電子郵件培訓[谷風參考]

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1、發(fā)送職業(yè)化的、高效的郵件ContentContent010102020 03 30 04 4郵件的重要性和作用郵件的困擾及基本原則郵件的格式及案例分析郵件的回復及商務禮儀目錄0505郵件的使用場景及要求1 1谷風書苑谷風書苑電子郵件溝通的重要性電子郵件溝通的重要性 你會很驚訝地發(fā)現(xiàn)在當今這個你會很驚訝地發(fā)現(xiàn)在當今這個時代，一些管理者仍然沒有意識到時代，一些管理者仍然沒有意識到電子郵件的交流是多么重要，許多電子郵件的交流是多么重要，許多管理者不及時地回復電子郵件或根管理者不及時地回復電子郵件或根本不回復，或者回復郵件的時候并本不回復，或者回復郵件的時候并不是回答那些問到的問題。非常專不是回答那些

2、問到的問題。非常專業(yè)地處理電子郵件會使你成為一個業(yè)地處理電子郵件會使你成為一個更好的管理者，會使你的公司很有更好的管理者，會使你的公司很有競爭力。競爭力。Phillip Phillip HunsakerHunsaker管理技能與方法管理技能與方法附錄附錄C C電子郵件電子郵件2 2谷風書苑谷風書苑重要性1：明晰責任 如果當面說或者在電話里講，對方左耳聽右耳也許就忘了，許多事情從此“死無對證”。 電郵存在公司服務器上，白紙黑字，誰也賴不掉重要性2、記錄過程 使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成 能準確及時地記錄事項進程、討論內(nèi)容以及行動細則

3、，并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功能 充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關注于事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端電子郵件溝通的重要性電子郵件溝通的重要性3 3谷風書苑谷風書苑郵件的作用非常低廉非?？焖佥^為正式宣傳推廣A獲取信息BCDE避免分歧即時服務工作跟進4 4谷風書苑谷風書苑郵件的困擾年全球用戶年全球用戶平平均每天發(fā)送均每天發(fā)送29402940億億垃垃圾郵件圾郵件89%89%107107萬億封萬億封你在工作中 每天接收多少郵件？ 有多少是工作郵件？ 有多少是無用郵件？5 5谷風書苑谷風書苑所有人都很繁忙，如何寫郵件？所有人都很繁

4、忙，如何寫郵件？“在商務交往中要尊重一個人，在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得首先就要懂得替他節(jié)省時間替他節(jié)省時間”8 8谷風書苑谷風書苑收件人收件人正文內(nèi)容正文內(nèi)容01主題主題附件附件020405稱呼、問候語稱呼、問候語簽名、落款簽名、落款0306郵件的格式03 03 06 06 為郵件主體為郵件主體9 9谷風書苑谷風書苑員工部門經(jīng)理副總經(jīng)理綜合管理部經(jīng)理人事專員員工部門部門經(jīng)理、副總副總經(jīng)理、綜合管理部經(jīng)理綜合管理部經(jīng)理、人事專員員工部門部門經(jīng)理副總副總經(jīng)理、綜合管理部經(jīng)理綜合管理部經(jīng)理、人事專員員工部門部門經(jīng)理部門部門經(jīng)理部門部門經(jīng)理部門部門經(jīng)理主送主送抄送收件人1010谷風書苑谷風

5、書苑收件人（收件人（ToTo）: :直接收信人,要求收信人回復確認、歸檔保存或有直接關系、直接負責的人。抄送（抄送（CcCc）：）：間接收信人，供參考、了解即可、可提意見或間接關系、間接責任的人。收件人1111谷風書苑谷風書苑v 收件人選事例：收件人選事例：v 收件人（抄送）排列基本禮儀：收件人（抄送）排列基本禮儀： 郵件主題收件人抄送會議通知必需參加人可以參加會議記錄已經(jīng)參加人需要參加但沒有參加的人相關領導申請直接審批人無活動通知活動成員活動成員的領導主次客先部門次序職位高低客戶在前其他在部門在前優(yōu)先收件人1212谷風書苑谷風書苑收件人- -郵件發(fā)送對象的選擇（1 1）v工作計劃的發(fā)送經(jīng)理人

6、的工作計劃主送工作計劃的下達對象，抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關經(jīng)理人為保持部門內(nèi)部計劃對外的一致性，部門內(nèi)部計劃原則上只有一個計劃可以跨部門傳達，特殊情況可以根據(jù)需要處理v項目通報類的郵件主送給項目小組成員抄送給項目小組成員的直接上級、項目主要領導v尋求跨部門支持的郵件一般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級同時抄送本部門的直接上級這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持1313谷風書苑谷風書苑收件人- -郵件發(fā)送對象的選擇（2 2）小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 CC是指發(fā)送給收件人的同時，也讓其他一或多人收到該郵件，并且也讓收件人知道這種情況 BCC與CC的區(qū)別是收件人并

7、不知道你把該郵件發(fā)送給了其他人（當心接收方回復這封信?。?。建議只建議只BCCBCC給自己，作為郵件發(fā)送成功的檢給自己，作為郵件發(fā)送成功的檢驗驗。 將CCCC人數(shù)降至最低人數(shù)降至最低，確認收信對象是否確認收信對象是否需要收到這封信需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和垃圾 “全部答復”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件 如果我給12個人發(fā)送了郵件，請問他們是否能在某時間出席會議 應該只有我收到12封回復，而不是大家收到12*12=144封！1414谷風書苑谷風書苑收件人- -郵件發(fā)送對象的選擇（3 3）選擇郵件發(fā)送對象的時候避免以下現(xiàn)象 非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接

8、經(jīng)理 避免將細節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務細節(jié) 避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次反復發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替 對發(fā)件人的提出的問題不清楚、或有不同意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停交互郵件與發(fā)件人討論 你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件 隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息 郵件對不相干的人員就是垃圾 一般只有公司領導或職能部門才能向群體發(fā)送郵件1515谷風書苑谷風書苑郵件的標題是郵件標記，能夠第一時間告訴收件人郵件大致內(nèi)容、郵件的性質(zhì)、郵件的重要性。所以標題不能空白。1標題要簡明扼要，對

9、外可以標記公司“博彥科技關于”，但不太長，標題出“”才能顯示完整。2標題要盡量可以反映郵件內(nèi)容、郵件的目的。一封只能有一個主題。3主題要適當用使用相關符號（如“* ！”等）來突出標題，引起收件人注意，不要隨便使用“緊急”之類。41616谷風書苑谷風書苑 以以下郵件問題？下郵件問題？April 2014-04-25 10:11主體1717谷風書苑谷風書苑郵件格式，基本上與書信格式相似。只是因為電子郵件的軟件在設置上因郵件格式，基本上與書信格式相似。只是因為電子郵件的軟件在設置上因有所不同。有所不同。 稱呼稱呼正文正文問侯語問侯語祝頌語祝頌語署名（日期）署名（日期）/ /簽名簽名主體1818谷風書

10、苑谷風書苑1無論發(fā)給誰如要有稱呼無論你與收件人的關系如何，郵件的開頭要稱呼收件人，這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的。2使用適當?shù)姆Q謂多人收件使用統(tǒng)稱，如：各位、各部門、hi all（一般企業(yè)內(nèi)部、不是十分正式情況可以使用）；如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“XX經(jīng)理”；如果不清楚職務，則應按通常的“XX先生”、“XX小姐”稱呼（可別搞錯性別）。中商務禮儀中，不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。對外商務禮儀里，稱呼全名是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟一樣。 3內(nèi)部溝通不在乎格式如果公司屏蔽了聊天工具，email取代成為了

11、即時聊天工具就不用在乎格式了。稱呼、問候語1919谷風書苑谷風書苑Email其實就是應用文寫作一種載體，所以書寫時可參考以前學過的相關應用文寫作。正文要盡量在郵件寫完，包括表格或文檔也要盡可能放到正文中（哪怕是圖片也行），要避免對方打開郵件后還要打開附件的時間。簡明扼要，行文通順能夠按1、2、3列條理說明的就不長篇大論。正文要段落分明，不一篇文章一段到底，讓人看了眼累。對于正文段落格式是否要首先縮進2格，就看各人習慣。只是段落分明、條理清晰就好。條理清析、段落分明對于很多帶有技術介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，會顯得更加明子。圖形表格文字圖表給合正文20

12、20谷風書苑谷風書苑根據(jù)自己與收件人的關系程度、業(yè)務層級，選擇恰當?shù)目谖钦Z氣。端正態(tài)度、尊重對方，對事不對人，不進行人身攻擊，因為發(fā)郵件時根本不知道對方的表現(xiàn)，郵件一出無法收回。多使用“請”、“謝謝” 之類的敬詞。態(tài)度委婉，語氣和協(xié)中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型；字號用五號或10號字即可。對于要需要加強的內(nèi)容，可以使用彩色加粗字體或下畫線字，但不能使用紅色字體（紅色字是不禮貌，而且書信中有絕交之意）合適字體字號、著重提示重要信息在一些誤樂性的郵件中使用表情（ ）或網(wǎng)絡用語（確認啊，親），出一定的輕松氣氛，但在商務信函里面最好要慎用，這樣會顯得比較隨意、輕浮、不

13、嚴謹，會讓客戶感覺不安。不使用怪異符號正文2121谷風書苑谷風書苑發(fā)送前多檢查，一次成功發(fā)送前多檢查，一次成功發(fā)送前多檢查，郵件是否把相關信息全部說清楚，說準確；行文是否通順，拼寫是否有錯誤。 不要過兩分鐘之后再發(fā)一封“補充”、“請以此為準”、“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。 多檢查2222谷風書苑谷風書苑必要時放發(fā)附件，能不發(fā)附件盡量不發(fā)。必要時放發(fā)附件，能不發(fā)附件盡量不發(fā)。郵件帶有附件，應在正文里面提示查看附件；附件文件應按相關包括的內(nèi)容來命名；如果用附件1、2、3來命名，應在正文羅列相應名稱；附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多分類壓縮；如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免

14、影響使用；如果附件不宜過大（我們公司不能超過8MB），過大應分割成幾個小文件分別發(fā)送 。附件2323谷風書苑谷風書苑雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。A企業(yè)郵箱，簽名應該規(guī)范，而且大部分公司有自己的標準模板。C個人私人郵箱，簽名可以隨意，姓名+電話即可。B簽名、落款2424谷風書苑谷風書苑順頌籌祺順頌籌祺此此致敬禮致敬禮身體健康身體健康祝祝您宏圖大展您宏圖大展Best regards!Best regards!祝您順利祝您順利簽名、落款2525谷風書苑谷風書苑如果有簽名就無須在正文中再落款簽如果有簽名就無須在正文中再落款簽名。名。如果沒有簽名要落款，只需在左頂格

15、落款即可，而無需使用紙制文檔的右如果沒有簽名要落款，只需在左頂格落款即可，而無需使用紙制文檔的右對齊落款（因為電腦寬屏顯示，右齊會顯得不協(xié)調(diào)）。對齊落款（因為電腦寬屏顯示，右齊會顯得不協(xié)調(diào)）。個人落款2626谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析1 1發(fā)送會議記錄時，所有發(fā)送會議記錄時，所有參會人員是收件人，未參會人員是收件人，未能參會的相關人員是抄能參會的相關人員是抄送人送人.2727谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析2 2If you have any query, pls let me know!If you have any question, dont hesitated to call m

16、e!如果有任何問題，請隨時和如果有任何問題，請隨時和我聯(lián)系！我聯(lián)系！2828谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析3 3再簡單的內(nèi)容，也需要用一再簡單的內(nèi)容，也需要用一句完整的話，以示對對方的禮句完整的話，以示對對方的禮貌。貌。2929谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析4 4稱呼需要包括所有收件人。稱呼需要包括所有收件人。避免被漏掉的人感覺到被輕視。避免被漏掉的人感覺到被輕視。3030谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析5 5對客戶最好使用尊稱對客戶最好使用尊稱“您您”。多說兩句話，多說兩句話，“請查收請查收”，“如如果有任何事情隨時聯(lián)系我。果有任何事情隨時聯(lián)系我?！钡鹊鹊鹊纫允緦蛻舻闹匾暫完P心。以示對

17、客戶的重視和關心。3131谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析6 6確認對方的名字書寫確認對方的名字書寫正確。正確。3232谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析7 7要求對方給予確認，要求對方給予確認，或反饋的，請將對方需或反饋的，請將對方需要確認和反饋的時間寫要確認和反饋的時間寫清楚。清楚。3333谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析8 8確保內(nèi)容沒有錯別字！確保內(nèi)容沒有錯別字！標點符號使用正確！標點符號使用正確！3434谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析9 9大串數(shù)字要加千分號，大串數(shù)字要加千分號，便于一目了然。便于一目了然。3535谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析10103636谷風書苑谷風書苑案例分

18、析案例分析1111不要忘記粘貼附件！不要忘記粘貼附件！3737谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析1212發(fā)出修改的郵件，請發(fā)出修改的郵件，請在郵件中簡述修改過的在郵件中簡述修改過的地方。以便對方很快了地方。以便對方很快了解。解。3838谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析1313收件人稱呼和郵件正收件人稱呼和郵件正文之間要留空行。文之間要留空行。3939谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析1414簽名應該不僅是自動簽簽名應該不僅是自動簽名。名。簽名與郵件正文間隔不簽名與郵件正文間隔不要太大，或者太小。太要太大，或者太小。太大太小都會影響美觀。大太小都會影響美觀。4040谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析1

19、515是否可以多說兩句？附件的資是否可以多說兩句？附件的資料內(nèi)容？轉發(fā)附件的主要內(nèi)容？料內(nèi)容？轉發(fā)附件的主要內(nèi)容？畢竟我們不是郵差，把自己消畢竟我們不是郵差，把自己消化過的東西給到對方。體現(xiàn)自化過的東西給到對方。體現(xiàn)自己價值的同時，方便對方。己價值的同時，方便對方。4141谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析1616即使內(nèi)部郵件，也至少即使內(nèi)部郵件，也至少需要有需要有FYI.4242谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析1717商業(yè)往來郵件，全部齊商業(yè)往來郵件，全部齊頭就好了。不必按照中頭就好了。不必按照中文的書面要求，開頭空文的書面要求，開頭空兩格。兩格。4343谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析181

20、8說句話，說句話，別這說句話，說句話，別這么硬邦邦，干巴巴。么硬邦邦，干巴巴。4444谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析1919給個稱呼，即使是內(nèi)部，給個稱呼，即使是內(nèi)部，即使是你的下屬。禮貌即使是你的下屬。禮貌些。些。4545谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析2020想勸說客戶，但不要有威脅之想勸說客戶，但不要有威脅之意。把兩方面的優(yōu)劣勢客觀地意。把兩方面的優(yōu)劣勢客觀地擺出來，讓客戶自己評判。擺出來，讓客戶自己評判。如果你想引導客戶，追一個電如果你想引導客戶，追一個電話，用口頭來引話，用口頭來引導導4646谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析2121A.請盡快郵件回復我，廣告監(jiān)請盡快郵件回復我，廣告

21、監(jiān)測數(shù)據(jù)是由媒體提供還是由測數(shù)據(jù)是由媒體提供還是由neo提供。提供。B.有關廣告監(jiān)測數(shù)據(jù)來源的問有關廣告監(jiān)測數(shù)據(jù)來源的問題，麻煩您盡快告知。題，麻煩您盡快告知。4747谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析2222第一個字母大寫。第一個字母大寫。Hi 后面如果有名字，就不用加后面如果有名字，就不用加逗號。逗號。名稱后需要加逗號。名稱后需要加逗號。Hi Dear Shanshan,4848谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析2323不要做郵差。根據(jù)鏈接不要做郵差。根據(jù)鏈接內(nèi)容給予你的看法和建議。內(nèi)容給予你的看法和建議。稱呼稱呼文件主題和簽名之間要文件主題和簽名之間要有點距離。有點距離。4949谷風書苑谷風

22、書苑案例分析案例分析2424不要忘記簽名不要忘記簽名稱呼和內(nèi)容之間要留有稱呼和內(nèi)容之間要留有空間空間5050谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析2525附件是什么？你想讓對附件是什么？你想讓對方做什么？還是你回復什方做什么？還是你回復什么任務？是否可以寫出來？么任務？是否可以寫出來？5151谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析2626齊頭信比較美觀齊頭信比較美觀5252谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析2727郵件是正式的溝通方式，郵件是正式的溝通方式，盡量不要用些小孩子感覺盡量不要用些小孩子感覺的符號。的符號。5353谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析2828對于一些不能夠按照之前承諾提供給客戶的對于一

23、些不能夠按照之前承諾提供給客戶的東西，如果用郵件告知，請務必充分地說明理東西，如果用郵件告知，請務必充分地說明理由，并表示歉意。并在郵件發(fā)出后，給予客戶由，并表示歉意。并在郵件發(fā)出后，給予客戶電話再次溝通。不要給客戶電話再次溝通。不要給客戶“因為覺得我們食因為覺得我們食言而生氣言而生氣”的時間和機會。的時間和機會?；蛘吣憧梢韵入娫挏贤?，跟客戶解釋清楚后，或者你可以先電話溝通，跟客戶解釋清楚后，再發(fā)書面郵件。說再發(fā)書面郵件。說“正如和您電話中溝通的，正如和您電話中溝通的，由于由于xx原因，我們不能原因，我們不能”。5454谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析2929附件粘貼后，要打開附附件粘貼后，要

24、打開附件查看，避免粘錯附件。件查看，避免粘錯附件。5555谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析3030注意附件粘貼的位置，注意附件粘貼的位置，不要截斷郵件的內(nèi)容和簽不要截斷郵件的內(nèi)容和簽名。名。5656谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析3131對于客戶提出的意見要對于客戶提出的意見要給予反饋和解決，而不是給予反饋和解決，而不是僅僅表示感謝。僅僅表示感謝。要給客戶一個時間概念，要給客戶一個時間概念，什么時候我們會提交什么什么時候我們會提交什么文件。文件。5757谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析3232不同的內(nèi)容之間，留個不同的內(nèi)容之間，留個空行，不僅美觀，也方便空行，不僅美觀，也方便閱讀。閱讀。585

25、8谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析3333不要從別的地方直接不要從別的地方直接copy文字，因為大小和字文字，因為大小和字號會不同。麻煩別偷懶！號會不同。麻煩別偷懶！5959谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析3434郵件的主題不要遺漏。郵件的主題不要遺漏。拼寫錯誤可能會鬧笑話。拼寫錯誤可能會鬧笑話。6060谷風書苑谷風書苑案例分析案例分析3535千萬不要忘記寫郵件主題一個主題一封郵件，避免對方理解錯誤6161谷風書苑谷風書苑針對性針對性及時性及時性限制性限制性主動性主動性區(qū)別性區(qū)別性理想的回復時間是2小時內(nèi)，般不要超過24小時。“已收到，將安排處理，一旦有結果及時回復”等。設定自動回復功能。當回

26、件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后逐個附上答案。郵件來往超3次，解決不了問題，使用電話等即時溝通工具。不出現(xiàn)太多的RE。區(qū)別Reply和Reply All問題討論單一討論，有結論再告之所有人。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。為避免無謂的回復，可在文中指定收件人給出回復，或提示：“全部完畢”、“事項終結”、“以上請知悉，無需回復”等。郵件回復6262谷風書苑谷風書苑回復的注意事項1、 及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，應即刻回復對方，因為這是對他人的尊重；理想的回復時間是2小時內(nèi)； 如果事情復雜，無法及時確切回復，應該及時的回復說：“收到，我正在處理，一旦有結果

27、就會及時回復，等等”； 如果你正在出差或休假，應設定自動回復功能。2. 進行針對性回復當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。 6363谷風書苑谷風書苑3. 回復一般不少于10個字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。回復的注意事項4. 主動控制郵件的來往為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，如：“望XXX指示為盼”或“請XXX補充意見”。對于不需要回復的郵件可在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無

28、需行動”、“僅供參考，無需回復”。6464谷風書苑谷風書苑提示和說明溝通確認和反饋 對重要溝通事項，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方 引起關注；或請對方確認收到Email 如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對方 不重視，嘗試再次提醒轉發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎 不要把內(nèi)部消息轉發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權的接收人郵件長度 郵件的閱讀時間不要超過10分鐘（個人建議500字以下）回信時注意保持線索 想回復對方的回復，就不要創(chuàng)建一封新郵件。因為它打斷了原始郵件和回復郵件之間的關聯(lián)（“線索”） 一旦失去關聯(lián)，雙方就難以跟蹤郵件的次序，尤其是經(jīng)過多次收發(fā)的郵件6565谷風書苑谷風書苑電子郵件實施禮儀規(guī)則重

29、要性的原因有如下電子郵件實施禮儀規(guī)則重要性的原因有如下3個：個：v 專業(yè)特性：專業(yè)特性： 通過使用合適的郵件語言，你可以傳達出一個專業(yè)的通過使用合適的郵件語言，你可以傳達出一個專業(yè)的形象，形象，“我很專業(yè)！我很專業(yè)！” 特別是對那些我們不認識的人，這是他們判斷我們的特別是對那些我們不認識的人，這是他們判斷我們的唯一方法。唯一方法。v 效率效率: 郵件組織得當、條理清晰，避免浪費他人時間郵件組織得當、條理清晰，避免浪費他人時間v 嚴肅性嚴肅性 商務電子郵件不同于私人郵件，它具備嚴肅性和商務商務電子郵件不同于私人郵件，它具備嚴肅性和商務規(guī)范性規(guī)范性電子郵件商務禮儀注意事項電子郵件商務禮儀注意事項6

30、666谷風書苑谷風書苑電子郵件應當注意編碼電子郵件應當注意編碼 在向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子在向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。保證對方可以收到自己的郵件。電子郵件應當慎選功能電子郵件應當慎選功能 慎用慎用各種信紙。各種信紙。一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長。間增長。一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述一方面，電子郵件的收件人

31、所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。功能。電子郵件商務禮儀注意事項電子郵件商務禮儀注意事項6767谷風書苑谷風書苑v 郵件中出現(xiàn)錯別字會被認為是做事不認真，客戶由此判斷一個郵件中出現(xiàn)錯別字會被認為是做事不認真，客戶由此判斷一個團隊做事不認真。因此，一個有錯別字的郵件可能導致幾百萬團隊做事不認真。因此，一個有錯別字的郵件可能導致幾百萬上千萬訂單的損失上千萬訂單的損失v 如果使用如果使用outlook等寫英文郵件，則每次使用等寫英文郵件，則每次使用“拼寫檢查拼寫檢查”。如果寫中文郵件，則自己要會檢查。或者貼到如果寫中文郵件，則自己要會檢查?；蛘哔N到word中進行中中進行中文語法檢查文語法檢查v 特

32、別注意不要把人名寫錯。寫錯人名給人的感覺是極不尊重對特別注意不要把人名寫錯。寫錯人名給人的感覺是極不尊重對方。方。(自己的名字按身份證上寫，不要說自己的名字按身份證上寫，不要說“身份證是錯的身份證是錯的”，更，更不要按自己的喜歡來寫不要按自己的喜歡來寫) 常見寫錯的名字有：麗莉利，平蘋萍，洪紅宏，華樺，清青常見寫錯的名字有：麗莉利，平蘋萍，洪紅宏，華樺，清青菁，林淋琳，玲鈴，民明名，生升，嬌姣，英瑛菁，林淋琳，玲鈴，民明名，生升，嬌姣，英瑛電子郵件商務禮儀注意事項電子郵件商務禮儀注意事項6868谷風書苑谷風書苑v正確的標點符號給人的感覺是正確的標點符號給人的感覺是“你很專業(yè)你很專業(yè)”。以。以下

33、的標點符號是不正確的，你知道嗎？下的標點符號是不正確的，你知道嗎？(1)、會議時間：、會議時間：9：0010 ：00(2)、日期：、日期：2011、7、122.3.1.2.3.2.一、要注意不要出現(xiàn)錯別字；一、要注意不要出現(xiàn)錯別字；二、要注意標點符號要正確。二、要注意標點符號要正確。電子郵件商務禮儀注意事項電子郵件商務禮儀注意事項6969谷風書苑谷風書苑v收件人收件人/抄送抄送: 收件人和抄送名單是否正確區(qū)分收件人和抄送名單是否正確區(qū)分? v主題主題: 是否反映是否反映了郵件內(nèi)容了郵件內(nèi)容? v正文糾錯正文糾錯 有沒有打字錯誤、標點符號錯誤？有沒有打字錯誤、標點符號錯誤？v簽名標簽簽名標簽:

34、是否包括所有是否包括所有信息，信息，尤其是您手機號碼尤其是您手機號碼? (事先在模板中設事先在模板中設置好置好)v格式格式: 排版是否整潔、清晰排版是否整潔、清晰 v附件附件: 您您是否是否刪除刪除了先前的了先前的不必要的郵件和附件不必要的郵件和附件? 您您是否是否壓縮附壓縮附件？件？(大于大于10MB). 圖形附件是否正向？圖形附件是否正向？ 附件文檔是否正確？附件文檔是否正確？電子郵件商務禮儀注意事項電子郵件商務禮儀注意事項7070谷風書苑谷風書苑 面對面：直接、效果好，遠程無法實現(xiàn)面對面：直接、效果好，遠程無法實現(xiàn) 電話：迅速，清楚，可遠程交流，但沒有記錄，轉述容易出錯電話：迅速，清楚，

35、可遠程交流，但沒有記錄，轉述容易出錯 郵件：可遠程交流郵件：可遠程交流 電話語音交流，沒有記錄，郵件有文字作為依據(jù)電話語音交流，沒有記錄，郵件有文字作為依據(jù) 文字表達更準確，原樣轉發(fā)可不使信息走樣文字表達更準確，原樣轉發(fā)可不使信息走樣 郵件是部門之間協(xié)作的重要依據(jù)郵件是部門之間協(xié)作的重要依據(jù) 郵件是各地與總部溝通的主要渠道郵件是各地與總部溝通的主要渠道7171谷風書苑谷風書苑需要發(fā)送郵件的情況業(yè)務談判，事件處理正式工作報告，日常請示部門之間事務往來備忘與確認信息發(fā)布（政策，通知）知識推薦和問題討論難以簡單用口頭表達說明清楚的事項7272谷風書苑谷風書苑郵件使用場景1 1v出差在外，需要向公司傳

36、遞資料 問題：使用qq，需要雙方同時在線，使用離線 傳送不安全。 解決：將資料作為附件傳送，并在郵件正文中 進行說明。7373谷風書苑谷風書苑郵件使用場景2 2v小組成員間分享與客戶溝通記錄 問題：小組人員分散，不容易聚在同一地點。口頭表達，往往缺乏條理性，丟失重要細節(jié) 解決：將溝通記錄進行整理，發(fā)送給小組的其 他成員。7474谷風書苑谷風書苑郵件使用場景3 3v布置任務 問題：面對面交流時雙方都說的很盡興，不但談了當前的任務，還展望了未來美好的前景。分手后卻不能確定對方是否已經(jīng)記住了所有的要點。 解決：立刻將談話內(nèi)容進行整理并 發(fā)送相關人員。如果上級沒有做， 作為下屬也要立刻按照自己的理解

37、整理，發(fā)送上級并取得確認。7575谷風書苑谷風書苑郵件使用場景4 4公司發(fā)布關于下發(fā)執(zhí)行貸款損失準備計提標準的通知 問題：如果公司領導對此通知有批示，如何處理？發(fā)布rtx不能保存，發(fā)布bbs不能立刻讓全體員工看到。 解決：通知用郵件發(fā)送，公司總經(jīng)理在郵件的基礎上全部回復，將自己的批示發(fā)送給全體員工7676谷風書苑谷風書苑郵件使用場景5 5領導交辦任務需要頻繁與第三方聯(lián)系 問題：如果頻繁的事無巨細的向領導匯報，會耽誤領導時間，如果不匯報不知道什么時候領導會問，在任務的平臺期，會讓領導感覺自己沒有努力工作。 解決：與客戶溝通過程中，將關鍵的郵件cc給領導7777谷風書苑谷風書苑郵件使用場景6 6領

38、導讓兩個人共同完成一份文檔 問題：如果兩個人分別給領導發(fā)，領導還要合并，顯然不合適。如果交給一個人合并，并發(fā)送給領導，是否有冒功之嫌？ 解決：由一個人將文檔作為附件發(fā)送 給領導，在郵件中說明是兩個人共同 完成的，同時，很重要的一點是要很重要的一點是要 CC CC給另一個人給另一個人。7878谷風書苑谷風書苑郵件使用場景7 7一年前完成的一個項目，在項目過程中與客戶進行了多輪的磋商，現(xiàn)在有些過程及具體數(shù)據(jù)記不清了。 問題：在討論過程中，雙方各執(zhí)一詞，由于時間比較長事件的進展過程無法追溯 解決：如果在項目進行的關鍵時間和 關鍵問題上都通過郵件進行了交流， 此時可以通過調(diào)閱這些郵件對問題進 行澄清。

39、7979谷風書苑谷風書苑郵件使用場景NN8080谷風書苑谷風書苑企業(yè)郵箱的使用規(guī)范及要求使用時間： 上班：第一時間登陸郵箱，實時接收并回復郵件； 出差：每晚回住處或其他可辦公地點進行郵件收發(fā)及處理；回復時間： 收到郵件后，主接收人必須立即予以回復（在本權限范圍內(nèi)能夠解決或協(xié)商解決的）或轉發(fā)上級領導（在本權限范圍無法解決的，附上自己的意見），嚴禁拖沓、推諉、延遲，否則將以查詢郵件收發(fā)時間采用倒推方式對責任人進行嚴厲處罰。最遲不得超過36小時。 緊急事件電話溝通，事后可補發(fā)郵件要求對方確認。8181谷風書苑谷風書苑電子郵件使用技巧電子郵件使用技巧郵件簽名設置郵件簽名設置1超大郵件處理超大郵件處理2

40、郵件自動回復郵件自動回復34郵件分類管理郵件分類管理8282谷風書苑谷風書苑電子郵件安全電子郵件安全賬戶安全賬戶安全1、使用復雜安全性高、使用復雜安全性高的密碼。的密碼。2、不將賬號密碼告訴、不將賬號密碼告訴他人。他人。3、察覺密碼外泄及時、察覺密碼外泄及時修改密碼。修改密碼。4、不用工作郵箱注冊、不用工作郵箱注冊論壇、不良網(wǎng)站。論壇、不良網(wǎng)站。郵件安全郵件安全1、修改郵件默認存儲、修改郵件默認存儲位置。位置。2、不打開來歷不明的、不打開來歷不明的郵件及其附件。郵件及其附件。3、謹慎點擊郵件中的、謹慎點擊郵件中的網(wǎng)頁超鏈接。網(wǎng)頁超鏈接。4、郵件客戶端加密保、郵件客戶端加密保護護8383谷風書苑谷風書苑電子郵件安全設置電子郵件安全設置修改密碼修改密碼修改存修改存儲位置儲位置客戶端加密客戶端加密郵件備份郵件備份單個文件夾單個文件夾超過超過2G處理處理8484谷風書苑谷風書苑8585谷風書苑谷風書苑