現(xiàn)代企業(yè)文書寫作.ppt

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1、講授目錄,一、文書寫作概述 二、中國公文寫作 三、商務(wù)信函寫作 四、經(jīng)濟文書寫作 五、常用工作文書 六、社交禮儀文書,第一部分：文書寫作概述,1、文書寫作特點 2、文書寫作要求 3、文書寫作程序,1、文書寫作特點,1、使用廣泛，對象明確 2、約定俗成，格式固定 3、內(nèi)容真實，實事求是 4、講究時效，重視辦理 5、語言明確，風格獨特,文體多為陳述或說明式, ,以敘述為基礎(chǔ)對人或事的過程的交代， 反映情況側(cè)重敘述，但要概括 以議論為手段對事情的評價，闡明道理 偏重議論，但要針對主題 以說明為目的擺出事情的真相，提出要 求多用說明，但要簡明,,按作用分類,指揮性

2、文書指示 規(guī)范性文書章程 報請性文書請示 知照性文書通知 聯(lián)絡(luò)性文書信函 記錄性文書會議記錄 報導(dǎo)性文書新聞 法律性文書合同,2、文書寫作要求,意思明確明白無誤，讓人一目了然 文理通順即流暢表達，又顯示寫作水平 觀點正確有道理，不搞歪理 實事求是真實，不掩飾，不夸張 及時迅速講效率，講效益，不拖拉誤事 簡明生動增加可讀性，防白話、套話、干巴巴 層次分明有先有后，段落清晰，不轉(zhuǎn)圈 標點規(guī)范正確運用，防一逗到底 格式適宜不同文種用不同格式,,,l簡明用詞簡單明了，直截了當 l 準確用詞含義明確，不會誤解 l樸實用詞通俗自然，恰如其分 l莊重用詞嚴肅端莊，不多情感 l規(guī)范用詞符合語法，講究邏輯,應(yīng)用

3、性文字要求,標點符號歌,一句話說完，劃個小圓圈句號 中間要停頓，圓點加尾尖逗號 并列詞語間，點個瓜子片頓號 并列分句間，圓點加逗點分號 總結(jié)導(dǎo)語前，上下兩圓點冒號 疑惑或發(fā)問，耳朵墜耳環(huán)問號,標點符號歌,命令感嘆語，滴水下屋檐感嘆號 引文特殊詞，蝌蚪上下竄引號 文中要注解，兩頭各半弦括號 轉(zhuǎn)折或注解，一橫寫后邊破折號 意思說不完，六點緊相連省略號 特別重要處，字下加圓點著重點,努力提高寫作能力,1、提高文字表達能力 2、積累相應(yīng)專業(yè)知識 3、熟悉文書格式要求 4、掌握政策理論水平 5、具有嚴謹寫作態(tài)度,3、文書寫作程序,明確寫作主旨給寫作定位，目的？寫什么？ 文種？怎么寫？

4、 收集信息資料供寫作參考，需要哪些？怎 么收集？如何整理？ 擬定結(jié)構(gòu)提綱搭寫作框架，通盤安排，強 化要點，有祥有簡 完成正文草稿填寫作內(nèi)容，按照提綱一步 步充實內(nèi)容，加工成章 認真修改檢查定寫作終稿，反復(fù)推敲斟酌， 直至滿意,二、中國公文寫作,1、公文的作用特點 2、公文的范圍、類型 7、通知和通報 3、公文的處理方法和程序 8、報告 4、公文的行文規(guī)則 9、請示 5、公文的通用格式 10、函 6、公文的種類 11、會議紀要,1、中國公文的作用,公文------國家機關(guān)、社團組織、企事業(yè)單位在

5、公務(wù)活動中行使職權(quán)制定的 公務(wù)文書。 公文性質(zhì)工具 公文作用---1、貫徹政策、規(guī)范行為； 2、通報情況、指導(dǎo)工作； 3、方便查找、積累史料；,公文的特點,公文特點----1、制發(fā)者的法定性； 2、作用的權(quán)威性； 3、效用的現(xiàn)實性； 4、體式的規(guī)范性； 5、制作的程序性；,2、中國公文范圍,按事業(yè)范圍分-----專用公文；通用公文 按行文方向分-----上行文；下行文；平行文 按公文來源分-----收進文；外發(fā)文；內(nèi)部文 按發(fā)文性質(zhì)分-----問文；復(fù)文 按處理要求分-----參閱性公文；承辦性公文 按辦文時間分-----特急文（特急

6、件）；急辦文 （急件）；常規(guī)文（平件） 按機密程度分-----絕密文；機密文；秘密文；普通文,3、公文處理方法和程序,三大環(huán)節(jié)： 1、發(fā)文處理： 擬稿---審核---簽發(fā)---登記---繕印---用印---分發(fā) 2、收文處理： 簽收---登記---分辦---擬辦---批辦---承辦---催辦--督辦---辦復(fù) 3、公文管理： 制定立卷類目表---歸卷---調(diào)用---立卷---歸檔---銷毀,4、公文行文規(guī)則,l行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致 l行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握 l行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機關(guān)的職權(quán)范圍 相對應(yīng) l行文線路要盡量縮短 l處理好主送與抄送的關(guān)系 l經(jīng)過批準，有

7、些文件可以通過新聞媒介公 開發(fā)布 l如有必要，可以聯(lián)合行文 l黨政之間的行文關(guān)系要按規(guī)定執(zhí)行,5、通用公文的格式,1、排版自左至右 2、單位國家法定計量單位 3、字體發(fā)文單位初號宋體 標題2、3號宋體 4、用紙A4、B5 5、文頭套紅，占首頁三分之一,文頭部分格式（紅頭上1/3）,,,1、代碼 5、收文處理章、 2、份號 3、秘級 4、緊急程度 6、文件版頭 7、發(fā)文字號 8、簽發(fā)人,,行文部分（下2/3）,,1、標 題 2、題注 3、主送單位 4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

8、X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6、發(fā)文署名 7、成文日期 5、附件說明 8、印章,文尾部分（最后）,,,1、主題詞 2、抄送單位 3、印發(fā)說明 4、頁碼（單右雙左）,,,,通用公文慣用語,一、開篇起首的慣用語根據(jù)、遵照、按照、茲將（因、有、介紹、證明、就派）為了、關(guān)于、敬悉等。 終篇收束的慣用語 此致敬禮、特此、懇請；妥否，請、當否，請、以上如無不當請、為盼、為荷、為感等。,公文序碼標示,第一層 ----------一、二、三、四 第二層--------（一）、（二）、（三）、 第三層-----

9、-----1、2、3、4、 第四層--------（1）、（2）、（3）、 第五層-------- 、、、,6、中國公文種類12類13種,1命令發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強制 性 行政措施 2決定對重要事項或重大行動的安排 3議案各級政府向同級人民代表大會或 常委會提請審議事項 4指示對下級布置工作，闡明工作活動 的指導(dǎo)原則,中國公文種類12類13種,5批復(fù)答復(fù)下級請示事項 6通告、公告 一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守 或周知的事；向國內(nèi)外宣 布重要 或法定的事 7通知批轉(zhuǎn)下級、轉(zhuǎn)發(fā)上級和無隸屬 機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免， 傳 達周知事項 8通報表彰先進，批評錯誤，傳達得

10、 要 精神或情況,中國公文種類12類13種,9報告向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問 10請示向上級請求指示批準 11函無隸屬關(guān)系商洽工作，詢問答復(fù)，向主管部門請求批準 12會議紀要記載和傳達會議情況和議 定事項 （ 1993、11修訂）,7、通知,概念向特定的受文對象告知有關(guān)事項的曉諭性公文 特點適用范圍廣，使用頻率高， 知辦時限強，運用種類多 格式：1、標題 2、上款 3、正文開頭、主體、結(jié)尾 4、落款,通知的種類,l指示性通知通知的依據(jù)，主體，結(jié)尾 l轉(zhuǎn)發(fā)性通知來文單位及來文名稱，轉(zhuǎn) 發(fā)，順帶要求 l發(fā)布性

11、通知發(fā)布的依據(jù)，內(nèi)容要求， 目的意義 l事務(wù)性通知說清事項 l會議通知會議背景，有關(guān)事項，其他說明 l任免通知任免依據(jù)，日期，人員，職務(wù),通報,概念表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況的公文 作用弘揚正氣，抵制歪風，指導(dǎo)工作 格式：1、標題 2、上款 3、正文 4、簽署和日期 注意：及時、真實、典型，突出教育性， 掌握政策性,8、報告,概念向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問時使用的陳述性公文 特點只指上行文 只指行政機關(guān)公文 不同于一般調(diào)查報告、考察報告、預(yù)測報告等,報告種類,|1工作報告總結(jié)工作經(jīng)驗、匯報工作進展

12、、提出工 作意見，向上反映。 |2調(diào)查報告---調(diào)查概況、調(diào)查的情況、事后研究分析、 建議和方案。 |3建議報告---提出工作中急待解決、需上級關(guān)注的意 見或建議，供參考。 4答復(fù)報告---如實匯報和答復(fù)上級有針對的詢問問題 或催辦工作。 |5報送報告---隨著向上級報送文件、物件時寫的說明 報送對象和目的報告。,報告,按要求分： 呈報報告---直接向上級匯報反映情況，不批轉(zhuǎn)。 呈轉(zhuǎn)報告---呈送上級并建議批準轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位 執(zhí)行或參照。 按性質(zhì)分： 綜合性報告---匯報全面或多方面工作的報告。 專題性報告---匯報某項工作

13、、某一問題、某方情況的單一報告。,報告格式,1標題---標準式標題 （公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的報告） 2主送單位---多為發(fā)文單位的上級單位。 3正文---緣由：概括基本情況、原由，說明報告主旨、 目的、意義。 事項：系主體內(nèi)容，情況措施、經(jīng)驗教訓(xùn)、 意見建議等。 結(jié)尾：慣用尾語 （特此報告，請審閱；如無不妥，請批轉(zhuǎn)） 4發(fā)文單位和日期：同其他公文。,9、請示,概念向上級請求指示、批準時用的公文 分類： 請求指示的請示---遇有疑難問題、新情況、 不明確求上級指示或解釋。 請求審批的請示---對不能做主的經(jīng)濟、物資、

14、 編制等問題請上級審批。 請求幫助的請示---完成工作需要在人、財、 物上得到上級的幫助。 請求批轉(zhuǎn)的請示---解決某問題涉及其他部 門單位，請求上級批轉(zhuǎn)執(zhí)行。,請示格式,1標題標準式 （關(guān)于開展公司上半年產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的請示） 2主送單位---根據(jù)隸屬關(guān)系主送一個上級，不可多頭 免批復(fù)意見不一；一般不越級行文。 3正文---緣由：請示目的、原因、依據(jù)，理由充分， 言之有據(jù)。 事項：系主體，要求審批的具體問題或事項， 要寫明確,堅持一文一事. 要求：系結(jié)尾，提出肯定性要求

15、 （當否，請批示） 4發(fā)文單位和日期：同公文，寫明確，以便批復(fù)。,請示和報告的區(qū)別：,1、 文目的不同； 2、寫作結(jié)構(gòu)不同； 3、結(jié)束語不同； 4、處理方式不同； 5、內(nèi)容寬窄不同； 6、行文時間不同； 7、報送制度不同；,10、函,概念無隸書單位商洽工作，問答問題及向主管部門請求批準事項時使用的公文 分類： 商洽函---不相隸屬單位商洽工作的行文。 答詢函---單位、部門間進行問題或事項的詢 問和答復(fù)的行文。 請批函---向不相隸屬單位和主管部門請求批 準 有關(guān)事項的行文。,函形式,公函內(nèi)容比較重要，行文鄭重，具有完整的公文 格式。 便函---多用于公務(wù)中

16、事務(wù)性工作，不需完整公文 格式，不能用私事。 特點： 1簡便輕捷---內(nèi)容簡約，形式精短，商洽聯(lián)系，及時迅速。 2行文多向靈活---不相隸屬單位間上下左右均可， 自由靈 活。 3語言質(zhì)樸自然---多是陳述、說明性，明白曉暢， 懇切平和。,函格式,1標題---發(fā)函用關(guān)于XXXX的函 復(fù)函用關(guān)于XXXX的復(fù)函 正式公函，應(yīng)在標題下方標注發(fā)文字號。 2主送單位：發(fā)函可多頭，復(fù)函主送來函單位。 3正文：開頭發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作 原由、情況交代清； 復(fù)函引述來函日期、發(fā)文號做

17、起 首語，表明收到函。,函格式,主體---發(fā)函寫清商洽、詢問、請求的事項， 明確具體； 復(fù)函要針對來函事項逐一鄭重作答， 不能回避不答。 結(jié)尾---發(fā)函用“盼復(fù)”、“請回復(fù)”、“專此函達” 復(fù)函用“特此復(fù)函”、“此復(fù)” 4、發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章， 有 的寫明抄送單位。,11、會議紀要,定義---按會議宗旨，精練準確記述其要點，以上 報和下達貫徹執(zhí)行。 寫作---1、忠實會議實際，準確反映會議情況和 意見。 2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍 有主有次，言語精練。 3、邏輯條理清楚

18、，觀點鮮明，不堆砌拼 湊，必要時加理論說明。 4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指 導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。,會議紀要,格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、 版尾三部分，可不蓋公章。 本體：標題---1、會議名稱+紀要 2、單位名+會議名+紀要 3、正題（主題）+副題（會 議名稱+紀要） 時間---標題下寫紀要印發(fā)時間， 署名下寫成文時間,會議紀要,正文---概況：會期、會址、主持、參會、 議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi) 容與成果（方法見后）

19、 結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句 提出要求、希 望、 號召 簽署---正文右下方署明主辦單位或會議 名稱,會議紀要的主體,主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。 表 達方式有: 概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用 小型會議 條塊式；規(guī)模大，議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容 分塊表達獨立意思，或分條列項歸納 會議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確 記錄式：有重要講話時用記錄方式構(gòu)成記要主體,三、商務(wù)信函寫作,1、商務(wù)信函寫作6個C要求 2、商務(wù)信函寫作格式 3、商務(wù)信函寫作常用標注 4、商務(wù)信函樣例 5、商務(wù)傳真寫法,1、商務(wù)信函的六個C要求：

20、,1正確（Correctness）涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。 2清楚(Clearness)思路、表達要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。 3具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達清做什么？要求什么？,商務(wù)信函的六個C要求：,4完整(Completeness)表達（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時間、地點、人物等）完整，不可遺漏。 5簡潔（Conciseness）文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。 6禮貌（Courtesy）態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。,商務(wù)信函的其他要求,國際通用A4紙，不能用B5紙 信紙、信封最好有企業(yè)

21、的CI（企業(yè)形象識別系統(tǒng)） 標志，且平整、清潔 文字書寫或印制清晰，打開后“全景”漂亮 每頁上至少又有3行正文，不能只有落款 可不蓋公章，用手簽名 格式不嚴謹 站在對方的立場考慮內(nèi)容，更人性化,2、商務(wù)信函寫作俗成格式,信頭部分---1、文書編號 2、日期 3、發(fā)文者 BB/KK 4、受文者 正文部分---1、件名 主題語 2、前文 開頭應(yīng)酬語 3、主文 4、末文 結(jié)尾應(yīng)酬語,商務(wù)信函寫作俗成格式（接）,信尾部分----1、祝頌語 2、發(fā)文者署名 3、承辦者署名 4、印章

22、5、（日期） 6、左下角附注,常用的商務(wù)信函寫作,1、信紙企業(yè)規(guī)范信箋 2、收信人單位名稱、職務(wù) 3、稱謂尊稱 4、開頭應(yīng)酬語 5、正文 6、結(jié)尾應(yīng)酬語 7、祝頌語 8、署名 9、日期 10、左下角標注,3、信函左下角縮寫標注,P.P.(Per procurationem) 代簽 C.C.(Carbon copy) 抄送 P.S.(Post script) 補述、附言 Enc.(Enclosure) 隨信的附件,稱謂和署名,對具體人 Dear Mr Jones，Dear Mrs Smith 可用逗號，不用冒號 署名 您真誠的 Yours Si

23、ncerely 一般公函 Dear Sir/Madam 署名 您忠誠的 Yours Faithfully,4、商務(wù)信函樣例,1、發(fā)給： 上海光華保險公司 2、稱謂 副總經(jīng)理 3、開頭應(yīng)酬語 王耀華先生 4、正文 5、結(jié)尾應(yīng)酬語 6、祝頌語 7、署名 8、日期,,A4紙,公司標準信箋,,2、稱謂 3、開頭應(yīng)酬語 4、正文

24、 5、結(jié)尾應(yīng)酬語 6、祝頌語 7、署名 8、日期 9、附件,商務(wù)信函樣例,尊敬的王先生：（稱謂） 您好?。ㄩ_頭應(yīng)酬語） 由香港保險業(yè)聯(lián)合會提出的 ----------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------ 希望您能在4月

25、23日抵達香港。（正文） 有何需要，請不吝賜教。（結(jié)尾應(yīng)酬語） 順頌 商祺?。ㄗｍ炚Z） 香港騰飛保險公司 副總裁 （手簽） 張洪山謹啟（署名） 1998.4.5（日期） 附件：XXXX,接前頁向下,,商務(wù)信函寫作要領(lǐng),稱呼正確，語氣適當 言簡意賅，表達正確 交談?wù)\懇，平實話語 避免幽默，不要抒情 祝頌語言，商業(yè)性強 先要手簽，后再打印 不要忘掉，附注說明,5、商業(yè)傳真寫法（傳真頭）,收件人To 發(fā)件人From 傳

26、真號fax 日期Date 電話Phone 頁數(shù)Pages 主題Re 抄送Cc 緊急 審閱 批注 答復(fù) 傳閱 Urgent For Review Comment Reply Recycle Please,,,,,,,,,,商務(wù)傳真寫法,對外傳真，正規(guī)封頁 填寫齊全，不要遺漏 機密文函，注意保密 書寫內(nèi)容，如同信函 有效利用，電腦傳真,四、經(jīng)濟（法律）文書寫作,1、經(jīng)濟文書特點 2、意想書用處、要求、格式 3、協(xié)議、合同用處、要求、格式 4、標書用處、要求、格式,1、經(jīng)濟文書特點,含義為處

27、理經(jīng)濟活動中發(fā)生的各種關(guān)系，并作為處理財政經(jīng)濟業(yè)務(wù)規(guī)范和準則而行使的一種文書 特點： 具有法律效力，受法律保護的經(jīng)濟文書寫作格式嚴格，語言嚴密（合同） 不具法律效力，不受法律保護的經(jīng)濟文書寫作格式靈活，可采用多種文體（市場調(diào)查、產(chǎn)品說明）,經(jīng)濟文書寫作要求,遵循經(jīng)濟政策和法規(guī)，使文書有效 確切掌握專業(yè)內(nèi)容，使文件達到預(yù)期要求 制作內(nèi)容嚴肅、嚴謹，文字精確、嚴密 格式規(guī)范正確,2、意向書,用處雙方或多方合作開展業(yè)務(wù)，表示合作意向（設(shè)想、觀點、打算）的文書 作用不具有法律效力，是簽訂協(xié)議、合同的基礎(chǔ)文書 類別單簽式、聯(lián)簽式、換文式 格式標題------X公司與Y公司科技協(xié)作意想書

28、 導(dǎo)語-----單位全稱，要達成的意想 正文-----分條款寫明 結(jié)尾-----留有余地“未盡事宜，在正式------ 簽署----單=對方簽副本，換=簽自己,3、合同（契約）,用處雙方或多方對某問題協(xié)商一致，制訂出的須遵守執(zhí)行的條款，以書面形式作為憑證的文書 特點確定各自權(quán)利和義務(wù) 具有法律約束力 政策性強 平等互利，等價有償?shù)脑瓌t,合同格式：,標題---（買賣、承攬、借款） 雙方、多方單位名稱（甲方、乙方， 賣方、買方，供方、需方） 正文：開頭---目的 條款----包括標的、數(shù)量質(zhì)量、價款酬 金、 履行

29、期限、違約責任 4、落款：份數(shù)、有效期限、簽章、電話、賬號、 開戶銀行、地址,合同樣例,財產(chǎn)租賃合同 出租方：紅杉集團公司（以下稱甲方） 承租方：綠葉有限公司（以下稱乙方） 根據(jù)中華人民共和國經(jīng)濟合同法及有關(guān)規(guī)定，為明確雙方權(quán)利和義務(wù)，經(jīng)協(xié)商一致，簽訂本合同。 第一條 租賃財產(chǎn)的名稱、數(shù)量、質(zhì)量------ 第二條 租賃期限共2年6個月，出租方從1997年1月1日起將出租財產(chǎn)交付承租方使用，至1999年6月30日收回。 第三條 租金及交納期限------ 第四條 租賃期間租賃財產(chǎn)的維修保養(yǎng)------ 第五條 出租方與承租方的變更------ 第六條 違約責任-----,接上頁,第七條

30、 爭議的解決方式----- 第八條 本合同在規(guī)定的租賃期屆滿前15日內(nèi)，雙方如愿意延長租賃期，應(yīng)重新簽訂合同。 本合同未盡事宜，一律按中華人民共和國經(jīng)濟合同法的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)協(xié)商作出補充規(guī)定，并與合同具有同等效力。 本合同一式兩份，合同雙方各執(zhí)1份；合同副本1份，送XXXX集團公司備案。,接上頁,出租方：紅杉集團公司 承租方：綠葉有限公司 （蓋章） （蓋章） 法人代表：（親自簽名） 法人代表：（親自簽名） 地址：XXXXXXXXXX 地址：YYYYYYYYYY 開戶銀行：ZZZZZZZ 開戶銀行：HHHHHH 帳號：00000000 帳號：55555555

31、 電話：88888888 電話：66666666 承辦人：張三 承辦人：李四 簽約時間：1996年11月15日 簽約地點：KKKKKKKK,意想書 合同,內(nèi)容：概括、原則、僅 具體、詳細、周密，對 表明意想、設(shè)想、打算 雙方權(quán)利、義務(wù)有要求 用途：多用于技術(shù)合作、 多用于購銷、工程承包、 工程確立、聯(lián)合投資、 加工承攬、貨運、供電、 經(jīng)濟洽談等 租賃、借款、保險等 法律效率：不具有法律 具有法律約束力和強制 效率，不受法律保護 性，必須履行、一方不 得解除、變更、違約,,,,,區(qū)別,協(xié)議書

32、與合同的關(guān)系,相同點它們都有法定的約束力 協(xié)議書的使用范圍廣，不只限在經(jīng)濟活動中 文中內(nèi)容多，但不如合同精細 協(xié)議書常用在： 1、正式合同前需多次協(xié)商而簽訂的較原則的 協(xié)議 2、用于規(guī)定對已簽訂的合同的修改和補充 3、承擔合同的作用,4、標書,用處經(jīng)濟領(lǐng)域承包生產(chǎn)和經(jīng)營中引入競爭機制，開展交易活動的書面文書 種類： 招標書-----招標人公布標準和條件，招人承包或承買使用的文書 投標書-----承包人或賣主在投標過程中向招標人遞送的書面文書,標書,招標書格式 投標書格式 標題 1、標題 前言 2、招標單位名稱地址 招標項目 3、正文 招標步驟 4

33、、落款 落款,,標書樣例,中國XX工程總公司國際招標部招標通告 招標號：CDJ42567 （國際開發(fā)協(xié)會開發(fā)信貸協(xié)議第XXX-SGV號） 根據(jù)XX年X月X日刊登在聯(lián)合國發(fā)展論壇商業(yè)版第XX期上采購?fù)ǜ?，特刊登此招標廣告。 中國XX工程總公司國際招標部利用國際開發(fā)協(xié)會信貸向合格廠商就下列商品進行招標。 一號標書：電動儀表（100套） 二號標書：通訊設(shè)備（一批） 三號標書：搬運機械（一批） 四號標書：運載車輛（X型50輛）,接上頁,凡愿參加此項投標者----------（略） 本標將于XX年X月X日起，按下述時間在中國 北京XX

34、飯店3層會議廳公開招標。（略） 中國XX工程總公司國際招標部 辦公地址：MMMMMMM 通訊地址：NNNNNNNNN 聯(lián)絡(luò)電話：88888888,五、常用工作文書,1、工作總結(jié) 2、專用工作報告 3、會議記錄 4、簡報 5、備忘 6、策劃文案,1、工作總結(jié),用處對前段工作的回顧檢查，找出經(jīng)驗教訓(xùn)而形成的文字材料 分類可按內(nèi)容、時間、部門、性質(zhì)區(qū)分 結(jié)構(gòu)： 標題 正文-----基本情況、經(jīng)驗體會、問題教訓(xùn)、今后努力方向和工作意見 署名（日期）,2、專用工作報告,種類： 市場（預(yù)測、調(diào)查）報告標題、前言、正文（情況、做法經(jīng)驗、建議決策）、結(jié)尾 經(jīng)濟活動分析報告標題、正文（引言、主體---分析原因，

35、得出結(jié)論、結(jié)尾---意見措施） 可行性研究報告標題、署名、正文（詳細論證）,例： 公司99年財務(wù)計劃執(zhí)行情況分析,（引言）------------------------------現(xiàn)將情況分析如下： 一、實現(xiàn)利潤分析---------------------------------------- 二、產(chǎn)品成本分析--------------------------------------- 三、流動資金分析--------------------------------------- 四、專用資金分析--------------------------------------- 幾點措施：

36、 1、-------------------------------------------------------- 2、-------------------------------------------------------- 3、---------------------------------------------------,英國工作報告的寫法,用意------寫的原因、寫給誰 程序-----收集信息的步驟，如會見、調(diào)查等 發(fā)現(xiàn)-----找到本報告的相關(guān)信息 結(jié)論-----總結(jié)“發(fā)現(xiàn)”中的關(guān)鍵要點 建議-----推薦應(yīng)該采取的行動,選擇最適合的呈現(xiàn)信息方法,對于工作總結(jié)、報告

37、等專業(yè)文書呈現(xiàn)信息方法多種多樣，不要只用文字陳述 明確文書的內(nèi)容、要求和使用意圖 選擇最有效、最簡明的呈現(xiàn)信息的方法 包括：文字敘述、各種表格、 圖畫圖形、各類圖表、 流程圖、真實照片 投影膠片、 投影幻燈片 等等,3、會議記錄,用處真實客觀反映會議內(nèi)容和進程，為日后存查備考提供歷史依據(jù) 種類：摘要記錄、詳細記錄、音像記錄 格式： 開頭（名稱、時間、地點、出缺人員、主持人、記錄人） 正文（按會議進程記錄內(nèi)容） 結(jié)尾（主持人總結(jié)、記錄人和主持人簽名）,會議記錄樣例,XXX 擴大會 地點：1號會議室 時間：2000年8月5日 出席人：XXX YYY JJJ FFF LL

38、L 缺席人：RRR 主持人：NNN 記錄人：VVV 會議內(nèi)容：聽取考察GG的匯報，研究我市實施意見。 一、JJJ匯報考察情況 -------------------------------------------,接上頁,---------------------------- 二、研討（略） 三、決議 1、--------------------------------------------- 2、--------------------------------------- 3、--------------------------------------------- 4、-

39、---------------- 主持人簽名： 記錄員簽名：,4、 簡報,簡報是單位廣泛使用的內(nèi)部小報 ，以消息報道為主 文體可多種：調(diào)查報告、經(jīng)驗總結(jié)、情況通報、 評論等 特點：簡明扼要、真實可信、迅速及時、內(nèi)部交流 作用：上情下達、下情上達、同級互通情報 種類：情況簡報（工作簡報）、會議簡報 格式： 報頭---約占1/3，報名、期數(shù)、主編、日期、密級 正文---先按語、再標題，可載多文 報尾---報、送對象、印發(fā)份數(shù),,簡報報頭,密級 東軟簡報 第 38 期 沈陽東軟集團公司 2001年9月8日,,,會議 簡報,目的

40、----反映會議情況、進程，介紹會議討論、爭論的問題，摘錄會議發(fā)言要點（規(guī)模大、會期長的常編發(fā)簡報以交流信息） 類別--- 摘要式將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。 概括式---根據(jù)會議記錄分析綜合，概括大會、小組情況，供閱。 綜合式---包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、花絮等。,簡報寫作要求,快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時限性。 新---提出新情況、新問題、新經(jīng)驗，引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。 實---內(nèi)容真實準確可靠，數(shù)字、事實核對清楚，不夸大縮小。 短---行文簡明扼要，開門見山，樸實無華，一語中的,會議 簡報樣例,報頭 XXX會

41、議簡報（第X期） XXX會議秘書處編 XXXX年X月X日 正文 XXXXXX（標題） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 報尾 報：XXXX（上級） 發(fā)：與會代表 （共印XX份）,,5、備忘的寫法,1發(fā)自何人 2發(fā)給何人 3日期、時間 4主題 5、內(nèi)容,電話留言,來電人姓名 要找人姓名 來電人的聯(lián)絡(luò)號碼 來電時間 來電內(nèi)容 記錄人姓名 放到適當位置（防丟或需保密） 確認及時收到留言 再次提醒當事人,備忘錄樣例（表頭）,,,備忘錄 發(fā)給：人力資源部

42、 發(fā)自：財務(wù)部 抄送：總經(jīng)理辦公室 日期：2001年9月18 日 標題：購置新計算機 內(nèi)容：上周董事會決定------------------------------ （不用結(jié)束語）,6、策劃文案,企業(yè)運作離不開創(chuàng)意性策劃，策劃文案就是將獨特的想法設(shè)計成一個切實可行的具體操作方法，并形成計劃性文字 寫作要求： 圍繞主題，點名宗旨和目的 精心構(gòu)思，搭好框架 逐項設(shè)計內(nèi)容 表達精確、生動，有可操作性 明確工作程序（包括分段目標、人員、資金、實施步驟和方法,整合運作文案 ---------例樣,XX公司整合經(jīng)營方案 一、項目概述：=-------------------------

43、------- 二、市場定位---------------------------------- 三、經(jīng)營目標------------------------------------ 第一階段：----------------------------- 第二階段：--------------------------------- 第三階段：------------------------------- 四、經(jīng)營方法-------------------------------------- 五、經(jīng)營測算----------------------------------- 六

44、、管理制度--------------------------------------------- 七、發(fā)展戰(zhàn)略---------------------------------------------- 八、結(jié)束語,六、社交禮儀文書,1、禮儀文書目的要求 2、禮儀文書種類 3、情感信函 4、請柬 5、信紙信封禮儀,1、禮儀文書目的、要求,禮節(jié)性強，通常文字短，但十分注意禮節(jié)，一旦失禮或施禮不當，會導(dǎo)致不良后果。 有明確的目的，要表達出寫作者的意旨，是祝賀、是感謝、是吊唁，不能混淆。 規(guī)范中有靈活性，行文要得體，根據(jù)目的、對象、場合選擇體裁形式，行文款式，語體風格要與所用的文體和諧一致。,2

45、、禮儀文書種類,類別： 卡片類：如圣誕賀卡、生日賀卡 信函類：如感謝信、祝詞、訃告 柬帖類：如請柬、聘書,3、情感信函,用處以聯(lián)絡(luò)感情，發(fā)送信息為主的，禮儀色彩較強的應(yīng)用文體 類別邀請信、致謝信、問候信、祝賀信、唁函等等 格式如一般信函，語言用詞情感濃厚,禮儀文書樣例,感謝信 NOKIA Thank you for your visit as Nokia in Finland! We wish that the visit was fruiful, and the tea out of this Nokia tea potwill be enjoyalbe. Wishing continuou

46、s and fruitful co-operation between Nokia and Fesco! 手簽： 手簽： Anneli Nikula Olli-Pekka Ihalainen,4、請柬,用處邀請單位或個人前來參加較隆重活動使用的禮儀文書 式樣多種設(shè)計、花樣繁多 內(nèi)容 稱呼 邀請內(nèi)容（時間、地點、事項） 祝頌語 署名（日期）,,禮儀文書樣例,請 柬 IBM公司北京代表處（不加邀請者姓名） 為歡迎公司董事長約翰艾克斯及夫人訪華謹定于1992年10月30日晚6：30在人民大會堂宴會廳舉行酒會及晚宴 敬請 光臨 國際商業(yè)機器中國有限公司

47、 董事長XXX 如蒙出席請回電XXXXX,常用的禮貌用語,問候語-----用于見面時的問候。 告別語-----用于分別時的告辭或送別。如“再見。 答謝語-----有些表示向?qū)Ψ降母兄x，有些表示向 對方 的應(yīng)答。 請托語------請托語常用在向他人請求。 道歉語-----做了不當或不對的事，應(yīng)立即向?qū)Ψ? 道歉。 征詢語-----當要為他人服務(wù)時常用征詢語。 慰問語-----表示對他人的關(guān)切。 祝賀語-----當他人取得成果或有喜事而祝賀。,5、信紙信封禮儀,信紙 通常用A4紙，紙張清潔，平整。 打字用黑色，手寫筆跡應(yīng)為藍色或

48、黑色 選擇好字體、字間距、行間距，留好天地左右頁邊 折疊要求字跡在里，方便收信人打開信箋，不會倒置，（不對齊），保證先見稱謂。,信紙信封禮儀,信封： 規(guī)范信封 封文中對收信人的稱呼是郵遞員對受信人的稱呼，常用“先生”、“女士”、“同志” 啟封辭是請受信人拆封的禮貌用語，它表現(xiàn)發(fā)信人對受信人的感情和態(tài)度，通常用“啟”、“鈞啟”、“賜啟”,開窗信封的用法,1、信封上不寫字 2、收信人地址、姓名打印寫在信紙上 3、信紙上印有折疊線，標出折疊方法，保證 將第2項的內(nèi)容從窗口中露出，以便投遞,,,文書制作小結(jié),文書所有在辦公中使用的文件、信函、傳真等紙面文書，或稱應(yīng)用文 作用貫徹方針政策，書面領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，內(nèi)部溝通、對外聯(lián)絡(luò)不可缺少的辦公手段，也是工作程序和日后考證的重要憑證 內(nèi)容與外觀體現(xiàn)單位的人員素質(zhì) 體現(xiàn)單位的管理水平 體現(xiàn)單位的對外形象 要求認真、嚴肅、規(guī)范、迅速,文書制作規(guī)范XX公司規(guī)范,,,1,2,3,4,,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,,,,,,,,,,,,,