會計繼續(xù)教育會計電算化 第二章 會計軟件的操作要求課件

《會計繼續(xù)教育會計電算化 第二章 會計軟件的操作要求課件》由會員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《會計繼續(xù)教育會計電算化 第二章 會計軟件的操作要求課件（19頁珍藏版）》請在裝配圖網(wǎng)上搜索。

1、　 第二章　會計軟件的操作要求 電算化會計核算基本流程 　　通用賬務(wù)處理模塊基本操作 　　通用會計報表模塊的基本操作 　　工資、固定資產(chǎn)核算模塊的基本操作 　　應(yīng)收、應(yīng)付模塊基本操作 第一節(jié)　電算化會計核算基本流程 　　一、手工會計核算流程 　　 　　缺點： 　　數(shù)據(jù)大量重復(fù) 　　信息提供不及時 　　準(zhǔn)確性差 　　工作強(qiáng)度大 　　二、電算化會計賬務(wù)處理流程 　　 　　★★★（一）系統(tǒng)初始化★★★ 　　系統(tǒng)初始化主要包括建立賬套、設(shè)置操作員及權(quán)限、設(shè)置會計科目等內(nèi)容。 　?。ǘ┤粘Ｙ~務(wù)處理流程 　　日常賬務(wù)處理主要是根據(jù)提供的會計業(yè)

2、務(wù)資料，利用會計核算軟件完成憑證錄入、審核、修改、查詢、記賬和結(jié)賬工作。 　　1.編制記賬憑證 　　編制記賬憑證可以采用以下幾種方式。 　?。?）手工編制完成記賬憑證后錄入計算機(jī)。 　?。?）根據(jù)原始憑證直接在計算機(jī)上編制記賬憑證。采用這種方式應(yīng)當(dāng)在記賬前打印出會計憑證并由經(jīng)辦人簽章。 　?。?）由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)。例如，由固定資產(chǎn)核算模塊根據(jù)預(yù)定的折舊資料自動生成的計提折舊憑證。采用這種方式應(yīng)當(dāng)在記賬前打印出會計憑證并由經(jīng)辦人簽章。 　　2.憑證審核 　　在電算化環(huán)境下，憑證審核是由負(fù)責(zé)審核的會計人員審核已輸入計算機(jī)的記賬憑證。會計核算軟件可根據(jù)

3、審核情況進(jìn)行自動控制，已通過審核的憑證，不能由憑證錄入人員直接進(jìn)行修改。未通過審核的憑證，不能進(jìn)行記賬。 　　3.記賬 　　在電算化環(huán)境下，記賬是由有記賬權(quán)限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，有計算機(jī)按照記賬程序自動進(jìn)行的。電算化會計核算流程中的記賬有以下特點： 　?。?）記賬是一個功能按鍵，由計算機(jī)自動完成相關(guān)賬簿登記； 　?。?）同時登記總賬、明細(xì)賬和日記賬； 　　（3）各種會計賬簿的數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證數(shù)據(jù)，記賬只是“數(shù)據(jù)搬家”，不產(chǎn)生新的會計核算數(shù)據(jù)。 　　4.結(jié)賬 　　手工會計核算流程中，結(jié)賬工作環(huán)節(jié)，工作量大且復(fù)雜。電算化會計核算中，由于可以一次性預(yù)先定義賬戶結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系，因

4、此結(jié)賬工作可以作為一個步驟由計算機(jī)在較短時間內(nèi)同時自動完成。 　　在會計期末，對指定月份進(jìn)行結(jié)賬。如果該月有尚未記賬的憑證，則不允許結(jié)賬。上一個月未結(jié)賬，下一個月不能記賬。結(jié)賬后，不能再輸入當(dāng)月的記賬憑證。 　　三、電算化會計報表處理流程 　　會計報表第一次使用時，也存在報表初始化的問題。所謂報表初始化，就是新建報表、定義報表格式、設(shè)置報表參數(shù)、定義報表取數(shù)公式和定義表內(nèi)及表間的勾稽關(guān)系。 　　完成報表初始化后，報表的日常使用主要有報表編制、報表匯總、報表查詢和報表打印等。 　　電算化會計報表處理流程的內(nèi)容包括： 　?。?）報表格式定義； 　　報表格式定義主要包括涉及報表表格

5、、定義單元屬性等，通過設(shè)置報表的表樣可以確定整張報表的大小和外觀。其設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報表尺寸、定義報表行高列寬、定義組合單元、定義單元屬性等。 　　（2）報表公式定義； 　　由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以報表中各種數(shù)據(jù)的采集、運算的勾稽關(guān)系的檢測就用到了不同的公式。主要有取數(shù)公式、審核公式和舍位平衡公式定義。 　　（3）報表數(shù)據(jù)生成。 　　 　　四、電算化會計核算流程與手工會計核算流程的區(qū)別 　一句話：只要憑證正確，在軟件的幫助下，會計人員輕松的就可以完成記賬等一系列工作。 第二節(jié)　通用賬務(wù)處理程序模塊基本操作 賬務(wù)處理模塊是會計信息系統(tǒng)的核心和

6、基礎(chǔ)（大腦）。 　　 　　一、系統(tǒng)初始化 　　系統(tǒng)初始化是會計電算化非常重要的一項工作，它是整個會計電算化工作的基礎(chǔ)。 　　系統(tǒng)初始化主要包括以下內(nèi)容： 　?。ㄒ唬┙①~套 　　新建賬套是在建賬向?qū)У闹敢逻M(jìn)行的，通常確定賬套號、賬套名稱、賬套路徑、記賬本位幣、科目級次與編碼長度、會計期間以及賬套啟用日期等。 　　會計軟件具有多賬套管理功能，但是賬套號必須唯一；賬套名稱是用于識別賬套所屬的會計主體，在輸出憑證、賬簿和報表等會計資料時可直接調(diào)用，所以一般使用單位名稱；賬套路徑是指賬套文件在計算機(jī)存儲器中的存儲位置；科目級次和編碼按照“遵循統(tǒng)一規(guī)定，考慮實際情況，同時留有余地”的

7、原則進(jìn)行設(shè)置，一般應(yīng)按行業(yè)預(yù)置會計科目；會計軟件一般提供多種會計期間界定方式，我國規(guī)定會計年度實行公歷年度，會計期間一般采用自然月份，賬套啟用會計期間即指開始電算化工作的期間，由單位根據(jù)實際情況設(shè)置。 　　建賬過程中設(shè)置的基礎(chǔ)參數(shù)對整個賬套至關(guān)重要，某些參數(shù)一旦沒置，在完成新建賬套后將無法修改。因此必須結(jié)合實際情況，認(rèn)真仔細(xì)做好新建賬套工作，保證建賬過程正確無誤。 　　（二）設(shè)置操作員及其權(quán)限 　　崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時進(jìn)行，平時根據(jù)人員變動可以進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。操作員的設(shè)置及其權(quán)限管理，應(yīng)按照內(nèi)部控制制度對崗位分工的要求，嚴(yán)格貫徹不相容職務(wù)分離的原則，授予不同用戶相應(yīng)的操作權(quán)限

8、。 　　操作員設(shè)置是為了解決“誰”可以合法的進(jìn)入會計電算化系統(tǒng)。會計軟件一般都有一個默認(rèn)操作用戶，如“Admin（用友）”、“Manager（金蝶）”等，首次進(jìn)入通常只能以默認(rèn)操作用戶登錄，然后可根據(jù)需要進(jìn)行增加、修改或刪除用戶組及其用戶等操作。為了防止非法登錄，保障系統(tǒng)安全，在實際工作中，每一個操作員都應(yīng)該設(shè)置登錄密碼并定期或不定期更換。 　　權(quán)限設(shè)置是為了解決操作員可以“干什么”的問題。所有操作員都只能在授權(quán)范圍內(nèi)操作，絕不允許越權(quán)操作。一般賬套主管（電算主管或會計主管）擁有賬套的最高操作權(quán)限。 　?。ㄈ┰O(shè)置輔助核算項目 　　會計核算軟件在一般會計核算的基礎(chǔ)上，還提供輔助核算功能

9、。對于需要進(jìn)行輔助核算的各類項目，應(yīng)當(dāng)事先進(jìn)行設(shè)置，將各個項目類別和具體項目的信息錄入計算機(jī)，才能在其他設(shè)置和日常核算中使用項目信息。輔助核算項目一般包括部門設(shè)置、項目檔案設(shè)置、往來單位設(shè)置等。 　?。ㄋ模┰O(shè)置外幣及其匯率 　　對于有外幣收支的單位，應(yīng)按照實際外幣收支增設(shè)相關(guān)外幣幣種及其匯率，以便于進(jìn)行外幣原幣核算和期末的調(diào)匯工作，全面反映會計主體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。 　?。ㄎ澹┰O(shè)置會計科目 　　主要有如下內(nèi)容： 　　1.會計科目設(shè)置原則 　　目前通用會計核算軟件一般都提供了符合國家會計制度規(guī)定的一級會計科目，而明細(xì)科目則由用戶根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下： 　?。?）一級會計科

10、目名稱必須要符合國家會計制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)科目名稱要通俗易懂、易記、好用、易推廣； 　　（2）設(shè)置會計科目要考慮到與會計核算軟件其他功能模塊之間的銜接，在賬務(wù)處理模塊中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收其他模塊轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)； 　?。?）設(shè)置會計科目必須滿足會計報表的編制要求，凡是報表中所用數(shù)據(jù)，需要從賬務(wù)處理模塊中取數(shù)的，必須設(shè)定相應(yīng)的科目； 　?。?）設(shè)置會計科目要注意保持科目間的協(xié)調(diào)和完整，不能只有下級科目，沒有上級科目，既要設(shè)置一級科目，又要考慮明細(xì)科目，以提供總括和詳細(xì)的會計核算資料； 　　（5）設(shè)置會計科目要注意保持相對的穩(wěn)定。 　　2.會計科目設(shè)置內(nèi)容 　?。?

11、）會計科目編碼。 　　手工方式下，會計科目通常采用文字的形式來表示，這種用文字表示的形式對計算機(jī)處理來說存在著諸多不便，用科目編碼的形式便于反映會計科目的性質(zhì)，也便于電算化的賬務(wù)處理。如表所示。 電算化表示 手工賬表示 科目編碼 科目名稱 名稱 注釋 2221 應(yīng)交稅費 應(yīng)交稅費 一級賬戶（總賬賬戶） 222101 應(yīng)交增值稅 應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅 二級賬戶（明細(xì)賬戶） 22210101 進(jìn)項稅額 應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額） 三級賬戶（明細(xì)賬戶） 22210105 銷項稅額 應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（銷項稅額） 三級賬戶（明細(xì)賬戶） 22210

12、106 已交稅金 應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（已交稅金） 三級賬戶（明細(xì)賬戶） 　　設(shè)置會計科目編碼的時候要注意以下問題： 　?、俦仨毎凑湛颇考壌蔚南群蟠涡蚪?。首先應(yīng)該從一級科目開始，逐級向下設(shè)置明細(xì)科目； 　?、诳颇烤幋a必須唯一，不能重復(fù)，也不能為空，其結(jié)構(gòu)必須與賬套參數(shù)中會計科目編碼方案一致； 　?、劭颇烤幋a通常用數(shù)字（或英文字母）等來表示，不得使用一些無意義、無秩序性的字符，如&、@、空格等，以利于科目按科目編碼進(jìn)行排序檢索； 　?、芸颇烤幋a必須與科目名稱一一對應(yīng)。 　?。?）會計科目名稱。 　　會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱。科目名稱用漢字、英文字母、數(shù)字等符號表示

13、。 　　科目名稱與科目編碼不同，科目編碼是供計算機(jī)系統(tǒng)使用的，而科目名稱則是企業(yè)與外部交流信息所使用的標(biāo)志，是在證、賬、表上打印的標(biāo)識。 　　在設(shè)置科目名稱時應(yīng)注意： 　?、倏颇棵Q不能為空； 　?、诳颇繎?yīng)避免重名，以免影響科目運用的準(zhǔn)確性； 　?、劭颇棵Q的設(shè)置必須嚴(yán)格按照會計制度（會計準(zhǔn)則）的規(guī)定，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。 　?。?）科目類型。 　　科目類型是指該科目屬于資產(chǎn)、負(fù)債、共同、所有者權(quán)益、成本和損益類中的哪一類。 　　科目類型是計算機(jī)自動識別科目進(jìn)行匯總管理的依據(jù)。在財政部頒發(fā)的會計制度（會計準(zhǔn)則）中，會計科目編碼的第一位就標(biāo)識了科目類型，其中科目編碼首位為1、2、

14、3、4、5、6，分別代表資產(chǎn)類、負(fù)債類、共同類、所有者權(quán)益類、成本類和損益類科目。 　?。?）科目屬性。 　　科目屬性也就是用戶根據(jù)本單位的核算和管理的需要來設(shè)置科目的相關(guān)性質(zhì)。包括設(shè)置會計科目的余額方向，設(shè)置外幣核算科目，設(shè)置數(shù)量核算科目，以及對需要進(jìn)行部門核算、項目核算等專項核算的會計科目進(jìn)行輔助核算設(shè)置。 　　3.會計科目設(shè)置注意事項 　　增加科目時的注意事項 　?、傩略隹颇繛槊骷?xì)科目時，其上級科目必須存在，否則會導(dǎo)致明細(xì)科目沒有上級科目； 　　②如果一個科目是明細(xì)科目，且已經(jīng)有發(fā)生額或余額產(chǎn)生時，則不能再為該科目增加下級科目，只能在年初時進(jìn)行調(diào)整，否則會導(dǎo)致上下級科目金額不

15、符。 　　修改科目時的注意事項 　?、倏颇恳坏┦褂茫颇看a不能修改。科目如果已經(jīng)有余額、發(fā)生額，表明已有業(yè)務(wù)發(fā)生，即使涉及該科目的記賬憑證還沒有記賬，也表示該科目已使用； 　?、谌绻粋€科目有下級科目，科目代碼不能修改，否則會造成其下級科目沒有對應(yīng)上級科目的錯誤； 　?、廴艨颇吭O(shè)有輔助賬，輔助賬使用后科目代碼也不能修改。如果修改，將造成其輔助賬信息不完整的錯誤。 　　刪除科目時的注意事項 　　①科目已經(jīng)使用，就不能被刪除； 　　②科目有下級科目時，也不能被刪除。如果刪除，會造成其下級科目沒有對應(yīng)的上級科目的錯誤； 　?、廴艨颇吭O(shè)有輔助賬，當(dāng)輔助賬啟用后科目不能刪除。 　　（

16、六）錄入科目期初余額。 　　為了保證會計電算化中的數(shù)據(jù)能與手工方式下的數(shù)據(jù)銜接，保持賬簿數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性，在應(yīng)用會計電算化系統(tǒng)之前，需要將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入到會計電算化系統(tǒng)中。在錄入科目期初余額時要注意如下問題： 　　1.若企業(yè)是年初建賬，則期初余額等于年初數(shù)； 　　2.若企業(yè)是年中建賬，則應(yīng)先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方發(fā)生額與累計發(fā)生額計算清楚，也就是說，此時錄入科目期初余額時，需錄入年初余額或建賬月份的月初余額，以及年初到該月的各月借貸方發(fā)生額或累計發(fā)生額； 　　3.若科目有輔助核算，應(yīng)整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入；開展了輔助核算的會

17、計科目的期初余額不能直接錄入，應(yīng)該錄入輔助項目的期初金額，然后由系統(tǒng)自動計算生成該會計科目的期初余額； 　　4.錄入科目期初余額時，應(yīng)注意調(diào)整有關(guān)科目的余額方向，如果借貸方向不能改變，可在數(shù)據(jù)前加“-”表示與默認(rèn)的方向相反。 　　5.錄入科目期初余額時一般只針對最末級科目，上級科目的期初余額通常由系統(tǒng)匯總所屬下級科目的數(shù)據(jù)自動計算出來； 　　6.科目期初余額錄入完畢后，必須使用軟件提供的功能，進(jìn)行試算平衡，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性。 　?。ㄆ撸┢渌跏荚O(shè)置 　　賬務(wù)處理模塊需要設(shè)置的基礎(chǔ)信息內(nèi)容很多，除上述設(shè)置以外，還包括憑證類別、結(jié)算方式、常用憑證、常用摘要等內(nèi)容。 　　二、日

18、常業(yè)務(wù)處理 　　系統(tǒng)初始化完成以后，即可以進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。也就是根據(jù)相關(guān)的會計業(yè)務(wù)資料，利用會計軟件完成憑證的編制、審核、修改、查詢、記賬和相關(guān)證賬的查詢打印輸出工作。 　?。ㄒ唬┨钪茟{證 　　記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文即憑證體部分。 　　 　　1.憑證頭部分 　?。?）憑證類別與憑證編號。 　　錄入憑證時，首先應(yīng)按在初始化時設(shè)置好的憑證類別代碼或名稱進(jìn)行選擇。在確定憑證類別后，一般賬務(wù)處理模塊會按憑證類別的不同按月對憑證進(jìn)行自動連續(xù)編號。 　　錄入憑證類別及編號時要注意： 　?、賾{證編號由憑證類別編號（或憑證類別名）和憑證順序號共同組成，例

19、如轉(zhuǎn)字0002等； 　?、诓煌悇e的憑證每個月分別從1號開始連續(xù)編號； 　?、蹜{證號作為記賬憑證的標(biāo)識，按會計制度要求，同一類別的憑證既不能重號也不允許漏號斷號。 　?。?）憑證日期。 　　也就是錄入記賬憑證的日期，包括年月日。輸入記賬憑證時，必須輸入憑證日期。 　　由于日期的正確性將影響經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在明細(xì)賬和日記賬中的順序，所以輸入憑證日期時要注意： 　?、賾{證日期應(yīng)隨著憑證號的遞增而遞增，不能小于前張憑證的日期； 　?、趹{證日期不能超過（晚于）系統(tǒng)日期。 　?。?）附單據(jù)張數(shù)。 　　指所編制記賬憑證所附原始憑證的張數(shù)。附單據(jù)張數(shù)應(yīng)根據(jù)錄入記賬憑證所依據(jù)的原始憑證實際張數(shù)輸入。

20、但并不是所有的記賬憑證都有附件，如更正錯賬的憑證、期末結(jié)轉(zhuǎn)損益的憑證就沒有附件。 　　2.憑證體部分 　?。?）摘要 　　指對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡述。憑證的每行必須有摘要內(nèi)容，不同行的摘要內(nèi)容可以不同，每行的摘要將隨該行會計科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。 　　摘要的輸入可以在錄入憑證時根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容用鍵盤輸入，也可以在系統(tǒng)初始化時對常用的摘要內(nèi)容定義好，當(dāng)輸入憑證摘要時，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)選擇相應(yīng)的摘要。 　　（2）科目 　　輸入會計科目時，該會計科目必須在系統(tǒng)初始化會計科目設(shè)置中已經(jīng)設(shè)置，且必須是最末級明細(xì)科目，不能有非法對應(yīng)科目。如果所輸入的會計科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算

21、內(nèi)容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則要求同時輸入各種輔助核算的各項內(nèi)容。 　?。?）輔助信息 　　對于要進(jìn)行輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動彈出輔助信息資料輸入界面提示操作用戶輸入相應(yīng)的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項目核算、數(shù)量單價以及銀行結(jié)算信息等。 　　（4）金額 　　即該筆分錄的借方或貸方發(fā)生額。任何一張憑證都必須滿足“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。因此，保存每張憑證之前，系統(tǒng)將自動進(jìn)行借貸平衡檢查，以保證數(shù)據(jù)的正確。如果不平衡，將給予提示并要求修改，直到平衡為止。 　　錄入憑證的金額要注意，由于金額分為借方金額和貸方金額兩欄，

22、所以每條分錄的金額要么在借方，要么在貸方，不能在借貸雙方同時存在。另外，每條分錄的金額均不能為零。 　　會計軟件通常都提供了自動完成最后一條分錄金額的功能?！?= ” 　?。ǘ{證審核 　　為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實、正確和可靠，記賬憑證必須要經(jīng)過審核。無論是直接在計算機(jī)上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)，都經(jīng)過了人工的操作處理，都需要經(jīng)過審核后，才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。 　　憑證審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對憑證錄入員填制的記賬憑證進(jìn)行合法性和正確性檢查，主要包括審核記賬憑證是否與原始憑證相符、會計分錄是

23、否正確、內(nèi)容是否完整等，其目的是為了防止舞弊的產(chǎn)生。 　　在賬務(wù)處理模塊中，所有錄入的憑證都必須經(jīng)過審核簽章后才能記賬。在這個過程中要注意如下問題： 　?、賹徍藨{證與填制憑證不允許是同一個人，只有具有審核權(quán)限的人員才允許進(jìn)行憑證審核工作； 　　②審核人員發(fā)現(xiàn)錯誤或有異議的憑證，不得直接進(jìn)行修改，必須由憑證錄入人員本人修改后再交由審核人員重新審核； 　?、蹜{證審核簽章后，不能直接對其進(jìn)行修改和刪除，必須取消審核后才能修改和刪除； 　?、芤∠瓕徍撕炚?，即將該憑證變?yōu)槲唇?jīng)審核的狀態(tài)，則必須由審核人員自己進(jìn)行。 　　記賬憑證的審核可根據(jù)情形選擇單張審核或是成批審核。單張審核是由審核人員

24、逐張檢查記賬憑證并逐張簽審核章；而成批審核是由審核人員執(zhí)行成批審核功能，由會計軟件在后臺自動審核所選全部未審核記賬憑證，并成批簽審核章。 　　（三）憑證的修改 　　如記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯誤，應(yīng)根據(jù)憑證的不同狀態(tài)運用不同的更正方法予以修改。在進(jìn)行修改時，一般應(yīng)在記賬憑證的來源處由制單人員本人進(jìn)行更正，即手工鍵盤錄入的憑證應(yīng)由制單人員本人在憑證模塊進(jìn)行修改，采用自動轉(zhuǎn)賬功能機(jī)制生成的憑證應(yīng)由執(zhí)行自動轉(zhuǎn)賬功能的操作員重新生成正確憑證，由其他子模塊編制傳來的憑證應(yīng)返回由該模塊的憑證生成編制人員重新修改編制。 　　1.憑證填制保存后未經(jīng)審核等任何簽章 　　在此種狀態(tài)下，憑證上只有制單人員一人的簽章，

25、可由制單本人找到需要修改的憑證，將光標(biāo)移到需要修改處進(jìn)行修改并重新保存。 　　2.憑證保存后已有審核等簽章但未記賬 　　憑證保存后經(jīng)過審核等操作員處理簽章，此時憑證上有除制單人員外多個簽章責(zé)任人，不能對錯誤憑證進(jìn)行直接修改，應(yīng)利用取消功能消除審核等操作員的簽章后方可進(jìn)行更正并重新保存。 　　3.憑證已記賬 　　記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，不能修改憑證。雖然會計軟件一般都提供了取消審核記賬等逆向操作功能，但對于此類差錯不推薦采用這種方法進(jìn)行更正。為了給審計留下線索，提供審計軌跡，應(yīng)采用沖銷憑證或補(bǔ)充憑證的方法進(jìn)行。 　　（四）查詢憑證 　　在編制記賬憑證過程中，可以通過查詢功能，對憑證進(jìn)行查

26、看，以便隨時了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，保證憑證的正確性。所有的記賬憑證都將集中到憑證處理模塊，所以在憑證模塊不僅可以查詢到憑證模塊填制的憑證，也可以查詢到模塊生成的憑證。 　　（五）記賬 　　記賬是以會計憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。 　　在手工方式下，記賬是由會計人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附的原始憑證逐筆匯總登記有關(guān)的總賬和明細(xì)賬。 　　在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作人員發(fā)出記賬指令，由計算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進(jìn)行合法性檢查、科目匯總并登記總賬、明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。

27、 　　記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機(jī)自動進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。記賬操作每月可多次進(jìn)行。 　　為了保障記賬順利，減少差錯，在記賬過程中需要注意以下的問題： 　?。?）在記賬過程中，不得中斷退出； 　　（2）上月未結(jié)賬，本月不能記賬； 　　（3）證記賬后，發(fā)現(xiàn)錯誤，只能用沖銷憑證法或補(bǔ)充憑證的方法進(jìn)行修改。 　　記賬后，如果確有特殊需要，可以利用系統(tǒng)提供的反記賬功能恢復(fù)到記賬前狀態(tài)。這一功能只有賬套主管（電算主管）才有權(quán)執(zhí)行。 　?。┵~簿查詢 　　在會計核算軟件中，會計賬簿可隨時根據(jù)需要生成以提供查詢或者輸出。查詢賬簿，需要設(shè)定查詢條件，查詢的

28、結(jié)果可以屏幕顯示，也可以打印輸出。賬簿查詢主要包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助核算賬簿的查詢輸出。其中，總賬的查詢可以由科目余額表代替。 　　需要注意的是，在電算化環(huán)境下，部分會計賬簿的查詢可以選擇是否將未記賬憑證數(shù)據(jù)計算在內(nèi)。利用此功能，會計人員可以在記賬前得到會計賬簿的預(yù)期數(shù)。但是，現(xiàn)金、銀行存款日記賬等需要逐日結(jié)算的賬簿只能依據(jù)已記賬憑證生成。 　　三、結(jié)賬 　　每月月底都要進(jìn)行結(jié)賬操作。結(jié)賬操作實際上就是指計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。 　　在電算化方式下，結(jié)賬操作與手工方式相比簡單地多，結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)賬一次

29、，主要是對當(dāng)月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，均由計算機(jī)自動完成。 　　在結(jié)賬前要進(jìn)行下列檢查： 　?。?）檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。 　　（2）月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并以記賬，否則本月不能結(jié)賬。 　?。?）檢查上月是否結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。 　?。?）核對總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否已經(jīng)一致，如果不一致，則不能結(jié)賬。 　?。?）如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，則檢查其他子系統(tǒng)是否已經(jīng)結(jié)賬，如果沒有，則本月不能結(jié)賬。結(jié)賬前要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，結(jié)賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶的記賬工作；計算本月各賬戶發(fā)生額合計和本月賬

30、戶期末余額，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初。 　　結(jié)賬的時候要注意： 　?、俑骺颇康臄偂⑻?、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)轉(zhuǎn)前完成。 　?、诮Y(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行。 　?、劢Y(jié)賬必須按月連續(xù)進(jìn)行，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。 第三節(jié)　通用會計報表模塊的基本操作 　　一、會計報表模塊概述 　?。ㄒ唬媹蟊淼慕Y(jié)構(gòu) 　　不同會計報表的格式和內(nèi)容不相同，不同會計軟件的報表模板也各有特點，但是就會計報表的框架結(jié)構(gòu)來講，一般由表頭、表體和表尾幾個部分組成。 　　1.表頭 　　表頭通常描述報表的名稱、報表編號、編制單位、編制日期、貨幣計量單位等內(nèi)容。 　　2.表體 　　表體是報表的主要部

31、分，是由表樣單元（項目及項目名稱）和數(shù)據(jù)單元（報表數(shù)據(jù)）組成。在報表編制過程中，表樣單元輸入的內(nèi)容一般為文字，數(shù)據(jù)單元輸入的內(nèi)容為數(shù)字（數(shù)值），而且數(shù)字是通過預(yù)先定義好的取數(shù)公式自動計算生成。 　　3.表尾 　　表尾主要是指報表格式下方的說明及附注等，既包括文字說明，也包括部分?jǐn)?shù)據(jù)。如報表附注等補(bǔ)充資料及制表人、會計主管、單位負(fù)責(zé)人的簽章等。 　?。ǘ媹蟊頂?shù)據(jù)來源 　　一般來說，報表各項目的數(shù)據(jù)主要來源于總分類賬和明細(xì)賬，有的也來源于其他已經(jīng)編制生成的報表，還有的是根據(jù)本表表內(nèi)項目匯總計算得來的，甚至有的來源于諸如工資、固定資產(chǎn)等其他會計核算子模塊。因此會計報表模塊能與賬務(wù)處理（

32、總賬）、工資、固定資產(chǎn)等子模塊聯(lián)用，通過報表取數(shù)公式從相應(yīng)模塊中提取所需數(shù)據(jù)并計算生成各種報表。 　?。ㄈ﹫蟊砟K的基本操作流程 　　不同的會計軟件的報表處理模塊的具體操作會有所不同，但是通常的報表處理流程包括啟動并登陸報表模塊、建立（或打開）報表、格式設(shè)計、處理數(shù)據(jù)、輸出報表、保存報表并退出報表模塊等基本過程。 　　 　　二、報表的編制操作 　?。ㄒ唬┱{(diào)用報表模板生成報表 　　調(diào)用模板編制并生成會計報表主要有以下幾個操作步驟： 　?。?）啟動并登錄報表模塊； 　?。?）新建空白報表進(jìn)行報表； 　?。?）從菜單命令中調(diào)出報表模板操作界面； 　?。?）選擇本單位所屬行業(yè)

33、、會計制度； 　　（5）選擇將要編制生成的會計報表名稱； 　?。?）所有選擇設(shè)置完成后單擊“確認(rèn)”按鈕； 　?。?）在彈出的提示對話框中回答“是”或“確定”，則當(dāng)前空白表的格式就被模板自動覆蓋。如有需要，可做適當(dāng)修改； 　?。?）計算生成所需會計報表； 　?。?）保存報表。 　?。ǘ┳远x報表的編制 　　自定義報表編制的步驟是： 　　1.建立新的空白報表 　　2.新表格式化 　　格式化設(shè)置主要包括表頭、表體、單元屬性設(shè)置。 　　3.報表公式設(shè)置 　　報表公式的定義，主要包括取數(shù)公式、審核公式和舍位平衡公式定義。 　?。?）取數(shù)公式定義 　　報表取數(shù)公式定義是根據(jù)報

34、表與賬簿、報表內(nèi)各項目、報表與報表、報表與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系，將報表編制方法通過取數(shù)公式加以描述，是實現(xiàn)會計電算化自動處理報表數(shù)據(jù)的關(guān)鍵步驟。 　　取數(shù)公式主要解決會計報表的數(shù)據(jù)來源，自動計算生成會計報表各項目的數(shù)據(jù)。即從什么地方取數(shù)、取哪些數(shù)、數(shù)據(jù)要經(jīng)過哪些處理等等，經(jīng)過運算這些公式就可以完成報表的編制工作。盡管不同的報表軟件在公式的具體形式有所不同，但其基本思想是一致的。公式都是由操作符和操作數(shù)組成的表達(dá)式，操作符可以是+（加號）、-（減號）、*（乘號）、／（除號）、^（乘方）、（）（括號）等，操作數(shù)可以是常數(shù)、報表單元和系統(tǒng)定義的各種函數(shù)。 　　表2-5常見的公式定義方式 　　利用

35、賬務(wù)函數(shù)從賬上取數(shù) 　　一般有期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額等取金額數(shù)據(jù)的函數(shù)，也有相應(yīng)取數(shù)量數(shù)據(jù)的賬務(wù)函數(shù)。定義這些函數(shù)時通常需要指明相應(yīng)的科目編碼、會計期間、金額方向、賬套等參數(shù)等。 　　利用統(tǒng)計或數(shù)學(xué)函數(shù)取數(shù) 　　如計數(shù)函數(shù)、求和函數(shù)、求平均值函數(shù)、求最大值函數(shù)、求最小值函數(shù)等。 　　直接列式計算取數(shù) 　　這類主要是針對一些小計、合計等一般加減項目的數(shù)據(jù)計算，直接使用單元和運算符號相結(jié)合的運算式子，如利潤表中本期金額欄內(nèi)的“利潤總額=營業(yè)利潤+營業(yè)外收入-營業(yè)外支出”，其取數(shù)公式就可定義為“B19=B15+B16-B17” 。 　　為了方便用戶進(jìn)行報表取數(shù)公式定義

36、，報表模塊提供了公式向?qū)Чδ堋＿M(jìn)入公式向?qū)Ы缑?，依?jù)各項目單元數(shù)據(jù)填列要求和數(shù)據(jù)源，按照系統(tǒng)提示，逐項回答從何處取數(shù)、哪一個會計期間、哪一個會計科目、哪一類型數(shù)據(jù)等取數(shù)條件，系統(tǒng)即可自動生成所需要的取數(shù)公式。 　　利用公式向?qū)Фx取數(shù)公式的操作步驟一般為： 　?、偈紫冗x中要定義取數(shù)公式的單元； 　?、趫?zhí)行公式向?qū)Чδ?，進(jìn)入公式向?qū)Ы缑妫? 　?、郯凑展较?qū)У闹敢痦椩O(shè)置該項目的數(shù)據(jù)源及取數(shù)條件； 　?、馨聪?qū)е敢O(shè)置完畢，單擊確定按鈕，返回報表操作界面； 　　⑤自動按所設(shè)條件生成取數(shù)公式并列示在公式編輯欄內(nèi)； 　?、迒螕舸_認(rèn)按鈕，公式編輯欄內(nèi)的公式即可被定義到所選單元中，取數(shù)公

37、式定義成功。 　?。?）審核公式定義 　　報表審核公式定義也稱為“報表勾稽關(guān)系定義”。審核公式是根據(jù)表內(nèi)及表間數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系定義的，用來檢查驗證所編報表數(shù)據(jù)的正確性。在審核公式定義中，一個完整的審核公式由兩部分構(gòu)成，即公式表達(dá)式和條件不滿足時的提示信息。 　　公式表達(dá)式除了使用定義取數(shù)公式時允許使用的運算符號外，通常還會使用到=（等于）、>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、<>（不等于）等邏輯運算符號。條件不滿足時的提示信息是指使用審核公式對報表進(jìn)行檢查驗證時，檢查驗證結(jié)果不滿足審核公式邏輯表達(dá)式的要求而自動彈出的錯誤提示信息，它可以幫助用戶查找并修改報表差錯

38、。 　　如表2-4所示的利潤表編制時，為了檢查審核其本期金額欄內(nèi)凈利潤計算是否正確無誤，可以這樣定義其審核公式： 　　①執(zhí)行審核公式定義功能，進(jìn)入審核公式定義界面； 　　②輸入審核公式表達(dá)式“B19-B20=B21”； 　?、圯斎脲e誤提示信息“凈利潤計算有誤!”； 　?、軉螕舸_定按鈕返回報表界面，審核公式定義完畢。 　?。?）舍位平衡公式定義。 　　當(dāng)所編報表從低倍計量單位轉(zhuǎn)變?yōu)楦弑队嬃繂挝粫r（如報表計量單位由元轉(zhuǎn)變?yōu)槿f元），即報表數(shù)據(jù)的進(jìn)位，原來滿足的數(shù)據(jù)勾稽、平衡關(guān)系就完全可能被破壞。因此，為了保證報表計量單位進(jìn)位轉(zhuǎn)變后不影響報表的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系和平衡關(guān)系，就需要對之進(jìn)行調(diào)整。

39、報表經(jīng)舍位操作以后，重新調(diào)整勾稽與平衡關(guān)系的公式稱之為舍位平衡公式。其中，進(jìn)行進(jìn)位操作叫做舍位，舍位后調(diào)整勾稽平衡關(guān)系的操作叫做舍位平衡公式。 　　4.報表數(shù)據(jù)生成 第四節(jié)　工資核算模塊的基本操作 　　企業(yè)工資核算模塊是以職工個人的各項工資數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，完成單位的工資計算、工資分配、工資發(fā)放等基本會計工作。 　　一、操作流程 　　工資核算模塊操作主要包括初始設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理和期末處理，其操作流程如圖所示。 　　 　　通用工資核算模塊操作流程圖 　　工資初始設(shè)置操作流程 　　 　　工資日常業(yè)務(wù)處理操作流程 　　 　　二、基本操作 　　1.部門設(shè)置

40、　　2.定義職工名冊 　　3.定義工資計算項目 　　定義職工工資計算項目就是定義工資模塊核算項目的名稱、類型及數(shù)據(jù)長度等。一般企業(yè)職工工資構(gòu)成的基礎(chǔ)項目包括基本工資、崗位津貼、補(bǔ)貼、獎金、應(yīng)發(fā)工資、代扣款項和實發(fā)工資等。 　　除了定義工資表和工資條上的工資項目外，還可以定義一些輔助項目，如請假天數(shù)等。這些項目是為工資計算和工資分配服務(wù)的，一般不在工資條上打印。 　　4.定義工資計算公式 　　用于定義工資項目的計算公式和工資項目之間的運算。要定義計算公式，先調(diào)出需要定義公式的工資項目，然后在屏幕提供的公式定義處輸入計算公式。 　　5.工資原始數(shù)據(jù)錄入 　　第一次使用工資核算模塊前必

41、須將所有職工的基本工資數(shù)據(jù)錄入計算機(jī)，作為工資計算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 　　一般工資計算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以分成三種情況： 　　一是固定數(shù)據(jù)，如基本工資、崗位津貼等； 　　第二種是變動數(shù)字，如請假天數(shù)、考勤記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計等； 　　第三種是計算數(shù)字，如病事假工資、應(yīng)發(fā)工資、實發(fā)工資等，這部分?jǐn)?shù)據(jù)可以由系統(tǒng)自動計算產(chǎn)生。 　　工資固定數(shù)據(jù)又可以分為兩種情況，一是對所有職工都一樣的固定數(shù)據(jù)，一種是每名職工各自的固定數(shù)據(jù)。前者如計件工資中的單位工資、日工資等，后者如職工的基本工資等。 　　6.工資變動數(shù)據(jù)輸入 　　工資變動數(shù)據(jù)是指每個月份都要更新的數(shù)據(jù)，這些變動數(shù)據(jù)在每次進(jìn)行工資計算之前都要輸入計算機(jī)

42、，用來執(zhí)行工資計算。由于職工工資與考勤、水電費等因素有關(guān)，因此，每個月都需要進(jìn)行職工工資數(shù)據(jù)的調(diào)整。 　　7.工資計算、工資匯總 　　（1）工資計算 　　工資計算工作是計算機(jī)自動完成，核算軟件根據(jù)初始設(shè)置工作中定義的計算公式、輸入的工資原始數(shù)據(jù)和工資變動數(shù)據(jù)進(jìn)行運算，計算出各個派生工資項目的數(shù)值。 　?。?）工資匯總 　　工資匯總是按部門自動進(jìn)行的，每一級核算部門都可以產(chǎn)生各個工資項目的合計值，軟件從最低級部門向上級部門逐級進(jìn)行匯總，直至產(chǎn)生該單位總的匯總表。 　　8.工資分?jǐn)? 　　工資費用分?jǐn)偟哪康氖菍⒐べY費用記入有關(guān)部門的成本項目，對于企業(yè)，每月編制的工資分配憑證基本上是一致

43、的，不同的只是分配入賬的數(shù)據(jù)項。所以可以一次性定義工資分配憑證，每月由計算機(jī)自動生成匯總憑證。 　　工資計算、匯總完畢后，就可以進(jìn)行工資的分配和各種經(jīng)費的計提，編制記賬憑證，傳遞到總賬模塊。 　　9.工資報表輸出 　　工資數(shù)據(jù)處理結(jié)果最終是要通過工資報表的形式反映。工資報表一般有工資發(fā)放表、工資匯總表、工資統(tǒng)計表、工資費用分配表、工資分析表等。 　　在實務(wù)中，一般按習(xí)慣打印出工資發(fā)放表，以便領(lǐng)款人簽字之用；打印出工資匯總表和工資分配表，以便工資發(fā)放之用；打印出工資條或工資卡，以便領(lǐng)款人存檔之用。 　　10.月末結(jié)轉(zhuǎn) 　　工資核算是按照月進(jìn)行的，當(dāng)月工資計算、匯總、入賬完畢后，要進(jìn)行

44、數(shù)據(jù)備份，將備份數(shù)據(jù)妥善保存。同時將當(dāng)月數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后結(jié)轉(zhuǎn)至下月。 　　實務(wù)工作中，目前普遍采用由銀行代發(fā)工資的形式，所以企業(yè)還需要將工資核算結(jié)果提供給銀行有關(guān)部門。一般銀行都會提出數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)格式，因此，月末企業(yè)要根據(jù)需要將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成銀行要求的標(biāo)準(zhǔn)格式并傳送至銀行。 第五節(jié)　固定資產(chǎn)模塊的基本操作 固定資產(chǎn)模塊主要完成單位固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)的核算和管理，生成固定資產(chǎn)卡片，按月反應(yīng)固定資產(chǎn)的增加、減少、原值變化及其他變動，并輸出相應(yīng)的增減變動明細(xì)賬，按月自動計提折舊，生成折舊分配憑證，同時輸出一些同設(shè)備管理相關(guān)的報表和賬簿。 　　一、操作流程 　　固定資產(chǎn)核算模塊操作主要包括初始

45、設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理和期末處理，其操作流程如圖所示。 　　通用固定資產(chǎn)核算模塊操作流程 2、 基本操作 　　1.固定資產(chǎn)分類設(shè)置 　　固定資產(chǎn)分類設(shè)置包括固定資產(chǎn)分類編碼、固定資產(chǎn)分類名稱、固定資產(chǎn)類別的折舊屬性、常用折舊方法、預(yù)計使用年限、預(yù)計凈殘值率。 　　常見的折舊方法一般分為平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法。商品化會計軟件一般都將這些常用的折舊方法預(yù)設(shè)置在系統(tǒng)中，用戶在進(jìn)行固定資產(chǎn)分類設(shè)置時，對應(yīng)項目只需選擇即可。 　　具體的增加操作在后面的軟件操作中會涉及到，在此不在闡述。 續(xù)表固定資產(chǎn)類別編碼 固定資產(chǎn)類別名稱 分錄 對應(yīng)入賬科目 01 購入

46、 借：固定資產(chǎn) 　　貸：銀行存款 02 投資者投入 借：固定資產(chǎn) 　　貸：實收資本 03 接受捐贈 借：固定資產(chǎn) 　　貸：營業(yè)外收入 04 盤盈 借：固定資產(chǎn) 　　貸：以前年度損益調(diào)整 05 在建工程轉(zhuǎn)入 借：固定資產(chǎn) 　　貸：在建工程 　 06 融資租入 借：固定資產(chǎn) 　　貸：長期應(yīng)付款 　 07 出售 借：固定資產(chǎn)清理 　　累計折舊 　　貸：固定資產(chǎn) 　 08 盤虧 借：待處理財產(chǎn)損溢 　　累計折舊 　　貸：固定資產(chǎn) 　 09 投資轉(zhuǎn)出 借：固定資產(chǎn)清理 　　累計折舊 　　貸：固定資產(chǎn) 　

47、10 捐贈轉(zhuǎn)出 借：固定資產(chǎn)清理 　　累計折舊 　　貸：固定資產(chǎn) 　 11 報廢 借：固定資產(chǎn)清理 　　 累計折舊 　　 貸：固定資產(chǎn) 　 12 毀損 借：固定資產(chǎn)清理 　　累計折舊 　　貸：固定資產(chǎn) 　 　　2.固定資產(chǎn)變動方式設(shè)置 　　固定資產(chǎn)變動方式設(shè)置（本質(zhì)：賬務(wù)處理的應(yīng)用） 　　 　　固定資產(chǎn)核算初始設(shè)置 　　 　　固定資產(chǎn)核算日常業(yè)務(wù)操作流程 　　 　　3.固定資產(chǎn)使用部門設(shè)置 　　部門設(shè)置包括部門編碼、部門名稱、對應(yīng)折舊科目。 　　4.固定資產(chǎn)折舊方法設(shè)置 　　固定資產(chǎn)折舊方法是自動計提折舊的基礎(chǔ)。影響固定資產(chǎn)折舊的因素

48、主要有四個：固定資產(chǎn)的原值、固定資產(chǎn)凈殘值、固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備和預(yù)計使用年限。 　　5.錄入固定資產(chǎn)原始卡片 　　原始卡片的錄入主要包括以下內(nèi)容：固定資產(chǎn)編號、名稱、資產(chǎn)類別、原值、使用年限、變動方式、使用狀況、凈值、累計折舊、折舊方法、總工作量、凈殘值率、凈殘值等基本信息。 　　6.固定資產(chǎn)變動輸入 　　固定資產(chǎn)的變動主要包括增加、減少和變動三類。 　　●固定資產(chǎn)增加 　　固定資產(chǎn)增加的處理類似于固定資產(chǎn)原始卡片的錄入，也就是增加一張新的固定資產(chǎn)卡片。 　　●固定資產(chǎn)的減少 　　資產(chǎn)在使用過程中，由于各種原因（如毀損、出售、盤虧等）退出企業(yè)，此時要做資產(chǎn)減少處理，即新增一張固定

49、資產(chǎn)減少單據(jù)。 　　●固定資產(chǎn)的變動 　　固定資產(chǎn)發(fā)生原值的增減、部門的轉(zhuǎn)移、使用狀況的變動、折舊方法的調(diào)整、累計折舊的調(diào)整、工作量的調(diào)整、凈殘值率的調(diào)整、類別的調(diào)整等情況，均可以通過輸入各種變動單進(jìn)行處理。固定資產(chǎn)的變動需要增加變動單據(jù)，輸入相關(guān)信息后，保存變動單據(jù)。 　　7.計提折舊 　　自動計提折舊是固定資產(chǎn)核算模塊的主要功能之一。利用系統(tǒng)的“計提折舊”功能，自動生成折舊分配表和記賬憑證，并自動完成將憑證傳遞到總賬的工作。 　　8.固定資產(chǎn)賬查詢 　　固定資產(chǎn)輸出信息包括賬簿、折舊表、匯總表和分析表，可按需進(jìn)行多種方式的組合查詢，也可根據(jù)用戶需要自定義動態(tài)賬簿。 　　9.月

50、末結(jié)賬 　　固定資產(chǎn)生成憑證傳遞至總賬模塊后，即可結(jié)束當(dāng)期業(yè)務(wù)處理。月末結(jié)賬每月一次，結(jié)賬后當(dāng)期的數(shù)據(jù)不能修改。 第六節(jié)　應(yīng)收模塊基本操作 　　在不同的財務(wù)軟件中，應(yīng)收款的核算與管理采取了不同的設(shè)計方案，基本上有3種模式：一是作為獨立的系統(tǒng)，與銷售管理系統(tǒng)、總賬系統(tǒng)集成應(yīng)用；二是作為銷售管理系統(tǒng)的一個功能構(gòu)成應(yīng)用；三是作為總賬系統(tǒng)的一個輔助功能應(yīng)用。本節(jié)主要是針對第一種模式進(jìn)行講解，但是無論哪種形式，其基本操作大體上是相同的。 　　一、操作流程 　　應(yīng)收賬款核算基本操作流程如圖所示。 　　 　　二、基本操作 　　1.應(yīng)收賬款賬齡區(qū)間設(shè)置 　　為了對應(yīng)收賬款進(jìn)行

51、賬齡分析，評估客戶信譽(yù)，并按一定的比例估計壞賬損失，應(yīng)設(shè)置賬齡區(qū)間。設(shè)置內(nèi)容包括序號、總天數(shù)、起止天數(shù)。 　?。?）序號。一般序號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，不能修改。 　?。?）總天數(shù)。直接輸入截止該區(qū)間的賬齡總天數(shù)。 　?。?）起止天數(shù)。系統(tǒng)會根據(jù)輸入的總天數(shù)自動生成相應(yīng)的區(qū)間。 　　2.客戶編碼和名稱設(shè)置 　　3.付款條件設(shè)置 　　付款條件也稱現(xiàn)金折扣，是確定客戶付款到期日和現(xiàn)金折扣日期的依據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)用戶所選擇的付款條件來確定在交易中的折扣。設(shè)置的主要內(nèi)容包括付款條件編碼、付款條件名稱、信用天數(shù)、優(yōu)惠方案。 　　4.期初數(shù)據(jù)錄入 　　5.收款單據(jù)處理 　　（1）收款單據(jù)的錄入。

52、 　?。?）收款單據(jù)的審核。 　　（3）自動轉(zhuǎn)賬。 　　為保證應(yīng)收賬款核算模塊與總賬模塊數(shù)據(jù)保持一致，在應(yīng)收款核算模塊新增單據(jù)之后，必須通過憑證處理把單據(jù)生成憑證傳入總賬模塊。只有經(jīng)過審核的收款單可以立即生成記賬憑證，傳遞到總賬模塊。 　　銷售發(fā)票應(yīng)該在銷售核算模塊中錄入處理。應(yīng)收應(yīng)付核算與銷售核算是兩個獨立的模塊，如果企業(yè)同時使用銷售核算模塊（集成在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中）和應(yīng)收應(yīng)付模塊，那么銷售核算模塊中銷售發(fā)票會直接傳入應(yīng)收賬款核算模塊。如果沒有使用銷售模塊，則各類發(fā)票和應(yīng)收單據(jù)均在應(yīng)收賬款核算模塊中錄入并審核。 　　6.應(yīng)收賬款核銷處理 　　核銷是確定收款單與原始發(fā)票及應(yīng)收單之間對應(yīng)關(guān)

53、系的操作。也就是將收回的客戶款核銷該客戶應(yīng)收款的處理，建立已收款與應(yīng)收款的核銷記錄。只有經(jīng)過核銷的應(yīng)收單據(jù)才能真正作為收款處理。系統(tǒng)提供手工和自動兩種核銷方式。 　　 　　核銷處理時，可以一張發(fā)票（或應(yīng)收單）對應(yīng)一張收款單分次核銷，也可以一張發(fā)票（或應(yīng)收單）一次對應(yīng)多張收款單核銷，一張收款單一次對應(yīng)多張發(fā)票核銷或多張發(fā)票對應(yīng)多張收款單核銷。無論采用何種方式，要求本次核銷金額之和必須等于收款單的金額之和。 　　（1）自動核銷 　　自動核銷以發(fā)票號作為核銷依據(jù)。通過查詢條件選擇需要核銷的單據(jù)，由系統(tǒng)自動核銷。自動核銷可對多個客戶進(jìn)行，依據(jù)核銷規(guī)則對客戶單據(jù)進(jìn)行核銷處理。核銷完成后，提交自動

54、核銷報告，顯示已核銷的情況和未核銷的原因。 　?。?）手工核銷 　　可以根據(jù)查詢條件選擇需要核銷的單據(jù)，然后手工勾對，作為自動核銷方法的一種補(bǔ)充。 　　7.應(yīng)收賬款及賬齡分析 　?。?）應(yīng)收賬款明細(xì)賬的查詢 　　應(yīng)收賬款明細(xì)賬是反映往來單位在某段時間內(nèi)往來賬款的詳細(xì)情況的報表，是以每一發(fā)票號作為一條記錄處理的。查詢時，系統(tǒng)動態(tài)即時生成。系統(tǒng)提供按發(fā)票號、客戶進(jìn)行查詢。 　?。?）應(yīng)收賬款催款單查詢 　　根據(jù)客戶付款條件所固定的信用期間，或銷售合同中所簽訂的付款時間，系統(tǒng)提供單據(jù)的信用過期預(yù)警，生成應(yīng)收賬款催款單。 　?。?）應(yīng)收賬款賬齡分析 　　用于對未核銷的往來賬款進(jìn)行分析

55、，主要分析截止一定日期之前各個客戶應(yīng)收賬款余額的賬齡情況。賬齡分析的時間范圍是根據(jù)應(yīng)收賬齡區(qū)間設(shè)置自動生成的。 　　【注意】查賬時只需錄入分析條件，系統(tǒng)將自動顯示查詢結(jié)果。 　　8.月末結(jié)賬 　　當(dāng)本月業(yè)務(wù)全部處理完畢，即可結(jié)賬。只有當(dāng)月結(jié)賬后，才可以開始下月工作。結(jié)賬后該月數(shù)據(jù)不能再進(jìn)行任何處理。 第七節(jié)　應(yīng)付模塊基本操作 　　與應(yīng)收款管理系統(tǒng)類似，在不同的財務(wù)軟件中，應(yīng)付款的核算與管理采取了不同的設(shè)計方案，基本上有3種模式： 　　一是作為獨立的系統(tǒng)，與采購管理系統(tǒng)、總賬系統(tǒng)集成應(yīng)用； 　　二是作為采購管理系統(tǒng)的一個功能構(gòu)成應(yīng)用； 　　三是作為總賬系統(tǒng)的一個輔助功能應(yīng)

56、用。 　　本節(jié)，主要是針對第一種模式進(jìn)行講解，但是無論哪種形式，其基本操作大體上是相同的。 　　一、操作流程 　　應(yīng)付賬款核算基本操作流程如圖所示。 　　 　　二、基本操作 　　1.賬齡區(qū)間設(shè)置 　　賬款區(qū)間設(shè)置的作用是便于用戶根據(jù)自己定義的賬齡時間間隔，進(jìn)行應(yīng)付賬款或付款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)付款、付款情況。賬齡區(qū)間的設(shè)置主要包括序號、總天數(shù)、起止天數(shù)。 　?。?）序號。一般序號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，不能修改。 　?。?）總天數(shù)。直接輸入截止該區(qū)間的賬齡總天數(shù)。 　　（3）起止天數(shù)。系統(tǒng)會根據(jù)輸入的總天數(shù)自動生成相應(yīng)的區(qū)間。 　　2.供應(yīng)

57、商編碼和名稱設(shè)置 　　供應(yīng)商的建立通過建立往來檔案完成，軟件可以登記企業(yè)與供應(yīng)商發(fā)生的各種結(jié)算關(guān)系，考核供應(yīng)商的信用程度。 　　系統(tǒng)根據(jù)供應(yīng)商和對應(yīng)的會計科目處理每筆往來業(yè)務(wù)并進(jìn)行記賬，通過其他輔助信息進(jìn)行客戶信用管理。 　　3.期初數(shù)據(jù)錄入 　　4.付款單據(jù)處理 　　（1）付款單據(jù)的輸入。 　?。?）付款單據(jù)的審核。應(yīng)付單據(jù)錄入完畢后，即可進(jìn)行審核。 　?。?）自動轉(zhuǎn)賬。系統(tǒng)根據(jù)輸入的付款單數(shù)據(jù)自動生成記賬憑證，并傳遞到總賬模塊。 　　5.應(yīng)付賬款核銷處理 　　系統(tǒng)一般提供自動核銷和手工核銷兩種方式。 　　（1）自動核銷。核銷方式有三種： 　　一是業(yè)務(wù)號勾對。通過用戶在

58、制單過程中指定的業(yè)務(wù)編號核銷。核銷時，系統(tǒng)對業(yè)務(wù)號相同、借貸方向相反、金額一致的兩筆分錄自動勾對； 　　二是逐筆勾對。系統(tǒng)按照金額一致、方向相反的原則自動勾對同一往來客戶的往來款項； 　　三是總額勾對。對于同一往來客戶，只要存在借方或貸方的某項合計等于對方科日的某幾項合計，無論業(yè)務(wù)編號是否相同的往來款均進(jìn)行勾對。 　?。?）手工核銷。對制單過程中因錯誤操作或因其他業(yè)務(wù)原因?qū)е聼o法由系統(tǒng)完成自動核銷的往來賬，系統(tǒng)提供手工清理的辦法，作為自動核銷方式的一種補(bǔ)定。 　　6.應(yīng)付賬款及付款賬齡分析查詢 　?。?）業(yè)務(wù)賬表查詢 　?。?）統(tǒng)計分析 　　【注意】查賬時只需錄入分析條件，系統(tǒng)將自動顯示查詢結(jié)果。 　　7.月末結(jié)賬 　　本月各項已經(jīng)結(jié)束可以進(jìn)行月末結(jié)賬處理。只有當(dāng)月結(jié)賬后，才可以開始下月工作。結(jié)賬后該月數(shù)據(jù)不能再進(jìn)行任何處理