自考《公文寫作與處理》思考題.docx

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自考《公文寫作與處理》思考題 　　　第十一章 公文辦理程序 　　1 什么是公文辦理程序？收文辦理與發(fā)文辦理各有哪些程序？ 　　答：公文處理程序就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)歷的一系列環(huán)節(jié)。 　　收文辦理程序主要有： 　　⑴ 簽收、拆封與登記 ⑵ 分發(fā)與傳閱 ⑶ 擬辦、批辦與承辦 ⑷ 催辦、查辦與注辦 　　2 機(jī)關(guān)收文的主要來源有哪些？簽收公文要注意哪些問題？ 　　答：機(jī)關(guān)的收文主要有三個(gè)來源：⑴ 機(jī)要交通送來的機(jī)要件 ⑵ 郵局送來的掛號(hào)函件和電報(bào) ⑶ 外機(jī)關(guān)和部門直接送來的文件材料 　　簽收公文要做到“四查清”： 　　⑴ 查清信封或信筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收。 　?、?查清信封號(hào)碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號(hào)碼是否一致。 　?、?查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時(shí)追查原因。 　?、?查清文件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。 　　3 收文登記的作用是什么？收文登記的范圍有哪些？ 　　答：收文登記的作用是： 　?、?便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失 ⑵ 便于檢查和檢索文件 　?、?便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作 ⑷ 作為核對(duì)與交接文件的憑據(jù) 　　收文登記的范圍有： 　?、?上級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件。 　　⑵ 下級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括請(qǐng)示性、報(bào)告性文件。 　?、?重要的帶有密級(jí)的刊物、資料。 　?、?其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件。 　?、?上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件材料。 　　4 收文登記有哪幾種形式？各有哪些優(yōu)點(diǎn)？ 　　答：收文登記的形式，一般可分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。 　?、?簿冊(cè)式登記的優(yōu)點(diǎn)是容易保存，適宜按時(shí)間順序進(jìn)行登記。 　?、?聯(lián)單式登記的優(yōu)點(diǎn)是，可以減少重復(fù)登記的某些項(xiàng)目，簡化登記手續(xù)。 　　⑶ 卡片式登記的好處是能適應(yīng)使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進(jìn)行分類排列。 　　5 簡述公文分發(fā)的原則與要求。 　　答：⑴ 對(duì)那些方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮型文件，或重大問題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，以及文書人員還不能判定應(yīng)由哪個(gè)部門承辦的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 　　⑵ 對(duì)那些屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直接分送給有關(guān)部門或承辦人。 　　⑶ 對(duì)來文機(jī)關(guān)答復(fù)本機(jī)關(guān)詢問的文件，要按本機(jī)關(guān)原發(fā)文的承辦部門或主管人分送。 　?、?在文件件數(shù)少、閱辦閱知部門多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分送。 　　⑸ 公文的分發(fā)要建立登記交接制度，以便及時(shí)收回，防止文件散失。 　　6 公文的傳閱應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？ 　　答：⑴ 傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門傳閱，然后送其他有關(guān)需要閱知的對(duì)象。 　?、?傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”。 　　⑶ 在傳閱過程中傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見進(jìn)行處理。 　?、?每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。 　　7 為什么說擬辦是收文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)？怎樣做好公文擬辦工作？ 　　答：擬辦是收文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是秘書部門實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，在辦文辦事中出謀獻(xiàn)策，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。 　　做好擬辦工作，要求做到以下幾點(diǎn)： 　?、?擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，弄清來文的北京，查明問題的癥結(jié)所在，以便有針對(duì)性地提出切實(shí)可行的擬辦意見。 　?、?要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實(shí)際情況，又符合政策規(guī)定。 　　⑶ 要熟悉業(yè)務(wù)。要及時(shí)了解和掌握本機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)變化情況。 　　⑷ 擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。 　?、?擬辦意見不是具體的承辦計(jì)劃和方案，文字要簡明扼要，除講明簡單的理由之外，不要作深入的闡述，擬辦意見之下，要簽署擬辦人姓名和擬辦日期。 　　8 簡述公文批辦的作用及主要內(nèi)容。 　　答：批辦的作用就在于使機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握上級(jí)指示精神，工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息；并便于加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，向承辦人及時(shí)交待意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責(zé)任不清，形成觀望等待而拖延時(shí)間等。 　　批辦的主要內(nèi)容： 　　⑴ 提出處理該份文件所述問題的原則和方法。 　?、?提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人、規(guī)定承辦的時(shí)限。 　?、?凡是需要兩個(gè)單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。 　?、?各項(xiàng)批辦意見，均應(yīng)鄭重地填寫《公文處理單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名和批辦日期。 　　9 為什么說承辦是公文處理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)？承辦公文要注意哪些問題？ 　　答：承辦在公文處理工作中是一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。任何一份公文都是為了解決一定的問題而形成的。問題如何解決，公文辦理是否及時(shí)，就在承辦這個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)公文處理工作的效率。 　　承辦部門或承辦人員在處理來文過程中要注意以下幾點(diǎn)： 　?、?對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)具體批示意見的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖及時(shí)辦理，不得延誤推諉。 　?、?對(duì)沒有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦意見的公文，即一般性公文，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、有關(guān)規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。 　　⑶ 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復(fù)文草稿請(qǐng)有關(guān)部門或單位會(huì)上，并由本部門和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽名后，再報(bào)請(qǐng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 　?、?來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，承辦人員要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯(cuò)。 　　10 怎樣做好公文的催辦與查辦工作？試比較公文催辦與查辦工作的區(qū)別。 　　答：催辦工作應(yīng)注意做到以下幾點(diǎn)： 　　⑴ 要明確催辦范圍 ⑵ 要將催辦落實(shí) ⑶ 要建立和加強(qiáng)公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu) 　　查辦工作其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題： 　?、?黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各項(xiàng)方針政策、決議的貫徹落實(shí)情況。 　?、?各種會(huì)議的決辦事項(xiàng)。 　?、?文件、電報(bào)的擬辦、批復(fù)事項(xiàng)。 　?、?對(duì)需要解決的重大問題提出查辦意見，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示。 　?、?領(lǐng)導(dǎo)指示或交辦的事項(xiàng)。 　　從機(jī)關(guān)文書部門的工作來說，查辦和催辦都是對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行監(jiān)督檢查或催詢，其區(qū)別在于： 　?、?承辦主要是對(duì)大政方針的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，查辦的事項(xiàng)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行；而催辦則是文書部門的一項(xiàng)例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文，文書部門應(yīng)按承辦時(shí)限的要求主動(dòng)進(jìn)行催辦。 　　⑵ 查辦的問題要進(jìn)行查辦立項(xiàng)，即通過文字表達(dá)形式對(duì)所要進(jìn)行查辦的事項(xiàng)登記上賬，提出明確的質(zhì)與量的規(guī)定和應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)要求，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后實(shí)施，對(duì)查辦的結(jié)果要寫出匯報(bào)材料及時(shí)反饋，查辦的重點(diǎn)在于查證落實(shí)；而催辦作為收文辦理的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對(duì)如何辦理及辦理結(jié)果是不大過問的。 　　11 為什么要履行注辦手續(xù)？注辦一般包括哪些內(nèi)容？ 　　答：履行注辦手續(xù)十分必要，便于公文的整理和日后的查考。注辦是隨手可做的事，不需要花費(fèi)多少時(shí)間。機(jī)關(guān)工作人員要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，自己經(jīng)辦的事應(yīng)該有始有終，手續(xù)完備，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄。這樣既利于自己工作任務(wù)的完成，也有利于他人和有關(guān)工作的順利進(jìn)行。 　　注辦一般包括以下內(nèi)容： 　?、?一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。 　　⑵ 需要辦理復(fù)文的文件，辦完后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號(hào)。 　　⑶ 用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。 　　⑷ 不需復(fù)文的文件要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。 　　12 公文在起草過程中應(yīng)當(dāng)注意哪些具體問題？ 　　答：⑴ 公文擬稿要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。 　?、?擬寫的文稿要達(dá)到如下的要求：情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，文字要精煉，直書不曲，字詞規(guī)范，書寫要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。 　?、?文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)寫具體的年、月、日。 　　⑷ 在文件擬稿中，如要引用某份公文，應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。 　?、?在文件擬稿中，涉及計(jì)量單位時(shí)，必須使用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位。 　?、?擬寫文稿，在使用簡短時(shí)應(yīng)先用全稱，并加以注明。 　?、?公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 　　13 公文審核的重點(diǎn)是什么？簡述公文審核中“六查”的主要內(nèi)容。 　　答：公文審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表述、文中使用、格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。 　　公文審核中“六查”的主要內(nèi)容： 　?、?查是否需要行文，以什么名義行文。 　?、?查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級(jí)的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。 　?、?查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。 　?、?查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會(huì)簽。 　　⑸ 查文字表述是否準(zhǔn)確、簡煉、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。 　?、?查公文格式是否符合規(guī)定。 　　14 為什么說簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)？簽發(fā)公文應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？ 　　答：公文的簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批。公文的草稿經(jīng)簽發(fā)后，即為公文的定稿，公文就可據(jù)以生效。公文的簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，簽發(fā)公文是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一個(gè)重要表現(xiàn)，是一件及其嚴(yán)肅的事情，必須注意以下幾個(gè)問題： 　　⑴ 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí)，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級(jí)簽發(fā)。 　?、?以機(jī)關(guān)內(nèi)某個(gè)部門名義的發(fā)文，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 　　⑶ 簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)，必須對(duì)文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審閱修改，對(duì)其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表述的正確性應(yīng)付完全責(zé)任。 　?、?文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。 　?、?幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請(qǐng)有關(guān)廉署機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。 　　15 簡述核發(fā)公文的內(nèi)容與要求。 　　答：⑴ 文稿是否按規(guī)定程序報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，審批手續(xù)是否完備。 　　⑵ 文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。 　?、?編排發(fā)文字號(hào)。 　?、?對(duì)需要標(biāo)明密級(jí)、緊急程度的公文進(jìn)行標(biāo)注。 　?、?確定分送單位和印制份數(shù)。 　　16 繕印與校對(duì)公文有哪些要求？ 　　答：繕印公文要注意以下幾個(gè)問題： 　?、?繕印公文要忠于原稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、符號(hào)、文面格式以及換掉層次、段落。 　?、?繕印公文要做到：文字準(zhǔn)確無誤，設(shè)計(jì)美觀大方，頁面整潔清晰，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。 　　⑶ 繕印公文不要出現(xiàn)末頁無正文的現(xiàn)象。 　　⑷ 繕印公文要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。 　?、?公文的繕印要建立登記制度。 　　校對(duì)公文必須注意以下幾點(diǎn)： 　?、?公文的校對(duì)必須以原稿為準(zhǔn)。 　?、?校對(duì)的方法原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙人對(duì)制，特別重要的文件，還應(yīng)堅(jiān)持“兩校兩讀”。 　?、?校對(duì)中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)字、漏字等，須以醒目的色筆和統(tǒng)一的校對(duì)符號(hào)標(biāo)明，在付印校樣上改的字或符號(hào)必須牽出版芯，不要在原錯(cuò)字處加字或減字。 　　⑷ 校對(duì)完畢后，應(yīng)對(duì)文件的格式、文頭文尾等處的附加標(biāo)記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復(fù)查，查對(duì)無誤后，校對(duì)人在校樣上簽字，然后付印。 　　17 公文在用印、發(fā)文登記和封發(fā)環(huán)節(jié)要注意哪些問題？ 　　答：公文用印要注意以下幾個(gè)問題： 　?、?公文用印時(shí)，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對(duì)無誤后始得用印。 　?、?公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。 　?、?兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合下發(fā)的公文，各機(jī)關(guān)部門都要加蓋印章。 　?、?公文用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門或者單位相一致。 　　⑸ 公文用印要核實(shí)份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。 　　發(fā)文登記一般采用簿冊(cè)式登記的形式，每年一本，便于保存，也便于查找。多數(shù)機(jī)關(guān)采用這種方式。 　　⑴ 內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿。 ⑵ 內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的送文登記簿。 ⑶ 外收發(fā)的發(fā)文登記簿。 　　封發(fā)文件應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 　?、?文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級(jí)、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進(jìn)行分裝。 　?、?收文機(jī)關(guān)的郵政編碼地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確。 　　⑶ 發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套上加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。 　?、?文件裝封后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機(jī)要交通傳遞和專人傳遞。 ⑸ 會(huì)議發(fā)放的文件，凡允許與會(huì)人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，并應(yīng)向與會(huì)人員所在單位發(fā)出“會(huì)議文件目錄”或者“會(huì)議文件通知單”，以加強(qiáng)對(duì)會(huì)議文件的管理。 　第十二章 公文的整理與歸檔 　　1 什么是歸檔文件整理工作？ 　　答：歸檔文件整理工作是指“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。” 　　2 簡述歸檔文件整理工作的意義。 　　答：⑴ 歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的查找利用。 　?、?歸檔文件整理可以維護(hù)文件的完整與完全，也便于文件的保管。 　?、?歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。 　　3 什么是文書部門整理（立卷）制度？ 　　答：文書部門立卷制度，是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。具體地說，是指由機(jī)關(guān)的文書部門或者業(yè)務(wù)部門的專職或兼職的文書工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行行文文件材料的整理（立卷）工作。 　　4 簡述實(shí)行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性。 　　答：⑴ 由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。 　?、?由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。 　?、?由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料。 　?、?由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。 　　5 怎樣選擇公文整理（立卷）的環(huán)節(jié)？ 　　答：⑴ 被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。 　　⑵ 對(duì)整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。 　?、?確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時(shí)，還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況。 　?、?還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。 　　6 簡述公文整理（立卷）的范圍。 　　答：公文整理（立卷）的范圍，是指凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定考察利用的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊(cè)、聲像材料等文件材料，都必須進(jìn)行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。 　　7 簡述公文整理（立卷）的分工。 　　答：公文整理（立卷）的分工，是指哪一級(jí)的文件由哪個(gè)機(jī)關(guān)或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在整理（立卷）時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。 　　8 怎樣理解“歸檔文件”的含義？ 　　答：歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這一含義可以從以下方面來理解： 　?、?指出了歸檔文件的來源和范圍。 　　⑵ 應(yīng)于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。 　?、?應(yīng)于歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 　　9 簡述歸檔文件的整理單位“件”的含義。 　　答：把“件”作為歸檔文件整理的基本單位，是從檢索的實(shí)際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實(shí)際進(jìn)行文件整理時(shí)，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進(jìn)行后續(xù)程序的工作。 　　10 掌握公文整理（立卷）范圍應(yīng)抓住哪些主要條件？ 　　答：掌握公文整理（立卷）范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和具有考察利用價(jià)值這兩個(gè)主要條件。 　　11 歸檔文件整理的基本原則是什么？ 　　答：歸檔文件整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 　　12 簡述歸檔文件整理的質(zhì)量要求。 　　答：⑴ 歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修理，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。 　?、?整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 　　13 以“件”為單位的歸檔文件整理方法與傳統(tǒng)的“立卷”方法比較有哪些不同？ 　　答：⑴ 取消案卷，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。 　　⑵ 界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”。 　　⑶ 分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。 　?、?裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可。 　?、?文件排列方法強(qiáng)調(diào)事由排列，時(shí)間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用。 　　⑹ 歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時(shí)對(duì)歸檔章的項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目。 　?、?取消案卷，卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。 　　⑻ 無需編頁號(hào)，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項(xiàng)。 　?、?歸檔文件直接裝盒保管。 　　⑽ 無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊。 　?、?檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大變化。 　　14 推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)作好哪些方面的工作？ 　　答：⑴ 更新觀念，增強(qiáng)改革意見。 ⑵ 提高人員素質(zhì)。 　?、?加強(qiáng)硬件建設(shè)，即加大對(duì)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。 ⑷ 注意新舊整理方法的銜接。 　　15 簡述歸檔文件整理的工作步驟。 　　答：歸檔文件整理的工作步驟分為裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟進(jìn)行。 　　16 歸檔文件以“件”為單位裝訂時(shí)，件內(nèi)文件怎樣排列？ 　　答：“件”內(nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請(qǐng)性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。 　　17 什么是歸檔文件的分類？歸檔文件的分類方法有哪些？ 　　答：歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。 　　歸檔文件的分類方法： 　?、?按年度分類 ⑵ 按保管期限分類 ⑶ 按機(jī)構(gòu)（問題）分類 ⑷ 幾種分類方法的結(jié)合運(yùn)用 　　18 簡述歸檔文件的排列方法。 　　答：歸檔文件按事由結(jié)合時(shí)間，重要程度排列的具體方法有： 　?、?對(duì)同一事由的歸檔文件，可按文件形成時(shí)間的先后排列或者按文件的重要程度排列。 　　⑵ 對(duì)不同事由的歸檔文件，可采用按不同事由行程時(shí)間的先后排列和按事由的重要程度排列。 　　⑶ 對(duì)具有保存價(jià)值，但因故沒有及時(shí)歸檔的零散文件，其排列方法是：可將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表表中加以說明。 　　19 什么是歸檔文件編號(hào)？編號(hào)的作用是什么？ 　　答：歸檔文件編號(hào)，是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果。 　　編號(hào)的作用是：通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續(xù)的編目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。 　　20 簡述歸檔文件目錄的主要項(xiàng)目及填寫要求。 　　答：歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構(gòu)成。 　　歸檔文件目錄的具體填寫要求是： 　　⑴ 件號(hào)：填寫室編件號(hào)。 　?、?責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或者個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，而不是承辦，辦理或撰寫該文件的組織機(jī)構(gòu)名稱。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄。 　　⑶ 文號(hào)：是指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)三個(gè)部分組成。 　?、?題名：指文件的標(biāo)題。文件標(biāo)題是歸檔文件內(nèi)容的起點(diǎn)，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不得省略或變更。 　　⑸ 日期：指文件形成的時(shí)間，反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背景，是查找檔案的常用途徑。 　　⑹ 頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。 　?、?備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。 　　21 檔案盒的作用是什么？歸檔文件裝盒有哪些具體要求？ 　　答：檔案盒的作用是存放和保存歸檔文件，它不具備檔案保管單位的作用。 　　歸檔文件裝盒時(shí)，應(yīng)按照分類方法，將不同類別的歸檔文件按件號(hào)順序分別裝入檔案盒中，其具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。裝盒時(shí)應(yīng)視文件的多少選擇檔案盒的厚度。 　　22 什么是歸檔？簡述歸檔制度的主要內(nèi)容。 　　答：機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門將歸檔文件整理裝盒以后，逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。 　　歸檔制度的主要內(nèi)容是： 　?、?歸檔范圍：凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、立卷后，應(yīng)定期向檔案部門歸檔。 　?、?歸檔時(shí)限：機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。 　　⑶ 歸檔要求：㈠ 應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整。 　?、?文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷。 　?、?歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用。 本文源于中國大學(xué)網(wǎng)