企業(yè)辦公室員工應(yīng)具備的基本技能.doc

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文秘知識(shí)/秘書(shū)基礎(chǔ) 企業(yè)辦公室員工應(yīng)具備的基本技能 　　辦公室作為企業(yè)管理的中樞及信息反饋機(jī)構(gòu)，是企業(yè)上下連接的橋梁，是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的內(nèi)在“轉(zhuǎn)盤(pán)”，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)管理工作有序進(jìn)行的重要節(jié)點(diǎn)。在經(jīng)濟(jì)全球化競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈的背景下，辦公室員工不僅要具備良好的協(xié)調(diào)能力、寫(xiě)作能力、語(yǔ)言表達(dá)能力，更應(yīng)不斷學(xué)習(xí)新理論、新方法，改善思路，拓展思維，推陳出新，不斷提高工作效率和服務(wù)意識(shí)。 　　華錫集團(tuán)是集探、采、選、冶、深加工于一身的大型股份制公司，其下屬單共15家，近年來(lái)隨著公司不斷加大人力物力的投入，辦公室系統(tǒng)隊(duì)伍建設(shè)逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。當(dāng)前整合資源，優(yōu)化產(chǎn)業(yè)，全力以赴實(shí)現(xiàn)上市是集團(tuán)公司的工作重中之重，新形勢(shì)下辦公室的地位和作用越顯突出，工作勢(shì)必面臨新的挑戰(zhàn)，對(duì)辦公室員工能力要求將會(huì)更高。辦公室作為一個(gè)單位職能的中心樞紐部門(mén)，是各部門(mén)的協(xié)調(diào)中心，未來(lái)一段時(shí)期，辦公室工作者發(fā)揮職能的強(qiáng)度也將進(jìn)一步加大，工作綜合能力高低將直接影響企業(yè)的形象，并在一定范圍內(nèi)體現(xiàn)著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子的執(zhí)政能力，因此加強(qiáng)對(duì)辦公室工作的管理，大力培養(yǎng)一批德才兼?zhèn)?、具有真才?shí)學(xué)、有高度責(zé)任心的辦公室人員隊(duì)伍，才能適應(yīng)新時(shí)期的要求。*將結(jié)合供職辦公室以來(lái)的感受，從統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、學(xué)習(xí)能力、文字寫(xiě)作能力等六個(gè)方面試談辦公室員工應(yīng)具備的能力。 　　一、要具有良好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力 　　在現(xiàn)代企業(yè)管理中，辦公室主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室是一個(gè)綜合性的管理服務(wù)部門(mén)，是企業(yè)正常運(yùn)行的橋梁和紐帶。“辦公室不僅要立足宏觀協(xié)調(diào)，做好領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)，也要做好上下左右、部門(mén)之間關(guān)系的協(xié)調(diào)；既要做好內(nèi)部協(xié)調(diào)，也要從統(tǒng)觀大局和統(tǒng)攬全局的高度做好外部關(guān)系的協(xié)調(diào)?！币虼耍k公室員工應(yīng)具有良好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，為決策的執(zhí)行和企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供組織保障。 　?。ㄒ唬?、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)意志和決策的傳聲筒，領(lǐng)導(dǎo)得出決策后，會(huì)通過(guò)辦公室傳達(dá)到下級(jí)各個(gè)部門(mén)，并往往由辦公室具體執(zhí)行、承辦和催辦；辦公室不僅要協(xié)調(diào)各部門(mén)開(kāi)展工作，而且要及時(shí)監(jiān)督和了解工作的進(jìn)度。因此，當(dāng)某項(xiàng)決策或文件下達(dá)辦公室，辦公室第一時(shí)間最重要的就是組織好各部門(mén)協(xié)調(diào)配合，為企業(yè)決策的具體執(zhí)行掃清障礙，為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供組織保障力量。 　?。ǘ⒔y(tǒng)籌協(xié)調(diào)上下關(guān)系。辦公室是企業(yè)上級(jí)和下級(jí)有效連接的橋梁和紐帶。辦公室既要為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參謀和服務(wù)，又要為下級(jí)服務(wù)，代表企業(yè)職工傳達(dá)意見(jiàn)，協(xié)助他們解決問(wèn)題，使領(lǐng)導(dǎo)層和基層員工有效連接。協(xié)調(diào)好了上下關(guān)系，也就協(xié)調(diào)好了生產(chǎn)運(yùn)行關(guān)系，為企業(yè)營(yíng)造良好的領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、為企業(yè)的和諧發(fā)展提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)和保證。在生產(chǎn)決策上，辦公室要及時(shí)了解生產(chǎn)一線的情況，把最真實(shí)的基層情況及時(shí)準(zhǔn)確地反映給領(lǐng)導(dǎo)，做好領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”和“左右手”，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策的提出提供第一手的資料，避免決策與現(xiàn)實(shí)、上級(jí)與下級(jí)的脫節(jié)。 　　（三）、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系。辦公室既是企業(yè)的服務(wù)部門(mén)又是企業(yè)的公關(guān)部門(mén)，在外出公關(guān)、客戶來(lái)訪的過(guò)程中，辦公室員工是企業(yè)形象的代表，辦公室人員形象關(guān)系到企業(yè)形象、聲譽(yù)好壞，協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)外的關(guān)系，是辦公室員工的職責(zé)所在。 　　二、要具備扎實(shí)的寫(xiě)作能力 　　寫(xiě)作能力是辦公室工作人員的基本功?！白鳛轭I(lǐng)導(dǎo)的助手，辦公室人員首先應(yīng)具有基本的寫(xiě)作能力和辦事能力”。在辦公室日常工作中，起草文件、擬寫(xiě)報(bào)告、發(fā)言稿、講話稿是最常見(jiàn)的工作。這就要求辦公室人員要具備扎實(shí)的寫(xiě)作功底，熟知各種應(yīng)用文的寫(xiě)作，了解各種應(yīng)用文的寫(xiě)作特點(diǎn)和技巧，才能及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的寫(xiě)作任務(wù)。 　　以公文標(biāo)題為例，在近期瀏覽的一些公文中發(fā)現(xiàn)有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見(jiàn)的有兩大類：一是語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范；二是請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆使用。 　　（一）、語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范 　　例1、***部、***部、***部、***部?jī)?yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。 　　例2、***公司關(guān)于加快發(fā)展彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。 　　病例分析： 　　例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國(guó)各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。 　　例2的動(dòng)賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語(yǔ)，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。 *