內(nèi)部控制手冊-144備品備件采購.doc

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螈芅芄蚈螄芄莆薀肂芃 備品備件采購管理 1.1 概述 規(guī)定了XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關備品備件采購的申請、審批、供應商選擇、合同簽訂、驗收入庫、結(jié)算的工作流程，旨在規(guī)范集團備品配件采購管理，提高備品配件采購質(zhì)量，降低采購成本，提高集團的經(jīng)濟效益，促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展。 1.2 適用范圍 適用于XX股份有限公司集團總部及其下屬公司。 1.3 相關制度 備品備件采購管理程序 人事管理規(guī)定 請采購審批層次。 1.4 職責分工 使用部門：提出備品備件使用申請，制定采購計劃。 采購部：執(zhí)行采購計劃，簽訂采購合同。 授權(quán)審批部門：審批采購申請，審核采購合同 財務部：支付采購貨款，并入賬等。 物流部：負責采購品驗收、入庫。 1.5 流程圖 1.6 控制目標 序號 《內(nèi)控手冊》唯一具體控制目標編號 控制目標 目標類別 1 14.4-CT1 確保備品備件采購數(shù)量合理 經(jīng)營效率目標 2 14.4-CT2 確保采購到符合集團要求的備品備件 經(jīng)營效率目標 3 14.4-CT3 杜絕采購過程中可能存在的舞弊行為 經(jīng)營效率目標 4 14.4-CT4 確保采購經(jīng)過適當授權(quán)審批 經(jīng)營效率目標 5 14.4-CT5 確保采購成本效率最優(yōu)化 經(jīng)營效率目標 6 14.4-CT6 確保采購價格合理 經(jīng)營效率目標 7 14.4-CT7 確保及時取得發(fā)票 經(jīng)營效率目標 8 14.4-CT8 確保貨款支付得到適當審批 資產(chǎn)保全目標 9 14.4-CT9 確保及時收到采購備件 經(jīng)營效率目標 10 14.4-CT10 確保接收的貨符合訂單要求 經(jīng)營效率目標 11 14.4-CT11 確保采購過程進行了正確的賬務處理 財務信息真實性目標 12 14.4-CT12 確保采購資料及時歸檔 經(jīng)營效率目標 1.7 控制矩陣 風險編號 風險描述 對應控制目標編號 關鍵控制措施編號 關鍵控制措施 不相容職務 控制活動類型 對應制度 控制痕跡 會計報表認定 會計報表項目 1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權(quán)利與義務；4估價或分攤；5表達和披露 1 2 3 4 5 14.4-R1 各部門未按實際要求提出備件請購單，導致采購數(shù)量超過實際需求，造成集團資源浪費 14.4-CT1 14.4-CA1 制造部按各自實際需求進行采購申請，填寫備件請購單 預防型 備品備件采購管理程序 請購單 14.4-R2 備件請購單對備件要求不明確，導致備件不符合實際規(guī)格，造成集團經(jīng)濟損失 14.4-CT2 14.4-CA2 備件請購單必須明確備件的規(guī)格 預防型 備品備件采購管理程序 請購單 14.4-R3 采購計劃的制定、審批、執(zhí)行、驗收等重要流程由一個人負責，導致舞弊風險，造成產(chǎn)品質(zhì)次價高，采購人員收受回扣 14.4-CT3 14.4-CA3 采購計劃的制定與審批、審批與執(zhí)行、執(zhí)行與驗收均不能由同一人負責，應做到不相容職責分離，采購各環(huán)節(jié)責任人相互牽制 經(jīng)辦/審批/驗收 預防型 備品備件采購管理程序 采購計劃流程優(yōu)化 √ √ √ 原材料-備品備件 14.4-R4 采購人員未執(zhí)行定期輪崗制度，導致采購人員與供應商暗中操縱采購成本，形成舞弊風險，給集團造成經(jīng)濟損失 14.4-CT3 14.4-CA4 采購相關人員實行定期輪崗，并簽訂誠信承諾書（或類似的行為保證書），承諾在采購過程中不接受供應商回扣或好處，避免發(fā)生與企業(yè)利益相沖突的行為，并在存在利益沖突時向集團及時報告。 預防型 人事管理規(guī)定 誠信承諾書 √ √ √ 原材料-備品備件 14.4-R5 未具體明確各直屬單位多少金額以上的備品備件采購需要向集團公司申報審批，導致備品備件采購權(quán)限設置不明確，造成直屬單位備品備件采購管理混亂 14.4-CT4 14.4-CA5 對不同的備品備件采購金額應設置相應的審批層級，超過一定金額的采購訂單應報公司審批 預防型 備品備件采購管理程序 請購單審批表 √ 原材料-備品備件 14.4-R6 備品備件采購前未進行相關市場調(diào)查，未對零配件基本情況信息進行了解從而影響備品備件采購計劃的制定 14.4-CT5 14.4-CA6 備品備件采購計劃制定前應進行充分的備品備件市場調(diào)查，了解備品備件基本信息，合理預測市場變化趨勢，形成書面報告并提交設備管理部審核，以便合理制定采購年、月度計劃，避免備品備件庫存短缺或積壓 預防型 備品備件采購管理程序 市場調(diào)查報告 14.4-R7 未對市場價格變動進行分析，預測市場價格趨勢，導致預期價格制定不合理，增加采購成本 14.4-CT6 14.4-CA7 備品備件采購計劃制定前進行充分的市場價格調(diào)查，合理預測價格趨勢，形成備品備件市場調(diào)查報告，提交評審委員組審核，以確定合理采購時機，保證物資供應，降低采購成本 預防型 價格分析表 14.4-R8 備品備件采購計劃制定不合理，導致備品備件采購數(shù)量超過實際需求量，造成集團資源浪費 14.4-CT1 14.4-CA8 下屬單位的設備使用單位按時提交備品配件采購計劃，采購部根據(jù)使用單位提交的備品配件采購計劃，結(jié)合本單位生產(chǎn)經(jīng)營任務、設備的維護、保養(yǎng)和修理，考慮設備的使用年限，按備品管理辦法，提出備品配件的年、月采購計劃，并按規(guī)定提交審批 編制/審批 預防型 備品備件采購管理程序 采購計劃 √ 原材料-備品備件 14.4-CT1 14.4-CA9 備品配件采購的臨時采購計劃由設備使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要提出，審批程序同一般采購計劃 編制/審批 預防型 備品備件采購管理程序 采購計劃 √ 原材料-備品備件 14.4-R9 備品備件采購計劃未經(jīng)部門領導及總經(jīng)理審批，導致未經(jīng)領導審批越權(quán)采購，造成舞弊風險 14.4-CT4 14.4-CA10 采購部負責人負責本單位的備品配件采購計劃的審批工作 編制/審批 預防型 備品備件采購管理程序6.4 采購計劃 √ 原材料-備品備件 14.4-CT4 14.4-CA11 采購部對超出本部門審批權(quán)限的備品配件采購計劃應提出處理意見，報本單位主管領導審批 編制/審批 預防型 請采購審批層次 采購計劃 √ 原材料-備品備件 14.4-R10 備品備件采購之前未執(zhí)行詢價比價或詢價比價不充分，導致備品備件采購價格過高，增加采購成本 14.4-CT6 14.4-CA12 應根據(jù)經(jīng)審批的采購計劃，按照采購詢價管理制度相關規(guī)定組織詢價活動，擬定編制詢價文件詢價單，經(jīng)審查批準后實施詢價；詢價供應商原則上不少于三家，并且被詢價供應商之間沒有關聯(lián)關系 預防型 備品備件采購管理程序 詢價比價單 14.4-R11 設備管理部門領導未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)簽訂采購合同，導致舞弊風險，造成集團經(jīng)濟損失 14.4-CT4 14.4-CA13 對經(jīng)過審批的采購申請，應按照規(guī)定授權(quán)層級，大額需求由總經(jīng)理及其他相關授權(quán)人員簽訂采購合同 申請/審批 預防型 備品備件采購管理程序 采購審批單采購合同 √ 原材料-備品備件 14.4-R12 備品備件采購合同未經(jīng)相關部門及領導會審，可能導致合同條款存在風險漏洞，包括交易數(shù)量及價格、付款時間及方式、違約責任等，造成集團經(jīng)濟損失 14.4-CT4 14.4-CA14 對于非標準合同采購：采購人員應與供應商就備品配件采購的規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量、供貨周期、質(zhì)量保證、付款時間及方式、違約責任等與供應商仔細協(xié)商，并就針對各合同條款與相關部門及領導進行會審，達成一致意見后，按規(guī)定的權(quán)限及時簽訂采購合同，按規(guī)定程序進行報批 申請/審批 預防型 備品備件采購管理程序 采購合同會簽單 √ 原材料-備品備件 14.4-CT4 14.4-CA15 對于標準合同按正常生產(chǎn)采購審批流程 14.4-R13 未及時取得供應商開具的增值稅發(fā)票，不能及時抵扣稅款，造成集團稅務風險 14.4-CT7 14.4-CA16 對正常履行的采購合同，采購人員應及時向供應商催收相應增值稅發(fā)票，并提交財務部門保管作相應賬務處理 預防型 備品備件采購管理程序 增值稅發(fā)票 √ 應交稅金 14.4-R14 貨款支付未按規(guī)定程序及權(quán)限審批，導致資金管理混亂，造成集團資金損失 14.4-CT8 14.4-CA17 明確付款審核人的責任和權(quán)力，按應付管理流程進行審批 申請/審批 預防型 備品備件采購管理程序 付款申請單 √ 應付賬款、銀行存款 14.4-R15 集團支付貨款后，供應商未按合同及時交貨，導致集團無法進行正常生產(chǎn)，造成集團經(jīng)濟損失 14.4-CT9 14.4-CA18 對已簽訂的采購合同，采購人員應與供應商保持必要的聯(lián)系，關注供應商對合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)或預測到備品配件采購合同可能不能正常履行時，應及時采取措施，盡量減少由于該合同不能履行而造成的經(jīng)濟損失 預防型 備品備件采購管理程序 14.4-R16 備品備件到貨后采購人員未將所到貨物與采購訂單進行核對，導致收貨數(shù)量缺失，造成集團資產(chǎn)損失 14.4-CT10 14.4-CA19 建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構(gòu)或驗收人員根據(jù)采購訂單或合同對到貨數(shù)量進行核對，核對無誤出具收貨單，并遞交下一級驗收程序相關人員 采購/驗收 預防型 備品備件采購管理程序 收貨單驗收報告 √ 原材料-備品備件 14.4-R17 備品備件入庫驗收時僅有集團采購人員參與，無其他相關人員參與，包括倉庫管理人員、集團設備技術人員等，導致舞弊風險，造成集團經(jīng)濟損失 14.4-CT10 14.4-CA20 對采購項目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關內(nèi)容的驗收，應由集團設備技術人員及倉庫管理人員一同參與，驗收無誤出具驗收單。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的機構(gòu)或人員應當立即向有權(quán)管理的相關機構(gòu)報告，相關機構(gòu)應當查明原因并及時處理 采購/驗收 預防型 備品備件采購管理程序 收貨單驗收報告 14.4-R18 備品備件入庫時未記入備品備件臺賬并開具入庫單，導致財務無法及時入賬，造成賬實不符 14.4-CT12 14.4-CA21 到貨經(jīng)驗收無誤后，倉庫管理人員出具入庫單，并登記備品備件庫存臺賬，入庫單交財務部門進行賬務處理 采購/驗收/記賬 預防型 備品備件采購管理程序 記賬憑證 √ 原材料-備品備件 14.4-R19 備品備件驗收完畢后未出具相關的驗收單并由驗收雙方簽字確認，導致備品備件驗收結(jié)果失真，影響正常生產(chǎn)使用 14.4-CT10 14.4-CA22 完成驗收后，相應驗收機構(gòu)負責人或驗收人員均要在驗收單上簽字確認，并需送貨人員簽字方可有效 采購/驗收 預防型 備品備件采購管理程序 驗收單 √ 原材料-備品備件 14.4-R20 備品備件入庫后財務未及時入賬，導致財務賬記錄不完整，賬實不符 14.4-CT11 14.4-CA23 備品備件入庫后，財務部門人員應根據(jù)入庫單及采購合同和供應商開具的發(fā)票入賬 采購/驗收/記賬 預防型 備品備件采購管理程序 記賬憑證采購發(fā)票 √ √ 原材料-備品備件 14.4-R21 采購部門未保管與備品備件采購有關的詢價比價資料及采購合同等文件資料并定期進行歸檔，導致備品備件采購后續(xù)管理混亂，發(fā)生問責事故無法查找相關資料 14.4-CT12 14.4-CA24 備品備件采購有關采購合同等文件資料正本應在檔案室歸檔，采購部保留副本 預防型 備品備件采購管理程序 歸檔資料清單 芄薁螄肇莆莄蝕膇肆薀