內(nèi)部控制手冊(cè)-144備品備件采購(gòu).doc

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螈芅芄蚈螄芄莆薀肂芃 備品備件采購(gòu)管理 1.1 概述 規(guī)定了XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)備品備件采購(gòu)的申請(qǐng)、審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗(yàn)收入庫(kù)、結(jié)算的工作流程，旨在規(guī)范集團(tuán)備品配件采購(gòu)管理，提高備品配件采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。 1.2 適用范圍 適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。 1.3 相關(guān)制度 備品備件采購(gòu)管理程序 人事管理規(guī)定 請(qǐng)采購(gòu)審批層次。 1.4 職責(zé)分工 使用部門(mén)：提出備品備件使用申請(qǐng)，制定采購(gòu)計(jì)劃。 采購(gòu)部：執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，簽訂采購(gòu)合同。 授權(quán)審批部門(mén)：審批采購(gòu)申請(qǐng)，審核采購(gòu)合同 財(cái)務(wù)部：支付采購(gòu)貨款，并入賬等。 物流部：負(fù)責(zé)采購(gòu)品驗(yàn)收、入庫(kù)。 1.5 流程圖 1.6 控制目標(biāo) 序號(hào) 《內(nèi)控手冊(cè)》唯一具體控制目標(biāo)編號(hào) 控制目標(biāo) 目標(biāo)類(lèi)別 1 14.4-CT1 確保備品備件采購(gòu)數(shù)量合理 經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo) 2 14.4-CT2 確保采購(gòu)到符合集團(tuán)要求的備品備件 經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo) 3 14.4-CT3 杜絕采購(gòu)過(guò)程中可能存在的舞弊行為 經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo) 4 14.4-CT4 確保采購(gòu)經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批 經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo) 5 14.4-CT5 確保采購(gòu)成本效率最優(yōu)化 經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo) 6 14.4-CT6 確保采購(gòu)價(jià)格合理 經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo) 7 14.4-CT7 確保及時(shí)取得發(fā)票 經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo) 8 14.4-CT8 確保貨款支付得到適當(dāng)審批 資產(chǎn)保全目標(biāo) 9 14.4-CT9 確保及時(shí)收到采購(gòu)備件 經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo) 10 14.4-CT10 確保接收的貨符合訂單要求 經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo) 11 14.4-CT11 確保采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行了正確的賬務(wù)處理 財(cái)務(wù)信息真實(shí)性目標(biāo) 12 14.4-CT12 確保采購(gòu)資料及時(shí)歸檔 經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo) 1.7 控制矩陣 風(fēng)險(xiǎn)編號(hào) 風(fēng)險(xiǎn)描述 對(duì)應(yīng)控制目標(biāo)編號(hào) 關(guān)鍵控制措施編號(hào) 關(guān)鍵控制措施 不相容職務(wù) 控制活動(dòng)類(lèi)型 對(duì)應(yīng)制度 控制痕跡 會(huì)計(jì)報(bào)表認(rèn)定 會(huì)計(jì)報(bào)表項(xiàng)目 1存在和發(fā)生/真實(shí)性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價(jià)或分?jǐn)偅?表達(dá)和披露 1 2 3 4 5 14.4-R1 各部門(mén)未按實(shí)際要求提出備件請(qǐng)購(gòu)單，導(dǎo)致采購(gòu)數(shù)量超過(guò)實(shí)際需求，造成集團(tuán)資源浪費(fèi) 14.4-CT1 14.4-CA1 制造部按各自實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)，填寫(xiě)備件請(qǐng)購(gòu)單 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 請(qǐng)購(gòu)單 14.4-R2 備件請(qǐng)購(gòu)單對(duì)備件要求不明確，導(dǎo)致備件不符合實(shí)際規(guī)格，造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失 14.4-CT2 14.4-CA2 備件請(qǐng)購(gòu)單必須明確備件的規(guī)格 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 請(qǐng)購(gòu)單 14.4-R3 采購(gòu)計(jì)劃的制定、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收等重要流程由一個(gè)人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險(xiǎn)，造成產(chǎn)品質(zhì)次價(jià)高，采購(gòu)人員收受回扣 14.4-CT3 14.4-CA3 采購(gòu)計(jì)劃的制定與審批、審批與執(zhí)行、執(zhí)行與驗(yàn)收均不能由同一人負(fù)責(zé)，應(yīng)做到不相容職責(zé)分離，采購(gòu)各環(huán)節(jié)責(zé)任人相互牽制 經(jīng)辦/審批/驗(yàn)收 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 采購(gòu)計(jì)劃流程優(yōu)化 √ √ √ 原材料-備品備件 14.4-R4 采購(gòu)人員未執(zhí)行定期輪崗制度，導(dǎo)致采購(gòu)人員與供應(yīng)商暗中操縱采購(gòu)成本，形成舞弊風(fēng)險(xiǎn)，給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失 14.4-CT3 14.4-CA4 采購(gòu)相關(guān)人員實(shí)行定期輪崗，并簽訂誠(chéng)信承諾書(shū)（或類(lèi)似的行為保證書(shū)），承諾在采購(gòu)過(guò)程中不接受供應(yīng)商回扣或好處，避免發(fā)生與企業(yè)利益相沖突的行為，并在存在利益沖突時(shí)向集團(tuán)及時(shí)報(bào)告。 預(yù)防型 人事管理規(guī)定 誠(chéng)信承諾書(shū) √ √ √ 原材料-備品備件 14.4-R5 未具體明確各直屬單位多少金額以上的備品備件采購(gòu)需要向集團(tuán)公司申報(bào)審批，導(dǎo)致備品備件采購(gòu)權(quán)限設(shè)置不明確，造成直屬單位備品備件采購(gòu)管理混亂 14.4-CT4 14.4-CA5 對(duì)不同的備品備件采購(gòu)金額應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的審批層級(jí)，超過(guò)一定金額的采購(gòu)訂單應(yīng)報(bào)公司審批 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 請(qǐng)購(gòu)單審批表 √ 原材料-備品備件 14.4-R6 備品備件采購(gòu)前未進(jìn)行相關(guān)市場(chǎng)調(diào)查，未對(duì)零配件基本情況信息進(jìn)行了解從而影響備品備件采購(gòu)計(jì)劃的制定 14.4-CT5 14.4-CA6 備品備件采購(gòu)計(jì)劃制定前應(yīng)進(jìn)行充分的備品備件市場(chǎng)調(diào)查，了解備品備件基本信息，合理預(yù)測(cè)市場(chǎng)變化趨勢(shì)，形成書(shū)面報(bào)告并提交設(shè)備管理部審核，以便合理制定采購(gòu)年、月度計(jì)劃，避免備品備件庫(kù)存短缺或積壓 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告 14.4-R7 未對(duì)市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)進(jìn)行分析，預(yù)測(cè)市場(chǎng)價(jià)格趨勢(shì)，導(dǎo)致預(yù)期價(jià)格制定不合理，增加采購(gòu)成本 14.4-CT6 14.4-CA7 備品備件采購(gòu)計(jì)劃制定前進(jìn)行充分的市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查，合理預(yù)測(cè)價(jià)格趨勢(shì)，形成備品備件市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，提交評(píng)審委員組審核，以確定合理采購(gòu)時(shí)機(jī)，保證物資供應(yīng)，降低采購(gòu)成本 預(yù)防型 價(jià)格分析表 14.4-R8 備品備件采購(gòu)計(jì)劃制定不合理，導(dǎo)致備品備件采購(gòu)數(shù)量超過(guò)實(shí)際需求量，造成集團(tuán)資源浪費(fèi) 14.4-CT1 14.4-CA8 下屬單位的設(shè)備使用單位按時(shí)提交備品配件采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部根據(jù)使用單位提交的備品配件采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合本單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)任務(wù)、設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)和修理，考慮設(shè)備的使用年限，按備品管理辦法，提出備品配件的年、月采購(gòu)計(jì)劃，并按規(guī)定提交審批 編制/審批 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 采購(gòu)計(jì)劃 √ 原材料-備品備件 14.4-CT1 14.4-CA9 備品配件采購(gòu)的臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃由設(shè)備使用部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)需要提出，審批程序同一般采購(gòu)計(jì)劃 編制/審批 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 采購(gòu)計(jì)劃 √ 原材料-備品備件 14.4-R9 備品備件采購(gòu)計(jì)劃未經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批，導(dǎo)致未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批越權(quán)采購(gòu)，造成舞弊風(fēng)險(xiǎn) 14.4-CT4 14.4-CA10 采購(gòu)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位的備品配件采購(gòu)計(jì)劃的審批工作 編制/審批 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序6.4 采購(gòu)計(jì)劃 √ 原材料-備品備件 14.4-CT4 14.4-CA11 采購(gòu)部對(duì)超出本部門(mén)審批權(quán)限的備品配件采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)提出處理意見(jiàn)，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批 編制/審批 預(yù)防型 請(qǐng)采購(gòu)審批層次 采購(gòu)計(jì)劃 √ 原材料-備品備件 14.4-R10 備品備件采購(gòu)之前未執(zhí)行詢(xún)價(jià)比價(jià)或詢(xún)價(jià)比價(jià)不充分，導(dǎo)致備品備件采購(gòu)價(jià)格過(guò)高，增加采購(gòu)成本 14.4-CT6 14.4-CA12 應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的采購(gòu)計(jì)劃，按照采購(gòu)詢(xún)價(jià)管理制度相關(guān)規(guī)定組織詢(xún)價(jià)活動(dòng)，擬定編制詢(xún)價(jià)文件詢(xún)價(jià)單，經(jīng)審查批準(zhǔn)后實(shí)施詢(xún)價(jià)；詢(xún)價(jià)供應(yīng)商原則上不少于三家，并且被詢(xún)價(jià)供應(yīng)商之間沒(méi)有關(guān)聯(lián)關(guān)系 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 詢(xún)價(jià)比價(jià)單 14.4-R11 設(shè)備管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)簽訂采購(gòu)合同，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險(xiǎn)，造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失 14.4-CT4 14.4-CA13 對(duì)經(jīng)過(guò)審批的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)按照規(guī)定授權(quán)層級(jí)，大額需求由總經(jīng)理及其他相關(guān)授權(quán)人員簽訂采購(gòu)合同 申請(qǐng)/審批 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 采購(gòu)審批單采購(gòu)合同 √ 原材料-備品備件 14.4-R12 備品備件采購(gòu)合同未經(jīng)相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)會(huì)審，可能導(dǎo)致合同條款存在風(fēng)險(xiǎn)漏洞，包括交易數(shù)量及價(jià)格、付款時(shí)間及方式、違約責(zé)任等，造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失 14.4-CT4 14.4-CA14 對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)合同采購(gòu)：采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商就備品配件采購(gòu)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期、質(zhì)量保證、付款時(shí)間及方式、違約責(zé)任等與供應(yīng)商仔細(xì)協(xié)商，并就針對(duì)各合同條款與相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會(huì)審，達(dá)成一致意見(jiàn)后，按規(guī)定的權(quán)限及時(shí)簽訂采購(gòu)合同，按規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)批 申請(qǐng)/審批 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 采購(gòu)合同會(huì)簽單 √ 原材料-備品備件 14.4-CT4 14.4-CA15 對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)合同按正常生產(chǎn)采購(gòu)審批流程 14.4-R13 未及時(shí)取得供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅發(fā)票，不能及時(shí)抵扣稅款，造成集團(tuán)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn) 14.4-CT7 14.4-CA16 對(duì)正常履行的采購(gòu)合同，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商催收相應(yīng)增值稅發(fā)票，并提交財(cái)務(wù)部門(mén)保管作相應(yīng)賬務(wù)處理 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 增值稅發(fā)票 √ 應(yīng)交稅金 14.4-R14 貨款支付未按規(guī)定程序及權(quán)限審批，導(dǎo)致資金管理混亂，造成集團(tuán)資金損失 14.4-CT8 14.4-CA17 明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，按應(yīng)付管理流程進(jìn)行審批 申請(qǐng)/審批 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 付款申請(qǐng)單 √ 應(yīng)付賬款、銀行存款 14.4-R15 集團(tuán)支付貨款后，供應(yīng)商未按合同及時(shí)交貨，導(dǎo)致集團(tuán)無(wú)法進(jìn)行正常生產(chǎn)，造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失 14.4-CT9 14.4-CA18 對(duì)已簽訂的采購(gòu)合同，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商保持必要的聯(lián)系，關(guān)注供應(yīng)商對(duì)合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)或預(yù)測(cè)到備品配件采購(gòu)合同可能不能正常履行時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施，盡量減少由于該合同不能履行而造成的經(jīng)濟(jì)損失 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 14.4-R16 備品備件到貨后采購(gòu)人員未將所到貨物與采購(gòu)訂單進(jìn)行核對(duì)，導(dǎo)致收貨數(shù)量缺失，造成集團(tuán)資產(chǎn)損失 14.4-CT10 14.4-CA19 建立嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專(zhuān)門(mén)的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)訂單或合同對(duì)到貨數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤出具收貨單，并遞交下一級(jí)驗(yàn)收程序相關(guān)人員 采購(gòu)/驗(yàn)收 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 收貨單驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 √ 原材料-備品備件 14.4-R17 備品備件入庫(kù)驗(yàn)收時(shí)僅有集團(tuán)采購(gòu)人員參與，無(wú)其他相關(guān)人員參與，包括倉(cāng)庫(kù)管理人員、集團(tuán)設(shè)備技術(shù)人員等，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險(xiǎn)，造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失 14.4-CT10 14.4-CA20 對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容的驗(yàn)收，應(yīng)由集團(tuán)設(shè)備技術(shù)人員及倉(cāng)庫(kù)管理人員一同參與，驗(yàn)收無(wú)誤出具驗(yàn)收單。驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理 采購(gòu)/驗(yàn)收 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 收貨單驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 14.4-R18 備品備件入庫(kù)時(shí)未記入備品備件臺(tái)賬并開(kāi)具入庫(kù)單，導(dǎo)致財(cái)務(wù)無(wú)法及時(shí)入賬，造成賬實(shí)不符 14.4-CT12 14.4-CA21 到貨經(jīng)驗(yàn)收無(wú)誤后，倉(cāng)庫(kù)管理人員出具入庫(kù)單，并登記備品備件庫(kù)存臺(tái)賬，入庫(kù)單交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理 采購(gòu)/驗(yàn)收/記賬 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 記賬憑證 √ 原材料-備品備件 14.4-R19 備品備件驗(yàn)收完畢后未出具相關(guān)的驗(yàn)收單并由驗(yàn)收雙方簽字確認(rèn)，導(dǎo)致備品備件驗(yàn)收結(jié)果失真，影響正常生產(chǎn)使用 14.4-CT10 14.4-CA22 完成驗(yàn)收后，相應(yīng)驗(yàn)收機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或驗(yàn)收人員均要在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并需送貨人員簽字方可有效 采購(gòu)/驗(yàn)收 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 驗(yàn)收單 √ 原材料-備品備件 14.4-R20 備品備件入庫(kù)后財(cái)務(wù)未及時(shí)入賬，導(dǎo)致財(cái)務(wù)賬記錄不完整，賬實(shí)不符 14.4-CT11 14.4-CA23 備品備件入庫(kù)后，財(cái)務(wù)部門(mén)人員應(yīng)根據(jù)入庫(kù)單及采購(gòu)合同和供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票入賬 采購(gòu)/驗(yàn)收/記賬 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 記賬憑證采購(gòu)發(fā)票 √ √ 原材料-備品備件 14.4-R21 采購(gòu)部門(mén)未保管與備品備件采購(gòu)有關(guān)的詢(xún)價(jià)比價(jià)資料及采購(gòu)合同等文件資料并定期進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致備品備件采購(gòu)后續(xù)管理混亂，發(fā)生問(wèn)責(zé)事故無(wú)法查找相關(guān)資料 14.4-CT12 14.4-CA24 備品備件采購(gòu)有關(guān)采購(gòu)合同等文件資料正本應(yīng)在檔案室歸檔，采購(gòu)部保留副本 預(yù)防型 備品備件采購(gòu)管理程序 歸檔資料清單 芄薁螄肇莆莄蝕膇肆薀