亭子口水利樞紐電站廠房土建與金屬結構安裝工程文檔管理監(jiān)理實施細則.doc

《亭子口水利樞紐電站廠房土建與金屬結構安裝工程文檔管理監(jiān)理實施細則.doc》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《亭子口水利樞紐電站廠房土建與金屬結構安裝工程文檔管理監(jiān)理實施細則.doc（9頁珍藏版）》請在裝配圖網上搜索。

亭子口水利樞紐電站廠房土建 與金屬結構安裝工程 文檔管理監(jiān)理 實施細則 編號：CDT-TZK/S-002/JLXZ/018 中國水利水電建設工程咨詢中南公司 亭子口水利樞紐工程監(jiān)理部 二○一○年五月 審核：文杰 審查：熊惠明 校核：莫友國 編寫：李麗俠 1 總則 1.1本細則適用于亭子口水利樞紐電站廠房土建與金屬結構安裝工程監(jiān)理合同范圍內的工程建設監(jiān)理的文檔管理工作。 1.2本細則依據建設監(jiān)理合同書（合同編號：CDT-TZK/S-002 ）“檔案監(jiān)理職責”、“監(jiān)理文件歸檔范圍”、業(yè)主文檔歸檔管理辦法和國家有關文檔管理的規(guī)定編制。 1.3 文檔管理是信息管理的重要要內容，文件傳輸必須通過負有文件管理職能的部門之間傳遞，一律采用書面方式并經過有效簽章后，依管理程序運行和歸檔。 1.4 對有保密要求的文件，應按照保密法規(guī)定傳遞、儲存、調用及銷毀。 1.5 技術資料、圖紙和其它文件等應及時登記，傳遞迅速，加強保管。文檔采用計算機輔助管理，建立文檔管理數據庫。 2 文件的分類及構成 2.1 文件的分類 監(jiān)理部的文件，按編制及發(fā)文單位分為業(yè)主指示、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件及行政文件等五種類型。 2.2 文件的構成 （1） 業(yè)主指示：指業(yè)主或其他下屬業(yè)務部門簽發(fā)、下達、批轉 的與本監(jiān)理合同、工程建設合同內容有關的規(guī)定、通知、通報、紀要、簡報、批復、批轉以及與此有關的各種文件、函件等。 （2） 設計文件：指經業(yè)主或其下屬業(yè)務部門簽發(fā)下達的施工圖 紙、設計說明、技術要求、技術標準及相應的變更通知，或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的修改通知等文件。 （3） 施工文件：指施工承包單位根據工程施工合同規(guī)定和監(jiān)理 文件規(guī)定所必須報送業(yè)主和監(jiān)理部的施工組織設計、施工技術措施、施工計劃、材料供應計劃、工程項目開工（開倉）申請、工程檢測試驗報告、工程支付申請報表、工程問題請示報告以及工程實施、竣工、維護等活動有關的各種圖紙、文件、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料。 （4） 監(jiān)理文件：指監(jiān)理部在監(jiān)理合同和工程施工合同范圍內， 進行監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件，以及有關工程建設活動的規(guī)定、通知、通報、簽證、批復、簡報、報告等。 （5） 行政文件：指監(jiān)理部上級部門有關管理工作中的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知、通報、簡報、批復等文件。 3 文件的處理及傳遞 3.1 基本程序 （1）收文程序 凡外來文件，由監(jiān)理部綜合管理部統(tǒng)一編號進行收文登記，按照文件密級及時限要求，及時填寫文件處理單，連同文件一并交總監(jiān)理工程師閱批。 綜合管理部根據總監(jiān)理工程師批示意見，將文件轉交有關部門辦理。文件辦理的時限應按照合同及有關細則、辦法、條例的規(guī)定期限辦理完畢，并編號登記、復制和存檔。 （2）發(fā)文程序 凡以監(jiān)理部名義發(fā)出的文件，擬文部門或人員應填寫發(fā)文底稿單，審核簽字并經相關業(yè)務部門會簽后，由總監(jiān)理工程師批準簽發(fā)。 綜合管理部對發(fā)文進行復核、編號登記，并對有密級及時限要求的文件進行標注后登記發(fā)送。 3.2 業(yè)主指示及呈文的處理和傳遞 （1）按照監(jiān)理協(xié)議書和工程施工合同的規(guī)定，業(yè)主關于工程施工的各種指示和意見都應以書面為準，并通過監(jiān)理部向施工承包單位簽發(fā)和轉達。特殊情況下可先口頭或電話通知，但事后應及時予以書面確認。 （2）施工承包單位關于工程施工及合同執(zhí)行的各種文件都應以書面為準，并經監(jiān)理部審核后向業(yè)主呈報或轉達。 （3）監(jiān)理部對所有來往文件均應按施工合同約定的期限及時發(fā)出和答復，不得扣押或拖延，也不得拒收。在規(guī)定期限內，監(jiān)理機構未收到業(yè)主的書面答復，則視為業(yè)主已同意；在在規(guī)定期限內，施工單位未收到監(jiān)理機構的書面答復，則視為監(jiān)理單位已認可。 3.3 設計文件的處理和傳遞 （1）監(jiān)理部收到業(yè)主發(fā)來的設計文件和圖紙（一式12份）后，在10天以內完成審核工作，并將一式8份加蓋資料章簽發(fā)施工承包單位，其余4份存檔及使用，凡未經監(jiān)理部有效簽章的設計文件為無效文件，其實施的工程項目，拒絕支付簽證。 當設計文件審查完后，一般應立即發(fā)放施工單位，不得在監(jiān)理部留置。如對設計文件有不同意見，將簽署的《設計文件審核簽》復印蓋章后送設計單位處理。設計處理完成后，如設計意見對原文件內容有修改，應將《設計文件審核簽》抄報業(yè)主和發(fā)放施工單位，作為設計文件的補充件；如修改內容較大，應要求設計單位補發(fā)設計修改通知。《設計文件審核簽》應與原文件一起歸檔保存 （2）施工期間，監(jiān)理部簽發(fā)的設計修改通知與設計文件和圖紙具有同等效力，施工承包單位不得拒絕執(zhí)行，也不得以此為理由解除或改變其合同責任與義務。 （3）施工承包單位可根據施工需要自行復制所需數量的設計文件，也可通過監(jiān)理部向業(yè)主申請有償追加提供文件分數。 （4）由監(jiān)理部簽發(fā)的設計文件，未經監(jiān)理部許可，施工承包單位不得用于合同以外項目或轉借第三方。 3.4 監(jiān)理文件的處理和傳遞 （1）凡監(jiān)理部發(fā)出的監(jiān)理文件，必須由總監(jiān)理工程師簽發(fā)，加蓋公章后有效。 （2）凡有時限規(guī)定要求的監(jiān)理文件，必須按時辦理完畢。施工承包單位呈報的要求審查批復文件，必須在規(guī)定期限內（一般14天）批復。沒有規(guī)定時限的文件應在10日內批復，如超過規(guī)定時限未予以批復，施工承包單位可認為呈報文件已被批準。 （3）施工承包單位如對監(jiān)理文件有異議，應在收文后10日內向監(jiān)理部提出確認或要求變更的申請，如本監(jiān)理部未予以采納，施工承包單位有權向業(yè)主提出復議申請，復議申請應在收到監(jiān)理部批復后的10日內進行。在復議期間原監(jiān)理文件繼續(xù)有效。 （4）監(jiān)理文件應文字準確，條理清晰。對批復意見應以“照此執(zhí)行”、“不能執(zhí)行”、“按修改意見執(zhí)行”、“修改后重新報審”等詞語表達。 （5）監(jiān)理向業(yè)主報送的文件或資料應一式8份，并提供2份電子文檔。監(jiān)理月報在每月30日前提供，監(jiān)理年報在次年元月5日前提供。 3.5 施工文件的處理和傳遞 （1）施工承包單位應按合同規(guī)定的時限和數量向本監(jiān)理部報送施工文件，除非合同文件另有規(guī)定，施工承包單位呈報業(yè)主的施工文件都必須經我監(jiān)理部審核后轉達。 （2）對已報批的施工文件，若因施工條件或自然條件發(fā)生重大變化，必須對施工文件做實質性修改時，施工承包單位應及時重新提出書面文件，報監(jiān)理部審批。 （3）施工文件內容、格式及其他細節(jié)應符合業(yè)主和監(jiān)理部的規(guī)定和要求 （4）施工單位報送的文件應清晰，不清晰的應退回。 （5）施工單位報送的文件份數根據施工單位的需要而定，但不得少于6份，其中監(jiān)理1～2份(歸檔)，設計、業(yè)主各1份，其余返還施工單位。 （6） 施工單位報送的工程聯系單，首先送分管副總監(jiān)簽署意見，然后根據分管副總監(jiān)的意見送相應部門、個人或相應單位簽署意見；送外單位簽署意見時應填寫發(fā)文登記本并進行簽收。聯系單簽署完成后按歸檔份數返還施工單位，同時總監(jiān)、綜合管理部、相應部門各復印1份。 （7） 施工單位報送的文件(如報告、施工組織設計、進度計劃等)，先由綜合管理部填寫《文件處理簽》，并送分管總監(jiān)處理。審批完成后按歸檔份數返還施工單位，同時總監(jiān)（總工）、綜合管理部、相應部門各復印1份。 （8） 月進度款結算報表由相應部門審核工程量，并按已定的單價計算金額后簽署名字，再送總監(jiān)審簽，總監(jiān)審簽后送業(yè)主。業(yè)主將報表返回監(jiān)理后，監(jiān)理歸檔1份，并按規(guī)定份數返回施工單位。 3.6 行政文件的處理和傳遞 監(jiān)理部主管部門發(fā)來的文件，由綜合管理部填寫《文件處理簽》后送總監(jiān)審閱，然后按總監(jiān)簽署意見辦理。 4 文件的歸檔 4.1 凡已辦理完畢的來文及由監(jiān)理部發(fā)送的文件，均由監(jiān)理部綜合管理部回收、分類、編號進行日常歸檔。 4.2 每年元月至二月對上一年度歸檔文件按歸檔要求分類裝訂立卷，建檔后歸檔。 4.3 凡有保密要求的文件，必須按“保密法”及有關規(guī)定歸檔保管。 4.4 文件資料的調閱、借用，必須履行借閱手續(xù)，借閱資料限時歸還。監(jiān)理檔案資料應妥善保管。 4.5 工程項目竣工后，文件資料的歸檔和移交，按監(jiān)理協(xié)議書或業(yè)主的有關規(guī)定辦理。 4.6 在監(jiān)理服務期滿時，對應由監(jiān)理單位負責歸檔的工程資料檔案逐項清點、整編、登記造冊，向業(yè)主移交。