《電子郵件規(guī)范》PPT課件.ppt

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一封完整的電子郵件 收件人 VictorDowns LorrieCrenshaw KyranDeck主題 6月18日部門員工聚餐內容 Dearall 大家好 告訴大家一個好消息 我們6月18日將在Lottie s酒店 綠寶廣場1樓不夜城 聚餐 房間號為 203 秋之韻 具體聚餐的時間是 6月18日即星期二 13 00 以下事項 請相關負責人跟進 VD 請查看當天班車是否可用 請發(fā)郵件告知我 KD 請在6月17日跟部門員工進行進一步的電話提醒 附件為具體的聚餐的安排 請查看 如有任何疑問 可及時聯(lián)系我 BRSSally2010 06 14 發(fā)送 抄送 密送 轉發(fā) 收件人 To 抄送 Cc 郵件的直接相關者 問題的處理者和事情的溝通者 一般需要及時回復郵件 一般起旁聽作用 可回可不回郵件 如果有建議 可以回復郵件 密送 Bcc 收信人是不知道你發(fā)郵件給密送的人 密送可能用在非常規(guī)場合 轉發(fā) 要注意相關內容的保密性 不要把內部信息轉發(fā)給外部人員或者未經授權的人 發(fā)送 抄送 密送 轉發(fā) 提醒 TO CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則 比如按部門排列 按職位等級從高到低或從低到高都可以 適當的規(guī)則有助于提升你的形象 只給需要信息的人發(fā)送郵件 不要占用他人的資源 確定收件人是否需要收取此郵件 關于敏感和機密消息需謹慎處理 有的郵件還需要對郵件的內容進行修改和整理 不要把re了幾十層的郵件發(fā)給別人 讓別人摸不著頭腦 今日的新聞 信息 紛繁雜亂 但大家的注意力和精力都是有限的 所以郵件的主題必須具體而具有描述性 或者是與內容相關的主旨大意 切忌有歧義 最好一封郵件只針對一個主題 便于以后整理 切記 不要空白標題 不要冗長 能幫我個忙嗎 重要信息 想告訴你一個消息王先生收緊急 主題 您覺得這樣的主題可以嗎 切記收信對象是一個 人 而不是一臺機器 發(fā)件人經常會不自覺地 忘記 與自己真正互動的是遠程的 人 一些情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出 而傷到對方甚至引起沖突 記住寫電子郵件 實際上和你寫一封信是完全一樣的 只是差別在傳遞的方式不同罷了 Dear 英文名或者姓 職位 如不清楚職位則X先生 X小姐 并禮貌的問好 稱呼 提醒 不熟悉的人 比自己級別高的不適合直接稱呼英文名 稱呼全名也不禮貌 電子郵件越短 人們就越愿意去讀 從而你的請求就越有可能實現(xiàn) 尊重收件人付出的時間 讓你的郵件可以在短時間內閱讀完畢 電子郵件的內容應力求簡明扼要 并求溝通效益 直接說要點 然后點擊發(fā)送 所有人都喜歡簡單明了 盡量掌握 一個訊息 一個主題 的原則 正文 簡單明了 正文 注意 1 某些私密問題 盡量不要使用郵件 雖然表面看來 郵件是很保密的 但是其實漏洞很多 如果要把郵件轉發(fā)其他人 要考慮對郵件的內容和附件 進行相關的修改 2 為確保對方能讀到自己發(fā)出的訊息 撰寫郵件時應特別注意傳送對象 考慮其是否有系統(tǒng)的限制 例如 一般的英文信件寫言 一行最好維持不要超過80個字母 并以Enter鍵結束每一行文字 3 盡管信件有一定的收件人 但經過無遠把握的網絡 也許郵寄出去的信件將會永久被存于某處私人檔案或轉印成文件到處流通 因此 在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句 以免他日落人笑柄 4 在郵件中如果要表達自己的看法 可先簡要地描述事情緣起 再陳述自己的意見 若是想引發(fā)行動 則應針對事情可能的發(fā)展提出看法與建議 避免造成不必要的誤解或行動 5 避免使用過多夸張的標點符號 如果需要表達情感 可在遣詞造句上多下功夫 6 注意幽默的被誤解與扭曲 若想展現(xiàn)幽默或特定情緒 發(fā)信者必須寫明或使用 情緒符號 smilies 如 代表笑臉 高興 無論所開的玩笑是多么明顯 最好加注以提醒收信者真正的意思 7 在發(fā)信之前問問自己 你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎 如果答案是否定的 請再重讀重寫 或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息 千萬不可以因為沒看到對方的臉 就毫不客氣講一些沒有經大腦思考的話語 切勿在不給予響應或申辯機會的情況下批評或污蔑他人 正文 注意 附件 郵件正文中應該用簡單的文字描述附件的是什么的中心思想 避免郵件查看人不知道附件是什么 這對以后郵件的存檔查找很重要 郵件一定要有落款的姓名 誰寫的郵件 因為如果郵件來回幾次摞了幾樓后就不知道哪一樓是誰的意見 靠看發(fā)件人就費勁了 標明發(fā)信人的身分 寫上祝福是電子郵件溝通的基本禮節(jié) 落款 BRSSally 年 月 日 1 不要對他人對你郵件的回復 自己規(guī)定時效性 自己收到郵件 要及時回復發(fā)件人 2 避免情緒激動時回復郵件 3 謹慎處理惡意中傷的郵件 最好的方式是忽視它 4 閱讀郵件要分清建議和意見 發(fā)件人只是表達看法 還是尋求解決方案 還是鼓吹行動 5 回復郵件緊扣主題 避免非相關主題的談論到回復郵件中 6 將統(tǒng)一主題的郵件全部閱讀完畢之后 在表達自己的意見 7 回復郵件的內容要考慮到收件人的感情和感受 電子郵件的回復