辦公自動化_期末復習.ppt

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辦公自動化_期末復習,學 習 目 標,隨著信息時代的發(fā)展，電腦已經走進千家萬戶，成為人們日常辦公中不可或缺的工具。近幾年，由于操作系統(tǒng)的不斷更新升級，使得電腦的使用越來越方便，功能也越來越強大。特別是Windows XP的推出，使得辦公用戶操作得心應手，從而更好地進行電腦辦公。Windows XP是微軟公司推出的一款操作系統(tǒng)，該操作系統(tǒng)具有界面友好、屏幕美觀、菜單簡化和設計清新等特點，同時在系統(tǒng)安全性和穩(wěn)定性方面也有很大的提高。本章主要介紹Windows XP的一些基礎知識。,1.1 什么是辦公自動化？,來自“維基百科-wikipedia”的定義：辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個技術應用領域，屬于信息化社會的產物。,為什么要學習辦公自動化？,通常辦公室的業(yè)務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如打印機、復印件、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。 除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務關聯單位。 這些都需要辦公自動化的輔助。,辦公自動化的作用,辦公自動化的作用 1.首先能極大地提高工作效率，不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章。這些都可在網絡上進行。 2.其次是節(jié)省運營成本：包括時間和紙張。 3.第三是規(guī)范單位管理：把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批都可在網上進行。 4.第四是提高企業(yè)競爭力、凝聚力：員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業(yè)的單位的內部的凝聚力將大大增強。 5.第五是使決策變得迅速科學：高層決策不再是不了解情況，缺乏數據的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以數據和真相為依據做出的科學的決策。,認識文件與文件夾,認識文件,在電腦中，文件是最小的數據組織單位，它是指存儲在磁盤上的程序或文檔。文件的外觀由文件圖標、文件名和擴展名組成。不同類型的文件有不同的圖標和擴展名。,移動和復制文件或文件夾,復制文件快捷方法： Ctrl+v,四、設置系統(tǒng)屬性 系統(tǒng)功能主要是對計算機系統(tǒng)的硬件設備和設備的驅動程序進行管理，其具體操作如下： （1）打開控制面板，“性能和維護”-雙擊 圖標，彈出“系統(tǒng)屬性”對話框，如圖下圖所示。,,圖3.6.5 “系統(tǒng)屬性”對話框,（2）“常規(guī)”選項卡中列出了計算機系統(tǒng)的基本信息。如果要對硬件設備進行管理，可單擊 “硬件”標簽，在打開的“硬件”選項卡中進行設置。單擊“設備管理器”按鈕，打開設備管理器窗口，如圖3.6.6所示。該窗口中列出了計算機中安裝的所有硬件設備，用戶可在該窗口中查看或卸載選中的硬件設備。,圖3.6.6 設備管理器窗口,二、畫圖 畫圖程序是中文Windows XP中的一個圖形處理程序，它具有強大的圖形繪制和編輯功能。使用畫圖，可以繪制出各種實用的圖形。打開并使用畫圖程序繪制圖形的具體操作如下： （1）選擇“開始”→“所有程序”→“附件”→“畫圖”命令，即可打開“畫圖”窗口。 （2）在左側的工具箱中選擇繪圖工具繪制圖形，效果如圖3.7.2所示。,,圖3.7.2 繪制的圖形,四、計算器 計算器應用程序和一般常用的計算器一樣，可以做普通計算，也可以做較復雜的科學計算。打開并使用計算器的具體操作如下： （1）選擇“開始”→“所有程序”→“附件”→“計算器”命令，即可打開計算器。單擊計算器窗口中的相關按鈕或從鍵盤上輸入數值，按“Enter”鍵即可計算出結果，如圖3.7.4所示。,三、Word 2003的視圖方式 Word 2003提供了5種視圖方式，分別是普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖、大綱視圖和閱讀版式視圖?？梢酝ㄟ^這些視圖方式，根據需要顯示文檔內容，不同的視圖方式具有不同的特點和作用。,1．普通視圖 在該方式下，可以很方便地進行文字輸入、文本編輯等操作。當用戶輸入的文本滿一頁時，在頁與頁之間的分界處會顯示一條虛線，即分頁符。 2．Web版式視圖 該方式使聯機閱讀更為方便快捷，該視圖方式適合創(chuàng)建和編輯Web頁文檔，因為它能比其他視圖方式顯示更多的文本。 3．頁面視圖 在該方式下，頁面能夠顯示出標尺、頁眉和頁碼等內容，在該視圖中看到的文檔與最終打印時的效果一樣。,3．使用常用文檔 選擇“開始”→“我最近的文檔”命令，在其子菜單中單擊Word 2003系列文檔的圖標，即可啟動與之對應的應用程序，并同時打開該文檔。 4．使用桌面快捷方式 在Windows XP中，快捷方式使用戶可以迅速地訪問程序與文檔。用戶只須在桌面上雙擊該應用程序的快捷方式圖標，即可啟動Word 2003。,（2）在文檔的編輯過程中，單擊常用工具欄中的“保存”按鈕 或按“Ctrl+S”快捷鍵，可快速保存文檔。 （3）如果用戶要為文檔創(chuàng)建備份文件，可選擇“文件”→“另存為”命令，在彈出的“另存為”對話框中設置好備份文件的保存位置、文件名，單擊“保存”按鈕即可。,當文檔的編輯工作完成后，就可以為文檔插入頁眉、頁腳及頁碼，并設置合適的紙張大小，在對文檔進行預覽之后，就可以將文檔打印輸出。 一、插入頁眉和頁腳 頁眉和頁腳是指在頁面頂部和底部重復出現的信息。這些信息通常包括文字、日期、頁碼和圖標等。在文檔中插入頁眉和頁腳的具體操作如下：,第八節(jié) 文檔的打印輸出,（1）選擇“視圖”→“頁眉和頁腳”命令，即可彈出“頁眉和頁腳”工具欄，且頁眉和頁腳區(qū)處于可編輯狀態(tài)，如圖所示。 （2）在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“插入‘自動圖文集’”按鈕，彈出其下拉列表框，如圖所示。,二、插入頁碼 頁碼可以用來標明頁面在文檔中的相對位置，可以方便用戶對文檔內容進行查詢或統(tǒng)計。在文檔中插入頁碼的具體操作如下： （1）選擇“插入”→“頁碼”命令，彈出“頁碼”對話框，如圖所示。,圖 “頁碼”對話框,三、PowerPoint 2003的視圖方式 為了方便用戶創(chuàng)建和編輯演示文稿，PowerPoint 2003提供了普通視圖、大綱視圖、幻燈片視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映視圖、幻燈片母版視圖以及備注頁視圖共7種視圖方式，用戶在制作演示文稿時，可根據需要切換至合適的視圖模式。,1．普通視圖 普通視圖是PowerPoint 2003默認的視圖模式，當用戶打開該軟件時，即可進入到該模式中（見前圖）。 普通視圖由大綱窗格、幻燈片窗格和備注窗格3部分組成。其中幻燈片窗格最大，主要用于編輯幻燈片的總體結構，也可用來編輯單張幻燈片或大綱；其他兩個窗格較小，用戶可將鼠標移至兩個窗格的邊界處，當指針變成雙向箭頭時，單擊并拖動鼠標即可更改窗格的大小。,2．大綱視圖 單擊大綱窗格中的“大綱”標簽，即可從其他視圖方式切換到大綱視圖，如圖所示。在大綱視圖中，大綱窗口所占的比例最大。它以分層的方式羅列出每張幻燈片的標題及幻燈片中的文字內容，使整個演示文稿的內容結構一目了然，并可以確保演示文稿中的內容上下聯系緊密。,三、設置排練計時 對于非交互式演示文稿，在放映時可為其設置自動演示功能，即幻燈片根據預先設置的顯示時間一張一張地自動演示。 使用自動演示功能之前，首先應設置每一張幻燈片的顯示時間，使用PowerPoint 2003中的排練計時功能，可以十分方便地進行設置，具體操作如下： （1）打開要進行排練計時的演示文稿。 （2）選擇“幻燈片放映”→“排練計時”命令，系統(tǒng)會自動切換到全屏幕放映狀態(tài)，并彈出如圖4.6.4所示的“預演”工具欄。,圖4.6.4 “預演”工具欄,（3）單擊“下一項”按鈕 ，即可播放下一張幻燈片；單擊“暫?！卑粹o ，可暫停計時； 文本框中顯示當前幻燈片的放映時間；單擊“重復”按鈕 ，可給當前幻燈片重新計時。 （4）重復單擊“下一項”按鈕 給演示文稿中的所有幻燈片進行預演，預演完成后，會彈出一個顯示幻燈片播放時間的提示框，如圖4.6.5所示。,（5）單擊按鈕接受此次排練設置，并可返回到幻燈片瀏覽視圖中；單擊按鈕，取消本次排練設置。 （6）返回到幻燈片瀏覽視圖中后，會在該視圖中顯示演示文稿中所有幻燈片的排練計時時間，如圖4.6.6所示。,圖4.6.5 提示框,圖4.6.6 排練計時的結果,Excel 2003主要用于制作電子表格，它具有強大的計算、分析和圖表等功能，可用于存儲、匯總和分析大量的報表數據，是目前最常用的辦公數據表軟件。 一、Excel 2003的功能 Excel 2003作為一款最流行的電子表格軟件，它主要有以下5方面的功能：,第一節(jié) Excel 2003概述,（1）表格設計功能?？扇我庠O計表格，還可以使用不同的字體、各種類型的表格線、豐富的底紋、絢麗的色彩、漂亮的插圖，設計出既美觀又實用的表格。 （2）匯總功能。可以使用運算公式對表格中的數據進行匯總，并計算出結果。,（3）計算功能?？梢钥焖贉蚀_地計算出各種數據，這在商業(yè)運營、工程預算等工作中非常重要。 （4）統(tǒng)計功能?？梢允褂孟到y(tǒng)自帶的上百個函數完成復雜的統(tǒng)計工作。 （5）數據圖表功能?？梢允褂脭祿D表功能，將表格中的數字以圖形表示出來，使表格中的內容更易理解、交流和記憶。,四、電子表格中的基本概念 在Excel 2003中，處理數據的任務是在工作簿、工作表、單元格中完成的，因此在學習Excel 2003之前，必須認識電子表格中的基本概念。 1．工作簿 工作簿是Excel 2003中用來存儲和處理數據的文件，即一個文件就是一個工作簿。工作簿最多可以由255個具有相同或不同類型的工作表組成。,2．工作表 工作表是組成工作簿的相對獨立的表格，是用戶在編輯文檔或輸入數據時直接面對的對象。在Excel 2003中，工作表最大由65 536行×256列組成。在工作表中，行標題從上到下依次為 1～65 536，列標題依次為A～IV。,3．單元格 工作表由若干個長方形形狀的方格構成，這些方格在Excel 2003中被稱為單元格。每一個單元格都是一個存儲單元。當單元格被選中時，它的邊框處以黑粗線顯示，并將該單元格稱為活動單元格。 單元格對應的行列標題的組合構成該單元格的地址，如第3行第C列的單元格地址為C3，即每個單元格都具有唯一的單元格地址。,工作表中所有的操作都是以單元格為基礎進行的，因此，學習和掌握單元格的基本操作非常重 要，下面詳細介紹單元格的基本操作。 一、選中單元格 對單元格進行各種操作之前，必須先選中相應的單元格，用戶可以使用以下7種方法選中單元格：,第四節(jié) 單元格的基本操作,（1）單擊某個單元格，即可將其選中。 （2）單擊工作表的行號或列號標簽，即可選中該標簽對應的行或列。 （3）將鼠標指針指向行號或列號標簽，單擊并拖動鼠標，即可選中鼠標指針經過的單元格區(qū)域。 （4）將鼠標指針指向某個單元格，單擊并拖動鼠標到另一個單元格，即可選中以這兩個單元格為對角線的單元格區(qū)域。,（5）按住“Shift”鍵的同時單擊兩個不相鄰的單元格，即可選中這兩個單元格之間的所有單元格區(qū)域。 （6）按住“Ctrl”鍵的同時單擊多個單元格，即可選中多個不相鄰的單元格。 （7）按“Ctrl+A”快捷鍵，即可選中整個工作表。,二、單元格中的數據類型 Excel 2003中的數據可以分為文本型數據、數值型數據、日期型數據和時間型數據4大類型，它們的概念及含義如下： （1）文本型數據通常是指字符或者任何數字、空格和字符的組合，如125DLDW，32-364等。,（2）數值型數據包含數字和公式兩種形式，數字除了通常所理解的形式外，還有各種特殊格式的數字形式，如12345，（123.62），￥123.56等。 （3）日期型數據是用來表達日期的數據，如08/07/06，2006-08-07等。 （4）時間型數據是用來表達時間的數據，如9:00，2:00AM等。,6.1 信 息,6.1.1 信息的定義 信息(Information)一般是指具有新內容、新知識的消息或情報，以及語言、文字、圖像等符號媒體所揭示的內容。 無形+有形,6.2.2 系統(tǒng)的特性 一般來說，系統(tǒng)具有以下4種特性。 1. 整體性 2．關聯性 3．層次性 4．適應性,直達P38,3．按人們認識系統(tǒng)的抽象程度劃分 按照人們認識系統(tǒng)的抽象程度，可以把系統(tǒng)劃分成為概念系統(tǒng)、邏輯系統(tǒng)和物理系統(tǒng)三類。 1) 概念系統(tǒng) 概念系統(tǒng)并不是實際系統(tǒng)，而是人們認識和描述系統(tǒng)的一種抽象模型。概念系統(tǒng)是人們根據系統(tǒng)的目標和人們以往的知識，初步構造出來的系統(tǒng)雛形。概念系統(tǒng)能夠表述系統(tǒng)的主要特征和大致輪廓，但對系統(tǒng)反映比較粗糙，很不完善，甚至缺乏必要的細節(jié)。,2) 邏輯系統(tǒng) 邏輯系統(tǒng)是在概念系統(tǒng)的基礎上，通過論證并從原理上證明是合理可行的系統(tǒng)。邏輯系統(tǒng)考慮了系統(tǒng)的目標合理性、結構合理性、功能合理性和實現合理性。,3) 物理系統(tǒng) 物理系統(tǒng)是具體存在的系統(tǒng)，也叫客觀系統(tǒng)?，F實存在的所有系統(tǒng)都是物理系統(tǒng)。,6.2.4 系統(tǒng)方法 系統(tǒng)方法是用系統(tǒng)的觀點來認識和處理問題的方法，亦即把對象當作系統(tǒng)來認識和處理的方法。,系統(tǒng)方法的基本特點是整體性、綜合性和最優(yōu)化。在系統(tǒng)方法中，人們一般采用A.D.霍爾提出的邏輯、時間和知識的三維結構方法。 6.邏輯維 邏輯維反映從系統(tǒng)觀點解決一個問題需要以下七個邏輯步驟： (1) 問題描述：描述所要解決的問題。主要包括問題的提出、問題的闡述、問題的遷延變化過程和現狀，以及說明問題的資料和數據。,6.4 信息系統(tǒng)的概念和特征,6.4.1 信息系統(tǒng)的概念 信息系統(tǒng)(IS，Information System)是指利用計算機、網絡、數據庫等現代信息技術，處理組織中的數據、業(yè)務、管理和決策等問題，并為組織目標服務的綜合系統(tǒng)。 組織是指按照一定目的構成的社會系統(tǒng)，像國家、政黨、政府、社團、企業(yè)、學校、醫(yī)院、銀行等都屬于組織。,6.4.2 信息系統(tǒng)的特征 信息系統(tǒng)除了具有系統(tǒng)的一般特征之外，還具有以下的特性。 1、信息系統(tǒng)與環(huán)境密切相關 2、信息系統(tǒng)的開發(fā)建設必須由管理部門來領導，要有高層領導和最終用戶的參與 3、信息系統(tǒng)建設的群體性、計劃性 4、信息系統(tǒng)是一個面向管理的用戶—機器系統(tǒng) 5、數據庫系統(tǒng)的特征 6、信息就是資源是信息系統(tǒng)的一個重要特征,6.4.3 信息系統(tǒng)的分類 6. 按系統(tǒng)規(guī)模分類 信息系統(tǒng)的規(guī)?？梢圆町惡艽蟆０匆?guī)?？梢园研畔⑾到y(tǒng)劃分成為國際信息系統(tǒng)、國家信息系統(tǒng)、區(qū)域信息系統(tǒng)和局域信息系統(tǒng)。 局域信息系統(tǒng)一般是指一個企業(yè)、單位、學校、縣城所建設的信息系統(tǒng)。 區(qū)域信息系統(tǒng)則是由多個局域信息系統(tǒng)通過集成構成的城市或省區(qū)信息系統(tǒng)。 國家信息系統(tǒng)則是由區(qū)域信息系統(tǒng)和行業(yè)信息系統(tǒng)集成的一個國家的綜合信息系統(tǒng)。 國際信息系統(tǒng)是跨地區(qū)、跨國界的超大型信息系統(tǒng),6.5 信息系統(tǒng)的功能,信息系統(tǒng)具有四大功能： 信息處理 業(yè)務處理 組織管理 輔助決策,信息處理是信息系統(tǒng)必備的基本功能，是信息系統(tǒng)其它三個功能的基礎。信息處理功能一般包括信息的收集和輸入、傳輸、存儲、處理及輸出等。 業(yè)務處理 信息處理蘊藏于企業(yè)的業(yè)務過程之中。企業(yè)的每一個業(yè)務處理過程都必須有相應信息的記錄和反映，業(yè)務處理過程也就是信息的加工處理過程。,6.5 信息系統(tǒng)的功能,組織管理 信息系統(tǒng)應該支持處于企業(yè)中層的組織管理。從管理能力上看，信息系統(tǒng)應該具有對各管理職能的信息的收集提取、統(tǒng)計分析、控制反饋和企業(yè)中層的結構化決策支持等功能。 輔助決策作為為組織目標服務的組織信息系統(tǒng)，應該具有輔助組織各層尤其是高層決策的能力。信息系統(tǒng)主要解決的是結構化和半結構化企業(yè)決策問題，對非結構化決策問題信息系統(tǒng)目前還不能提供全面支持。,6.5 信息系統(tǒng)的功能,