《采購管理手冊》word版.doc

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濟公沙鍋餐飲管理（北京）有限責任公司 采購管理手冊 目 錄 第一章 總則 1 第二章 采購組織 2 第三章 采購計劃 3 第四章 采購執(zhí)行 5 第五章 采購結(jié)算 9 第六章 采購成本控制 10 第七章 供應商管理 12 第八章 采購招標管理 15 第九章 附 則 20 采購管理流程 21 第一章 總則 第一條 目的 為加強濟公沙鍋餐飲管理（北京）有限責任公司（以下簡稱公司）采購管理，規(guī)范采購工作,保障經(jīng)營活動的正常持續(xù)供應，加速資金周轉(zhuǎn)，降低采購成本，特制定此手冊。 第二條 適用范圍 本手冊適用于公司經(jīng)營所需各種材料、設備及公司辦公用品、勞保用品的采購(以下除非特別說明，以上所列物資統(tǒng)稱為采購物品)，以及需通過協(xié)作廠商完成的各種成品、半成品、材料的加工。除非特別說明，采購物品與外協(xié)加工產(chǎn)品統(tǒng)稱為采購物品。 手冊適用人員：采購部、店管部、單店、中心廚房、財務部、綜合辦、監(jiān)察辦等涉及公司采購業(yè)務的所有員工。 第三條 手冊管理方法 由采購部負責組織每年一次的手冊修訂工作，并由采購部簽訂發(fā)行。采購部擁有對手冊的解釋權(quán)。 由綜合辦負責手冊的發(fā)放、更換和回收管理工作，并制作手冊領(lǐng)用記錄。 第四條 保密要求 注意作好手冊保密工作。應按適用范圍發(fā)放，采購部、中心廚房、財務部、綜合辦、監(jiān)事處、店經(jīng)理可領(lǐng)用完整手冊，其他人員只領(lǐng)用與其相關(guān)作業(yè)的部分。應與領(lǐng)用者簽訂保密協(xié)議。 第五條 手冊的更新 年度內(nèi)內(nèi)容調(diào)整以補充文件形式發(fā)布，補充文件要求進行編號管理，發(fā)放范圍及發(fā)放回收管理與手冊管理相同。 手冊每年更新一次，年度更新時應將年度內(nèi)補充文件分類歸并到手冊各章節(jié)。 第二章 采購組織 第六條 公司采購管理實行集中統(tǒng)一采購，除單店的零星采購外，任何部門和人員不得單獨進行采購。 第七條 各部門主要職責：(需根據(jù)重新確定的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整) （一） 需求單位：負責根據(jù)經(jīng)營需求填寫需求計劃或采購申請和相應的價格建議；參與供應商的甄選；負責質(zhì)量不合格采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的評審并提出處理方案，負責將采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用過程中發(fā)生的其它問題及有關(guān)信息及時反饋給采購部。 （二） 店管部：負責根據(jù)各店的需求計劃、庫存情況等填寫物品采購申請；負責采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的驗收、存儲與發(fā)放；負責對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量檢測，負責對供應商生產(chǎn)工藝和產(chǎn)品質(zhì)量的評估以及對供應商質(zhì)量保證體系的考核，參與采購物品及外協(xié)產(chǎn)品使用過程的質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量問題的處理；參與對供應商的甄選；參與對采購價格的審核。 （三） 采購部：負責制定采購計劃及采購活動的具體實施；對所采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、供應商情況進行跟蹤調(diào)查，建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品價格信息庫；建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量記錄；負責對供應商的管理；負責采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的交貨與協(xié)調(diào)；負責采購物品及外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量問題的解決、退貨與索賠；負責采購款項的結(jié)算支付。 （四） 監(jiān)事處：負責對采購全過程的監(jiān)督審察，包括對采購計劃、簽訂采購合同、質(zhì)量驗收和結(jié)帳付款等采購過程每一環(huán)節(jié)的監(jiān)控。 （五） 財務部：負責對采購計劃及采購預算的審核；采購物品及外協(xié)產(chǎn)品付款憑證的審核。 第三章 采購計劃 第八條 采購計劃制訂的依據(jù) 采購計劃應根據(jù)經(jīng)營計劃、由店管部匯總的各店日常經(jīng)營需求計劃、各部門的采購申請、年度預算、庫存情況、公司資金供應情況等確定，對經(jīng)營急需物品，應優(yōu)先考慮。 第九條 采購計劃種類 根據(jù)采購物品的不同應分別制訂年度采購計劃、月度采購計劃及日采購計劃。 （一） 年度采購計劃根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃，在對市場信息和需求信息進行充分的分析和收集的基礎上，并依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預測制訂，該計劃也是制訂年度財務預算的主要依據(jù)之一。 （二） 月度采購計劃是在對年度采購計劃進行分解基礎上，依據(jù)上月實際采購情況、庫存情況、下月度需求預測、市場行情制訂當月的采購計劃，該計劃也是制訂月度資金計劃的主要依據(jù)之一。 （三） 日采購計劃是在對月度采購計劃進行分解基礎上，依據(jù)店管部對各單店每日經(jīng)營所需物品的匯總審核后制訂。 第十條 各店日常經(jīng)營需求計劃 各店根據(jù)每天的經(jīng)營情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報送每天的需求計劃，主要包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。 第十一條 采購申請的提出及審批權(quán)限 采購申請應注明物品的名稱、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、技術(shù)要求、供應廠商（參考）、交貨期、送貨方式等。各種物品的采購申請應由以下各部門提出： (一) 工程項目所需公司采購的材料、設備等，由項目負責人根據(jù)合同及設計任務書所作的預算，結(jié)合工程進度編制材料、設備采購清單（又稱“材料表” ）作為采購申請；經(jīng)部門負責人或授權(quán)人審核后，報開發(fā)副總審批； (二) 日常經(jīng)營所需的原材料、輔助材料、產(chǎn)成品（包括外協(xié)產(chǎn)品）、包裝材料、低值易耗品等，由店管部根據(jù)經(jīng)營需求及加工要求提出采購申請，經(jīng)部門負責人或授權(quán)人審核后，報經(jīng)營副總審批； (三) 工具及配件、器皿、勞保用品、量檢具等由使用部門在月初提出采購申請；經(jīng)部門負責人或授權(quán)人審核后，由公司主管領(lǐng)導審批； (四) 經(jīng)營、辦公等需要的大件設備和工具（屬于固定資產(chǎn)投資類）由使用部門在年初編制固定資產(chǎn)采購申請；由公司總經(jīng)理審批； (五) 普通辦公用品、勞保用品等由綜合辦根據(jù)使用部門需求統(tǒng)一提出年度或月度采購申請，經(jīng)部門負責人或授權(quán)人審核后，由總經(jīng)理審批； (六) 庫房管理員可根據(jù)日常領(lǐng)料情況和庫存情況提出常備用料的采購申請，由店管部經(jīng)理審批； (七) 研究開發(fā)所需要的原料、輔助材料、工具、器皿、設備等，由技術(shù)中心根據(jù)需求時間提出月度或日采購申請，經(jīng)部門負責人或授權(quán)人審核后，報營運副總審批。 (八) 以上各類物品如在年度預算外或超過年度預算，應經(jīng)公司總經(jīng)理審批。 (九) 部門負責人/授權(quán)人審核本部門的采購申請時應檢查請購單的內(nèi)容是否準確、完整，若不完整或有錯誤則應予以糾正。 (十) 經(jīng)審批后的采購申請表由采購部審核匯總。審核內(nèi)容包括采購申請各欄填寫是否清楚，是否符合項目合同內(nèi)容、是否在預算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負責人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。 第十二條 采購計劃的管理 (一) 采購計劃由采購部根據(jù)經(jīng)審批后的采購申請制訂，日采購計劃由采購部經(jīng)理批準執(zhí)行，月度采購計劃報請營運副總批準執(zhí)行，年度采購計劃需報請公司總經(jīng)理審批。 (二) 采購計劃應同時報送財務部審核，以利于公司資金的安排。 (三) 采購部經(jīng)理應審查各部門的申請采購物品是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有無可替代的物品。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物品才能列入采購計劃中。 (四) 對于在采購計劃內(nèi)無法于需用日期辦妥的采購申請單，必須及時通知請購部門。 (五) 物品需求單位對于申請采購物品若需要變更或撤銷時，必須立即通知采購部，及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。 (六) 未列入采購計劃內(nèi)的物品不能進行采購。如確屬急需物品，應填寫緊急采購申請表，由部門負責人審批后，由公司營運副總核準后才能列入采購范圍。 第四章 采購執(zhí)行 第十三條 采購作業(yè)的執(zhí)行 采購作業(yè)由采購部根據(jù)經(jīng)批準的采購計劃組織實施。采購應按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則并嚴格按照采購計劃按質(zhì)、按量、按時進行采購。 第十四條 采購方式的選擇 采購人員應按照采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的不同，分別采取以下幾種方式進行采購：定點供應商長期議價采購、比價采購和招標采購。 屬于定點供應商供貨范圍內(nèi)的物品，不管價值多少，可以直接從定點供應商處采購。不在定點供應商供貨范圍內(nèi)的物品，需采用招標采購或比價采購。 (一) 定點供應商長期供貨的物品范疇： 為有效降低采購成本，達到規(guī)模采購，并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標準，以下消耗較大且常用物品應盡量采用定點供應商長期議價供貨的方式： 生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用蔬菜等； 干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等； 糧油、各種調(diào)料等； 飲料類； 經(jīng)營加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品； 熟食、涼菜類委托對外加工產(chǎn)品。 (二) 招標采購的物品范疇： 1. 一次采購金額超過以下金額的大宗材料與設備： 進口材料和設備 ≥5萬元； 國產(chǎn)檢測儀表 ≥3萬元； 計算機、顯示器以及附件≥5萬元； 電子類產(chǎn)品 ≥1萬元； 常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等 ≥1萬元。 2. 工程裝修項目中需公司采購的材料、關(guān)鍵設備等； 3. 一年內(nèi)可在同一供應商處累計采購金額超過5萬元的某類物品。 (三) 比價采購的物品范疇： 除定點供應商供貨范圍內(nèi)以及符合招標采購條件的物品外的采購，以三家(包括三家)以上供應商的報價加以比較，最后選擇性價比最優(yōu)者予以訂購。 第十五條 采購詢價的發(fā)出 采購人員按照采購計劃所列材料清單，參考采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、公司相關(guān)人員的信息提供、采購歷史記錄、廠商提供的價格資料等各種渠道的價格信息，對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供應商進行充分的詢價、議價。 (一) 采購人員在詢價、議價過程中必須向供應商提供足夠的信息以使供應商能順利報價，這些信息包括采購物品或外協(xié)產(chǎn)品的品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、服務、交貨期、交貨方式、地點、付款辦法等因素。 (二) 詢價方式應采用書面詢價，要求供應商提供簽字或蓋章的報價單，如只能采用電話詢價方式，應獲得采購部經(jīng)理批準。 (三) 采購人員應要求供應商在接到詢價資料后至少７天內(nèi)以書信、電子郵件或傳真形式反饋其報價意向（若供應商拒絕報價，則應將詢價資料退還給公司），若詢價資料寄出后供應商沒有任何答復，采購人員應打電話或電子郵件與供應商聯(lián)系，問清情況(如收到詢價資料與否？)。 (四) 在詢價過程中供應商如要求對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術(shù)要求、規(guī)范等作進一步澄清，采購員應該協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快作出答復，以使供應商有條件作出適當報價。 (五) 同類、同規(guī)格產(chǎn)品的詢價應有三家以上供應商的價格資料，同時應建立采購詢價比價臺帳。臺帳內(nèi)容要包括：物品名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、分承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運雜費用，并有綜合分析說明和比價依據(jù)。 第十六條 詢價資料的整理 (一) 采購員接到供應商的報價后，要評審報價的完整性和準確性，并了解報價的詳細構(gòu)成，需要時應通過會議或電話溝通以弄清供應商的報價。同時應整理收到的詢價資料備查。 (二) 若供應商報價的物品與請購物品略有不同或?qū)俅闷氛?，采購人員應在請購單上詳細注明相關(guān)信息，并報經(jīng)采購部經(jīng)理、使用部門或請購部門同意并備案。 (三) 采購員應確定一個初始目標價，以利于在隨后進行的多輪談判（3–4輪）及每輪談判后目標價格的重新確定。多輪談判的過程中如果需要，可要求供應商用以成本細分的方式再次報價。 第十七條 采購價格平臺的建立 采購部信息管理員應依照以往的采購資料和平時收集的數(shù)據(jù)，分門別類地整理出一套完整的價格平臺（采購價格平臺），并根據(jù)情況隨時更新，充實，以備相關(guān)人員選用。 價格平臺應包含以下內(nèi)容： （一） 材料（設備）名稱； （二） 規(guī)格型號； （三） 主要技術(shù)指標； （四） 價格區(qū)間； （五） 廠家（或供應商）； （六） 索引。 第十八條 采購價格核準： (一) 招標采購物品的價格由評標小組決定。在質(zhì)量、服務標準、付款方式、送貨方式等相同的情況下，價格最低者中標。如分歧較大，由公司主管領(lǐng)導或公司總經(jīng)理決定。 (二) 供應商長期報價采購物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事先議定的價格范圍內(nèi)，由采購部經(jīng)理核準；超出議定價格范圍外的，根據(jù)超出價格的多少，分別報公司主管領(lǐng)導或公司總經(jīng)理審批。 (三) 比價采購物品，一次采購金額小于5000元的，由采購部經(jīng)理審批；一次采購金額大于5000元的，由采購部經(jīng)理審核后，呈公司主管領(lǐng)導或總經(jīng)理批準。 第十九條 訂購 (一) 供應商及采購價格確定后，由采購部統(tǒng)一向供應商訂購，發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。 (二) 訂購過程中實行執(zhí)行的采購價格與經(jīng)核準的采購價格有差異時，采購人員應按采購價格核準的審批程序進行重新審批，緊急情況下可直接報請營業(yè)副總審批。 (三) 屬于下列特殊情況的，可實行委托采購。 1. 特殊材料與物品，采購部無法進行采購時，經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批后，可委托業(yè)務部門進行采購，但應嚴格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 2. 屬于單店的零星采購物品范圍，且月度采購金額累計在300元以內(nèi)的，可委托單店自行采購，店管部負責監(jiān)督單店的采購是否嚴格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 (四) 需預付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活動應與供應商簽訂采購合同。 1. 由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)； 2. 采購員負責根據(jù)規(guī)范的合同范本起草合同文本，報采購部經(jīng)理審批并簽署意見，必要時，監(jiān)察部應參與合同文本的起草； 3. 監(jiān)察部負責對合同的法律條款進行審查，并簽署意見； 4. 在完成以上審查修改后，采購合同應報營運副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理批準加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應分送財務部、驗收單位、監(jiān)事處等存檔備查。 第二十條 交貨及驗收 （一） 訂購后采購人員應按采購合同及公司的經(jīng)營計劃對供應商的交貨進行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時，應及時通知請購部門并列入重點催辦項目。 （二） 交貨時一般物品由庫管員負責驗收，包括品質(zhì)與數(shù)量的驗收。特殊物品由使用單位、質(zhì)檢員負責品質(zhì)驗收，庫管員僅負責數(shù)量驗收。品質(zhì)如有不符，應立即予以退回。數(shù)量不符，應在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管員驗貨后方可辦理入庫手續(xù)。 （三） 供應商直接配送到單店或加工現(xiàn)場的物品，由供應商根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點送貨，收貨人負責物品的驗收，確認是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致，并及時將驗收單送交采購部、財務部辦理記帳付款手續(xù)。 第二十一條 進度控制與事務聯(lián)系 (一) 采購執(zhí)行過程中，采購部應按詢價、訂購、交貨三個階段負責對采購作業(yè)制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成采購作業(yè)時，應撰寫異常原因及預定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應對措施。 (二) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應負責聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 (三) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務部門應負責提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負責對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 第五章 采購結(jié)算 第二十二條 采購付款 (一) 采購款項須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由采購部統(tǒng)一支付。 (二) 庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應及時根據(jù)入庫單填寫入庫清單報送采購部和財務部，采購部和財務部應根據(jù)每天的入庫清單分別建立應付帳款臺帳。供應商或配送方應定期(根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周)憑收貨清單與采購部核對應付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。 (三) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計劃，結(jié)算計劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時間要求、供應商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營運副總審批。 (四) 采購部根據(jù)結(jié)算計劃依據(jù)資金使用申請程序(見財務管理手冊)向財務部申請借款，由財務部負責人根據(jù)資金計劃審批后借出款項。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應于支付款項時向財務部支取借款，即借即付。 (五) 在向供應商或配送方支付貨款時，采購部核算員應對照合同、收貨清單等仔細復核，并同預付貨款及應收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復付款?！? 第二十三條 報銷 采購人員支付采購貨款后應依據(jù)財務規(guī)定的報銷程序及時辦理報銷手續(xù)，報銷單據(jù)應附上購貨發(fā)票、采購計劃單、驗收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。 第二十四條 應付帳款的管理 采購部核算員負責采購應付帳款的管理，設立應付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶，應視情況按客戶名稱設置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設置備查登記簿，逐筆記錄預付款、已付款、余款等情況。 第二十五條 公司與單店的往來結(jié)算 (一) 供應商或配送方直接向單店送貨后，單店應及時將已簽字的發(fā)貨清單分別報送采購部和財務部，采購部據(jù)此與供應商結(jié)算，財務部據(jù)此登記應付帳款，同時在該單店的帳戶上登記該項應收帳款(公司對單店的應收款)。 (二) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應及時將配送清單報送財務部，財務部根據(jù)該貨物的成本(包括采購貨物本身的價格、稅金、運費和加工損耗成本等)在各單店的帳戶上登記相應的應收帳款。 (三) 各單店應于每月25日與公司財務部按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認后，及時結(jié)清債權(quán)債務帳務。 第六章 采購成本控制 第二十六條 采購成本控制關(guān)鍵點 物品本身的采購價格、物品運輸配送費用、物品存儲費用以及存儲過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關(guān)鍵點包括以下幾個方面： 確定最優(yōu)的采購價格 確定合理的采購訂貨量 確定最佳的采購物品配送方式 第二十七條 最優(yōu)采購價格的確定 (一) 采用多種采購形式：包括招標采購、供應商長期定點采購、比價采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達到降低采購成本的目的。 (二) 決定合適的采購價格：通過科學的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。決定一個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟： 1. 多渠道詢價。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。 2. 比價：分析各供應商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價標準。 3. 自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財務人員組成，估算出較為準確的底價資料。 4. 議價：根據(jù)底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應商議定出合理的價格。 第二十八條 合理采購訂貨量的確定 采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟： 存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量 (一) 存貨信息的收集： 1. 店管部庫管員、單店每日應填寫物品庫存日報表，反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給采購部。 2. 采購部應要求供應商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時提供已訂貨物資的未達存貨日報表。 (二) 存貨信息分析： 店管部庫管員負責將各種存貨信息進行綜合匯總，并結(jié)合盤點的實際情況對存貨量進行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應商或第三方物流、各業(yè)務部門、單店等能及時獲得準確的存貨信息。 (三) 確定安全庫存量 1. 安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負責制訂。 2. 采購部根據(jù)各部門采購申請制定采購計劃時，應在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計劃的基礎上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。 3. “安全庫存量”，應充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟損失。 4. 根據(jù)不同物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗估計、數(shù)學模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 (四) 確定合理訂貨量 采購部人員在制訂采購計劃時，應在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應商或第三方物流的未達存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運輸?shù)竭_時間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時點。 第二十九條 最佳物品運輸配送方式的確定 物品運輸配送方式直接影響物品的運輸成本費、包裝成本費等，采購人員在訂購過程中應要求供應商提供上述各項成本的詳細清單，或與財務部相關(guān)人員合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運輸配送方式，提出降低成本的建議。 第七章 供應商管理 第三十條 供應商信息收集與調(diào)查 供應商信息收集與調(diào)查由采購部負責，店管部、物品請購部門、使用部門等負責提供供應商信息及推薦合格供應商。 （一） 凡欲與公司建立供應關(guān)系而且符合條件者應填寫“供應商調(diào)查表”，作為選擇供應廠商的參考?！肮陶{(diào)查表”交采購部審核并存檔備查。如果供應商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，應要求供應商及時對該表進行補充和修改。 （二） 采購部應組織相關(guān)人員隨時調(diào)查供應商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，“供應商調(diào)查表”每年復查一次，以了解供應商的動態(tài)，同時依變動情況，更正原有資料內(nèi)容。 （三） 在每次供貨結(jié)束后，店管部、使用部門等應提供供應商的供貨實績，采購部負責將供應商的業(yè)績記于“供應商管理檔案”，作為評審供應商業(yè)績的資料。 第三十一條 選擇供應商原則及方法 招標采購物品、長期定點供應商(非外協(xié)產(chǎn)品)的選擇參照“采購招標管理”中規(guī)定執(zhí)行。外協(xié)產(chǎn)品、比價采購物品的供應商選擇由采購部匯總初選合格、評審考察通過的供應商名單，并提供相關(guān)的分析資料，按以下原則進行選擇： （一） 同等條件價格、質(zhì)量優(yōu)先； （二） 同等條件信譽、實力優(yōu)先； （三） 同等條件服務優(yōu)先； （四） 同等條件下，廠家為先的原則 (供應商級別選擇順序：廠家—總代理—區(qū)域代理—指定分銷商—經(jīng)銷商) ； （五） 同等條件先本地后外地的原則。 第三十二條 供應商的評審 供應商的評審與選擇由采購部負責組織，店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請購部門、使用部門等有關(guān)人員參加。 （一） 供應商的評審一般應在對“供應商調(diào)查表”及供應商報送的相關(guān)資料的分析基礎上進行，必要時由采購部負責組織店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請購部門、使用部門對供應方進行實地調(diào)查，就工藝技術(shù)，質(zhì)量控制，供貨能力等寫出調(diào)查報告。 （二） 對不同重要度的產(chǎn)品應進行不同層次的評審或考察。評審或考察的方式和程度，可視產(chǎn)品特點和實際需要確定。 （三） 若申請免做潛在供應商評審，采購員需遞交“潛在供應商情況調(diào)查表”和書面的免審依據(jù)，報主管副總審批。 （四） 供應商評審的層次與周期 1. 對于臨時采購的供應商，采購部應對供應商的經(jīng)營資格進行審核，報采購部經(jīng)理審批。 2. 對于長期采購的供應商，采購部應對其經(jīng)營資格、信譽、服務、采購標的、質(zhì)量等審核，審核通過后，認定其合格供應商資格，報主管副總審批，并每年復審一次。 3. 對于正在合作的長期采購供應商，采購部應至少每季度進行一次考評工作，并根據(jù)考評結(jié)果分配下期的采購比例，由采購部經(jīng)理審核，并報營運副總審批，供應商名錄應不斷更新并注意發(fā)展增加供應商。 第三十三條 合格供應商須具備以下條件 （一） 有合法的經(jīng)營資格； 1． 營業(yè)執(zhí)照復印件(并已辦理當年度年檢) 2． 稅務登記證復印件(并已辦理當年度年檢) 3． 企業(yè)法人代碼證書（個體經(jīng)營除外） 4． 商標注冊證明（個體經(jīng)營除外） 5． 代理、經(jīng)銷商的代理、經(jīng)銷許可（授權(quán)書） 6． 銀行開戶行資料 7． 食品生產(chǎn)企業(yè)許可證、食品衛(wèi)生許可證、衛(wèi)生防疫檢測報告、進口商品衛(wèi)生許可證 8． 藥字號保健品供應商應提供：藥品生產(chǎn)企業(yè)許可證，藥品生產(chǎn)企業(yè)合格證，產(chǎn)品生產(chǎn)許可號 （二） 符合公司的質(zhì)量、安全、環(huán)保規(guī)定； （三） 具有產(chǎn)品交付能力； （四） 價格滿足公司要求； （五） 質(zhì)量滿足公司要求； （六） 公司主要經(jīng)營物品的供應商應有滿足緊急需求的能力； （七） 設備、外協(xié)加工供應商應有售后服務的保障。 第三十四條 供應商業(yè)績考評 （一） 采購部應組織相關(guān)部門定期考核和評估供應商，確保所采購產(chǎn)品質(zhì)量、供應、支持和服務、經(jīng)濟指標等滿足公司相關(guān)規(guī)定要求。 （二） 供應商每批供貨，采購部應根據(jù)質(zhì)量檢驗所提供的各項數(shù)據(jù)建立供應商質(zhì)量檔案，并定期報營運副總一份。 （三） 采購部應及時將考評結(jié)果通知供應商，對于考評不合格者，應督促其提出相應的改進措施并將改進措施及改善結(jié)果記錄在案。 （四） 采購物品在使用過程中發(fā)生質(zhì)量問題或采購合同執(zhí)行過程中供應商違約時，相關(guān)部門應通知供應商及時解決并將此信息反饋給采購部，采購部在對供應商提出警告的同時也可根據(jù)問題的嚴重程度尋求法律解決途徑。 （五） 采購人員定期整理供應商考評結(jié)果，并按考評結(jié)果將供應商劃分為優(yōu)秀供應商、伙伴供應商、普通供應商、不合格供應商等不同類型進行管理，對于普通供應商給予警告并限期改正，對于不合格供應商，則必須予以更換。 第三十五條 建立供應商檔案： 采購部負責建立供應商檔案，店管部、中心廚房予以配合，對每個選定的供應商必須有詳盡的供應商檔案。 供應商檔案包括：供應商調(diào)查表、供應商審批表、供應商質(zhì)量檔案、供應商所提供的合格證明、價格表及相關(guān)資料。 第三十六條 供應商檔案由采購部信息管理員負責管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。 第八章 采購招標管理 第三十七條 招標管理的內(nèi)容： 凡符合第　條所規(guī)定物品的采購以及長期定點供應商的選擇，均需實行招標管理。 第三十八條 招標管理工作由采購部負責組織，店管部、物品請購或使用部門、財務部、監(jiān)事處等部門參與。 第三十九條 招標程序 （一） 招標前，按采購計劃審批權(quán)限向公司主管領(lǐng)導提交招標報告。報告具體內(nèi)容應當包括：招標內(nèi)容、招標方式、分標方案、招標計劃安排、投標人資質(zhì)（資格）條件、評標方法、評標小組組建方案以及開標、評標的工作具體安排等； （二） 編制招標文件； （三） 發(fā)布招標信息（招標公告或投標邀請書）；發(fā)售資格預審文件； （四） 按規(guī)定日期接受潛在投標人編制的資格預審文件； （五） 組織對潛在投標人資格預審文件進行審核； （六） 向資格預審合格的潛在投標人發(fā)售招標文件； （七） 接受投標人對招標文件有關(guān)問題要求澄清的函件，對問題進行澄清，并書面通知所有潛在投標人； （八） 組織成立評標小組，采購部為組長單位，小組成員在中標結(jié)果確定前保密； （九） 在規(guī)定時間和地點，接受符合招標文件要求的投標文件； （十） 組織開標評標會； （十一） 在評標小組推薦的中標候選人中，確定中標人； （十二） 發(fā)中標通知書，并將中標結(jié)果通知所有投標人； （十三） 進行合同談判，并與中標人訂立書面合同。 第四十條 招標采購分為公開招標采購、邀請招標采購，采用邀請招標方式的應在采購報告中予以注明。 第四十一條 采用公開招標方式的項目，應當在相關(guān)媒介上發(fā)布招標公告，公告應載明公司的名稱、地址、招標項目的性質(zhì)、數(shù)量、實施地點和時間及獲取招標文件的辦法等事宜。發(fā)布招標公告至發(fā)售資格預審文件或招標文件的時間間隔一般不少于10日。招標公告不得限制潛在投標人的數(shù)量。 　采用邀請招標方式的，應向3個以上有投標資格的法人或其他組織發(fā)出投標邀請書。 第四十二條 采購部應當組織相關(guān)部門對投標人進行資格審查并提出資格審查報告，經(jīng)參審人員簽字后存檔備查。 資格審查不合格者不得參加投標。 第四十三條 招標文件的制作與發(fā)出 (一) 招標文件主要內(nèi)容包括： 1． 招標公告或投標邀請書； 2． 投標人須知，主要包括如下內(nèi)容：招標項目概況；招標項目名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量和批次、運輸方式、交貨地點、交貨時間、驗收方式；有關(guān)招標文件的澄清、修改的規(guī)定；投標人須提供的有關(guān)資格和資信證明文件的格式、內(nèi)容要求；投標報價的要求、報價編制方式及須隨報價單同時提供的資料；標底的確定方法；評標的標準、方法和中標原則；投標文件的編制要求、密封方式及報送份數(shù)；遞交投標文件的方式、地點和截止時間，與投標人進行聯(lián)系的人員姓名、地址、電話號碼、電子郵件；投標保證金的金額及交付方式；開標的時間安排和地點；投標有效期限。 3． 合同條件（通用條款和專用條款）； 4． 技術(shù)規(guī)定及規(guī)范（標準）； 5． 貨物量、采購及報價清單； 6． 安裝調(diào)試和人員培訓內(nèi)容； 7． 其他需要說明的事項。 (二) 按本制度規(guī)定必須進行招標的項目，自招標文件開始發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不應當少于１0日。 (三) 招標文件應當按其制作成本確定售價。 第四十四條 投標人應當按照招標文件的要求編寫投標文件，并在招標文件規(guī)定的投標截止時間之前密封送達采購部。在投標截止時間之前，投標人可以撤回已遞交的投標文件或進行更正和補充，但應當符合招標文件的要求。 第四十五條 投標人在遞交投標文件的同時，應當遞交投標保證金（視情況而定）。公司與中標人簽訂合同后5個工作日內(nèi)，應當退還投標保證金。 第四十六條 開標 （一） 開標由采購部主持，邀請所有投標人參加。 （二） 開標應當按招標文件中確定的時間和地點進行。開標人員至少由主持人、監(jiān)標人、開標人、唱標人、記錄人組成，上述人員對開標負責。 （三） 有下列情況之一的投標文件，可以拒絕或按無效標處理： 1． 投標文件密封不符合招標文件要求的； 2． 逾期送達的； 3． 投標人的法定代表人或授權(quán)代表人未參加開標會議的； 4． 未按招標文件規(guī)定加蓋單位公章和法定代表人（或其授權(quán)人）的簽字（或印鑒）的； 5． 招標文件規(guī)定不得標明投標人名稱，但投標文件上標明投標人名稱或有任何可能透露投標人名稱的標記的； 6． 未按招標文件要求編寫或字跡模糊導致無法確認關(guān)鍵技術(shù)方案、關(guān)鍵工期、關(guān)鍵質(zhì)量保證措施、投標價格的； 7． 未按規(guī)定交納投標保證金的； 8． 超出招標文件規(guī)定，違反國家有關(guān)規(guī)定的； 9． 投標人提供虛假資料的。 第四十七條 評標 （一） 評標工作由評標小組負責。成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，技術(shù)性很強的招標應邀請有關(guān)專家參加。 （二） 評標小組成員不得與投標人有利害關(guān)系。 （三） 評標小組成員名單在招標結(jié)果確定前應當保密。 （四） 在一個項目中，對所有投標人評標標準和方法必須相同。 （五） 評標標準分為技術(shù)標準和商務標準，一般包含以下內(nèi)容：投標價格和評標價格；質(zhì)量標準及質(zhì)量管理措施；組織供應計劃；售后服務；投標人的業(yè)績和資信；財務狀況。 （六） 評標小組經(jīng)過評審，認為所有投標文件都不符合招標文件要求時，可以否決所有投標，采購部應當重新組織招標。對已參加本次投標的單位，重新參加投標不應當再收取招標文件費。 （七） 評標小組應當進行秘密評審，不得泄露評審過程、中標候選人的推薦情況以及與評標有關(guān)的其他情況。 （八） 評標小組按招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，確定中標候選人推薦順序。 （九） 在評標過程中，評標小組可以要求投標人對投標文件中含義不明確的內(nèi)容采取書面方式作出必要的澄清或說明，但不得超出投標文件的范圍或改變投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容。 （十） 評標小組完成評標后，應當向采購部提交評標報告，在評標小組三分之二以上成員同意的情況下,通過評標報告。評標小組成員必須在評標報告上簽字，若有不同意見，應明確記載并由其本人簽字，方可作為評標報告附件。 第四十八條 中標 （一） 評標小組經(jīng)過評審，從合格的投標人中排序推薦中標候選人。 （二） 中標人的投標應當符合下列條件之一： 2． 能夠最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準； 3． 能夠滿足招標文件的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的投標價格最低。 （三） 公司可授權(quán)評標小組直接確定中標人，也可由公司經(jīng)理辦公會或公司主管領(lǐng)導根據(jù)評標小組提出的書面評標報告和推薦的中標候選人順序確定中標人。 （四） 中標人確定后，招標組織人應當在招標文件規(guī)定的有效期內(nèi)以書面或口頭形式通知中標人，并將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。 （五） 中標通知發(fā)出之日起１0日內(nèi)，采購部和中標人應當按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。采購部和中標人不得另行訂立背離招標文件實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。 （六） 當確定的中標人拒絕簽訂合同時，經(jīng)公司經(jīng)理辦公會討論決定，可與確定的候補中標人簽訂合同。 第九章 附 則 第四十九條 本手冊的擬定和修改由公司采購部負責，經(jīng)公司總經(jīng)理審核后批準執(zhí)行。 第五十條 本手冊由公司采購部負責解釋。 第五十一條 本手冊自公布之日起實施。 采購管理流程 采購計劃制訂流程 訂購流程 采購物品入庫檢驗流程 采購物品領(lǐng)取流程 采購價格平臺制訂流程 采購付款結(jié)算流程 新供應商選擇流程 供應商管理流程 采購招標流程