現(xiàn)代企業(yè)文書寫作.ppt

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1、講授目錄,一、文書寫作概述 二、中國公文寫作 三、商務(wù)信函寫作 四、經(jīng)濟(jì)文書寫作 五、常用工作文書 六、社交禮儀文書,第一部分：文書寫作概述,1、文書寫作特點(diǎn) 2、文書寫作要求 3、文書寫作程序,1、文書寫作特點(diǎn),1、使用廣泛，對(duì)象明確 2、約定俗成，格式固定 3、內(nèi)容真實(shí)，實(shí)事求是 4、講究時(shí)效，重視辦理 5、語言明確，風(fēng)格獨(dú)特,文體多為陳述或說明式, ,以敘述為基礎(chǔ)對(duì)人或事的過程的交代， 反映情況側(cè)重?cái)⑹?，但要概?以議論為手段對(duì)事情的評(píng)價(jià)，闡明道理 偏重議論，但要針對(duì)主題 以說明為目的擺出事情的真相，提出要 求多用說明，但要簡明,,按作用分類,指揮性

2、文書指示 規(guī)范性文書章程 報(bào)請(qǐng)性文書請(qǐng)示 知照性文書通知 聯(lián)絡(luò)性文書信函 記錄性文書會(huì)議記錄 報(bào)導(dǎo)性文書新聞 法律性文書合同,2、文書寫作要求,意思明確明白無誤，讓人一目了然 文理通順即流暢表達(dá)，又顯示寫作水平 觀點(diǎn)正確有道理，不搞歪理 實(shí)事求是真實(shí)，不掩飾，不夸張 及時(shí)迅速講效率，講效益，不拖拉誤事 簡明生動(dòng)增加可讀性，防白話、套話、干巴巴 層次分明有先有后，段落清晰，不轉(zhuǎn)圈 標(biāo)點(diǎn)規(guī)范正確運(yùn)用，防一逗到底 格式適宜不同文種用不同格式,,,l簡明用詞簡單明了，直截了當(dāng) l 準(zhǔn)確用詞含義明確，不會(huì)誤解 l樸實(shí)用詞通俗自然，恰如其分 l莊重用詞嚴(yán)肅端莊，不多情感 l規(guī)范用詞符合語法，講究邏輯,應(yīng)用

3、性文字要求,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)歌,一句話說完，劃個(gè)小圓圈句號(hào) 中間要停頓，圓點(diǎn)加尾尖逗號(hào) 并列詞語間，點(diǎn)個(gè)瓜子片頓號(hào) 并列分句間，圓點(diǎn)加逗點(diǎn)分號(hào) 總結(jié)導(dǎo)語前，上下兩圓點(diǎn)冒號(hào) 疑惑或發(fā)問，耳朵墜耳環(huán)問號(hào),標(biāo)點(diǎn)符號(hào)歌,命令感嘆語，滴水下屋檐感嘆號(hào) 引文特殊詞，蝌蚪上下竄引號(hào) 文中要注解，兩頭各半弦括號(hào) 轉(zhuǎn)折或注解，一橫寫后邊破折號(hào) 意思說不完，六點(diǎn)緊相連省略號(hào) 特別重要處，字下加圓點(diǎn)著重點(diǎn),努力提高寫作能力,1、提高文字表達(dá)能力 2、積累相應(yīng)專業(yè)知識(shí) 3、熟悉文書格式要求 4、掌握政策理論水平 5、具有嚴(yán)謹(jǐn)寫作態(tài)度,3、文書寫作程序,明確寫作主旨給寫作定位，目的？寫什么？ 文種？怎么寫？

4、 收集信息資料供寫作參考，需要哪些？怎 么收集？如何整理？ 擬定結(jié)構(gòu)提綱搭寫作框架，通盤安排，強(qiáng) 化要點(diǎn)，有祥有簡 完成正文草稿填寫作內(nèi)容，按照提綱一步 步充實(shí)內(nèi)容，加工成章 認(rèn)真修改檢查定寫作終稿，反復(fù)推敲斟酌， 直至滿意,二、中國公文寫作,1、公文的作用特點(diǎn) 2、公文的范圍、類型 7、通知和通報(bào) 3、公文的處理方法和程序 8、報(bào)告 4、公文的行文規(guī)則 9、請(qǐng)示 5、公文的通用格式 10、函 6、公文的種類 11、會(huì)議紀(jì)要,1、中國公文的作用,公文------國家機(jī)關(guān)、社團(tuán)組織、企事業(yè)單位在

5、公務(wù)活動(dòng)中行使職權(quán)制定的 公務(wù)文書。 公文性質(zhì)工具 公文作用---1、貫徹政策、規(guī)范行為； 2、通報(bào)情況、指導(dǎo)工作； 3、方便查找、積累史料；,公文的特點(diǎn),公文特點(diǎn)----1、制發(fā)者的法定性； 2、作用的權(quán)威性； 3、效用的現(xiàn)實(shí)性； 4、體式的規(guī)范性； 5、制作的程序性；,2、中國公文范圍,按事業(yè)范圍分-----專用公文；通用公文 按行文方向分-----上行文；下行文；平行文 按公文來源分-----收進(jìn)文；外發(fā)文；內(nèi)部文 按發(fā)文性質(zhì)分-----問文；復(fù)文 按處理要求分-----參閱性公文；承辦性公文 按辦文時(shí)間分-----特急文（特急

6、件）；急辦文 （急件）；常規(guī)文（平件） 按機(jī)密程度分-----絕密文；機(jī)密文；秘密文；普通文,3、公文處理方法和程序,三大環(huán)節(jié)： 1、發(fā)文處理： 擬稿---審核---簽發(fā)---登記---繕印---用印---分發(fā) 2、收文處理： 簽收---登記---分辦---擬辦---批辦---承辦---催辦--督辦---辦復(fù) 3、公文管理： 制定立卷類目表---歸卷---調(diào)用---立卷---歸檔---銷毀,4、公文行文規(guī)則,l行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致 l行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握 l行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍 相對(duì)應(yīng) l行文線路要盡量縮短 l處理好主送與抄送的關(guān)系 l經(jīng)過批準(zhǔn)，有

7、些文件可以通過新聞媒介公 開發(fā)布 l如有必要，可以聯(lián)合行文 l黨政之間的行文關(guān)系要按規(guī)定執(zhí)行,5、通用公文的格式,1、排版自左至右 2、單位國家法定計(jì)量單位 3、字體發(fā)文單位初號(hào)宋體 標(biāo)題2、3號(hào)宋體 4、用紙A4、B5 5、文頭套紅，占首頁三分之一,文頭部分格式（紅頭上1/3）,,,1、代碼 5、收文處理章、 2、份號(hào) 3、秘級(jí) 4、緊急程度 6、文件版頭 7、發(fā)文字號(hào) 8、簽發(fā)人,,行文部分（下2/3）,,1、標(biāo) 題 2、題注 3、主送單位 4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

8、X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6、發(fā)文署名 7、成文日期 5、附件說明 8、印章,文尾部分（最后）,,,1、主題詞 2、抄送單位 3、印發(fā)說明 4、頁碼（單右雙左）,,,,通用公文慣用語,一、開篇起首的慣用語根據(jù)、遵照、按照、茲將（因、有、介紹、證明、就派）為了、關(guān)于、敬悉等。 終篇收束的慣用語 此致敬禮、特此、懇請(qǐng)；妥否，請(qǐng)、當(dāng)否，請(qǐng)、以上如無不當(dāng)請(qǐng)、為盼、為荷、為感等。,公文序碼標(biāo)示,第一層 ----------一、二、三、四 第二層--------（一）、（二）、（三）、 第三層-----

9、-----1、2、3、4、 第四層--------（1）、（2）、（3）、 第五層-------- 、、、,6、中國公文種類12類13種,1命令發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強(qiáng)制 性 行政措施 2決定對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)的安排 3議案各級(jí)政府向同級(jí)人民代表大會(huì)或 常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng) 4指示對(duì)下級(jí)布置工作，闡明工作活動(dòng) 的指導(dǎo)原則,中國公文種類12類13種,5批復(fù)答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng) 6通告、公告 一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守 或周知的事；向國內(nèi)外宣 布重要 或法定的事 7通知批轉(zhuǎn)下級(jí)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和無隸屬 機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免， 傳 達(dá)周知事項(xiàng) 8通報(bào)表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)得

10、 要 精神或情況,中國公文種類12類13種,9報(bào)告向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問 10請(qǐng)示向上級(jí)請(qǐng)求指示批準(zhǔn) 11函無隸屬關(guān)系商洽工作，詢問答復(fù)，向主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn) 12會(huì)議紀(jì)要記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議 定事項(xiàng) （ 1993、11修訂）,7、通知,概念向特定的受文對(duì)象告知有關(guān)事項(xiàng)的曉諭性公文 特點(diǎn)適用范圍廣，使用頻率高， 知辦時(shí)限強(qiáng)，運(yùn)用種類多 格式：1、標(biāo)題 2、上款 3、正文開頭、主體、結(jié)尾 4、落款,通知的種類,l指示性通知通知的依據(jù)，主體，結(jié)尾 l轉(zhuǎn)發(fā)性通知來文單位及來文名稱，轉(zhuǎn) 發(fā)，順帶要求 l發(fā)布性

11、通知發(fā)布的依據(jù)，內(nèi)容要求， 目的意義 l事務(wù)性通知說清事項(xiàng) l會(huì)議通知會(huì)議背景，有關(guān)事項(xiàng)，其他說明 l任免通知任免依據(jù)，日期，人員，職務(wù),通報(bào),概念表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況的公文 作用弘揚(yáng)正氣，抵制歪風(fēng)，指導(dǎo)工作 格式：1、標(biāo)題 2、上款 3、正文 4、簽署和日期 注意：及時(shí)、真實(shí)、典型，突出教育性， 掌握政策性,8、報(bào)告,概念向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問時(shí)使用的陳述性公文 特點(diǎn)只指上行文 只指行政機(jī)關(guān)公文 不同于一般調(diào)查報(bào)告、考察報(bào)告、預(yù)測報(bào)告等,報(bào)告種類,|1工作報(bào)告總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、匯報(bào)工作進(jìn)展

12、、提出工 作意見，向上反映。 |2調(diào)查報(bào)告---調(diào)查概況、調(diào)查的情況、事后研究分析、 建議和方案。 |3建議報(bào)告---提出工作中急待解決、需上級(jí)關(guān)注的意 見或建議，供參考。 4答復(fù)報(bào)告---如實(shí)匯報(bào)和答復(fù)上級(jí)有針對(duì)的詢問問題 或催辦工作。 |5報(bào)送報(bào)告---隨著向上級(jí)報(bào)送文件、物件時(shí)寫的說明 報(bào)送對(duì)象和目的報(bào)告。,報(bào)告,按要求分： 呈報(bào)報(bào)告---直接向上級(jí)匯報(bào)反映情況，不批轉(zhuǎn)。 呈轉(zhuǎn)報(bào)告---呈送上級(jí)并建議批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位 執(zhí)行或參照。 按性質(zhì)分： 綜合性報(bào)告---匯報(bào)全面或多方面工作的報(bào)告。 專題性報(bào)告---匯報(bào)某項(xiàng)工作

13、、某一問題、某方情況的單一報(bào)告。,報(bào)告格式,1標(biāo)題---標(biāo)準(zhǔn)式標(biāo)題 （公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)比工作的報(bào)告） 2主送單位---多為發(fā)文單位的上級(jí)單位。 3正文---緣由：概括基本情況、原由，說明報(bào)告主旨、 目的、意義。 事項(xiàng)：系主體內(nèi)容，情況措施、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、 意見建議等。 結(jié)尾：慣用尾語 （特此報(bào)告，請(qǐng)審閱；如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)） 4發(fā)文單位和日期：同其他公文。,9、請(qǐng)示,概念向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)用的公文 分類： 請(qǐng)求指示的請(qǐng)示---遇有疑難問題、新情況、 不明確求上級(jí)指示或解釋。 請(qǐng)求審批的請(qǐng)示---對(duì)不能做主的經(jīng)濟(jì)、物資、

14、 編制等問題請(qǐng)上級(jí)審批。 請(qǐng)求幫助的請(qǐng)示---完成工作需要在人、財(cái)、 物上得到上級(jí)的幫助。 請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示---解決某問題涉及其他部 門單位，請(qǐng)求上級(jí)批轉(zhuǎn)執(zhí)行。,請(qǐng)示格式,1標(biāo)題標(biāo)準(zhǔn)式 （關(guān)于開展公司上半年產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)比工作的請(qǐng)示） 2主送單位---根據(jù)隸屬關(guān)系主送一個(gè)上級(jí)，不可多頭 免批復(fù)意見不一；一般不越級(jí)行文。 3正文---緣由：請(qǐng)示目的、原因、依據(jù)，理由充分， 言之有據(jù)。 事項(xiàng)：系主體，要求審批的具體問題或事項(xiàng)， 要寫明確,堅(jiān)持一文一事. 要求：系結(jié)尾，提出肯定性要求

15、 （當(dāng)否，請(qǐng)批示） 4發(fā)文單位和日期：同公文，寫明確，以便批復(fù)。,請(qǐng)示和報(bào)告的區(qū)別：,1、 文目的不同； 2、寫作結(jié)構(gòu)不同； 3、結(jié)束語不同； 4、處理方式不同； 5、內(nèi)容寬窄不同； 6、行文時(shí)間不同； 7、報(bào)送制度不同；,10、函,概念無隸書單位商洽工作，問答問題及向主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的公文 分類： 商洽函---不相隸屬單位商洽工作的行文。 答詢函---單位、部門間進(jìn)行問題或事項(xiàng)的詢 問和答復(fù)的行文。 請(qǐng)批函---向不相隸屬單位和主管部門請(qǐng)求批 準(zhǔn) 有關(guān)事項(xiàng)的行文。,函形式,公函內(nèi)容比較重要，行文鄭重，具有完整的公文 格式。 便函---多用于公務(wù)中

16、事務(wù)性工作，不需完整公文 格式，不能用私事。 特點(diǎn)： 1簡便輕捷---內(nèi)容簡約，形式精短，商洽聯(lián)系，及時(shí)迅速。 2行文多向靈活---不相隸屬單位間上下左右均可， 自由靈 活。 3語言質(zhì)樸自然---多是陳述、說明性，明白曉暢， 懇切平和。,函格式,1標(biāo)題---發(fā)函用關(guān)于XXXX的函 復(fù)函用關(guān)于XXXX的復(fù)函 正式公函，應(yīng)在標(biāo)題下方標(biāo)注發(fā)文字號(hào)。 2主送單位：發(fā)函可多頭，復(fù)函主送來函單位。 3正文：開頭發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作 原由、情況交代清； 復(fù)函引述來函日期、發(fā)文號(hào)做

17、起 首語，表明收到函。,函格式,主體---發(fā)函寫清商洽、詢問、請(qǐng)求的事項(xiàng)， 明確具體； 復(fù)函要針對(duì)來函事項(xiàng)逐一鄭重作答， 不能回避不答。 結(jié)尾---發(fā)函用“盼復(fù)”、“請(qǐng)回復(fù)”、“專此函達(dá)” 復(fù)函用“特此復(fù)函”、“此復(fù)” 4、發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章， 有 的寫明抄送單位。,11、會(huì)議紀(jì)要,定義---按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上 報(bào)和下達(dá)貫徹執(zhí)行。 寫作---1、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和 意見。 2、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍 有主有次，言語精練。 3、邏輯條理清楚

18、，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼 湊，必要時(shí)加理論說明。 4、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指 導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。,會(huì)議紀(jì)要,格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、 版尾三部分，可不蓋公章。 本體：標(biāo)題---1、會(huì)議名稱+紀(jì)要 2、單位名+會(huì)議名+紀(jì)要 3、正題（主題）+副題（會(huì) 議名稱+紀(jì)要） 時(shí)間---標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間， 署名下寫成文時(shí)間,會(huì)議紀(jì)要,正文---概況：會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、 議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi) 容與成果（方法見后）

19、 結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句 提出要求、希 望、 號(hào)召 簽署---正文右下方署明主辦單位或會(huì)議 名稱,會(huì)議紀(jì)要的主體,主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。 表 達(dá)方式有: 概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用 小型會(huì)議 條塊式；規(guī)模大，議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容 分塊表達(dá)獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納 會(huì)議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確 記錄式：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體,三、商務(wù)信函寫作,1、商務(wù)信函寫作6個(gè)C要求 2、商務(wù)信函寫作格式 3、商務(wù)信函寫作常用標(biāo)注 4、商務(wù)信函樣例 5、商務(wù)傳真寫法,1、商務(wù)信函的六個(gè)C要求：

20、,1正確（Correctness）涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。 2清楚(Clearness)思路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。 3具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達(dá)清做什么？要求什么？,商務(wù)信函的六個(gè)C要求：,4完整(Completeness)表達(dá)（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等）完整，不可遺漏。 5簡潔（Conciseness）文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。 6禮貌（Courtesy）態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。,商務(wù)信函的其他要求,國際通用A4紙，不能用B5紙 信紙、信封最好有企業(yè)

21、的CI（企業(yè)形象識(shí)別系統(tǒng)） 標(biāo)志，且平整、清潔 文字書寫或印制清晰，打開后“全景”漂亮 每頁上至少又有3行正文，不能只有落款 可不蓋公章，用手簽名 格式不嚴(yán)謹(jǐn) 站在對(duì)方的立場考慮內(nèi)容，更人性化,2、商務(wù)信函寫作俗成格式,信頭部分---1、文書編號(hào) 2、日期 3、發(fā)文者 BB/KK 4、受文者 正文部分---1、件名 主題語 2、前文 開頭應(yīng)酬語 3、主文 4、末文 結(jié)尾應(yīng)酬語,商務(wù)信函寫作俗成格式（接）,信尾部分----1、祝頌語 2、發(fā)文者署名 3、承辦者署名 4、印章

22、5、（日期） 6、左下角附注,常用的商務(wù)信函寫作,1、信紙企業(yè)規(guī)范信箋 2、收信人單位名稱、職務(wù) 3、稱謂尊稱 4、開頭應(yīng)酬語 5、正文 6、結(jié)尾應(yīng)酬語 7、祝頌語 8、署名 9、日期 10、左下角標(biāo)注,3、信函左下角縮寫標(biāo)注,P.P.(Per procurationem) 代簽 C.C.(Carbon copy) 抄送 P.S.(Post script) 補(bǔ)述、附言 Enc.(Enclosure) 隨信的附件,稱謂和署名,對(duì)具體人 Dear Mr Jones，Dear Mrs Smith 可用逗號(hào)，不用冒號(hào) 署名 您真誠的 Yours Si

23、ncerely 一般公函 Dear Sir/Madam 署名 您忠誠的 Yours Faithfully,4、商務(wù)信函樣例,1、發(fā)給： 上海光華保險(xiǎn)公司 2、稱謂 副總經(jīng)理 3、開頭應(yīng)酬語 王耀華先生 4、正文 5、結(jié)尾應(yīng)酬語 6、祝頌語 7、署名 8、日期,,A4紙,公司標(biāo)準(zhǔn)信箋,,2、稱謂 3、開頭應(yīng)酬語 4、正文

24、 5、結(jié)尾應(yīng)酬語 6、祝頌語 7、署名 8、日期 9、附件,商務(wù)信函樣例,尊敬的王先生：（稱謂） 您好?。ㄩ_頭應(yīng)酬語） 由香港保險(xiǎn)業(yè)聯(lián)合會(huì)提出的 ----------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------ 希望您能在4月

25、23日抵達(dá)香港。（正文） 有何需要，請(qǐng)不吝賜教。（結(jié)尾應(yīng)酬語） 順頌 商祺！（祝頌語） 香港騰飛保險(xiǎn)公司 副總裁 （手簽） 張洪山謹(jǐn)啟（署名） 1998.4.5（日期） 附件：XXXX,接前頁向下,,商務(wù)信函寫作要領(lǐng),稱呼正確，語氣適當(dāng) 言簡意賅，表達(dá)正確 交談?wù)\懇，平實(shí)話語 避免幽默，不要抒情 祝頌語言，商業(yè)性強(qiáng) 先要手簽，后再打印 不要忘掉，附注說明,5、商業(yè)傳真寫法（傳真頭）,收件人To 發(fā)件人From 傳

26、真號(hào)fax 日期Date 電話Phone 頁數(shù)Pages 主題Re 抄送Cc 緊急 審閱 批注 答復(fù) 傳閱 Urgent For Review Comment Reply Recycle Please,,,,,,,,,,商務(wù)傳真寫法,對(duì)外傳真，正規(guī)封頁 填寫齊全，不要遺漏 機(jī)密文函，注意保密 書寫內(nèi)容，如同信函 有效利用，電腦傳真,四、經(jīng)濟(jì)（法律）文書寫作,1、經(jīng)濟(jì)文書特點(diǎn) 2、意想書用處、要求、格式 3、協(xié)議、合同用處、要求、格式 4、標(biāo)書用處、要求、格式,1、經(jīng)濟(jì)文書特點(diǎn),含義為處

27、理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)生的各種關(guān)系，并作為處理財(cái)政經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范和準(zhǔn)則而行使的一種文書 特點(diǎn)： 具有法律效力，受法律保護(hù)的經(jīng)濟(jì)文書寫作格式嚴(yán)格，語言嚴(yán)密（合同） 不具法律效力，不受法律保護(hù)的經(jīng)濟(jì)文書寫作格式靈活，可采用多種文體（市場調(diào)查、產(chǎn)品說明）,經(jīng)濟(jì)文書寫作要求,遵循經(jīng)濟(jì)政策和法規(guī)，使文書有效 確切掌握專業(yè)內(nèi)容，使文件達(dá)到預(yù)期要求 制作內(nèi)容嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)，文字精確、嚴(yán)密 格式規(guī)范正確,2、意向書,用處雙方或多方合作開展業(yè)務(wù)，表示合作意向（設(shè)想、觀點(diǎn)、打算）的文書 作用不具有法律效力，是簽訂協(xié)議、合同的基礎(chǔ)文書 類別單簽式、聯(lián)簽式、換文式 格式標(biāo)題------X公司與Y公司科技協(xié)作意想書

28、 導(dǎo)語-----單位全稱，要達(dá)成的意想 正文-----分條款寫明 結(jié)尾-----留有余地“未盡事宜，在正式------ 簽署----單=對(duì)方簽副本，換=簽自己,3、合同（契約）,用處雙方或多方對(duì)某問題協(xié)商一致，制訂出的須遵守執(zhí)行的條款，以書面形式作為憑證的文書 特點(diǎn)確定各自權(quán)利和義務(wù) 具有法律約束力 政策性強(qiáng) 平等互利，等價(jià)有償?shù)脑瓌t,合同格式：,標(biāo)題---（買賣、承攬、借款） 雙方、多方單位名稱（甲方、乙方， 賣方、買方，供方、需方） 正文：開頭---目的 條款----包括標(biāo)的、數(shù)量質(zhì)量、價(jià)款酬 金、 履行

29、期限、違約責(zé)任 4、落款：份數(shù)、有效期限、簽章、電話、賬號(hào)、 開戶銀行、地址,合同樣例,財(cái)產(chǎn)租賃合同 出租方：紅杉集團(tuán)公司（以下稱甲方） 承租方：綠葉有限公司（以下稱乙方） 根據(jù)中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法及有關(guān)規(guī)定，為明確雙方權(quán)利和義務(wù)，經(jīng)協(xié)商一致，簽訂本合同。 第一條 租賃財(cái)產(chǎn)的名稱、數(shù)量、質(zhì)量------ 第二條 租賃期限共2年6個(gè)月，出租方從1997年1月1日起將出租財(cái)產(chǎn)交付承租方使用，至1999年6月30日收回。 第三條 租金及交納期限------ 第四條 租賃期間租賃財(cái)產(chǎn)的維修保養(yǎng)------ 第五條 出租方與承租方的變更------ 第六條 違約責(zé)任-----,接上頁,第七條

30、 爭議的解決方式----- 第八條 本合同在規(guī)定的租賃期屆滿前15日內(nèi)，雙方如愿意延長租賃期，應(yīng)重新簽訂合同。 本合同未盡事宜，一律按中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)協(xié)商作出補(bǔ)充規(guī)定，并與合同具有同等效力。 本合同一式兩份，合同雙方各執(zhí)1份；合同副本1份，送XXXX集團(tuán)公司備案。,接上頁,出租方：紅杉集團(tuán)公司 承租方：綠葉有限公司 （蓋章） （蓋章） 法人代表：（親自簽名） 法人代表：（親自簽名） 地址：XXXXXXXXXX 地址：YYYYYYYYYY 開戶銀行：ZZZZZZZ 開戶銀行：HHHHHH 帳號(hào)：00000000 帳號(hào)：55555555

31、 電話：88888888 電話：66666666 承辦人：張三 承辦人：李四 簽約時(shí)間：1996年11月15日 簽約地點(diǎn)：KKKKKKKK,意想書 合同,內(nèi)容：概括、原則、僅 具體、詳細(xì)、周密，對(duì) 表明意想、設(shè)想、打算 雙方權(quán)利、義務(wù)有要求 用途：多用于技術(shù)合作、 多用于購銷、工程承包、 工程確立、聯(lián)合投資、 加工承攬、貨運(yùn)、供電、 經(jīng)濟(jì)洽談等 租賃、借款、保險(xiǎn)等 法律效率：不具有法律 具有法律約束力和強(qiáng)制 效率，不受法律保護(hù) 性，必須履行、一方不 得解除、變更、違約,,,,,區(qū)別,協(xié)議書

32、與合同的關(guān)系,相同點(diǎn)它們都有法定的約束力 協(xié)議書的使用范圍廣，不只限在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中 文中內(nèi)容多，但不如合同精細(xì) 協(xié)議書常用在： 1、正式合同前需多次協(xié)商而簽訂的較原則的 協(xié)議 2、用于規(guī)定對(duì)已簽訂的合同的修改和補(bǔ)充 3、承擔(dān)合同的作用,4、標(biāo)書,用處經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域承包生產(chǎn)和經(jīng)營中引入競爭機(jī)制，開展交易活動(dòng)的書面文書 種類： 招標(biāo)書-----招標(biāo)人公布標(biāo)準(zhǔn)和條件，招人承包或承買使用的文書 投標(biāo)書-----承包人或賣主在投標(biāo)過程中向招標(biāo)人遞送的書面文書,標(biāo)書,招標(biāo)書格式 投標(biāo)書格式 標(biāo)題 1、標(biāo)題 前言 2、招標(biāo)單位名稱地址 招標(biāo)項(xiàng)目 3、正文 招標(biāo)步驟 4

33、、落款 落款,,標(biāo)書樣例,中國XX工程總公司國際招標(biāo)部招標(biāo)通告 招標(biāo)號(hào)：CDJ42567 （國際開發(fā)協(xié)會(huì)開發(fā)信貸協(xié)議第XXX-SGV號(hào)） 根據(jù)XX年X月X日刊登在聯(lián)合國發(fā)展論壇商業(yè)版第XX期上采購?fù)ǜ?，特刊登此招?biāo)廣告。 中國XX工程總公司國際招標(biāo)部利用國際開發(fā)協(xié)會(huì)信貸向合格廠商就下列商品進(jìn)行招標(biāo)。 一號(hào)標(biāo)書：電動(dòng)儀表（100套） 二號(hào)標(biāo)書：通訊設(shè)備（一批） 三號(hào)標(biāo)書：搬運(yùn)機(jī)械（一批） 四號(hào)標(biāo)書：運(yùn)載車輛（X型50輛）,接上頁,凡愿參加此項(xiàng)投標(biāo)者----------（略） 本標(biāo)將于XX年X月X日起，按下述時(shí)間在中國 北京XX

34、飯店3層會(huì)議廳公開招標(biāo)。（略） 中國XX工程總公司國際招標(biāo)部 辦公地址：MMMMMMM 通訊地址：NNNNNNNNN 聯(lián)絡(luò)電話：88888888,五、常用工作文書,1、工作總結(jié) 2、專用工作報(bào)告 3、會(huì)議記錄 4、簡報(bào) 5、備忘 6、策劃文案,1、工作總結(jié),用處對(duì)前段工作的回顧檢查，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)而形成的文字材料 分類可按內(nèi)容、時(shí)間、部門、性質(zhì)區(qū)分 結(jié)構(gòu)： 標(biāo)題 正文-----基本情況、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、問題教訓(xùn)、今后努力方向和工作意見 署名（日期）,2、專用工作報(bào)告,種類： 市場（預(yù)測、調(diào)查）報(bào)告標(biāo)題、前言、正文（情況、做法經(jīng)驗(yàn)、建議決策）、結(jié)尾 經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告標(biāo)題、正文（引言、主體---分析原因，

35、得出結(jié)論、結(jié)尾---意見措施） 可行性研究報(bào)告標(biāo)題、署名、正文（詳細(xì)論證）,例： 公司99年財(cái)務(wù)計(jì)劃執(zhí)行情況分析,（引言）------------------------------現(xiàn)將情況分析如下： 一、實(shí)現(xiàn)利潤分析---------------------------------------- 二、產(chǎn)品成本分析--------------------------------------- 三、流動(dòng)資金分析--------------------------------------- 四、專用資金分析--------------------------------------- 幾點(diǎn)措施：

36、 1、-------------------------------------------------------- 2、-------------------------------------------------------- 3、---------------------------------------------------,英國工作報(bào)告的寫法,用意------寫的原因、寫給誰 程序-----收集信息的步驟，如會(huì)見、調(diào)查等 發(fā)現(xiàn)-----找到本報(bào)告的相關(guān)信息 結(jié)論-----總結(jié)“發(fā)現(xiàn)”中的關(guān)鍵要點(diǎn) 建議-----推薦應(yīng)該采取的行動(dòng),選擇最適合的呈現(xiàn)信息方法,對(duì)于工作總結(jié)、報(bào)告

37、等專業(yè)文書呈現(xiàn)信息方法多種多樣，不要只用文字陳述 明確文書的內(nèi)容、要求和使用意圖 選擇最有效、最簡明的呈現(xiàn)信息的方法 包括：文字?jǐn)⑹?、各種表格、 圖畫圖形、各類圖表、 流程圖、真實(shí)照片 投影膠片、 投影幻燈片 等等,3、會(huì)議記錄,用處真實(shí)客觀反映會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程，為日后存查備考提供歷史依據(jù) 種類：摘要記錄、詳細(xì)記錄、音像記錄 格式： 開頭（名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出缺人員、主持人、記錄人） 正文（按會(huì)議進(jìn)程記錄內(nèi)容） 結(jié)尾（主持人總結(jié)、記錄人和主持人簽名）,會(huì)議記錄樣例,XXX 擴(kuò)大會(huì) 地點(diǎn)：1號(hào)會(huì)議室 時(shí)間：2000年8月5日 出席人：XXX YYY JJJ FFF LL

38、L 缺席人：RRR 主持人：NNN 記錄人：VVV 會(huì)議內(nèi)容：聽取考察GG的匯報(bào)，研究我市實(shí)施意見。 一、JJJ匯報(bào)考察情況 -------------------------------------------,接上頁,---------------------------- 二、研討（略） 三、決議 1、--------------------------------------------- 2、--------------------------------------- 3、--------------------------------------------- 4、-

39、---------------- 主持人簽名： 記錄員簽名：,4、 簡報(bào),簡報(bào)是單位廣泛使用的內(nèi)部小報(bào) ，以消息報(bào)道為主 文體可多種：調(diào)查報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、情況通報(bào)、 評(píng)論等 特點(diǎn)：簡明扼要、真實(shí)可信、迅速及時(shí)、內(nèi)部交流 作用：上情下達(dá)、下情上達(dá)、同級(jí)互通情報(bào) 種類：情況簡報(bào)（工作簡報(bào)）、會(huì)議簡報(bào) 格式： 報(bào)頭---約占1/3，報(bào)名、期數(shù)、主編、日期、密級(jí) 正文---先按語、再標(biāo)題，可載多文 報(bào)尾---報(bào)、送對(duì)象、印發(fā)份數(shù),,簡報(bào)報(bào)頭,密級(jí) 東軟簡報(bào) 第 38 期 沈陽東軟集團(tuán)公司 2001年9月8日,,,會(huì)議 簡報(bào),目的

40、----反映會(huì)議情況、進(jìn)程，介紹會(huì)議討論、爭論的問題，摘錄會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)（規(guī)模大、會(huì)期長的常編發(fā)簡報(bào)以交流信息） 類別--- 摘要式將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。 概括式---根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合，概括大會(huì)、小組情況，供閱。 綜合式---包容上兩式，加上其他，如上級(jí)指示、賀信、花絮等。,簡報(bào)寫作要求,快---搶時(shí)間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時(shí)限性。 新---提出新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)，引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。 實(shí)---內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確可靠，數(shù)字、事實(shí)核對(duì)清楚，不夸大縮小。 短---行文簡明扼要，開門見山，樸實(shí)無華，一語中的,會(huì)議 簡報(bào)樣例,報(bào)頭 XXX會(huì)

41、議簡報(bào)（第X期） XXX會(huì)議秘書處編 XXXX年X月X日 正文 XXXXXX（標(biāo)題） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 報(bào)尾 報(bào)：XXXX（上級(jí)） 發(fā)：與會(huì)代表 （共印XX份）,,5、備忘的寫法,1發(fā)自何人 2發(fā)給何人 3日期、時(shí)間 4主題 5、內(nèi)容,電話留言,來電人姓名 要找人姓名 來電人的聯(lián)絡(luò)號(hào)碼 來電時(shí)間 來電內(nèi)容 記錄人姓名 放到適當(dāng)位置（防丟或需保密） 確認(rèn)及時(shí)收到留言 再次提醒當(dāng)事人,備忘錄樣例（表頭）,,,備忘錄 發(fā)給：人力資源部

42、 發(fā)自：財(cái)務(wù)部 抄送：總經(jīng)理辦公室 日期：2001年9月18 日 標(biāo)題：購置新計(jì)算機(jī) 內(nèi)容：上周董事會(huì)決定------------------------------ （不用結(jié)束語）,6、策劃文案,企業(yè)運(yùn)作離不開創(chuàng)意性策劃，策劃文案就是將獨(dú)特的想法設(shè)計(jì)成一個(gè)切實(shí)可行的具體操作方法，并形成計(jì)劃性文字 寫作要求： 圍繞主題，點(diǎn)名宗旨和目的 精心構(gòu)思，搭好框架 逐項(xiàng)設(shè)計(jì)內(nèi)容 表達(dá)精確、生動(dòng)，有可操作性 明確工作程序（包括分段目標(biāo)、人員、資金、實(shí)施步驟和方法,整合運(yùn)作文案 ---------例樣,XX公司整合經(jīng)營方案 一、項(xiàng)目概述：=-------------------------

43、------- 二、市場定位---------------------------------- 三、經(jīng)營目標(biāo)------------------------------------ 第一階段：----------------------------- 第二階段：--------------------------------- 第三階段：------------------------------- 四、經(jīng)營方法-------------------------------------- 五、經(jīng)營測算----------------------------------- 六

44、、管理制度--------------------------------------------- 七、發(fā)展戰(zhàn)略---------------------------------------------- 八、結(jié)束語,六、社交禮儀文書,1、禮儀文書目的要求 2、禮儀文書種類 3、情感信函 4、請(qǐng)柬 5、信紙信封禮儀,1、禮儀文書目的、要求,禮節(jié)性強(qiáng)，通常文字短，但十分注意禮節(jié)，一旦失禮或施禮不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致不良后果。 有明確的目的，要表達(dá)出寫作者的意旨，是祝賀、是感謝、是吊唁，不能混淆。 規(guī)范中有靈活性，行文要得體，根據(jù)目的、對(duì)象、場合選擇體裁形式，行文款式，語體風(fēng)格要與所用的文體和諧一致。,2

45、、禮儀文書種類,類別： 卡片類：如圣誕賀卡、生日賀卡 信函類：如感謝信、祝詞、訃告 柬帖類：如請(qǐng)柬、聘書,3、情感信函,用處以聯(lián)絡(luò)感情，發(fā)送信息為主的，禮儀色彩較強(qiáng)的應(yīng)用文體 類別邀請(qǐng)信、致謝信、問候信、祝賀信、唁函等等 格式如一般信函，語言用詞情感濃厚,禮儀文書樣例,感謝信 NOKIA Thank you for your visit as Nokia in Finland! We wish that the visit was fruiful, and the tea out of this Nokia tea potwill be enjoyalbe. Wishing continuou

46、s and fruitful co-operation between Nokia and Fesco! 手簽： 手簽： Anneli Nikula Olli-Pekka Ihalainen,4、請(qǐng)柬,用處邀請(qǐng)單位或個(gè)人前來參加較隆重活動(dòng)使用的禮儀文書 式樣多種設(shè)計(jì)、花樣繁多 內(nèi)容 稱呼 邀請(qǐng)內(nèi)容（時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)） 祝頌語 署名（日期）,,禮儀文書樣例,請(qǐng) 柬 IBM公司北京代表處（不加邀請(qǐng)者姓名） 為歡迎公司董事長約翰艾克斯及夫人訪華謹(jǐn)定于1992年10月30日晚6：30在人民大會(huì)堂宴會(huì)廳舉行酒會(huì)及晚宴 敬請(qǐng) 光臨 國際商業(yè)機(jī)器中國有限公司

47、 董事長XXX 如蒙出席請(qǐng)回電XXXXX,常用的禮貌用語,問候語-----用于見面時(shí)的問候。 告別語-----用于分別時(shí)的告辭或送別。如“再見。 答謝語-----有些表示向?qū)Ψ降母兄x，有些表示向 對(duì)方 的應(yīng)答。 請(qǐng)托語------請(qǐng)托語常用在向他人請(qǐng)求。 道歉語-----做了不當(dāng)或不對(duì)的事，應(yīng)立即向?qū)Ψ? 道歉。 征詢語-----當(dāng)要為他人服務(wù)時(shí)常用征詢語。 慰問語-----表示對(duì)他人的關(guān)切。 祝賀語-----當(dāng)他人取得成果或有喜事而祝賀。,5、信紙信封禮儀,信紙 通常用A4紙，紙張清潔，平整。 打字用黑色，手寫筆跡應(yīng)為藍(lán)色或

48、黑色 選擇好字體、字間距、行間距，留好天地左右頁邊 折疊要求字跡在里，方便收信人打開信箋，不會(huì)倒置，（不對(duì)齊），保證先見稱謂。,信紙信封禮儀,信封： 規(guī)范信封 封文中對(duì)收信人的稱呼是郵遞員對(duì)受信人的稱呼，常用“先生”、“女士”、“同志” 啟封辭是請(qǐng)受信人拆封的禮貌用語，它表現(xiàn)發(fā)信人對(duì)受信人的感情和態(tài)度，通常用“啟”、“鈞啟”、“賜啟”,開窗信封的用法,1、信封上不寫字 2、收信人地址、姓名打印寫在信紙上 3、信紙上印有折疊線，標(biāo)出折疊方法，保證 將第2項(xiàng)的內(nèi)容從窗口中露出，以便投遞,,,文書制作小結(jié),文書所有在辦公中使用的文件、信函、傳真等紙面文書，或稱應(yīng)用文 作用貫徹方針政策，書面領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，內(nèi)部溝通、對(duì)外聯(lián)絡(luò)不可缺少的辦公手段，也是工作程序和日后考證的重要憑證 內(nèi)容與外觀體現(xiàn)單位的人員素質(zhì) 體現(xiàn)單位的管理水平 體現(xiàn)單位的對(duì)外形象 要求認(rèn)真、嚴(yán)肅、規(guī)范、迅速,文書制作規(guī)范XX公司規(guī)范,,,1,2,3,4,,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,,,,,,,,,,,,,