辦公自動(dòng)化_期末復(fù)習(xí).ppt
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辦公自動(dòng)化_期末復(fù)習(xí),學(xué) 習(xí) 目 標(biāo),隨著信息時(shí)代的發(fā)展,電腦已經(jīng)走進(jìn)千家萬戶,成為人們?nèi)粘^k公中不可或缺的工具。近幾年,由于操作系統(tǒng)的不斷更新升級,使得電腦的使用越來越方便,功能也越來越強(qiáng)大。特別是Windows XP的推出,使得辦公用戶操作得心應(yīng)手,從而更好地進(jìn)行電腦辦公。Windows XP是微軟公司推出的一款操作系統(tǒng),該操作系統(tǒng)具有界面友好、屏幕美觀、菜單簡化和設(shè)計(jì)清新等特點(diǎn),同時(shí)在系統(tǒng)安全性和穩(wěn)定性方面也有很大的提高。本章主要介紹Windows XP的一些基礎(chǔ)知識。,1.1 什么是辦公自動(dòng)化?,來自“維基百科-wikipedia”的定義:辦公自動(dòng)化(Office Automation,簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式,是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域,屬于信息化社會(huì)的產(chǎn)物。,為什么要學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化?,通常辦公室的業(yè)務(wù),主要是進(jìn)行大量文件的處理,起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本,接受外來文件存檔,查詢本部門文件和外來文件,產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以,采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔,存儲(chǔ)各種文檔,采用其它先進(jìn)設(shè)備,如打印機(jī)、復(fù)印件、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔,或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔,是辦公室自動(dòng)化的基本特征。 除了文檔上的往來之外,更深層的工作,實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分析,從而做出決策,并將決策作為信息傳向下級機(jī)構(gòu)或合作單位,或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。 這些都需要辦公自動(dòng)化的輔助。,辦公自動(dòng)化的作用,辦公自動(dòng)化的作用 1.首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去,等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。 2.其次是節(jié)省運(yùn)營成本:包括時(shí)間和紙張。 3.第三是規(guī)范單位管理:把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會(huì)簽、計(jì)劃日志、用款報(bào)銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。 4.第四是提高企業(yè)競爭力、凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑,企事業(yè)的單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)。 5.第五是使決策變得迅速科學(xué):高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。,認(rèn)識文件與文件夾,認(rèn)識文件,在電腦中,文件是最小的數(shù)據(jù)組織單位,它是指存儲(chǔ)在磁盤上的程序或文檔。文件的外觀由文件圖標(biāo)、文件名和擴(kuò)展名組成。不同類型的文件有不同的圖標(biāo)和擴(kuò)展名。,移動(dòng)和復(fù)制文件或文件夾,復(fù)制文件快捷方法: Ctrl+v,四、設(shè)置系統(tǒng)屬性 系統(tǒng)功能主要是對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的硬件設(shè)備和設(shè)備的驅(qū)動(dòng)程序進(jìn)行管理,其具體操作如下: (1)打開控制面板,“性能和維護(hù)”-雙擊 圖標(biāo),彈出“系統(tǒng)屬性”對話框,如圖下圖所示。,,圖3.6.5 “系統(tǒng)屬性”對話框,(2)“常規(guī)”選項(xiàng)卡中列出了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的基本信息。如果要對硬件設(shè)備進(jìn)行管理,可單擊 “硬件”標(biāo)簽,在打開的“硬件”選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置。單擊“設(shè)備管理器”按鈕,打開設(shè)備管理器窗口,如圖3.6.6所示。該窗口中列出了計(jì)算機(jī)中安裝的所有硬件設(shè)備,用戶可在該窗口中查看或卸載選中的硬件設(shè)備。,圖3.6.6 設(shè)備管理器窗口,二、畫圖 畫圖程序是中文Windows XP中的一個(gè)圖形處理程序,它具有強(qiáng)大的圖形繪制和編輯功能。使用畫圖,可以繪制出各種實(shí)用的圖形。打開并使用畫圖程序繪制圖形的具體操作如下: (1)選擇“開始”→“所有程序”→“附件”→“畫圖”命令,即可打開“畫圖”窗口。 (2)在左側(cè)的工具箱中選擇繪圖工具繪制圖形,效果如圖3.7.2所示。,,圖3.7.2 繪制的圖形,四、計(jì)算器 計(jì)算器應(yīng)用程序和一般常用的計(jì)算器一樣,可以做普通計(jì)算,也可以做較復(fù)雜的科學(xué)計(jì)算。打開并使用計(jì)算器的具體操作如下: (1)選擇“開始”→“所有程序”→“附件”→“計(jì)算器”命令,即可打開計(jì)算器。單擊計(jì)算器窗口中的相關(guān)按鈕或從鍵盤上輸入數(shù)值,按“Enter”鍵即可計(jì)算出結(jié)果,如圖3.7.4所示。,三、Word 2003的視圖方式 Word 2003提供了5種視圖方式,分別是普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖、大綱視圖和閱讀版式視圖??梢酝ㄟ^這些視圖方式,根據(jù)需要顯示文檔內(nèi)容,不同的視圖方式具有不同的特點(diǎn)和作用。,1.普通視圖 在該方式下,可以很方便地進(jìn)行文字輸入、文本編輯等操作。當(dāng)用戶輸入的文本滿一頁時(shí),在頁與頁之間的分界處會(huì)顯示一條虛線,即分頁符。 2.Web版式視圖 該方式使聯(lián)機(jī)閱讀更為方便快捷,該視圖方式適合創(chuàng)建和編輯Web頁文檔,因?yàn)樗鼙绕渌晥D方式顯示更多的文本。 3.頁面視圖 在該方式下,頁面能夠顯示出標(biāo)尺、頁眉和頁碼等內(nèi)容,在該視圖中看到的文檔與最終打印時(shí)的效果一樣。,3.使用常用文檔 選擇“開始”→“我最近的文檔”命令,在其子菜單中單擊Word 2003系列文檔的圖標(biāo),即可啟動(dòng)與之對應(yīng)的應(yīng)用程序,并同時(shí)打開該文檔。 4.使用桌面快捷方式 在Windows XP中,快捷方式使用戶可以迅速地訪問程序與文檔。用戶只須在桌面上雙擊該應(yīng)用程序的快捷方式圖標(biāo),即可啟動(dòng)Word 2003。,(2)在文檔的編輯過程中,單擊常用工具欄中的“保存”按鈕 或按“Ctrl+S”快捷鍵,可快速保存文檔。 (3)如果用戶要為文檔創(chuàng)建備份文件,可選擇“文件”→“另存為”命令,在彈出的“另存為”對話框中設(shè)置好備份文件的保存位置、文件名,單擊“保存”按鈕即可。,當(dāng)文檔的編輯工作完成后,就可以為文檔插入頁眉、頁腳及頁碼,并設(shè)置合適的紙張大小,在對文檔進(jìn)行預(yù)覽之后,就可以將文檔打印輸出。 一、插入頁眉和頁腳 頁眉和頁腳是指在頁面頂部和底部重復(fù)出現(xiàn)的信息。這些信息通常包括文字、日期、頁碼和圖標(biāo)等。在文檔中插入頁眉和頁腳的具體操作如下:,第八節(jié) 文檔的打印輸出,(1)選擇“視圖”→“頁眉和頁腳”命令,即可彈出“頁眉和頁腳”工具欄,且頁眉和頁腳區(qū)處于可編輯狀態(tài),如圖所示。 (2)在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“插入‘自動(dòng)圖文集’”按鈕,彈出其下拉列表框,如圖所示。,二、插入頁碼 頁碼可以用來標(biāo)明頁面在文檔中的相對位置,可以方便用戶對文檔內(nèi)容進(jìn)行查詢或統(tǒng)計(jì)。在文檔中插入頁碼的具體操作如下: (1)選擇“插入”→“頁碼”命令,彈出“頁碼”對話框,如圖所示。,圖 “頁碼”對話框,三、PowerPoint 2003的視圖方式 為了方便用戶創(chuàng)建和編輯演示文稿,PowerPoint 2003提供了普通視圖、大綱視圖、幻燈片視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映視圖、幻燈片母版視圖以及備注頁視圖共7種視圖方式,用戶在制作演示文稿時(shí),可根據(jù)需要切換至合適的視圖模式。,1.普通視圖 普通視圖是PowerPoint 2003默認(rèn)的視圖模式,當(dāng)用戶打開該軟件時(shí),即可進(jìn)入到該模式中(見前圖)。 普通視圖由大綱窗格、幻燈片窗格和備注窗格3部分組成。其中幻燈片窗格最大,主要用于編輯幻燈片的總體結(jié)構(gòu),也可用來編輯單張幻燈片或大綱;其他兩個(gè)窗格較小,用戶可將鼠標(biāo)移至兩個(gè)窗格的邊界處,當(dāng)指針變成雙向箭頭時(shí),單擊并拖動(dòng)鼠標(biāo)即可更改窗格的大小。,2.大綱視圖 單擊大綱窗格中的“大綱”標(biāo)簽,即可從其他視圖方式切換到大綱視圖,如圖所示。在大綱視圖中,大綱窗口所占的比例最大。它以分層的方式羅列出每張幻燈片的標(biāo)題及幻燈片中的文字內(nèi)容,使整個(gè)演示文稿的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一目了然,并可以確保演示文稿中的內(nèi)容上下聯(lián)系緊密。,三、設(shè)置排練計(jì)時(shí) 對于非交互式演示文稿,在放映時(shí)可為其設(shè)置自動(dòng)演示功能,即幻燈片根據(jù)預(yù)先設(shè)置的顯示時(shí)間一張一張地自動(dòng)演示。 使用自動(dòng)演示功能之前,首先應(yīng)設(shè)置每一張幻燈片的顯示時(shí)間,使用PowerPoint 2003中的排練計(jì)時(shí)功能,可以十分方便地進(jìn)行設(shè)置,具體操作如下: (1)打開要進(jìn)行排練計(jì)時(shí)的演示文稿。 (2)選擇“幻燈片放映”→“排練計(jì)時(shí)”命令,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)切換到全屏幕放映狀態(tài),并彈出如圖4.6.4所示的“預(yù)演”工具欄。,圖4.6.4 “預(yù)演”工具欄,(3)單擊“下一項(xiàng)”按鈕 ,即可播放下一張幻燈片;單擊“暫?!卑粹o ,可暫停計(jì)時(shí); 文本框中顯示當(dāng)前幻燈片的放映時(shí)間;單擊“重復(fù)”按鈕 ,可給當(dāng)前幻燈片重新計(jì)時(shí)。 (4)重復(fù)單擊“下一項(xiàng)”按鈕 給演示文稿中的所有幻燈片進(jìn)行預(yù)演,預(yù)演完成后,會(huì)彈出一個(gè)顯示幻燈片播放時(shí)間的提示框,如圖4.6.5所示。,(5)單擊按鈕接受此次排練設(shè)置,并可返回到幻燈片瀏覽視圖中;單擊按鈕,取消本次排練設(shè)置。 (6)返回到幻燈片瀏覽視圖中后,會(huì)在該視圖中顯示演示文稿中所有幻燈片的排練計(jì)時(shí)時(shí)間,如圖4.6.6所示。,圖4.6.5 提示框,圖4.6.6 排練計(jì)時(shí)的結(jié)果,Excel 2003主要用于制作電子表格,它具有強(qiáng)大的計(jì)算、分析和圖表等功能,可用于存儲(chǔ)、匯總和分析大量的報(bào)表數(shù)據(jù),是目前最常用的辦公數(shù)據(jù)表軟件。 一、Excel 2003的功能 Excel 2003作為一款最流行的電子表格軟件,它主要有以下5方面的功能:,第一節(jié) Excel 2003概述,(1)表格設(shè)計(jì)功能??扇我庠O(shè)計(jì)表格,還可以使用不同的字體、各種類型的表格線、豐富的底紋、絢麗的色彩、漂亮的插圖,設(shè)計(jì)出既美觀又實(shí)用的表格。 (2)匯總功能??梢允褂眠\(yùn)算公式對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總,并計(jì)算出結(jié)果。,(3)計(jì)算功能。可以快速準(zhǔn)確地計(jì)算出各種數(shù)據(jù),這在商業(yè)運(yùn)營、工程預(yù)算等工作中非常重要。 (4)統(tǒng)計(jì)功能??梢允褂孟到y(tǒng)自帶的上百個(gè)函數(shù)完成復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)工作。 (5)數(shù)據(jù)圖表功能??梢允褂脭?shù)據(jù)圖表功能,將表格中的數(shù)字以圖形表示出來,使表格中的內(nèi)容更易理解、交流和記憶。,四、電子表格中的基本概念 在Excel 2003中,處理數(shù)據(jù)的任務(wù)是在工作簿、工作表、單元格中完成的,因此在學(xué)習(xí)Excel 2003之前,必須認(rèn)識電子表格中的基本概念。 1.工作簿 工作簿是Excel 2003中用來存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的文件,即一個(gè)文件就是一個(gè)工作簿。工作簿最多可以由255個(gè)具有相同或不同類型的工作表組成。,2.工作表 工作表是組成工作簿的相對獨(dú)立的表格,是用戶在編輯文檔或輸入數(shù)據(jù)時(shí)直接面對的對象。在Excel 2003中,工作表最大由65 536行×256列組成。在工作表中,行標(biāo)題從上到下依次為 1~65 536,列標(biāo)題依次為A~I(xiàn)V。,3.單元格 工作表由若干個(gè)長方形形狀的方格構(gòu)成,這些方格在Excel 2003中被稱為單元格。每一個(gè)單元格都是一個(gè)存儲(chǔ)單元。當(dāng)單元格被選中時(shí),它的邊框處以黑粗線顯示,并將該單元格稱為活動(dòng)單元格。 單元格對應(yīng)的行列標(biāo)題的組合構(gòu)成該單元格的地址,如第3行第C列的單元格地址為C3,即每個(gè)單元格都具有唯一的單元格地址。,工作表中所有的操作都是以單元格為基礎(chǔ)進(jìn)行的,因此,學(xué)習(xí)和掌握單元格的基本操作非常重 要,下面詳細(xì)介紹單元格的基本操作。 一、選中單元格 對單元格進(jìn)行各種操作之前,必須先選中相應(yīng)的單元格,用戶可以使用以下7種方法選中單元格:,第四節(jié) 單元格的基本操作,(1)單擊某個(gè)單元格,即可將其選中。 (2)單擊工作表的行號或列號標(biāo)簽,即可選中該標(biāo)簽對應(yīng)的行或列。 (3)將鼠標(biāo)指針指向行號或列號標(biāo)簽,單擊并拖動(dòng)鼠標(biāo),即可選中鼠標(biāo)指針經(jīng)過的單元格區(qū)域。 (4)將鼠標(biāo)指針指向某個(gè)單元格,單擊并拖動(dòng)鼠標(biāo)到另一個(gè)單元格,即可選中以這兩個(gè)單元格為對角線的單元格區(qū)域。,(5)按住“Shift”鍵的同時(shí)單擊兩個(gè)不相鄰的單元格,即可選中這兩個(gè)單元格之間的所有單元格區(qū)域。 (6)按住“Ctrl”鍵的同時(shí)單擊多個(gè)單元格,即可選中多個(gè)不相鄰的單元格。 (7)按“Ctrl+A”快捷鍵,即可選中整個(gè)工作表。,二、單元格中的數(shù)據(jù)類型 Excel 2003中的數(shù)據(jù)可以分為文本型數(shù)據(jù)、數(shù)值型數(shù)據(jù)、日期型數(shù)據(jù)和時(shí)間型數(shù)據(jù)4大類型,它們的概念及含義如下: (1)文本型數(shù)據(jù)通常是指字符或者任何數(shù)字、空格和字符的組合,如125DLDW,32-364等。,(2)數(shù)值型數(shù)據(jù)包含數(shù)字和公式兩種形式,數(shù)字除了通常所理解的形式外,還有各種特殊格式的數(shù)字形式,如12345,(123.62),¥123.56等。 (3)日期型數(shù)據(jù)是用來表達(dá)日期的數(shù)據(jù),如08/07/06,2006-08-07等。 (4)時(shí)間型數(shù)據(jù)是用來表達(dá)時(shí)間的數(shù)據(jù),如9:00,2:00AM等。,6.1 信 息,6.1.1 信息的定義 信息(Information)一般是指具有新內(nèi)容、新知識的消息或情報(bào),以及語言、文字、圖像等符號媒體所揭示的內(nèi)容。 無形+有形,6.2.2 系統(tǒng)的特性 一般來說,系統(tǒng)具有以下4種特性。 1. 整體性 2.關(guān)聯(lián)性 3.層次性 4.適應(yīng)性,直達(dá)P38,3.按人們認(rèn)識系統(tǒng)的抽象程度劃分 按照人們認(rèn)識系統(tǒng)的抽象程度,可以把系統(tǒng)劃分成為概念系統(tǒng)、邏輯系統(tǒng)和物理系統(tǒng)三類。 1) 概念系統(tǒng) 概念系統(tǒng)并不是實(shí)際系統(tǒng),而是人們認(rèn)識和描述系統(tǒng)的一種抽象模型。概念系統(tǒng)是人們根據(jù)系統(tǒng)的目標(biāo)和人們以往的知識,初步構(gòu)造出來的系統(tǒng)雛形。概念系統(tǒng)能夠表述系統(tǒng)的主要特征和大致輪廓,但對系統(tǒng)反映比較粗糙,很不完善,甚至缺乏必要的細(xì)節(jié)。,2) 邏輯系統(tǒng) 邏輯系統(tǒng)是在概念系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,通過論證并從原理上證明是合理可行的系統(tǒng)。邏輯系統(tǒng)考慮了系統(tǒng)的目標(biāo)合理性、結(jié)構(gòu)合理性、功能合理性和實(shí)現(xiàn)合理性。,3) 物理系統(tǒng) 物理系統(tǒng)是具體存在的系統(tǒng),也叫客觀系統(tǒng)。現(xiàn)實(shí)存在的所有系統(tǒng)都是物理系統(tǒng)。,6.2.4 系統(tǒng)方法 系統(tǒng)方法是用系統(tǒng)的觀點(diǎn)來認(rèn)識和處理問題的方法,亦即把對象當(dāng)作系統(tǒng)來認(rèn)識和處理的方法。,系統(tǒng)方法的基本特點(diǎn)是整體性、綜合性和最優(yōu)化。在系統(tǒng)方法中,人們一般采用A.D.霍爾提出的邏輯、時(shí)間和知識的三維結(jié)構(gòu)方法。 6.邏輯維 邏輯維反映從系統(tǒng)觀點(diǎn)解決一個(gè)問題需要以下七個(gè)邏輯步驟: (1) 問題描述:描述所要解決的問題。主要包括問題的提出、問題的闡述、問題的遷延變化過程和現(xiàn)狀,以及說明問題的資料和數(shù)據(jù)。,6.4 信息系統(tǒng)的概念和特征,6.4.1 信息系統(tǒng)的概念 信息系統(tǒng)(IS,Information System)是指利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代信息技術(shù),處理組織中的數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)、管理和決策等問題,并為組織目標(biāo)服務(wù)的綜合系統(tǒng)。 組織是指按照一定目的構(gòu)成的社會(huì)系統(tǒng),像國家、政黨、政府、社團(tuán)、企業(yè)、學(xué)校、醫(yī)院、銀行等都屬于組織。,6.4.2 信息系統(tǒng)的特征 信息系統(tǒng)除了具有系統(tǒng)的一般特征之外,還具有以下的特性。 1、信息系統(tǒng)與環(huán)境密切相關(guān) 2、信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)必須由管理部門來領(lǐng)導(dǎo),要有高層領(lǐng)導(dǎo)和最終用戶的參與 3、信息系統(tǒng)建設(shè)的群體性、計(jì)劃性 4、信息系統(tǒng)是一個(gè)面向管理的用戶—機(jī)器系統(tǒng) 5、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的特征 6、信息就是資源是信息系統(tǒng)的一個(gè)重要特征,6.4.3 信息系統(tǒng)的分類 6. 按系統(tǒng)規(guī)模分類 信息系統(tǒng)的規(guī)??梢圆町惡艽?。按規(guī)模可以把信息系統(tǒng)劃分成為國際信息系統(tǒng)、國家信息系統(tǒng)、區(qū)域信息系統(tǒng)和局域信息系統(tǒng)。 局域信息系統(tǒng)一般是指一個(gè)企業(yè)、單位、學(xué)校、縣城所建設(shè)的信息系統(tǒng)。 區(qū)域信息系統(tǒng)則是由多個(gè)局域信息系統(tǒng)通過集成構(gòu)成的城市或省區(qū)信息系統(tǒng)。 國家信息系統(tǒng)則是由區(qū)域信息系統(tǒng)和行業(yè)信息系統(tǒng)集成的一個(gè)國家的綜合信息系統(tǒng)。 國際信息系統(tǒng)是跨地區(qū)、跨國界的超大型信息系統(tǒng),6.5 信息系統(tǒng)的功能,信息系統(tǒng)具有四大功能: 信息處理 業(yè)務(wù)處理 組織管理 輔助決策,信息處理是信息系統(tǒng)必備的基本功能,是信息系統(tǒng)其它三個(gè)功能的基礎(chǔ)。信息處理功能一般包括信息的收集和輸入、傳輸、存儲(chǔ)、處理及輸出等。 業(yè)務(wù)處理 信息處理蘊(yùn)藏于企業(yè)的業(yè)務(wù)過程之中。企業(yè)的每一個(gè)業(yè)務(wù)處理過程都必須有相應(yīng)信息的記錄和反映,業(yè)務(wù)處理過程也就是信息的加工處理過程。,6.5 信息系統(tǒng)的功能,組織管理 信息系統(tǒng)應(yīng)該支持處于企業(yè)中層的組織管理。從管理能力上看,信息系統(tǒng)應(yīng)該具有對各管理職能的信息的收集提取、統(tǒng)計(jì)分析、控制反饋和企業(yè)中層的結(jié)構(gòu)化決策支持等功能。 輔助決策作為為組織目標(biāo)服務(wù)的組織信息系統(tǒng),應(yīng)該具有輔助組織各層尤其是高層決策的能力。信息系統(tǒng)主要解決的是結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化企業(yè)決策問題,對非結(jié)構(gòu)化決策問題信息系統(tǒng)目前還不能提供全面支持。,6.5 信息系統(tǒng)的功能,- 1.請仔細(xì)閱讀文檔,確保文檔完整性,對于不預(yù)覽、不比對內(nèi)容而直接下載帶來的問題本站不予受理。
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