辦公自動(dòng)化教學(xué)大綱第7章.ppt

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辦公自動(dòng)化,,,play***,辦公自動(dòng)化教學(xué)大綱,北京新海淀計(jì)算機(jī)學(xué)校,第七章,本章主要內(nèi)容如下：圖表,圖表,圖表的功能圖表的分類(lèi)圖表的制作圖表元素的選擇圖表的美化圖表的編輯,圖表的功能,圖表主要用來(lái)反映數(shù)據(jù)的直觀表現(xiàn)，使枯燥的數(shù)據(jù)更直觀化和形象化，通過(guò)圖表可以非常迅速地對(duì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生總體上的認(rèn)識(shí)，這正是統(tǒng)計(jì)學(xué)中最常使用的數(shù)據(jù)分布的表現(xiàn)方式。,圖表的分類(lèi),標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型自定義類(lèi)型,,,標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型,標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型包含柱形圖、餅圖、條形圖等14種；每一種里又包含許多子類(lèi)型。,自定義類(lèi)型,自定義類(lèi)型又可分為內(nèi)部(程序自帶的模板）自定義（自己制作并保存為模板）,,,圖表的制作,根據(jù)工具欄上的“插入圖表”按鈕制作根據(jù)插入菜單--圖表---用快捷鍵制作使用快捷按鈕制作重新設(shè)置系統(tǒng)默認(rèn)的圖表繪制含有隱藏單元格中的數(shù)據(jù)的圖表繪制只含有數(shù)據(jù)區(qū)域中的部分?jǐn)?shù)據(jù)的圖表,根據(jù)工具欄上的“插入圖表”按鈕制作,,根據(jù)插入菜單--圖表---,,,,,用快捷鍵制作,如果需要制作工作表的默認(rèn)圖表，使用圖表向?qū)е谱魈闊聦?shí)上，只要把光標(biāo)定位到含有數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域內(nèi)，按F11或者alt+F1，就可以快速制作圖表，只不過(guò)此處的圖表是作為新工作表插入的。,使用快捷按鈕制作,除了使用快捷鍵制作圖表外，還可以使用快捷按鈕制作圖表，系統(tǒng)提供的該快捷按鈕不是默認(rèn)的顯示按鈕，需要自行添加工具---自定義---命令---制作圖表----默認(rèn)圖表,,小技巧點(diǎn)撥：改變坐標(biāo)軸的分類(lèi)次序,,,,,,,,,,,,,,,,小技巧：重新設(shè)置系統(tǒng)默認(rèn)的圖表,當(dāng)使用快捷鍵及快捷按鈕制作圖表時(shí)，系統(tǒng)總是給出一個(gè)相同類(lèi)型的圖表，我們可以更改生成圖表的默認(rèn)類(lèi)型。方法如下:用鼠標(biāo)在已經(jīng)建立的圖表上右擊---圖表類(lèi)型----在圖表類(lèi)型選項(xiàng)卡中選擇一種合適的圖表類(lèi)型，然后單擊—“設(shè)置為默認(rèn)圖表”即可。,單擊查看步驟演示,,,,,,,,,,繪制含有隱藏單元格中的數(shù)據(jù)的圖表,默認(rèn)制作圖表時(shí)，都是根據(jù)單元格顯示出來(lái)的數(shù)據(jù)生成圖表，而一旦某個(gè)區(qū)域中有某列（行）或某些列（行）被隱藏后，則生成的圖表不會(huì)顯示被隱藏的數(shù)據(jù)，如何讓生成的圖表也顯示出被隱藏的區(qū)域呢？方法一：根據(jù)工具菜單選項(xiàng)設(shè)置方法二：拖拉列（行）標(biāo)號(hào)，使隱藏的列拖拉出來(lái)即可,單擊查看兩種方法的使用,方法一：根據(jù)工具菜單選項(xiàng)設(shè)置,在生成的圖表上單擊選中它---工具菜單—選項(xiàng)—圖表,,把勾去掉即可,方法二：拖拉列（行）標(biāo)號(hào)，使隱藏的列（行）拖拉出來(lái)即可,此法比較簡(jiǎn)單,繪制只含有數(shù)據(jù)區(qū)域中的部分?jǐn)?shù)據(jù)的圖表,如果不想把數(shù)據(jù)區(qū)域中的全部數(shù)據(jù)制作為圖表，則在制作圖表時(shí)用鼠標(biāo)只拖拉想制作為圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域即可當(dāng)然制作時(shí)往往結(jié)合ctrl或shift鍵選擇需要的區(qū)域。,小技巧點(diǎn)撥：自定義圖表工具欄,我們可以新建一個(gè)工具欄，把經(jīng)常用的圖表種類(lèi)放在里面，方便圖表的制作。,,小技巧點(diǎn)撥：如何用互補(bǔ)色表現(xiàn)數(shù)據(jù)負(fù)值,當(dāng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)負(fù)值時(shí)，尤其是既有正數(shù)又有負(fù)數(shù)的區(qū)域內(nèi)制作的圖表，我們可以采用不同的顏色表示數(shù)據(jù)的正負(fù)數(shù)。在圖表上右擊某個(gè)數(shù)據(jù)系列－－－選中以互補(bǔ)色代表負(fù)值,,如果不選中它，出現(xiàn)的顏色往往都是一樣的。,,圖表元素的選擇,主要是如何選中圖表及圖表中的各個(gè)元素我們可以使用以下三種方法方法一：用鼠標(biāo)直接單擊選擇方法二：通過(guò)圖表工具欄選擇方法三：通過(guò)鍵盤(pán)上的方向鍵選擇,方法一：用鼠標(biāo)直接單擊選擇,這個(gè)方法比較簡(jiǎn)單，用鼠標(biāo)單擊選中需要的圖表及圖表元素即可；缺點(diǎn)：當(dāng)一個(gè)圖表比較復(fù)雜時(shí)有時(shí)不容易選中想要的圖表元素。,方法二：通過(guò)圖表工具欄選擇,,,方法三：通過(guò)鍵盤(pán)上的方向鍵選擇,把鼠標(biāo)單擊定位到圖表的任意一個(gè)元素上：按上下方向鍵（只選擇圖表中重要的元素）按左右方向鍵（選擇圖表中所有的元素）,圖表的美化,圖表的美化主要包括：美化圖表區(qū)美化繪圖區(qū)美化圖例美化坐標(biāo)軸美化背景墻美化數(shù)據(jù)系列…………,不管美化哪一部分都應(yīng)該首先選中它,選中元素后調(diào)出格式對(duì)話框的方法,在選中的元素上右擊鼠標(biāo)－－－格式在選中的元素上雙擊－－－選中某元素后，單擊圖表工具欄上的圖表區(qū)格式按鈕。,選中的元素不同，美化出現(xiàn)的對(duì)話框往往不同,美化圖表區(qū),,美化繪圖區(qū),,美化圖例,,美化坐標(biāo)軸,圖表的坐標(biāo)軸在默認(rèn)情況下為黑色線條顯示，其顏色和粗細(xì)可以自定義選中坐標(biāo)軸---坐標(biāo)軸格式—切換到圖案選項(xiàng)卡上---,,,美化背景墻,,美化數(shù)據(jù)系列,,小技巧點(diǎn)撥：如何去除圖表中的美化效果,圖表被“涂脂抹粉”美化后，如何快速的去除“臉”上的胭脂？單擊“編輯”菜單---清除---格式,編輯圖表（數(shù)據(jù)方面）,為圖表增加新的數(shù)據(jù)行或列（給圖表增肥）把現(xiàn)有的圖表刪除列或行的方法（給圖表瘦身）數(shù)據(jù)更改,為圖表增加新的數(shù)據(jù)行或列（給圖表增肥）,有四種方法方法一：右鍵通過(guò)源數(shù)據(jù)添加方法二：選擇性粘貼實(shí)現(xiàn)方法三：直接拖拉源數(shù)據(jù)法（很簡(jiǎn)單，建議使用該法）方法四：填充數(shù)據(jù)法（拖拉選中數(shù)據(jù)，然后把數(shù)據(jù)拖拉到圖表區(qū)域內(nèi)）,把現(xiàn)有的圖表刪除列或行的方法（給圖表瘦身）,有四種方法刪除源數(shù)據(jù)刪除圖表中對(duì)應(yīng)的內(nèi)容直接拖拉源數(shù)據(jù)（建議使用該方法）清除系列法（選中圖表中的某個(gè)系列---編輯菜單---清除---系列）,數(shù)據(jù)更改,通過(guò)更改源數(shù)據(jù)進(jìn)而更改圖表顯示通過(guò)更改圖表中相應(yīng)圖表的數(shù)據(jù)進(jìn)而更改源數(shù)據(jù)通過(guò)窗體工具欄的滾動(dòng)條或微調(diào)項(xiàng)更改,不要搞錯(cuò)，是窗體，不是控件工具箱啊。,通過(guò)窗體工具欄的滾動(dòng)條或微調(diào)項(xiàng)更改,,,請(qǐng)看下面的演示,,,,請(qǐng)看下面的最后結(jié)果,,,,,為圖表建立次坐標(biāo)軸,有時(shí)由于數(shù)據(jù)之間的差值過(guò)大，在建立好的圖表中幾乎無(wú)法看清楚數(shù)據(jù)小的項(xiàng)目，這主要是由坐標(biāo)軸設(shè)置引起的，可以通過(guò)為圖表建立次坐標(biāo)軸的方法來(lái)解決。方法如下：在原圖表中選中數(shù)值較小的數(shù)據(jù)系列—在系列上右擊鼠標(biāo)---數(shù)據(jù)系列格式---切換到“坐標(biāo)軸”選項(xiàng)卡---選擇“次坐標(biāo)軸”—確定即可,,,最好選擇數(shù)值較小的那列系列當(dāng)數(shù)據(jù)類(lèi)型只有一種時(shí)不適合,圖表位置的更改,默認(rèn)情況下制作的圖表和數(shù)據(jù)都是放置在一個(gè)工作表內(nèi)，我們可以通過(guò)以下方法改變圖表的位置方法一：在圖表上右擊鼠標(biāo)---位置---方法二：復(fù)制粘貼法在工作表上右擊鼠標(biāo)---復(fù)制，或者直接ctrl+c；然后切換到其它工作表上粘貼即可,可以放入現(xiàn)有的工作表內(nèi)，也可以放置在一個(gè)新建工作表內(nèi),注意：復(fù)制工作表后，工作表上會(huì)有浮動(dòng)的虛線顯示，如何去掉它??？,自定義圖表類(lèi)型,將滿意的圖表設(shè)置成自定義圖表類(lèi)型，保存起來(lái)，以后再制作圖表時(shí)可以直接套用自定義的圖表類(lèi)型，擺脫了每次美化成自己想要的圖表的步驟。方法如下在自己美化好的圖表上右擊鼠標(biāo)---圖表類(lèi)型---切換到自定義類(lèi)型選項(xiàng)卡上選擇“自定義”單選按鈕---單擊“添加”---打開(kāi)了“添加自定義圖表類(lèi)型”對(duì)話框---輸入名字和簡(jiǎn)短的說(shuō)明---確定,單擊查看演示,,,,,,,,,,,,,,,,,,單擊查看注意事項(xiàng),,,注意：你美化的圖表當(dāng)定義成自定義的圖表后，并不是所有美化的效果都會(huì)一個(gè)不少的套用到新建的圖表上某些用圖片填充圖表的效果往往會(huì)丟失,知道以后怎樣套用你所自定義的圖表類(lèi)型嗎？,圖表的轉(zhuǎn)換（即轉(zhuǎn)換圖表的類(lèi)型）,如果一個(gè)圖表制作完畢，發(fā)現(xiàn)你選擇的圖表類(lèi)型并不能滿足需要，可以轉(zhuǎn)換圖表的類(lèi)型步驟如下：右擊你所建立的圖表---選擇圖表類(lèi)型在標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型或自定義類(lèi)型選擇你想要的圖表類(lèi)型確定即可,,嘿嘿，Easy吧,創(chuàng)建混合（復(fù)合）圖表,混合圖表（有的書(shū)上稱(chēng)為復(fù)合圖表）是指由不同圖表類(lèi)型的系列組成的圖表，如可以讓一個(gè)圖表同時(shí)顯示柱形圖和餅圖。方法如下：?jiǎn)螕暨x中圖表上的某個(gè)系列----右擊鼠標(biāo)---圖表類(lèi)型---再?gòu)念?lèi)型里選中需要的圖表類(lèi)型即可（其實(shí)可以直接在需要轉(zhuǎn)化的數(shù)據(jù)系列上右擊鼠標(biāo)，不一定非得先單擊選中然后再右擊鼠標(biāo)---）,單擊查看變形的結(jié)果及注意事項(xiàng),柱形圖和餅圖的復(fù)合圖表,,下圖為柱形圖、餅圖、折線圖的混合圖表,單擊查看注意事項(xiàng),,,注意：并不是選中的數(shù)據(jù)序列能轉(zhuǎn)化為任意的圖表類(lèi)型二維和三維往往不能混合使用,,小技巧點(diǎn)撥：快速調(diào)整圖表的三維視圖格式,當(dāng)三維圖表插入之后(此技巧針對(duì)是三維圖表）單擊“圖表”—設(shè)置三維視圖格式”—菜單命令---打開(kāi)---設(shè)置三維視圖格式“對(duì)話框。選擇“直角坐標(biāo)軸”復(fù)選框---并對(duì)圖表的上下仰角、左右轉(zhuǎn)角—和透視系數(shù)等進(jìn)行設(shè)置如果覺(jué)得這樣設(shè)置過(guò)于麻煩，可以直接在圖表中選擇相應(yīng)的部分拖動(dòng)調(diào)整，選擇圖表實(shí)體，移動(dòng)鼠標(biāo)指針到圖表“角點(diǎn)”（黑色的正方形小點(diǎn)）上，當(dāng)指針變成+字形狀時(shí)，按下左鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)就可以旋轉(zhuǎn)圖表了；如果按住“ctrl”鍵再執(zhí)行拖動(dòng)，就可以觀察到整個(gè)圖表的移動(dòng)形狀，調(diào)整合適后松開(kāi)鼠標(biāo)即可。,若是沒(méi)有使用三維圖表，則圖表菜單中的“設(shè)置三維視圖格式”命令呈現(xiàn)灰色，即不可用,小技巧點(diǎn)撥在獨(dú)立的窗口中處理圖表,在某些情況下，可能希望在獨(dú)立的窗口中處理圖表，比如當(dāng)一個(gè)圖表比工作表窗口大，那么在獨(dú)立窗口中處理它將更容易、更靈活，方法如下：在圖表上右擊鼠標(biāo)----圖表窗口，即可在一個(gè)獨(dú)立的窗口中處理圖表，當(dāng)然窗口的大小可以變大變小,單擊關(guān)閉按鈕,單擊窗口的其它區(qū)域，切換工作表等均可使之退出獨(dú)立窗口模式,小技巧點(diǎn)撥—利用編輯欄為圖表添加文字說(shuō)明,為了更好的讓別人理解所建立的圖表，需要對(duì)圖表進(jìn)行一些必要的說(shuō)明，普通做法是利用文本框來(lái)添加文字說(shuō)明，實(shí)際上可以通過(guò)下列步驟快速的為圖表添加文字說(shuō)明選中圖表，在編輯欄直接輸入需要添加的文字說(shuō)明，完成后按回車(chē)（Enter）鍵即可在圖標(biāo)區(qū)添加一個(gè)你在編輯欄處輸入的文字，此時(shí)可以拖動(dòng)更改文字的位置、文本框的大小及格式等,小技巧點(diǎn)撥—連接符在圖表之間的應(yīng)用,由于實(shí)際需要，希望在工作表中的多個(gè)圖表之間建立一種連線，用以表示它們之間的關(guān)系可以使用繪圖工具欄上的自選圖形中的---連接符,當(dāng)然使用連接符除了在圖表之間連接外，還可以在圖表和圖形之間，圖表和藝術(shù)字之間....,小技巧點(diǎn)撥—讓圖形和單元格中的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來(lái),步驟如下：用自選圖形繪制一個(gè)圖形（方形、圓形均可，但不要用直線、非封閉的或自制的封閉圖形）單擊選中你繪制的圖形----鼠標(biāo)定位到編輯欄處輸入一個(gè)=號(hào)然后用鼠標(biāo)單擊選中你想要跟你繪制的圖形相關(guān)聯(lián)的單元格，然后單擊編輯欄左邊的√號(hào)或直接按回車(chē)即可,只能關(guān)聯(lián)一個(gè)單元格，不能關(guān)聯(lián)多個(gè)單元格,,到這里，就到這里吧,欲知后事如何，且聽(tīng)下回解說(shuō)。,