卡林斯基，波蘭人，提出“檔案鑒定的歷史分期”，分為三個歷史階段】 第一分期（1789—1880）——“粗線條”時期 ① 頒布檔案鑒定法規(guī) ② 分類：【革命標準】 保存 銷毀 有用文件 歷史文件 封建文件 無用文件 ③ 鑒定規(guī)章：明確規(guī)定檔案的保存或銷毀由所有權決定【普魯七 頒發(fā)】 第二分期（1800—第一次世界大戰(zhàn)前） ① 文

9、件生的速度加快 ② 鑒定標準的出現(xiàn) ③ 禁止銷毀年限出現(xiàn) 第三分期（Ⅰ戰(zhàn)后—Ⅱ戰(zhàn)前） ① 列寧檔案法的頒布 ② 檔案鑒定所有權發(fā)生變化 ③ 鑒定理論的出現(xiàn) 第四分期（Ⅱ戰(zhàn)后——） ① 文件數(shù)量激增 ② 新的標準，層出不窮 ③ 檔案類型的新型化 國外鑒定理論分析： 1、 年齡鑒定理論——由邁斯奈爾提出 ① 一般標準：a 高齡文件應受尊重 b 應當避免極端 c 反對過于抽象d 暫時性目的的文件處理完畢后銷毀 e永遠性機構(gòu)起源與發(fā)展應保存 ② 涉及事項的標準：A國家行政機關是不動產(chǎn)權利的文件 B 私人權利、地方公共權利的文件 ③

10、 涉及來源的標準：A保存與行政機關任務有關的文件 B關于政策程度及普遍性案卷 C保存 有關本機關行政事務的文件 D下級機關的特殊文件 E司法機關保存永久權利訴訟的文件 2職能鑒定理論： ① 分類：（分為A類和B類） A類：指高級機關，形成的各種文檔→永久保存，劃分標準以行政權力劃分 B類：低級機關形成的各種文檔→選擇保存 ② 單份文件鑒定七原則： 1一般依據(jù) 2法律依據(jù) 3行政要求 4歷史依據(jù) 5地理依據(jù) 6替代位置（文件|檔案有一定的重復性） 7典型全宗 （中小型機關適用） 3文件雙重價值理論：（現(xiàn)代檔案——原則與技術）表明對檔案管理最科學發(fā)展 A 第

11、一價值（原始價值）——對本機關內(nèi)部的價值： 行政管理價值，法律管理價值，財物管理價值，科研管理價值 B 第二價值（從屬價值）： 證據(jù)管理價值，信息管理價值 4檔案優(yōu)化論——對檔案雙重鑒定理論的優(yōu)化 ① 信息價值優(yōu)化：a產(chǎn)生環(huán)境b 內(nèi)容分析 c文件用途 ② 保管費用：a庫房b 處理c 保護d 參考 ③ 鑒定意見與含義 5 蘇聯(lián)鑒定四原則（黨性原則，全面性原則，歷史，發(fā)展） 6利用決定論：提出了：歷史學家的利用需求 7宏觀職能鑒定理論：核心：社會職能 檔案的保管期限表：就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件。 通用檔案保管期限表

12、 專門檔案保管期限表 同系統(tǒng)檔案保管期限表 同類型單位檔案保管期限表 單位檔案保管期限表 檔案的保管期限表類型： 檔案的整理工作：就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。 檔案的整理內(nèi)容： ① 區(qū)分全宗——館 ② 全宗內(nèi)檔案的分類——案卷 ③ 編立保管單位——立卷 ④ 案卷的排列 ⑤ 編目：對文件的著錄、標引 檔案的整理的原則： 1、 充分利用原基礎 2、 保持文件的歷史職能 3、 便于保管和利用 全宗 全宗：全宗是一個獨立的機關，組織或人物在社會活動中形成的檔案的有機

13、整體。 全宗的類型：獨立全宗 全宗的構(gòu)成條件：行政權、財務權、人事權 立檔單位的變化和全宗劃分： ① 從單位的政治性質(zhì)考察 ② 從單位的基本職能情況考察 全宗的補充形式: 1、 聯(lián)合全宗：就是由兩個或幾個聯(lián)系密切的立檔單位形成的難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體，是全宗的一種特殊形式 2、 全宗匯集：是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。也是全宗的一種特殊形式。 3、 檔案匯集：是由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案的混合體。 1 基本形式：是由不明所屬全宗的零散檔案，依其某些特征組成的機關、組織檔案匯集 2特殊形式，是由某一杰出人物在其一生

14、活動中直接形成的有關檔案以及從各方面收集的有關檔案、資料組成的人物檔案匯集。 ↓ 分類： 全宗內(nèi)檔案分類——案卷 1 單式分類法（往往是小單位形成檔案不多）： A時間分類法 B機構(gòu)分類發(fā) C問題分類法（事由分類法） 2 復式分類法： ① 年度——機構(gòu)分類法 最為常見，是現(xiàn)行機關最常使用方法 ② 機構(gòu)——年度 針對撤銷機關 ③ 年度——問題 針對專門檔案 ④ 問題——年度 《歸檔文件整理規(guī)則》的頒布標志著文件立卷的消失。 文書立卷改革的原因： 1 案卷質(zhì)量得不到保證 五大類：黨群類、行政類、教學類、科研類、基建類 2 所需人、財物較多 3不

15、利于鑒定 4 不利于利用 檔案文件的保管單位——件（一份文件是一件） 1 正本及不同稿本 2正文與附件 3與文件處理單 4原件與復制件 5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文 6報表、名冊、圖志等 7來文與復文 文件的整理： 1修裱破損文件 2褪變文件的復制 3超大紙張的折疊 4裝訂：粘接式、縫紉式、變形材料 檔案的計算機管理的發(fā)展階段： 1 單機階段： ①自動、編目和檢索 ②輔助立卷 ③自動索引 （主要指標引） 2文檔管理一體化 ①公文子系統(tǒng) ②歸檔子系統(tǒng) ③檔案子系統(tǒng) 3 檔案信息網(wǎng)絡化階段 電子文件：是在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲

16、于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。 電子文件的特征： 1、 應用發(fā)展的階段性 2、 對設備的依賴性 3、 信息與載體的相分離性 4、 電子文件的易更改性 5、 多媒體集成性 6、 非實體歸檔性 7、 對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性 雙套制管理——最主要現(xiàn)象 1原因：保證點子文件的遠距離利用 保護紙質(zhì)檔案 保證電子文件的法律地位 2注意問題：針對重要文獻 確保電子文件原始性措施： 1、 加強電子文件，制作和人員的管理 2、 制作過程中職責分明 3、 建立電子文件全過程管理制度 4、 技術化措施——電子印章 5、 法律措施——2005年《電子簽名法》頒布 檔案利用： 利用檔案是指利用者為了研究和解決某種問題而使用檔案。 檔案利用工作是指檔案館（室）為滿足利用需要向利用者提供檔案材料，也就是為利用者服務的工作。 檔案利用服務方式： 1 以檔案原件提供利用。 2 以檔案復制品提供利用 3 綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用