自考《會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)》 總復(fù)習(xí)資料

《自考《會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)》 總復(fù)習(xí)資料》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《自考《會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)》 總復(fù)習(xí)資料（28頁(yè)珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

1、word 第一章 緒論 會(huì)議的定義： 會(huì)議是指三人以上的群體為了研究問題、交流信息、獲取知識(shí)、統(tǒng)一思想等目的中的一個(gè)或者數(shù)個(gè)而在特定的時(shí)間聚集在特定的地點(diǎn)、圍繞一定的主題、按照一定的規(guī)如此所進(jìn)展的演講、發(fā)言、講解、討論、商議、交流等行為從而集思廣益、達(dá)成一定結(jié)論的活動(dòng)。 會(huì)議的特征 一個(gè)可以稱作為會(huì)議的活動(dòng)必須具備如下特征： 1， 有明確的目的 2， 有明確的主題和各種議題 3， 有一定的結(jié)果 4， 人數(shù)不少于三人 5， 有主持人 6， 遵循一定的規(guī)如此 7， 是一種短暫性的行為 會(huì)議的本質(zhì)屬性 1，會(huì)議的信息性 會(huì)議的最本質(zhì)的屬性就是信息傳遞、信息交流與信

2、息創(chuàng)造功能。 2，會(huì)議的社會(huì)性 會(huì)議是一種社會(huì)活動(dòng) 會(huì)議的社會(huì)性正是電視會(huì)議、會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等無(wú)法取代一般會(huì)議的根本原因所在。 3，會(huì)議的積聚性 會(huì)議會(huì)帶來(lái)人流、信息流、物流和資金流的積聚。 ICCA統(tǒng)計(jì)國(guó)際會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn) 1， 固定性會(huì)議 2， 至少3個(gè)國(guó)家輪流舉行 3， 與會(huì)人數(shù)至少50人 UIA統(tǒng)計(jì)國(guó)際會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn) 1， 與會(huì)人數(shù)至少300人。 2， 國(guó)外人士占與會(huì)人數(shù)40%以上。 3， 與會(huì)者來(lái)自至少5個(gè)國(guó)家 4， 會(huì)期至少3天 中國(guó)國(guó)際會(huì)議推展社團(tuán)組織為國(guó)際會(huì)議確定的標(biāo)準(zhǔn)： 1， 參加會(huì)議的國(guó)家〔含主辦國(guó)〕至少在兩國(guó)以上 2，

3、 與會(huì)人數(shù)需達(dá)50人以上 3， 外國(guó)與會(huì)人數(shù)需占與會(huì)人數(shù)20%以上 4， 以年會(huì)、展覽或獎(jiǎng)勵(lì)旅游形式均可。 我國(guó)的國(guó)際會(huì)議標(biāo)準(zhǔn) 按我國(guó)有關(guān)文件的規(guī)定，國(guó)際會(huì)議是指來(lái)自3個(gè)或3個(gè)以上的國(guó)家和地區(qū)〔不含港澳臺(tái)地區(qū)〕的代表參加、以交流為主要目的研討會(huì)、報(bào)告會(huì)、交流會(huì)、論壇以與國(guó)際組織的行政會(huì)議，而對(duì)參加會(huì)議的國(guó)外代表人數(shù)和時(shí)間長(zhǎng)短沒有具體的要求，這就可以認(rèn)為是我國(guó)衡量國(guó)際會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)。 凡參加國(guó)家或地區(qū)數(shù)或來(lái)自國(guó)外的與會(huì)者人數(shù)占出席會(huì)議總?cè)藬?shù)的比例達(dá)不到國(guó)際會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議均稱國(guó)內(nèi)會(huì)議。 按會(huì)議的主辦者來(lái)劃分會(huì)議可分為： 1， 社團(tuán)會(huì)議 2， 企業(yè)會(huì)議 3， 政府會(huì)議 4

4、， 教育會(huì)議 會(huì)議的作用 1， 會(huì)議可以傳遞、交流并創(chuàng)造信息 會(huì)議所帶來(lái)和創(chuàng)造的信息〔知識(shí)、觀念、思想等〕首先使會(huì)議目的地受益。 2， 會(huì)議經(jīng)所在城市或國(guó)家的會(huì)議產(chǎn)業(yè)帶來(lái)直接收益。 會(huì)議中心或會(huì)議賓館和會(huì)議主辦者與直接為會(huì)議服務(wù)的PCO首先獲得直接收益。 3， 會(huì)議為所在城市或國(guó)家的旅游業(yè)、商業(yè)服務(wù)業(yè)帶來(lái)間接收益。 4， 會(huì)議可能提升會(huì)議目的地的知名度。 5， 會(huì)議可以促進(jìn)會(huì)議目的地的建設(shè)和經(jīng)濟(jì)開展。 6， 會(huì)議是社會(huì)某某的重要手段。 7， 會(huì)議可以幫助人們消除隔膜、促進(jìn)和平。 8， 會(huì)議可以促進(jìn)會(huì)議目的地社會(huì)文明程度的提高。 第二章 會(huì)議市場(chǎng) 會(huì)議市場(chǎng)：

5、 所謂會(huì)議市場(chǎng)，是對(duì)會(huì)議服務(wù)企業(yè)而言的，指那些主辦會(huì)議的機(jī)構(gòu)和參加會(huì)議的人們所組成的消費(fèi)群體。 按照會(huì)議的主辦者可以對(duì)會(huì)議市場(chǎng)進(jìn)展如下細(xì)分： 1， 社團(tuán)會(huì)議市場(chǎng) 2， 企業(yè)會(huì)議市場(chǎng) 3， 政府會(huì)議市場(chǎng) 4， 工會(huì)會(huì)議市場(chǎng) 5， 教育會(huì)議市場(chǎng) 6， 某某會(huì)議市場(chǎng) 社團(tuán)會(huì)議市場(chǎng) 社團(tuán)是指具有共某某趣、愛好或目標(biāo)的人群所組成、為實(shí)現(xiàn)成員的共同目標(biāo)、按照其章程開展活動(dòng)的非營(yíng)利性社會(huì)團(tuán)體組織。 世界上國(guó)際性的社團(tuán)數(shù)不勝數(shù)，僅列入U(xiǎn)IA出版物《國(guó)際組織年鑒》〔yearbook of international organizations〕的國(guó)際性的社團(tuán)就達(dá)4.9萬(wàn)個(gè)。 據(jù)統(tǒng)計(jì)

6、，中國(guó)科協(xié)系統(tǒng)所屬的各個(gè)機(jī)構(gòu)每年組織的國(guó)內(nèi)會(huì)議就有上萬(wàn)個(gè)。 對(duì)于各種社團(tuán)來(lái)說(shuō)，會(huì)議極其重要，因?yàn)闀?huì)議是其重要的收入來(lái)源。 社團(tuán)會(huì)議的類型 1，年會(huì) 年會(huì)是幾乎每個(gè)社團(tuán)不可或缺的會(huì)議，它是社團(tuán)存在的象征，它是會(huì)員聚集的方式。 典型的年會(huì)包括全體會(huì)員都可以參加的大會(huì)和一些小型會(huì)議。 許多年會(huì)都會(huì)與相關(guān)的會(huì)議附設(shè)展覽一起舉行。 展位費(fèi)是年會(huì)收入的重要組成局部。 2，地區(qū)年會(huì) 一個(gè)全國(guó)性的社團(tuán)在各個(gè)地區(qū)的分會(huì)也會(huì)舉行年會(huì)，只是規(guī)模較小，會(huì)期較短。 3，理事會(huì)和委員會(huì)會(huì)議 社團(tuán)理事會(huì)和委員會(huì)成員往往定期召開會(huì)議，人數(shù)視社團(tuán)大小從10人至200人不等。這種會(huì)議不一定在社團(tuán)

7、總部所在城市召開，常常在有吸引力的地方〔如風(fēng)景旅游城市、度假勝地、歷史文化名城〕舉行，以鼓勵(lì)理事會(huì)成員參加。 4，專業(yè)性會(huì)議和專題討論會(huì) 這種會(huì)議往往需要一個(gè)大的會(huì)議室和假如干個(gè)小會(huì)議室。 5，專題〔學(xué)術(shù)〕研討會(huì)議，研修會(huì) 6，培訓(xùn)課程 7， 其他會(huì)議 社團(tuán)會(huì)議的特點(diǎn) 1， 會(huì)議舉辦頻率有規(guī)律 2， 大會(huì)籌備時(shí)間長(zhǎng) 3， 會(huì)員自愿參加 4， 與會(huì)者常常帶有陪同人員 5， 會(huì)議節(jié)目?jī)?nèi)容和社會(huì)活動(dòng)很重要 6， 會(huì)議主辦者事先并不很清楚與會(huì)者的具體情況 7， 會(huì)議地點(diǎn)經(jīng)常變換 8， 會(huì)議人數(shù)確定得比擬晚 9， 會(huì)議組織者通常不直接與會(huì)議供給商接觸。

8、 社團(tuán)會(huì)議的平均會(huì)期 社團(tuán)會(huì)議的平均會(huì)期最常見的是3天，其次是4天，再次是2天，第四是5天，平均會(huì)期1天和超過(guò)5天的就很少見了。 不管對(duì)何種會(huì)議，會(huì)議室的數(shù)量、大小、質(zhì)量，食品服務(wù)質(zhì)量，可協(xié)商的餐飲與房間價(jià)格都是社團(tuán)會(huì)議策劃者在選擇會(huì)議中心或賓館時(shí)所考慮的最重要的三大因素。 如何找到社團(tuán)與其會(huì)議 1， 國(guó)際性的社團(tuán)可以從UIA的出版物或中尋找，當(dāng)然也可以借助、Google和百度等搜索引擎尋找。 2， UIA出版物《國(guó)際組織年鑒》〔YEAR OF INTERNATIONAL ORGANIZATIONS〕是尋找國(guó)際性社團(tuán)的理想去處。 3， 中國(guó)全國(guó)性的社團(tuán)、跨省〔自治區(qū)、直轄市

9、〕社團(tuán)以與涉外〔港澳臺(tái)〕社團(tuán)可以從民政部的社團(tuán)登記處查找。 4， 地區(qū)性的社團(tuán)可以通過(guò)各地民政部門的社團(tuán)登記處尋找。 5， 也可以通過(guò)各類搜索引擎搜尋。 UIA的出版物《國(guó)際會(huì)議日歷》〔International Congress Calendar〕是尋找國(guó)際會(huì)議尤其是社團(tuán)國(guó)際會(huì)議的重要途徑。 企業(yè)會(huì)議的類型 1， 新產(chǎn)品推介會(huì) 這是企業(yè)很重要的會(huì)議，它直接關(guān)系到企業(yè)生意的好壞。 2， 銷售會(huì)議 企業(yè)召開銷售會(huì)議的目的主要是總結(jié)銷售工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，鼓舞銷售人員的士氣，或者為即將舉行的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)作準(zhǔn)備。 3， 管理會(huì)議 4， 培訓(xùn)課程 培訓(xùn)會(huì)議的人數(shù)大多在35人左

10、右，10-20人也較多，一般不超過(guò)50人，持續(xù)時(shí)間1-3天。 5， 專業(yè)/技術(shù)大會(huì) 6， 股東會(huì)議 7， 學(xué)術(shù)的研討會(huì) 8， 獎(jiǎng)勵(lì)旅行 獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議對(duì)會(huì)議的地點(diǎn)有著特殊的要求。 企業(yè)會(huì)議的特點(diǎn) 1， 會(huì)議舉行頻率多無(wú)規(guī)律 除了年度股東大會(huì)、年度銷售會(huì)議和獎(jiǎng)勵(lì)旅游會(huì)議的頻率較有規(guī)律〔一般是一年一次〕外，其他類型的企業(yè)會(huì)議根本沒有什么規(guī)律，主要根據(jù)企業(yè)需要而定。 2， 會(huì)議籌備時(shí)間較短 3， 有關(guān)員工心須參加會(huì)議 4， 會(huì)議人數(shù)確定早 5， 不需要通過(guò)促銷吸引人們參加 6， 沒有各種委員會(huì) 7， 會(huì)議組織者事先就了解與會(huì)者的具體情況 8， 會(huì)議資金由企業(yè)全額支付。

11、 企業(yè)會(huì)議的會(huì)期 較多的企業(yè)會(huì)議〔如管理會(huì)議、股東會(huì)議〕1天就開好了。 少數(shù)企業(yè)會(huì)議〔如獎(jiǎng)勵(lì)旅游會(huì)議〕可能持續(xù)5天甚至更多，但多數(shù)企業(yè)會(huì)議的會(huì)期是3天。 企業(yè)會(huì)議策劃者在選擇會(huì)議中心或賓館時(shí)所考慮的最重要的三大因素是： 食品服務(wù)質(zhì)量 會(huì)議室的數(shù)量、大小、質(zhì)量 可協(xié)商的餐飲與房間價(jià)格，與社團(tuán)會(huì)議策劃者根本一樣，只是前兩個(gè)因素調(diào)換了次序。 獎(jiǎng)勵(lì)旅游會(huì)議策劃者在選擇會(huì)議中心或賓館時(shí)所考慮的最重要的三大因素是： 休閑娛樂設(shè)施 當(dāng)?shù)貧夂? 觀光景點(diǎn)和文化資源等吸引物，與社團(tuán)會(huì)議策劃者和企業(yè)其他會(huì)議策劃者完全不同。 如何找到到企業(yè)會(huì)議 查黃頁(yè)號(hào)薄，然后一家一家企業(yè)打或上門

12、推銷，這也許會(huì)找到一些企業(yè)會(huì)議，但效率太低。 最好的方法是讓開會(huì)的企業(yè)來(lái)找你。可以在大企業(yè)喜歡看的媒體或會(huì)展專業(yè)媒體上刊登廣告或作宣傳。 社團(tuán)會(huì)議市場(chǎng)與企業(yè)會(huì)議市場(chǎng)的比擬 社團(tuán)會(huì)議和企業(yè)會(huì)議是會(huì)議市場(chǎng)中最重要的兩市場(chǎng)。 從會(huì)議數(shù)量來(lái)說(shuō)，企業(yè)會(huì)議所占的市場(chǎng)份額比社團(tuán)會(huì)議大得多，從會(huì)議總?cè)藬?shù)比擬，參加企業(yè)會(huì)議的總?cè)藬?shù)也比參加社團(tuán)會(huì)議總?cè)藬?shù)要多得多。 從會(huì)議的總花費(fèi)上來(lái)說(shuō)，社團(tuán)會(huì)議所占的市場(chǎng)份額要比企業(yè)會(huì)議大得多，前者是后者的一倍還要多，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因通常是社團(tuán)會(huì)議的舉辦時(shí)間比擬長(zhǎng)，會(huì)議期間安排的各種活動(dòng)也比擬多。 由此可見，對(duì)會(huì)展公司和會(huì)議賓館來(lái)說(shuō)，爭(zhēng)取到一個(gè)社團(tuán)會(huì)議比

13、爭(zhēng)取到好幾個(gè)企業(yè)會(huì)議的收益都要大。 教育/研究機(jī)構(gòu)會(huì)議市場(chǎng) 通常各個(gè)國(guó)家的教育機(jī)構(gòu)和研究機(jī)構(gòu)是嚴(yán)密相關(guān)的，因此不管是二者中的哪一方舉辦會(huì)議，往往都會(huì)有另一方的人參加。 這個(gè)會(huì)議市場(chǎng)的消費(fèi)能力雖然不是很強(qiáng)，但其舉行會(huì)議的時(shí)間卻很好，很多是在夏季，正是會(huì)議市場(chǎng)的淡季，正好可以補(bǔ)充會(huì)議客源。 政府會(huì)議市場(chǎng) 政府會(huì)議的類型： 1， 代表大會(huì) 2， 全體大會(huì) 3， 培訓(xùn)會(huì)議 4， 咨詢會(huì) 政府會(huì)議的參加對(duì)象 1， 政府官員 2， 政治活動(dòng)家 3， 官方和半官方組織成員 4， 超國(guó)家組織〔如聯(lián)合國(guó)、世界衛(wèi)生組織等〕 5， 政治黨派黨員 6， 工會(huì)組織 7， 專

14、家、學(xué)者 政府會(huì)議的特點(diǎn) 1， 會(huì)議籌備時(shí)間短 2， 會(huì)議籌備過(guò)程政治色彩濃厚〔如會(huì)議地點(diǎn)的選擇、會(huì)議服務(wù)等〕 3， 會(huì)議的目的往往是磋商問題、作決策或傳達(dá)、貫徹上級(jí)指示 4， 一般不需要社交節(jié)目 5， 公款支付會(huì)議的費(fèi)用 6， 會(huì)議特別講究規(guī)格 某某會(huì)議市場(chǎng) 某某會(huì)議市場(chǎng)是一個(gè)很好的市場(chǎng)，因?yàn)樗话悴慌c社團(tuán)會(huì)議、企業(yè)會(huì)議或政府會(huì)議在時(shí)間上發(fā)生沖突，由于與會(huì)者大多是自費(fèi)參加，某某團(tuán)體對(duì)價(jià)格很在意，會(huì)議策劃者往往選擇會(huì)議淡季或平季、每周中會(huì)議中心或賓館接待會(huì)議較少的日子〔如周末〕召開會(huì)議。 會(huì)議市場(chǎng)的統(tǒng)計(jì)分析 國(guó)際社團(tuán)聯(lián)盟對(duì)進(jìn)入其國(guó)際大會(huì)日歷〔INTERNATION

15、AL CONGRESS CALENDAR〕的與會(huì)者涉與180個(gè)國(guó)家的9400個(gè)會(huì)議活動(dòng)進(jìn)展了統(tǒng)計(jì)分析，得出很多有用的數(shù)據(jù)： 統(tǒng)計(jì)顯示，超過(guò)63%的會(huì)議之人數(shù)在500人以下，這說(shuō)明那些比擬小的會(huì)議目的地有很大的機(jī)會(huì)獲得舉辦的機(jī)會(huì)。 會(huì)議的平均會(huì)期 所統(tǒng)計(jì)會(huì)議的平均會(huì)期是3.8天。 會(huì)議活動(dòng)的旺季是9月份、10月份、5月份和6月份，這4個(gè)月的會(huì)議活動(dòng)占了全年會(huì)議活動(dòng)總數(shù)的50%強(qiáng)。 淡季是1月份、2月份和12月份。 但12月份和1月份卻是中國(guó)企業(yè)會(huì)議的頂峰期。 人們舉辦會(huì)議的目的 1， 樹立、提高自己的學(xué)術(shù)地位 2， 促進(jìn)展業(yè)內(nèi)的信息交流，跟上不斷前進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù) 3，

16、保持正確的銷售目標(biāo) 4， 培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神 5， 激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀員工 6， 開發(fā)人力資源，提高員工素質(zhì) 7， 營(yíng)利 8， 貫徹精神與統(tǒng)一思想 9， 溝通、管理和決策 10 溝通思想，商討、解決問題，尋求合作。 11，公關(guān)關(guān)系需要 12, 傳播教義 13，擴(kuò)大城市的知名度，樹立城市的形象 不同類型的會(huì)議舉辦者具有不同的目的，有時(shí)，人們召開會(huì)議的目的可能同時(shí)具有以上兩個(gè)或數(shù)個(gè)。 人們參加會(huì)議的目的 了解人們參加會(huì)議的目的，對(duì)于從事會(huì)議工作的人非常重要。因?yàn)闀?huì)議服務(wù)與管理工作的主要目標(biāo)就是幫助與會(huì)者實(shí)現(xiàn)參加會(huì)議的目的。 正式目的：進(jìn)展信息交流，啟迪智慧、開拓思路，滿

17、足決策需要，謀求集體利益，承受繼續(xù)教育。 非正式目的：顯示身份、地位、名望，促進(jìn)事業(yè)開展，尋求職業(yè)機(jī)會(huì)，獲取同行承認(rèn)，與人交往、旅游。 第三章 會(huì)議產(chǎn)品要素 會(huì)議產(chǎn)品就是指參加者從會(huì)議所得到的信息、服務(wù)、物質(zhì)等方面的東西。它屬于服務(wù)性的產(chǎn)品，與一般的物質(zhì)性產(chǎn)品有很大的不同。 會(huì)議主題與議題 會(huì)議議題是圍繞會(huì)議主題而設(shè)立的一個(gè)擬討論的問題，它是會(huì)議主題的具體化。 一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)會(huì)議只有一個(gè)主題，但議題可以有假如干個(gè)。大型的會(huì)議還可以把議題分為主議題幾子議題。 選好會(huì)議的主題是會(huì)議成功的重要因素，因?yàn)闀?huì)議中所有節(jié)目、活動(dòng)都是緊緊圍繞會(huì)議主題安排的。 擬好會(huì)議的議題也很重

18、要，它可以幫助人們更好地討論問題。 會(huì)議演講人 會(huì)議演講人是指在會(huì)議上演講、發(fā)言、做報(bào)告講話的人。 演講人是會(huì)議的的最重要的賣點(diǎn)之一 會(huì)議的舉辦者應(yīng)盡量邀請(qǐng)高級(jí)別的會(huì)議演講人到會(huì)。主也因?yàn)檫@個(gè)原因，主要或重要的會(huì)議演講人參加會(huì)議的注冊(cè)費(fèi)應(yīng)當(dāng)免除，有些會(huì)議也將其參加會(huì)議的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等各種費(fèi)用都由會(huì)議主辦者支付。 會(huì)議演講人的挑選 會(huì)議演講人一般由會(huì)議主辦者挑選，大型會(huì)議由會(huì)議程序委員會(huì)挑選。挑選的途徑主要有： 1， 挑選相關(guān)行業(yè)和專業(yè)方面的專家、權(quán)威做會(huì)議演講人。 2， 從應(yīng)征論文中擇優(yōu)選定一些人作為會(huì)議演講人。 會(huì)議演講人須知事項(xiàng)： 1， 講話時(shí)

19、口與話筒保持30公分的距離 2， 不要說(shuō)得太快 3， 安排好發(fā)言的內(nèi)容，遵守會(huì)議規(guī)定的時(shí)間 4， 熟悉投影儀等會(huì)議根本設(shè)施、設(shè)備 5， 提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所，作好演講準(zhǔn)備。 會(huì)議通知 如果是國(guó)際組織的大型國(guó)際會(huì)議，籌備時(shí)間長(zhǎng)達(dá)6-8年，一般可發(fā)4至5輪公告，目前我國(guó)多數(shù)會(huì)議僅發(fā)放兩輪通知，在電子商務(wù)廣泛使用的一些專業(yè)，例如計(jì)算機(jī)和自動(dòng)化專業(yè)，僅僅只發(fā)一輪通知。 為減少郵寄費(fèi)用，會(huì)議組織者經(jīng)常利用上一屆會(huì)議的開會(huì)時(shí)間，將會(huì)議的預(yù)通知帶到會(huì)上散發(fā)，即為會(huì)議第一輪通知。 會(huì)議發(fā)出的第二輪通知為征文通知書。會(huì)議發(fā)出的第三輪通知一般為注冊(cè)通知書。 籌備時(shí)間僅為兩年左右的中小型國(guó)際會(huì)

20、議一般只發(fā)放兩輪通知，征文通知即為第一輪通知，注冊(cè)通知如此為第二輪通知。 第一輪通知至少應(yīng)包括以下內(nèi)容： 1， 會(huì)議的目的、主題與議題 2， 會(huì)議的日期 3， 會(huì)議的地點(diǎn) 4， 會(huì)議聯(lián)系途徑，如會(huì)議秘書處通訊地址、、 、等 如果會(huì)議只發(fā)兩輪通知，那么，第一輪通知要包含征文公告。 第二輪通知 如果會(huì)議有三輪以上的通知，那么，第二輪通知主要是關(guān)于論文征集的，所以也叫論文征集通知。 論文征集通知書的主要內(nèi)容有： 1， 大會(huì)主席的邀請(qǐng)信 2， 會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 3， 會(huì)議主題與議題 4， 征文要求 5， 會(huì)議初步日程 6， 初步旅游線路 7， 會(huì)議秘書處聯(lián)系方法

21、 8， 重要日期 9， 論文摘要表 10， 反響表 第三輪通知 注冊(cè)通知書的主要內(nèi)容有： 1， 邀請(qǐng)信 2， 組織機(jī)構(gòu) 3， 會(huì)議主題和學(xué)術(shù)題目 4， 一般信息，如舉辦城市的介紹、護(hù)照和簽證、保險(xiǎn)、貨幣、交通 會(huì)議專業(yè)活動(dòng) 會(huì)議的核心內(nèi)容就是進(jìn)展交流，因此會(huì)議專業(yè)活動(dòng)主要是圍繞著各種演講進(jìn)展的，演講主要包括三種形式，即大會(huì)演講、分組演講和X貼演講。另外，會(huì)議專業(yè)活動(dòng)還包括專業(yè)參觀。 大會(huì)演講 目前只有借舉辦國(guó)際社團(tuán)的國(guó)際會(huì)議時(shí)，才最有可能將這些學(xué)科帶頭人邀請(qǐng)到我國(guó)來(lái)。 特邀的大會(huì)演講時(shí)間通常定為25分鐘，2分鐘的回答如下問題時(shí)間。一小時(shí)可安排2個(gè)演講。

22、 主持人一般應(yīng)由該學(xué)科領(lǐng)域中最有威望的前輩學(xué)者擔(dān)任，也要在最終日程上寫明每個(gè)大會(huì)演講的主持人的某某、單位、職務(wù)。 分組會(huì)演講 分組演講會(huì)的報(bào)告時(shí)間一般為10-15分鐘，提問5分鐘，一個(gè)小時(shí)安排3到4位報(bào)告人。與會(huì)者并不是始終固定在某一個(gè)會(huì)場(chǎng)。 X貼演講 X貼演講是指會(huì)議演講人把論文X貼在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)供與會(huì)者觀看的演講形式。 確定X貼演講的原如此主要是按照論文作者本人的要求。 X貼演講的時(shí)間安排有兩種，一種是在X貼演講數(shù)量較少時(shí)，可從會(huì)議開始到會(huì)議閉幕，整個(gè)會(huì)議期間始終X貼。另一種是在X貼演講比擬多時(shí)，可安排幾個(gè)單元時(shí)間，報(bào)告作者只能在指定時(shí)間、指定地點(diǎn)去X貼自己的論文，到時(shí)要

23、自行撤換。不管采用哪種形式，會(huì)議都要安排專門的時(shí)間，組織與會(huì)人員閱讀X貼演講，屆時(shí)論文作者要在自己的論文旁，與與會(huì)者交流。 專業(yè)參觀 專業(yè)參觀的目標(biāo)場(chǎng)所應(yīng)在會(huì)議策劃時(shí)就選擇確定好。選擇時(shí)一定要注意與會(huì)議的目標(biāo)和主題密切相關(guān)，并具有較強(qiáng)的代表性。 會(huì)議場(chǎng)地與會(huì)議室 會(huì)議場(chǎng)地包括： 1， 主會(huì)場(chǎng)與其他各種大小會(huì)議室 2， 休息處 3， 大廳 4， 注冊(cè)臺(tái) 5， 辦公室 6， 展覽場(chǎng)地 7， 存儲(chǔ)區(qū) 會(huì)議室的布置 會(huì)議室布置的根本模式： 1， 劇場(chǎng)〔禮堂〕形 這種會(huì)議室布置形式就像劇場(chǎng)那樣，最前面是主席臺(tái)，主席臺(tái)有假如干個(gè)座位。 2， 中空?qǐng)A〔正方、多

24、邊〕形 這種布置模式通常用于會(huì)議人數(shù)不是很多、規(guī)格較高、與會(huì)者身份都重要的討論會(huì)，尤其是國(guó)際性的討論會(huì)，表現(xiàn)出與會(huì)各方平等的身份與地位。其中圓形布置適用于不具有談判性質(zhì)的會(huì)議，正方形和多邊形適用于具有多邊會(huì)談或多邊談判性質(zhì)的會(huì)議。 3， 中空橢圓〔長(zhǎng)方〕形 這種布置形式雖然主席臺(tái)與與會(huì)者桌子緊緊相連，但表現(xiàn)出主次之分，不像中空?qǐng)A〔正方、多邊〕形那樣表現(xiàn)出與會(huì)者或與會(huì)各方完全平等。 4， 董事會(huì)長(zhǎng)方〔橢圓〕桌形 這種布置形式使與會(huì)者之間的距離比擬近，可用于召開董事會(huì)、管理等類似形式的會(huì)議。 5， U形與馬蹄形 主席臺(tái)與與會(huì)者距離很近，感覺更隨意些。主席臺(tái)在U形或馬蹄形開口處上方。同

25、時(shí)配有投影屏幕，用于講解。 6， 疊層U形〔馬蹄形〕 它可以比單層U形布置形式安排更多的與會(huì)者。 7，E教室形 與U形布置類似，但可以安排更多的與會(huì)者。 8， T形 與U形布置形式類似，當(dāng)與會(huì)者人數(shù)很少時(shí)可以采取這種形式。 9， 教室形 1 0， 宴會(huì)形 這種布置形式很像舉行宴會(huì)時(shí)的布置形式，很方便進(jìn)展分組討論，也顯得比擬隨意，有利于調(diào)動(dòng)與會(huì)者參與的積極性。這種布置形式多用于與酒會(huì)、飲食結(jié)合在一起的會(huì)議。 1 1， 混合形 當(dāng)上述十種布置形式不能滿足會(huì)議需求時(shí)，可以采用把不同的布置形式混合在一起的方式來(lái)解決這個(gè)問題。 目前，計(jì)算機(jī)投影儀

26、已成為了會(huì)議使用的主要設(shè)備。 會(huì)務(wù) 會(huì)議印刷品包括： 1， 會(huì)議內(nèi)容摘要 2， 會(huì)議資料匯編 3， 最終程序手冊(cè)和程序指南 4， 其他會(huì)議印刷品 制作和使用會(huì)議名卡時(shí)須知事項(xiàng) 1， 名卡上的字要足夠大，使會(huì)議安全人員或其他工作人員從很遠(yuǎn)處就可以看清楚。 2， 名卡應(yīng)選用統(tǒng)一印刷的紙片，厚度應(yīng)以能在鐳射打印機(jī)上打印為準(zhǔn)。 3， 不同類型的人員的名卡最好不用不同的顏色區(qū)分。 辦理住宿預(yù)訂 會(huì)議注冊(cè)費(fèi)中一般不包含住宿費(fèi)，與會(huì)者住宿需另外付費(fèi)。 與會(huì)者住房表 大型會(huì)議，需準(zhǔn)備兩種與會(huì)者住房表。一種是把所有與會(huì)者的按一定的順序〔如字母A, B…Z順序〕排列

27、，在名字后面寫上房間號(hào)。另一種是按房間順序〔101、102……201〕排列的住房表，在每個(gè)房間后面寫上與會(huì)者的某某。 目前由于通訊手段的改善，也由于人們注意了個(gè)人的隱私，大多數(shù)會(huì)議不公布與會(huì)者提住房表。 總賬戶和個(gè)人賬戶 會(huì)議組織者在住宿的賓館可以開設(shè)兩種賬戶，一種是總賬戶，一種是個(gè)人賬戶。 餐飲活動(dòng) 餐飲種類 1， 早餐 2， 茶歇/咖歇 3， 會(huì)議午餐 4， 招待宴會(huì)、酒會(huì) 5， 服務(wù)式晚餐 6， 自助式晚餐 7， 主題宴會(huì) 會(huì)議餐飲活動(dòng)安排須知 1， 餐飲活動(dòng)與會(huì)議預(yù)算的關(guān)系 一般情況下，餐飲活動(dòng)總是在預(yù)算的嚴(yán)格控制下進(jìn)展的，不能超出預(yù)算。 2

28、， 明確負(fù)責(zé)餐飲的人員 餐飲活動(dòng)既然在整個(gè)會(huì)議中具有重要的作用，會(huì)議組織方和會(huì)議餐飲服務(wù)方都應(yīng)該指定專門人員負(fù)責(zé)。 3， 餐飲活動(dòng)預(yù)訂事項(xiàng) 內(nèi)容應(yīng)該包括如下內(nèi)容： ① 日期 ② 時(shí)間 ③ 場(chǎng)地 ④ 形式 ⑤ 價(jià)格 ⑥ 菜單 菜單設(shè)計(jì)須知事項(xiàng) a) 男女有別 b) 飲食禁忌 c) 飲食營(yíng)養(yǎng)與健康 ⑦ 酒水，預(yù)訂酒水首先要確定酒水的種類，第二是酒水的付款方式。付款方式通常采用兩種，一種是按實(shí)際消費(fèi)付費(fèi)，另一種是按餐飲活動(dòng)價(jià)格的比例付費(fèi)，酒水費(fèi)用占整個(gè)餐費(fèi)的1/3是常用的比例。 ⑧ 預(yù)訂人數(shù) ⑨ 主桌 ⑩ 音響設(shè)備 ? 付款方式 ? 簽字負(fù)責(zé)人， 餐飲預(yù)訂單

29、要經(jīng)過(guò)雙方負(fù)責(zé)人的簽字，并對(duì)雙方都具有約束力。 社會(huì)活動(dòng) 會(huì)議的社會(huì)活動(dòng)包括： 1， 會(huì)議開幕式 2， 歡迎招待會(huì) 歡迎招待會(huì)的食品以涼菜為甜品為主，因此有時(shí)也稱為冷餐招待會(huì)。 3， 茶歇/咖歇 4， 雞尾酒會(huì) 5， 體育、休閑活動(dòng) 6， 參觀、游覽活動(dòng) 7， 歡送/閉幕宴會(huì) 會(huì)議附設(shè)展覽 安排會(huì)議附設(shè)展覽的作用 1， 對(duì)會(huì)議主辦者的好處 ① 增加會(huì)議收入 ② 可以增加預(yù)先籌款 ③ 增加會(huì)議產(chǎn)品的價(jià)值 ④ 有助于會(huì)議產(chǎn)品的促銷，增加參會(huì)人數(shù) 2， 對(duì)與會(huì)者的好處 ① 市場(chǎng)導(dǎo)向，直接接觸目標(biāo)市場(chǎng) ② 可以在短時(shí)間內(nèi)與潛在的顧客進(jìn)展信息交流

30、③ 獲得向潛在的顧客進(jìn)展產(chǎn)品展示的機(jī)會(huì)，從而獲得商機(jī) ④ 可以通過(guò)得到的會(huì)議論文了解本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)世界上最新技術(shù)和未來(lái)開展動(dòng)向 ⑤ 參展商還可以了解到同領(lǐng)域競(jìng)爭(zhēng)者的產(chǎn)品性能和銷售方式，以便與時(shí)調(diào)整自己企業(yè)的生產(chǎn)和銷售策略。 會(huì)展附設(shè)展覽會(huì)與商業(yè)性展覽會(huì)的不同 1， 觀眾面不同 2， 組織觀眾所花工夫不同 3， 展覽主辦者收入來(lái)源不同 商業(yè)性展覽會(huì)主辦者的展覽收入有來(lái)自參展商的展位費(fèi)和向參觀者收取門票費(fèi)。會(huì)議附設(shè)展覽主辦者的展覽收入只有來(lái)自參展商的展位費(fèi)，觀眾參觀通常是免費(fèi)的，主辦者沒有門票收入。 安排會(huì)議附設(shè)展覽項(xiàng)目注意點(diǎn) 1， 會(huì)議附設(shè)展覽主題要與會(huì)議主題保持一致，與

31、會(huì)議的主題密切相關(guān)，并符合會(huì)議的總目標(biāo)。 2， 最好交由PEO(PROFESSIONAL EXHIBITION ORGANIZATION,專業(yè)展覽組織者)安排操作。 第四章 會(huì)議供給機(jī)構(gòu) 專業(yè)會(huì)議組織者定義: 專業(yè)會(huì)議組織者英文全稱是Professional Conference Organization，縮寫為PCO，是指通過(guò)客戶組織、經(jīng)辦會(huì)議而攻取收入的專業(yè)的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。 PCO的工作 PCO應(yīng)能為會(huì)議提供全方位的服務(wù)。這樣的好處是會(huì)議主辦者可將會(huì)議只委托給PCO一家來(lái)完成，既可簡(jiǎn)化了機(jī)構(gòu)之間的相互關(guān)系，也極大地方便了參加會(huì)議的代表。 概括起來(lái)，PCO

32、在幫助社團(tuán)組織、企業(yè)等機(jī)構(gòu)安排、組織會(huì)議時(shí)，主要做以下工作： 1， 會(huì)議的促銷宣傳、新聞報(bào)道工作 2， 各種印刷品的制作安排 3， 會(huì)議地點(diǎn)和會(huì)議地所的選擇 4， 會(huì)議住宿〔賓館〕的安排 5， 會(huì)議餐飲的安排 6， 會(huì)議預(yù)先注冊(cè)和現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)工作 7， 會(huì)議財(cái)務(wù)管理工作，包括會(huì)議預(yù)算、會(huì)議資金籌措、會(huì)議本錢控制、會(huì)議現(xiàn)金管理等。 8， 會(huì)議臨時(shí)員工的招聘和培訓(xùn)、管理工作 9， 會(huì)議翻譯〔口譯和筆譯〕人員的安排 10，會(huì)議技術(shù)設(shè)備和人員的安排 11 會(huì)議社會(huì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)訪問活動(dòng)的安排 12，會(huì)議旅行、游覽等活動(dòng)的安排 13，會(huì)議附設(shè)展覽活動(dòng)的安排 14，幫助會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)進(jìn)展

33、國(guó)際會(huì)議的審批和申辦。 15，按我國(guó)外事規(guī)定協(xié)助參加國(guó)際會(huì)議的國(guó)外代表辦理入境簽證事宜。 16，協(xié)調(diào)、處理與當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)包括公安、消防和海關(guān)等部門的關(guān)系。 PCO的收費(fèi)方式： 1， 包價(jià)式 2， 根本費(fèi)+參會(huì)者人頭費(fèi) 3， 參會(huì)者人頭費(fèi) 4， 按小時(shí)收費(fèi) PCO除了按照上述四種方式中的某一種收取會(huì)議費(fèi)用外，還可以從有關(guān)會(huì)議供給機(jī)構(gòu)那里獲取一定的傭金作為正常收入的補(bǔ)充。 會(huì)議中心 會(huì)議中心是一個(gè)專門為會(huì)議客戶提供會(huì)議場(chǎng)地、會(huì)議設(shè)施、設(shè)備和會(huì)議服務(wù)而獲取收入的企業(yè)。 根本會(huì)議地場(chǎng)地、設(shè)施和服務(wù) 一個(gè)會(huì)議中心必須具備如下根本的會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)施和服務(wù)： 1， 具有

34、固定座位和技術(shù)設(shè)備的劇場(chǎng)、禮堂式大會(huì)會(huì)議廳。 2， 有各種大小的隔音性強(qiáng)的中小型會(huì)議室 3， 會(huì)議廳、室具有照明、空調(diào)等根底設(shè)施、設(shè)備 4， 會(huì)議廳、主要會(huì)議室擁有話筒、音響、放映設(shè)備、投影銀幕等必需的會(huì)議技術(shù)設(shè)備。如果是國(guó)際會(huì)議中心，還須擁有同聲翻譯設(shè)備。 5， 擁有大堂和其他公共區(qū)域。 6， 具有適當(dāng)?shù)牟惋媹?chǎng)地、設(shè)施設(shè)備和服務(wù)能力。 7， 有可供會(huì)議組織者辦公使用的辦公室 8， 有可以提供水、電、互聯(lián)網(wǎng)接口的展廳 9， 在存放展品的儲(chǔ)藏室 10 有展品裝卸場(chǎng)地和設(shè)備 11，有貴賓休息室 12，有充足的停車場(chǎng) 其他方面的要求 會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議中心還有其他方面

35、的要求： 1， 良好的可進(jìn)出性 2， 有效的導(dǎo)向系統(tǒng) 3， 訓(xùn)練有素的專業(yè)會(huì)議服務(wù)與管理人員 4， 周圍和附近有足夠的住宿和餐飲場(chǎng)所 5， 配套服務(wù)設(shè)施齊全 6， 配有符合標(biāo)準(zhǔn)的安全、消防設(shè)施、設(shè)備，會(huì)議其間有充足的安全保衛(wèi)人員。 會(huì)議管理結(jié)構(gòu) 會(huì)議組織者最希望賓館有一個(gè)人能幫他協(xié)調(diào)賓館的各個(gè)部門，為會(huì)議提供與時(shí)的服務(wù)，這個(gè)人我們稱之為會(huì)議經(jīng)理。這需要會(huì)議賓館在接待會(huì)議期間要臨時(shí)改變管理結(jié)構(gòu)，把平時(shí)垂直管理結(jié)構(gòu)變?yōu)榭缭讲块T界限、全力協(xié)作共同為會(huì)議提供高效服務(wù)的管理結(jié)構(gòu)。 提供會(huì)議客戶需要的信息 會(huì)議組織者在挑選會(huì)議賓館時(shí)需要了解如下情況： 1， 每個(gè)會(huì)議室的面積

36、 2， 每個(gè)展覽場(chǎng)地的平面圖 3， 會(huì)議室的布置形式和相應(yīng)可以安排的與會(huì)人數(shù) 4， 可以使用的技術(shù)設(shè)施、設(shè)備 5， 所有會(huì)議場(chǎng)所、設(shè)施、設(shè)備和服務(wù)的價(jià)目表 6， 專業(yè)會(huì)議服務(wù)員工數(shù)量與其服務(wù)經(jīng)歷 旅行社 會(huì)議組織者一般都要安排與會(huì)者到會(huì)議舉辦地或其附近參觀、游覽風(fēng)景名勝，這個(gè)活動(dòng)往往是尋找適宜的旅行社來(lái)合作安排。 會(huì)議組織者和旅行社談好會(huì)議旅游活動(dòng)的內(nèi)容以后，一定要簽訂合作協(xié)約，明確雙方的責(zé)任、義務(wù)與權(quán)利，對(duì)雙方也是一種約束，以免出現(xiàn)變故影響會(huì)議旅游活動(dòng)的正常進(jìn)展。 交通運(yùn)輸商 大型的會(huì)議，尤其是大型的國(guó)際會(huì)議，往往要挑選交通運(yùn)輸商作為會(huì)議的指定交通運(yùn)輸商。這

37、種做法對(duì)會(huì)議組織者和指定交通運(yùn)輸商雙方都是可以帶來(lái)收益的，雙方可以通過(guò)談判、合作達(dá)到雙贏的結(jié)果。 對(duì)指定交通運(yùn)輸商的好處 1， 會(huì)議給其帶來(lái)大量的客源，提高其交通工具的利率。 2， 其名字被放入會(huì)議的各種宣傳促銷資料中，會(huì)議組織者幫其作了免費(fèi)廣告，提高其知名度，樹立其在社會(huì)公眾中的良好形象 3， 使用其交通工具的會(huì)議參加者都可以列入其客戶檔案，成為其未來(lái)促銷對(duì)象。 對(duì)會(huì)議組織者的好處 1， 可以從指定交通運(yùn)輸商那里獲得一定數(shù)量的免費(fèi)或折扣交通工具使用權(quán)。 2， 可以通過(guò)指定交通運(yùn)輸商的銷售網(wǎng)絡(luò)或交通工具作促銷宣傳。 翻譯公司 國(guó)際會(huì)議所需要的翻譯人員有兩類四種

38、：第一類是書面翻譯人員。第二類是口頭翻譯人員。 口頭翻譯人員分三種，分別是段落性口頭翻譯人員，公共同聲傳譯人員和一對(duì)一同聲傳譯人員。一般來(lái)說(shuō)書面翻譯人員最容易找，一對(duì)一同聲翻譯人員和段落性口譯人員也不難找，公共同聲傳譯人員魏難找。 兼職翻譯人員的來(lái)源主要有以下幾個(gè)： 1， 高校中外語(yǔ)專業(yè)教師。 可以勝任主題比擬大眾化的國(guó)際會(huì)議翻譯工作，會(huì)議主題比擬專業(yè)時(shí)也會(huì)感到力不從心。 2， 高校其他專業(yè)中精通外語(yǔ)的教師。幾個(gè)專業(yè)都有自己的專業(yè)詞匯和術(shù)語(yǔ)，專業(yè)外的人很難翻譯準(zhǔn)確。 3， 科研機(jī)構(gòu)中精通外語(yǔ)的科研人員和企事業(yè)單位中精通外語(yǔ)的專業(yè)人員?？蒲袡C(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位中不乏既精通專業(yè)又精通外語(yǔ)

39、的人才。 會(huì)議局 1895年成立的底特律會(huì)議局〔CB, CONVENTION BUREAU〕是美國(guó)第一個(gè)會(huì)議局，也是世界上第一個(gè)會(huì)議局。 目前我國(guó)還沒有一個(gè)明確的會(huì)議開發(fā)管理機(jī)構(gòu)。 會(huì)議局是一個(gè)非營(yíng)利性的組織機(jī)構(gòu)。 會(huì)議局可以是一個(gè)政府機(jī)構(gòu)，也可以是一個(gè)非官方機(jī)構(gòu)或半官方機(jī)構(gòu)。 會(huì)議局的特點(diǎn)： 1， 非營(yíng)利性 2， 中立性 3， 以會(huì)議客戶為中心 會(huì)議局的工作 1， 對(duì)所在城市或國(guó)家的會(huì)議業(yè)進(jìn)展行業(yè)管理 2， 代表所在城市或國(guó)家政府參加相關(guān)的國(guó)際會(huì)議組織，加強(qiáng)與各國(guó)會(huì)議組織機(jī)構(gòu)如國(guó)際大會(huì)協(xié)會(huì)的聯(lián)系。 3， 規(guī)劃、投資和管理所在城市或國(guó)家的會(huì)議根底設(shè)

40、施，塑造會(huì)議目的地良好的整體環(huán)境。 4， 制作所在城市或國(guó)家會(huì)議業(yè)的整體促銷宣傳資料，為所在城市或國(guó)家的會(huì)議業(yè)進(jìn)展整體宣傳促銷，展示會(huì)議目的地的美好形象。 5， 支持所在城市或國(guó)家的會(huì)議企業(yè)或會(huì)議主辦者針對(duì)潛在的會(huì)議參加者的宣傳促銷活動(dòng)。 6， 為所在城市或國(guó)家爭(zhēng)取會(huì)議在那里舉行。 7， 把爭(zhēng)取到會(huì)議客戶介紹給所在城市或國(guó)家的PCO、會(huì)議中心或其他會(huì)議供給商。 8， 為外地、國(guó)會(huì)議客戶或PCO提供會(huì)議方面的音咨詢，提供所在城市或國(guó)家政府有關(guān)規(guī)定和流程。 9， 幫助外地、國(guó)會(huì)議客戶或PCO預(yù)選所在城市或國(guó)家的會(huì)議場(chǎng)所和會(huì)議供給商。 10，邀請(qǐng)、組織、幫助外地、國(guó)會(huì)議客戶或PCO到所

41、在城市或國(guó)家進(jìn)展會(huì)議地點(diǎn)考察，使其了解當(dāng)?shù)嘏e辦會(huì)議的各種情況。 11，支持所在城市或國(guó)家有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)展會(huì)議的申辦工作。 政府 政府應(yīng)當(dāng)從財(cái)政、政策、規(guī)定、效率等多方面為會(huì)議業(yè)的開展提供有力的支持。 政府對(duì)會(huì)議企業(yè)進(jìn)展財(cái)政支持的方法： 1， 在稅收上給予會(huì)議企業(yè)以優(yōu)惠 2， 給在本城市、國(guó)家召開的會(huì)議本身以補(bǔ)助。 3， 給帶來(lái)會(huì)議的機(jī)構(gòu)或個(gè)人表彰和獎(jiǎng)勵(lì) 第五章 會(huì)議的申辦活動(dòng) 申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的審批 在我國(guó)舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議和在其他國(guó)家舉辦國(guó)際會(huì)議有很大的不同，其中最大的區(qū)別是對(duì)舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的審批。在我舉辦任何規(guī)模的國(guó)際社團(tuán)會(huì)議都屬于外事活動(dòng)，必須經(jīng)

42、有關(guān)政府主管部門批準(zhǔn)方可進(jìn)展申辦和籌備活動(dòng)。 我國(guó)審批國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的根本要求與程序 1， 舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議必須辦理報(bào)批手續(xù) 2， 舉辦國(guó)際性社團(tuán)組織會(huì)議的機(jī)構(gòu)必須具備一定的資質(zhì)。 3， 申請(qǐng)舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的程序。 舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的申請(qǐng)不得通過(guò)多重渠道上報(bào)。 國(guó)際社團(tuán)會(huì)議審批的權(quán)限 中小型國(guó)際社團(tuán)會(huì)議，可由各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委審批。省、部級(jí)以下部門無(wú)權(quán)批準(zhǔn)舉辦國(guó)際會(huì)議。 國(guó)際社團(tuán)會(huì)議審批的時(shí)限 由省、部級(jí)審批的國(guó)際會(huì)議，一般應(yīng)提前8至12個(gè)月申請(qǐng)審批。需上報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的國(guó)際會(huì)議，應(yīng)提前12個(gè)月提出申請(qǐng)報(bào)批。需國(guó)家財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持，

43、申請(qǐng)報(bào)告應(yīng)在會(huì)議舉辦前一年的3月份以前提出，以便納入年度計(jì)劃和預(yù)算。 國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的報(bào)批程序 一，報(bào)批前的準(zhǔn)備工作 向有關(guān)政府主管部門辦理會(huì)議的報(bào)批手續(xù)前，要先明確如下準(zhǔn)備工作是否完成或條件是否具備： 1， 會(huì)議的申辦者與承辦者 會(huì)議的申辦者通常應(yīng)是會(huì)議的主辦單位，它應(yīng)該具備前述舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的資質(zhì)。會(huì)議可以同時(shí)由幾個(gè)單位聯(lián)合申辦，但應(yīng)由一個(gè)單位提交報(bào)告，明確其他各個(gè)單位所承當(dāng)?shù)牧x務(wù)和享受的權(quán)利，并應(yīng)有書面的材料備案。 會(huì)議承辦單位是指承受主辦單位的委托，負(fù)責(zé)國(guó)際會(huì)議某方面具體工作的單位，承辦單位可為一個(gè)或多個(gè)。國(guó)際上會(huì)議承辦單位通常是PCO。 2， 我國(guó)的專業(yè)水平 3，

44、 我國(guó)的綜合國(guó)力 4， 會(huì)議經(jīng)費(fèi)平衡 國(guó)際社團(tuán)要求會(huì)議的承辦國(guó)能夠做到收支平衡。通常國(guó)際社團(tuán)不會(huì)為會(huì)議提供任何形式的經(jīng)費(fèi)，有些國(guó)際社團(tuán)甚至還要求承辦國(guó)在會(huì)議完畢后上繳一局部會(huì)議的收入。 5， 舉辦城市 選擇的城市要能滿足會(huì)議的各種要求，特別是應(yīng)有條件優(yōu)良的會(huì)議場(chǎng)所和配套賓館。 6， 舉辦時(shí)間和會(huì)期 國(guó)際社團(tuán)系列性國(guó)際會(huì)議的時(shí)間一般都固定在每年的5-10月。我國(guó)舉辦國(guó)際會(huì)議要注意避開“五一〞“十一〞兩個(gè)旅游頂峰和黨代表大會(huì)。 會(huì)議的會(huì)期視會(huì)議的規(guī)模大小而定，一般在4至6天，最好不要超過(guò)6天。 二，研究國(guó)際社團(tuán)的有關(guān)文件 通常有兩個(gè)文件是最主要的，一是該國(guó)際社團(tuán)的章程，

45、二是舉辦該社團(tuán)會(huì)議時(shí)對(duì)東道國(guó)的要求。 三，辦理報(bào)批手續(xù) 國(guó)際社團(tuán)會(huì)議申辦的準(zhǔn)備 1， 建立申辦機(jī)構(gòu) 會(huì)議的申辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該掛靠主辦單位。申辦機(jī)構(gòu)通常包括組織委員會(huì)、程序委員會(huì)和秘書處，還有PCO. 2, 制定申辦計(jì)劃 3，編制申辦預(yù)算 以下是申辦會(huì)議的主要支出局部： ① 申辦文件制作費(fèi)用 ② 出國(guó)費(fèi)用 ③ 活動(dòng)費(fèi)用 ④ 接待費(fèi)用 ⑤ 其他費(fèi)用，如人工費(fèi)用，辦公費(fèi)用和其他一些材料的費(fèi)用。 4， 籌措申辦經(jīng)費(fèi) ① 申辦資金屬于風(fēng)險(xiǎn)投資。 通常認(rèn)為會(huì)議產(chǎn)業(yè)是一個(gè)投資回報(bào)率很高的產(chǎn)業(yè)，但高利潤(rùn)總是伴隨著高風(fēng)險(xiǎn)。如果申辦活動(dòng)失敗，前期的投資將可能 血本無(wú)歸。因此申

46、辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的先期投資就完全屬于風(fēng)險(xiǎn)投資，由于投資的高風(fēng)險(xiǎn)性，致使籌集申辦會(huì)議的資金并不是很容易。另外由于大型國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的舉辦規(guī)律所致，申辦的會(huì)議都要等到幾年之后才能舉辦，也就是說(shuō)幾年之后才有可能收回投資。因此籌集申辦資金遠(yuǎn)比會(huì)議申辦成功后籌集會(huì)議的籌備資金要困難得多。 ② 申辦活動(dòng)要有足夠的經(jīng)費(fèi) ③ 申辦經(jīng)費(fèi)的主要渠道，主要有下面幾種： A,行政事業(yè)費(fèi)。目前我國(guó)許多機(jī)構(gòu)申辦國(guó)際會(huì)議的費(fèi)用主要來(lái)自事業(yè)費(fèi)。隨著我國(guó)改革的不斷深化，事業(yè)單位的轉(zhuǎn)軌改制，事業(yè)經(jīng)費(fèi)的減少，將會(huì)影響我國(guó)國(guó)際會(huì)議的申辦活動(dòng)。 B, PCO。會(huì)議組織者經(jīng)常在申辦階段就尋求和PCO的合作，要求他們提供一局部申辦資金

47、，承諾會(huì)議申辦成功，該P(yáng)CO為唯一的會(huì)議承辦單位。PCO會(huì)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來(lái)判斷會(huì)議申辦成功的可能性，決定是否提供這筆風(fēng)險(xiǎn)投資。 C, 旅游機(jī)構(gòu) 國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的申辦報(bào)告 申辦報(bào)告的主要內(nèi)容： 1， 邀請(qǐng)信 2， 學(xué)術(shù)內(nèi)容 3， 中國(guó)的介紹 4， 主辦城市的介紹 5， 大會(huì)會(huì)址的詳細(xì)介紹 6， 賓館的介紹 7， 旅游景點(diǎn)、參觀、購(gòu)物點(diǎn)的介紹 8， 交通和通訊 9， 初步預(yù)算 除國(guó)際社團(tuán)有特殊的要求，會(huì)議預(yù)算中的貨幣一般都選擇美元。 預(yù)算仍由三局部組成： A,會(huì)議的收入。會(huì)議的收入還應(yīng)包括會(huì)議附設(shè)展覽會(huì)的收入、企業(yè)贊助和廣告收入三局部。 B,會(huì)議支出 C,預(yù)算結(jié)果

48、10，組織機(jī)構(gòu) 申辦報(bào)告的制作和提交 申辦報(bào)告的制作 參考國(guó)際社團(tuán)組織的修改意見再定稿進(jìn)展彩色印刷。 申辦報(bào)告的提交 決定一個(gè)國(guó)際社團(tuán)會(huì)議在哪個(gè)國(guó)家舉辦通常采用兩種表決方式：第一種是僅由國(guó)際社團(tuán)的理事會(huì)表決。另一種方式是先由理事會(huì)會(huì)初選，然后再由全體代表大會(huì)表決。 國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)申辦 現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的組成 通常國(guó)際社團(tuán)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的人數(shù)有一定的規(guī)定。申辦人員應(yīng)包括專業(yè)人員、會(huì)議管理機(jī)構(gòu)的成員、會(huì)議中心和賓館的銷售人員以與航空公司的代表。 現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的條件 來(lái)自各個(gè)機(jī)構(gòu)的申辦人員都應(yīng)該非常熟悉本行業(yè)的工作，特別是對(duì)于理事會(huì)關(guān)心的一些細(xì)節(jié)問題也都了如指掌

49、。申辦人員應(yīng)該具有較高的英文水平，特別強(qiáng)調(diào)的是應(yīng)有熟練的聽說(shuō)能力。申辦人員最好參加過(guò)類似的申辦活動(dòng)或者在國(guó)內(nèi)經(jīng)經(jīng)常有機(jī)會(huì)參加外事活動(dòng)。 現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的出國(guó)經(jīng)費(fèi) 現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的出國(guó)經(jīng)費(fèi)通常由各個(gè)機(jī)構(gòu)自己來(lái)承當(dāng)。 現(xiàn)場(chǎng)申辦活動(dòng) 一，公關(guān)活動(dòng) 1， 拜訪 2， 宴請(qǐng) 3， 私下交談 二，參加理事會(huì) 通常國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的主辦權(quán)都是通過(guò)國(guó)際社團(tuán)理事會(huì)的表決來(lái)確定的。理事會(huì)的日程比擬簡(jiǎn)單，首先由幾個(gè)申辦國(guó)的代表向理事會(huì)成員作陳述報(bào)告。不同的國(guó)際社團(tuán)采用不同的方式，有的采用的是所有申辦國(guó)都在申辦現(xiàn)場(chǎng)，大家面對(duì)面地作陳述報(bào)告。有的采用其他申辦國(guó)都不在理事會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，只有作陳述報(bào)告的那個(gè)

50、申辦國(guó)在場(chǎng)這種背靠背的方式，不管采用哪種方式，陳述報(bào)告作得是否成功都是非常關(guān)鍵的。 陳述報(bào)告 大多數(shù)國(guó)際社團(tuán)規(guī)定每個(gè)申辦國(guó)只允許一位代表上臺(tái)作陳述報(bào)告。 回答如下問題 在申辦報(bào)告完畢之后，通常要安排5-10分鐘的時(shí)間，由申辦國(guó)的代表回答理事會(huì)成員提出的各種問題。 表決 表決的方式或是無(wú)記名投票，或是舉手表決。 企業(yè)會(huì)議的競(jìng)辦 舉辦企業(yè)會(huì)議的程序 舉辦企業(yè)會(huì)議可以分為五個(gè)階段：即立項(xiàng)、調(diào)研、策劃、實(shí)施和評(píng)估階段。 企業(yè)會(huì)議的競(jìng)辦過(guò)程 1， 招標(biāo) 2， 投標(biāo) 3， 開標(biāo) 4， 評(píng)標(biāo) 5， 定標(biāo) 6， 中標(biāo) 第六章 會(huì)議籌備管理 會(huì)議初期籌

51、備 會(huì)議組織機(jī)構(gòu)的建立 在我國(guó)舉辦重大會(huì)議時(shí)，由于涉與面廣，有時(shí)還需中央和地方各部門出面協(xié)調(diào)和調(diào)動(dòng)各方面的人力、物力和財(cái)力，有必要由主辦單位牽頭協(xié)商有關(guān)單位和上級(jí)主管部門，成立會(huì)議的對(duì)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)小組。 一般性的會(huì)議不用設(shè)立對(duì)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)小組。 國(guó)際組織的國(guó)際會(huì)議通常按自己的慣例設(shè)置各種會(huì)議機(jī)構(gòu)。常見的有國(guó)際指導(dǎo)委員會(huì)、國(guó)際咨詢委員會(huì)、國(guó)際組織委員會(huì)等，通常這些組織都是榮譽(yù)性的，不負(fù)責(zé)具體的會(huì)議籌備工作。 組織委員會(huì)和程序委員會(huì)如此是大多數(shù)會(huì)議都應(yīng)設(shè)有的機(jī)構(gòu)。而真正負(fù)責(zé)會(huì)議日常籌備工作的是會(huì)議秘書處。秘書處下可設(shè)立許多不同的工作小組。 制定會(huì)議工作計(jì)劃 會(huì)議的階段劃分 不同的會(huì)

52、議組織對(duì)各個(gè)階段的叫法也不統(tǒng)一，習(xí)慣上把它分為初期籌備階段、征集論文階段、代表注冊(cè)階段、會(huì)議舉行階段和會(huì)議善后階段等五個(gè)階段。 論文征集階段的主要工作 〔案例題〕 從市場(chǎng)推廣的角度來(lái)看，征集論文的活動(dòng)實(shí)質(zhì)是會(huì)議的銷售活動(dòng)，它決定了未來(lái)會(huì)議的數(shù)量和質(zhì)量。將來(lái)此次會(huì)議學(xué)術(shù)水平的上下和會(huì)議規(guī)模的大小，很大程度上取決于論文的征集工作是否成功。這個(gè)階段經(jīng)歷的時(shí)間最長(zhǎng)，大型會(huì)議一般需要1-2年，中小型會(huì)議一般需要半年左右，全部工作主要就是圍繞征集會(huì)議論文展開的。 代表預(yù)先注冊(cè)階段的主要工作是圍繞編輯和制作會(huì)議注冊(cè)通知書進(jìn)展的。 會(huì)議舉行期間的組織工作 會(huì)議舉行期間的組織工作主要是組織

53、實(shí)施會(huì)議的各項(xiàng)專業(yè)和社會(huì)活動(dòng)。 會(huì)議完畢后的后續(xù)工作 會(huì)議的后續(xù)工作可以從會(huì)議的閉幕式完畢后開始，一直到會(huì)議的全部工作完畢為止，這個(gè)階段有時(shí)可延續(xù)到會(huì)議完畢后的幾個(gè)月的時(shí)間。 開始征集論文的時(shí)間 大型會(huì)議一般應(yīng)在會(huì)議召開的前20個(gè)月左右開始啟動(dòng)，中小型會(huì)議一般應(yīng)在會(huì)議召開前的1到半年左右開始啟動(dòng)。 論文投稿的截止時(shí)間 大型會(huì)議通常是將這個(gè)時(shí)間定在舉辦會(huì)議的前一年。如果是上半年舉辦的會(huì)議，投稿截止時(shí)間可定在前一年的10月份。假如是在下半年舉辦的會(huì)議，可放到前一年的年底或當(dāng)年的年初。 論文錄取通知書發(fā)出的時(shí)間一般應(yīng)在注冊(cè)通知發(fā)放之前或同時(shí)發(fā)出。 注冊(cè)通知的發(fā)放時(shí)

54、間 寄出的時(shí)間最好是在會(huì)前6個(gè)月以上。 預(yù)先注冊(cè)的截止時(shí)間 為了使會(huì)議組織者能夠盡早掌握參加會(huì)議的代表人數(shù)，每個(gè)會(huì)議都會(huì)設(shè)立一個(gè)預(yù)先注冊(cè)的截止時(shí)間，在這個(gè)時(shí)間前注冊(cè)的會(huì)議代表的注冊(cè)費(fèi)要適當(dāng)?shù)氐鸵恍ｎA(yù)先注冊(cè)截止日的時(shí)間設(shè)立應(yīng)該按會(huì)議規(guī)模的大小而不同，大型會(huì)議的時(shí)間可以提前一些，可以訂在會(huì)前3到4個(gè)月。 賓館和旅游預(yù)訂的截止時(shí)間 規(guī)模在上千人的會(huì)議要求截止時(shí)間在會(huì)前的3到4個(gè)月。幾百人的會(huì)議在會(huì)前2個(gè)月左右就可以。 會(huì)議論文征集 大型會(huì)議一般是在舉辦前20個(gè)月、中小型會(huì)議一般應(yīng)在會(huì)議召開前的一到半年左右開始進(jìn)展論文征集工作。 會(huì)議論文征集階段的主要工作包括：

55、 一，確定會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容 1， 確定會(huì)議主題和相關(guān)的議題 2， 確定會(huì)議的初步日程 3， 確定征文的形式。 會(huì)議的征文有三種形式，第一種是向會(huì)議代表征集論文全文。第二種是先向會(huì)議代表征集論文摘要，程序委員會(huì)根據(jù)摘要的內(nèi)容和質(zhì)量，決定是否通知論文作者提供論文全文。第三種是只向會(huì)議代表征集只有幾百字的論文摘要。 二，編輯印刷征文通知書 封面內(nèi)容至少要包括以下6項(xiàng)：即會(huì)名的全稱、會(huì)名的縮寫、會(huì)議舉辦時(shí)間〔要有明確的日期X圍〕、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)徽和征文字樣。 征文通知書主頁(yè)應(yīng)包含以下內(nèi)容：大會(huì)主席的邀請(qǐng)信、組織機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)題目、征文要求、會(huì)議初步日程、初步旅游線路、聯(lián)系方法、重要日期。 征文通

56、知書的印刷 目前絕大數(shù)會(huì)議還要將征文通知書制作成文字材料，向潛在的參會(huì)人員郵寄。 三，征文通知書的發(fā)放 征文通知書的發(fā)放方式包括：郵寄、在國(guó)內(nèi)外同類會(huì)議上散發(fā)、將征文通知書的重要內(nèi)容在國(guó)內(nèi)外刊物上登廣告、將會(huì)議的網(wǎng)頁(yè)與國(guó)內(nèi)外的相關(guān)的網(wǎng)頁(yè)、通過(guò)電子發(fā)放。 四，論文和表格的接收 目前常用的論文承受的方式有三種：網(wǎng)上接收、電子信息、郵寄。 五，論文的評(píng)審和錄取 1， 論文評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)。 包括：內(nèi)容要切題、篇幅按規(guī)定，格式符合標(biāo)準(zhǔn)，語(yǔ)言。 2， 論文評(píng)審的方式 3， 確定各類論文的接收比例 國(guó)際會(huì)議還要考慮國(guó)外代表與國(guó)內(nèi)代表演講數(shù)量比例和國(guó)別之間的比例。 4， 發(fā)放論文錄取通知書

57、 論文錄通知書通常應(yīng)包括如下主要內(nèi)容：被錄取文章的題目，所錄取的論文在會(huì)上是大會(huì)演講還是分組演講、是口頭演講還是X貼論文，論文演講或X貼的日期和具體時(shí)間。 六，編輯出版論文集 論文集的形式 三種不同的征文形式?jīng)Q定了會(huì)議論文文集的三種不同的形式。第一種形式是出版論文全集。第二種形式是會(huì)前先出版論文摘要集。第三種形式是只出版論文摘要集。 會(huì)議預(yù)先注冊(cè) 專業(yè)內(nèi)容要求根本落實(shí) 在所有準(zhǔn)備工作中最重要的是會(huì)議專業(yè)內(nèi)容的落實(shí)。 注冊(cè)通知書的制作 為節(jié)省郵寄費(fèi)用，會(huì)議注冊(cè)通知書一般采用32開本。 注冊(cè)通知書的發(fā)放 如果時(shí)間安排得當(dāng)，注冊(cè)通知書最好和論文錄取通知書一起發(fā)出，

58、既可以降低郵費(fèi)，也可以減少秘書處的工作。 預(yù)先注冊(cè) 預(yù)先注冊(cè)接收 會(huì)議代表收到注冊(cè)通知書后，按會(huì)議的要求辦理有關(guān)的會(huì)議注冊(cè)手續(xù)和交納相關(guān)的費(fèi)用。 接收注冊(cè)的方法： 1， 網(wǎng)上注冊(cè) 2， 郵寄或 注冊(cè)表進(jìn)展注冊(cè) 3， 收取會(huì)議代表的費(fèi)用 收取會(huì)議代表的費(fèi)用 會(huì)議采用四種方法收取會(huì)議代表的費(fèi)用： 1， 信用卡方式 2， 銀行匯款方式 3， 匯票托收方式 4， 郵局匯款方式 現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)準(zhǔn)備的內(nèi)容包括： 1， 制定注冊(cè)程序 2， 現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)材料的準(zhǔn)備。 會(huì)前5-10天，開始為代表準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)材料。 第七章 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理的主要內(nèi)容

59、有：會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)、會(huì)議專業(yè)活動(dòng)安排、會(huì)議社會(huì)活動(dòng)安排、會(huì)議餐飲活動(dòng)安排。 注冊(cè)臺(tái)的要求 注冊(cè)臺(tái)應(yīng)選擇在舉辦會(huì)議的會(huì)議中心或賓館的大堂，因?yàn)檫@個(gè)地點(diǎn)對(duì)會(huì)議代表最方便。同時(shí)注冊(cè)臺(tái)的周圍要有足夠的空間。 注冊(cè)臺(tái)的搭建 在有條件的會(huì)議中心，注冊(cè)臺(tái)最好采取用標(biāo)準(zhǔn)展板搭建的方式。 注冊(cè)分工： 通常注冊(cè)分為六個(gè)局部的工作： 1， 預(yù)先注冊(cè) 2， 現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè) 現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)經(jīng)常出現(xiàn)的問題是會(huì)議代表在會(huì)前寄過(guò)注冊(cè)表并付過(guò)注冊(cè)費(fèi)，但會(huì)議組織者并沒收到所付費(fèi)用。 3， 旅游和票證服務(wù) 4， 領(lǐng)取會(huì)議文件 5， 會(huì)議專業(yè)服務(wù) 6， 會(huì)議管理組 注冊(cè)時(shí)間 1， 會(huì)前從哪天開始注冊(cè)

60、 2， 每天從什么時(shí)間開始注冊(cè) 3， 注冊(cè)是否也有“午休〞 4， 注冊(cè)完畢時(shí)間 根據(jù)注冊(cè)數(shù)據(jù)會(huì)會(huì)議活動(dòng)的調(diào)整 以下是幾個(gè)經(jīng)常出現(xiàn)并要與時(shí)調(diào)整的活動(dòng)內(nèi)容： 1， 會(huì)議程序 2， 會(huì)議會(huì)務(wù) 3， 旅游 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)是整個(gè)會(huì)議活動(dòng)中最重要的一環(huán)，業(yè)內(nèi)人士經(jīng)常說(shuō)現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)完畢了，會(huì)務(wù)工作就完成一半了，由此可見現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)工作舉足輕重的地位。 會(huì)議社會(huì)活動(dòng)安排 開幕式地點(diǎn) 開幕式地點(diǎn)取決于會(huì)議代表的人數(shù)。 會(huì)議代表席的布置 會(huì)議代表席的布置采用如下兩種方式：工作會(huì)議通常選用課堂式。而一般的大型會(huì)議選用劇院式。代表席又可以分成三個(gè)局部：貴賓席、代表席和記者席。 會(huì)議專

61、業(yè)活動(dòng)安排 會(huì)議報(bào)告安排的內(nèi)容包括： 1， 會(huì)議最終日程 2， 會(huì)議演講人索引提供 3， 會(huì)議室索引提供 4， 日程的變動(dòng)和演講的調(diào)整 會(huì)議室和設(shè)備安排 會(huì)議室安排 1， 特邀大會(huì)演講 2， 專題演講會(huì)安排 3， X貼論文的場(chǎng)地安排 會(huì)議餐飲活動(dòng)安排 歡迎招待會(huì)〔宴會(huì)〕的安排的內(nèi)容： 1， 時(shí)間的選擇 2， 地點(diǎn)的選擇 3， 形式 4， 餐單 5， 現(xiàn)場(chǎng)人數(shù)的修正 6， 歡迎招待會(huì)的入場(chǎng) 7， 歡迎招待會(huì)的過(guò)程控制 8， 結(jié)算 歡送〔閉幕〕宴會(huì)的安排 內(nèi)容： 1， 時(shí)間的選擇 2， 地點(diǎn)的選擇 3， 閉幕宴會(huì)的形式 4， 閉幕宴

62、會(huì)的菜單 5， 人數(shù)的預(yù)定 6， 閉幕宴會(huì)的程序 茶歇的安排 茶歇每天可以安排兩次，上，下各一次。會(huì)議舉行到一個(gè)半小時(shí)或兩個(gè)小時(shí)開始進(jìn)展。會(huì)間休息的持續(xù)時(shí)間限制在15至30分鐘。 第八章 會(huì)議財(cái)務(wù)管理 會(huì)議財(cái)務(wù)管理概述 會(huì)議財(cái)務(wù)管理的本質(zhì)就是對(duì)會(huì)議資金的管理，其主要內(nèi)容是研究會(huì)議動(dòng)作時(shí)資金活動(dòng)的過(guò)程與其規(guī)律。 會(huì)議的財(cái)務(wù)目標(biāo) 會(huì)議財(cái)務(wù)管理的首要任務(wù)也是制定財(cái)務(wù)目標(biāo)，會(huì)議財(cái)務(wù)目標(biāo)分為營(yíng)利性和非營(yíng)利性兩種。目前我國(guó)舉辦的大多數(shù)會(huì)議都不是純粹的商業(yè)活動(dòng)，財(cái)務(wù)目標(biāo)都是非營(yíng)利性的。 會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn) 會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的實(shí)質(zhì)就是會(huì)議資金的活動(dòng)。 會(huì)議舉辦過(guò)程中的財(cái)

63、務(wù)活動(dòng)大致可以分為五個(gè)階段： 第一階段發(fā)生在會(huì)議籌備初期，資金活動(dòng)的主要表現(xiàn)形式就是籌措資金。 第二階段的資金活動(dòng)主要表現(xiàn)為會(huì)議啟動(dòng)資金的消耗，籌備期間要購(gòu)置少量的固定資產(chǎn)、支付會(huì)議各種活動(dòng)的費(fèi)用以與其他必要的支出，形成了會(huì)議的籌備本錢。 第三階段的資金活動(dòng)是會(huì)議的收入，會(huì)議舉行前的幾個(gè)月是會(huì)議收入的頂峰期，通過(guò)注冊(cè)費(fèi)和企業(yè)贊助費(fèi)的收入，形成會(huì)議的主要資金收入。 第四階段的資金活動(dòng)是會(huì)議舉行期間的資金支出，短短的幾天將會(huì)議的全部收入支出了70%-80%，從而保證了會(huì)議能夠順利進(jìn)展。 第五階段也是最后一個(gè)階段的資金活動(dòng)是會(huì)議完畢后剩余資金的分配，即會(huì)議完畢后如果有少量的剩余資金，如何分

64、配這些資金。 會(huì)議財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容 會(huì)議財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容包括會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理、會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理和會(huì)議財(cái)務(wù)分析三局部主要內(nèi)容。 會(huì)議的經(jīng)費(fèi)管理 會(huì)議經(jīng)費(fèi)通常貫徹以下幾條原如此： 1， 首先要確定一位會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)會(huì)議全部支出，實(shí)行“一支筆〞簽字的原如此。 2， 二是不能輕易改變財(cái)務(wù)管理的授權(quán)人和其權(quán)限X圍，也不能輕易改變授權(quán)人的財(cái)務(wù)決定，以免引起混亂。 會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè) 會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)工作按如下工作程序進(jìn)展： 1， 確定預(yù)測(cè)目標(biāo)和制訂工作方案。 2， 搜集和整理資料 3， 選擇預(yù)測(cè)的方法 4， 進(jìn)展預(yù)測(cè) 5， 分析預(yù)測(cè)的結(jié)果，提出預(yù)測(cè)報(bào)告。 會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的主要內(nèi)

65、容 最重要最根本的會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)內(nèi)容如下： 1， 會(huì)議規(guī)模的預(yù)測(cè) 2， 2會(huì)議固定支出的預(yù)測(cè) 3， 會(huì)議保本人數(shù)的預(yù)測(cè) 舉辦會(huì)議最根本的財(cái)務(wù)目標(biāo)是保證會(huì)議不能出現(xiàn)虧損。會(huì)議收入主要取決于注冊(cè)費(fèi)的上下和參加會(huì)議的人數(shù)。 保本人數(shù)=會(huì)議固定支出/〔注冊(cè)費(fèi)-每位代表的可變支出〕 4， 會(huì)議收入的預(yù)測(cè) 5， 經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測(cè) 會(huì)議預(yù)算編制 編制會(huì)議預(yù)算的上目的 在會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的根底上，編制會(huì)議預(yù)算能夠提供一個(gè)定量的會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃，既反映出會(huì)議固定支出和可變可能是多少，也估算了會(huì)議收入是多少，預(yù)算總結(jié)反映了最終會(huì)議的盈虧。預(yù)算的結(jié)果收入應(yīng)該大于支出，否如此就要努力尋找其他會(huì)議經(jīng)

66、費(fèi)，以保證會(huì)議最終不出現(xiàn)財(cái)務(wù)虧損。 預(yù)算對(duì)于會(huì)議財(cái)務(wù)管理至關(guān)重要的另一個(gè)原因是會(huì)議許多支出都發(fā)生在會(huì)議獲得收入前，通過(guò)預(yù)算可以清楚地了解會(huì)議啟動(dòng)資金需要的金額，防止出現(xiàn)由于啟動(dòng)資金不足而影響了會(huì)議的正?；I備。 會(huì)議預(yù)算的組成 會(huì)議預(yù)算主要由會(huì)議收入和支出兩局部組成，支出局部分為固定支出和可變支出兩大局部。 編制會(huì)議預(yù)算的程序 編制預(yù)算的先后順序依次為編制會(huì)議的固定支出、可變支出、會(huì)議的收入和預(yù)算總結(jié)。 會(huì)議固定支出 包括： 1， 申辦費(fèi)用 2， 公關(guān)宣傳費(fèi)用 3， 辦公費(fèi)用 4， 人工費(fèi)用 5， 付給PCO的服務(wù)費(fèi) 6， 會(huì)議機(jī)構(gòu)的會(huì)務(wù)費(fèi)用 7， 考察活動(dòng)費(fèi)用 8， 特邀演講人的參會(huì)費(fèi)用 9， 會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)費(fèi)用 1 0，場(chǎng)和設(shè)備租金 會(huì)議可變支出 會(huì)議的可變支出是指隨著會(huì)議代表的數(shù)量變化而改變的支出項(xiàng)目。包括： 一， 餐飲費(fèi) 餐飲費(fèi)是會(huì)議可變支出中比例最大的一筆費(fèi)用，一般能占到注冊(cè)費(fèi)收入的65%左右。 1， 宴會(huì)。宴會(huì)是會(huì)議全部單項(xiàng)支出中最多的，支出價(jià)格的X圍也是最大的。 2， 招待會(huì) 3， 茶/咖歇 4， 會(huì)議午餐